MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2007 Cakupan Panduan : Menjalankan software presentasi Menggunakan menu-menu serta shortcut Menyimpan, memanggil, insert, edit Menggunakan Header, footer, page numbering Pencetakan file presentasi Menjalankan Presentasi. Tujuan Tutorial Memulai PowerPoint Menggunakan menu-menu serta shortcut Menyimpan, memanggil, insert, edit Menggunakan Header, footer, page numbering Pencetakan file presentasi 1
PENDAHUUAN Presentasi biasa dilakukan pada saat rapat kerja, sidang skripsi, seminar dan banyak lagi yang berhubungan dengan public. Ada banyak perangkat lunak yang digunakan untuk membuat presentasi tetapi yang banyak digunakan adalah Microsoft Office PowerPoint dikarenakan kemudahan dalam mengoperasikan dan kehandalannya cukup baik sesuai kebutuhan yang membuat. A. MEMBUKA MICROSOFT OFFICE POWERPOINT : 1. Klik Start - All Programs - Microsoft Office 2. Klik Kiri Microsoft Office PowerPoint 2007 sehingga muncul tampilan program. Sehingga akan muncul tampilan awal seperti di bawah : 1
B. MENGENAL MENU BAR Pada Ms. PowerPoint 2007 menubar berisi shortcut berbentuk icon, berbeda sekali dengan Ms. PowerPoint 2003 sehingga mengurangi langkah-langkah pengerjaan. Baris menu bar awal terdiri dari Home, Insert, Design, Animation, Slide Show, Review, View, tetapi akan bertambah sesuai dengan object yang sedang dikerjakan. Contoh : Saat membuat table, maka otomatis menu Design dan Layout akan muncul untuk mengatur table tersebut. C. FUNGSI SHORTCUT / ICON Tampilan menu Home : Tampilan menu Insert : Tampilan menu Design: Tampilan menu Animations : 2
Tampilan menu Slide Show : Tampilan menu Rewiew : Tampilan menu View : New Presentation Untuk membuat file dan dokumen baru Open Save Print Print Preview Copy Paste Undo Typing Redo Zoom Untuk membuka file yang telah disimpan Menyimpan Dokumen Untuk mencetak (Print) dokumen yang telah diketik Melihat dokumen yang akan dicetak (Print) Menduplikat (Copy) kalimat / dokumen Menempatkan posisi kalimat yang akan diduplikat (copy) Mengembalikan pada posisi sebelumnya Mengembalikan posisi setelah dikembalikan pada sebelumnya Perbesaran layar Font Font Size Bold Italic Macam-macam bentuk huruf Ukuran / perbesaran huruf Mempertebal teks Memiringkan teks 3
Under Line Shadow Align left Center Align Right Justify Line spacing Numbering Bullet Memberi garis bawah pada teks Memberi bayangan pada teks Rata kiri Rata tengah Rata kanan Rata kanan dan kiri Spasi baris (paragraph) Penomoran Simbol penomeran D. CARA MENGATUR SLIDE / PAGE SETUP : 1. Pilih menu Design 2. Kemudian klik icon Page Setup 3. Akan muncul dialog Page Setup 4. Atur sesuai keinginan (membuat Slide atau Handouts) 5. Potrait untuk posisi kertas berdiri 6. Landscape untuk posisi kertas miring 7. Jika sudah selesai klik tombol Ok. E. CARA MENGEDIT HURUF (FONT) 1. Pertama kali blok kata atau kalimat yang akan diubah 2. Kemudian pilih menu Home kemudian klik tombol Font 3. Maka akan muncul dialog Font 4. Latin text font untuk perubahan bentuk tulisan 5. Font Color untuk memberi warna pada tulisan 6. Underline Style untuk variasi garis bawah 7. Size untuk ukuran tulisan 8. Character Spacing untuk fariasi paragraf antar baris atau huruf 4
9. Text Effects untuk memberikan efek pada tulisan Atur format teks sesuai dengan yang diinginkan F. MENYIMPAN PRESENTASI Setelah pembuatan slide selesai maka langkah berikutnya menyimpan file tersebut, dengan langkah-langkah : a. Klik tombol Office Button b. lalu klik shortcut Save, sehingga muncul dialog Save As c. Tentukan lokasi penyimpanan di kotak Save in d. dan nama file di kotak File name e. Pilih PowerPoint Presentasi di kotak Save as type f. Terakhir klik tombol Save G. MENCETAK PRESENTASI Percetakan pada PowerPoint hampir tidak berbeda tidak beda dengan percetakan pada Microsoft Word : Hal-hal yang perlu dperhatikan antara lain : - Jenis dan nama printer yang akan digunakan - Print range : All (seluruh slide), Current slide (slide aktif), atau slide tertentu - Number of copies : Jumlah percetakan - Print what (print sebagai) : slide atau hand out 5
- Jika memilih handout tentukan slides per page - Color/grayscale : Print dengan warna, grayscale atau black white MENGOPERASIKAN POWERPOINT Menambah Jumlah Slide dengan langkah sebagai berikut : 1. Klik menu Home 2. Klik icon New Slide Sebelum membuat presentation sebaiknya mengatur dahulu bentuk layout slide dengan langkah : 1. Klik menu Home 2. Lalu klik panah icon Layout Slide, sehingga muncul tampilan di bawah. 3. Pilih dan klik layout sesuai keinginan contohnya klik Title and Content. Ubah Design Slide dengan langkah : 1. Klik Menu Design 2. Lalu klik panah icon Themes, sehingga muncul tampilan di bawah. 3. Pilih dan klik bentuk theme sesuai keinginan contohnya klik Flow. 6
