1
Bab 6 Semua Tentang Format... 31. Membuat Format Surat Secara Instant Bagi sebagian orang, membuat berbagai format untuk surat, fax, atau keperluan lainnya sering menjadi pekerjaan yang membingungkan apalagi bagi orang yang jarang menulis surat. Dengan tips berikut ini, Anda dapat melihat format surat yang telah disediakan oleh MS Word 2003. Anda tinggal memilih salah satu format menurut selera Anda sendiri. Untuk mengaktifkan format tersebut, munculkanlah jendela Task Pane terlebih dahulu. Jika jendela tersebut tidak aktif maka Anda dapat menampilkannya secara manual. Caranya, klik menu View > Task Pane. Dalam waktu singkat, di bagian kanan MS Word 2003 akan tampil sebuah jendela kecil. Itulah yang disebut sebagai Task Pane. 2
Kemudian untuk memilih jenis format surat yang akan dibuat, klik New from template. Kalau sudah, pilih Letter Wizard. Jika pilihan ini tidak ada, klik General Templates. Dalam kotak Templates, klik Tab Letter & Faxes untuk menentukan format surat atau Fax yang akan Anda buat. Lihatlah model format itu dalam bagian Preview. Setelah memilih salah satu, misalnya Profesional Letter, tekan tombol OK. Dalam waktu singkat, sebuah jendela baru akan terbuka, yaitu tempat Anda mengetikkan surat yang ingin Anda buat. Buatlah surat sesuai petunjuk yang ada di dokumen tersebut. Gambar 6.1. Memilih Template Surat 32. Format Nomor Halaman 3
Jika Anda ingin membuat nomor halaman di dalam dokumen yang akan Anda kerjakan, klik menu Insert > Page Numbers. Kemudian di dalam kotak dialog Page Number Anda dapat mengatur format nomor halaman yang Anda inginkan, misalnya jenis angka yang digunakan sebagai nomor halaman, letak atau posisi nomor halaman, dan sebagaianya. Gambar 6.2. Jendela Page Numbers Berikut ini merupakan tips bagi Anda untuk membuat halaman yang tampil beda pada dokumen. Sebagai contoh, Anda memiliki dokumen setebal 200 halaman dan ingin agar halaman yang tertulis menjadi seperti berikut: Halaman 5 dari 200 atau Halaman X dari Y dimana nilai X dan Y dapat Anda ganti sesuai dengan nomor halaman pada dokumen Anda. Untuk membuat teknik seperti itu, klik menu View- Header and Footer. Pada toolbar Header and Footer tekan ikon Switch Between Header and Footer. Setelah kursor berada di dalam Header, aturlah dimana Anda akan meletakkan nomor halaman. 4
Kembali perhatikan Toolbar Header and Footer. Klik Insert Auto Text dan pilih Page X of Y. Setelah itu, pembuatan halaman secara otomatis telah selesai dan jumlah halaman dokumen Anda telah siap dimasukkan. Gambar 6.3. Memasukkan Teks Page X of Y Sedangkan untuk mengubah kalimat Page X of Y menjadi Halaman X dari Y lakukan langkah berikut. Ganti kata Page menjadi kata Halaman sedangkan Of menjadi Dari secara manual. Selain dapat Anda ganti teksnya, format teks tersebut, seperti jenis huruf, ukuran, warna, dan sebagainya, dapat Anda atur pula. 33. Membuat Format Buku Apabila Anda ingin menjadi seorang penulis buku, MS Word 2003 menyediakan model dokumen berformat 5
buku yang langsung dapat Anda pakai, berikut penjelasannya. Cara untuk mengaktifkan dokumen berformat buku adalah sebagai berikut, klik menu File > Page Setup. Klik Tab Paper dan carilah ukuran kertas yang ingin Anda gunakan, misalnya adalah kertas A4 atau Quarto. Gambar 6.4. Setting Ukuran Kertas Setelah itu, klik Tab Margins. Pada bagian Margins, aturlah batasan dari kertas yang digunakan. Misalnya saja, untuk ukuran buku pengaturannya seperti di bawah ini: Batas atas (Top) : 2 cm Batas bawah (Bottom) : 2 cm Batas luar (Outside) : 2,5 cm Batas dalam (Inside) : 2,5 cm 6
