PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI eperda DIREKTORAT PRODUK HUKUM DAERAH DIREKTORAT JENDERAL OTONOMI DAERAH KEMENTERIAN DALAM NEGERI 2016
Kata Sambutan Aplikasi Online registrasi dan pemantauan Rancangan Peraturan Daerah (eperda) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat Produk Hukum Daerah - Direktorat Jenderal Otonomi Daerah - Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia yang bertujuan untuk mempercepat proses registrasi dan fasilitasi dari Rancangan Peraturan Daerah. Alasan dan latar belakang dibangunnya aplikasi eperda ini melihat bahwa sampai saat ini pencantuman dan pendefinisian Nomor Registrasi Peraturan Daerah masih bersifat manual yang mengakibatkan kurang optimalnya tujuan pencapaian tertib administrasi. Di sisi lain, selama sistem masih berjalan secara manual, Kementerian Dalam Negeri selalu menghadapi kendala dalam melakukan fasilitasi terhadap suatu Rancangan Peraturan Daerah, dimana dalam tahap fasilitasi tersebut Kementerian Dalam Negeri dapat menjaga agar Rancangan Peraturan Daerah yang diajukan dapat inline dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan juga tanpa berbenturan dengan norma dan kepentingan umum dengan tujuan akhir bahwa Rancangan Peraturan Daerah tersebut dapat
diimplementasikan untuk mencapai kesejahteraan umum. Akhir kata, semoga aplikasi eperda dapat memberikan kontribusi yang signifikan untuk peningkatan kinerja dan aparatur Pemerintah, khususnya di lingkungan Direktorat Produk Hukum Daerah - Direktorat Jenderal Otonomi Daerah - Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, dan juga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja. Jakarta, 2016
Tata Cara Pengoperasian Aplikasi eperda Aplikasi eperda dibangun berbasis web (web-based application) yang memungkinkan pengguna mengakses aplikasi ini tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Pengguna dapat mengakses aplikasi ini jika pengguna terhubung ke dalam jaringan koneksi global (internet) dengan cara mengetikkan alamat pada browser pengguna: http://e-perda.kemendagri.go.id. Keuntungan lain dengan dibangunnya aplikasi berbasis web adalah modul antarmuka yang relatif sederhana dan intuitif. Walaupun demikian, untuk kemudahan pengguna, berikut disampaikan tata cara pengoperasian aplikasi eperda secara ringkas. 1 eperda dapat diakses melalui alamat http://eperda.kemendagri.go.id. Jika alamat tersebut dibuka pada browser, maka akan muncul halaman utama seperti di bawah ini: 1
Gambar 1. Halaman Utama Aplikasi eperda 2 Jika belum terdaftar, silakan daftarkan diri anda melalui tautan DAFTAR yang ada pada bagian kanan atas halaman. Gambar 2. Menu Daftar eperda 2
3 Isilah data sesuai dengan data yang sebenarnya. Pastikan alamat email yang tercantum adalah alamat email yang benar, masih aktif dan dapat diakses oleh pengguna. Alamat email ini akan menjadi referensi dalam korespondensi selanjutnya. Gambar 3. Pendaftaran Pengguna Setelah seluruh data diisi, klik pada tombol proses yang terletak di bagian bawah. 3
4 Proses pendaftaran tidak secara otomatis memberikan hak kepada pengguna untuk masuk ke halaman terbatas. Administrator eperda akan melakukan persetujuan atau penolakan, tergantung dari kesesuaian data yang dimasukkan. Sebuah email akan dilayangkan ketika administrator eperda menyetujui pendaftaran pengguna. Gambar 4. Email persetujuan Pendaftaran eperda 5 Untuk masuk ke halaman terbatas, silakan melakukan login sesuai data yang diisikan pada saat pendaftaran. Login dapat dilakukan dengan cara 4
mengakses tautan Login yang terletak di bagian atas halaman. Gambar 5. Menu Klik Disini 6 Isilah nama login dan kata sandi yang sesuai dan kemudian tekan tombol Masuk. 5
