Oleh : Kasim A. Usman, S.Ag, M.Pd WI Balai Diklat Keagamaan Manado MENENTUKAN JENIS PELATIHAN BERDASARKAN ANALISIS DAN EVALUASI KEBUTUHAN DIKLAT Abstrak Menentukan jenis pelatihan khususnya pada Balai Diklat membutuhkan pengetahuan dan kecakapan tentang pelatihan.analisis kebutuhandiklat adalahsalah satu langkah utama dalam membangun sebuah program pelatihan yang efektif. Hal ini berfungsi sebagai dasar untuk menentukan tujuan pembelajaran, merancang program pelatihan dan evaluasi pelatihan yang disampaikan.artikel ini menjelaskan tentang konsep, manfaat dan bagaimana analisis kebutuhan pelatihan dilakukan. Kata kunci: Analisis, kebutuhan, pelatihan PENDAHULUAN A. Latar Belakang Analisis kebutuhan diklat adalah proses yang berkelanjutan dalam pengumpulan data untuk menentukan apa kebutuhan pelatihan ada sehingga pelatihan dapat dikembangkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Melakukan analisis kebutuhan merupakan dasar keberhasilan program pelatihan. Seringkali, organisasi akan mengembangkan dan melaksanakan pelatihan tanpa terlebih dahulu melakukan analisis kebutuhan. Organisasi-organisasi ini akan menjalankan resiko diklat yang tidak efektif. Sebuah analisa kebutuhan pelatihan digunakan untuk menentukan apakah pelatihan merupakan solusi yang tepat untuk masalah di tempat kerja. Analisis kebutuhan ini merupakan "proses yang berkelanjutan pengumpulan data untuk menentukan apa kebutuhan pelatihan ada sehingga pelatihan yang dapat dikembangkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya" ( Brown, 2002. 569). Hal lain yang tidak bisa kita pisahkan dari diklat adalah evaluasi kebutuhan pelatihan. Evaluasi yang dimaksud adalah evaluasi kontek dan evaluasi infut (masukan). Kedua faktor ini merupakan factor yang turut menentukan kelancaran proses dan mutu hasil diklat. Masukan yang sangat penting dalam diklat adalah 1
peserta diklat, tujuan diklat, kurikulum, metode, bahan, widyaiswara, sarana dan prasarana.sedang yang menyangkut proses dalam diklat mencakup: penyelenggara, implementasi kegiatan belajar mengajar, aktivitas peserta, penggunaan saranadan media.sedangkan output berupa lulusan yang diharapkan dapat menunjukkan kinerja ditempat tugas masing-masing.disamping itu objek evaluasi yang termasuk dalam komponen proses adalah strategi diklat, media pembelajaran,cara mengajar widyaiswara,partisipasi peserta, biaya yangdalam hal ini apakah biaya diklat digunakan secara efektif atau tidak, evaluasi penguasaan materi (bahan).evaluasi penyelenggaraan diklat dilaksanakan utamanyauntuk mengetahui peningkatkan kompetensi peserta diklat. B. Identifikasi Masalah 1. Pelaksanaan pelatihan tanpa melalui analisis kebutuhan Diklat. 2. Minimnya evaluasi kebutuhan pelatihan pasca pelaksanaan diklat. C. Rumusan Masalah Yang menjadi rumusan masalah pada artikel ini adalah Apakah pelaksanaan pelatihan sudah melalui analisis dan evaluasi kebutuhan diklat. Dengan rumusan ini sehingga muncul pertanyaan : 1. Apayang dimaksud dengan analisis kebutuhan diklat dan manfaatnya dalam pelaksanaan pelatihan?. 2. Apa pengertian evaluasi kebutuhan pelatihan / TNA (Training Need Assesment) dan manfaatnya dalam pelaksanaan pelatihan? D. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan dalam artikel ini adalah : 1. Memaparkan analisis kebutuhan diklat dan manfaatnya dalam pelaksanaan pelatihan?. 2. Memaparkan evaluasi kebutuhan pelatihan / TNA (Training Need Assesment) dan manfaatnya dalam pelaksanaan pelatihan)?. 2
