Panduan Evaluasi Kinerja Personil ROMS dan Fasilitator PROGRAM PAMSIMAS II A. Latar Belakang Program Pamsimas dalam pelaksanaan kegiatannya didukung oleh para tenaga pelaksana/konsultan mulai dari tingkat pusat sampai tingkat desa/kelurahan. Tenaga pelaksana tersebut berfungsi untuk membantu Unit Pelaksana Program (Project Implementation Unit/PIU) dalam mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan program sesuai dengan tingkatannya yaitu: Tim CMAC untuk tingkat pusat, Tim ROMS Regional untuk tingkat regional (gabungan beberapa provinsi), Tim ROMS Provinsi untuk tingkat provinsi, Tim ROMS Kab/Kota untuk tingkat kabupaten/kota, dan Fasilitator (Keberlanjutan dan Masyarakat) di tingkat masyarakat desa/kelurahan. Untuk memastikan bahwa tenaga pelaksana tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik dan sesuai dengan lingkup penugasan, maka diperlukan suatu alat yang dapat digunakan oleh para pihak terkait untuk mengukur kinerja dan pencapaian dari tenaga pelaksana program di bawah koordinasinya. Kinerja yang dimaksud di sini adalah kemampuan dan keahlian seseorang dalam memahami tugas dan fungsinya dalam bekerja, serta hasil kerja secara kualitas yang dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Evaluasi kinerja ini dilakukan terutama untuk menjamin agar para pelaksana program yang ada dapat mendukung pencapaian tujuan program secara optimal sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk memudahkan proses evaluasi kinerja, maka disusun panduan pelaksanaan evaluasi kinerja bagi tenaga ahli ROMS dan fasilitator seperti dijelaskan berikut ini. 1
B. Tujuan Evaluasi kinerja dilakukan untuk mengetahui kapasitas dan kinerja dari personil ROMS dan fasilitator dalam menjalankan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Hasil evaluasi ini digunakan untuk: 1. bahan pertimbangan untuk memberikan penghargaan dan/atau mempromosikan personil ROMS dan fasilitator ke jenjang/posisi yang lebih tinggi. 2. bahan pertimbangan untuk pembinaan kapasitas dalam bentuk pelatihan dan coaching bagi personil ROMS dan fasilitator 3. bahan pertimbangan untuk mengoreksi kekurangan/kesalahan dalam bentuk pemberian Surat Peringatan kepada personil ROMS dan fasilitator untuk meningkatkan kinerja dan/atau pemutusan kontrak. C. Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan evaluasi kinerja ini dilakukan setiap bulan selama durasi kontrak dan laporan hasil evalusi akan disampaikan kepada pengelola program paling lambat tanggal 11 setiap bulan berikutnya. D. Pihak yang Dievaluasi dan Evaluator Evaluasi kinerja dilaksanakan oleh unsur pelaksana program terhadap semua tenaga pelaksana program yang berada di bawah koordinasinya, dengan rincian sebagai berikut: 1. Personil ROMS No Tenaga Ahli ROMS/ Pihak yang Dievaluasi Evaluator Bobot (%) Instrumen Evaluasi Tingkat Regional 1 Project Manager (PM) Ketua CPMU PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2, Satker Pembinaan Pamsimas TL CMAC 40 40 20 Form PM 2 Training Coordinator (TC) PM TC TDS 40 30 Form TC 2
