Ultimatics Vol.2 No.2, Desember 2010 Raharjo Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan LAPAN Sub-bidang Kliping dan Jurnal Online Berbasis Web RADEN BAGUS YOSEP RAHARJO SUMANTO 1, GUSON PRASAMUARSO KUNTARTO 2 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Multimedia Nusantara Gading Serpong, Tangerang, INDONESIA 1 ti-yosep@unimedia.ac.id 2 guson@unimedia.ac.id Abstract Online Clipping dan Journal adalah dua subsistem perpustakaan berbasis web yang memuat informasi kliping dan jurnal LAPAN. Subsistem online clipping telah berjalan namun tidak memiliki dokumentasi subsistem serta user interface (UI) yang memenuhi teknik perancangan UI. Untuk itu, dilakukan identifikasi dan evaluasi terhadap subsistem online clipping yang sudah berjalan terkait dengan aspek-aspek perancangan UI. Proses evaluasi menghasilkan sebuah rancangan baru berupa DFD, ERD, top-down design, dan prototipe. Hasil akhirnya adalah dihasilkan subsistem online clipping yang sesuai dengan teknik perancangan UI beserta dokumentasi subsistem dalam bentuk manual book yang menjelaskan desain dan cara kerja subsistem. Subsistem Online Journal dibangun guna memberikan informasi berupa jurnal secara online menggunakan open source framework yaitu OJS. Guna menghubungkan laman utama perpustakaan LAPAN dengan OJS, maka dibangun laman online journal. Melalui laman ini, memberikan kemudahan bagi user dalam menggunakan sistem secara keseluruhan. Sistem dibangun menggunakan MySQL sebagai basis data, PHP, HTML, CSS, javascript, serta flash. Keywords sistem informasi, perpustakaan, kliping, jurnal online, LAPAN Rancang Bangun Sistem 81 I. PENDAHULUAN Di era globalisasi seperti sekarang ini, hampir semua orang dapat mengakses internet setiap harinya. Jejaringan sosial, berita dan informasi-informasi penting dapat diakses dimana pun dan kapan pun dengan device yang beraneka ragam. Termasuk informasi mengenai perpustakaan yang dapat diakses dimana dan kapan saja. Sehingga pengguna internet dapat mencari dan menemukan informasi yang terkait dengan dunia perpustakaan tanpa adanya batasan. Di Indonesia terdapat berbagai jenis perpustakaan yang dibedakan menurut skala dan koleksi jenis bukunya. Menurut skalanya, perpustakaan dibagi menjadi dua,
Raharjo Ultimatics Vol. 2 No.2, Desember 2010 yang pertama perpustakaan berskala nasional yaitu perpustakaan nasional Republik Indonesia. Kedua, berskala daerah yaitu perpustakaan daerah, misalnya perpustakaan daerah kota Tangerang. Sedangkan menurut koleksi jenis bukunya, terdapat perpustakaan yang khusus mengkoleksi buku-buku berbahasa asing, dunia kedokteran, antariksa dan penerbangan. Perpustakaan Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional yang terletak di Jalan Pemuda, Persil no.1, Rawamangun, Jakarta Timur, Indonesia,merupakan salah satu dari perpustakaan yang memiliki koleksi buku khusus antariksa dan penerbangan. Perpustakaan LAPAN memiliki koleksi 7.331 judul buku, 649 judul hasil litbang, 4.347 eksemplar terbitan NASA, 73 judul jurnal dalam dan luar negeri, 129 eksemplar prosising dan hasil seminar, serta 108 eksemplar kliping. Karena koleksi perpustakaan LAPAN yang sedemikian banyak dan hanya dapat dibaca oleh pengunjung yang datang ke Perpustakaan LAPAN, maka LAPAN (Bagian Humas LAPAN Subbagian Perpustakaan) mengingginkan agar adanya sebuah sistem online yang dapat diakses oleh semua orang dimana dan kapan saja. Tujuan penelitian adalah merealisasikan subsistem perpustakaan online LAPAN yang mengacu pada konsep perancangan user interface dari sehingga pengguna sistem dapat dengan mudah menggunakannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, dilakukan serangkaian agenda meliputi mengidentifikasi dan mengevaluasi subsistem perpustakaan online clipping, merancang dan membangun subsistem perpustakaan online clipping dan journal sehingga mudah dikembangkan pada saat mendatang, dan membuat dokumentasi untuk subsistem perpustakaan online clipping yang sedang dikembangkan. II. ANALISIS LAPAN memiliki sistem informasi perpustakaan berbasis web namun masih ditemui banyak permasalahan yaitu Layout/tampilan Sistem lama kurang eye catching dan banyak penggunaan warna yang berlebihan. Hal ini bertentangan dengan eight golden rules khususnya Reduce Short-Term Memory Load (Shneiderman., 2005). Permasalahan lainnya adalah tidak ada feedback saat user berhasil masuk, keluar dan melakukan input serta mengubah berita. Hal ini tidak sesuai dengan Offer Information