KERANGKA TEORITIK, METODOLOGI, TEMUAN DAN PEMBAHASAN A. Kajian Teori 1. Pengertian Pelatihan Menurut Faustino Cardoso Gomes (20003: 197) pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performansi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tangggung jawabnya, atau suatu pekerjaan yang ada kaitannya dengan pekerjaannya. Agar efektif, pelatihan biasanya harus mencakup pengalaman belajar, aktivitas-aktivitas yang terencana, dan didesain sebagai jawaban atas kebutuhan-kebutuhan yang berhasil diidentifikasikan. Secara ideal, pelatihan harus didesain untuk mewujudkan tujuan-tujuan dari para pekerja secara perorangan. Pelatihan sering dianggap sebagai aktivitas yang paling dapat dilihat dan paling umum dari semua aktivitas kepegawaian. Para majikan menyokong pelatihan karena melalui pelatihan para pegawai akan menjadi terampil, dan lebih produktif, sekalipun manfaat-manfaat tersebut harus diperhitungkan dengan waktu yang tersita ketika para pegawai sedang di latih. Para pekerja menyukai pelatihan karena pelatihan membebaskan dari pekerjaan mereka atau meningkatkan kecakapan yang bisa digunakan untuk menguasai kedudukan yang sedang mereka duduki atau yang akan mereka duduki. Pelatihan juga sering dianggap sebagai imbalan dari organisasi, suatu simbol status, atau suatu liburan dari kewajiban-kewajiban kerja sehari-hari. Beberapa komentator yang menekankan arti simbolis dari pelatihan mengemukakan bahwa orang-orang menerima prestige dan balasan-balasan yang tidak dilihat lainya melalui pelatihan. Oleh karena itu pelatihan juga dapat memperbaiki kepuasan kerja. Pelatihan adalah tepat ketika organisasi kita dapat mengharapkan untuk mendapatkan lebih banyak manfaat dari pelatihan daripada diukur sebagai investasi biaya.nilai investasi pelatihan untuk organisasi harus bergantung pada visi.kita dapat mengusulkan pelatihan untuk membangun keterampilan dan tingkat pengetahuan yang membantu karyawan yang lebih baik berkontribusi terhadap misi organisasi.dalam beberapa kasus, kebutuhan mendesak dan perbaikan pelatihan tujuannya adalah untuk memperbarui dan memelihara pengetahuan profesional. 3
2. Pendidikan dan Pelatihan Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, disebutkan bahwa Pendidikan dan pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil yang disebut Diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil. Pendidikan dan pelatihan kepegawaian juga merupakan bagian dari sebuah sistem pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil yang bermakna pada pengembangan kepegawaian. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil menyebutkan bahwa tujuan pendidikan dan pelatihan adalah: o Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansi. o Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan. o Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman, dan pemberdayaan masyarakat. o Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik. Menurut Nitisemito (2000,54) ada beberapa sasaran yang ingin dicapai dengan mengadakan pendidikan dan pelatihan, antara lain sebagai berikut: o Salah satu sasaran yang diharapkan dapat dicapai dengan diklat adalah agar pekerjaan dapat dilakukan secara lebih cepat dan baik. Dengan melaksanakan petunjuk-petunjuk cara melaksanakan pekerjaan dalam pelatihan diharapkan karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya secara lebih cepat dan lebih baik dari pada sebelumnya. o Dengan pendidikan dan pelatihan para pegawai juga diajarkan bagaimana cara agar menghemat bahan baku penunjang dan juga bahan pembantu kegiatan pekerjaan dengan baik. 4
