6 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Teori Perbaikan Proses Bisnis ( Business Process Improvement ) adalah Perubahan yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan yang sifatnya bertahap melakukan perbaikan untuk membuat organisasi dan perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya, atau bahkan memiliki performance yang lebih baik dibandingkan pesaingnya. Penyebab atau alasan organisasi atau perusahaan melakukan perbaikan proses bisnis, tujuan akhirnya adalah untuk mempertahankan atau memperbaiki posisinya dalam pasar. Business Process Improvement ( BPI ) yang terjadi atau dilakukan oleh perusahaan merupakan aktivitas yang harus dilakukan terus menerus. Artinya, selama organisasi atau perusahaan itu ada maka harus secara terus menerus atau berkelanjutan melakukan perbaikan dan peningkatan terhadap kinerja proses bisnisnya, karena dalam perjalanan hidup organisasi atau perusahaan akan secara terus mengalami hambatan dan tantangan yang memerlukan respon dari perusahaan untuk menjawab tantangan tersebut melalui strategi yang direalisasikan dalam proses bisnisnya. Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Informasi adalah data- data yang telah diproses dan dianalisis secara
7 formal dan melalui proses pemikiran yang tajam sehingga hasilnya dapat bermanfaat baik pengguna infomasi. Sistem Informasi dan Administrasi Keuangan Rumah Sakit yang terkomputerisasi sangat dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh tenaga medis, non medis, pasien atau penjamin pasien, sehingga penyediaan informasi harus relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman. Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan merupakan sistem yang mendukung sistem kerja dalam organisasi layanan kesehatan. Dalam organisasi layanan kesehatan sistem informasi Administrasi dan Keuangan harus mampu memproses dan menganalisis secara formal dan melalui proses pemikiran yang tajam dari sistem informasi manajemen menjadi suatu informasi yang efisien. Penyediaan Informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat dan menyajikan informasi untuk para pemakai informasi yang berguna memiliki karakteristik relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman. Dalam menentukan solusi perbaikan sistem dibutuhkan beberapa persyaratan sistem yaitu Persyaratan Output, persyaratan unsur data, persyaratan input, Persyaratan Proses Pengolahan Data, Kebijakan Manajemen. Istilah Teknologi Informasi (TI) baru mulai digunakan secara popular sejak pertengahan tahun 1980-an. Dapat dikatakan bahwa komputer merupakan cikal bakal bentuk teknologi informasi, yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Menggunakan TI berarti harus sering berpikir secara terbalik, yaitu induktif yakni mengembangkan kemampuan pertama-tama untuk mengenali cara solusi yang ampuh dan kemudian baru mencari jenis masalah apa yang dapat
8 dipecahkan dengan cara solusi tersebut, masalah-masalah yang barangkali perusahaan tidak pernah tahu kalau memilikinya. Proses Bisnis Adm dan Keu RI yang dapat menghasil kan laporan yang akurat Perbaikan Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan RI yang sesuai dengan organisasi Analisis dan Perbaikan proses bisnis dalam pelaporan pendapatan RI BPI Sistem Informasi Teknologi Informasi Gambar 2.1 Kerangka Teori
9 2.2 Perbaikan Proses Bisnis ( Business Process Improvement ) Proses bisnis adalah sejumlah aktivitas yang mengubah inputs menjadi sejumlah outputs ( barang atau jasa ) untuk orang-orang lain atau proses yang menggunakan orang dan alat. Semua orang melakukan hal ini, dan dengan satu atau lain cara memerankan peran supplier atau customer. Proses bisnis seperti itu dapat dilukiskan secara sederhana seperti segitigasegitiga pada Gambar 2.1. Tujuan dari model ini adalah untuk menggambarkan supplier,proses input, proses ouput, proses customer, dan customer dengan output lain yang terkait. Juga ditunjukkan feedback atau umpan balik dari customers. Gambar 2.1 Proses Bisnis Sederhana. Sumber: www.prosci.com/intro.htm Perbaikan Proses Bisnis ( Business Process Improvement ) adalah Perubahan yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan yang sifatnya bertahap melakukan perbaikan untuk membuat organisasi dan perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya, atau bahkan memiliki performance yang lebih baik dibandingkan pesaingnya. Perbaikan secara bertahap dapat didorong oleh beberapa hal, seperti keinginan dari pemilik, tuntutan dari para pelanggan, dorongan
