Monitoring dan Evaluasi

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA Modul Pelatihan Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi Program-Program Pendidikan BEC TF BASIC EDUCATION CAPACITY-TRUST FUND THE WORLD BANK

Pembuatan Modul Pelatihan Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi Program-Program Pendidikan ini difasilitasi oleh program Basic Education Capacity Trust Fund (BEC-TF) yang merupakan kemitraan antara Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Kementerian Agama dan Bank Dunia dengan pendanaan dari Pemerintah Kerajaan Belanda dan Uni Eropa. Informasi lebih lanjut: http://www.wapikweb.org Dicetak Maret 2013

Modul Pelatihan Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi Program-Program Pendidikan

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi KATA PENGANTAR Disain monitoring dan evaluasi adalah bagian penting dan tidak terpisahkan dari perencanaan sebuah program. Setiap merencanakan sebuah program wajib pula dibuat rencana monitoring dan evaluasi atas program tersebut. Bila sebuah program tidak ada rencana monitoring dan evaluasinya maka tidak ada pula data akurat yang dapat digunakan sebagai dasar analisis untuk perbaikan pelaksanaan program. Monitoring dan Evaluasi (M&E) merupakan dua kegiatan terpadu dalam rangka pengendalian suatu program. Meskipun merupakan satu kesatuan kegiatan, Monitoring dan Evaluasi mempunyai fokus yang agak berbeda satu sama lain. Pada dasarnya Monitoring diartikan sebagai upaya pengumpulan data secara berkelanjutan yang ditujukan untuk memberikan informasi kepada pengelola program dan pemangku kepentingan tentang indikasi awal kemajuan dan kekurangan pelaksanaan program dalam rangka perbaikan untuk mencapai tujuan program. Sementara Evaluasi adalah kegiatan terjadwal untuk menilai secara objektif manfaat, kinerja dan efektivitas program yang sedang berjalan atau telah selesai, khususnya untuk menjawab pertanyaan tentang seberapa jauh kontribusi kegiatan program terhadap pencapaian hasil yang telah ditetapkan. Pemahaman M&E di atas menunjukkan betapa pentingnya menyertakan perencanaan M&E disetiap disain program. Anehnya, masih jamak kita temukan adanya program yang tidak disertai dengan rencana M&Enya. Biasanya hal ini terjadi pada pengajuan program di tingkat kabupaten/kota. Akibatnya sering pula program yang diajukan ditolak oleh DPRD. Kalaupun ada disain M&Enya sering pula tidak memenuhi konsep M&E yang baik dan benar. Atas dasar itu, dipandang perlu dilakukan pelatihan pemahaman tentang perencanaan M&E untuk pemangku kepentingan pendidikan di tingkat kabupaten/kota. Untuk kepentingan itu, perlu dibuat pula Panduan Pelatihan M&E. Pada dasarnya panduan ini masih perlu disempurnakan. Untuk itu, sebelum digunakan sebaiknya modul ini direview dulu. Jakarta, February 2013 v

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia DAFTAR SINGKATAN APBD APK APM BOP BOSDA BPK BPKP DPRD JUKNIS LSM M&E MBS PAKEM PATO RKAS RSBI SD SDLB SMP SMPLB SMPT SBI Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Angka Partisipasi Kasar Angka Partisipasi Murni Bantuan Operasional Pendidikan Bantuan Operasional Sekolah Daerah Badan Pemeriksa Keuangan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Petunjuk Teknis Lembaga Sosial Masyarakat Monitoring & Evaluasi Manajemen Berbasis Sekolah Pembelajaran Aktif, Kreatif, Efektik, dan Menyenangkan Partisipatif Akuntabel Transparan dan Otonomi Rencana Kerja dan Anggaran Sekolah Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional Sekolah Dasar Sekolah Dasar Luar Biasa Sekolah Mengeah Pertama Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa Sekolah Menengah Pertama Terbuka Sekolah Bertaraf Internasional vi

