I. PENDAHULUAN Microsoft Power Point merupakan salah satu aplikasi milik Microsoft, disamping Microsoft Word dan Microsoft Excel yang telah kita kenal. Ketiga aplikasi ini lazim disebut Microsoft Office. Pada dasarnya, aplikasi Microsoft Power Point berfungsi untuk membantu user dalam menyajikan presentasi. Aplikasi ini menyediakan fasilitas Slide untuk dapat menampung pokok-pokok pembicaraan point-point yang akan disampaikan pada Audience. Dengan fasilitas, Animation, suatu slide dapat dimodifikasi dengan menarik. Begitu juga dengan adanya fasilitas: Font Picture, Sound dan Effect dapat dipakai untuk membuat suatu slide yang bagus. Bila keadaan ini dapat disajikan, maka para pendengar dapat kita tarik perhatiannya untuk menerima apa yang ingin kita sampaikan kepada mereka. Setiap lembar tayangan berisi materi disebut Slide. Agar slide yang sedang dibangun dapat menarik, tujuan kita dalam menyampaikan suatu topik dapat tercapai, dan dapat dimengerti oleh audience dengan efektif, sebaiknya buat terlebih dahulu point bahasan yang perlu dicantumkan pada slide secara garis besar, dan diikuti sub point dari masing-masing point yang ada dan lengkapi dengan gambar, karikatur pada slide yang dimaksud. Berilah bullet, font, dan color yang menyolok pada point yang paling utama agar menjadi pusat perhatian. Diktat ini memberikan informasi dasar cara menggunakan Power Point 2003 dan menggabungkan Power Point dengan aplikasi Windows lainnya. PEMAHAMAN TOOLBAR Toolbar merupakan salah satu bagian yang paling penting dari Power Point. Fungsi utama Toolbar adalah mempercepat akses kesejumlah perintah yang sering dipakai. Untuk menggunakan Toolbar, klik salah satu icon yang mewakili perintah yang Anda inginkan. Bila icon tampak tertekan ke dalam, berarti ia sedang diaktifkan. Untuk menonaktifkannya, Anda tinggal menekan icon tersebut sekali lagi. Lihat contoh pada tombol B-I-U ( Bold-Italic-Underline ) berikut ini: Gambar1: Keadaan icon (Aktif atau Non Aktif). Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 1
Kitalah yang memutuskan toolbar mana yang akan ditampilkan pada layar. Untuk mengaktifkan masing-masing Toolbar, gunakan Menu View, Toolbar, kemudian tandai nama Toolbar yang ingin ditampilkan, sehingga muncul tanda cek didepan nama jenis toolbar. Gambar2: Langkah mengaktifkan Menu Toolbar. II. PENGGUNAAN MENU Pada kondisi Default, Menu Bar Power Point terdiri dari sembilan kelompok menu. Mulai dari File di ujung kiri sampai Help di ujung kanan. Untuk mengakses perintah pada salah satu menu, Anda cukup mengklik nama perintah yang diinginkan. Pada layar akan muncul kotak dialog yang berhubungan dengan perintah tersebut 2.1. MENGAKTIFKAN DAN MENUTUP POWER POINT MEMULAI POWER POINT Untuk memulai Power Point ada beberapa tahap yang harus dilakukan, yaitu: 1. Buka Start Menu, dan pilih Programs, Microsoft Power Point (Lihat gambar 3). 2. Selanjutnya, akan muncul layar New Slide. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 2
Gambar 3: Tampilan Taskbar Start. 2.2. TAMPILAN LAYAR POWER POINT Setelah kita melakukan kesemua hal di atas, kita akan melihat layar Power Point dan mulailah untuk membuat Presentasi yang kita inginkan. Menu Bar Tool Bar Kota k Placeholder Kotak Dialog Status Bar Gambar 4: Tampilan Jendela Power Point Scrool bar Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 3
