#4 KONSEP LEAD TIME DALAM SCM 1. Kompetisi Waktu Salah satu komponen yang dapat menentukan sebuah perusahaan dapat bersaing adalah waktu. Ada pepatah yang mengatakan WAKTU ADALAH UANG. Pepatah ini masih sangat relevan dengan inti masalah logistik. Terdapat cara pandang yang berbeda terkait masalah waktu, yaitu: Bagi pelanggan/konsumen, waktu merupakan salah satu bentuk layanan yang dibutuhkan (dikehendaki dan diharapkan). Bagi perusahaan penjual/produsen, waktu merupakan biaya. Waktu merupakan faktor kompetisi yang penting, yang merupakan bagian dari layanan yang dirikan oleh sebuah perusahaan. Hal ini sesuai dengan tujuan akhir dari SCM, yaitu: Harga Mutu Layanan Terdapat beberapa pertimbangan mengapa waktu harus diperhitungkan dengan baik, antara lain: 1.1. Siklus hidup produk semakin pendek Banyak dikenal dengan sebutan Product Life Cycle yang terdiri dari beberapa tahapan, antara lain: a) Tahap pengenalan (introduction) b) Tahap pengembangan (growth) c) Tahap kematangan (maturity) d) Tahap kejenuhan (saturation) e) Tahap penurunan (decline) Dari Gambar 1, terlihat bahwa waktu yang diperlukan untuk mengembangkan model baru, memperkenalkan dan mengembangkan produk di pasaran menjadi sangat singkat. Fast track system merupakan salah satu metode yang dapat digunakan dalam pengembangan produksi, proses manufaktur, dan logistik yang merupakan strategi kunci dalam memenangkan kompetisi. 1 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
Sales Time Gambar 1. Grafik Product Life Cycle Ketika sebuah perusahaan terlambat untuk memasuki pasar (waktu yang ditentukan dalam memperkenalkan/menjual sebuah produk tidak tepat), akan mengakibatkan percepatan/semakin cepatnya tercipta persediaan yang tinggal guna (obsolescent stock). Gambar 2. Singkatnya Siklus Hidup Produk Membuat Waktu Menjadi Penting 1.2. Pengurangan persediaan barang Salah satu gejala yang muncul saat ini adalah pengurangan persediaan (inventory) yang dilakukan oleh berbagai perusahaan, baik bahan baku, bahan penolong, bahan setengah jadi, maupun bahan jadi. 2 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
Hal ini terjadi karena banyaknya kapital (modal) yang terkunci (yang tidak bergerak) dalam persediaan tersebut. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi biaya penyediaan (inventory carrying cost). Jika waktu yang diperlukan dalam supply chain dapat dipercepat, maka biaya dapat dikurangi. 1.3. Perubahan pasar Persoalan yang banyak dialami oleh perusahaan adalah ketidakakuratan dalam peramalan. Hal ini dapat terjadi dikarenakan beberapa hal, antara lain: Kondisi pasar yang selalu berubah-ubah, Metode yang kurang akurat, dan Lead time yang semakin besar. Maka cara mengatasinya adalah dengan memperpendek/mempersingkat lead time. Gambar 3.3. Ketidakakuratan ramalan 2. Konsep Lead Time Secara umum lead time adalah waktu yang diperlukan dari proses awal pemesanan sampai barang diterima oleh pemesan. Atau dengan sederhana dapat dikatakan sebagi waktu tunggu. Dalam Manajemen Rantai Pasokan, lead time dapat dipandang dari dua sisi yaitu sisi pelanggan/konsumen dan dari sisi supplier, yaitu: a) Sisi Pelanggan. Lead time merupakan rentang waktu yang dibutuhkan dari saat memesan produk sampai produk tersebut diterima. Dikenal dengan istilah the order to delivery cycle. 3 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