Feedback dalam eight golden rules (Shneiderman., 2005). Masalah selanjutnya adalah tidak ada konfirmasi saat operator atau admin melakukan penghapusan data serta tidak adanya kesempatan operator untuk membatalkan action sebelumnya. Hal ini tidak sesuai dengan eight golden rules khususnya Permit Easy Revesal of Action (Shneiderman., 2005). Permasalahan selanjutnya adalah desain antar muka antara admin dan superadmin tidak berbeda. Hal ini dapat berakibat user tidak dapat mengetahui dia masuk dengan privileges apa (admin ataukah superadmin). Hal ini bertentangan dengan eight golden rules khususnya Reduce Short-Term Memory Load (Shneiderman., 2005). Permasalah lain yang ditemukan adalah tidak adanya perbedaan akses bagi operator(admin) dengan Administrator web (superadmin). Manajemen Module (Hakim, 2008), kurang efisiensinya dalam penggabungan antara desain dengan kode pemrograman. Sehingga membutuhkan waktu lebih lama dalam setiap action yang dilakukan. Adanya ketidakjelasan mengenai akses ke admin (area administrator untuk kliping atau keseluruhan sistem) yang menyebabkan user melakukan error. Hal ini tidak sesuai dengan Prevent Error(design yg membuat user tidak melakukan error) didalam eight golden rules (Shneiderman., 2005). Sistem informasi tidak memiliki fasilitas untuk melihat apa saja yang telah terjadi dalam sistem perpustakaan elektronik 82 Rancang Bangun Sistem
Ultimatics Vol.2 No.2, Desember 2010 LAPAN subbidang kliping online. Permasalah lain yang ditemukan adalah sistem tidak memiliki fasilitas untuk menambah, meng-update dan menghapus operator. Masalah terakhir adalah tingkat keamanan sistem perpustakaan elektronik LAPAN subbidang klipping online yang rendah sehingga rentan terhadap serangan oleh pihak luar. III. PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK Dari permasalahan di atas, maka diberikan solusi berupa perbaikan layout yang eye catching sesuai dengan teori perancangan interface. Untuk script yang terkait adalah onlineclipping.php (user side), disini merupakan layout yang dilihat oleh publik. Jadi haruslah eye catching. Solusi kedua adalah penambahan dialog feedback untuk login, logout dan transaksi yang ada sesuai dengan teori perancangan interface. Script yang terkait terdapat pada saat user berhasil login adalah prosesloginadmin.php, pada saat berhasil menambah berita yaitu prosestambahberitabaru.php, pada saat berhasil menambah user baru yaitu prosestambahuser.php, pada saat mengupdate user adalah prosesupdateuser.php, pada saat meng-update berita yaitu prosesubahberita.php, dan saat berhasil logout dari sistem adalah logout.php. Solusi ketiga adalah dibuat ragam dialog untuk konfirmasi saat operator/admin melakukan penghapusan data dan dapat melakukan pembatalan sesuai dengan teori perancangan interface. Script yang berfungsi untuk menghapus berita adalah proseshapusberita.php dan script yang bertugas untuk menghapus user adalah prosesdeleteuser.php. Solusi keempat adalah menu khusus yang membedakan antara user, operator dan admin web yang mudah diingat sesuai dengan teori perancangan interface. Pembedaannya terletak di script onlineclipping.php (user side, identik dengan coklat) dan admin.php serta Raharjo superadmin.php (operator dan admin side, identik dengan warna abu-abu). Untuk meningkatkan keamanan, maka dibuat perbedaan akses antara operator dengan admin web. Perbedaannya terletak di bagian hak akses yang terletak di semua script di lingkup admin.php (operator side) dan superadmin.php (admin side). Penambahaan fasilitas system log dan staff activity, membantu admin dapat melihat apa saja yang terjadi dalam sistem perpustakaan elektronik LAPAN subbidang kliping online. Agar pengguna tidak tersesat selama bernavigasi di dalam sistem maka dirancang status yang mengindikasikan keberadaan user di dalam sistem. Hal ini sesuai dengan teori perancangan interface. Selain itu ditambah juga fasilitas untuk menambah, mengupdate dan menghapus Operator. Yang terletak dalam script prosestambahuser.php, prosesupdateuser.php dan prosesdeleteuser.php Solusi ketujuh adalah implementasi metode include sehingga proses rancang bangun sistem yang baru lebih efisien. Selain itu, kode antara user/public yaitu onlineclipping.php dengan operator yaitu admin.php dibedakan agar mudah dalam pemeliharaan kode di waktu mendatang. Solusi diberikan lalu diterjemahkan melalui serangkaian cara mulai dari perancangan Data Flow Diagram (DFD), Entiy Relationship Diagram (ERD), prototipe sistem yang baru, dan implementasi sistem baru yang sesuai dengan aspek-aspek perancangan user interface. A. Data Flow Diagram Sistem Data Flow Diagram (DFD) digunakan sebagai sebuah perencanaan awal serta menjadi batasan sejauh mana subsistem perpustakaan online clipping dikembangkan. Sistem perpustakaan LAPAN subbidang online clipping memiliki tiga user, yaitu user (publik), operator (penginput data) dan admin (orang Rancang Bangun Sistem 83