Keterangan: Kotak Placeholder, untuk meletakkan aneka objek presentasi. Kotak dialog, kotak yang muncul pada layar bila kita mengaktifkan salah satu menu. Kita bisa mengatur berbagai pilihan yang tersedia di dalamnya. Status Bar, pada bagian ini ditemukan dua indikator. Dari kiri kekanan adalah indikator tampilan slide, dan indikator template. Menu Bar, disebut juga dengan Pull Down Menu. Bila kita mengklik salah satu menu maka akan terbuka sekelompok menu lain yang berhubungan dengannya. Scrool Box, yaitu vertikal sisi kanan layar dan horizontal di sisi bawah layar. Toolbar, seperangkat icon yang berfungsi untuk menggantikan perintah-perintah yang terdapat pada menu Bar. 2.3. MENYIMPAN DAN MENUTUP POWERPOINT Menyimpan Presentasi Saat pertama kali menyimpan presentasi, gunakan menu File, Save As. Aplikasi akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file yang kita inginkan pada bagian File Name. Gambar 5: Bentuk tampilan dari menu Save As. Ketikkan nama file yang kita inginkan pada bagian File Name. Pilih atau ubah drive penyimpanan pada Menu Save in. Klik OK untuk mengakhiri penyimpanan. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 4
Menutup Presentasi Setelah selesai bekerja dengan sebuah presentasi dan menyimpannya, Kita tentu ingin menutup presentasi tersebut. Gunakan menu File, Close atau mengklik tombol bergambar X pada sudut kanan atas jendela. III. Bekerja Pada Aneka Tampilan Slide Bentuk slide yang diinginkan dapat dipilih pada taks panel di sebalah kanan window dengan mengaktifkan panel Slide Layout, dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Slide Layout Bentuk Slide Gambar 6: Aneka tampilan slide Setelah memilih bentuk slide, selanjutnya dapat memasukkan text, gambar, tabel ke dalam slide. Untuk merubah jenis panel dapat di click pada combo panel, dapat dilihat pada gambar berikut : Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 5
Panel lain Gambar 7: Jenis panel Memilih Slide Design Click pada other task panel kemudian dipilih Slide Design, selanjutnya kita dapat memilih bentuk desain yang diinginkan, dapat dilihat pada gambar berikut : Pilihan slide design Bentuk design Gambar 8: Bentuk design Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 6
Untuk kebutuhan animasi dapat dipilih panel custom animation, untuk efek slide dapat dipilih Slide Transition, kemudian sesuaikan bentuk dan model tampilan slide saat dijalankan. IV. BEKERJA DENGAN TEKS 4.1.MENGETIKKAN TEKS Untuk mengisikan teks kedalam slide, kita cukup mengganti teks contoh (Clik to Add) yang berada pada kotak-kotak placeholder. Pada saat kita mengklik kotak placeholder, sebuah bingkai akan muncul mengelilinginya. Ini menandakan kotak tersebut telah dipilih dan siap untuk diisi teks. Pada saat yang sama teks contoh akan lenyap, ketikkan teks yang akan ditampilkan pada kotak tersebut. Setelah teks diketikkan, klik ruang kosong diluar bingkai untuk kembali ketampilan semula. Atau bisa juga dengan mengklik tombol Text Box pada Toolbar Drawing untuk menyisipkan kotak teks. Mulailah mengetikkan teks yang kita inginkan. Text Box Gambar 8: Penggunaan Menu Text Box. 4.2. MEMFORMAT TEKS 4.2.1. Perataan Teks Didalam slide PowerPoint, pengertian perataan teks adalah posisi teks pada kotak Placeholder. Rata pada pinggir kirikah, rata pinggir kanankah, dan seterusnya. Format semacam ini diperlukan untuk teks-teks tertentu misalnya judul document memakai teks yang berada diposisi tengah. Untuk mengatur perataan teks ikuti langkah-langkah sebagai berikut: Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 7