b) Sisi Supplier Lead time merupakan rentang waktu yang dibutuhkan untuk mengubah produk dari penerimaan pesanan sampai menerima uang tunai (pembayaran). Dikenal dengan istilah the cash to cash cycle. 2.1. The order to delivery cycle Pertanyaan mendasar yang sering diperdebatkan adalah mana yang paling penting antara panjang pendeknya lead time dengan konsistensi dan keandalan lead time. Banyak yang mengatakan bahwa konsistensi dan keandalan sering lebih penting dari pada panjang pendeknya lead time. Tetapi panjang pendek lead time tetap penting terutama jika konsumen sangat mementingkan lead time tersebut. Komponen yang termasuk dalam kegiatan ini, antara lain: Proses pemesanan dari pelanggan. Proses pencatatan pesanan. Proses pemesanan. Proses pengangkutan. Pesanan diterima pelanggan. Proses pembuatan atau penyiapan barang. Kebutuhan waktu untuk setiap proses disebabkan oleh beberapa hal, antara lain: Fluktuasi jumlah pesanan Proses yang tidak efisien Hambatan yang dialami Dll. Tabel berikut ini memperlihatkan contoh waktu yang dibutuhkan dalam pemesanan produk. Proses Tabel 1. Contoh Waktu Pemesanan Produk Rata-rata Waktu (hari) Jangka Waktu (hari) Pemesanan pelanggan 3 1 5 Pencatatan pemesanan 2 1 3 Pemesanan 5 1 9 Pembuatan/penyiapan barang 3 1 5 Pengangkutan 3 1 5 Pesanan diterima pelanggan 2 1 3 Jumlah Lead Time 18 6 30 4 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
2.2. The cash to cash cycle. Sebuah perusahaan sangat berkepentingan untuk dapat dengan segera mengkonversikan suatu pesanan menjadi uang. Pada hakekatnya tidak hanya lead time dari proses pemesanan hingga proses penerimaan uang, tetapi sejak proses pembelian bahan baku sampai menjadi uang hasil penjualan, yang melalui suatu proses panjang yang disebut dengan Pipeline Process. Proses dalam ketegori ini meliputi: Pembelian bahan baku. Penyimpanan bahan baku. Produksi bahan setengah jadi. Penyimpanan barang jadi. In transit. Penyimpanan induk distribusi. Penyimpanan barang setengah jadi. Order to delivery cycle (proses Produksi barang jadi. sampai penerimaan uang). Karena proses yang panjang tersebutlah maka tugas manajemen rantai pasokan adalah untuk mengendalikan semua lead time yang terjadi. 3. Manajemen Pipeline Logistik Kunci keberhasilan dalam mengendalikan lead time logistik adalah apa yang disebut dengan manajemen pipeline, yang merupakan suatu proses dimana lead time pembuatan barang (manufacturing lead time) dihubungkan dengan lead time pengadaan barang (procurement lead time) hingga sedemikian rupa untuk memenuhi permintaan pasar. Tujuan dari manajemen pipeline antara lain: Biaya yang lebih rendah. Lebih fleksibel. Mutu yang lebih tinggi. Waktu tanggapan yang lebih cepat. Sering kali dalam sebuah rangkaian supply chain ditemui banyak kegiatan yang justru menimbulkan biaya tambahan (added cost) dari pada menciptakan nilai tambah (added value). Misalnya: Pengangkutan barang dari truk ke gudang. Memindahkan barang dari tempat penerimaan ke rak gudang. Menyimpan di gudang. Mengeluarkan barang dari gudang. 5 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
Adapun kegiatan yang dapat memberikan nilai tambah adalah segala kegiatan yang menyebabkan barang yang bersangkutan mudah terjual. Banyak perusahaan yang menemukan bahwa hanya 10% dari kegiatannya yang dapat menimbulkan nilai tambah, sedangkan 90% lainnya merupakan kegiatan yang menambah biaya. Tugas manajemen pipeline adalah memperbaiki perbandingan antara value added activities dengan non-value added activities yang sangat timpang. Gambar 4. Grafik Hubungan Added Cost dan Added Value 4. Lead Time Pemesanan Barang Lead time dalam pemesanan barang merupakan rentang waktu yang diperlukan untuk memesan barang, yaitu sejak menerima pesanan untuk membeli sampai barang sampai di gudang pembeli. Komponen lead time, antara lain: Waktu yang diperlukan untuk mencari sumber pembelian. Waktu untuk meminta penawaran harga. Waktu untuk mengevaluasi penawaran. Waktu untuk negosiasi harga. Waktu untuk pembuatan kontrak pembelian/surat pesanan. Waktu untuk pembuatan letter of credit (LC). Waktu yang diperlukan supplier untuk membuat atau menyiapkan barang. Waktu pengepakan untuk pengiriman. Waktu pengiriman barang dari gudang supplier ke terminal/pelabuhan pengiriman. 6 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
