BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Rekayasa Perangkat Lunak Rekayasa perangkat lunak adalah sebuah disiplin ilmu yang mencakup segala hal yang berhubungan dengan proses pengembangan perangkat lunak sejak dari tahap perancangan hingga tahapan implementasi sehingga siklus hidup perangkat lunak dapat berlangsung secara effisien dan terukur [9]. Rekayasa perangkat lunak sendiri diasumsikan sebagai sebuah kumpulan lapisan yang masing-masing nantinya akan membutuhkan komitmen organisasi dalam implementasinya. Komponen metodologi pengembangan perangkat lunak dapat dibagi menjadi empat unit, yaitu [9] : 1. Process Model adalah pondasi dari rekayasa perangkat lunak yang mendefinisikan sebuah framework untuk sekumpulan key process area yang harus dibangun demi keefektifan penyampaian teknologi pengembangan rekayasa perangkat lunak. 2. Methods menyediakan secara teknis bagaimana untuk membangun suatu perangka lunak. 3. Tools menyediakan dukungan otomatis dan semi otomatis untuk process model dan methods. 4. Quality Focus merupakan batu landasan yang menopang tools, methods, dan process dalam rekayasa perangkat lunak. Ada beberapa metode proses dalam pengembangan rekayasa perangkat lunak yang umum digunakan, salah satunya adalah metode sekuensial linera model atau yang lebih dikenal dengan nama Waterfall Model. Metode ini melingkupi aktivitas-aktivitas seperti : 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak, proses pengumpulan kebutuhan yang diitensifkan dan difokuskan pada perangkat lunak. II-1
2. Desain atau perancangan, proses multi langkah yang berfokus pada empat attribute sebuah program yang berbeda : struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dan detail (algoritma). 3. Pengkodean, proses penerjemahan menjadi bentuk yang dapat dibaca atau dimengerti oleh komputer, biasanya dalam bentuk bahasa pemrograman. 4. Pengujian, proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsionalitas yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahankesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan. 2.2 Flow Map Flow Map adalah bagan-bagan yang mempunyai alur yang menggambarkan langkah-langkah prosedur kerja atau proses bisnis. Flow Map juga mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan). FlowMap merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menentukan dokumen yang teñibat, bagian yang membuat dokumen dan menerima dokumen, menentukan proses dan dokumen tersebut [14]. Ada sebanyak tujuh macam symbol yang umumnya dapat digunakan dalam pemetaan prosedur, yaitu [14] : Tabel 2.1 Simbol-Simbol pada FlowMap No Simbol Keterangan 1 Mulai atau selesai, menggambarkan awal atau akhir dari sebuah proses. 2 Proses, Aktivitas yang dilakukan dalam prosedur kerja dengan komputerisasi. II-2
3 Proses manual, menggambarkan kegiatan atau pekerjaan manual. 4 Dokumen, menunjukan dimana output atau input dari sebuah aktivitas ditulis kedalam dokumen. 5 Keputusan, menunjukan adanya pilihan dari sebuah keputusan yang jawabannya YA atau TIDAK. 6 Penunjuk alur, menunjukan aliran dari suatu aktivitas atau proses 7 Arsip, menunjukan pengarsipan dokumen tanpa menggunakan komputer. 2.3 Data Flow Diagram Untuk menganalisa system yang dibuat dilakukan pemodelan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram adalah suatu teknik pemodelan secara grafis yang menggambarkan aliran data dalam sistem serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi aliran tersebut [10]. Selain dapat memberikan informasi tambahan yang digunakan selama tahap analisis, DFD juga digunakan untuk merepresentasikan sistem atau perangkat lunak pada berbagai tingkatan abstraksi. Artinya DFD dapat dibagi menjadi beberapa level yang menggambarkan penambahan aliran informasi dan fungsionalitas yang lebih rinci. DFD level 0 (diagram konteks) merepresentasikan hubungan perangkat lunak dengan lingkunang yang berkaitan dengan sistem tersebut sebagai satu proses dengan data masukan dan keluaran digambarkan sebagai panah yang masuk dan II-3