Setelah layout dan design slide diubah tampilan slide menjadi gambar di bawah : Catatan : Pengaturan design slide dapat dilakukan setelah proses pengetikan. H. HEADER AND FOOTER Header dan Footer diberikan biasanya bertujuan untuk memberikan keterangan tentang tema slide, waktu dan halaman slide. Dengan langkah-langkah: 1. Klik menu Insert 2. Lalu klik icon Header & Footer, sehingga muncul dialig seperti di bawah 3. Beri centang bagian yang ingin dimunculkan dengan cara mengklik kotak putih disamping kirinya. 4. Klik sekali lagi jika ingin menghilangkan centang tersebut. 5. Terakhir klik tombol Apply jika menginginkan diterapkan di slide yang aktif saja atau Apply to All jika ingin diterapkan di semua slide. 7
I. MASTER Sama halnya pembuatan header and footer, pengaturan dimaster digunakan untuk menampilkan pengeditan muncul disemua slide yang dibuat (slide harus memiliki Design Slide yang sama). Contohnya pembuatan Action Button / Clip Art. Langkah-langkah: 1. Klik menu View 2. Lalu klik icon Slide Master, sehingga tampilan berbentuk seperti di bawah 3. Sesuaikan layout slide yang akan dibuat 4. Buat bentuk yang ingin dimunculkan (Shape, Clip Art dll.). 5. Terakhir klik tombol Close Master View. J. MEMBUAT ANIMASI Supaya lebih menarik atau menarik perhatian dibuat gerakan atau animasi dengan Langkahlangkah: 1. Pilih Shape yang akan dibuat animasi, contohnya SELAMAT DATANG. 2. Klik menu Animations 3. Lalu klik icon Customs Animations, sehingga muncul dialog disamping kanan. 8
4. Klik Add Effect dan pilih animasi yang diinginkan. 5. Beri centang AutoPreview di bagian bawah supaya bentuk animasi bisa langsung terlihat. K. MENGATUR ANIMASI 1. Ubah kotak Start menjadi On Klik, With Previous atau After Previous 2. Ubah kotak Direction, untuk mengatur arah animasi 3. Ubah kotak Speed, untuk mengatur kecepatan animasi L. MENGATUR ANIMASI BERULANG Agar animasi objek terjadi terus menerus, lakukan langkah sbb: 1. Pastikan animasi sudah dibuat. 2. Klik panah animasi yang dibuat, lalu klik kiri Timing, sehingga muncul dialog dibawah. 3. Ubah kotak Repeat menjadi Until End of Slide, artinya animasi akan berulang sampai transisi slide selesai. 9
M. LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT TABEL 1. Tentukan Layout slide memiliki content table. 2. Klik content table 3. Klik content table sehingga muncul gambar di bawah 4. Tentukan jumlah kolom dan jumlah baris 5. Terakhir klik tombol OK. 10
N. MEMBUAT ANIMASI TRANSISI SLIDE Perpindahan slide diberi animasi dengan langkah-langkah : 1. Pilih Slide yang akan dibuat animasi transisi, contohnya Slide 2. 2. Klik menu Animations 3. Klik panah theme Trantition Slide sehingga muncul dialog seperti gambar dibawah 4. Klik bentuk transisi yang diinginkan, contohnya Box Out. 5. Ubah kotak Transtition Sound, untuk mengatur suara transisi. 6. Ubah kotak Transtition Speed, untuk mengatur kecepatan transisi. 7. Centang On mouse click, jika menginginkan perpindahan setelah di klik. 8. Centang Automatically dan ubah waktu yang dibutuhkan, jika menginginkan perpindahan slide secara otomatis. 9. Klik tombol Apply All, jika ingin menerapkan ke semua slide. O. ACTION Action dibuat untuk berpindah-pindah antar slide baik secara berurutan maupun melompatlompat atau maju mundur. Dan juga bisa digunakan sebagai tombol untuk membuka program lain. Action bias diterapkan pada teks box, picture, clip art dll. Dengan langkah-langkah : 1. Klik object yang dibuat tombol Action 2. Pilih menu Insert 3. Lalu klik icon Action, sehingga gambar seperti di bawah. 4. Atur Hyperlink to: (jika ingin berpindah ke slide lain). 5. Atur Run Program (jika ingin membuka program atau file lain) 6. Beri centang Play Sound dan pilih suara yang diinginkan (jika ingin menambahkan suara). 11
Tambahan : Agar Action Buttons ada disetiap slide yang dibuat, maka terlebih dahulu masuk ke Slide Master. P. MENJALANKAN PRESENTASI Setelah semua slide telah dibuat, jalankan presentasi dengan cara sebagai berikut : 1. Klik menu slide Show 2. Klik icon From Beginning, untuk memulai show dari awal slide. (kedua instruksi ini biasa disingkat dengan menekan tombol F5) 3. Dan lihatlah hasilnya... 4. untuk kembali ke lembar kerja, tekan tombol esc. Untuk membuat presentasi dapat dijalankan terus menerus 1. Klik menu slide show 2. Klik Custom Slide show 3. Klik pada Loop countinuously until `Esc 4. Klik OK 12