No Tenaga Ahli ROMS/ Pihak yang Dievaluasi 3 Local Government Specialist (LGS) 4 Data Management Specialist (DMS) Tingkat Provinsi 1 Provincial Coordinator (PC) 2 Financial Management Specialist (FMS) 3 Quality Assurance Specialist (QAS) Tingkat Kabupaten/Kota 1 District Coordinator (DC) Evaluator Bobot (%) TA CD CMAC 30 PM TA LG CMAC PM TA SIM CMAC PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2 Satker Pembinaan Pamsimas PM PPMU TA FM CMAC PC TA Monev CMAC PC DPMU PC QAS 2 DEOA DC DMS 3 DFMA DC FMS 40 30 30 40 30 30 Instrumen Evaluasi Form LG Form DM Form PC Form FM Form QA Form DC Form DEOA Form DFMA 2. Fasilitator No Fasilitator Evaluator Bobot 1 Fasilitator Keberlanjutan (WSS/CD) 2 Fasilitator Masyarakat (WSS/CD) Ketua Asosiasi SPAMS Kab/Kota DC DPMU DC Instrumen Evaluasi Form FK Form FM Secara rinci alur evaluasi kinerja untuk personil ROMS dan fasilitator ditunjukkan pada alur dibawah ini. 3
ALUR EVALUASI KINERJA ROMS DAN FASILITATOR C P M U PPK WILAYAH I/II TL CMAC TC TDS TA MONEV CMAC TA SIM CMAC TA LG CMAC TA CD CMAC TA FM CMAC REGIONAL TEAM P M DMS LGS TC PROVINCIAL TEAM PPMU QAS P C FMS DPMU DEAO D C DFMA DISTRICT TEAM FK WSS FK CD ASOSIASI SPAMS KAB/KOTA FM WSS FM CD Keterangan : : Menunjukan arah evaluasi 4
E. Tata Cara Penilaian 1. Evaluator menggunakan formulir yang disediakan (terlampir) sesuai dengan pihak yang akan dievaluasi, sebagai contoh: TL CMAC menggunakan Form PM untuk mengevaluasi PM ROMS. 2. Pengisian form/lembar evaluasi dilakukan untuk setiap aspek penilaian, melalui: - wawancara antara evaluator dengan pihak yang dievaluasi, sebagai contoh: TL CMAC untuk mengevaluasi PM ROMS secara langsung mewawancarai dengan tatap muka atau telepon; - wawancara antara evaluator dengan para pihak yang memperoleh dukungan pendampingan dari pihak yang dievaluasi, sebagai contoh: PM ROMS untuk mengevaluasi PC ROMS mewawancarai PPMU dan Satker PKPAM Provinsi dengan tatap muka atau telepon; - evaluator memeriksa deliverables/output yang dihasilkan oleh pihak yang dievaluasi, sebagai contoh: PC ROMS untuk mengevaluasi DC ROMS dengan memeriksa laporan bulanan dan output DC ROMS. 3. Evaluator melakukan penilaian terhadap setiap aspek penilaian kinerja dengan pilihan kriteria penilaian yang ada pada lembar evaluasi kinerja dengan pilihan penilaian: No Nilai Predikat 1. 91-100 Sangat Baik 2. 76-90 Baik 3. 61-75 Cukup 4. 51-60 Kurang 5. Buruk 5
4. Setelah dilakukan penilaian untuk setiap aspek kinerja yang dinilai, evaluator melakukan konfirmasi dengan pihak yang dievaluasi mengenai hasil penilaian. Apabila ada keberatan dari pihak yang di evaluasi dan dicatat dalam kotak di bagian akhir lembar evaluasi. 5. Evaluator menjumlahkan nilai yang diberikan, memberikan catatan penting terkait penilaian, serta merekomendasikan hal sesuai keperluan. Setelah itu evaluator menandatangani lembar evaluasi kinerja yang telah terisi. 6. Periode pelaksanaan penilaian evaluasi kinerja dilakukan setiap tanggal 2 5 (untuk melakukan kinerja bulan sebelumnya). Misal: untuk melakukan evaluasi kinerja periode bulan Juli, pelaksanaan penilaian dilakukan pada tanggal 2 5 Agustus. 7. Hasil evaluasi yang telah ditandatangani oleh setiap evaluator diserahkan paling lambat tanggal 6 setiap bulan kepada TC ROMS. TC ROMS menerima hasil dan kemudian merekapitulasi hasil penilaian dari evaluator tingkat propinsi (hasil penilaian yang dilakukan oleh personil ROMS di tingkat propinsi) dan kabupaten/kota (hasil penilaian yang dilakukan personil ROMS di tingkat kabupaten/kota). Sedangkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh evaluator tingkat regional dan tingkat pusat diserahkan untuk direkap kepada TA HRD TDS paling lambat tanggal 6 pula setiap bulannya. Secara rinci alur penyerahan hasil penilaian dapat dilihat pada alur dibawah ini. 8. TA HRD TDS kemudian membuat seluruh rekap hasil evaluasi kinerja, kemudian memberikan predikat dan rekomendasi seperti dalam tabel sebagai berikut. Hasil ini selanjutnya juga akan ditayangkan dalam website. Total Skor Predikat Rekomendasi 91 100 Sangat Baik Dipertahankan dan dapat dipertimbangkan untuk promosi 76 90 Baik Dipertahankan dan dimotivasi 61 75 Cukup Diberi pembinaan dan dimotivasi 51 60 Kurang Diberi peringatan dan pembinaan, bila tidak menunjukkan perubahan 6