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... v DAFTAR SINGKATAN... vi DAFTAR ISI... vii DAFTAR KOTAK DAN TABEL... viii DAFTAR FORMAT LEMBAR KERJA... ix DAFTAR GAMBAR... x A. Pendahuluan... 1 B. Tujuan... 3 C. Hasil Yang Diharapkan... 4 D. Strategi Pelaksanaan... 5 E. Strategi dan Pendekatan Pelatihan... 6 F. Pengelolaan Pelatihan... 7 G. Alat, Bahan, Pengaturan Ruangan, dan Persiapan Pelatihan... 8 H. Jadwal Yang Disarankan... 9 I. Unit 1 Pendahuluan... 11 1A. Pemahaman Disain Monev... 12 1B. Pengembangan Pendahuluan Monev... 15 1C. Pengembangan Intervention Logic Monev... 21 J. Unit 2 Langkah Perumusan Awal Disain... 25 2A. Perumusan Tujuan dan Manfaat Monev... 26 2B. Pengembangan Rencana Waktu dan Tahapan Pelaksanaan Monev... 31 K. Unit 3 Struktur dan Diagram Sistem... 34 3A. Pengembangan Struktur Organisasi Pelaksana Monev... 35 3B. Pengembangan Diagram Sistem Pelaksanaan Monev... 38 L. Unit 4 Metode Pelaksanaan Monev... 41 4A. Pengembangan Indikator, Alat Ukur, dan Kriteria Keberhasilan... 42 4B. Pengembangan Logframe... 49 4C. Pengembangan Teknik Sampling... 53 4D. Pengembangan Teknik Pengumpulan Data... 61 4E. Pengembangan Teknik Pengolaan Data... 70 4F. Pengembangan Diagram Uji Hasil dan Alur Kerja Program... 75 M. Unit 5 Pengembangan Pelaporan dan Desiminasi... 79 LAMPIRAN... 83 vii

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia DAFTAR KOTAK DAN TABEL Kotak 1 Pengertian Monitoring... 18 Kotak 2 Pengertian Evaluasi... 18 Kotak 3 Apa dan Mengapa BOSDA... 20 Kotak 4 Intervention Logic BOSDA... 24 Kotak 5 Tujuan Pelaksanaan M&E BOSDA... 29 Kotak 6 Manfaat Pelaksanaan M&E BOSDA... 30 Kotak 7 Waktu dan Tahapan Pelaksanaan M&E BOSDA... 33 Kotak 8 Struktur Organisasi Pelaksana Program M&E BOSDA... 37 Kotak 9 Diagram Sistem Pelaksanaan M&E BOSDA... 40 Kotak 10 Indikator Keluaran BOSDA... 45 Kotak 11 Indikator Hasil BOSDA... 45 Kotak 12 Indikator, Indikator Pencapaian, Definisi, Metoda, dan Kriteria Keberhasilan BOSDA... 46 Kotak 13 Kerangka Kerja Logis Program BOSDA... 51 Kotak 14 Contoh Purposive Random Sampling Pada Program BOSDA... 56 Kotak 15 Contoh Quota Random Sampling Pada Program BOSDA... 57 Kotak 16 Contoh Snow Ball Random Sampling Pada Program BOSDA... 57 Kotak 17 Contoh Cluster Random Sampling Pada Program BOSDA... 58 Kotak 18 Contoh Sistematis Random Sampling Pada Program BOSDA... 59 Kotak 19 Contoh Simple Random Sampling Pada Program BOSDA... 60 Kotak 20 Analisis Data Instrumen Pengamatan Langsung Program BOSDA... 67 Kotak 21 Analisis Data Instrumen Angket Program BOSDA... 68 Kotak 22 Analisis Data Kuantitatif Program BOSDA... 72 Kotak 23 Analisis Data Kualitatif Program BOSDA... 73 Kotak 24A Diagram Uji Hasil 1 BOSDA... 77 Kotak 24B Diagram Uji Hasil 2 BOSDA... 78 Kotak 25 Diagram Alur Kerja M&E Program BOSDA... 79 Tabel 1 Model Intervention Logic... 23 viii

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi DAFTAR FORMAT LEMBAR KERJA Format 1.1 Pemahaman Langkah Pembuatan Disain Monev... 13 Format 1.2 Pengembangan Pembuatan Pendahuluan... 17 Format 1.3 Pengembangan Intervention Logic... 22 Format 2.1 Perumusan Tujan dan Manfaat Monev... 27 Format 2.2 Rencana Waktu dan Tahapan Pelaksanaan... 32 Format 3.1 Individu, Organisasi, dan Lembaga Terkait... 36 Format 3.2 Alur Sistem Pelaksanaan... 39 Format 4.1 Indikator dan Alat Ukur... 44 Format 4.2 Kriteria Keberhasilan... 44 Format 4.3 Pengembangan Indikator, Alat ukur, dan Kriteria Keberhasilan... 44 Format 4.4 Pengembangan Logframe... 50 Format 4.5 Kelemahan dan Kelebihan Teknik Sampling... 54 Format 4.6 Teknik Pengumpulan Data... 62 Format 4.7 Analisis Data Kuantitatif... 71 Format 4.8 Analisis Data Kualitatif... 71 Format 4.9 Uji Hasil... 76 Format 4.9A Alur Kerja... 76 Format 5 Pelaporan... 81 ix

