BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Menjelang era globalisasi, dimana persaingan semakin ketat dan perilaku ekonomi bergerak semakin dinamis, maka perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya dengan baik. Perusahaan yang merupakan tonggak bagi pembangunan nasional dimana lingkup dan pengawasan atas manajemen semakin luas, dituntut untuk meningkatkan operasi dan pelayanannya secara maksimal. Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus dikelola dengan baik, ditunjang dengan sumber daya manusia yang berkualitas, agar aktivitas operasional perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien. Sumber daya manusia yang berkualitas adalah salah satu faktor penting dalam perusahaan, karena mempengaruhi kinerja perusahaan. Hal ini menuntut pimpinan perusahaan untuk lebih memperhatikan sumber daya manusia yang berkualitas dengan memberikan suatu imbalan sebagai balas jasa yaitu berupa gaji. Gaji memerlukan penanganan yang cermat dan cepat, baik dalam penetapannya, penggolongannya, pencatatannya maupun pembayarannya. Untuk mengetahui kekeliruan atas gaji perlu diatur cara kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku, ketentuan-ketentuan untuk kesejahteraan pegawai, kebijakan-kebijakan maupun sistem dan prosedur penggajian, yang didukung dengan sumber daya manusia, alat, dan informasi yang sesuai dengan peraturan yang ada dalam perusahaan yang diterapkan dalam sistem informasi akuntansi penggajian. Dengan adanya satu sistem informasi akuntansi gaji yang baik dalam suatu perusahaan diharapkan akan dapat menekan seminimal mungkin kekeliruan yang terjadi atas gaji dan diharapkan juga dapat diperoleh suatu data atas informasi yang pasti mengenai gaji, sehingga perusahaan dapat mengalokasikan biaya gaji seefisien mungkin dan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan 1
2 Pada perusahaan yang berskala besar, masalah yang dihadapi oleh pimpinan perusahaan sangat kompleks dan rumit sehingga diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai agar tercapainya efektivitas dan efisiensi operasi. Salah satu tujuan sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan pengendalian internal. Demikian pula halnya gaji, dalam pengelolaanya perlu pengendalian secara intern oleh perusahaan agar tidak terjadi penyelewengan dan penyimpangan, serta kesalahan dalam proses pembayarannya. Pada perusahaan PT Graha Sarana Duta Jakarta Telkom Group merupakan perusahaan yang cukup besar dengan aktivitas perusahaan yang tinggi, maka memungkinkan terjadinya hal-hal yang dapat merugikan perusahaan khususnya dalam pengelolaan penggajian. Dari hasil observasi yang dilakukan penulis di perusahaan tersebut mengenai berbagai aspek yang berhubungan dengan pengelolaan penggajian terdapat kurang optimalnya realisasi dalam pembayaran gaji, yang semestinya dibayarkan per tanggal 25 tiap bulannya tetapi realisasi gaji per bulan Januari sampai dengan Desember 2007 pernah mengalami keterlambatan, hal ini diindikasikan dari data sebagai berikut: Tabel 1.1 Realisasi Waktu Pembayaran Gaji Januari Desember 2007 No. Bulan Realisasi Pembayaran Gaji 1 Januari 25 Januari 2007 2 Februari 28 Februari 2007 3 Maret 31 Maret 2007 4 April 2 Mei 2007 5 Mei 26 Mei 2007 6 Juni 25 Juni 2007 7 Juli 31 Juli 2007 8 Agustus 25 Agustus 2007 9 September 29 September 2007 10 Oktober 30 Oktober 2007 11 November 28 November 2007 12 Desember 27 Desember 2007 Dari permasalahan di atas dapat diakibatkan oleh kurang baiknya kinerja bagian pengelolaan penggajian sehingga terjadi keterlambatan pembayaran gaji dan upah. Faktor lain dari keterlambatan ini bisa saja karena jumlah karyawan di
3 perusahaan tersebut yang begitu banyak, sehingga dalam pengelolaan penggajian memerlukan waktu yang relatif lama. Untuk mengatasi permasalahan ini, maka PT Graha Sarana Duta Jakarta Telkom Group harus menerapkan sistem informasi akuntansi penggajian seoptimal mungkin sehingga sistem informasi akuntansi diterapkan dengan baik, seperti pencatatan dokumen-dokumen yang digunakan, pencatatan absensi, waktu kerja, perhitungan dan pencatatan serta perincian gaji, dan catatan akuntansi dilaksanakan dengan tepat waktu. Serta dibutuhkan pengendalian intern (internal control) yang mencerminkan sumber daya manusia yang profesional dan etika yang baik pada lingkungan perusahaan. Dengan demikian apabila sistem informasi akuntansi yang baik maka akan mencerminkan efektivitas pengendalian intern pembayaran gaji karyawan. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Internal Pembayaran Gaji Karyawan (Studi Kasus Pada PT Graha Sarana Duta Jakarta Telkom Group). 1.2 Identifikasi Masalah Adapun masalah yang dapat penulis identifikasikan adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana peranan sistem informasi akuntansi penggajian di PT Graha Sarana Duta Jakarta. 2. Bagaimana efektivitas pengendalian internal pembayaran gaji karyawan di PT Graha Sarana Duta Jakarta. 3. Bagaimana peranan sistem informasi akuntansi penggajian dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal pembayaran gaji karyawan di PT Graha Sarana Duta Jakarta.
4 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitan Maksud penulis melakukan peneitian ini adalah untuk mengetahui sistem informasi akuntansi dan efektivitas pengendalian internal pembayaran gaji karyawan, serta memperoleh data yang dibutuhkan dalam menyusun skripsi sebagai salah satu syarat untuk menempuh Ujian Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama. Tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui peranan sistem informasi akuntansi penggajian di PT Graha Sarana Duta Jakarta. 2. Untuk mengetahui efektivitas pengendalian internal pembayaran gaji karyawan di PT Graha Sarana Duta Jakarta. 3. Untuk mengetahui peranan sistem informasi akuntansi penggajian dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal pembayaran gaji karyawan di PT Graha Sarana Duta Jakarta. 1.4 Kegunaan Penelitian Melalui penelitian ini penulis berharap dapat memberikan kegunaan: 1. Bagi perusahaan, penulis berharap agar hasil penelitian ini dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi perbaikan dan pengembangan perusahaan. 2. Bagi masyarakat, khususnya di lingkungan perguruan tinggi penulis berharap hasil penelitian yang sangat terbatas ini dapat memberikan manfaat dalam menambah pengetahuan. 3. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan teoritis dan pengetahuan terapan yang telah penulis dapatkan semasa kuliah serta sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Sarjana Ekonomi jurusan Akuntansi di Universitas Widyatama Bandung. 1.5 Kerangka Pemikiran Setiap perusahaan menghendaki agar usahanya berjalan dengan baik dan terus berkembang. Oleh karena itu, perusahaan berusaha semaksimal mungkin untuk menghindari fakto-faktor yang menghambat kemajuan dan perkembangan
5 perusahaan yang dipimpinnya. Faktor-faktor yang menghambat kemajuan dan perkembangan perusahaan biasanya timbul dari aktivitas operasional. Aktivitas operasional perusahaan bergantung pada sumber daya manusia yang bekerja pada perusahaan. Semakin besar perusahaan, maka jumlah pegawai yang dibutuhkan dan biaya gaji yang diperlukan untuk pegawai akan semakin besar pula. Hal ini menunjukan bahwa aktivitas penggajian merupakan fungsi dasar yang memegang peranan penting dalam menunjan keberhasilan operasi perusahaan, dimana aktivitas tersebut berulang-ulang dan bersifat rutin sehingga diperlukan suatu sistem informasi akuntansi untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang menyangkut aktivitas penggajian. Pengeritian sistem informasi akuntansi dikemukakan oleh Bodnar dan Hopwood dalam Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan (2001:2) sebagai berikut: Suatu sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan menjadi informasi. Berdasarkan pengertian tersebut, bahwa dalam sistem informasi akuntansi terdiri dari manusia, peralatan, dan modal yang menjadi pusat perhatian. Kemudian ketiga unsur sistem informasi akuntansi tersebut dirancang untuk menciptakan jaringan metode dan prosedur guna mengubah data menjadi suatu informasi yang berguna bagi pengambil keputusan. Gaji merupakan pos yang rawan bagi perusahaan, karena sangat mudah terjadi kecurangan dan inefisiensi, seperti yang diungkapkan Arens (2005:527) bahwa aktivitas gaji salah satunya adalah: an area in which large amount of company resources are wanted become of inefficiency or stolen through fraud. Pendapat tersebut menjelaskan bahwa daerah yang cakupannya besar dari sumber daya perusahaan yang terbuang dikarenakan ketidakefisienan dan akibat adanya kecurangan.
