MANAJEMEN PENGELOLAAN KLOTER MENUJU PENGUATAN LAYANAN, BIMBINGAN DAN PERLINDUNGAN JEMAAH Oleh : H. KUSNUL HADI Kabid PHU Provinsi BALI
LANGKAH PERTAMA SEBAGAI KETUA KLOTER I. DI DALAM NEGERI a) Memperkenalkan diri kepada Jemaahnya b) Koordinasi dengan Petugas Haji yang lain c) Mengenali Karakteristik Petugas yang lain d) Memetakan CalHaj yang menjadi tanggung jawabnya e) Memeriksa Dokumen-dokumen CalHaj f) Membuat Skenario pertolongan pada CalHaj g) Melaporkan kepada Panitia Embarkasi Dalam Negeri
II. DI LUAR NEGERI (ARAB SAUDI) a. Mengkoordinasikan/menginformasikan niat ihrom (dalam pesawat sebelum ya lamlam/di Jeddah setelah mendarat) b. Mengkoordinasikan dalam proses pemeriksaan Visa di Bandara Jeddah/Madinah c. Mengkoordinasikan dengan Karu dan Karom serta petugas yang lain untuk memasuki Bus d. Melaporkan pada Ketua Sektor tentang kedatangan Kloter yang dibawanya e. Mengkoordinasikan tentang kamar hotel f. Mempersiapkan jemaah haji untuk melaksanakan ibadah umroh g. Membentuk grup-grup jemaah sesuai analisa yang telah ditentukan h. Mengawal jemaah sampai sampai tuntas prosesi umroh i. Memastikan kelengkapan jemaahnya sesusai jumlah
Kita harus bertindak kemana dan dengan siapa? 1) Tanazul 2) Jemaah meninggal 3) Jemaah sakit ringan 4) Jemaah sakit berat 5) Kehilangan paspor 6) Terlepas dari rombongan 7) Penempatan jemaah di Arafah dan di Mina
Kami berhaji untuk BERTUGAS, bukan bertugas untuk BERHAJI Andai ada saja SATU JEMAAH kami yang tidak mabrur hajinya, maka kami siap untuk menjadi petugas yang juga HAJINYA TIDAK MABRUR #marimabrurbersama
REORIENTASI POLA PIKIR UU13/2008 Tujuannya adalah Pembinaan Pelayanan Perlindungan UU 8/2019 A. Pembinaan Pelayanan Perlindungan B. Mewujudkan kemandirian dan ketahanan dalam penyelenggaraan ibadah haji
ASAS PENYELENGGARAAN IBADAH HAJI 1. Syariat; 2. Amanah; 3. Keadilan; 4. Kemaslahatan; 5. Kemanfaatan; 6. Keselamatan 7. Keamanan; 8. Profesionalitas; 9. Transparansi; dan 10.Akuntabilitas.
Dinamika Penyelenggaraan Ibadah Haji petugas dan jemaah setiap tahun berganti dilaksanakan di luar negeri dengan adat istiadat, alam biografis, kultur ber beda melibatkan bayak pihak, lembaga dan instansi memerlukan pasilitas layanan yang terbaik dan jumlah yang besar serta waktu singkat perubahan regulasi dan kebijakan yang sangat cepat Ibadah fisik, tingkat kelelahan yang sangat tinggi problematika yang sangat dinamis (never ending story)
ZONASI
MANAJEMEN PERHAJIAN YANG DIKEMBANGKAN DITJEN PHU Berbasis Komitmen Lintas Lembaga 1 5 Total Quality Management 2 4 3
1. Berbasis Komitmen Lintas Lembaga koordinasi dan komitmen kuat menjadi kunci sukses penting dilakukan antar sesama petugas:ppih Kloter, PPIH Arab Saudi, perangkat kloter K/L Terkait Kemenkes, Kemenlu, TNI, POLRI Pemda Provinsi/Kabupaten/Kota Perwakilan Indonesia di KSA KBRI, KJRI Pemerintah KSA Peran Serta Masyarakat
2. Fokus Pada Jemaah peningkatan mutu layanan menjadi prioritas Prioritas kepentingan jemaah dibanding kepentingan pribadi Pendaftaran Transportasi 08 01 02 Dokumen Perjalanan Ibadah Haji Akomodasi 07 03 Pembinaan Manasik Konsumsi 06 05 04 Kesehatan Pelindungan Jemaah
3. Fokus pada Fakta dan Data Sebagai bangsa yang beradab dan menjunjung tinggi nilai-nilai agama, sudah selaiknya bangsa Indonesia memiliki konsen terhadap kelompok-kelompok rentan (vulnerable groups) dalam memberikan layanan publik. Total Quality Management Haji fokus untuk memberikan layanan spesifik (specific services) kepada jemaah difabel, lansia, dan perempuan sebagai vulnerable groups. Elementary Layouts 01 02 03 04 Haji ramah perempuan (woman friendly hajj) Haji ramah lansia (elderly friendly hajj) Haji ramah difabel (diffable friendly hajj) haji yang menyenangkan (fun hajj for all) Jemaah haji perempuan +/- 56% Jemaah haji tergolong lansia mencapai 29%. Sesuai amanat UU 8/2019