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Langkah Kegiatan Pemahaman Disain Monev... 13 Gambar 1.2 Langkah Kegiatan Pengembangan Pendahuluan Monev... 16 Gambar 1.3 Langkah Kegiatan Pengembangan Intervention Logic... 22 Gambar 2.1 Langkah Kegiatan Perumusan Tujuan dan Manfaat Monev... 27 Gambar 2.2 Langkah Kegiatan Rencana Waktu dan Tahapan Pelaksanaan Monev... 32 Gambar 3.1 Langkah Kegiatan Pengembangan Struktur Organisasi Pelaksana Monev... 36 Gambar 3.2 Langkah Kegiatan Pengembangan Diagram Sistem Pelaksanaan Monev... 39 Gambar 4.1 Langkah Kegiatan Pengembangan Indikator, Alat Ukur dan Kriteria Keberhasilan... 43 Gambar 4.2 Langkah Kegiatan Pengembangan Logframe... 50 Gambar 4.3 Langkah Kegiatan Pengembangan Teknik Sampling... 54 Gambar 4.4 Pendekatan Probability dan Non-Probability... 55 Gambar 4.5 Langkah Kegiatan Pengembangan Teknik Pengumpulan Data... 62 Gambar 4.6 Langkah Kegiatan Pengembangan Teknik Pengolahan Data... 71 Gambar 4.7 Langkah Kegiatan Pengembangan Diagram Uji Hasil dan Alur Kerja Program... 76 Gambar 4.8 Langkah Kegiatan Pengembangan Pelaporan dan Diseminasi... 81 x

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi APendahuluan Modul Pelatihan Modul pelatihan ini disiapkan untuk mengarusutamakan praktik-praktik yang baik dalam membuat disain Monev dari pendahuluan hingga pelaporan dan diseminasi. Tujuan pelatihan teknik monitoring dan evaluasi (monev) ini adalah memberi pemahaman tentang langkah-langkah persiapan, perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan hasil evaluasi program. Hasil monev merupakan informasi berharga yang dapat dijadikan pedoman bagi pimpinan untuk mengambil keputusan pengembangan organisasi yang dipimpinnya. Suatu organisasi haruslah dikelola secara profesional. Pengelolaan organisasi dimulai dari sistem perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program sesuai visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan. Namun demikian dalam kenyataannya, dewasa ini masih banyak keputusan-keputusan dalam penyusunan perencanaan organisasi yang diambil tidak berdasarkan informasi yang akurat. Modul pelatihan ini membahas tentang teknik merancang, menyiapkan, melaksanakan dan melaporkan seluruh kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap disain Monev yang nantinya akan dibuat oleh peserta didik berdasarkan program yang masing-masing dibawa oleh peserta didik. Oleh karena itu sebelum seseorang melakukan monev, maka terlebih dahulu mereka memiliki pemahaman, keterampilan, dan kemampuan melaksanakan tugas sebagai evaluator pelaksanaan program. Di sisnilah diperlukan kemampuan menyusun instrumen, mengumpulkan data, menganalisis data hingga menginterpretasihan hasil analisis dan menyusun kesimpulan hasil analisis. Hasil analisis data monev ini menjadi informasi yang berharga bagi pengambilan keputusan perencanaan program di masa mendatang. Usaha pencapaian tujuan program dalam sebuah organisasi harus selalu diupayakan oleh pihak manajemen. Upaya tersebut dimulai dari menyusun rencana stategis jangka panjang 5 tahunan yang memuat penetapan visi, misi dan tujuan organisasi. Visi, misi dan tujuan strategis organisasi merupakan komitmen bersama seluruh warga di dalam organisasi untuk mewujudkannya. Rencana strategis selanjutnya dijabarkan dalam rencana operasional satu tahunan yaitu dengan menjabarkan Visi, misi dan tujuan menjadi sasaran jangka pendek dan program-program kegiatan. 1