6 Oleh karena gaji merupakan pos yang mudah sekali mengalami penyimpangan dan manipulasi, maka pengelolaan pembayaran gaji memerlukan suatu sistem informasi yang memadai yang mampu memberikan informasi yang relevan. Informasi yang relevan dapat dihasilkan oleh sistem informasi yang tepat, sehingga keputusan yang diambil oleh pihak perusahaan merupakan keputusan yang tepat yang mampu mengalokasikan secara tepat dan baik dalam segi jumlah ataupun segi pegawai yang menerimanya. Sistem informasi akuntansi pembayaran gaji yang tersusun dengan memadai akan membantu mempermudah mengatasi masalah-masalah gaji khususnya pembayaran gaji. Masalah-masalah yang berkaitan dengan gaji tergolong pada masalah intern perusahaan, oleh karena itu buruknya sistem informasi akuntansi akan berpengaruh pada pengendalian internal perusahaan. Pengertian di atas seperti yang dikemukan oleh Ikatan Akuntan Indonesia yang dituangkan dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan PSAK (2007:319.2) yaitu sebagai berikut: Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen dan personil lain, entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas da efisiensi operasi dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut Cushing dan Romney (2002:533) yang dikutip dari COSO (SAS 78), pengendalian internal mencakup lima unsur dasar yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian internal dipenuhi, yang terdiri dari: 1. Control Environment; 2. Risk Assessment; 3. Control Activities; 4. Information and Communication; 5. Monitoring. Pengendalian internal merupakan salah satu cara pengendalian yang dikembangkan dalam suatu perusahaan. Pengendalian internal dilaksanakan
7 melalui penerapan metode dan prosedur atau tolak ukur lainnya dengan maksud seluruh kegiatan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Arens dan Loebbecke (2005:573) mengemukakan bahwa efektivitas pengendalian internal penggajian meliputi: 1. Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara aktual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif (keberadaan). 2. Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (kelengkapan). 3. Transasksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan tingkat upah yang semestinya, pemotongan dihitung dengan semestinya (akurasi). 4. Transaksi penggajian diklasifikasikan dengan memadai (klasifikasi). 5. Transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat (tepat waktu). 6. Transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk pengajian dengan semestinya, dan diikhtisarkan dengan semestinya (posting dan pengikhtisaran). Dengan adanya sistem informasi akuntansi pengendalian internal pembayaran gaji akan mampu mendorong dan membantu tercapainya efektivitas pengendalian pembayaran gaji yang baik. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian (Variabel X) Indikator: Unsur-Unsur sistem informasi akuntansi: 1. Sistem dan prosedur dalam pengelolaan penggajian. 2. Formulir, catatan, jurnal, dan laporan yang digunakan pada pengelolaan penggajian. Efektivitas Pengendalian Internal Pembayaran Gaji Karyawan (Variabel Y) Indikator: Efektivitas pengendalian internal penggajian: 1. Keberadaan. 2. Kelengkapan. 3. Akurasi. 4. Klasifikasi. 5. Tepat Waktu 6. Posting dan Pengikhtisaran. Gambar 1.1 Skema Kerangka Pemikiran
