Pengembangan Aplikasi Web Pendaftaran Rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan BPJS Ketenagakerjaan Jalan Jend.Gatot Subroto no 79, Jakarta Divisi Pengembangan Teknologi Informasi 2014
1. Dasar : 1.1. Sebagaimana amanat UU No. 24 tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) mengamanahkan transformasi PT Jamsostek (Persero) bertransformasi menjadi BPJS Ketengakerjaan hingga paling lambat 01 Juli 2015. Proses transformasi ini bertujuan untuk memperluas cakupan kepesertaan jaminan sosial, manfaat, dan pelayanan, serta meningkatkan kapasitas dan mindset organisasi. 1.2. Dalam rangka meningkatkan layanan SDM ( Sumber Daya Manusia ) dalam proses rekrutmen atau penerimaan calon karyawan BPJS Ketenagakerjaan. 1.3. Hasil Notulen Pembahasan Pengembangan Aplikasi Web Registrasi dalam rangka rekrutmen dan seleksi calon karyawan. 2. Antarmuka 2.1. Halaman Antar Muka Gambar 1 : Halaman Antar Muka 1
Halaman Antarmuka awal (Home) dari Aplikasi Web Pendaftaran Rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan menampilkan informasi mengenai BPJS Ketenagakerjaan, Nilai Budaya Perusahaan dan Etos Kerja & Perilaku Utama. terdapat menu berikut : Pengumuman Pada halaman tersebut Menu Pengumuman merupakan menu yang menampilkan pengumuman semua informasi dan proses rekutmen yang dilaksanakan melalui website rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan. Daftar Pada menu daftar ( Kanan bawah Halaman ) dan Daftar ( Menu kanan atas ) merupakan menu untuk proses lanjutan rekrutmen. Menu tersebut akan menampilkan halaman registrasi untuk website rekrutmen yang dugunakan pengguna untuk dapat terdaftar sebagai pengguna web aplikasi rekrutmen dan untuk dapat melanjutkan proses rekrutmen. Sehingga pengguna yang ingin melamar pekerjaan di BJPS Ketenagakerjaan harus mendaftarkan terlebih dahulu di web aplikasi BPJS Ketenagakerjaan. FAQ Pada menu FAQ, merupakan menu untuk mengetahui pertanyaanpertanyaan yang sering ditanyakan dalam proses rekrutmen. Sehingga menu ini akan sangat membantu jika calon pelamar merasa binggung mengenai proses seleksi BPJS Ketenagakerjaan. Daftar Lowongan Pada daftar lowongan terdapat 5 tipe lowongan yang tersedia di BPJS Ketenagakerjaan. Lowongan terbagi 5 jalur yaitu : Rekrutmen Reguler, Rekrutmen Prohire, UBA, S2 (MDP) dan Rekrutmen Beasiswa. Pengumuman lowongan pekerjaan yang tersedia di BPJS ketenagakerjaan akan ditampilkan di daftar lowongan sesuai jalur masing-masing. 2
2.2. Registrasi Gambar 2 : Halaman Antar Muka Pendaftaran Proses pendaftaran pengguna pada halaman registrasi yang dapat diakses melalui antarmuka halaman awal, pada halaman registrasi ditampilkan halaman verifikasi email dengan data isiian yang harus diisi oleh pengguna, berupa : Email address : Diisi email pengguna yang masih aktif dan dapat digunakan, email tersebut nantinya akan digunakan untuk proses aktivasi pendaftaran dan layanan informasi yang ada di rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan. Nama Lengkap : Diisi nama lengkap pengguna sesuai kartu tanda pengenal penduduk (KTP). Kode Verifikasi : Diisi dengan kode yang tertampil pada bagian gambar kode verifikasi. Tombol Kirim : Menlanjutkan ke proses pendaftaran selanjutnya. Tombol Batal : Kembali ke halaman awal website rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan. 3
2.3. Verifikasi Email Setelah klik pada tombol kirim, maka pada website rekrutmen akan menampilkan informasi verifikasi email berhasil berhasil, dan segera melakukan konfirmasi email yang dikirim ke alamat email yang didaftarkan. Website rekrutmen akan mengirimkan email konfirmasi pendaftaran, pengguna dikirimkan url untuk proses konfirmasi registrasi website rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan. Periksa pada inbox dan spam untuk email, jika tidak terkirim terdapat menu untuk kirim ulang email. Gambar 3 : Halaman Informasi Email 4
Setelah url dari email di klik, maka proses registrasi dilanjutkan pengisian data diri pengguna, data diri berupa : Nama Depan & Nama Belakang : Diisi nama lengkap pengguna dari nama depan dan nama belakang. Password : Diisikan penguuna password yang digunakan untuk masuk kedalam aplikasi rekrutmen BPJS ketenagakerjaan. Password berupa alpha numeric. KTP : Nomor KTP atau NIK dari pengguna yang masih berlaku. Hanphone : Nomor handphone pengguna yang masih aktif, yang nantinya digunakan untuk mengirimkan kode Verivikasi untuk pendaftaran. Verifikasi : Setelah data nomor handphone tersedia, proses verifikasi digunakan untuk mengirimkan kode verifikasi yang digunakan untuk mengecek nomor hanphone yang dimasukan. Kirim : Untuk menyelesaikan proses pendaftaran klik tombol kirim. 5
