PROPOSAL PROGRAM APLIKASI KOMPUTER SISTEM PERJALANAN DINAS LATAR BELAKANG Dalam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan maka pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara profesional, transparan dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam undang-undang. Dengan mengacu kepada PMK No. 45/PMK.5/211, tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap, yang mana telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan yang terbaru yaitu PMK No. 113/PMK.5/212, serta PMK No. 37/PMK.2/212, tentang standar Biaya Tahun 212 sebagai Acuan Perhitungannya maka dibuat suatu aplikasi Sistem Perjalanan Dinas Pemerintah yang merupakan program aplikasi komputer untuk mendukung dan mempermudah satuan kerja dalam melakukan pencatatan serta pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan perjalanan dinas. Titik sentral aplikasi perjalanan dinas ini adalah pengawasan perjalanan dinas yang dilakukan oleh para pejabat atau pegawai sehingga tidak terjadi lagi perjalanan dinas yang tumpang tindih pada satuan kerja. Aplikasi Perjalanan Dinas Pemerintah ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Base Programming.
TUJUAN Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi perjalanan dinas pemerintah adalah untuk mempermudah pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada Instansi / Satuan Kerja yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pembuatan Surat Tugas lebih teratur 2. Akurasi Data Perjalanan. 3. Administrasi data lebih informatif. Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas ini maka untuk pembuatan surat tugas untuk keperluan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai ataupun pejabat menjadi lebih teratur dan tertib sehingga diharapkan tidak terjadi lagi penomoran surat tugas yang sama untuk tiap perjalanan. Akurasi data perjalanan di sini dimaksudkan adalah setiap pegawai atau pejabat yang melakukan perjalanan tidak mungkin lagi dibuatkan surat tugas atau melakukan perjalanan pada hari yang sudah ditetapkan pada surat tugas sehingga harus menunggu sampai perjalanan sebelumnya selesai, sehingga tidak dimungkinkan seseorang melaksanakan perjalanan ke dua tempat yang berbeda pada hari yang sama. Dengan menggunakan program Aplikasi perjalanan dinas maka diharapkan dengan output yang dihasilkan dari aplikasi maka administrasi data yang dilihat lebih informatif karena menggambarkan beberapa uraian-uraian yang diperlukan oleh pengguna maupun pemakai data. 4. Keseragaman dalam Bentuk. Melalui program aplikasi perjalanan dinas ini dipastikan bahwa bentukbentuk laporan atau output yang akan dipergunakan oleh satuan kerja dalam pengadministrasian semua kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh para pegawai maupun pejabat pada instansi tersebut menjadi lebih seragam. 5. Rekonsiliasi data lebih mudah. Penggunaan program Aplikasi perjalanan dinas ditujukan juga untuk mempermudah pada saat rekonsiliasi, dengan hasil laporan yang selalu up to date dan otomatis atas data-data perjalanan yang dilaksanakan oleh pegawai maupun pejabat yang ada pada satuan kerja tersebut.hingga data kebenaran data akan selalu terpelihara. 6. Monitoring Data Perjalanan Dinas Dengan penggunaan aplikasi perjalanan dinas ini maka dipastikan untuk kegiatan monitoring atas kegiatan perjalanan ataupun orang yang melaksanakan perjalanan dapat di monitor setiap saat sesuai keinginan yang diharapkan oleh pengguna. 7. Meningkatkan kinerja instansi. Penggunaan program aplikasi perjalanan dimas ini juga a ditujukan untuk meningkatkan kinerja instansi karena proses pengelolaan kegiatan perjalanan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan mendukung
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis kinerja (performance budgeting system). Dengan adanya standardisasi pada kegiatan perjalan dinas maka pengawasan terhadap kinerja dan pemeriksaan atas dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi aplikasi ini dilengkapi dengan sistem back up dan restore data yang akan meningkatkan kinerja melalui pendelegasian wewenang beberapa pekerjaan terkait dengan perjalanan dinas kepada instansi vertikal di bawahnya dengan tetap mengawasi berdasarkan data masukan yang dikirimkan mereka.