8 Berdasarkan uraian di atas penulis mengajukan hipotesis sebagai berikut Sistem informasi akutansi penggajian yang diterapkan secara memadai dapat berperan dalam meningkatkan efektivitas pengendalian internal pembayaran gaji karyawan. 1.6 Studi Empiris Penulis menyajikan kembali hasil penelitian terdahulu sebagai gambaran dan bahan perbandingan pada masalah yang sama, dalam hal ini penulis mengambil hasil akhir dari penelitian yang sudah dilakukan. Penelitian tentang hubungan sistem informasi akuntansi dengan pengendalian internal gaji dan upah pernah dilakukan oleh Ira Dhamayanti S (01.97.432 Universitas Widyatama) dalam skripsinya yang berjudul Peranan Sistem Informasi Akuntansi Gaj dan Upah Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Gaji dan Upah (Studi Kasus Pada PT Sunsilon Utama Bandung) yang dilakukan pada Tahun 2002. Hasil penelitiannya menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi gaji dan upah yang diterapkan oleh PT Sunsilon Utama Bandung telah memadai, hal ini terlihat dari terpenuhinya unsur-unsur sistem informasi akuntansi yaitu terdiri dari sumber daya manusia, data (formulir dan catatan) dan informasi gaji dan upah yaitu transaksi yang dicatat adalah aktual (keabsahan), adanya otorisasi, transaksi telah dicatat dengan lengkap (kelengkapan), transaksi telah dinilai dengan wajar (penilaian), transaksi diklasifikasikan dengan memadai (klasifikasi), tepat waktu dan transaksi telah diposting ke buku besar dan diikhtisarkan dengan benar. Selanjutnya pengendalian intern atas gaji dan upah pada PT Sunsilon Utama Bandung cukup memadai, hal ini terlihat dari lingkungan pengendalian, penetapan risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan. Oleh karena itu secara umum hasil penelitiannya menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi gaji dan upah yang memadai dapat menujang efektvitas pengendalian internal gaji dan upah. Penelitian yang telah dilakukan pada Tahun 2004 tersebut mengambil pembahasan yang sama pada objek penelitian yang berbeda dengan yang dilakukan penulis, pada penelitian tersebut menjadikan PT Sunsilon Utama
9 Bandung yang merupakan perusahaan swasta yang memproduksi sajadah (ukuran besar dan kecil), permadani, kaos dan handuk, sedangkan penulis mencoba memilih objek penelitian pada PT Graha Sarana Duta Jakarta yang merupakan perusahaan properti dari Telkom Group yang bergerak dalam bidang pembangunan rumah dan bangunan lainnya Dengan objek penelitian yang berbeda dalam hal hasil produksinya dengan karakteristik tenaga kerjanya yang berbeda diharapkan dapat lebih diperbandingkan perbedaan dari hasil penelitiannya. 1.7 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang penulis gunakan adalah metode deskriptif analitis (Sugiyono, 2004:10), yaitu suatu metode yang bertujuan untuk menggambarkan keadaan perusahaan berdasarkan fakta yang nyata pada situasi yang diselidiki, fakta-fakta dikumpulkan, disusun, dijelaskan dan kemudian dianalisis. Langkah-langkah yang ditempuh dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut: 1. Penelitian Lapangan Penelitian yang dilakukan secara langsung di tempat penelitian, dengan maksud untuk memperoleh data primer yang meliputi: a. Kuesioner, cara pengisian kuesioner atau daftar pertanyaan terstuktur dari masing-masing bagian yang terkait, terutama pada Bagian Keuangan dan Bagian Operasional. b. Wawancara, wawancara dengan kepala operasi perusahaan, terutama staf bagian penggajian yang berhubungan dengan objek yang diteliti. c. Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian. 2. Studi Kepustakaan Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh data sekunder dengan mempelajari literatur-literatur tertentu yang berkaitan dengan objek penelitian.
10 1.8 Lokasi dan Waktu Penelitian Untuk memperoleh data dan untuk menjawab masalah-masalah atas pertanyaan-pertanyaan yang sedang diteliti, penulis mengadakan penelitian yang dilakukan pada PT Graha Sarana Duta Jakarta. yang berlokasi di Jakarta dan waktu pelaksanaan penelitian berlangsung pada bulan April 2008 sampai dengan bulan Juni 2008.