MANAJEMEN KERJASAMA ANTAR PERPUSTAKAAN oleh : Arlinah I.R. I. LATAR BELAKANG DAN LANDASAN PERLUNYA KERJASAMA Kerjasama bukan suatu hal yang baru di masyarakat, baik kerjasama di bidang ekonomi, pendidikan, teknologi, politik, maupun dalam kehidupan sederhana sehari-hari. Ada banyak keuntungan dapat diperoleh melalui kerjasama antara dua pihak daripada melalui usaha sendiri-sendiri. Kelemahan masing-masing dapat ditutupi oleh kekuatan dari pihak yang lainnya. Konsep kerjasama juga semakin didengungkan di dunia perpustakaan, tak terkecuali di antara perpustakaan di Indonesia. Istilah pinjam antar perpustakaan, silang layan. "resource sharing" (pemakaian sumber informasi bersama) serta jaringan informasi yang banyak dipakai orang setelah teknologi komputer masuk ke dunia perpustakaan, sudah banyak dikenal bahkan diterapkan oleh perpustakaan, baik di tingkat lokal, regional, nasional maupun internasional. Informasi yang semakin melimpah dalam jumlah, jenis maupun media penyampaiannya, serta kebutuhan akan informasi yang semakin meningkat di satu pihak, kemudian dana yang semakin terbatas di pihak lain, membuat perpustakaan tak akan pernah dapat mencukupi kebutuhan pengguna dengan hanya menyuguhkan koleksi pustaka yang dihimpun masingmasing perpustakaan. Dari sanalah timbul gagasan perlunya kerjasama antar perpustakaan dalam pelbagai bentuk agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi semaksimal mungkin. II. TUJUAN Sebagai lembaga pelayanan yang berorientasi pada pengguna, perpustakaan perlu selalu berupaya untuk dapat memberikan layanan yang terbaik, untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna masing-masing. Dengan mengadakan kerjasama, bukan saja perpustakaan dapat memberikan kesempatan lebih luas untuk tidak saja dapat mempunyai akses ke sumber informasi yang dimiliki oleh perpustakaan sendiri tetapi juga ke perpustakaan lain.
Lalu, sebagai suatu lembaga yang turut bertanggung jawab pada penyebaran informasi dan ilmu pengetahuan, melalui kerjasama, perpustakaan dapat berperan serta dalam mendorong dimanfaatkannya secara maksimal koleksi pustaka yang telah dihimpun masing-masing. II. BENTUK-BENTUK KERJASAMA Dalam dunia perpustakaan dikenal pelbagai jenis bentuk kerjasama yang masing-masing dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dari pihak-pihak yang berkerja sama, antara lain : 1. Pemanfaatan koleksi pustaka secara bersama (resource sharing) Ada beberapa jenis kerjasama dalam kategori ini yaitu: 1.1 silang layan Dalam kategori ini kerjasama yang dilakukan berkisar antara saling meminjamkan pustaka berupa bahan asli ataup hanya dengan penyediaan fasilitas reproduksi bahan yang diperlukan baik berupa fotocopy, ataupun bentuk mikro dsb. Bentuk silang layan ini dapat dikembangkan hingga penyediaan jasa oleh masing-masing perpustakaan untuk saling melakukan penelusuran dan pemberian informasi yang dibutuhkan pengguna masingmaisng. 1.2 pemakaian ruang baca dan fisilitas lain Karena keterbatasan pustaka yang dimiliki, sehingga perpustakaan harus lebih mementingkan pengguna dalam rumah tangga sendiri, perpustakaan biasanya hanya dapat mengijinkan pustaka untuk dapat dibaca di ruang baca yang tersedia, termasuk pemanfaatan perlengkapan perpustakaan seperti slide proyektor, video tape dsb. 1.3 pertukaran data bibliografi Untuk dapat saling mengetahui koleksi pustaka yang dimiliki oleh masing-masing anggota jaringan, kerjasama pertukaran data bibliografi merupakan suatu bentuk kerjasama yang banyak dilakukan akhir-akhir ini tak terkecuali di Indonesia. Usaha yang dahulu dilakukan secara sederhana dengan saling mengirimkan daftar tambahan buku,
