MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS Tujuan Pembelajaran: Mampu membedakan kmunikasi verbal & nn verbal Mampu menjelaskan terjadinya prses kmunikasi Mampu mengidentifikasikan sebab-sebab munculnya kesalahpahaman dalam kmunikasi Mampu menjelaskan cara untuk memperbaiki kmunikasi. Arti : Kmunikasi adalah : Prses pertukaran infrmasi antara individu2 melalui suatu sistem biasa baik melalui simbl, sinyal maupun perilaku & tindakan. Kmunikasi Bisnis adalah : Kmunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk kmunikasi, baik kmunikasi verbal maupun nnverbal. Memahami Kmunikasi Bisnis 1 Bentuk Dasar Kmunikasi Orangnya = kmunikatr = harus tahu bagaimana menempatkan kata yg membentuk suatu arti, dan membentuk situasi menjadi lebih menarik dan menggairahkan, melalui prses penyampaian pesan melalui tulisan (written) atau lisan (ral) disertai bahasa tubuh (gerak isyarat dan tindakan). Bentuk kmunikasi terbagi atas: 1. Kmunikasi Verbal (Verbal cmmunicatin) : Merupakan bentuk kmunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (ral), misal ; berbicara & menulis, mendengarkan & membaca, presentasi, mendengar radi, menntn televisi dsb. Penyampaian kmunikasi secara verbal dianggap lebih leluasa, terutama yg berhubungan dengan peristiwa lalu. Intinya: Kmunikasi ini bertujuan agar audience memahami apa yang disampaikan leh kmunikatr. Memahami Kmunikasi Bisnis 2
Kmunikasi Lisan Penyampaian perintah, penjelasan dan bimbingan tugas kepada bawahan Presentase bisnis di depan frum atau audience Berdiskusi dalam suatu tim kerja Berbagai wawancara kerja Pembicaraan bisnis melalui telepn atau telecnference Kmunikasi tertulis Frmulir, memrandum, surat penugasan untuk kegiatan perusahaan Surat telefax, e-maill, telex untuk krespnden dengan pihak ketiga antar bagian perusahaan. Lapran frmal, sebabai bahan masukan untuk menyusun strategi, rencana kerja, atau pengambilan keputusan. Naskah, hands-ut, kertas kerja Sarana prmsi, brsur, iklan, spanduk, pster, balih dsb. Memahami Kmunikasi Bisnis 3 Pilihan Bentuk Kmunikasi 1. Kmunikasi Lisan Diperlukan bilamana pesan yang akan disampaikan sgt penting dan rahasia dan membutuhkan tanggapan yg cepat dari penerima pesan 2. Kmunikasi Tertulis Pesan atau bjek yg ingin disampaikan cukup banyak dan kmplek perlu penjelasan panjang lebar atau teknis, perlu visualisasi pesan dlm bentuk angka, grafik, gambar dan statistik Penerima pesan terpisah jarak jauh Memerlukan lapran, data atau dkumen tertulis untuk arsip Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan Memahami Kmunikasi Bisnis 4
Catatan : lanjutan Pesan yang penting dan kmpleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan (surat.mem & lapran). Berbicara dianggap lebih praktis dalam menyampaikan pesan bisnis. Kmunikasi yang efektif adalah kmunikasi 2 (dua) arah. Bisnis terkadang cenderung lebih suka memperleh/ mendapatkan infrmasi daripada menyampaikan sehingga sangat dibutuhkan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading). Kemampuan mendengar yang baik merupakan hal yang sulit, sehingga infrmasi efektif yang tinggal memiliki tingkat reduksi yang besar. Berhubungan dengan keterampilan membaca ; rang sering kesulitan memahami pesan penting dari suatu bacaan. Memahami Kmunikasi Bisnis 5 Pendekatan untuk mendengar dan membaca yang efektif : Mencatat infrmasi ; harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yg sedang dibaca. Menafsirkan dan menilai infrmasi ; bagian terpenting dari prses mendengar, dimana perlu diputuskan mana infrmasi yang penting dengan cara :Mencari ide pkk (main idea) dan ide-ide pendukung (supprting idea) secara rinci. Harus disadari bahwa untuk knsentrasi terhadap bacaan ataupun pendengaran perlu dibangun melalui tindakan yang berulang-ulang / latihan. Memahami Kmunikasi Bisnis 6