o Dalam pendidikan dan pelatihan juga diajarkan bagaimana cara agar penggunaan sarana dan prasarana kantor dengan baik agar peralatan itu juga tahan lama dan memperpanjang umur peralatan itu sendiri. o Dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan juga diajarkan bagaimana menekan angka kecelakaan kerja dengan sekecil-kecilnya. o Melalui pendidikan dan pelatihan dapat juga diberikan pendidikan yang dapat meningkatkan rasa tenggung jawab terhadap karyawan, maka dalam pendidikan dan pelatihan ditekankan bahwa suatu keberhasilan harus disertai rasa tangung jawab yang besar. 3. Definisi Analisis Kebutuhan Analisis Kebutuhan didefinisikan sebagai " proses penentuan alasan dan menyebabkan untuk kebutuhan sehingga intervensi yang tepat dapat diidentifikasi dan kemudian memilih" (Kaufman, 1994.14). Selain itu, sebuah istilah yang lebih tepat digunakan untuk analisis kebutuhan diklat adalah analisis kebutuhan pelatihan. " Analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai " analisis kebutuhan yang membantu untuk menentukan apakah pelatihan adalah solusi atau bagian dari solusi untuk memenuhi kebutuhan. Setelah pelatihan dilakukan analisis kebutuhan pelatihan untuk menentukan apa, kapan, di mana bagaimana, dan oleh siapa pelatihan mungkin akan lebih baik dipekerjakan " (Triner et al. 1996, 52). Rossett (1987,3) mendefinisikan kebutuhan pelatihan sebagai " studi sistematis dari masalah atau inovasi menggabungkan data dan opini dari berbagai sumber, dalam rangka untuk membuat keputusan yang efektif atau rekomendasi tentang apa yang harus terjadi selanjutnya. " B. Metodologi Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif menurut Moleong ( 2007: 11) menekankan data yang terkumpul berbentuk kata-kata, gambar, dan bukan angka. Angka-angka yang mungkin muncul, sifatnya hanya sebagai penunjang.tujuan penelitian kualitatif 5
tidak selalu mencari sebab-akibat sesuatu, tetapi lebih berupaya memahami situasi tertentu, mencoba menerobos dan mendalami gejalanya dengan menginterpretasikan masalahnya atau menyimpulkan kombinasi dari berbagai arti permasalahan sebagaimana disajikan oleh situasinya. Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif ini dimaksudkan untuk menggambarkan latar dan interaksi yang kompleks dari partisipan serta variabel-variabel menurut pandangan dan definisi partisipan. Penelitian kualitatif deskriptif merupakan penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai status variabel, gejala, atau keadaan yang ada, yaitu keadaan gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan. C. Hasil Temuan dan Pembahasan a. Analisis kebutuhan diklat dan manfaatnya dalam pelaksanaan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan sering mengungkapkan kebutuhan akan pelatihan yang tepat sasaran. Dengan melakukan analisa yang efektif, sebuah instansi memverifikasi bahwa pelatihan adalah solusi yang tepat untuk kekurangan kinerja. Pelatihan tidak bisa memecahkan masalah yang disebabkan oleh desain sistem yang buruk, kurangnya sumber daya atau understaffing. Dalam beberapa kasus, meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan mungkin tidak menyelesaikan masalah atau kekurangan, sehingga pelatihan akan menyia-nyiakan sumber daya dan waktu yang berharga. Sebuah analisis kebutuhan pelatihan dapat membantu menentukan kinerja atau tingkat pengetahuan saat ini terkait dengan suatu aktivitas tertentu, serta kinerja yang optimal atau tingkat pengetahuan yang dibutuhkan. Dengan melakukan analisis kebutuhan, instansi dapat mengumpulkan informasi mengenai kompetensi tenaga kerja atau tugas itu sendiri, informasi tersebut membantu mengidentifikasi penyebab masalah ( Rossett, 1987, 15. ). Mereka yang melakukan analisis harus memiliki pemahaman yang jelas tentang masalah dan harus mempertimbangkan semua solusi, tidak hanya pelatihan, sebelum mereka menyajikan temuan mereka kepada manajemen dan menentukan solusi terbaik." Ketika dilakukan dengan benar, analisis kebutuhan adalah investasi 6