10 dari para pesaing, dorongan dari peraturan dan pemerintah, kondisi ekonomi dan politik, dan sebagainya. Penyebab atau alasan organisasi atau perusahaan melakukan perbaikan proses bisnis, tujuan akhirnya adalah untuk mempertahankan atau memperbaiki posisinya dalam pasar. Business Process Improvement ( BPI ) yang terjadi atau dilakukan oleh perusahaan merupakan aktivitas yang harus dilakukan terus menerus. Artinya, selama organisasi atau perusahaan itu ada maka harus secara terus menerus atau berkelanjutan melakukan perbaikan dan peningkatan terhadap kinerja proses bisnisnya, karena dalam perjalanan hidup organisasi atau perusahaan akan secara terus mengalami hambatan dan tantangan yang memerlukan respon dari perusahaan untuk menjawab tantangan tersebut melalui strategi yang direalisasikan dalam proses bisnisnya. Jika perusahaan sudah bangkrut atau tutup, maka baru tidak ada lagi rangkaian aktivitas yang dilakukan. Banyak perusahaan yang melakukan perbaikan ini dengan model perbaikan secara biasa, yaitu secara terus menerus atau disebut Continuous Improvement Model (CPI ). Model ini mencoba untuk mengukur dan memahami proses yang sekarang dilakukan, dan melakukan perbaikan sesuai dengan pemahaman pengukuran tersebut. Model memperbaiki proses bisnis seperti ini memang dapat dilakukan secara efektif untuk mendapatkan perbaikan yang bersifat gradual dan bertahap. Proses atau model semacam ini biasa dilakukan dengan langkah-langkah berikut : 1. Mencatat dan memperhatikan apa yang dilakukan sekarang. 2. Mengukur proses tersebut berdasarkan apa yang dikehendaki oleh para pelanggan.
11 3. Melakukan proses kembali berdasarkan kebutuhan dan kehendak para pelanggan tersebut. 4. Mengukur hasil dengan proses yang baru tersebut, yang telah dicapai berdasarkan asumsi kehendak para pelanggan tadi. 5. Mencatat serta meneliti perbaikan yang telah dilakukan 6. Selanjutnya lingkaran tindakan ini diulang-ulang lagi sampai dicapai titik kepuasan tertentu. Langkah langkah dalam model tersebut dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar 2.2. Gambar 2.2 CPI Model Sumber: www.prosci.com/intro.htm Prinsip BPR bertumpu pada pemikiran yang berbeda sama sekali dengan model CPI. Secara ekstrim dapat dikatakan bahwa BPR menganggap dan mengandaikan bahwa proses yang digunakan sekarang sudah tidak relevan lagi, tidak layak lagi, sudah kadaluwarsa, jadi harus dilupakan dan ditinggalkan saja dan mulai lagi dari permulaan, dan proses bisnis yang dilakukan tidak terikat lagi pada proses yang lama, namun dapat terfokus pada proses yang sama sekali baru. Model pendekatan semacam ini dapat digambarkan pada gambar 2.3.
12 Gambar 2.3 Breakthrough Reengineering Model Sumber: www.prosci.com/intro.htm Bagi CEO, BPI dan BPR dapat diibaratkan driver dan putter bagi para golfer. BPI adalah Putter-nya dan BPR adalah driver-nya. Mereka memang sangat berbeda, tetapi saling diperlukan dan bersifat saling melengkapi. Keduanya dibutuhkan untuk dapat menang dalam persaingan perusahaan. Persamaan dari kedua bentuk model perubahan ini adalah : 1. Menekankan pada kepuasan para pelanggan 2. Menggunakan ukuran perbaikan kinerja ( performance improvement measures ) dan teknik pemecahan masalah ( problem solving technique ). 3. Memfokuskan pada proses bisnis 4. Menggunakan tim dan kerja sama tim ( teamwork ) 5. Melakukan perubahan dalam nilai dan kepercayaan ( bilamana berhasil ) 6. Mendorong proses pengambilan keputusan dari tingkat yang paling atas sampai pada lapisan yang paling bawah dalam organisasi perusahaan. 7. Memerlukan komitmen para manajer senior dan pengelolaan atau manajemen perubahan (change management ) agar dapat berhasil. Namun, kedua cara atau pendekatan tersebut juga mempunyai perbedaan-perbedaan yang cukup banyak dan cukup signifikan, antara lain digambarkan pada gambar 2.3 berikut ini,