SEKILAS PROGRAM APLIKASI PERJADIN Program aplikasi Perjalanan Dinas merupakan aplikasi yang berflatform web atau yang biasa dikenal dengan Web Base Application ini dibuat dengan menggunakan bahasa program PHP dengan database menggunakan My SQL sebagai database dan supporting program menggunakan Dream Weaver dan Database Administrator menggunakan Sql Yog Enterprises dengan OS Windows sehingga lebih mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly). Proses yang harus dilakukan dalam program aplikasi perjalanan dinas ini yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan perjalanan dinas adalah sebagai berikut : 1. Entry data pagu anggaran. Data pagu anggaran perjalanan dians harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum data yang lain karena data pagu anggaran akan menjadi dasar pembebanan setiap transaksi kegiatan perjalanan dinas. Pagu anggaran ini dapat diprose melalui data dari rkakl. 2. Entry data perjalanan. Data transaksi perjalanan untuk setiap orang yang melakukan perjalanan harus di input, sehingga ini dapat menjadi dasar untuk aplikasi untuk melakukan penomoran maupun penguncian nama pegawai yang melakukan perjalanan sehingga orang tersebut selesai. 3. Pencetakan SPD. Setelah entry data bukti transaksi maka dilakukan pencetakan SPD, sebelum mencetak SPD maka perlu melengkapi beberapa data yang berkaitan dengan SPD tersebut. 6. Pencetakan Output / Laporan. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Perjalanan Dinas dapat berupa daftar nominatif, kuitansi, daftar pengeluaran riil, spd rampung dan bentuk monitoring untuk orang yang melakukan perjalanan
PEMAKAI Beberapa pihak yang berkepentingan dan kemungkinan akan sangat terbantu dengan adanya program aplikasi PERJADIN antara lain : 1. Internal : Bendahara Pengeluaran 2. Eksternal : Pemakai laporan 3. Eksternal : Pemeriksa Fungsional 4. Eksternal : KPPN Program ini akan sangat membantu tugas Bendahara Pengeluaran dan staffnya pada masing-masing instansi pengguna karena akan terbentuk standardisasi kerja dalam hal pengelolaan keuangan serta memudahkan pendelegasian wewenang pada instansi vertikal tanpa harus mengurangi pengawasan. Pemakai laporan ini dapat berupa atasan langsung bendahara ataupun pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan laporan bendahara untuk menentukan kebijakan pada masa yang akan datang atas keuangan suatu instansi. Pemeriksa Fungsional dapat berupa Inspektorat Jenderal, BPKP maupun BPK yang akan sangat terbantu dengan adanya suatu program aplikasi yang menghasilkan data keuangan yang akurat dan lengkap. KPPN sangat berkepentingan dengan pembukuan bendahara terutama pada akhir tahun anggaran yang mengharuskan adanya rekonsiliasi data antara departemen dengan KPPN, dengan adanya data yang akurat dan up to date tentunya rekonsiliasi akan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan baik.
OUTPUT APLIKASI Beberapa output aplikasi Perjalanan Dinas antara lain : Surat Tugas Surat Perjalanan Dinas Kuitansi Daftar Nominatif Daftar Pengeluaran Riil Daftar Monitoring
PENGGUNA APLIKASI Beberapa Instansi Pemerintah yang telah menggunakan Aplikasi Perjalanan Dinas ini antara lain : 1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah 2. Kementerian Agama Sekretariat Jenderal / Direktorat Ortala 3. Unit Kerja Presiden untuk Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan 4. Badan Nasional Pengelola Perbatasan Sekretariat Badan Nasional Pengelola Perbatasan 5. Kementerian Perdagangan Direktorat Metrologi, Bandung 6. Kementerian Dalam Negeri Direktorat Jenderal Kependudukan dan Catatan Sipil
