STANDAR PELAYANAN PEMBERIAN PINJAMAN KEPADA ANGGOTA KOPERASI PEGAWAI SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 01/SP/SETNEG/KOP/12/2009 BAGIAN KESATU PENDAHULUAN A. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 116, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3502) 2. Keputusan Menteri Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Nomor 73/BH/PAD/KWK.9/VII/1998 tentang Pengesahan Perubahan Anggaran Dasar Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Republik Indonesia 3. Keputusan Rapat Anggota Tahunan XXII Tahun Buku 1997 Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Nomor: KEP-02/RAT-XXII/SETNEG/KOP/III/1998 tentang Anggaran Rumah Tangga Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Republik Indonesia 4. Keputusan Formatur Nomor: KHUSUS/SETNEG/KOP-F/VI/2008 tentang Susunan Pengurus dan Pengawas Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Republik Indonesia Periode Tahun 2008-2012 5. Keputusan Pengurus Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Nomor: KEP- 01/SETNEG/KOP/VII/2008 tentang Pengangkatan Manajer Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Republik Indonesia B. Latar Belakang Jasa simpan pinjam yang diselenggarakan oleh Koperasi Pegawai Sekretariat Negara memiliki peran penting dalam membantu meningkatkan kesejahteraan Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara, terutama dalam memenuhi kebutuhan Anggota, antara lain untuk keperluan pendidikan, perbaikan rumah, berobat, kontrak rumah, pernikahan, modal usaha, bersalin/melahirkan, khitanan, pembelian kendaraan, dan pembelian rumah. Dalam rangka meningkatkan pelayanan pemberian pinjaman kepada Anggota, maka diperlukan standar pelayanan. C. Maksud
- 2 - C. Maksud dan Tujuan Maksud penetapan Standar Pelayanan Pemberian Pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Republik Indonesia adalah untuk menyediakan informasi dan panduan secara jelas mengenai prosedur, mekanisme, dan segala ketentuan yang berkaitan dengan pemberian pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pelayanan pemberian pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara. D. Ruang Lingkup 1. Unit pelayanan yang melaksanakan pemberian pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara adalah Bidang Simpan Pinjam. 2. Pelaksana pelayanan adalah Ketua I, Manajer Bidang Simpan Pinjam, dan pegawai pada Bidang Simpan Pinjam. 3. Penanggung jawab pelayanan adalah Ketua I. 4. Sasaran yang hendak dicapai dalam penetapan standar pelayanan ini adalah terwujudnya acuan baku dalam pemberian pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara, sehingga proses penanganannya dapat dilakukan dengan lancar, efektif, dan efisien. 5. Pengguna pelayanan adalah seluruh Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara. 6. Keluaran (output) pelayanan adalah diperolehnya dana pinjaman bagi Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara. 7. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah terbantunya pemenuhan kebutuhan Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara secara cepat. 8. Standar kompetensi pelaksana: a. Memiliki pengetahuan tentang mekanisme simpan pinjam b. Memilki pengetahuan tentang administrasi keuangan c. Mampu mengoperasikan komputer program MS Office (MS Word, Excel) d. Memiliki integritas yang tinggi e. Dapat bekerja sama, bersikap ramah, dan luwes BAGIAN
- 3 - BAGIAN KEDUA KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN A. Kerangka Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pinjaman Uang Pengecekan, pengisian formulir, dan pengagendaan permohonan pinjaman oleh pegawai Bidang Simpan Pinjam Pemeriksaan dan pemberian pertimbangan persetujuan oleh Manajer Bidang Simpan Pinjam Persetujuan pemberian pinjaman oleh Ketua I Pengisian nilai nominal pada Bukti Pengeluaran Kas dan melengkapi data pada Surat Pengakuan Pinjaman oleh pegawai Bidang Simpan Pinjam Penandatanganan KK dan KM oleh Manajer Bidang Simpan Pinjam Penyiapan daftar transaksi pinjaman dan penghitungan premi asuransi oleh pegawai Bidang Simpan Pinjam Pengajuan permohonan pembayaran pemberian pinjaman dari Manajer Bidang Simpan Pinjam diketahui oleh Ketua I kepada Bendahara I Penerbitan cek dan pencairan pinjaman kepada peminjam oleh Bendahara I dan pengiriman bukti transfer kepada Ketua I Penyerahan Surat Permohonan Pinjaman Uang dan bukti pengeluaran kas serta bukti penerimaan kas (bila ada): a. lembar 1 untuk pembukuan; b. lembar 2 untuk Pengawas; c. lembar 3 untuk peminjam. B. Prosedur