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Berbagai program yang telah dan akan dilaksanakan memerlukan peningkatan kinerja pimpinan dan staf organisasi baik dalam sistem perencanaan, pelaksanaan maupun evaluasinya. Keberhasilan suatu program dapat dilihat dari kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaannya, terukur atau akuntabel hasilnya, serta ada keberlanjutan aktivitas yang merupakan dampak dari program itu sendiri. Melalui kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) maka keberhasilan, dampak dan kendala pelaksanaan suatu program dapat diketahui. Ditinjau dari aspek pelaksanaan, monev memerlukan keterampilan petugas. Petugas adalah seorang evaluator yang terampil untuk mengumpulkan berbagai data yang sesuai dengan tujuan monitoring dan evaluasi. Selain itu, kejujuran, keuletan, dan penguasaan pengetahuan tentang monitoring dan evaluasi menjadi tututan kualifikasi petugas. Bila ditinjau dari aspek sistim monitoring dan evaluasi, maka staf yang terlibat dalam kegiatan ini harus mampu merencanakan, menyiapkan, melaksanakan dan melaporkan seluruh kegiatan monitoring dan evaluasi. Monev yang dilakukan oleh petugas yang profesional dan didukung dengan instrumen yang baku akan dapat diperoleh data obyektif. Data obyektif yang dianalisis dengan teknik yang tepat akan didapatkan informasi yang terpercaya untuk dasar pengambilan keputusan manajemen. Sehingga keputusan yang diambil tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Model pelatihan ini memuat berbagai hal tentang pengetahuan monev, perencanaan dan persiapan, serta pelaporan. Ruang lingkup dan sistimatika pembahasan ini dimulai dari pertama, pendahuluan yaitu latar belakang, tujuan dan manfaat. Kedua, membicarakan tentang pengetahuan monev yang membahas dari hakekat, prinsip, dan model-model monev. Ketuga, memandu bagaimana merencanakan kegiatan monev, yaitu membahas desain, ruang lingkup, penentuan model, instrumen, analisis data, sampai dengan membuat kesimpulan dan rekomendasi. Sedangkan keempat, membahas bagaimana membuat pelaporan dan desiminasi dari suatu kegiatan monev. 2

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi BTujuan Program pengembangan disain Monev bertujuan untuk: Mengarusutamakan praktik-praktik yang baik dalam pembuatan disain Monev Mengembangkan kemampuan Tim Monev dalam melakukan Monev Mengembangkan peran serta masyarakat dalam membantu pelaksanaan Monev 3

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia CHasil yang Diharapkan Dalam jangka pendek, hasil-hasil yang diharapkan meliputi: Adanya peningkatan pemahaman semua individu khususnya Tim Monev yang terlibat dalam kegiatan Monev Adanya peningkatan kinerja Tim Monev dalam melakukan tugasnya Hasil-hasil jangka panjang yang diharapkan meliputi kedua aspek berikut: Secara umum adanya peningkatan pemahaman Tim Monev dalam membuat disain Monev yang baik sehingga mengakibatkan meningkatnya kinerja Tim Monev dalam melakukan monitoring dan evaluasi pada sebuah program nantinya. Macam-macam disain Monev yang telah diujicobakan ini ditiru dan disebarluaskan ke daerahdaerah lain, baik oleh Pemerintah maupun LSM. 4

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi DStrategi Pelaksanaan Keterlibatan Seluruh Unsur Semua unsur yang terlibat dalam Monev akan mendapat pelatihan yang sama, walaupun kadar kedalaman pembahasannya akan disesuaikan menurut langkah disain yang akan dibuat. Unsurunsur tersebut adalah semua individu yang terlibat dalam kegiatan monitoring dan individu di semua jenjang pekerjaan. Dalam pelaksanaan pelatihan, para peserta yang terdiri dari berbagai pihak ini akan dijadikan dalam satu kelompok sehingga akan ada pengertian dan pemahaman di antara mereka. Mereka semua akan mendapat pelatihan yang sama dengan kadar bahasa sesuai tingkat disain yang akan dibuat peserta. Sehingga setiap kelompok akan lebih memahami cara pembuatan disain Monev yang baik. 5