DAFTAR NOMINATIF PERJALANAN DINAS Surat Tugas No ST-1-212 Tanggal 1 Agustus 212 - Nomor : 9/NPD/212 Kode MAK : 1.132.1.4.1.2.A.524111.3.RM Uang Harian Uang Akomodasi Uang Representatif Uang Transport a. Tujuan Perjalanan a. Satuan Sub a. Satuan Sub a. Satuan Sub a. Tiket No Nama Pejabat Yang Melakukan Perjalanan Dinas b. Frekuensi Jumlah b. Frekuensi Jumlah b. Frekuensi Jumlah b. Airport Tax Jumlah Tan da Dinas b. Tgl Perjalanan Dinas c. Taksi/lainnya Biaya Tangan c. Jumlah Hari d. Sewa Kendaraan 3 1 1 2 4 5 = 4a x 4b 6 7 = 6a X 6b 8 9 = 8a x 8b 11 = 5 + 7 + 9 + 1 12 1 Zunaedi a. ACEH 36. 1.8. 34. 68. 2.3. 4.6. NIP 19577151982318 b. 24-9-212. 3 2 3 26-9-212 c. 3 hari 2 Udadi Sumanah a. KAB. MESUJI 38. 2.66. 356. 2.136. 3.4. 8.196. NIP 197213126418 b. 24-9-212. 7 6 7 3-9-212 c. 7 hari 3 Zakaria Ismail, S.P. a. KAB. BADUNG 48. 1.44. 658. 1.316. 3.4. 6.156. NIP 19819627811 b. 24-9-212. 3 2 3 26-9-212 c. 3 hari 4 Wenda Zuretsa Fahriantika a. KOTA SERANG 36. 1.44. 375. 1.125. 2.3. 4.865. NIP 19873628111 b. 24-9-212. 4 3 4 27-9-212 c. 4 hari 5 Yr. Susmadiyanto, SE. a. KAB. K A U R 37. 1.85. 51. 2.4. 3.4. 7.29. NIP 24123 b. 24-9-212. 5 4 5 28-9-212 c. 5 hari Jumlah Seluruhnya 8.47. 7.297. 14.8. 3.567. Setuju Dibayar, Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah Membayar Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan Jakarta Pusat, Bendahara Pengeluaran Pembantu Widodo Prasetyohadi, SE, MM. 195812131978311 Widodo Prasetyohadi, SE, MM. 195812131978311 Widodo Prasetyohadi, SE, MM. 195812131978311
K U I T A N S I Sudah terima dari : DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH Terbilang : Rupiah Untuk Pembayaran : Perjalanan dinas Sdr. Sulistio Mukti Cahyono, S.E. berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas 1/SPPD/212 Tanggal 18 September 212 Untuk perjalanan dinas dari : KOTA JAKARTA PUSAT ke KOTA YOGYAKARTA Jumlah Rp -12.,- PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS NO Perincian Biaya Jumlah Rencana Jumlah Realisasi Keterangan 1 Uang Saku 1.26. 1.26. 2 Uang Hotel 1.56. 1.56. 3 Tiket Pesawat 3.9. 3.78. 4 Airport Tax 8. 8. 5 Taksi/Transport Lokal 14. 14. Jumlah 6.436. 6.316. Telah dibayar sejumlah Rp -12.,- Lunas dibayar Bendahara Pengeluaran Pembantu, KOTA JAKARTA PUSAT, Telah menerima uang sejumlah Rp -12.,- Yang Menerima, Sumiyati, S.E., M.E. NIP 197212242321 Sulistio Mukti Cahyono, S.E. NIP 1978626211212 PERHITUNGAN SPPD RAMPUNG Ditetapkan sejumlah Telah dibayar semula Sisa kurang / lebih Rp Rp Rp 6.316. 6.436. -12. Setuju dibayar Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan, Arifin, SAP NIP 19657131988311
DAFTAR PENGELUARAN RIIL Yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Sulistio Mukti Cahyono, S.E. Unit Kerja : 68296 SETDITJEN DIKMEN Berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Tanggal 18 September 212 Nomor 1/SPPD/212 dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : 1. Biaya transport pegawai dan/atau biaya penginapan dibawah ini yang tidak dapat diperoleh dengan bukti-bukti pengeluaran, meliputi : No. Komponen Uraian Jumlah 1 Uang Hotel - 1.56. 2 Tiket Pesawat - 3.78. 3 Airport Tax - 8. 4 Taksi/Transport Lokal - 14. 2. Jumlah 5.56. Jumlah uang tersebut pada angka 1 diatas benar-benar dikeluarkan untuk pelaksanaan perjalanan dinas dimaksud dan apabila dikemudian hari terdapat kelebihan atas pembayaran, saya bersedia untuk menyetorkan kelebihan tersebut ke Kas Negara. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Mengetahui/Menyetujui Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan, KOTA JAKARTA PUSAT, Pejabat Negara/Pegawai Negeri Yang melakukan perjalanan dinas, Arifin, SAP NIP 19657131988311 Sulistio Mukti Cahyono, S.E. NIP 1978626211212