1. Pilih teks yang akan diatur perataannya, lalu klik menu Format, Alignment. 2. Pada menu yang tampil, klik salah satu pilihan. Left berarti rata kiri, Right berarti rata kanan, Centered berarti rata tengah, dan Justify berarti rata kedua sisi. Mode pengaturan text 4.2.2. Format Huruf Gambar 9: Menu Pengaturan Teks. Pilih teks yang akan diubah format hurufnya, lalu klik menu Format, Font. Langkah selanjutnya, kita atur pilihan-pilihan yang disediakan kotak dialog Font. Gambar 10: Bentuk tampilan menu Font. Dapat juga kita mengatur format huruf dengan menggunakan tombol-tombol pada toolbar Formatting. Gambar 11: Toolbar Formatting. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 8
4.2.3. Jarak Baris dan Paragraf Jarak baris merupakan jarak antara suatu baris teks diatas serta di bawahnya. Di sini kita bebas mengatur jarak baris secara bebas. Jarak Paragraf merupakan jarak antara suatu paragraf dengan paragraf di bawah dan di atasnya. Untuk menentukan jarak baris dan paragraf dapat kita lakukan dengan memilih teks atau paragraf yang akan diubah, kemudian klik Format, Line Spacing. Klik tanda panah pada kotak Line Spacing, Before paragraf dan After paragraf. Atau bisa juga dengan mengetikkan langsung pada kotak tersebut untuk mengubah jarak baris / paragraf keukuran yang diinginkan. 4.2.4. Bullet Gambar 12: Bentuk tampilan menu Line Spacing. Adalah suatu peneomoran dengan menggunakan bentuk-bentuk geometris seperti lingkaran, bujur sangkar, garis, panah, dan lain-lain. Untuk memformat Bullet, pilih teks yang akan diberi bullet, lalu klik menu Format, Bullet. Kotak dialog akan muncul dilayar. Pada kotak Bullets From, pilih jenis huruf yang ingin dipakai sebagai bullet. Kita juga bisa memilih warna dari kotak Color. Dan untuk mengubah ukuran bullet, atur kotak Size. Gambar 13: Tampilan kotak dialog Bullet. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 9
4.3. TEKS EFEK KHUSUS Beberapa bagian slide membutuhkan penanganan khusus. Agar lebih menarik perhatian, format huruf dekoratif bisa dipakai untuk menulis teks. PowerPoint menyediakan fasilitas WordArt untuk hal ini. Untuk mengaktifkannya, klik menu View, Toolbars, WordArt. Toolbar WordArt akan tampil dilayar. Untuk menyisipkan teks, klik tombol Insert WordArt. Kotak dialog akan muncul dilayar. Pilih salah satu efek yang diinginkan, lalu klik OK. V. MENYISIPKAN TABEL DAN GRAFIK 5.1. MENYISIPKAN TABEL Gambar 14: Tampilan kotak dialog WordArt. Sebelum memulai menyisipkan tabel, pastikan kita telah menggunakan desain slide yang memiliki kotak placeholder untuk tabel. Bila belum, kita klik menu Format, Slide Layout. Klik ganda kotak placeholder bergambar tabel. Gambar 15: Tampilan kotak dialog Slide Layout. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 10
Atau bisa juga menggunakan cara yang lain, yaitu klik menu Insert, Table. Masukkan jumlah kolom dan jumlah baris yang diinginkan. Klik OK. Gambar 16: Kotak dialog Insert Table. Metode lain yang dapat digunakan yaitu dengan mengklik tombol Insert Table pada Toolbar standard, kemudian sambil tetap menekan Tombolnya gerakkan mouse kearah bawah dan samping hingga bujursangkar-bujursangkar yang ada dihitami. Perhatikan angka dibagian bawah kotak yang menunjukkan berapa jumlah baris dan kolom. Lepaskan tombol bila ukurannya telah sesuai dengan yang anda inginkan. 5.2. MENYISIPKAN GRAFIK Melalui Microsoft Graph kita bisa menyisipkan aneka grafik kedalam slide. Aplikasi ini mempunyai kemampuan membuat grafik yang setara dengan Microsoft Excell. Untuk membuat grafik, pastikan kita telah menggunakan desain slide dengan kotak placeholder grafik didalamnya. Bila belum, kita bisa mengklik menu Format, Slide Layout. Kemudian klik ganda kotak placeholder bergambar grafik untuk menyisipkan grafik. Gambar 17: Kotak dialog Slide Layout. Atau bisa juga dengan menggunakan sembarang desain slide, kemudian klik menu Insert, Chart. Secara otomatis, Microsoft Graph akan menyisipkan sebuah grafik ke dalam slide. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 11
