PENGANTAR E-BUSINESS 1. PENDAHULUAN E-Business merupakan interaksi eksternal organisasi dengan para pemasok, pelanggan, investor, kreditor pemerintah dan media masa dan juga termasuk penggunaan teknologi informasi untuk mendesain kembali proses internalnya. Bab ini akan memberikan pemahaman dasar kepada para akuntan dan profesional sistem mengenai peluang dan resiko. Dengan menguasai ini, para akuntan dan profesional sistem akan lebih siap untuk secara aktif berpartisipasi dalam perencanaan, desain dan pengolahan langkahlangkah awal e-business organisasi. E-Business ialah segala proses bisnis meliputi pembelian online (e-purchasing), supply chain management, pemrosesan pemesanan secara online (processing orders electronically), customer service, dan kerjasama dengan business partners. 2. MODEL-MODEL E-BUSINESS Istilah business dapat merujuk pada interaksi yang dimungkinkan oleh teknologi antara individu dan organisasi. Selain itu e-business juga melibatkan perusahaan, pemerintah, dan institusi pendidikan. Untuk lebih jelasnya terdapat pada tabel dibawah ini! Jenis E-Business B2C (Business to Consumer) B2B (Business to business) B2G (Business to Government) B2E (Business to Education) Karakterisik Antar organisasi dengan perorangan Nilai uang yang dilibatkan lebih kecil Transaksi satu waktu atau transaksi tidak sering terjadi Secara relative sederhana Antar-organisasi Nilai uang yang dilibatkan lebih besar Hubungan yang kuat dan berkelanjutan Pemberian kredit oleh penjual ke pelanggan Lebih kompleks 3. PENGARUH-PENGARUH E-BUSINESS ATAS PROSES BISNIS Eletronic data interchange (EDI) adalah protocols standar untuk secara elektronik mentransfer informasi antar-organisasi serta dalam berbagai proses bisnis. Program EDI ada sejak tahun 1970. Karena biaya yang cukup tinggi, hingga saat ini penggunanya hanya terbatas pada perusahaanperusahaan besar. Dua perkembangan baru, internet dan XML (extensible Markup Language) telah menyingkirkan halangan ini. Internet meniadakan kebutuhan atas pemakaian jaringan khusus milik pihak ketiga untuk mentransmisikan pesan EDI, sedangkan ebxml (perbaikan lebih jauh dari XML) fitur ini meniadakan kebutuhan atas software khusus untuk menerjemahkan dokumen yang dibuat oleh perusahaan yang berbeda, sehingga mampu memberikan alternatif yang lebih mudah dan lebih murah dari EDI sebagai alat untuk ikut serta dalam e-business Untuk mendapatkan seluruh manfaat EDI membutuhkan integrasi antara EDI dengan SIA. EDI, Internet dan komunikasi nirkabel tingkat lanjut mengurangi biaya dan meningkatkan kecepatan dan akurasi proses bisnis yang dijalankan. Seperti yang diperlihatkan dalam tabel di bawah ini!
Rantai Nilai Aktivitas Utama Inbound logistics Operasi Outbound logistics Penjualan dan pemasaran Pelayanan dan dukungan purnajual Rantai Nilai Aktivits Pendukung Pembelian Sumber Daya Manusia Infrastruktur Peluang E-Business Akuisisi produk yang digitalkan Pengurangan persediaan penyangga (Inventory buffer) Produksi yang lebih cepat, lebih akurat Distribusi produk yang dapat digitalkan Pelacakan status berkelanjutan Peningkatan pelayanan ke pelanggan Pengurangan biaya iklan Periklanan dengan lebih efektif Mengurangi biaya Ketersediaan pelayanan 24/7 Peluang E-Business Identifikasi sumber dan lelang terbalik (reverse auction) Pelayanan mandiri karyawan EFT, FEDI, pembayaran elektronik lainnya Pembelian dan Inbound Logistics Internet dapat meningkatkan aktivitas pembelian dengan cara mempermudah perusahaan mengidentifikasi calon pemasok dan membandingkan harga berbagai macam produk di tingkat dunia. Hal tersebut membantu memberi masukan kepada perusahaan untuk negosiasi harga yang lebih baik dan mengurangi jumlah keragaman pemasok, sehingga menyederhanakan aktivitas pembelian dan selanjutnya memotong biaya Lelang terbalik (reverse auction) yaitu para pemasok berlomba-lomba untuk mengajukan harga melawan harga rekan mereka untuk menyediakan barang atau pelayanan, memberikan peluang untuk mewujudkan penghematan biaya tambahan untuk beberapa jenis produk Setelah sumber