2. Kmunikasi Nnverbal ( Nnverbal Cmmunicatin) : Suatu bentuk kmunikasi yang memiliki bentuk kurang terstruktur sehingga sulit dipelajari, dilakukan dengan gerakan tubuh, ekspresi, simbl dan warna, dengan penyampaian pesan yang cenderung spntan. Kmunikasi ini sering dilakukan secara tidak sadar ; berbeda dgn verbal ( tlng bukakan pintu itu ; secara sadar sudah mempunya tujuan dan maksud). Tindakannya alami dan jarang direncanakan sebelumnya (mengerutkan dahi) Pentingnya Kmunikasi Nnverbal: Isyarat kmunikasi nnverbal sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emsi. Kebaikan Kmunikasi ini adalah Kesahihannya (reliabilitas), karena tingginya tingkat kepercayaan terhadap kebenaran pesan pesan yang disampaikan dengan bahasa isyarat, sehingga mampu mendeteksi kecurangan atau menpertegas kejujuran pembicara, selain itu arti pentingnya adalah karena sifatnya yang efisien ( melambai dsb). Memahami Kmunikasi Bisnis 7 Tujuan Kmunikasi Nnverbal kmunikasi nnverbal dpt berdiri sendiri tp sering berkaitan dgn ucapan (lisan); sering terjadi penggabungan antara kmunikasi verbal dan nnverbal dalam situasi tertentu. Tujuan kmunikasi nnverbal terdiri dari enam (Jhn V. Thill dan Curtland Bvee) : 1. Menyediakan / memberi infrmasi 2. Mengatur alur suatu percakapan 3. Mengekspresikan emsi 4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal. 5. Mengendalikan atau mempengaruhi rang lain. 6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajarkan permainan/lahraga tertentu. Memahami Kmunikasi Bisnis 8
Relevansi Kmunikasi nnverbal dalam dunia Bisnis: Dapat membantu meningkatkan kredibilitas dan ptensi kepemimpinan seserang, dengan kemampuan mengella kesan yg dibuat dgn bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, ia dapat melakukan kmunikasi dengan baik. Keuntungan yang didapat lawan bicara : kemampuan menafsirkan maksud dan sikap seserang dengan baik dan akurat. Memahami Kmunikasi Bisnis 9 PROSES KOMUNIKASI Kmunikasi adalah prses transaksi (dua arah) yg dinamis dan dapat dibagi atas fase: 1. Pengirim mempunyai gagasan ; ingin diungkapkan 2. Pengirim mengubah gagasan menjadi pesan ; agar dpt dipahami. 3. Pengirim mengirimkan pesan; shg dipilih saluran kmunikasi (v dan nn v, lisan dan tertulis ) dan media tergantung pesan, lkasi penerima dll. 4. Penerima menerima pesan; 5. Penerima menginterpretasikan pesan; penerima bekerjasama dgn mengartikan pesan, menyerap dan memahaminya. 6. Penerima bereaksi dan mengirimkan umpan balik. Memahami Kmunikasi Bisnis 10
HAMBATAN KOMUNIKASI Keberhasilan jika ; penerima memahami pesan yang dimaksudkan leh pengirim. Gangguan ; segala campur tangan dalam prses kmunikasi yang mengubah atau mengaburkan yang diartikan leh pengirim (berbagai bentuk hambatan kmunikasi). Bentuk Hambatan Kmunikasi: HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR MANUSIA: Perbedaan Persepsi dan bahasa ( persepsi thdp rti, kue dsb) Pendengar yang buruk Gangguan emsinal ; banyak kesalahpahaman yg menyertai pesan emsinal. Perbedaan budaya Gangguan fisik. Memahami Kmunikasi Bisnis 11 HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Kelebihan beban Infrmasi dan Pesan yang bersaing. Penyaringan yang tidak tepat. Menyaring : menyingkat infrmasi sblm pesan diteruskan kepada rang lain (sekretaris; asisten; mesin penjawab; vice mail). Iklim kmunikasi Tertutup dan tidak memadai: gaya manajemen yang mengarahkan dan triter menghambat pertukaran infrmasi secara bebas dan terbuka/ciri kmunikasi efektif. Memahami Kmunikasi Bisnis 12
Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki kmunikasi. Sifat kmunikatr yang baik: Persepsi ; dapat memperkirakan bagaimana anda menerima pesan mereka, mengantisipasi reaksi anda dan membentuk pesan sesuai dengan kebutuhan, mereka mampu membaca jawaban anda dgn tepat dan terus-menerus menyesuaikan untuk mengreksi kesalahpahaman. Ketepatan; mereka menciptakan pertemuan pikiran, ketika mereka selesai berbicara, anda mempunyai gambaran mental yang sama. Kredibilitas ; mereka dapat dipercaya, anda percaya pada isi pesan, infrmasi dan maksud baiknya. Kendali ; mereka membentuk jawaban anda; bisa menyadarkan, mengubah pendapat dll. Keserasian; mereka memelihara hubungan yg bersahabat dan menyenangkan, walaupun ada Nurjanah. perbedaan. M.Si Memahami Kmunikasi Bisnis 13 Pedman efektif mengatasi hambatan dan memperbaiki keterampilan kmunikasi : Memelihara iklim kmunikasi terbuka Bertekad memegang teguh etika berkmunikasi Memahami kesulitan dalam kmunikasi antar budaya Menggunakan pendekatan kmunikasi yg terpusat pada penerima. Menggunakan teknlgi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk memperleh dan berbagi infrmasi. Menciptakan dan memprses pesan secara efektif dan efisien Memahami Kmunikasi Bisnis 14