Pengantar KEBIJAKAN GLOBAL ANTI KORUPSI PPG Sebagai perusahaan global yang beroperasi di lebih dari enam puluh negara, PPG diwajibkan untuk mematuhi sejumlah undang-undang dan peraturan untuk menjalankan bisnisnya secara sah. Hal yang sangat penting di antara undang-undang dan peraturan ini adalah yang mengatur masalah penyuapan dan korupsi di antara perusahaan-perusahaan swasta, dan antara perusahaan swasta dan badan pemerintah. Selain itu, Pedoman Perilaku Global PPG secara jelas mengemukakan tujuan dan kewajiban kita untuk selalu bertindak jujur dan etis dalam semua urusan bisnis kita. Sebagai pengakuan atas semua persyaratan ini, dan untuk menegaskan komitmen ini, PPG telah menyusun Kebijakan Anti Korupsi Global ( Kebijakan ) ini yang berlaku untuk PPG Industries, Inc. ( PPG ) dan anak perusahaan ( anak perusahaan ) yang dimiliki atau dikendalikan seutuhnya di seluruh dunia. Kebijakan ini ditujukan untuk membangun Pedoman Perilaku Global kita dan secara jelas menegakkan standar dan prinsip yang harus mengatur perilaku kita agar mematuhi undang-undang anti penyuapan dan anti korupsi yang ketat, yang diterapkan di seluruh dunia. Undang-undang anti penyuapan atau anti korupsi sekarang ada di semua negara tempat PPG beroperasi. Undang-undang dan peraturan yang mengatur topik ini mencakup Foreign Corrupt Practices Act Amerika Serikat, U.K. Bribery Act dan China Criminal Code. Meskipun terdapat sejumlah perbedaan di antara undang-undang ini, undang-undang tersebut telah diberlakukan untuk meniadakan korupsi di pasar global, memulihkan keyakinan publik mengenai integritas pasar global, dan mengedepankan lingkungan komersial yang adil dan bersaing dalam menjalankan bisnis. Kewajiban Inti Kebijakan ini tercermin di bagian Anti Korupsi dalam Pedoman Perilaku Global PPG. PPG melarang penyuapan dan korupsi dalam semua urusan bisnisnya di setiap negara. Kebijakan ini berlaku untuk semua transaksi antara PPG dan pihak lain manapun, tanpa menghiraukan apakah transaksi tersebut antara PPG dan badan hukum swasta atau PPG dan pejabat pemerintah. Secara khusus, larangan ketat ini berlaku untuk setiap upaya untuk mempengaruhi pejabat pemerintah secara tidak wajar termasuk personel badan usaha yang dimiliki dan dikendalikan pemerintah yang menjalankan aktivitas komersial biasa. Kewajiban kita yang sangat jelas berkenaan dengan pembayaran di bawah Kebijakan Anti Korupsi adalah sebagai berikut: Karyawan PPG dan pihak perantara dilarang untuk membuat, menawarkan, atau menerima pembayaran suap atau apa pun yang berharga untuk memperoleh atau mempertahankan kontrak, bisnis, persetujuan pemerintah, putusan pajak atau bea cukai yang menguntungkan, atau untuk mengamankan keuntungan bisnis lain apa pun yang tidak patut, dengan setiap badan usaha atau perorangan. Uang suap, uang imbalan, dan pembayaran atau manfaat yang bersifat ilegal atau tidak etis adalah hal yang dilarang meskipun semua ini secara umum dilakukan oleh pihak lain di negara atau industri di mana PPG beroperasi. Rev 11/09 Halaman 1
Selain itu, banyak undang-undang dan peraturan ini memberlakukan kewajiban yang sama pentingnya pada perusahaan untuk menerapkan kontrol internal dan praktik akuntasi yang akan mencegah penggunaan dana untuk pembayaran penyuapan atau hal-hal yang menyalahi hukum. Sangatlah penting bahwa pembukuan perusahaan disusun sedemikian rupa sehingga akan mengungkapkan setiap penyimpangan sehingga dapat diambil tindakan perbaikan yang selayaknya. Dalam mengenali persyaratan ini, Kebijakan kami adalah: PPG akan menyimpan pembukuan dan catatan yang secara akurat dan wajar mencerminkan transaksi korporasi dan menjalankan sistem kontrol akuntansi internal yang memadai. Pembukuan dan catatan harus terperinci secara wajar sehingga secara akurat mencerminkan transaksi perusahaan dan penggunaan