Gambar 6. Menu Login 7 Jika pengguna berhasil melakukan Login, maka pengguna akan dibawa kembali ke halaman utama, tetapi di sisi kanan atas, tautan berubah. Yang ditampilkan dalam tautan tersebut adalah nama lengkap pengguna dan tautan untuk Keluar dari halaman terbatas. Gambar 7. Tampilan ketika berhasil Login 8 Untuk memulai melakukan registrasi Rancangan Perda, arahkan pointer ke menu Pelayanan lalu pilihlah menu Registrasi RANPERDA. 6
Gambar 8. Menu Registrasi Rancangan Perda 9 Isilah kolom judul Rancangan Perda, pilih berkas Rancangan Perda yang akan diunggah dan isikan ringkasan atau keterangan tambahan tentang Rancangan Perda yang akan diregistrasi. Untuk mencegah data spam, silakan isikan hasil penghitungan matematika sederhana pada kolom yang telah disediakan. 7
Gambar 9. Halaman Registrasi Perda 10 Apabila pengunggahan berhasil, maka akan muncul halaman berikut Gambar 10. Halaman Registrasi Perda yang sudah diisi 8
Informasi yang sama juga dikirimkan melalui email. Catat baik-baik kode unik yang tertulis. Kode unik tersebut selanjutnya akan menjadi referensi bagi Rancangan Perda yang baru saja diunggah. Gambar 11. Halaman Hasil Proses Registrasi 11 Kementerian Dalam Negeri akan melakukan fasilitasi terhadap Rancangan Perda yang sudah diunggah ke dalam sistem basisdata. Apabila dibutuhkan, Kementerian Dalam Negeri akan meminta pelengkapan atau perbaikan dari Rancangan Perda tersebut. Permintaan tersebut akan disampaikan melalui email. Untuk melakukan pengunggahan pelengkapan data, pengguna dapat 9
mengakses menu Kelengkapan RANPERDA seperti pada gambar berikut : Gambar 12. Menu Pelengkapan RANPERDA 12 Isilah kode token sesuai yang didapatkan pada email sebelumnya, pilih berkas RANPERDA yang harus dilengkapi/direvisi. Isi keterangan tambahan dan kode unik untuk menghindari spam. Setelah semua terisi dengan baik dan benar, klik tombol kirim untuk memulai proses pengunggahan. 10
Gambar 13. Pemasukan Data Kelengkapan RANPERDA 13 Apabila pengunggahan berhasil, pengguna akan mendapatkan konfirmasi sebagai berikut : Gambar 14. Konfirmasi Pengunggahan Telah Berhasil 11
14 Pengguna juga akan mendapatkan konfirmasi melalui email seperti berikut : Gambar 15. Konfirmasi keberhasilan pengunggahan melalui email 15 Pengguna juga dapat melakukan pelacakan sejauh mana proses terhadap RANPERDA yang sudah diajukan. Fasilitas ini dapat diakses dengan memilih menu Tindak Lanjut Ranperda seperti gambar di bawah ini: 12
Gambar 16. Menu Tracking 16 Masukkan kode token yang ada di dalam email untuk melakukan pelacakan rancangan perda dan tekan Proses. Aplikasi akan mulai melakukan pelacakan berkas dan menampilkan hasilnya di bagian bawah halaman seperti gambar di bawah ini: 13
Gambar 17. Fasilitas Pelacakan Berkas 17 Jika pengguna ingin melakukan perubahan data pribadi pengguna, maka dapat dilakukan dengan memilih menu rubah data pengguna. 14
Gambar 18. Menu Rubah Data Pengguna 18 Sebuah halaman akan muncul dimana pengguna dapat merubah data pribadi pengguna. Isikan dengan data yang sesuai. Jika pengguna ingin merubah kata sandi, maka pengguna harus memberi tanda check pada kotak di samping tulisan Merubah Kata Sandi, mengisikan kata sandi yang lama, mengisikan kata sandi yang baru dan sekali lagi mengisikan kata sandi baru sebagai bahan verifikasi. Perubahan akan dilakukan ketika pengguna menekan tombol Proses. Perubahan yang terjadi tidak secara langsung berdampak dan akan 15
berdampak ketika pengguna melakukan login pada sesi berikutnya. Gambar 19. Form Rubah Data Pengguna 19 Jika pengguna lupa dengan kata sandinya, pengguna dapat melakukan reset kata sandi. Pada halaman Login selalu ada tautan seperti gambar di bawah ini: 16