barang dan pelayanan telah diidentifikasi. TI memberikan beberapa peluang untuk meningkatkan kegiatan utama rantai nilai yang terkait dengan inbound logistics. Akses atas informasi yang lebih akurat dan tepat waktu tenang status pengiriman memungkinkan organisasi untuk mengurangi jumlah persediaan penyangga/penahan (inventory buffer) yang dimilikinya. Untuk produk-produk yang dapat digitalkan seperti buku, CD, Software, dan informasi, seluruh fungsi inbound logistics dapat dilakukan secara elektronik. Hal ini menghasilkan penghematan yang luar biasa Operasi Internal, Sumber Daya Manusia, dan Infrastruktur Teknologi komunikasi tingkat lanjut dapat meningkatkan efisiensi operasi internal. Tingkat nirkabel digunakan untuk mengirimkamkan intruksi perakitan ke robot perakit, bukan dengan menyuruh para pekerja untuk memasukan data tersebut. Peningkatan akses ke informasi dapat meningkatkan perencanaan. Kemajuan dalam teknologi jaringan dan komunikasi dapat meningkatkan efisiensi penting dari infrastruktur organisasi yaitu pada proses perhitungan akuntansi dan akuntansi yang tepat dalam hal pembayaran dari pelanggan. Berikut gambar 3-1 penggunaan EDI untuk bertukar informasi hanya pada bagian dari hubungan pembeli-penjual dalam business-top business e-commerce. Transaksi yang lengkap harus mencakup pertukar dana untuk membayar barang atau pelayanan yang dibeli. Electronic founds transfer (EFT) dicapai melalui sistem perbankan yaitu jaringan Automated Clearing House (ACH). Financial Electronic data interchange (FEDI) mengatasi masalah dengan mengintegrasikan pertukaran dana (EFT) bersama dengan pertukaran informasi lainnya yang berhubungan dengan transaksi (EDI). Financial value-add network (FVAN) adalah organisasi independent yang menawarkan hardware dan software khusus untuk memungkinkan hubungan antara berbagai jenis EDI dengan jaringan ACH sistem perbankan yang dipergunakan untuk EFT. Application service provider (ASP) adalah perusahaan yang menyediakan akses ke dan pemakaian atas program aplikasi
melalui internet. ASP memiliki dan mengelola software-nya organisasi yang memiliki kontak mengakses dan mempergunakan software dari jarak jauh melalui internet. Pembeli 1. Permintaan keterangan 2. Tanggapan 3. Pemesanan 4. Pengakuan (acknowledgment) 5. Penagihan 6. Data pengiriman uang (remittance data) 7. Pembayaran Penjual Penjelasan: EDI = langkah 1 6 EFT = langkah 7 FEDI = langkah 1-7 Gambar 3-1 Arus informasi dalam e-commerce Keuntungan dari model ASP adalah potensi penghematan biaya, sedangkan kerugian dari ASP adalah resiko yang berhubungan dengan ketergantungan pada pihak ketiga untuk menyediakan pelayanan bisnis yang penting. Faktor-faktor yang dipertimbangkan ketika mengevaluasi ASP-ASP Potensi Manfaat Kekhawatiran Menurut biaya Kelangsungan ASP Upgrading otomatis atas software yang telah Keamanan dan privasi data ada Penyediaan dan kejelasan pelayanan Membutuhkan staf teknologi informasi lebih Dukungan yang tidak memadai atau tingkat respon sedikit yang rendah atas masalah Mengurangi kebutuhan hardware Pemakaian software standar yang mungkin tidak Fleksibilitas sesuai untuk menemuhi semua kebutuhan khusus Pengakuan Keamanan dan privasi dana Contoh-contoh yang dimasukkan dalam perjanjian tingkat pelayanan: Spesifikasi terinci tentang kinerja ASP yang diharapkan (waktu operasi, frekwensi backup, penggunaan enkripsi, pengendalian akses data dan lain-lainnya) Tuntutan, termasuk pinalty keuangan, atas kegagalan ASP menemuhi tingkat pelayanan yang dikontrak Kepemilikan data yang disimpan dalam ASP (organisasi harus mempertahankan kepemilikan untuk memungkinkan akses dalam situasi ASP keluar dari bisnis) Penjualan dan pemasaran Pengaruh e-business yang paling nyata adalah aktivitas penjualan dan pemasaran organisasi. Perusahaan dapat menciptakan catalog elektronik di website mereka mengotomasikan input pesanan penjualan. E-business dapat meningkatkan efektivitas pengiklanan dan mengurangi biayanya. Menyesuaikan pesanan penjualan dengan tiap pelanggan, meningkatkan efektivitas iklan.
