Strategic Early Warning Systems (SEWS) Oleh : Agni Indriani Widyaiswara Pusdiklat KNPK Abstrak saja dalam perjalanan tersebut mengalami krisis yang akan menghambat kemajuan atau bahkan akan menghentikan sama sekali perjalanan bisnis atau organisasi tersebut. Organisasi atau perusahaan yang smart haruslah membangun suatu sistem yang dapat mengetahui kemungkinan akan menghadapi krisis dengan mengenali pertanda-pertanda yang mengarah pada krisis tersebut. Sistem itu dinamakan strategic early warning system (SEWS). Dengan sistem peringatan dini stratejik ini, maka dapat diketahui pertandapertanda yang memperingatkan perusahaan pada suatu krisis, untuk kemudian dapat menghindarinya sedini mungkin dengan antisipasi yang memadai. Pengertian Sistem Peringatan Dini Stratejik (Strategic Early Warning System) Permasalahan biasanya tidak terjadi secara mendadak. Selalu ada pertanda untuk mulai terjadinya suatu kejadian, apapun itu. Dalam kehidupan berbisnis maka perlu dipelajari pertanda-pertanda tersebut agar lebih siap dalam menghadapinya. Tentu ada cara untuk mengenali pertandapertanda tersebut yaitu dengan mengembangkan suatu sistem peringatan dini. Dengan sistem peringatan dini ini dapat dideteksi kemungkinan ancaman yang sifatnya kompetitif dan kemungkinan berpotensi untuk mempengaruhi bisnis jangka panjang yang mengakibatkan terjadi kegagalan bisnis. Sistem tandatanda peringatan dini ini dikenal sebagai Early Warning System (EWS). Sistem peringatan dini yang dikembangkan haruslah dengan cara yang sifatnya strategis sehingga dapat dinamakan sebagai Strategic Early Warning System (SEWS). SEWS diciptakan untuk membantu organisasi ketika berhadapan dengan kemungkinan terhentinya bisnis atau usaha suatu perusahaan. Dengan SEWS maka suatu organisasi/perusahaan dapat menghindari adanya ketidaksiapan karena timbulnya masalah secara tiba-tiba dan juga dapat menghindari halhal yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya. Dengan mendeteksi tanda-tanda kelemahan yang dapat dipersepsikan sebagai adanya masalah penting yang mungkin akan menjadikan terhentinya keberlangsungan usaha, maka SEWS akan memungkinkan organisasi untuk bereaksi cepat secara strategis sebelum hal-hal yang tidak diinginkan terjadi.
Tahap-Tahap Dalam Sistem Peringatan Dini Stratejik Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, maka beberapa tanda yang bisa diperhatikan yaitu dari aspek keuangan dan non keuangan. Pada aspek keuangan, yang diperhatikan terkait dengan kinerja keuangan perusahaan adalah apakah terjadi penurunan kinerja keuangan dibanding dengan perusahaan sejenis, atau dibandingkan dengan kinerja keuangan sebelumnya, dan pertanda yang lain dapat kita peroleh dari aspek non keuangan, apakah telah terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Asumsi yang mendasari SEWS adalah bahwa ketidakberlangsungan tidak akan muncul tanpa adanya tanda-tanda peringatan sebelumnya. Tanda-tanda peringatan tersebut dapat digambarkan sebagai tanda-tanda buruk. Konsep tanda-tanda buruk tersebut diperoleh pada pendeteksian awal tanda-tanda yang menuju pada keterkejutan strategis dan kepada kejadian yang mungkin berpotensi membahayakan strategi organisasi. Selanjutnya, konsep SEWS dimaksudkan untuk menjadi bagian penting dari sistem manajemen strategi, pengoperasian tepat waktu (real time) dalam suatu organisasi, dan membantu dalam identifikasi sesuatu yang baru sebagai tanda-tanda buruk. Pendeteksian untuk tanda-tanda buruk diperoleh dengan melakukan scanning atas lingkungan organisasi. Konsep scanning lingkungan digambarkan sebagai suatu proses scan informasi yang relevan secara otomatis atas lingkungan dimana organisasi beroperasi. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasikan tanda-tanda awal kemungkinan adanya perubahan lingkungan dan untuk mendeteksi perubahan lingkungan yang sedang terjadi. Pendeteksian tersebut dapat dilakukan dengan melaksanakan proses analisis, contohnya adalah analisis rasio keuangan untuk aspek di bidang keuangan. Apabila dalam analisis tersebut terlihat gambaran yang tidak bagus yaitu rasio keuangan menunjukkan situasi yang mengkhawatirkan keadaan organisasi, maka hasil analisisnya tersebut menunjukkan tandatanda buruk. Tanda-tanda tersebut terlihat pada rasio-rasio seperti Return on Asset menurun di bawah normal dalam proporsi dari periode sebelumnya, sebagai contoh rasionya 25%, Interest Coverage Ratio (ICR) untuk yang memiliki pinjaman berkurang jauh dari sebelumnya misal 150%, perputaran persediaan dan piutang melambat dibanding periode berikutnya misal 50%, perputaran hutang sebaliknya meningkat dalam proporsi yang tidak normal dari periode berikutnya misal 50%, dan biaya operasional dibanding pendapatan operasional (BOPO) semakin meningkat sehingga menyebabkan profit margin menurun. Pertanda dari aspek non finansial, antara lain bisa dilihat dari kehilangan beberapa supplier dan customer inti; terjadi force majeur, misalkan karena kebakaran, banjir dan lain-lain; terjadi perselisihan antar manajemen yang menyebabkan kehilangan key person yang bisa berpengaruh secara signifikan; terjadi perselisihan buruh dan pekerja; turn over pekerja tinggi, yang berarti pekerja tidak merasa nyaman berada di perusahaan; operasional perusahaan Pendeteksian untuk tandatanda buruk diperoleh dengan melakukan scanning atas lingkungan organisasi.