13 Continuous Improvement Reengineering Breadth Small Processes Large Processes Depth Existing Business Process Entire Business System Effect Way of work life Disruptive Goals Incremental (5-20 % ) Awesome ( at least 50 % ) Leadership Empower / support Contract / do / direct Method Detailed Analysis Iterative design and testing Style Improve existing process Clean Sheet redesign around result Supposition Healthy Process Flawed Process Gambar 2.4. Perbedaan Continous Improvement dan Reengineering. Sumber: Indrajit & Djokopranoto,Konsep dan Aplikasi BPR pp.7 2.3 Sistem Informasi Menurut Widjayanto (2001 pp 25), sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian yang sangat berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output. Dari teori diatas dapat disimpulkan bahwa sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat yaitu, pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur. Kedua, suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu input, proses dan output. Menurut Austin (1998 pp 354) informasi adalah data-data yang telah diproses dan dianalisis secara formal dan melalui proses pemikiran yang tajam sehingga hasilnya dapat berguna bagi dokter dan manajer. Dari kedua teori diatas, sistem informasi merupakan suatu kerangka kerja dimana terjadi suatu proses pengolahan data dari beberapa subsistem untuk
14 menghasilkan informasi yang berguna dan telah melalui proses pemikiran yang tajam dan analisis secara formal. Penyediaan Informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat dan menyajikan informasi untuk para pemakai informasi yang berguna memiliki karakteristik akurat, tepat waktu dan relevan. Relevan Isi sebuah laporan mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap pengguna berbeda. Tepat waktu Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi teknologi muktahir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan ( noise ) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Seringkali informasi yang sempurna tidak dapat disediakan dalam kerangka waktu keputusan pemakai oleh karena itu desainer
15 sistem harus mampu mencari keseimbangan antara informasi seakurat mungkin, tetapi tetap cukup tepat waktu agar berguna. Dalam menentukan solusi perbaikan sistem dibutuhkan beberapa persyaratan sistem yaitu Persyaratan Output, persyaratan unsur data, persyaratan input, Persyaratan Proses Pengolahan Data, Kebijakan Manajemen. 1. Persyaratan Output, dalam persyaratan output ini hal yang harus diperhitungkan adalah: muatan informasi, bentuk laporan, frekuensi penyajian, nama dan nomor, pihak yang menerima. Bentuk tampilannya berupa laporan tercetak atau display terminal. 2. Persyaratan Unsur Data, dalam persyaratan unsur data ini yang harus diperhatikan adalah : media penyimpanan, muatan data, metode pembuatan data, nama dan nomor. Bentuk tampilannya manual atau dalam bentuk record. 3. Persyaratan Input, dalam persyaratan input ini hal yang harus diperhatikan adalah : pihak yang membuat, estimasi volume input, metode konversi data, nama dan nomor dokumen. Bentuk tampilannya adalah berupa dokumen atau entry data secara langsung. 4. Persyaratan Proses Pengolahan Data, dalam persyaratan ini hal yang harus diperhatikan adalah : sumber data, output yang dihasilkan, pengendalian intern. Bentuk tampilannnya adalah berupa prosedur dan program komputer. 5. Kebijakan Manajemen, dalam beberapa hal, agar sistem berjalan dengan baik, diperlukan kebijakan khusus dari manajemen. Kebijakan tersebut pada
16 dasarnya bertujuan agar proses pengolahan data dapat dilaksanakan dengan tertib dan efisien, sehingga perlu dipertimbangkan apakah pada suatu system yang baru diperlukan kebijakan khusus. Dalam hal ini bentuk tampilannya ditetapkan oleh manajemen. 2.4 Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan Peningkatan kompetisi dan regulasi pemerintah, Organisasi Pelayanan Kesehatan harus memiliki informasi Keuangan yang tepat waktu dan akurat untuk memonitor operasional pelayanan. Administrator merupakan hal yang penting dalam Sistem Manajemen Keuangan. Kegunaan Aplikasi Manajemen Keuangan adalah: 1. Menyediakan kepada manajemen data kuantitatif untuk membuat keputusan investasi. 2. Membangun subsistem operasional keuangan yang efektif dan efisien. 3. Menyediakan informasi untuk pengawasan dan evaluasi terhadap operasional. 4. Menganalisis histori dan aktivitas keuangan yang rutin. 5. Memberikan gambaran kebutuhan keuangan yang akan datang Sistem Informasi administrasi dan keuangan membutuhkan input dari sistem proses transaksi, sumber luar dan rencana strategi perusahaan. Sistem proses transaksi mencatat aktivitas rutin organisasi, mengumpulkan informasi dari subsistem administrasi lainnya yaitu gaji, hutang, piutang, buku besar dan pengawasan persediaan. Transaksi-transaksi ini merupakan dasar untuk laporan keuangan yang
