PERANCANGAN SISTEM E-OFFICE PEMERINTAH DAERAH (Studi Kasus: Pemerintah Kota Salatiga) Budi Haryanto 1, Lukito Edi Nugroho 2, Wing Wahyu Winarno 3 1,2,3 Departemen Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Email: 1 budi.cio14@mail.ugm.ac.id, 2 lukito@ugm.ac.id, 3 wing@mail.ugm.ac.id ABSTRAK Surat-menyurat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan di perkantoran untuk berkomunikasi dengan instansi atau pihak lain. Kegiatan surat-menyurat di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga masih didistribusikan secara manual dan penelusuran dilakukan dengan mencari surat secara fisik. Untuk itu perlu dibuat sistem perkantoran secara elektronis (e-office) yang dapat mengakomodasi kebutuhan pegawai dalam kegiatan operasional surat-menyurat dengan lebih cepat, hemat, dan mudah. Paper ini menyajikan rancangan sistem e-office dengan menggunakan model iterative waterfall yang merupakan pengembangan dari model traditional waterfall. Paper ini juga membahas spesifikasi teknis yang diperlukan dalam pengembangan sistem. Kata Kunci: Rancangan, Sistem, E-Office, Pemerintah 1. PENDAHULUAN Kota Salatiga terletak di Provinsi Jawa Tengah yang terdiri dari 4 kecamatan dan 23 kelurahan. Dalam kegiatan pemerintahan, surat-menyurat masih didistribusikan secara manual dan sistem penelusuran surat belum tersedia. Keseluruhan instansi, baik dinas, badan, kantor, kecamatan, dan kelurahan di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga sudah terhubung dalam sebuah jaringan, sehingga semua komputer sudah saling terhubung. Infrastruktur tersebut dapat dimanfaatkan untuk membuat sebuah sistem perkantoran secara elektronis (electronic office atau disingkat e-office) yang akan membantu kegiatan operasional suratmenyurat di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. Sistem e-office adalah suatu sistem administrasi secara maya yang memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi [1]. Istilah lain untuk e-office adalah office automation [2] yang mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang berkaitan dengan komunikasi informasi dari dan ke orang lain, baik di dalam maupun ke luar organisasi. E-office juga diterjemahkan dengan istilah sistem otomatisasi perkantoran, yaitu sistem yang digunakan untuk pengelolaan dokumen secara elektronik yang mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal di sebuah organisasi secara umum [3]. Sistem e-office termasuk dalam dimensi e-government yang terdaftar dalam e-government Readiness Assessment Framework dengan istilah IT-Backoffice for e-government [4], seperti yang terlihat pada Gambar 1. Gambar 1. Dimensi e-government menurut ITU (International Telecommunication Union). 109
Beberapa penelitian mengenai sistem e-office terbatas pada lingkup kerja masing-masing telah dibuat di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY [3], Pusat Litbang Jalan dan Jembatan [5], Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta [6], dan Jurusan Teknologi Informasi UMY [7]. Tujuan penelitian ini adalah membuat sebuah rancangan sistem e-office pemerintah daerah berbasis web yang dapat diakses melalui peramban (browser) di berbagai perangkat yang terhubung dengan internet. 2. METODE Penelitian ini menggunakan model iterative waterfall. Model iterative waterfall dikembangkan dari model waterfall yang merupakan model pengembangan software yang sudah digunakan secara luas dan dalam waktu yang cukup lama. Salah satu keunggulan model waterfall adalah sifatnya yang sederhana. Model waterfall disebut juga dengan traditional waterfall, classic lifecycle, atau linear sequential [8]. Model waterfall menyediakan framework dalam mengembangkan sofware yang dibagi dalam beberapa tahapan. Tahapan waterfall tersebut adalah feasibility study, requirements analysis and spesification, design, coding and unit testing, integration and system testing, dan maintenance [9]. Model waterfall mempunyai tahapan serial dimana setiap tahapan harus diterangkan dengan jelas dan menghasilkan produk yang dapat diverifikasi karena merupakan landasan untuk melangkah ke tahapan berikutnya [10]. Implementasi model waterfall sulit diikuti karena mewajibkan setiap tahapan selesai terlebih dahulu dan tidak diperkenankan untuk kembali ke tahapan sebelumnya. Model iterative waterfall merupakan pengembangan dari model waterfall, dimana setelah selesai satu tahapan dan berlanjut ke tahapan berikutnya, pengembang software dimungkinkan untuk kembali ke tahapan sebelumnya untuk memperbaiki kekurangan yang ditemukan. Model iterative waterfall juga disebut dengan waterfall with feedback [11]. Hal ini membuat pengembang software dapat memperbaiki setiap kelemahan atau kesalahan yang ditemukan tanpa harus mengulang dari awal. Tahapan ini dapat diulang hingga software tersebut memenuhi kebutuhan pengguna seperti terlihat pada Gambar 2. Feasibility Study Requirements analysis and spesification Design Coding and unit testing Integration and system testing Gambar 2. Model iterative waterfall. 