Waktu pengiriman barang dari terminal/pelabuhan pengirim ke pelabuhan penerima. Waktu pembongkaran barang di terminal/pelabuhan penerima. Waktu pengiriman barang dari pelabuhan penerima ke gudang pembeli. Waktu pembongkaran peti di gudang pembeli. Waktu penerimaan dan penghitungan barang digudang pembeli. Lead time pemesanan barang dapat dikategorikan menjadi beberapa elemen, antara lain: a) Elemen yang memberikan cukup nilai tambah, contohnya: Waktu untuk negosiasi. Negosiasi tarif angkutan. Waktu untuk membuat barang. Waktu pengangkutan dari gudang ke pelabuhan muat. Waktu pengapalan ke pelabuhan tujuan. Pengangkutan dari pelabuhan tujuan ke gudang. b) Elemen yang kurang memberikan nilai tambah, conthohnya: Waktu menganalisis penawaran. Penyiapan kontrak. Pengepakan. Waktu muat barang. Mencari perusahaan pengangkut. Waktu pembongkaran barang saat di pelabuhan. Waktu pembongkaran peti di gudang. Waktu penghitungan barang. Pembukaan letter of credit untuk barang import. c) Elemen yang tidak memberikan nilai tambah, contohnya: Waktu mencari sumber pembelian. Waktu mencari alat pengangkutan. Waktu menunggu di gudang ekspedisi. Waktu menunggu di gudang palabuhan. Waktu menunggu pengiriman ke gudang penerima. 7 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
Dalam skala lead time pemesanan barang ini, mungkin perlu dimodifikasi, sehingga prinsip yang digunakan lebih efektif (berhasil guna). Terdapat beberapa strategi yang dapat dilakukan, antara lain: 1) Mengurangi waktu yang digunakan dari setiap elemen, terutama yang tidak menghasilkan nilai tambah, melalui kegiatan antara lain: Supplier partnership, yang dapat mengurangi waktu pencarian sumber pembelian, negosiasi harga, pembuatan kontrak pembelian, pembukaan LC, pembuatan/penyiapan barang. Kontrak pembelian jangka panjang. Kontrak jangka panjang dengan ekspedisi. Komunikasi yang intens dengan supplier dan ekspedisi. 2) Mengubah cara kegiatan yang awalnya berurutan menjadi kegiatan simultan, seperti: Perjanjian dengan supplier, sehingga dapat bekerja sama tanpa LC, tanpa penandatangan kontrak pembelian tetapi cukup confirmed atau committed letter of intent. Persiapan dan penyelesaian dokumen bea masuk dilakukan selama pengapalan barang, sehingga tidak memerlukan waktu ekstra. (just in time customs clearance) Mengurangi/menghilangkan waktu penyimpanan digudang pelabuhan. Gambar 5. Usaha Pengurangan Added Cost 8 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)
5. Kesenjangan Lead Time Dengan Tujuan Utama SCM Masalah besar yang dihadapi oleh setiap perusahaan terkait dengan SCM adalah waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang. Selain itu Membuat barang jadi dan siap dijual ke pelanggan selalu lebih lama daripada kesediaan pelanggan untuk menunggu. Sehingga masalah utama yang terjadai adalah tersedianya barang saat diperlukan dan kesediaan pelanggan untuk menunggu jika terpaksa. Kesenjangan tersebut terjad karena untuk mengendalikan lead time pengadaan barang banyak dibatasi oleh: Keterbatasan sumber yang andal Keterbatasan peraturan Deviasi lead time yang besar Deviasi permintaan yang besar Forecast yang kurang akurat Budaya perusahaan Adapun yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, antara lain melalui: Menggunakan persediaan pengaman (safety stock). Melakukan stock replenisment secara tepat waktu. Melakukan forecasting dengan lebih baik. Menentukan service level secara sadar dan terencana. Menerapkan strategi pembelian yang menunjang. Saat ini berkembang paradigma baru yang beredar di pasar yaitu tidak hanya price sensitive tetapi juga time sensitive. Sehingga pengurangan waktu yang terjadi di pipeline logistik dapat mempercepat proses diseluruh supply chain dan untuk menekan biaya. Sehingga setiap perusahaan harus melakukan pengurangan lead time untuk non value adding activities, khususnya waktu penyimpanan barang. Agar hal tersebut dapat terpenuhi, maka perlu di lakukan pengelolaan inventory control yang baik. 9 / 9 6623 Taufiqur Rachman (http://taufiqurrachman.weblog.esaunggul.ac.id)