Total Skor Predikat Rekomendasi direkomendasi untuk tidak dilakukan perpanjangan kontrak 0 Buruk Direkomendasi untuk diputus kontrak 7
ALUR PENYERAHAN HASIL PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA C P M U PPK WILAYAH I/II TL CMAC TENAGA AHLI CMAC TC TDS CPMU HRD TDS PROJECT MANAGER TRAINING COORDINATOR ROMS PROVINCIAL COORDINATOR P P M U DISTRICT COORDINATOR D P M U Asosiasi SPMAS Kab/Kota Keterangan : : Arah penyerahan hasil Evkin : Arah penyerahan hasil rekapitulasi 8
9. TC ROMS mengirimkan rekap hasil evaluasi kinerja kepada TA HRD TDS untuk penyusunan rekap hasil evaluasi kinerja nasional paling lambat setiap tanggal 8. 10. HRD TDS menyusun laporan hasil evaluasi kinerja (rekap nilai dan analisis) dan menyampaikan kepada pihak-pihak terkait paling lambat pada tanggal 11 setiap bulan. Laporan tersebut disampaikan kepada CPMU dan tembusan disampaikan kepada Satker Pembinaan Pamsimas, Satker PKPAM Provinsi, PPMU, DPMU, CMAC dan Manajemen ROMS. F. Implikasi Hasil Penilaian 1. Penghargaan/Pengakuan atas Prestasi Kerja a. Personil yang mendapat penilaian kinerja Sangat Baik akan diberikan penghargaan, sebagai contoh berupa masuknya nama yang bersangkutan ke dalam daftar promosi dan kesempatan untuk menjadi Personil of The Month atau Personil Teladan Bulan Ini untuk posisi tertentu. b. Personil yang mendapat peringkat Sangat Baik tidak secara langsung mendapatkan promosi, tetapi disesuaikan dengan kebutuhannya. Keputusan peningkatan posisi (promosi) didasarkan pada hasil penilaian evaluasi kinerja, keinginan yang bersangkutan, dan rencana kebutuhan posisi kosong yang dimaksudkan dan sesuai kebutuhan 2. Pembinaan dan Tindakan Koreksi a. Untuk hasil penilaian kinerja dengan peringkat Cukup dan Kurang maka pihak yang berada di atasnya harus memberikan pembinaan/penguatan sesuai catatan yang diperoleh masing-masing personil. b. Pembinaan dapat dilakukan bersamaan dengan rapat koordinasi bulanan atau dilakukan pada saat kegiatan pendampingan di masyarakat. c. Penilaian kinerja bagi yang kurang dan telah diberikan pembinaan tetapi tidak mengalami perubahan, maka akan dilakukan tindakan koreksi berupa teguran-teguran sesuai aspek penilaian masing-masing personil baik lisan maupun secara tertulis berupa surat peringatan. Pemberian surat 9
peringatan (SP) 1 sampai 3 akan diberikan dalam selang waktu 2 minggu. Apabila SP 3 telah diberikan dan dalam kurun waktu 2 minggu tidak ada perubahan kinerja, maka yang bersangkutan dapat direkomendasikan untuk diputus kontraknya. 