yang bijaksana bagi organisas. Hal ini menghemat waktu, uang dan usaha dengan bekerja pada masalah yang benar " ( McArdle, 1998,. 4 ). Kegagalan untuk analisis kebutuhan pelatihan dapat menyebabkan kesalahan. Misalnya, sebuah instansi yang bergantung pada pelatihan untuk memperbaiki masalahnya harus mencari solusi lain yang mungkin lebih efektif. Ada empat manfaat analisis kebutuhan diklat: o Untuk mengidentifikasi masalah tertentu dalam organisasi. Kepegawaian dan manajemen harus tahu apa masalahnya sehingga pelatihan yang paling tepat (jika pelatihan adalah jawabannya) akan diarahkan ke masalah-masalah organisasi. Sebagai contoh, jika seorang manajer mendekati bagian kepegawaian dengan permintaan untuk program komunikasi. o Untuk mendapatkan dukungan manajemen. Manajemen biasanya berpikir pelatihan adalah " hal yang baik untuk dilakukan. " Sikap ini dapat diletakkan langsung di awal analisa kebutuhan. Cara untuk memperoleh dukungan manajemen adalah untuk memastikan bahwa pelatihan langsung mempengaruhi apa yang terjadi pada kepegawaian. Pelatih harus melihat diri mereka apakah memberikan kontribusi langsung ke pegawai. Manajemen akan berkomitmen untuk melaksanakan pelatihan apabila data kepegawaian dapat menunjukkan bahwa pelatihan dapat meningkatkan kinerja di tempat kerja. Akibatnya, program pelatihan dan anggaran tidak akan menjadi hal pertama yang dipotong atau dipangkas. o Untuk mengembangkan data untuk evaluasi. Kecuali kebutuhan informasi yang dikembangkan sebelum melakukan pelatihan, evaluasi yang terjadi setelah program mungkin tidak valid. Dalam melakukan analisis kebutuhan pertama, pelatih dapat mengukur efektivitas program. o Untuk menentukan biaya dan manfaat pelatihan. Pelatihan biasanya dipandang sebagai gangguan daripada kontribusi terhadap kinerja organisasi. Hal ini terjadi ketika pelatih gagal untuk mengembangkan analisis manfaat atas biaya untuk pelatihan mereka melakukan. Namun, sebagian besar pelatih berpendapat bahwa manajemen tidak akan menghabiskan uang untuk pelatihan. 7
Manurut (Warshauer,1988). Manfaat analisis kebutuhan diklatantara lain: o Meningkatkan komitmen manajemen calon peserta pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan o Meningkatkan visibilitas fungsi pelatihan o mengklarifikasi masalah organisasi penting o Menyediakan penggunaan terbaik dari sumber daya yang terbatas. o Menyediakan program dan ide-ide desain o Merumuskan strategi untuk bagaimana melanjutkan dengan upaya pelatihan Manfaat lain dari analisis kebutuhan diklat yang jelas untuk menyediakan karyawan/pegawai dengan keterampilan dan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan mereka, membantu organisasi/instansi memenuhi tujuan kinerja, dan meningkatkan hubungan dan semangat kerja karyawan/pegawai (McConnell, 2003, 44). Pada dasarnya, informasi yang dikumpulkan dan dianalisis sehingga rencana pelatihan dapat dibuat. Analisa kebutuhan ini menentukan kebutuhan untuk pelatihan, mengidentifikasi pelatihan apa yang diperlukan, dan memeriksa jenis dan ruang lingkup sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung program pelatihan Menurut Rossett (1987, 15), sebuah instansi melakukan analisa kebutuhan pelatihan untuk mencari informasi tentang: o kinerja yang optimal atau pengetahuan o kinerja aktual atau saat ini atau pengetahuan o perasaan peserta dan orang-orang penting lainnya o penyebab masalah, dan o solusi untuk masalah ini. b. Evaluasi kebutuhan pelatihan / TNA (Training Need Assesment) dan manfaatnya dalam pelaksanaan pelatihan. Menurut Siswanto (2003,220) Evaluasi kebutuhan pelatihan / TNA (Training Need Assesment)adalah proses diagnostik yang mencoba untuk 8