sekarang dapat dilaksanakan dengan lebih untuk melaksanakan tugas-tugas perpustakaan. mudah dengan dimanfaatkannya komputer 2. Kerjasama Pengadaan Dengan adanya masalah dana yang banyak dihadapi oleh perpustakaan, ada beberapa bentuk kerjasama yang dapat dilakukan untuk menambah koleksi pustaka ataupun memanfaatkan dana yang tersedia semaksimal mungkin yaitu: 2.1 spesialisasi dalam pengumpulan koleksi pustaka dalam subyek-subyek tertentu Dengan bentuk kerjasama semacam ini, tiap-tiap perpustakaan anggota dapat mengkhususkan diri dalam mengumpulkan koleksi pustaka dalam bidang tertentu se komprehensif mungkin, sehingga duplikasi dapat terhindar untuk koleksi pustaka yang jarang terpakai. Jika suatu pustaka tertentu dibutuhkan oleh satu perpustakaan anggota, perpustakaan tersebut dapat menghubungi dan mengidentifikasi anggota jaringan yang memiliki pustaka yang dibutuhkan secara mudah 2.2 tukar menukar Untuk dapat saling membantu pengembangan koleksi pustaka masing- masing, kerjasama dapat dilakukan dengan saling memberikan terbitan lembaga yang bersangkutan. Memberikan copy ekstra ataupun memberikan pustaka yang tidak relevan dengan tujuan dan ruang lingkup pelayanan ke perpustakaan lain yang membutuhkan dapat juga membantu mendaya-gunakan pemanfaatan pustaka semaksimal mungkin. 3. Kerjasama Penyimpanan Dengan semakin banyaknya informasi yang tersedia di satu pihak, serta makin sempitnya lahan yang dapat disediakan untuk menghimpun informasi di pihak lain, banyak perpustakaan bekerjasama dalam menyimpan koleksi pustaka yang jarang terpakai di satu lokasi tertentu, yang dapat diakses sewaktu-waktu oleh anggota kerjasama jika dibutuhkan.
IV. BENTUK-BENTUK KERJASAMA PENUNJANG Dalam melaksanakan kerjasama-kerjasama diatas, diperlukan alat-alat penunjang, yang untuk pembuatannya dapat juga dilakukan melalui kerjasama antara lain: 1. Penerbitan direktori perpustakaan Penerbitan direktori, yang memuat alamat-alamat dari para anggota kerjasama, akan memudahkan masing- masing perpustakaan untuk berkomunikasi. Direktori dapat diterbitkan secara lokal, daerah, nasional serta mencakupi jenis perpustakaan yang sama atau ruang lingkup bidang ilmu pengetahuan yang sama. 2. Penerbitan dan pertukaran daftar perolehan pustaka baru Bila masing-masing anggota jaringan/kerjasama dapat menerbitkan daftar perolehan pustaka baru, serta menyebarkan daftar tersebut secara rutin ke masing-masing anggota lain, baik langsung maupun melalui suatu lembaga sebagai pusat kerjasama, masingmasing anggota dapat mengetahui dengan cepat koleksi pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan lain tanpa harus datang sendiri ke perpustakaan yang bersangkutan. 3. Penyusunan katalog induk ( buku/majalah/bahan lain) Dengan pemanfaatan teknologi komputer, pengiriman daftar perolehan pustaka baru dapat ditingkatkan dengan mengirim data dalam bentuk disket, untuk diolah lebih lanjut membentuk suatu pangkalan data bersama. Dari pangkalan data induk tersebut, dapat dihasilkan katalog induk gabungan dalam format, media maupun cakupan yang dikehendaki, hingga dapat memudahkan tiap perpustakaan dan pengguna dalam melokalisir suatu data bibliografis. 4. Penyusunan dan pengedaran daftar pustaka yang hendak disumbangkan/ditukarkan Agar masing-masing perpustakaan dapat mengetahui dan memperoleh bahan pustaka yang sesuai, tiap perpustakaan anggota perlu menyusun dan menyebarkan daftar pustaka yang dapat diberikan.