aset-asetnya. Setiap transaksi di luar pembukuan yang berkaitan dengan pihak perantara atau perusahaan swasta, pejabat pemerintah, atau agen mereka masing-masing, merupakan pelanggaran terhadap Kebijakan ini. Kontrol akuntansi internal kami diidentifikasi secara rinci dalam Buku Petunjuk Controller PPG. Panduan Untuk praktisnya, Anda harus secara cermat menelaah dan sepenuhnya memahami butir-butir berikut ini: Nilai pembayaran. Apa pun yang berharga, mencakup rangkaian item yang sangat luas. Contoh umum mencakup uang tunai, hadiah, perjamuan, hiburan, saham, properti pribadi, pengambilalihan atau penghapusan utang, sumbangan amal, dan pelayanan. Meskipun nilai item ini kecil, namun ini masih berpotensi pelanggaran dan harus dihindari. Efektivitas penawaran. Berdasarkan undang-undang dari banyak negara, PPG dianggap melakukan pelanggaran meskipun penawaran pembayaran penyuapan ditolak. Tidak masalah, apakah pembayaran tersebut memang benar dilakukan, atau jika pihak penerima memang melakukan apa pun bagi Anda. Pelanggaran terjadi pada saat dilakukannya penawaran atau pembayaran yang tidak layak. Pejabat pemerintah/perusahaan swasta. Kebijakan kita melarang penyuapan dan korupsi antara PPG dan mitra komersialnya, selain PPG dan pejabat pemerintah. Namun demikian, undang-undang tertentu hanya mengamati penyuapan dan pembayaran ke pejabat pemerintah dalam negeri dan asing. Undang-undang ini memberlakukan denda yang sangat tinggi dan hukuman sangat berat untuk pelanggaran. Di banyak negara, pemerintah mungkin memiliki kepentingan kepemilikan sebagian di suatu perusahaan yang berbisnis dengan PPG. Karena hal ini tidak selalu tampak nyata, apakah perusahaan tersebut secara eksklusif merupakan ventura swasta atau memiliki sebagian tingkat kepemilikan pemerintah, maka semakin penting bahwa rekanan PPG tidak sekali-kali melakukan penyuapan atau pembayaran yang menyalahi aturan kepada badan usaha apa pun. Penggunaan agen dan pihak perantara lain. PPG bergantung pada agen penjualan (kadang dirujuk sebagai perwakilan penjualan) di banyak negara untuk membantu dalam menjual produk serta layanannya. Maka penting untuk memahami bahwa larangan terhadap penyuapan dan pembayaran berlaku untuk jenis perantara semacam ini. PPG akan bertanggung jawab jika salah satu agen, atau sub-agen mereka, melakukan pembayaran yang menyalahi hukum atau menyuap pelanggan PPG yang berpotensi atau yang sudah ada. Demikian pula halnya, pembayaran yang menyalahi aturan atau penyuapan tidak dapat dilakukan kepada teman atau kerabat dari orang yang dipekerjakan oleh pelanggan, atau pejabat pemerintah, jika PPG mengetahui, atau sangat yakin bahwa pembayaran tersebut akan memberikan manfaat kepada pelanggan atau pejabat pemerintah untuk tujuan yang tidak patut. Rev 11/09 Halaman 2
Sangatlah penting ketika menentukan untuk menggunakan agen dan perantara, kita secara jelas menetapkan tujuan bisnis yang akan dikerjakan oleh agen atau perantara. Kita harus selalu mengetahui dengan siapa kita berbisnis, dan memastikan bahwa ketika pihak-pihak itu bertindak atas nama PPG, mereka melakukannya secara etis dan mematuhi Kebijakan ini, undang-undang serta peraturan yang berlaku. Kita telah mengembangkan proses internal yang harus dipergunakan untuk memverifikasi pemilihan awal para agen dan perantara ini, dan integritas mereka yang berkesinambungan selama menjalin hubungan dengan kita. Kita juga harus menerapkan tingkat kecermatan yang sama ketika memilih mitra usaha patungan, kandidat untuk akuisisi, dan masing-masing agen serta perwakilan mereka. PPG dapat dikenakan pertanggungjawaban atas aktivitas yang menyalahi aturan, yang dilakukan perusahaan yang diakuisisinya, atau oleh mitra usaha patungan jika mereka gagal (i) menjalankan pemeriksaan yang seksama dan tepat waktu terhadap area yang berpotensi