mengidentifikasi berbagai kebutuhan organisasi yang berpotensi dapat dipenuhi melalui pelatihan atau bahkan sebaliknya. Lebih lanjut Siswanto (2003, 220), mengemukakan evaluasi dalam kegiatan pendidikan dan pelatihan memiliki tujuan sebagai berikut: o Untuk mengetahui tingkat kemajuan yang telah dicapai oleh peserta pendidikan dan pelatihan dalam suatu periode proses belajar mengajar tertentu. o Untuk mengetahui posisi atau kedudukan peserta dalam kelompoknya. o Untuk mengetahui tingkat usaha yang telah dilakukan para peserta dalam kegiatan pendidikan dan pelatihan. o Untuk mengetahui efisiensi metode pendidikan dan pelatihan yang digunakan. Manfaat Evaluasi kebutuhan pelatihan / TNA (Training Need Assesment)adalah : o Untuk mengetahui masalah apa sesungguhnya dihadapi oleh instituti yangdiobservasi dalam hal yang berkaitan dengan kinerja pegawai. o Untuk mencari informasi tentang hal yang berhubungan dengan kinerja padainstitusi yang diobservasi o Untuk membantu instusi yang diobservasi( dalam hal ini lokasi/ sekolahtempat observasi ) mencari jalan keluar untuk menyelesaikan masalah yangdihadapai o Untuk menentukan apakah perlu diadakan ( dibutuhkan) Diklat atau tidakterhadap para guru/ pegawai dalam meningkatkan kinerjanya. o Untuk memberikan bekal pengalaman melalui latihan kepada para observerdalam menghadapi persoalan TNA di lapangan. PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan materi diatas maka penulis menyimpulkan bahwa alasan untuk mengembangkan program pelatihan sangat bergantung pada identifikasi kebutuhan pelatihan, dan membenarkan biaya dan manfaat bagi instansi penyelenggara diklat. Tanpa pemahaman yang jelas tentang kebutuhan, upaya pelatihan yang terbaik sulit dilakukan. Pelatihan hanya akan berhasil jika program yang dikembangkan dan dilaksanakan memenuhi kebutuhan tersebut. Hasil akhirnya adalah gambaran yang 9
lebih tepat tentang kebutuhan pelatihan, yang dapat menyebabkan peningkatan program pelatihan kinerja dan hasil yang lebih baik dari pelatihan. Hasil Analisis kebutuhan Diklat bermanfaat sebagai dasar pengambilan suatu keputusan, disamping memberi solusi / arah, petunjuk tentang apa yang dilaksanakan bagaimana cara melaksanakan dan hasil apa yang diperoleh. B. Rekomendasi 1. Kepada pendesain pelatihan perlu melaksanakan analisis kebutuhan terhadap suatu diklat karena persoalan utama dari suatu diklat bukan tergantung pada sedikit banyaknya diklat yang dilaksanakan tetapi terletak pada kualitas out put dari Diklat itu sendiri. 2. Setelah selesai pelaksanaan diklat hendaknya dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaan diklat sehingga diketahui out put dari pelaksanaan diklat itu sendiri sekaligus menentukan rencana tindak lanjut untuk pelaksanaan diklat yang sama. DAFTAR PUSTAKA Anonimous, 2009. Modul bagi Pengelola Diklat, Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta. Abdorrakhman Gintings, 2010. Materi Perkuliahan Konsentrasi PLS, Program Pasca Sarjana (S2) UNINUS, Medan. Allan, Leslie. Training needs or training wants analysis? Training and development in Australia 36.2 (Apr 2009): 25-27. Brown, Judith.Training needs assessment: A must for developing an effective training program Public Personnel Management 31.4 (Winter 2002): 569-574. Faustino Cardoso Gomes, (2003) Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit :Bumi aksara, Jakarta. Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen sumber daya manusia, Penerbit :Bumi aksara, Jakarta Marpaung, (1999). Training Need Assesment (TNA),LAN RI, Jakarta Moh. Entang, dkk., 2009. Analisis Kebutuhan Pelatihan, Bahan Ajar MOT), Pusdiklat Administrasi Kementerian Agama RI, Jakarta. 10
Mangkuprawira, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta. Muhammad Zahid Iqbal; Rashid Ahmad Khan, The growing concept and uses of training needs assessment, Journal of European Industrial Training35.5(2011): 439-466 Moleong, Lexy J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Ritonga Idris, Manfaat Analisis Kebutuhan Diklat dalam pelatihan, Kemenag Sumut Vincent, P. Costa dkk, (2000), Panduan Pelatihan Untuk Pengembangan Sekolah, Jakarta: Depdiknas..htttp// Analisis Kebutuhan Diklat:2014 11