Raharjo Ultimatics Vol. 2 No.2, Desember 2010 yang bertugas memasukan data user). User ini akan menjadi entity dalam perancangan tahap awal. Gambar 1 menunjukkan context diagram system secara keseluruhan. Gambar 3. Top-Down Design Gambar 1. Context Diagram B. Perancangan Basis Data Guna menjelaskan hubungan antar entity didalam subsistem online clipping maka dibuat Entity Relationship Diagram (ERD). D. Sketsa Layar Dari data perancangan yang ada, dibuatlah prototipe sistem perpustakaan subbidang kliping. Prototipe tersebut dibuat berdasarkan tiga level user yang berbeda, yaitu user biasa, operator dan admin. Yang membedakan antara prototipe user biasa, operator dan admin adalah dari pemilihan warna interface dan layout. User biasa menggunakan warna cokelat dan memiliki menu di sisi sebelah kanan. Sementara operator menggunakan warna biru muda dan admin biru tua, namun tidak memiliki menu di sisi sebelah kanan. Secara umum, layout prototipe subbidang kliping online user biasa ditunjukkan pada Gambar 4. Gambar 2. Entity Relationship Diagram C. Top-down Design Dengan menggunakan konsep top down design dibuat struktur laman untuk setiap user yang mengaksesnya, seperti yang ditunjukan pada Gambar 3. Gambar 4. Sketsa layar subbidang kliping untuk user biasa Layout prototipe subbidang kliping operator dan admin ditunjukkan pada Gambar 5. 84 Rancang Bangun Sistem
Ultimatics Vol.2 No.2, Desember 2010 Raharjo Sedangkan laman subbidang online journal ditunjukkan pada gambar 10. Gambar 5. Sketsa layar subbidang kliping untuk operator dan admin Sedangkan untuk subbudang online journal dibuat prototipe laman penghubung seperti yang ditunjukkan pada gambar 6. Gambar 7. Interface subbidang kliping untuk user biasa Gambar 8. Interface subbidang kliping untuk operator Gambar 6. Sketsa layar subbidang online journal IV. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Proses ini adalah tahap inti dari pembuatan sistem informasi perpustakaan subbidang kliping dan online journal berbasis web. Proses dimulai dengan membuat basis data berdasarkan rancangan ERD menggunakan MySQL. Selanjutnya dilakukan proses coding laman web menggunakan bahasa pemrograman berbasis web yaitu HTML, CSS, dan PHP. Tidak hanya itu, itu memperkaya interface ditambahkan pula animasi yang dibuat menggunakan Adobe Flash CS3. Hasil akhir pengembangan sistem informasi perpustakaan berbasis web untuk subbidang kliping untuk user biasa, operator, dan admin masing-masing ditunjukkan pada gambar 7, 8, dan 9. Gambar 9. Interface subbidang kliping untuk admin Gambar 10. Interface subbidang online journal Rancang Bangun Sistem 85
Raharjo Ultimatics Vol. 2 No.2, Desember 2010 V. SIMPULAN Subsistem online clipping LAPAN yang telah berjalan dilakukan identifikasi dan evaluasi sehingga menghasilkan suatu rancangan (DFD, ERD, Top Down Design serta prototipe) yang menjadi solusi untuk pembangunan subsistem. Sehingga dihasilkan subsistem online clipping baru yang sesuai dengan teknik perancangan UI beserta dokumentasi subsistem dalam bentuk manual book yang menjelaskan desain dan cara kerja subsistem Subsistem online journal LAPAN dibangun guna memberikan informasi berupa jurnal-jurnal yang diterbitkan secara online menggunakan open source framework OJS (Open Journal System). Laman onlinejournal dibangun guna menghubungkan laman utama perpustakaan LAPAN dengan OJS. REFERENSI [1] Dix, A. E. (1993). Human Computer Interaction. New Jersey : Prentice Hall International. [2] FN.Jovan. (2007). Panduan Praktis Membuat WEB Dengan PHP untuk Pemula. Jakarta: mediakita. [3] Hakim, L. (2008). MEMBONGKAR TRIK RAHASIA PARA MASTER php. Yogyakarta: LOKOMEDIA. [4] Madcoms Madiun. (2009). Langsung Bisa Membangun Website Profesional dengan Adobe CS4, PHP & MySQL. Yogyakarta: Andi. [5] Maxfield, W. (2000, 11). MySQL and PHP from Scratch. USA. [6] Shneiderman., B. (2005). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human-Computer Interaction, Edisi 4. Addison Wesley. 86 Rancang Bangun Sistem