menimbulkan risiko; (ii) mengimplementasikan program kepatuhan yang efektif terhadap badan usaha tersebut; atau (iii) menghentikan aktivitas yang tidak patut/menyalahi aturan tersebut. Potongan harga, pra-pemotongan harga dan diskon. Seperti banyak perusahaan lainnya, PPG sesekali memberikan potongan harga, pra-pemotongan harga dan pembayaran serupa atau diskon kepada pelanggan untuk mendapatkan atau mempertahankan kontrak atau bisnis sebagai bagian dari negosiasi perjanjian komersial. Pembayaran-pembayaran tersebut tidaklahdianggap tidak wajar jika pembayaran tersebut secara tegas dinyatakan dalam kontrak, dan secara wajar serta konsisten dengan praktik SBU yang berjalan, tidak dibayar dalam bentuk tunai, langsung dibayarkan kepada badan usaha pelanggan alih-alih kepada, atau melalui seseorang, atau pihak ketiga lainnya tanpa persetujuan Departemen Hukum, dibukukan sebagaimana layaknya di dalam pembukuan dan arsip kita, dan sesuai dengan persyaratan kontrak. Mencegah penyuapan. Pada sebagian yurisdiksi, PPG dapat dinyatakan bersalah melakukan tindak kriminal jika kita gagal mencegah penyuapan yang dilaksanakan atas nama kita, misalnya, oleh karyawan atau agen penjualan. Dalam hal agen, kita bisa dikenakan tanggung jawab tanpa menghiraukan, apakah ada seseorang di perusahaan yang sebenarnya telah mengetahui tentang penyuapan tersebut. Hadiah, perjamuan, perjalanan, keramah-tamahan dan hiburan. Pada prakteknya, memang dipahami bahwa memberikan hadiah, perjamuan, keramah-tamahan dan hiburan yang wajar serta layak kepada pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya berguna untuk menumbuhkan niat baik dan hubungan bisnis yang positif. Di banyak budaya, hadiah sederhana sering diharapkan di antara mitra bisnis. Namun demikian, tidak diperbolehkan untuk memberikan barang atau layanan yang sifatnya mewah atau yang tidak patut. Apa pun keramah-tamahan, perjalanan, hadiah, hiburan dan perjamuan korporat yang diberikan harus proporsional dan mematuhi kebijakan PPG serta undang-undang dan peraturan di negara lokasi pihak penerima. Contohnya, meskipun layak dan dapat diterima untuk menanggung biaya perjalanan pelanggan untuk mengunjungi pabrik, fasilitas penelitian PPG atau lainnya untuk tujuan bisnis yang sah, namun tetap harus diwaspadai. Lama kunjungan harus bertepatan dengan waktu yang diperlukan untuk memenuhi tujuan bisnis, dan biaya perjalanan harus wajar dan hanya mencakup biaya aktual terkait perjalanan. Biaya apa pun yang tidak terkait, Rev 11/09 Halaman 3
seperti perpanjangan waktu perjalanan, berbelanja, pelayanan, dll., harus dibayar oleh pelanggan yang bersangkutan. Selain itu, biaya yang terjadi dan aktivitas yang dilakukan sebagai bagian keramah-tamahan, perjalanan, hadiah, hiburan dan perjamuan harus transparan ini artinya bahwa akun yang membuktikan biaya-biaya dan aktivitas ini harus merujuk kepada individual yang terlibat, menunjukkan tujuan bisnis yang jelas, menguraikan aktivitas, menyatakan jumlah uang yang dibelanjakan, dll. Sumbangan amal. Sebagai warga korporasi yang baik, PPG memberikan sumbangan rutin dan dermawan kepada organisasi amal yang memenuhi syarat di seluruh dunia melalui PPG Industries Foundation dan Program Sumbangan Amal Global. Banyak karyawan yang terkejut ketika mengetahui, bahwa sumbangan amal dapat juga menghadirkan risiko pelanggaran undang-undang dan peraturan anti penyuapan atau anti korupsi. Risiko muncul jika sumbangan diberikan kepada badan amal atas permintaan, saran, atau rekomendasi langsung dari pejabat pemerintah atau mitra komersial. Melakukan pembayaran kepada badan hukum tersebut dapat dianggap penyuapan secara tidak langsung yang dibuat demi memperoleh atau mempertahankan kontrak, bisnis, persetujuan pemerintah, putusan pajak atau bea cukai yang menguntungkan, atau untuk mengamankan