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia EStrategi dan Pendekatan Pelatihan Strategi dan pendekatan utama yang digunakan di dalam pelatihan ini adalah sebagai berikut: Metode partisipatif (PAKEM) yaitu metode yang mengikutsertakan secara penuh pihak yang dilatih dalam proses pelatihan, bukan metode ceramah yang hanya menstransfer ilmu pengetahuan saja. Para peserta latihan banyak terlibat dalam pelatihan dan pengambilan simpulan sendiri. Peran pelatih sebagai fasilitator dan bukan sebagai penceramah. Pelatih tidak akan memberikan bahan pelatihan secara lengkap dalam satu sesi, tetapi hanya akan memberikan point-point penting saja yang akan menjadi bahan diskusi oleh para peserta. Pealtih/fasilitator bertindak sebagai penengah. Pelatih dapat memberikan pendapatnya di akhir sesi. Diskusi serta curahan ide-ide gagasan antar para peserta ditampung oleh fasilitator. Fasilitator akan merangkum simpulan hasil diskusi ditambah dengan point-point dari fasilitator agar lebih melengkapi. Ini dilakukan atas dasar kesepakatan bersama dan berpedoman dari apa yang telah dikembangkan dalam diskusi bersama sebelumnya. 6

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi FPengelolaan Pelatihan Paket pelatihan ini terdiri dari 5 unit yang akan digunakan dalam pelatihan pengembangan disain Monev. Unit-unit pelatihan adalah sebagai berikut. Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Pendahuluan 1A. Pemahaman disain Monev 1B. Pengembangan pendahuluan disain Monev 1C. Pengembangan Intervention Logic disain Monev Langkah perumusan awal disain 2A. Pengembangan tujuan dan manfaat Monev 2B. Pengembangkn rencana waktu dan tahapan pelaksanaan Monev Struktur dan diagram sistem 3A. Pengembangan struktur organisasi pelaksana Monev 3B. Pengembangan diagram sistem pelaksanaan Monev Metode pelaksanaan Monev 4A. Pengembangan indikator, alat ukur, dan kriteria keberhasilan 4B. Pengembangan logframe disain Monev 4C. Pengembangan teknik sampling 4D. Pengembangan teknik pengumpulan data 4E. Pengembangan teknik pengolaan data 4F. Pengembangan diagram uji hasil dan alur kerja program Unit 5 Pelaporan dan diseminasi 7

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia GAlat, Bahan, Pengaturan Ruang dan Persiapan Pelatihan Alat dan bahan yang diperlukan selama pelatihan adalah: White board untuk memaparkan atau menulis ide-ide peserta yang akan didiskusikan bersama Kertas buram untuk menuliskan ide-ide peserta khususnya dalam diskusi kelompok Spidol berwarna Kertas plano untuk menuliskan ide-ide peserta yang akan dipaparkan LCD dan Laptop Tayangan dalam bentuk transparasi atau power point, dan/atau Bahan bacaan Internet jika diperlukan Alat dan bahan yang diperlukan untuk setiap kegiatan secara rinci dicantumkan di dalam masingmasing unit. Fasilitator juga perlu memperhatikan pengaturan ruangan yang meliputi : Pengaturan tempat duduk peserta. Pengaturan tempat duduk peserta disesuaikan menurut model pengelompokan. Tiap kelompok terdiri dari 4-10 orang tergantung materi dan tugas kepada peserta. Pengaturan ruang atau dinding yang akan dijadikan tennpat pemajangan hasil diskusi peserta. Tempat pemajangan harus memungkinkan semua peserta dapat mengamati dan belajar Pengaturan LCD dan Laptop harus ditempat di mana semua peserta dapat melihat dengan jelas. Ruang pelatihan harus memiliki pencahayaan dan ventilasi yang baik Peserta diminta untuk tidak merokok di dalam ruang pelatihan Sound system hendaknya di letaan di tempat yang dapat di dengar oleh semua peserta. 8

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi HJadwal yang Disarankan Sebelum pelatihan, para fasilitator harus bertemu untuk menyiapkan alat dan bahan serta mempelajari kembali langkah-langkah pelatihan. Dalam pertemuan fasilitator disarankan melakukan simulasi pelatihan sehingga pertemuan mungkin dilaksanakan lebih dari satu kali. Jadwal yang disarankan untuk pelatihan membuat disain Monev adalah sebagai berikut; Waktu Bahan Kegiatan Hari 1 PEMBUKAAN 07.30-07.45 Penjelasan tentang program pelatihan disain Monev 07.45-08.00 Penjelasan Kontrak Pelatihan Pendahuluan 08.00 08.45 1A. Pemahaman Disain Monev 08.45 09.00 Istirahat Unit 1 09.00 10.30 1B. Pengembangan pendahuluan disain Monev 10.30 12.00 1C. Pengembangan Intervention Logic 12.00 13.00 istirahat Langkah perumusan awal 13.00 14.00 Unit 2 2A. Perumusan Tujuan dan Manfaat Monev 14.00 15.30 2B. Pengembangan rencana waktu dan tahapan pelaksanaan Monev 15.30 17.00 Unit 3 Struktur dan diagram sistem 3A. Pengembangan struktur organisasi pelaksana Monev 9