- 4 - B. Prosedur Pelayanan 1. Pemohon datang ke Bidang Simpan Pinjam dan mengisi serta menandatangani Surat Permohonan Pinjaman Uang. 2. Pegawai Bidang Simpan Pinjam melakukan pengecekan data pinjaman pemohon pada Kartu Monitoring Pinjaman Anggota, mengisi formulir Surat Pengakuan Pinjaman dan Bukti Pengeluaran Kas dengan mengosongkan nilai nominalnya, serta mengagendakan permohonan pinjaman pada Buku Agenda Pinjaman, kemudian menyampaikan berkas permohonan pinjaman kepada Manajer Bidang Simpan Pinjam. 3. Manajer Bidang Simpan Pinjam memeriksa dan memberikan pertimbangan persetujuan pada formulir Surat Permohonan Pinjaman Uang. 4. Ketua I memberikan persetujuan pemberian pinjaman kepada pemohon. 5. Pegawai Bidang Simpan Pinjam melakukan pengisian nilai nominal pada Bukti Pengeluaran Kas dan melengkapi data pada Surat Pengakuan Pinjaman sesuai dengan persetujuan pemberian pinjaman dari Ketua I. 6. Manajer Bidang Simpan Pinjam menandatangani: a. Bukti Pengeluaran Kas (KK); b. Bukti Penerimaan Kas (KM), apabila masih ada sisa hutang. 7. Pegawai Bidang Simpan Pinjam menyiapkan daftar transaksi pinjaman dan melakukan penghitungan premi asuransi. 8. Manajer Bidang Simpan Pinjam mengajukan permohonan pembayaran pemberian pinjaman dan pembayaran premi asuransi kepada Bendahara I, diketahui oleh Ketua I. 9. Bendahara I menerbitkan cek dan mencairkan pinjaman kepada peminjam dan melakukan pembayaran premi asuransi melalui transfer bank, serta mengirimkan bukti transfer kepada Ketua I. 10. Pegawai Bidang Simpan Pinjam menyerahkan Surat Permohonan Pinjaman Uang dan Bukti Pengeluaran Kas serta Bukti Penerimaan Kas (bila ada), yang terdiri dari: a. Lembar 1 untuk pembukuan; b. Lembar 2 untuk Pengawas; c. Lembar 3 untuk peminjam. Catatan: a. Penanganan pemberian pinjaman dilaksanakan paling lama 10 hari kerja terhitung sejak pengajuan permohonan. b. Permohonan setelah tanggal 19 akan diproses pada bulan berikutnya. C. Persyaratan
- 5 - C. Persyaratan 1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana pelayanan: a. Adanya permohonan pinjaman dari Anggota koperasi b. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing 2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan: a. Anggota Koperasi Sekretariat Negara b. Mengajukan permohonan pinjaman disertai dengan: 1) slip gaji bulan terakhir; 2) surat keterangan kesehatan bagi pemohon yang berusia di atas 52 tahun (sesuai dengan ketentuan asuransi). D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, komputer, printer, mesin ketik elektrik, mesin hitung, brankas, dan blanko-blanko yang diperlukan (Surat Permohonan Pinjaman Uang, Kartu Monitoring Pinjaman Anggota, Surat Pengakuan Pinjaman, Bukti Pengeluaran Kas, dan Buku Agenda Pinjaman) E. Biaya Pelayanan Tidak ada F. Tempat Pelayanan Pelayanan pemberian pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara diselenggarakan di ruang kerja Bidang Simpan Pinjam, Koperasi Pegawai Sekretariat Negara. G. Jadwal Pelayanan Pelayanan pemberian pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara diselenggarakan selama jam kerja kedinasan. H. Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan 1. Pengaduan/keluhan/masukan dari pengguna pelayanan yang berkaitan dengan pemberian pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara disampaikan kepada Manajer Bidang Simpan Pinjam. 2. Manajer Bidang Simpan Pinjam menugaskan pegawai Bagian Simpan Pinjam untuk menindaklanjuti pengaduan/ keluhan/masukan dari pengguna pelayanan. 3. Pegawai Bagian Simpan Pinjam menindaklanjuti pengaduan/ keluhan/masukan dari pengguna pelayanan. BAGIAN
- 6 - BAGIAN KETIGA PENUTUP A. Evaluasi terhadap Standar Pelayanan Pemberian Pinjaman kepada Anggota Koperasi Pegawai Sekretariat Negara Republik Indonesia akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan. B. Standar pelayanan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Jakarta, 22 Desember 2009 Ketua Umum, Drs. Cecep Sutiawan, M.Si.