5.2.1. Mengisi Judul Grafik Klik menu Chart, Chart Options, Titles. Ketikkan judul grafik pada Chart Title, lalu ketikkan teks untuk sumbu X, Y dan Z pada Category (X) axis, Series (Y) axis, dan Value (Z) axis. Kemudian klik OK. Gambar 18: Langkah membuka menu Chart Options. 5.2.2. Mengganti Warna dan Jenis Grafik Gambar 19: Tampilan kotak dialog Chart Options. Klik bagian yang akan diubah warnanya, gunakan tombol Charts Objects untuk memilihnya. Kemudian klik menu Format, Selected Area, Patterns. Pilih warna yang tersedia. Jika kita ingin mengganti jenis grafik, klik menu Chart, Chart Type, Standard Types. Selanjutnya dari daftar Chart type, pilih jenis yang diinginkan. Klik tombol Press and Hold to View sample agar kita bisa melihat perubahannya. Jika ingin grafik itu terus dipakai, klik Set as default chart. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 12
Gambar 20: Tampilan Menu Chart Type. Jika kita ingin mengganti sudut pandang grafik, klik menu Chart, 3-D View. Klik tombol-tombol yang tersedia untuk memperoleh sudut pandang terbaik. VI. MENYISIPKAN GAMBAR DAN FOTO 6.1. Membuat Gambar Untuk mulai menggambar, klik menu View, Slide dan klik menu View, Toolbars, Drawing Toolbars. PowerPoint telah menyediakan fasilitas pembuatan gambar, caranya klik tombol AutoShapes pada Toolbar Drawing. Ada enam pilihan bangun, yaitu; Lines (macam-macam garis), Basic Shapes (bangun sederhana), Block Arrows (macam-macam panah), Flowchart (simbol-simbol diagram alir), Stars and Banners (bintang dan banner), dan Callouts (kotak keterangan gambar). Arahkan pointer kemasing-masing pilihan untuk melihat isinya. Gambar 21: Pilihan Menu Autoshapes. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 13
6.2. Mengatur Posisi Objek Pada Slide Kita bisa menggunakan fasilitas ini dengan mengklik tombol Draw, Align or Distribute (Bila menu ini nonaktif, klik pilihan Relative to Slide untuk mengaktifkannya). Klik tombol yang sesuai dengan keinginan kita. 6.3. Menyisipkan Foto Gambar 22: Pilihan Menu Draw. Kita dapat langsung menyisipkan foto kedalam slide, caranya: tempatkan pointer mouse kebagian document yang ingin disisipi, kemudian klik menu Insert, Picture, From File. Gambar 23: Kotak dialog Insert Picture. Pilih foto yang ingin disisipi. Kita dapat mencarinya pada bagian Look In. Apabila mengalami kesukaran, ketikkan nama filenya, kemudian klik tombol Find Now. VII. KOMUNKASI ANTAR PROGRAM 7.1. WORD KE POWER POINT Untuk menggabungkan file word ke PowerPoint, caranya adalah: 1. Aktifkan Power Point dan bukalah file yang akan disisipi dengan file Microsoft Word. 2. Dari Menu Insert klik perintah Object. Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 14
3. Kemudian klik Microsoft Word document Lalu klik tombol OK. Maka pada bidang kerja Power Point muncul bidang Word sisipan seperti gambar 31. 7.2. EXCELL KE POWER POINT Gambar 24: Tampilan penyisipan menu Word. Untuk menggabungkan file Excell ke Power Point, caranya adalah: 1. Aktifkan Power Point dan bukalah file yang akan disisipi dengan file Microsoft Excell. 2. Dari menu Insert klik perintah Object. Akan tampil dialog Insert Object. Pada dialog tersebut klik pilihan Create from file, seperti Gambar: 3. Klik tombol Browse. Dialog Browse muncul seperti gambar: 4. Carilah nama dan tempat file Excell (File dengan ekstensi.xls) Lalu klik ganda. padanya. 5. Kemudian klik OK pada dialog Insert Object. Hasilnya adalah terpasangnya lembar kerja Excell ke Power Point seperti gambar.. Gambar 25: Tampilan penyisipan menu Excel Materi Power POint Ajib Susanto, S.Kom : 15