Sebagai catatan bagi Anda, Batas dalam (Inside) menunjukkan berapa jarak pemisahan dua halaman dalam satu kertas. Pada bagian Pages Pilih 2 Pages per sheet. Jangan lupa, untuk Orientation gunakan Landscape. Setelah semuanya selesai, tekan tombol OK. Sekarang, Anda dapat membuat buku sendiri untuk Anda gunakan, misalnya saja untuk membuat kumpulan artikel, tulisan ilmiah, atau lainnya. Gambar 6.5. Setting Ukuran Margin 34. Mengubah Format Default Tampilan MS Word 2003 memang sudah dibuat rapi dan sistematis dari pabriknya. Tapi, jika Anda tidak menyukai format yang telah diberikan tersebut, Anda dapat mengubahnya sendiri sesuai selera. Seperti contohnya, Anda dapat memilih jenis ukuran kertas, 7
misalnya A4, sebagai ukuran kertas default menggantikan Letter. Anda pun bisa mengubah ukuran margin tertentu sebagai ukuran margin default. Dengan tampilan default yang baru itu, setiap kali Anda membuat dokumen yang muncul adalah settingsetting default yang sudah Anda atur sebelumnya. Lewat contoh di bawah ini, kita akan mengubah setting default untuk kertas. Untuk mengubahnya, klik menu File > Page Setup. Klik Tab Margin untuk mengatur batas pinggir kertas Anda dan juga Tab Paper untuk memilih jenis dan ukuran kertas yang Anda gunakan. Klik juga Tab Layout jika perlu. Kemudian, sesudah Anda mengubah semua susunan sesuai dengan keinginan Anda, klik tombol Default. Gambar 6.6. Menciptakan Setting Default Sendiri 8
Pada saat Anda menekan tombol Default, munculah sebuah pertanyaan apakah Anda ingin menyimpan perubahan tersebut dalam file Normal.Dot atau tidak. Pilih saja Yes. Gambar 6.7. Simpanlah Setting Tersebut dalam File Normal.Dot Berikutnya, setiap kali Anda membuat dokumen baru, setting yang digunakan adalah setting yang telah Anda simpan dalam file Normal.Dot tersebut. 35. Menerapkan Style Jika Anda sudah membuat sebuah style pada dokumen Anda maka bentuk style itu dapat diterapkan pada dokumen-dokumen yang hendak Anda buat selanjutnya sehingga Anda tidak perlu membuat stylestyle lagi. Yang perlu Anda persiapkan adalah membuat style dokumen yang nantinya akan diterapkan pada dokumen yang lain. Misalnya, Anda akan membuat style seperti ini, sebuah teks rata tengah, berwarna biru, ukuran huruf 18, jenis huruf Comic Sans MS, dan digarisbawahi. Pertama-tama, ketikkan kata tersebut terlebih dulu. Setelah itu, pilihlah dengan cara membloknya. Pilih menu 9
Format > Style. Selanjutnya, di dalam Task Pane tekan New Style. Gambar 6.8. Membuat Style Baru Di dalam kotak dialog New Style, terutama di bagian Properties, isikan nama style yang ingin Anda buat tersebut dan berilah tanda cek pada option Add to template. Aturlah bentuk style dengan mengatur bagianbagian yang ada di sisi Formatting, misalnya jenis huruf, ukuran, dan lain sebagainya. Terakhir, tekan tombol OK. Cobalah untuk menutup seluruh dokumen Anda dan membuka kembali MS Word 2003 lalu buatlah dokumen yang baru. Dalam sekejap, Anda telah mendapatkan sebuah style yang baru bagi dokumen Anda. 10
36. Membuat Kolom-Kolom Seperti Koran Pernahkah Anda memperhatikan susunan kolom pada koran, tabloid, atau majalah? Anda akan melihat layout koran, tabloid, atau majalah yang dipenuhi oleh kolomkolom teks. Sekarang, apakah Anda tertarik untuk membuat dokumen yang menyerupai format koran? Dengan MS Word 2003, Anda dapat melakukannya dengan mudah. Pilihlah seluruh atau beberapa bagian dokumen yang ingin Anda jadikan ke dalam bentuk format koran. Kemudian, klik Format > Columns. Gambar 6.9. Menciptakan Kolom-Kolom Jika jendela Columns sudah ada di hadapan Anda, pilihlah berapa kolom yang ingin Anda buat, misalnya dua kolom atau tiga kolom. Kliklah tepat pada bagian dua kolom atau tiga kolom tersebut. Setelah itu, bagian dokumen yang Anda pilih tadi akan berubah formatnya secara otomatis menjadi format koran. 11