keluar proses. Selanjutnya pada level yang lebih tinggi (1,2,..dst) proses tersebut dipecah-pecah untuk memperoleh aliran data dan proses yang lebih rinci. yaitu [10] : Ada terdapat empat komponen dalam pembuatan Data Flow Diagram, Tabel 2.2 Simbol-Simbol pada Data Flow Diagram No Simbol Keterangan 1 External entity (kata benda), sebuah elemen sistem (misalnya perangkat keras, seseorang, dan yang lain) atau sistem yang menghasilkan informasi bagi transformasi oleh perangkat lunak atau menerima informasi yang dihasilkan oleh perangkat lunak. 2 Proses (kata kerja), menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh sistem, dapat berupa prosedur yang memanipulasi atau mengolah data. 3 Data Store (kata benda), merupakan tempat penyimpanan data untuk direferensi atau diolah lagi lebih lanjut. 4 Data Flow (kata benda), menggambarkan aliran data yang menunjukan transportasi data atau informasi. 2.4 Database Basis Data (database) adalah kumpulan dari berbagai datayang saling berhubungan, hubungan tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis,sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu entitas terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Untuk menyebut isi II-4
dari field maka digunakan atribut atau merupakan judul dari satu kelompok entitas tertentu, misalnya entitas nama barang menunjukkan entitas nama barang dari barang. Entitas dalah suatu objek yang nyata dan akan direkam [11]. Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik. Unsurunsur konsep pembangun database adalah : 1. Field atau attribute adalah identitas yang mewakili satu jenis data. 2. Record adalah kumpulan elemen yang saling terkait yang menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. 3. File adalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda nilai datanya. 4. Tabel adalah sebuah file yang menampung data-data dalam kelompok tertentu. 2.4.1 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram adalah salah satu metode pemodelan database yang mengidentifikasi objek data dengan notasi grafis. Entity Relationship Diagram menetapkan semua data yang dimasukan, disimpan, ditransformasikan, dan diproduksi pada suatu aplikasi. Entity Relationship Diagram hanya berfokus pada data, dengan menunjukan jaringan data yang ada untuk sistem yang diberikan. adalah [12] : Adapun simbol-simbol yang digunkan dalam Entity Relationship Diagram Tabel 2.3 Simbol-Simbol pada Entity Relationship Diagram No Simbol Keterangan 1 Simbol Rectangler, menggambarkan entity set dari suatu basis data. 2 Simbol diamond, menggambarkan relationship atau hubungan antar basis data. II-5
3 Simbol oval, menggambarkan atribut atau field dari suatu basis data. 4 Simbol line, menggambarkan hubungan antar atribut dengan entity set dan entity set relationship. 2.5 Inventory atau Persediaan Inventory adalah material yang dipakai oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk menjalankan bisnisnya [4]. Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu. Setiap perusahaan yang melakukan kehiatan usaha umumnya memiliki persediaan, meskipun sebenarnya persediaan hanyalah suatuu sumber dana yang menganggur, karena sebelum persediaan digunakan berarti dana yang terikat didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lainnya [5]. Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Persediaan dilakukan untuk mencari solusi optimal dalam menjamin persediaan dengan biaya serendahrendahnya [8]. Pengendalian dan pengawasan persediaan perlu digunakan untuk menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi [8]. Persediaan mempunyai peran besar dalam rangka mempermudah atau memperlancar operasi perusahaan. Persediaan diadakan, antar lain bertujuan untuk [5] : 1. Penetapan terhadap besarnya persediaan bahan baku yang harus diadakan. 2. Menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan yang harus dipesan. II-6
3. Untuk menjaga keberlangsungan produksi atau mengawasi dan mengendalikan persediaan agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi. 4. Menghindari resiko keterlambatan barang tiba. 2.5.1 Metode Persediaan Metode persediaan adalah dimana arus masuk dan arus keluar persediaan dicatat secara rinci. Dalam hal ini setiap jenis persediaan dibuatkan kartu stok yang mecatat secara rinci keluar masuknya barang digudang. Berikut metode-metode dalam persediaan, antara lain [4] : 1. FIFO (First In First Out). Dalam metode ini, barang yang masuk (dibeli atau di produksi) terlebih dahulu akan dikeluarkan (dijual) pertama kali, sehingga barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang berasal dari pembelian atau produksi terakhir. 2. LIFO (Last In First Out). Dalam metode ini, barang yang masuk (dibeli/diproduksi paling akhir akan dikeluarkan/ dijual paling awal), sehingga barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang berasal dari pembelian atau produksi awal periode. 3. Moving Avarage. Dalam metode ini, barang yang dikeluarakan/ dijual maupun yang tersisa dinilai berdasarkan harga rata rata bergerak. Jadi, barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang memiliki nilai rata rata. 2.5.2 Biaya-biaya Persediaan Tujuan dari pengendalian persediaan adalah memiliki persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah. Karena itu, metode persediaan menjadikan biaya sebagai parameter dalam mengambil keputusan. Untuk pengambilan keputusan mengenai jumlah persediaan, biayabiaya yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut [6] : 1. Biaya Pembelian Biaya pembelian dari suatu item adalah harga pembelian setiap unit item. II-7