mencemari lingkungan; dan perubahan kebijakan pemerintah yang dapat berpengaruh negatif pada perusahaan. Dengan mengenal tanda-tanda peringatan dini tersebut maka manajemen perusahaan dapat segera memperbaiki permasalahan sehingga kinerja perusahaan dapat meningkat. Perbaikan dapat dilakukan dengan meningkatkan penagihan piutang, meningkatkan marketing, memperkuat Research&Development (R&D) untuk menciptakan inovasi produk, membuat lingkungan kerja yang nyaman bagi para pekerja, serta meningkatkan kualitas sumber daya manusia [Penetapan SEWS secara formal diperlukan untuk mencegah pimpinan dan eksekutif tidak dapat mengidentifikasi timbulnya tanda-tanda buruk suatu perusahaan karena adanya blindspots di bagian puncak.] yang berada di perusahaan. Dengan demikian, hal yang perlu diperhatikan perusahaan adalah melakukan penilaian secara keseluruhan, sehingga dapat diketahui akar permasalahannya. Dengan diperolehnya sumber permasalahan maka diharapkan dapat ditentukan apakah perusahaan masih bisa tumbuh dan bersaing; apakah pertumbuhan perusahaan masih dapat dikatakan sustainable ataukah malah sebaliknya. Penetapan SEWS secara formal diperlukan untuk mencegah pimpinan dan eksekutif tidak dapat mengidentifikasi timbulnya tanda-tanda buruk suatu perusahaan karena adanya blindspots di bagian puncak. Dengan demikian, setiap proses SEWS yang formal harus memasukkan analisis blindspots sebagai bagian dari siklusnya. Pembangunan SEWS di perusahaan dapat diwujudkan dengan menciptakan Department of surprise avoidance yang dimaksudkan untuk mengantisipasi ancaman dan kesempatan eksternal masa depan yang dikombinasikan dengan pengembangan visi peripheral untuk melihat apa yang akan terjadi dan bertindak dengan cepat. Bagaimana caranya? Caranya adalah dengan membangun strategic early warning system secara maya (virtual SEWS) yang mengkombinasikan antara analisis kemungkinan skenario ancaman dengan pendekatan yang sederhana dan efektif untuk monitoring informasi. Suatu SEWS yang berdasarkan skenario terintegrasi dapat mengurangi dampak gangguan eksternal dan meminimalkan kejutan strategic. SEWS yang diawali dengan rencana strategis berdasarkan skenario dapat digunakan sebagai suatu alat untuk mendapatkan gambaran masa depan yang mungkin saja sangat berbeda dengan keadaan sekarang dan kemudian menyiapkan strategi khusus untuk menghadapinya. Langkah Selanjutnya adalah membangun indikator khusus yang terukur sebagai peringatan dini yang dapat disiapkan mulai dari sekarang. Indikator peringatan dini meliputi beberapa area seperti gangguan teknologi, perubahan persaingan, perubahan peraturan, faktor-faktor lingkungan, perubahan konsumen atau sosial, kondisi ekonomi, dan pengaruh politik. Selain itu diperlukan juga memasukkan indikator-indikator strategi kunci yang berkelanjutan dan dinamis untuk membantu beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan. EWS menggunakan riset untuk memvalidasi (mengesahkan), mengantisipasi kekuatan inti lingkungan, koleksi data dan menyatukannya dari berbagai macam sumber, dan kemampuan untuk memvisualisasikan perubahan yang diperlukan dari unsur yang ada pada strategi perusahaan. Surpise is part of life. But, it doesn t have to disrupt your business. Jadi kejutan-kejutan memang adalah bagian dari kehidupan, tapi tidak boleh mengganggu suatu entitas bisnis. Perusahaan yang berhasil menghindari kejutan mempunyai sistem manajemen yang well-defined
(terdefinisi dengan baik) yang mengintegrasikan rencana, penganggaran, dan review bisnis. Mereka melaksanakan rencana strategik pada office CEO lebih baik daripada agenda CEO, mengintegrasikan aksi strategis yang disetujui ke dalam komitmen khusus dalam proses penganggaran, dan melakukan review progress terhadap komitmen dalam setiap rapat quarterly (kwartalan) dengan CEO. Kesiapan organisasi berupa proses yang terintegrasi dan efektif memungkinkan para pemimpin untuk menentukan aksi dalam menghadapi risiko atau mengambil keuntungan dari setiap kesempatan. Deteksi dini sangat penting dan bernilai ketika kejadiankejadian sekarang dan potensi aksi dievaluasi terhadap strategi berwujud (tangible strategy) untuk masa depan, tidak hanya berupa rencana untuk kuartal depan