4. Inovasi Berkelanjutan Respon Darurat Penyiapan respon darurat di Armuzna sebagai bagian dari prosedur Pusat Krisis dengan melibatkan muassasah SOP manajemen mitigasi saat ada bencana Integrasi/mengkombain alokasi petugas Armuzna (219) menjadi Petugas pendukung dengan rekruitmen bareng Petugas Pendukung (kompetensi, syarat masuk, test masuk Konsumsi Full Covered Penambahan konsumsi pada masa peak season (3 hari sblm dan 2 hari setelah Armuzna) dengan model makanan siap saji Efisiensi Proses Visa Efisiensi proses visa dengan verifikasi dan visa request dilakukan di Kanwil. Paspor tidak perlu dikirim ke Pusat Penyusunan Regulasi Percepatan penyusunan regulasi teknis karena terbitnya UU No. 8 Tahun 2019, tentang PIHU Perbaikan Proses Badal dan Safari Wukuf Penyusunan prosedur dan regulasi bersama antara Kemenag dan Kemenkes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Kloter Berbasis Wilayah Penyusunan pramanifes kloter dilakukan sedini mungkin untuk mengefektifkan bimbingan manasik di kecamatan, karena regu dan rombongan akan berbasis wilayah Pelayanan Terpadu dan Sistem Pelaporan Mengefektifkan Pelayanan Terpadu di tingkat Daker, terutama Daker Makkah dan Madinah Penyempurnaan sistem pelaporan berbasis aplikasi mobile untuk laporan kloter dan pelayanan petugas yang terintegrasi dengan Siskohat Manasik Sepanjang Tahun Pelaksanaan program inisiasi manasik sepanjang tahun bagi jemaah untuk menambah pengetahuan manasik haji Manasik jamaah lansia, uzur dan sakit Penomoran Maktab Nomor maktab di Armuzna disesuaikan dengan Nomor maktab di Makkah yang berbasis zonasi Non-Teller dan Non-tunai Mengefektifkan pembayaran non-teller untuk pelunasan haji Penyediaan living cost tidak lagi diberikan dalam bentuk tunai. Diberikan dalam bentuk kartu debit sekaligus menjadi kartu identitas jemaah dan sarana transaksi 09 4
5. Partisipasi Semua Individu PPIH Pusat 1 KBIH 7 2 PPIH Embarkasi Tenaga Musiman 6 3 PPIH Arab Saudi 5 Petugas Haji Daerah 4 PPIH Kloter
STRATEGI OPTIMALISASI Petugas Yang Menyertai Jemaah Haji (Ketua Kloter, Pembimbing Ibadah, Petugas Kesehatan, PHD): a. Peleburan fungsi petugas pada saat berada di Sektor wilayah bermukim. b. Koordinasi dengan petugas haji Sektor. c. Pemberian tanda pengenal bagi petugas kloter. Petugas Yang Tidak Menyertai Jemaah Haji (PPIH Arab Saudi): a. Penempatan petugas pelayanan umum dan bimbingan ibadah di tempat akomodasi. b. Optimalisasi fungsi petugas Siskohat. c. Perubahan struktur Wakasektor menjadi Sekretaris Sektor. d. Optimaliasasi Sektor Armina. Pendukung PPIH Arab Saudi: Perubahan penamaan temus mukimin dan mahasiswa menjadi Pendukung PPIH Arab Saudi dengan tujuan menjaga psikologys dan optimalisasi peran dan fungsinya.
KARAKTERISTIK HAJI 2020 1. Sistem pemondokan berdasarkan zonasi (seluruh jamaah embarkasi berada di satu wilayah, bahkan satu provinsi berada di satu hotel/zonasi akomodasi non-qur ah) 2. Layanan fast track bagi jemaah embarkasi SUB antisipasi aktivitas jemaah di bandara 3. Kloterisasi berbasis wilayah (memungkinkan anggota KBIHU terpisah) 4. Pelaporan petugas berbasik elektronik 5. Living cost non-tunai problem operasionalisasi kartu
PENGELOLAAN KLOTER Memastikan keberadaan petugas kloter pada setiap kloter dan BERFUNGSI dari awal persiapan keberangkatan sampai dengan kepulangan kloter. Membina KOMUNIKASI dan KOORDINASI antar petugas. Manajemen kloter ada di PETUGAS KLOTER dan bukan berada di KBIHU. Manajemen pengelolaan sangat DINAMIS kecermatan membaca situasi dan kebutuhan jemaah PEMBERDAYAAN perangkat Kloter karu dan karom bersinergi dengan petugas kloter
KUNCI SUKSES PENGELOLAAN KLOTER komitmen dan integritas standar layanan tindakan preventif kreatifitas dan inovasi
TARGET AKHIR Memaksimalkan fungsi pembinaan, pelayanan dan perlindungan bagi jemaah PLUS membantu mewujudkan kemandirian dan ketahanan jemaah Menyukseskan program Kementerian Agama tahun 2020 untuk penyelenggaraan ibadah haji yaitu PENINGKATAN KUALITAS PEMBINAAN JEMAAH HAJI. Mengantarkan jemaah haji menggapai KEMABRURAN secara kolektif.
petugas haji BAHAGIA melihat ekspresi KEBAHAGIAAN jemaah sepulang haji
terima kasih