2. Biaya Pemesanan Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang. 3. Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan merupakan biaya yang timbul akibat disimpannya suatu item atau barang. Biaya-biaya yang masuk termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah: a) Biaya Modal Penumpukan barang digudang berarti penumpukan modal. b) Biaya Gudang Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya gudang. c) Biaya kerusakan dan Penyusutan Biaya yang disimpan dapat mengalamii kerusakan dan penyusutan, karena beratnya berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. d) Biaya kadaluarsa. Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai, karena perubahan teknologi atau model. e) Biaya asuransi Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti kebakaran. 2.5.3 Jenis-Jenis Persediaan Secara umum, persediaan dapat dibedakan dalam beberapa jenis, antara lain sebagai berikut [6] : 1. Persediaan Bahan Baku Barang persediaan yang akan diproses lebih lanjut melalui proses produksi, sehingga akan menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sesuai dengan kegiatan perusahaan. 2. Persediaan Barang Setengah Jadi Barang persediaan yang telah mengalami perubahan, tetapi belum selesai sehingga diperlukan waktu proses produksi sampai menjadi barang jadi. II-8
3. Persediaan Barang Jadi Barang persediaan yang diperoleh dari hasil proses produksi yang sudah selesai dan disimpan di gudang perusahaan. 2.6 Bahan Baku Bahan baku (raw material) yang merupakan bahan ataupun perlengkapan yang akan digunakan dalam proses [7]. Bahan baku yang diolah dalam perusahaan dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor, atau dari pengelolahaan sendiri. Didalam memperoleh bahan baku, perusahaan tidak hanya mengeluarkan biaya sejumlah harga beli bahan baku saja, tetapi juga mengeluarkan biaya biaya pembelian, pergudangan, dan biaya biaya perolehan lain. Bahan baku perannya sangat utama dalam perusahaan manufaktur sebab dengan adanya bahan baku perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya (berproduksi). Agar perusahaan dalam berproduksi dapat berjalan lancar maka perusahaan haruslah memiliki persediaan bahan baku sehingga kapan pun akan berproduksi perusahaan tinggal menjalankannya dengan bahan yang tersedia sebelumnya. 2.7 Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan usaha-usaha yang dilakukan oleh suatu perusahaan termasuk keputusan-keputusan yang diambil sehingga kebutuhan akan bahan untuk keperluan proses produksi dapat terpenuhi secara optimal dengan resiko yang sekecil mungkin. Persediaan yang terlalu besar (over stock) merupakan pemborosan karena menyebabkan terlalu tingginya beban-beban biaya guna penyimpanan dan pemeliharaan selama penyimpanan di gudang. Disamping itu juga persediaan yang terlalu besar berarti terlalu besar juga barang modal yang menganggur dan tidak berputar. Begitu juga sebaliknya kekurangan persediaan (out of stock) dapat menganggu kelancaran proses produksi sehingga ketepatan waktu pengiriman sebagaimana telah ditetapkan oleh pelanggan tidak terpenuhi yang ada sehingga pelanggan lari ke perusahaan lain. Singkatnya pengendalian persediaan merupakan usaha-usaha penyediaan bahan-bahan yang diperlukan untuk proses II-9
produksi sehingga dapat berjalan lancar tidak terjadi kekurangan bahan serta dapat diperoleh biaya persediaan yang sekecil-kecilnya [1]. 2.7.1 Fungsi Pengendalian Persediaan Fungsi utama pengendalian persediaan adalah menyimpan, yaitu untuk melayani kebutuhan perusahaan akan bahan mentah atau barang jadi dari waktu ke waktu. Fungsi tersebut diatas ditentukan oleh berbagai kondisi seperti [1] : 1. Apabila jangka waktu pengiriman bahan mentah relatif lama maka perusahaan perlu persediaan bahan mentah yang cukup untuk memenuh kebutuhan perusahan selama jangka waktu pengiriman. 2. Seringkali jumlah yang dibeli atau diproduksi lebih besar dari yang dibutuhkan. 