3. Sanksi Pemotongan Gaji Evaluasi kinerja ini juga akan menjadi dasar pemberian sanksi pemotongan gaji terkait dengan output yang harus dihasilkan oleh tim pelaku Pamsimas di suatu tingkatan. Target output yang dimaksud di sini adalah capaian sasaran kerja yang terkait dengan kemajuan pekerjaan lapangan suatu wilayah kerja yang dibuktikan dengan data SIM yang diupload dalam website Pamsimas. Target output tersebut harus disepakati oleh semua pelaksana program dan dijadikan target bersama. Sebagai ilustrasi: di tingkat kabupaten/kota, Tim Kab/Kota yang terdiri dari DC, DFMA, DEAO dan Fasilitator Masyarakat bertanggungjawab terhadap progress pelaksanaan program di wilayah kabupaten/kota. Apabila terdapat deviasi antara realisasi dengan target yang telah disepakati, maka seluruh anggota Tim bersedia untuk bertanggungjawab dan diberikan sanksi pemotongan gaji. Contoh perhitungan pemotongan gaji di bawah ini diberikan untuk posisi District Coordinator. CONTOH PERHITUNGAN PEMOTONGAN GAJI BERDASARKAN BESARNYA DEVIASI TARGET Vs REALISASI (TIM KABUPATEN/KOTA) JUML DESA POTONGAN GAJI GAJI YANG DITERIMA NO BULAN TAHAP RATA-RATA GAJI FULL TARGET % REALISASI % DEVIASI (%) DEVIASI (%) 1 JULI RKM 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000-7,000,000 T-1 2 100 2 100.00 0.00 0 2 AGUSTUS RKM 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 583,333 6,416,667 T-1 4 100 3 75.00 25.00 8.3 T-2 2 100 2 100.00 0.00 3 SEPTEMBER T-1 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 1,166,667 5,833,333 T-2 4 100 4 100.00 0.00 16.7 T-3 2 100 1.00.00 4 OKTOBER T-2 8 100 7 87. 12. 7,000,000 1,312,0 5,687,0 18.8 T-3 4 100 3 75.00 25.00 5 NOVEMBER T-3 6 100 5 83.33 16.67 16.7 7,000,000 1,166,667 5,833,333 6 DESEMBER T-3 8 100 8 100.00 0.00 0 7,000,000 0 7,000,000 Proses pemotongan gaji dilakukan berdasarkan rekomendasi atas hasil penilaian kinerja dan laporan kemajuan kegiatan program. Rekomendasi ini 10
disusun bersamaan dengan hasil laporan penilaian kinerja yang diterima oleh HRD TDS dan diserahkan kepada Satker Pembinaan Pamsimas setiap tanggal 11 bulan berikutnya. Atas dasar laporan kinerja tsb Satker/PPK Pamsimas akan menerbitkan rekomendasi penggajian personil ROMS kepada setiap management ROMS untuk penggajian bulan berikutnya, contoh: periode evaluasi bulan Juli 2014, laporan akan diserahkan tanggal 11 Agustus 2014 dan akan digunakan sebagai dasar pemberian gaji di awal bulan September 2014. 4. Sanksi Khusus Selain mekanisme penilaian kinerja di atas, Pamsimas juga diterapkan mekanisme sanksi khusus yaitu bilamana personil yang bersangkutan secara sengaja dan terbukti telah melakukan pelanggaran yang dikategorikan berat. Pelanggaran yang dikategorikan berat dan tidak dapat ditolerir adalah: Secara sengaja melakukan penyalahgunaan semisal penggelapan uang untuk kepentingan pribadi, baik melalui pungutan langsung maupun tidak langsung, meminta imbalan kerja untuk diri sendiri atau orang lain, melarikan uang Pamsimas, serta bentuk penggelapan uang Pamsimas. Secara sengaja melakukan manipulasi data lapangan, dengan berbagai alasan apapun, sehingga berdampak pada penyesatan informasi. Apabila personil terbukti secara sengaja melakukan salah satu atau kedua kegiatan yang dikategorikan sanksi khusus di atas, maka bagi yang bersangkutan tidak perlu dilakukan evaluasi penilaian kinerja lagi, karena di anggap sudah melakukan kegiatan terlarang dan bagi personil yang bersangkutan akan diputus kontraknya. 5. Black List Bagi personil yang telah melakukan kegiatan terlarang, khususnya yang dikategorikan pada point di atas (misalnya terkait penyalahgunaan atau penggelapan uang untuk kepentingan pribadi), maka bagi personil bersangkutan selain dikeluarkan/diberhentikan dari Pamsimas dan juga akan 11
direkomendasikan untuk masuk dalam suatu black list untuk programprogram pemberdayaan lainnya. 12