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Waktu Bahan Kegiatan Hari 2 07.30 09.00 3B. Pengembangan diagram system pelaksanaan Monev Unit 3 09.00 09.15 Istirahat Metode pelaksanaan Monev 09.15 11.45 4A. Pengembangan indikator, alat ukur, dan kriteria keberhasilan 11.45 13.00 Unit 4 Istirahat 13.00 15.00 4B. Pengembangan Logframe Monev 15.00 17.00 4C. Pengembangan teknik sampling Hari 3 07.30 09.30 4D. pengembangan teknik pengumpulan data 09.30 09.45 Istirahat 09.45 12.00 Unit 4 4E. Pengembangan teknik pengolaan data 12.00 13.00 Istirahat 13.00 15.00 4F. Pengembangan diagram uji hasil dan alur kerja program 15.00 16.00 Pengembangan Pelaporan dan diseminasi Unit 5 16.00 17.00 Penutupan 10

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi IUnit 1 Pendahuluan 11

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Pemahaman Disain Monev Waktu : 45 menit PENGANTAR Monitoring dan Evaluasi (M&E) merupakan dua kegiatan terpadu dalam rangka pengendalian suatu program. Meskipun merupakan satu kesatuan kegiatan, Monitoring dan Evaluasi mempunyai fokus yang agak berbeda satu sama lain. Pada pembahasan tentang pemahaman disain Monev ini, fasilitator mendorong kepada peserta untuk dapat memahami langkah-langkah dalam pembuatan disain monev dari pendahuluan hingga ke pelaporan dan diseminasi. TUJUAN Setelah mengikuti program pelatihan, para peserta diharapkan mampu: Memahami langkah-langkah pembuatan desain Monev BAHAN DAN ALAT 1. Tayangan tentang urutan dalam pembuatan disain Monev 2. Lembar kerja peserta Format 1.1 3. ATK : Kertas Plano, Spidol berwarna LANGKAH KEGIATAN 1. Pengantar Singkat oleh Fasilitator (5 menit) Fasilitator memberikan pengantar singkat urutan atau tahap dalam pembuatan disain Monev yang benar dan menghimbau kepada peserta untuk memahami maksud dan tujuan Monev itu sendiri 2. Diskusi Kelompok Tentang Merumuskan Pendahuluan (30 menit) a. Fasilitator membagi peserta ke dalam kelompok dengan tiap kelompok beranggotakan 2 orang, dan meminta peserta dalam kelompok untuk mendiskusikan dan memahami urutan dalam pembuatan disain Monev b. Fasilitator memantau jalannya diskusi kelompok. 3. Berbagi hasil diskusi (15 menit) Fasilitator menunjuk salah satu dari kelompok peserta untuk berdiri membacakan hasil diskusinya dan meminta kelompok lain untuk menanggapi ataupun memberikan saran. 12

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi Gambar 1.1 : Langkah Kegiatan Pemahaman Disain Monev 5 menit 30 menit 10 menit Pengantar Singkat oleh fasilitator 1 Diskusi kelompok tentang urutan dalam pembuatan disain Monev 2 Berbagi hasil diskusi 3 Format 1.1 : Pemahaman Langkah pembuatan disain Monev Urutan Langkah Kerja Definisi/Penjelasan Pendahuluan BAHAN BACAAN UNTUK FASILITATOR DAN PESERTA Monitoring dan Evaluasi (M&E) merupakan dua kegiatan terpadu dalam rangka pengendalian suatu program. Meskipun merupakan satu kesatuan kegiatan, Monitoring dan Evaluasi mempunyai fokus yang agak berbeda satu sama lain. Namun yang terpenting dengan sistem M&E adalah bagaimana pelaksana program dapat memperoleh data/informasi secara akurat dan tepat waktu serta menggunakannya untuk perbaikan pelaksanaan program. Tersedianya informasi M&E kurang bermanfaat bilamana tidak diterjemahkan dalam bentuk tindakan nyata atau dipakai dalam pengambilan keputusan terkait dengan perbaikan pelaksanaan program. Di sisi lain tersedianya informasi M&E yang tidak akurat dapat menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan (false-alarm). Oleh karena itu sistem M&E harus dirancang sedemikan rupa sehingga memungkinkan tersedianya data/informasi M&E yang akurat dan tepat waktu. 13