Lembar ke : Kode No : No SPPD : 1/SPPD/212 SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS 1. Pejabat yang berwenang memberi perintah 19586251985313 - Drs. Mustaghfirin Amin, MBA 2. Nama Pegawai yang diperintahkan N I P 3. a. Pangkat dan golongan ruang gaji menurut PP Nomor 9 Tahun 27 b. Instansi / kantor c. Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas Sulistio Mukti Cahyono, S.E. 1978626211212 III/C - Penata _ Tingkat E 4. Maksud perjalanan dinas - 5. Alat angkut yang digunakan Transportasi Udara 6. a. Tempat berangkat b. Tempat tujuan 7. a. Lamanya perjalanan dinas b. Tanggal berangkat c. Tanggal harus kembali KOTA JAKARTA PUSAT KOTA YOGYAKARTA 3 Hari 19 September 212 21 September 212 8. Nama Pengikut Tanggal Lahir Keterangan 9. Pembebanan Anggaran : a. Instansi b. Mata Anggaran 68296 SETDITJEN DIKMEN 7.29.1.16.4.15.A.524119.1.RM 1. Keterangan lain-lain Dikeluarkan di KOTA JAKARTA PUSAT Tanggal 18 September 212 Drs. Mustaghfirin Amin, MBA 19586251985313
I. Berangkat dari KOTA JAKARTA PUSAT (tempat kedudukan) Ke KOTA YOGYAKARTA Pada tanggal 19 September 212 I I. Tiba di KOTA YOGYAKARTA Pada tanggal 21 September 212 Berangkat dari KOTA YOGYAKARTA (tempat kedudukan) Ke KOTA JAKARTA PUSAT Pada tanggal 21 September 212 I I I. Tiba di KOTA JAKARTA PUSAT Pada tanggal 21 September 212 Berangkat dari (tempat kedudukan) K e Pada tanggal I V. Tiba di Pada tanggal Berangkat dari (tempat kedudukan) K e Pada tanggal V. Tiba di Pada tanggal Berangkat dari (tempat kedudukan) K e Pada tanggal V I. Tiba di Pada tanggal Telah diperiksa dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut atas perintahnya dan semata - mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu sesingkat-singkatn V I I. Catatan Lain-lain Drs. Mustaghfirin Amin, MBA 19586251985313 V I I I. PERHATIAN : Pejabat Yang Berwenang menerbitkan SPPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba, serta Bendaharawan beftanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan keuangan Negara apabila negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian, dan kealpaanny
K U I T A N S I Sudah terima dari : DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH Terbilang : Enam Juta Empat Ratus Tiga Puluh Enam Ribu Rupiah Untuk Pembayaran : Perjalanan dinas Sdr. Sulistio Mukti Cahyono, S.E. berdasarkan Surat Perintah Perjalanan Dinas 1/SPPD/212 Tanggal 18 September 212 Untuk perjalanan dinas dari : KOTA JAKARTA PUSAT ke KOTA YOGYAKARTA Jumlah Rp 6.436.,- PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS NO Perincian Biaya Jumlah Keterangan 1 Uang Saku 1.26. 2 Uang Hotel 1.56. 3 Tiket Pesawat 3.9. 4 Airport Tax 8. 5 Taksi/Transport Lokal 14. Jumlah 6.436. Telah dibayar sejumlah Rp 6.436.,- Bendahara Pengeluaran Pembantu, KOTA JAKARTA PUSAT, Telah menerima jumlah uang sebesar Rp 6.436.,- Yang Menerima, Sumiyati, S.E., M.E. NIP 197212242321 Sulistio Mukti Cahyono, S.E. NIP 1978626211212 PERHITUNGAN SPPD RAMPUNG Ditetapkan sejumlah Telah dibayar semula Sisa kurang / lebih Rp Rp Rp 6.436. 6.436. Setuju dibayar Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan, Arifin, SAP NIP 19657131988311
INFORMASI SOFTWARE APLIKASI: INFORMASI SOFTWARE APLIKASI : website : http://naililaktual.wordpress.com & http://nailil.tokobagus.com Contact : 813262215 *) Harga Rp15..,- DAFTAR HARGA* (dapat berubah ubah sesuai perubahan spesifikasi software) Harga sudah termasuk PPn dan PPh Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Harga dapat ditawar sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan atau sesuai PAGU ANGGARAN Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promosi) aplikasi software kami kepada pihak lain