110 Maintenance Pengembangan lain dari model waterfall adalah incremental waterfall [11] dan iterative lifecycles [12], dimana seluruh tahapan dikerjakan terlebih dahulu dan akan diulang kembali dari awal hingga memenuhi kebutuhan pengguna. Model iterative waterfall digunakan dalam perancangan sistem e-office karena cakupan kebutuhan telah diketahui dari awal dan acuan format surat yang telah diatur dalam Peraturan Walikota sehingga tidak berubah setiap saat. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Rancangan Perangkat Lunak Sistem e-office dirancang menggunakan gabungan beberapa aplikasi berbasis open source yang terdiri dari: Server web menggunakan Apache yang dapat diunduh di http://httpd.apache.org Server database menggunakan MySQL yang dapat diunduh di https://www.mysql.com Bahasa pemrograman menggunakan PHP yang dapat diunduh di alamat http://www.php.net Framework pemrograman menggunakan Laravel yang dapat diunduh di alamat http://laravel.com
Framework tampilan menggunakan Bootstrap yang dapat diunduh di alamat http://getbootstrap.com Framework javascript menggunakan jquery yang dapat diunduh di alamat https://jquery.com 3.2. Rancangan Tingkatan Pengguna Pengguna dalam dalam sistem e-office dibagi dalam tingkatan pengguna sebagai berikut. 1) Administrator adalah pengguna yang bertanggung jawab pada operasional sistem e-office, termasuk mengelola master data dan setting sistem. 2) TU (Tata Usaha) adalah pengguna yang mengelola surat di dalam suatu instansi. 3) Kepala adalah pengguna yang dapat melakukan disposisi kepada staf di bawahnya dan memberikan tindak lanjut kepada pimpinan di atasnya. 4) Staf adalah pengguna yang hanya dapat memberikan tindak lanjut kepada pimpinan di atasnya. 3.3. Rancangan Modul Modul yang terdapat di dalam sistem e-office adalah: 1) Modul Buat Surat adalah modul yang digunakan untuk membuat konsep surat. 2) Modul Konsep adalah modul yang digunakan untuk menyetujui atau menolak konsep surat yang telah dibuat melalui modul Buat Surat. 3) Modul Inbox adalah modul yang digunakan untuk melihat daftar surat yang diterima. 4) Modul Terkirim adalah modul digunakan untuk melihat daftar surat yang dikirim. 5) Modul Disposisi adalah modul yang digunakan untuk mengirim disposisi dari pimpinan ke staf. 6) Modul Tindak Lanjut adalah modul digunakan untuk mengirim laporan tindak lanjut yang dibuat oleh staf untuk pimpinan. 7) Modul Penelusuran adalah modul yang digunakan untuk menampilkan informasi penelusuran surat sehingga pengirim dapat dapat mencari surat yang telah diterima atau dikirim, serta mengetahui status surat yang dikirimkan (sudah atau belum dibaca oleh penerima surat). 3.4. Rancangan Alur Informasi Sistem Rancangan alur informasi dalam sistem e-office adalah sebagai berikut. 1) Surat Masuk Alur Informasi saat menerima surat yang masuk dapat dilihat pada Gambar 3. Mulai Surat diterima dari sistem e-office? tidak Scan surat ya Surat dikelola dan dikirim oleh Tata Usaha Lampirkan file scan surat Surat diterima oleh pengguna yang berhak Selesai Gambar 3. Alur informasi saat menerima surat yang masuk. Alur informasi ketika ada surat yang masuk adalah sebagai berikut. a. Jika surat belum melalui e-office, maka surat harus dimasukkan ke dalam sistem dengan melakukan scan surat terlebih dahulu untuk dilampirkan ke dalam sistem e-office. b. Jika surat sudah melalui e-office, maka terdapat notifikasi surat masuk di modul inbox yang menunjukkan jumlah surat masuk yang belum dibaca. c. Petugas Tata Usaha mengolah surat masuk untuk diteruskan kepada penerima yang berhak. d. Surat masuk yang telah diterima, dapat didisposisikan kepada staf yang terkait. 111