5. Pembinaan berbagai standard untuk keseragaman dan kelancaran kegiatan komunikasi antar perpustakaan : Dalam suatu usaha kerjasama, untuk menyederhanakan prosedur, diperlukan keseragaman antar lain dalam format formulir, biaya, penentuan klasifikasi, peraturan katalogisasi, format data dsb. Pedoman-pedoman untuk standarisasi untuk maksud diatas perlu dibuat atau disepakati untuk dipakai bersama. 6. Pembinaan tenaga pustakawan Kerjasama antara dua belah pihak tak dapat berjalan lancar jika tak didukung dengan sistem pengelolaan perpustakaan yang baik dari masing-masing perpustakaan. Sedangkan pengelolaan perpustakaan sangat tergantung pada sumber daya manusianya. Program-program kerjasama dalam pembinaan sumber daya manusia dapat dilaksanakan, baik dalam bentuk pendidikan baik penataran, seminar, lokakarya, magang, pendidikan formal, maupun dalam bentuk peminjaman tenaga perpustakaan yang kompeten pada perpustakaan yang lemah. Dalam era internet, bentuk-bentuk kerjasama seperti tertera dalam point 1-5, tidak lagi perlu dikerjakan, karena melalui jaringan ini, masing-masing perpustakaan dapat mengakses perpustakaan lain, tanpa perlu mengadakan suatu kerjasama, asalkan informasi perpustakaan yang akan diakses telah tergabung dalam internet. V. SYARAT-SYARAT Dalam mengadakan kerjasama ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan oleh masingmasing anggota kerjasama agar kerjasama dapat berjalan dengan langgeng dan membawa manfaat yang maksimal bagi semua pihak yang terlibat, yaitu antara lain: 1. Kesadaran, kesediaan dan tanggungjawab untuk memberi maupun menerima permintaan serta mentaati setiap peraturan, mekanisme maupun harga yang dibuat bersama, yang dituangkan baik dalam bentuk perjanjian tertulis maupun lisan 2. Memiliki koleksi pustaka yang terorganisir dengan baik dan siap pakai 3. Memiliki katalog perpustakaan 4. Memiliki penanggung jawab dan tenaga yang dapat membimbing pengguna dalam mendaya gunakan pustaka secara bersama
5. Memiliki peraturan/tata tertib perpustakaan 6. Memiliki mesin fotocopy maupun peralatan lain yang dibutuhkan sebagai sarana dalam reproduksi dan telekomunikasi. VI. FAKTOR-FAKTOR PENTING Dalam menuangkan kesepakatan-kesepakatan baik tertulis maupun lisan perlu diperhatikan faktor-faktor sbb: 1. Alasan dan tujuan kerjasama 2. Ruang Lingkup kerjasama 3. Siapa saja yang ikut terjaring. 4. Kapan kerjasama mulai dilaksanakan dan diakhiri 5. Bagaimana hubungan antar anggota yang ikut dalam kerjasama 6. Bagaimana pembagian kerjanya supaya tidak terjadi duplikasi 7. Bagaimana prosedur kerjanya serta perlengkapan apa saja yang diperlukan 8. Bagaimana Pembiayaannya 9. Kemungkinan penggunaan teknologi canggih VII. HAMBATAN DAN USAHA PENANGGULANGAN Beberapa hambatan yang dihadapi oleh perpustakaan dalam usaha mengadakan kerjasama adalah sbb: 1. Lemah sarana dan prasarana Salah satu kelemahan dalam perpustakaan adalah kurang tersedianya sarana dan prasarana yang baik yang dapat menunjang kelancaran komunikasi diantara anggota peserta kerjasama. Dianjurkan bagi tiap perpustakaan anggota kerjasama dapat meyakinkan pimpinan lembaga induk masing-masing untuk secara bertahap melengkapi perpustakaan dengan sarana komunikasi seperti tilpun, komputer, facsimile, mesin fotocopy, modem dsb. Bila belum ada, untuk sementara waktu, perpustakaan dapat mencari jalan untuk ikut menggunakan fasilitas dari unit lain yang memiliki
2. Lemah Koleksi Dana yang terbatas dari perpustakaan, membuat perpustakaan tak dapat membangun koleksi yang memadai. Beberapa usaha yang dapat dilakukan dalam mengatasi masalah ini adalah dengan jalan menggalakkan sumbangan alumni, atau mendesak pimpinan lembaga induk untuk mengeluarkan peraturan wajib simpan karya cetak di lingkungan sendiri. Lalu secara bertahap, perpustakaan dapat meyakinkan pimpinan untuk, paling tidak menyediakan anggaran untuk dapat memenuhi kebutuhan koleksi pustaka inti dari lembaga yang bersangkutan. 