Pelayanan dan dukungan purnajual E-Business dapat meningkatkan kualitas dukungan purnajual ke para pelanggan. Contohnya mengatur web page untuk memastikan bahwa setiap pelanggan menerima informasi yang konsisten. 4. FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN E-BUSINESS E-Business dan strategi orgnisasi Merupakan faktor penting pertama dalam menetapkan keberhasilan langkah-langkah untuk masuk dalam e-business. Seperti diketahui terdapat dua strategi dasar yang dapat diikuti organisasi jenis apapun yaitu, menjadi produsen yang biaya rendah (low-cost producer) atau menyediakan yang didiferensiasikan (bab 1). Desain web yang optimal didukung fasilitas telpon bebas pulsa bagi perusahaan yang mengejar strategi diferensiasi produk didasarkan pada kualitas pelayanan pada pelanggannya, tampaknya akan lebih cocok dibandingkan dengan perusahaan yang melihat dirinya sebagai penyedia komoditas berbiaya rendah. Lelang terbalik (reverse auction) akan lebih sesuai digunakan untuk jenis perusahaan penyedia komoditas berbiaya rendah. Tiga karakteristik utama transaksi bisnis Merupakan faktor penting kedua adalah memastikan bahwa proses e-business memiliki tiga karakteristik berikut: Validasi. Kedua pihak dalam satu transaksi harus dapat menyatakan keaslian identitas kedua belah pihak untuk memastikan bahwa transaksi tersebut valid dan sah Integritas. Kedua belah pihak dalam satu transaksi harus yakin bahwa informasi yang di pertukarkan akurat dan tidak diubah selama proses transmisi Privasi. Privasi atau keberhasilan transaksi bisnis dan informasi apa pun yang dipertukarkan dalam transaksi tersebut harus disimpan dengan baik, jika diinginkan oleh salah satu pihak Teknik enkripsi Enkripsi adalah proses konversi pesan dari teks biasa menjadi kode rahasia. Teknik ini melibatkan pengguna formula, yang dinamakan dengan kunci (key) untuk mengubah informasi aslinya. Jenis-jenis enkripsi 1. Data encryption system (DES) atau single key system dinamakan demikian karena mempergunakan kunci yang sama untuk melakukan enkripsi dan deskripsi pesan. Keunggulan Sederhana Cepat Efisien Kelemahan pengiriman harus memberikan kunci rahasia kepada penerima pesan efektivitasnya tergantung pada pengawasan atas orang yang mengetahui kunci rahasia Pendekatan utama dalam enkripsi adalah infrastruktur kunci publik atau public key infrastructure yang mempergunakan dua kunci. Kunci pertama adalah public key tersedia untuk publik. Kunci yang kedua adalah private key yang bersifat rahasia dan hanya diketahui oleh pemilik kunci tersebut kedua kunci tersebut dapat dipergunakan untuk mengkodekan pesan tetapi hanya kunci lainnya dari kedua kunci tersebut yang dapat dipergunakan untuk memecahkan kode pesan. 2. Public key infrastructure memiliki dua kunci keunggulan utama Meniadakan masalah yang timbul karena harus menyebarkan kunci tunggal Lebih aman karena ada dua kunci yang berbeda yang dipergunakan untuk enkripsi pesan Kelemahan dari public key infrastructure adalah lebih lambat dari single key system. Oleh sebab itu, kedua jenis sistem enkripsicz dipergunakan untuk melaksanakan e-business.
Contoh: Mempergunakan enkripsi untuk melakukan e-business Langkah 1. Pertukaran dan validasi sertifikasi digital dan didapatkan kunci publik pihak yang lain Langkah 2. Enkripsi dan kirim dokumen Membuat digest dari teks normal penawaran tersebut. Melakukan enkripsi digest penawaran dengna menggunakan private key Intisari yang dienkripsi merupakan digital signature dari s&s Melakukan enkripsi penawaran dengan menggunakan DES Mempergunakan public key badan pemerintah untuk melakukan enkripsi kunci DES Langkah 3. Mengirimkan paket ke penerima (Website badan pemerintah) Langkah 4. Badan pemerintah akan melakukan enkripsi dengan: Mengunakan public key s&s untuk memecahkan kode digital signature yang diterima Menggunakan private key untuk memecahkan kode kunci DES yang dipergunakan s&s Menggunakan kunci DES tersebut untuk memecahkan kode pesan penawaran s&s Membuat kembali digest penawaran s&s Membandingkan digest yang telah dipecahkan dengan digest yang dibuat kembali Langkah 5. Badan pemerintah mengirim pemberitahu an secara elektronik kepada s&s bahwa penawaran mereka telah diterima 5. INFRASTRUKTUR UNTUK E-BUSINESS Jenis-jenis jaringan Local Area Network (LAN) Adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang dilokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung) Wide Area Network (WAN) Adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang mencakup wilayah geografis yang luas Value Added Network (VAN) Adalah sistem komunikasi jarak jauh yang didesain dan dikelola oleh satu perusahaan yang independent Software komunikasi Fungsi software komunikasi: Pengendali akses: menghubungkan dan memutuskan hubungan antar berbagai peralatan Pengelola jaringan: mengumpulkan data untuk memeriksa kesiapan peralatan jaringan untuk mengirim atau menerima data Pengiriman data dan file: mengontrol pengiriman data di antara berbagai peralatan Pendeteksian dan pengendali atas kesalahan: memastikan bahwa data yang dikirim benar-benar merupakan data yang diterima Keamanan data: melindungi data selama pengiriman dari akses pihak yang tidak berwenang
Pilihan konfigurasi jaringan Konfigurasi LAN LAN dapat dikonfigurasi dalam tiga dasar, yaitu: Konfigurasi bintang Dalam konfigurasi bintang setiap peralatan secara langsung terhubung dengan server pusat. Seluruh komunikasi antara peralatan dikendalikan dan dikirim melalui server pusat. Keunggulan apabila salah satu titik sedang down kinerja jaringan lain tidak terganggu. Kelemahan dari konfigurasi bintang adalah mahal. Konfigurasi cincin Dalam konfigurasi cincin setiap titik secara langsung terhubung dengan dua titik lainnya. Ketika sebuah pesan melalui cincin tersebut setiap titik akan memeriksa judul pesan tersebut untuk menetapkan apakah data tersebut ditujukan bagi titik yang terkait atau tidak. LAN yang dikonfigurasi cincin menggunakan software yang disebut token untuk mengendalikan aliran data dan mencegah tabrakan. Keunggulannya apabila hubungan dalam cincin rusak jaringan tersebut tetap dapat berfungsi, walaupun lebih pelan, dengan cara mengirimkan seluruh pesan ke arah yang berbeda. Konfigurasi bus Dalam konfigurasi bus setiap peralatan dihubungkan dengan saluran utama atau bus. Pengendali komunikasi didesentralisasikan melalui jaringan bus. Software algoritma disebut sebagai carrier sense multiple access with collision detection (CSMA/CD) mengendalikan komunikasi antar peralatan. Ketika sebuah titik ingin mengirimkan pesan, CSMA/CD memeriksa apakah bus sedang bebas atau tidak. Konfigurasi bus mudah untuk diperluas dan lebih mudah untuk dibuat akan tetapi kinerjanya akan menurun apabila jumlah titik yang dihubungkan meningkat. Konfigurasi WAN Sentralisasi Dalam konfigurasi ini seluruh terminal dan peralatan dihubungkan dengan komputer perusahaan. Keuntungan dari segi pengendalian lebih baik, staf TI yang lebih berpengalaman dan skala ekonomi. Kelemahannya adalah besarnya kompleksitas, biaya komunikasi lebih tinggi dan kurang fleksibel dan menemuhi kebutuhan setiap pemakai. Desentralisasi Dalam konfigurasi ini setiap unit departemen memiliki komputer dan LAN mereka sendiri. Keuntungannya adalah lebih fleksibel dalam menemuhi kebutuhan setiap pemakai dan biaya komunikasi lebih rendah. Kelemahannya adalah kompleksitas dalam koordinasi data yang tersimpan di banyak lokasi, dan peningkatan biaya hardware dan sulit untuk mengimplementatasikan pengendalian yang efektif. Terdistribusi Merupakan gabungan dari konfigurasi sentralisasi dan desentralisasi. Setiap lokasi memiliki komputer yang menangani proses lokal. Keuntungan dari konfigurasi ini adalah resiko kehilangan data lebih kecil, setiap sistem lokal diperlakukan sebagai modul yang dapat dengan mudah ditambahkan, di-upgrade atau dihapus dari sistem. Kelemahannya adalah sulit dan mengkoordinasi dan memelihara hardware dan software serta konsistensi data. Kelemahan yang lain adalah pengendalian yang sulit serta duplikasi data. Konfigurasi Klien/Server Two-Tier Dalam sistem ini database pusat disimpan di dalam server. Keuntungan utama dari sistem ini adalah fleksibilitas dalam menemuhi kebutuhan individual pemakai, desain desain yang sederhana serta pengendalian yang mudah. Kelemahannya adalah biaya yang tinggi karena
dibutuhkan komputer yang klien yang kuat dan beberapa salinan software aplikasi harus dan dipelihara Three Tier Dalam konfigurasi ini digunakan dua tingkat server. Server tingkat atas menyimpan database pusat sedang server tingkat dua mengelola program aplikasi. Komputer klien digunakan sebagai interface dan untuk menformat hasil ke dalam bentuk yang diinginkan. Keuntungannya dari konfigurasi ini adalah biaya hardware dan software lebih rendah sedang kelemahannya biaya untuk membangun sistem ini mahal dan pengembangan aplikasinya lebih kompleks