2) Surat Keluar Alur informasi saat mengirim surat dapat dilihat pada Gambar 4. Mulai Surat dikirim dari sistem e-office? tidak Scan surat ya Pengguna mengirim draft surat Lampirkan file scan surat Pengguna melakukan revisi surat tidak Surat disetujui pimpinan? ya Tata Usaha mengirim surat ke instansi penerima Selesai Gambar 4. Alur informasi saat mengirim surat. Alur informasi ketika akan mengirim surat adalah sebagai berikut. a. Jika surat belum dibuat melalui e-office, maka surat harus dimasukkan ke dalam sistem dengan melakukan scan surat terlebih dahulu untuk dilampirkan ke dalam sistem e-office. b. Surat dibuat dalam bentuk draft (konsep) dan harus disetujui oleh atasan secara berjenjang. Surat dan data pendukung tersebut dikirimkan melalui sistem e-office. c. Surat yang telah disetujui dapat dikirim oleh Tata Usaha. d. Surat diterima untuk dikelola lebih lanjut oleh instansi penerima. 3) Disposisi Alur informasi disposisi dari pimpinan kepada staf dapat dilihat pada Gambar 5. Mulai Pimpinan menerima surat Pimpinan mengirimkan disposisi ke staf Staf menerima disposisi Selesai Gambar 5. Alur informasi disposisi dari pimpinan kepada staf. Alur informasi ketika pimpinan mengirimkan disposisi kepada staf terkait adalah sebagai berikut. a. Atasan dapat memberikan disposisi dengan memilih staf yang akan diberikan disposisi. b. Disposisi akan diterima oleh staf yang bersangkutan. Status disposisi yang belum atau telah dibuka akan ditampilkan di sistem. c. Staf dapat mengirimkan tindak lanjut atau laporan terkait surat dan disposisi yang diberikan. 112
4) Tindak Lanjut Alur informasi tindak lanjut dari staf kepada pimpinan dapat dilihat pada Gambar 6. Mulai Staf menerima disposisi Staf mengirimkan tindak lanjut kepada pimpinan Pimpinan menerima laporan tindak lanjut Selesai Gambar 6. Alur informasi tindak lanjut dari staf kepada pimpinan. Alur informasi ketika staf mengirimkan tindak lanjut kepada pimpinan adalah sebagai berikut. a. Staf yang diberikan disposisi dapat memberikan komentar atau laporan tindak lanjut dan dapat menyertakan lampiran file jika diperlukan. b. Laporan akan diterima oleh atasan yang memberikan disposisi. c. Atasan dapat mengirimkan komentar mengenai laporan tindak lanjut staf tersebut. 3.5. Rancangan Tampilan Sistem Tampilan sistem e-office mempunyai beberapa rancangan yang dapat dilihat pada Gambar 7 sampai Gambar 12. 1) Tampilan modul Buat Surat Gambar 7. Rancangan tampilan modul buat surat. 113
2) Tampilan modul Konsep 3) Tampilan modul Inbox Gambar 8. Rancangan tampilan modul konsep. 4) Tampilan modul Terkirim Gambar 9. Rancangan tampilan modul inbox. 5) Tampilan modul Disposisi dan Tindak Lanjut Gambar 2. Rancangan tampilan modul terkirim. Gambar 11. Rancangan tampilan modul disposisi dan tindak lanjut. 114
6) Tampilan modul Penelusuran Gambar 12. Rancangan tampilan modul penelusuran. 4. SIMPULAN Sistem e-office dapat memberikan beberapa keuntungan, yaitu paperless (mengurangi penggunaan kertas), fast delivery (efisien dalam distribusi surat dari segi waktu, tenaga, dan biaya), easy tracking (mempermudah penelusuran surat) dan web based (berbasis web sehingga dapat membuat disposisi dan laporan tindak lanjut menggunakan berbagai perangkat yang terhubung internet). Sistem e-office dalam penelitian ini masih dalam proses perancangan, sehingga membutuhkan tahapan implementasi dan evaluasi guna meningkatkan pemanfaatan TIK di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. 5. REFERENSI [1] Robles, M. 2001. The e-office: What Exactly it is?. 43 5. [2] McLeod, R. J. dan Shell, G. P. 2007. Management Information System. 10th ed. Prentice Hall. [3] Bomoaji, T. 2009. Perancangan Office Automation System untuk Evaluasi dan Pelaporan Kinerja Instansi di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY. Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. [4] ITU. 2009. egovernment: ITU e-government Implementation Toolkit [Internet]. ITU (International Telecommunication Union).(Online), (http://www.itu.int/itu-d/cyb/app/e-gov.html, diakses 07 Oktober 2015). [5] Dewandaru, D. S. 2013. Pemanfaatan Aplikasi e-office untuk Mendukung Reformasi Birokrasi (Studi Kasus: Pusjatan). 2 4. [6] Arief, M. R. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem E-Office di Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. [7] Kurnianti, A. 2014. Implementasi Aplikasi Pengarsipan untuk Membangun dan Mendukung Terciptanya Sistem Paperless Office (Studi Kasus: Sistem Paperless Office Jurusan Teknologi Informasi UMY). Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. [8] Pressman, R. S. 2009. Software Engineering: A Practioner s Approach. New York. : 928 [9] Mall, R. 2009. Fundamentals of Software Engineering. 3rd ed. PHI Learning Private Limited, New Delhi. [10] Bell, D. 2005. Software Engineering for Students: A Programming Approach. 4th ed. Addison- Wesley, Harlow England. [11] Stephens, R. 2015. Beginning Software Engineering. Indianapolis. John Wiley & Sons, Inc, : 447. [12] Shore, J. dan Warden, S. 2008. The Art of Agile Development. O Brien M, editor. O Reilly Media, Inc., Sebastopol. 115
116