keuntungan bisnis lain apa pun yang tidak patut. Sumbangan atas nama PPG dan anak perusahaannya harus dilakukan dengan berkonsultasi dengan Executive Director, Corporate Global Social Responsibility atau Global Charitable Contributions Program Regional Contributions Committee Chairs dan, jika memang layak, Departemen Hukum PPG. Sumbangan politik. Kewargaan korporasi PPG termasuk mengembangkan dan menjaga hubungan kerja yang konstruktif dengan pejabat pemerintah. PPG mendukung kandidat politik melalui struktur yang disetujui perusahaan dalam persyaratan hukum setempat dan dengan persetujuan dari bagian Urusan Pemerintah PPG di Amerika Serikat. Sama seperti risiko yang terdapat di dalam sumbangan amal, juga ada kekhawatiran yang jelas jika sumbangan diberikan kepada kandidat atau partai politik atas permintaan, saran, atau rekomendasi dari pejabat pemerintah atau mitra komersial. Siapa pun karyawan yang diminta untuk melakukan pembayaran, selain untuk sumbangan kampanye pribadi sukarela di Amerika Serikat, kepada pejabat pemerintah, harus menghubungi bagian Urusan Pemerintah PPG di Amerika Serikat. Para karyawan yang dimintai untuk memberikan kontribusi tersebut ke sejumlah kampanye atau pejabat pemerintah di luar A.S., harus juga menanyakannya ke bagian Urusan Pemerintah PPG. Konsekuensi Pelanggaran terhadap Kebijakan ini dan undang-undang serta peraturan anti korupsi dan anti penyuapan dapat menyebabkan hukuman pidana dan/atau perdata yang berat bagi Perusahaan dan orang yang terlibat. Merupakan suatu hal yang penting untuk selalu bertindak dengan cara yang menghindari, bahkan yang tampak sebagai kemungkinan pelanggaran larangan ini. Denda finansial berdasarkan undang-undang tertentu, jumlahnya tidak terbatas dan sering kali melampaui beberapa juta dollar. Hukuman pidana bagi individual dapat berupa pemenjaraan selama sepuluh tahun atau lebih, ditambah denda pribadi, yang tidak dapat dibayar oleh PPG atas nama Anda. Rev 11/09 Halaman 4
Setiap pelanggaran terhadap Kebijakan ini atau undangundang dan peraturan ini dapat mengakibatkan tindakan disiplin oleh Perusahaan, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja dengan pelaku pelanggaran. Rev 11/09 Halaman 5
Pemantauan dan Pengkajian Manajemen SBU bertanggung jawab untuk menetapkan kontrol, guna memastikan bahwa bisnis yang dijalankan secara global sesuai dengan kebijakan PPG dan semua undang-undang serta peraturan yang berlaku. Layanan Audit Korporasi PPG akan secara teratur memantau dan mengkaji kepatuhan karyawan terhadap Kebijakan ini, prosedur terkait dan undang-undang serta peraturan yang dirujuk. Pelaporan Setiap direktur, pejabat, atau karyawan PPG dan anak perusahaannya yang menduga atau mengetahui tentang pelanggaran terhadap Kebijakan ini atau undang-undang serta peraturan ini harus segera melaporkan informasi tersebut kepada Direktur Bidang Kepatuhan (Chief Compliance Officer) PPG, sumber daya lainnya yang dicantumkan di bawah, atau melalui Hotline Etika PPG yang bersifat rahasia dan anonim. Sumber Daya Jika ada pertanyaan mengenai Kebijakan ini, atau undang undang serta peraturan yang dirujuk, hubungi: Direktur Bidang Kepatuhan PPG (Chief Compliance Officer ) U.S. (+1.412.434.3200) V.P. Senior dan Dewan Penasihat Umum (Senior V.P. and General Counsel) PPG U.S. (+1.412.434.2516) Dewan Penasihat regional PPG: o Dewan Penasihat Umum (General Counsel) Asia Pasifik (+852.2860.4569) o Dewan Penasihat Umum (General Counsel) EMEA (+41.21.822.3011) o Direktur urusan Hukum dan Kepatuhan (Law and Compliance Director) - Amerika Selatan (+55.19.2103.6273) Penasihat Senior, Kepatuhan (Senior Counsel, Compliance) PPG (U.S. compliance/u.s. FCPA) (+1.412.434.2434) Penasihat Hukum Senior (Senior Legal Counsel) PPG (U.K. compliance/uk Anti-Bribery Act) (+44.1924.35.4895) Rev 11/09 Halaman 6