atau tahun depan. Perusahaan-perusahaan yang mengalami keterkejutan (surprises) menggunakan studi benchmarking untuk memperbaiki sistem manajemennya. Hal ini menyebabkan CEO hanya berkutat pada aktivitas fungsi keuangan tradisional yang sangat jauh dari perubahan, tidak fokus kepada penyusunan komitmen dan keputusan bisnis untuk penentuan kinerja. Masalah lain adalah ketiadaan proses review bisnis formal, yang akan membawa pada tendensi untuk menghindari masalah bukan menyelesaikan masalah. Pentingnya Keberadaan Sistem Peringatan Dini Stratejik (Sews) Sebenarnya cara yang paling baik untuk mengelola krisis adalah mencegah krisis tersebut terjadi pada kesempatan yang paling pertama. Sehingga dengan demikian, perusahaan yang cerdik sekali lagi adalah perusahaan yang memiliki sistem peringatan dini (SEWS). Dengan SEWS maka kejadian apapun yang akan mempengaruhi perusahaan atau industri akan langsung dikomunikasikan ke manajemen. Dan yang merupakan bagian terberat adalah manajemen harus memiliki disiplin yang cukup untuk waspada terhadap peringatan dini, mengatasi tendensi penolakan semua pihak. Krisis adalah segala situasi, keadaaan atau kejadian yang mengganggu operasi normal suatu organisasi. Yang penting adalah bagaimana perusahaan melakukan respon dengan cepat dan seefektif mungkin sehingga reputasi dapat diproteksi dan jangan sampai dihancurkan dengan adanya krisis tersebut. Setiap bisnis pasti akan mengalami krisis dengan berbagai bentuk, misal meninggalnya pegawai inti, adanya bencana misal kebakaran, ledakan atau ditemukan keadaan yang tidak aman yang dapat membahayakan kehidupan. Tetapi banyak perusahaan yang justru mengalami krisis bukan dari sesuatu yang negatif atau bad. Terkadang gangguan tersebut datang dari sesuatu yang kelihatannya good, seperti adanya bisnis baru yang melampaui kemampuan perusahaan untuk melaksanakannya, terjadinya kebangkrutan kompetitor yang tidak diharapkan, atau adanya merger atau kesempatan akuisisi yang timbul secara tiba-tiba.
Dengan SEWS, krisis bisnis tersebut dapat diantisipasi dan dapat diperkirakan apa saja yang akan terjadi sehingga organisasi dapat fokus pada media untuk mencegah krisis yang menghadang. Membangun SEWS membutuhkan komitmen dan disiplin dari pimpinan dan manajemen. Manajemen hanya mengidentifikasikan yang memicu timbulnya potensi krisis dan area risiko, kemudian menugaskan seseorang (atau mekanisme) untuk selalu memonitornya. Para pihak yang melakukan monitoring bersikap seperti agen intel di lapangan, secara regular melaporkan observasi mereka ke tim yang memiliki multi disiplin yang kemudian mampu menganalisis, mengevaluasi, dan mengidentifikasikan ancaman bisnis dan operasi sebelum menjadi kenyataan. Mengenai risiko, akan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Tetapi secara umum prinsip pedoman (guiding principles) sama. Dalam kenyataan banyak perusahaan yang sanggup secara akurat mengidentifikasikan pemicu krisisnya. Penutup Kepercayaan diri untuk persiapan menghadapi krisis tidak boleh terlalu berlebihan. Yang penting adalah perusahaan mengetahui dan siap menghadapi sesuatu yang tidak diketahui. Perasaan menjadi dan bertindak percaya diri adalah persiapan yang krusial untuk menghadapi kejadian-kejadian krisis dari pihak lain yang tidak diperkirakan. Kemampuan untuk mengantisipasi masalah sebelum hal tersebut terjadi adalah sumber kepercayaan diri terbaik, sehingga ini merupakan alasan lain kenapa perusahaan yang cerdas membentuk early warning systems. Dapat dikatakan bahwa beroperasi tanpa EWS sama saja dengan terbang tanpa pedoman (flying blind). Jadi kenapa tidak dikembangkan saja sistem peringatan dini tersebut untuk kepentingan keberlangsungan usaha atau organisasi? Daftar Pustaka 1. Edratna, Bagaimana mengenal tanda-tanda peringatan dini suatu permasalahan di perusahaan? Sunday, 18 November 2012 2. Booz and Company< Global management consulting Firm, www.booz.com, No Surprises Creating an Effective Early Warning System 3. Outward insight, www.outwardinsights.com 4. Peter Kapcio, Smart Companies Build Early Warning System, As appeared in the Crisis Management Guidebook 2006 Edition 5. Wikipedia, the free encyclopedia, Strategic Early Warning System