2.4 Verifikasi Handphone Gambar 4 : Halaman Antar Muka Verifikasi Handphone Pada tahap verifikasi handphone, pengguna memasukan no handphone yang masih bisa digunakan dan aktif serta diketahui oleh calon pelamar. Konfirmasi handphone ini digunakan untuk mengecek apakah no handphone yang didaftarkan bisa digunakan atau tidak. No handphone nantinya selama proses seleksi akan digunakan 6
untuk mengirimkan informasi dan pengumanan mengenai proses rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan. Setelah proses registrasi selesai, pengguna akan menerima informasi pendaftaran pengguna. Cek informasi melalui email yang dikirim rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan di email yang pengguna daftarkan. 3402160507890003 ALEXSANDER ARDIANTO Welcome7 ardianto@gmail.com 085729726882 Gambar 5 : Informasi pendaftaran berhasil melalui email Email yang dikirim ke pengguna berisikan informasi data pengguna website rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan telah disimpan di database. Dan informasi mengenai kegiatan tahapan rekrutmen yang dilaksanakan BPJS Ketenagakerjaan. 7
2.4. Login Gambar 6 : Halaman Login Setelah pengguna terdaftar di website rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan, pengguna dapat login melalui menu yang berada di kanan atas website. Pada form login terdapat kolom : Email address : Email pengguna yang telah didaftarakan di rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan. Password : Password pengguna. 8
2.5. Pengisian Data Diri Calon Karyawan (membuat Curriculum Vitae) Pengisian data diri untuk persyaratan lamaran suatu posisi lowongan terbagi menjadi 5 kategori yaitu : Profile Pendidikan Formal Pendidikan Non Formal Kerabat Pengalaman Kerja Keterangan : NO KTP : Berisi nomer KTP pelamar yang masih aktif Dan berikut adalah data yang perlu diisi sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) pelamar : Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tangga Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Status Perkawianan, Alamat sesuai KTP, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, Kota, Kode pos. Alamat Domisili : Berisi data alamat tinggal sekarang pelamar jika berada diluar daerah KTP. Handphone : Berisi nomer telpon genggam pelamar yang bisa dihubungi. Kemudian terdapat menu upload foto yang digunakan untuk data pendudukung dalam proses seleksi calon karyawan BPJS Ketenagakerjaan. Terdapat 2 file foto yang harus di upload yaitu foto setangh badan dan foto seluruh badan. 9
Keterangan : Pada kategori data Pendidikan Formal, diisikan dengan data pendidikan yang telah di ambil oleh pelamar dari universitas. Data pendidikan yang diperlukan berupa : Jenjang Jurusan atau Program Studi Fakultas IPK Nama Institusi Tahun Pendidikan Alamat dan No Telepon 10
Keterangan : Pada kategori data Pendidikan Non Formal, Pendidikan Non formal yang dimaksudkan adalah pendidikan diluar pendidikan akademis, dapat berupa pelatihan, seminar atau sertifikasi. Terdapat juga data bahasa asing yang dikuasi pelamar dengan memasukan kemampuan bahasa dari lisan, tulisan, membaca dan mendengar. Pengalaman Organisasi pada bagian paling bawah menu pendidikan non formal. 11
Keterangan : Pada kategori data Kerabat, berisi data keluarga dari pelamar sesuai kartu keluarga (KK) yang masih berlaku. 12
Keterangan : Pada kategori data Pengalaman kerja pelamar dimasukan terakhir dari tahap melamar pekerjaan. Terdapat juga inputan untuk kota pilihan untuk interview. Yang nantinya kota tersebut menjadi kota dimana pelamar akan melakukan tes seleksi. Kemudian setelah selesai dapat disimpan, maka proses pelamaran lowongan telah selesai. 13
Setelah proses simpan data curriculum vitae (CV) berhasil, akan muncul notifikasi pada bagian menu atas. Menu notifikasi ini berfungsi untuk menampilkan informasi notifikasi selama proses rekturmen BPJS Ketenagakerjaan 14
2.6 Memilih Posisi Setelah pengguna berhasil login, maka pengguna akan menuju halaman awal yang berbeda. Pada halaman awal / home hanya terdapat daftar lowongan yang tersedia di BPJS Ketenagakerjaan. Gambar 7 : Halaman Daftar Lowongan 15
Pada daftar lowongan tercamtum posisi yang dibuka untuk pekerjaan di BPJS Ketenagakerjaan. Terdapat tombol detail untuk melihat persyaratan lowongan yang dibuka. Gambar 8 : Halaman Detail Lowongan 16
Proses melamar suatu posisi di lowongan yang dibuka oleh BPJS Ketenagakerjaan adalah dengan menggunakan tombol Apply yang terdapat di halaman detail lowongan. Dalam proses melamar suatu posisi lowongan, pelamar hanya dapat melamar satu posisi dalam satu rekrutmen.kemudian muncul pilihan kota tes atau interviewdan informasi mengenai lowongan BPJS Ketenagakerjaan. Informasi ditampilkan melalui tampilan konfirmasi setelah pelamar klik Ok. 17
2.7 Pegumuman Pengumuman mengenai proses rekrutmen ditampilkan pada halaman Menu Pengumuman. Pada halaman tersbut terdapat tabel yang berisikan informasi semua pengumuman yang berhubungan kegiatan rekrutmen yang dilaksanakan melalui website rekrutmen BPJS Ketenagakerjaan. 18