3. Lemah ketenagaan Kurangnya tenaga profesional baik dalam keahlian maupun sikap mental, dapat menghambat lancarnya kerjasama. Untuk mengatasi hal ini, perlu adanya program-program pembinaan kualitas tenaga perpustakaan melalui pengiriman tenaga untuk mengikuti pendidikan formal, magang, studi banding, pertemuan-pertemuan ilmiah dsb. 4. Kurang dipahaminya manfaat kerjasama Banyak perpustakaan maupun pimpinan lembaga induk yang kurang menyadari manfaat kerjasama sehingga kurang memberi dukungan dalam pelaksanaan kerjasama. Menjadi kewajiban pustakawan untuk dapat memberikan informasi dan menunjukkan keuntungan dari kerjasama, sehingga dapat memperoleh dukungan dari pimpinan 5. Dana Dana yang terbatas dan tidak menentu menjadi suatu masalah yang umum diantara banyak perpustakaan, terutama di Indonesia, sehingga perpustakaan tak dapat mengembangkan perpustakaan, termasuk pelayanan dan koleksi pustaka yang dapat menunjang program lembaga induknya. Dengan meyakinkan pimpinan lembaga induk untuk dapat diikutsertakan dalam penyusunan anggaran, diharapkan perpustakaan dapat memperoleh jaminan adanya dana yang cukup untuk pengembangan perpustakaannya. 6. Kurang adanya informasi antar perpustakaan
Walaupun perpustakaan adalah lembaga yang bergerak di bidang informasi, justru seringkali pertukaran informasi jarang terlaksana sehingga masing-masing perpustakaan tidak mengetahui keadaan dan perkembangan perpustakaan lain, sehingga kurang dapat memanfaatkan potensi dari perpustakaan- perpustakaan lain. Untuk mengatasi masalah ini, perlu adanya pertemuan-pertemuan berkala secara rutin, agar dapat membina hubungan, serta berbagi pengalaman dan informasi. Penerbitan publikasi resmi seperti majalah, buletin, daftar perolehan pustaka baru, katalog induk pustaka, baik yang diterbitkan secara bersama ataupun diterbitkan dan disebarkan oleh masing-masing perpustakaan juga dapat membantu meningkatkan komunikasi dan pertukaran informasi antar perpustakaan. 7. Perbedaan peraturan tentang fotocopy yang berkaitan dengan hak cipta Ketidak-jelasan tentang peraturan hak cipta, banyak menimbulkan perbedaan penafsiran dalam memberikan ijin fotocopy. Perlu adanya seminar khusus untuk membahas hal ini, sehingga ada keseragaman dalam memberikan pelayanan yang menyangkut reproduksi pustaka yang dibutuhkan. 8. Kurang adanya sinkronisasi peraturan/sistem Kecenderungan perpustakaan untuk membuat peraturan-peraturan serta sistem sendiri dalam pengelolaan perpustakaan, sering menimbulkan kesulitan dalam melaksanakan kerjasama. Untuk itu perlu diadakan usaha-usaha sinkronisasi baik melalui pertemuan-pertemuan ilmiah secara rutin maupun pembuatan pedoman standarisasi agar dapat diikuti oleh masingmasing peserta kerjasama. VIII. PENUTUP Tak akan pernah ada perpustakaan yang dapat berdiri sendiri dalam memenuhi semua kebutuhan penggunanya, tanpa bergantung pada perpustakaan atau pusat informasi lain. Bagaimanapun besarnya dana yang tersedia, tak akan pernah ada perpustakaan yang dapat mengumpulkan sumber informasi secara menyeluruh dalam jumlah dan jenis. Dalam konteks inilah ketergantungan antara satu perpustakaan dan perpustakaan lain semakin nyata dan diperlukan. Dengan kesadaran ini, usaha-usaha kerjasama antar satu perpustakaan dengan perpustakaan lain perlu semakin digalakkan dengan harapan kelemahan dari satu perpustakaan dapat dilengkapi oleh perpustakaan lain, sehingga masing-masing pihak dapat memberi
dan menarik keuntungan pihak lain, dengan tujuan utama memberikan pelayanan yang maksimal untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Jadi bila satu perpustakaan membutuhkan dan memanfaatkan pelayanan perpustakaan lain tidak berarti perpustakaan tersebut dalam kondisi kekurangan, tetapi sebaliknya, kesempatan untuk dapat memanfaatkan perpustakaan lain tak boleh pula menjadi alasan untuk tidak mengembangkan atau memperbaiki kondisi perpustakaan sendiri. DAFTAR KEPUSTAKAAN Higham, Norman. The Library in the University. : Observations on a Service. London: Andre Deutsch, 1980. pp. 126-137, 194-199. Katz, William A. Introduction to Reference Work vol. II.: Reference Services and Reference Processes. New York: McGraw-Hill, 1987, pp. 155-1