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Adapun tahapan dalam pembuatan disain atau rancangan M&E dimulai dari membuat pendahuluan yaitu yang berisi latar belakang mengapa harus dilaksanakan M&E. Selanjutnya menentukan dasar hukum yang menjadi acuan sesuai dengan program yang akan di Monev. Selanjutnya menjelaskan pengertian M&E untuk memperkuat penjelasan M&E itu sendiri. Tahap selanjutnya adalah membuat prinsip dasar M&E yang disesuaikan dengan kebutuhan program yang akan dimonitoring dan dievaluasi dilanjutkan dengan menentukan program yang akan dimonitoring dan dievaluasi. Setelah selesai, selanjutnya pada tahap merumuskan tujuan, manfaat M&E, rencana kerja M&E, tempat pelaksanaan M&E, pelaksana M&E, sistem pelaksanaan M&E, metode pelaksanaan M&E, dan pelaporan serta diseminasi M&E disesuaikan dengan program yang telah ditentukan untuk dilaksanakannya system M&E tersebut. 14

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi Pengembangan Pendahuluan Monev Waktu : 2 jam PENGANTAR PP No.39/2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan menuntut adanya sebuah sistem yang mengawasi dalam setiap pelaksanaan program. Sebelum program dijalankan pastilah ada dasar atau disain yang dibuat sebagai patokan dalam menjalankan. Dari pendahuluan hingga metode yang digunakan. Pendahuluan adalah hal utama yang menjadi pondasi dalam menyusun disain suatu program. Pada pembahasan tentang pengembangan pendahuluan ini, fasilitator mendorong kepada peserta untuk dapat menemukan permasalahan dan mengembangkannya menjadi latar belakang pada pokok bahasan ini. TUJUAN Setelah mengikuti program pelatihan, para peserta diharapkan mampu: Mengembangkan pendahuluan disain Monev BAHAN DAN ALAT 1. Tayangan tentang langkah pembuatan pendahuluan 2. Lembar kerja peserta Format 1.2 3. Contoh Program yang dibawa peserta pelatihan 4. ATK : Kertas Plano, Spidol berwarna, 15

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia LANGKAH KEGIATAN 1. Pengantar Singkat oleh Fasilitator (10 menit) Fasilitator memberikan pengantar singkat tentang rencana kegiatan dan kompetensi yang diharapkan setelah mengikuti kegiatan. 2. Diskusi Kelompok Tentang Merumuskan Pendahuluan (45 menit) a. Fasilitator membagi peserta ke dalam kelompok dengan tiap kelompok beranggotakan 4 orang. Tiap kelompok mendiskusikan tentang apa saja yang terdapat dalam pendahuluan kemudian merumuskannya seperti latar belakang, dasar hukum, pentingannya Monev, dll. b. Fasilitator membantu diskusi kelompok dan menjawab pertanyaan dari peserta bila ada yang bertanya. 3. Tayangan tentang runtuhnya jembatan megah kutai kartanegara (5 menit) Fasilitator menayangkan tentang runtuhnya jembatan megah kutai kartanegara sebagai penguatan pada pendahuluan dan contoh suatu program tanpa adanya sistem Monev yang baik. 4. Berbagi hasil diskusi (15 menit) Dua orang dari perwakilan kelompok mengunjungi kelompok lain untuk mendapatkan informasi kerja kelompok tersebut dan mengomentari hasil kerja kelompok yang dikunjungi, sedangkan dua orang yang tinggal, memaparkan hasil kelompoknya kepada pengunjung yang datang dan menjawab semua pertanyaan yang di sampaikan oleh pengunjung. Fasilitator mengamati jalannya diskusi agar dapat memberikan masukan. 5. Membuat Pendahuluan sesuai program yang dibawa peserta pelatihan (40 menit) Setelah peserta berdiskusi dan berbagi diskusi, fasilitator meminta peserta untuk membuat pendahuluan secara individu di kertas yang telah disediakan oleh fasilitator sesuai dengan program yang dibawa peserta pelatihan per Kabupaten/Kota. Gambar 1.2 : Langkah Kegiatan Pengembangan Pendahuluan Monev 10 menit 45 menit 5 menit Pengantar Singkat oleh fasilitator 1 Diskusi kelompok tentang merumuskan pendahuluan 2 Tayangan tentang runtuhnya jembatan megah kutai kartanegara 3 Membuat pendahuluan 5 Berbagi hasil diskusi 4 40 menit 20 menit 16