17 dibutuhkan manajemen untuk mendukung keputusan keuangan yang efektif. Sistem informasi administrasi dan keuangan juga memerlukan informasi luar seperti statistik pemerintah, inflasi dan informasi mengenai pangsa pasar. 2.5 Teknologi Informasi Dalam Business Process Improvement Istilah Teknologi Informasi (TI) baru mulai digunakan secara popular sejak pertengahan tahun 1980-an. Dapat dikatakan bahwa komputer merupakan cikal bakal bentuk teknologi informasi, yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. TI memegang peranan penting dalam BPI, tetapi TI dalam arti yang lengkap dan sesungguhnya. Membanjiri perusahaan dengan komputer tidak sama dengan TI. Kesalahan manajer dalam hal TI ialah kebiasaan untuk berpikir secara deduktif, yaitu mereka biasa mendefinisikan problem yang ada dan kemudian mencari, menganalisis, dan memutuskan berbagai cara pemecahannya. Menggunakan TI berarti harus sering berpikir secara terbalik, yaitu induktif yakni mengembangkan kemampuan pertama-tama untuk mengenali cara solusi yang ampuh dan kemudian baru mencari jenis masalah apa yang dapat dipecahkan dengan cara solusi tersebut, masalah-masalah yang barangkali perusahaan tidak pernah tahu kalau memilikinya. Menurut Goyal (1993 pp 128) komputer merupakan alat yang mudah digunakan dan memiliki fungsi yang sangat penting. Alat ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam fungsi menajerial. Perlu diketahui pula bahwa komputer dalam suatu organisasi merupakan alat yang penting dalam memecahkan masalah. Rumah sakit
18 selalu mengalami perubahan yang dramatik. Banyak teknologi baru yang diperkenalkan, pertemuan antara rumah sakit dengan komputer banyak membawa perubahan dengan cara dan fungsi-fungsi dalam rumah sakit. Dari awal pasien datang kerumah sakit dan mendaftarkan diri untuk menjadi pasien rumah sakit, mendapatkan perawatan, mendapatkan informasi mengenai seluruh tindakan medik dan non-medik sampai pelunasan biaya perawatan diatur dalam teknologi komputer. Kategori aplikasi khusus dalam aktivitas rawat inap rumah sakit adalah sebagai berikut : 1. Indeks Pasien Dokter 2. UGD 3. Radiologi 4. Instalasi Farmasi 5. Laboratorium 6. Bedah 7. Rehabilitasi Medik 8. Diagnostik 9. Check Up 10. Rekam Medik 11. Rawat Inap 12. Laporan Dokter 13. Manajemen Keuangan. Alasan-alasan penting penggunaan komputer dirumah sakit adalah:
19 1. Untuk meningkatkan efisiensi organisasi dalam mengurangi keseluruhan biaya pelayanan kesehatan 2. Dapat memberikan informasi yang bermanfaat, akurat, lengkap dan tepat waktu untuk memenuhi kebutuhan berbagai bagian yang membutuhkan data. 3. Untuk meningkatkan efektifitas manajerial dalam perencanaan, alokasi dan pengaturan sumber daya yang langka dan mahal dalam rumah sakit. 4. Untuk meningkatkan pelayanan medik dan menjamin kualitas pelayanan kesehatan yang baik dengan pelayanan yang sesuai. 5. Untuk meningkatkan kinerja pegawai. 6. Untuk meningkatkan sistem informasi manajemen. 7. Untuk mengurangi waktu atau efisiensi waktu. Kategori penting dalam sistem informasi rumah sakit adalah : 1. Klinik atau sistem informasi kesehatan yang sering digunakan untuk membantu pasien dalam aktivitas kesehatan di rumah sakit 2. Sistem administrasi operasional yang dibuat untuk membantu meningkatkan pelayanan Administrasi keuangan dan manajemen dalam aktivitas layanan kesehatan. 3. Perencanaan manajemen dan sistem pengendalian, sering disebut sistem informasi manajemen, membantu dalm keputusan kebijakan stratejik seperti perencanaan, pengendalian dan evaluasi aktivitas. 4. Sistem informasi menjadikan sistem-sistem diatas sebagai database sistem manajemen, yang mengumpulkan penyimpanan data-data penting, program yang independent dimana penggunaan data dan bentuk umum untuk
20 memperoleh dan memformulasikan laporan-laporan khusus, misalnya Riwayat Penyakit Pasien dan Status Administrasi Pasien.