Gambar 20 Tautan Lupa Kata Sandi Jika tautan ini dipilih, maka akan muncul halaman sebagai berikut. Pengguna diminta untuk memasukkan nama login dan menekan tombol Reset. Aplikasi akan mencari nama login dan alamat email yang sesuai dan kemudian mengirimkan tautan unik untuk melakukan reset password. Informasi tautan tersebut akan dikirimkan melalui email yang terdaftar dalam sistem basisdata seperti gambar di bawah ini: 17
Gambar 21 Isi email lupa kata sandi Pengguna diminta untuk mengikuti tautan tersebut. Tautan tersebut akan membawa pengguna ke sebuah halaman dimana pengguna dapat mendefinisikan kembali kata sandi yang baru. Lihat gambar di bawah ini. 18
Gambar 22 Form Reset Kata Sandi Kata sandi yang baru tersebut akan langsung aktif ketika pengguna mencoba melakukan Login ke halaman terbatas. 20 Pengguna dapat menikmati fasilitas konsultasi publik secara online. Fasilitas ini tidak berbayar, tetapi fasilitas ini hanya ditujukan untuk pengguna yang sudah terdaftar dalam sistem basisdata. Fasilitas konsultasi dapat diakses melalui menu Kontak Kami seperti gambar di bawah ini: 19
Gambar 23 Menu Konsultasi Publik Jika pengguna belum melakukan Login, maka pengguna akan dibawa ke sebuah halaman Login. Isikan nama login dan kata sandi yang sudah diberikan dan ketik tombol Masuk. Jika proses Login berhasil, maka pengguna akan dibawa ke sebuah halaman seperti gambar di bawah ini: 20
Gambar 24 Antar Muka modul Konsultasi Publik Jendela sebelah kanan menandakan daftar pengguna yang sedang On-line. Jika pengguna ingin melakukan konsultasi atau berbicara dengan salah satu dari daftar pengguna yangs edang on-line, pengguna dapat mengklik nama salah satu pengguna lain dari daftar yang tersedia. Jendela sebelah kiri akan berubah menjadi seperti gambar di bawah ini: 21
Gambar 25 Contoh percakapan Dari contoh di atas terlihat bahwa pengguna sedang melakukan percakapan dengan pengguna lain dengan nama Pengelola e-perda. Untuk menuliskan percakapan, pengguna dapat menuliskannya di kotak berwarna putih yang terletak di bagian bawah dari jendela sebelah kiri (lihat gambar di atas). Untuk kepentingan peningkatan kualitas pelayanan eperda, seluruh percakapan dimasukkan ke dalam sistem basisdata. 22
21 Baik pengguna yang sudah terdaftar atau belum, pengguna dapat memberikan masukan, melakukan pertanyaan, melakukan permintaan atau berkomunikasi dengan pengelola eperda. Untuk itu disediakan fasilitas Pengiriman Masukan yang dapat diakses dari menu Kontak Kami (lihat gambar di bawah ini) Gambar 26 Menu Kirim Masukan Jika menu ini dipilih maka akan muncul halaman sebagai berikut: 23
Gambar 27 Form Kirim Masukan Isikan nama dan alamat email yang aktif ke dalam kolom yang telah disediakan dan kemudian isikan isi pesan yang akan disampaikan. Untuk mencegah spam, aplikasi ini mempunyai mekanisme pencegahan sederhana dimana pengguna diminta untuk menjawab perhitungan matematika sederhana. Dengan mengklik Kirim, maka pesan sudah disampaikan kepada pengelola eperda, terlihat 24
dari pesan berwarna biru seperti gambar di bawah ini. Gambar 28 Pesan bahwa pengiriman pesan berhasil Korespondensi selanjutnya dilakukan melalui email. 25
Penutup Disadari bahwa aplikasi eperda masih jauh dari sempurna, dan untuk itu segala kritik, saran dan masukan yang membangun sangat diharapkan untuk penyempurnaan dan pengembangan aplikasi ini selanjutnya. Akhir kata, semoga aplikasi eperda dapat memberikan sedikit sumbangsih untuk peningkatan kinerja Kementerian Dalam Negeri dalam memberikan pelayanan kepada pihak-pihak terkait dan masyarakat pada umumnya. 26