Modul Pelatihan Pengembangan Disain Monitoring dan Evaluasi Format 1.2 : Pengembangan Pembuatan Pendahuluan Format 1.2 : Pengembangan Pembuatan Pendahuluan Pendahuluan Pendahuluan Dasar hukum Pengertian M&E Prinsip Dasar M&E Contoh program yang akan di Monitoring dan Evaluasi Definisi/Penjelasan BAHAN BACAAN UNTUK FASILITATOR DAN PESERTA Runtuhnya jembatan megah di Kutai Kartanegara membuat banyak pertanyaan bagi masyarakat. Pertanyaan yang muncul diantaranya, apakah disainnya yang salah? Apakah pelaksanaan pembangunannya yang tidak sesuai disain?. Apakah saat pemeliharaan tidak memperhatikan struktur bangunan? Semua ini merupakan jenis-jenis pertanyaan yang merupakan bagian dari Monitoring dan Evaluasi (M&E). Banyak daerah yang tidak menganggap betapa pentingnya melakukan M&E dalam suatu program. Bahkan ada program yang tidak pernah di monitor dan di evaluasi sama sekali. Akibatnya, berbagai kesalahan dalam implementasi program dapat berulang setiap tahun tanpa ada upaya perbaikan. Suatu program tanpa M&E sangat rentan dengan bahaya, karena: a) penilaian kinerja pembangunan dan pengambilan keputusan terbatas pada ketersediaan informasi parsial; b) tidak sejalan dengan prinsip pengelolaan program yang baik manajemen berbasis kinerja; c) lemahnya mekanisme checks and balance; dan e) bertentangan dengan semangat akuntabilitas dan transparansi sebagaimana disebutkan dalam good governance. Untuk itu, setiap perencanaan program pembangunan sebaiknya juga disertai dengan rencana M&E nya. Mengingat pentingnya kebutuhaan akan hal ini, maka diperlukan suatu panduan sistem perencanaan M&E sebuah program di level kabupaten-kota, sehingga pelaksanaannya sesuai harapan. Dasar Hukum Pelaksanaan M&E diatur dalam berbagai ketentuan mengikat diantaranya, a) Inpres No. 7 Tahun 1999 tentang Laporan Akuntabilitas Kinerja b) UU No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN) c) PP No.8/2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah d) PP No.39/2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan e) PP No.7/2008 tentang Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan Pasal 31 ayat 4c dan Pasal 61 ayat 6 f ) Perda kabupaten Bumi Lemoung No. 1 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Manajemen Keuangan daerah 17

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Pengertian M&E Kegiatan monitoring lebih terfokus pada pengawasan kegiatan yang sedang dilaksanakan. Monitoring dilakukan dengan cara memperoleh informasi secara regular berdasarkan indikator tertentu, untuk mengetahui apakah kegiatan yang sedang berlangsung sesuai dengan rencana dan prosedur yang telah disepakati. Indikator monitoring mencakup esensi aktivitas dan target yang ditetapkan pada awal perencanaan program. Apabila monitoring ini dilakukan dengan baik akan bermanfaat dalam menjaga proses pelaksanaan kegiatan tetap pada jalurnya (sesuai pedoman dan perencanaan program), dan memberikan informasi kepada pengelola program bilamana terjadi hambatan dan penyimpangan, serta sebagai masukan dalam melakukan evaluasi. KOTAK 1 : Pengertian Monitoring Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk pen-sempurnaan program/proyek itu selanjutnya Evaluasi lebih tertuju pada kajian terhadap hasil suatu program. Evaluasi dilakukan secara periodik merupakan suatu proses yang sistematis dalam mengumpulkan, meng-analisis, dan menafsirkan data untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksana-an suatu program, serta untuk mengetahui komponen program mana yang berhasil dan mana yang tidak berhasil. Hal ini dapat dipakai sebagai bahan koreksi untuk perbaikan ataupun pengambilan keputusan dalam menentukan arah kebijakan program mendatang. Evaluasi dapat dilakukan secara formative (dilakukan selagi program masih berjalan) dengan tujuan untuk memperbaiki strategi pelaksanaan program, ataupun secara summative yang dilakukan setelah program selesai sebagai bahan pembelajaran bagi pelaksanaan program sejenis dimasa mendatang. KOTAK 2 : Pengertian Evaluasi Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/ proyek. 18