3. Apabila pemintaan barang hanya sifatnya musiman sedangkan tingkat produksi setiap saat adalah konstan maka perusahaan dapat melayani permintaan tersebut dengan membuat tingkat persediaannya berfluktuasi mengikuti fluktuasi permintaan. 4. Selain untuk memenuhi permintaan langganan, persediaan juga diperlukan apabila biaya untuk mencari barang atau bahan pengganti atau biaya kehabisan barang atau bahan relatif besar. 2.7.2 Metode Pengendalian Persediaan Sering kali dalam praktiknya ketersediaan persediaan sesuai dengan kebutuhan, pada saat tertentu tidak dapat dipenuhi apakah karena kehabisan stok atau karena permintaan yang meningkat terus. Kemudian juga sering kali kualitas persediaan tidak sesuai dengan harapan, misalnya terjadi kerusakan terhadap persediaan, sehingga pada akhirnya akan merugikan perusahaan itu sendiri. Agar hal ini tidak terjadi, maka persediaan perlu dikelola secara baik, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan sampai dengan pengendaliannya. Dalam melakukan pengendalian persediaan, harus dilakukan analisa terhadap persediaan. Analisa persediaan dapat dilakukan dengan beberapa metode yaitu [13] : II-10
1. Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. 2. Metode Just In Time, metode ini hanya mensinkronkan kecepatan bagian produksi dengan bagian pengiriman. 3. Model Outsourcing, model pengendalian persediaan ini adalah dengan cara membeli dari pihak luar. 4. Sistem Pengendalian ABC, Metode ABC pada prinsipnya memperhatikan faktor harga atau nilai persediaan, frekuensi pemakaian, risiko kehilangan barang, dan lead time. 2.8 Metode Economic Order Quantity (EOQ) Agar perusahaan tetap dapat menjamin kelangsungan operasinya, serta dapat mencapai tujuannya untuk memaksimalkan nilai dari perusahaan, diperlukan tindakan yang terarah dalam mengadakan persediaan didalam perusahaanya. Untuk itu dapat digunakan metode EOQ, yang merupakan penentuan besarnya jumlah unit yang harus dipesan setiap kali mengadakan pemesanan agar biaya-biaya yang berkaitan dengan pengadaan persediaan adalah minimal [5]. Dengan metode EOQ dapat ditentukan reorder point (ROP) untuk memperhitungkan kapan harus dilakukan pemesanan kembali. Safety stock juga diperlukan dalam metode EOQ untuk menghindari atau mengantisipasi kekurangan persediaan (stockout). Ketiga bagian itu menunjang terciptanya suatu keseimbangan dalam sebuah perusahaan [5]. Dalam metode Economi Order Quantity memiliki beberapa asumsi yang perlu dipahami, antara lain [5] : 1. Kebutuhan atau permintaan barang diketahui. 2. Harga barang diketahui dan tidak tergantung dari jumlah yang dibeli. 3. Biaya pemesanan per pesanan diketahui. 4. Biaya penyimpanan per unit diketahui dan konstan. 5. Lead time atau waktu tunggu sejak pemesanan sampai barang tiba juga diketahui dan konstan. II-11
Adapun tujuannya dari metode Economic Order Quantity, yaitu mencari total pemesanan yang paling ekonomis sehingga biaya persediaan bahan baku lebih effisien [5]. Untuk menghitung nilai Economic Order Quantity (EOQ), dapat menggukan rumus sebagai berikut : Q = 2xRxF H Rumus (II.1) TC = 1 2 xhxq + RxFx (1 Q ) Rumus (II.2) Keterangan : Q : jumlah pesanan (nilai EOQ). TC : total biaya persediaan (TC). R : jumlah (unit) yang dibutuhkan atau permintaan dalam satu periode. F : biaya setiap kali melakukan pesanan. H : biaya penyimpanan. 2.9 Safety Stock Persediaan pengamanan atau sering disebut safety stock adalah suatu saranan pencegah terjadinyya kekurangan persediaan. Safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan pada saat tertentu maupun pada saat tenggang waktu (lead time) dalam proses pemesanan. Apabila safety stock tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan persediaan (stockout). Untuk menghitung nilai safety stock dapat menggunakan rumus sebagai berikut : Safety stock = (penggunaan max per hari penggunaan rata rata per hari) x lead time Rumus (II.3) II-12
2.10 Reorder Point (ROP) Selain memperhitungkan metode EOQ (Economic Order Quantity), perusahaan juga perlu memperhitungkan kapan harus dilakukan pemesanan kembali (Reorder Point). Reorder point adalah suatu titik ketika perusahaan harus mengadakan pemesanan kembali sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan tepat pada saat persediaan di titik nol atau pada tingkat safety stock yang ditetapkan. Dalam menentukan atau menetapkan reorder point kita harus memperhatikan hal berikut [5] : 1. Waktu tunggu sejak pemesanan sampai barang tiba (lead time) 2. Besarnya safety stock. Reorder point bertujuan untuk mengetahui kapan suatu perusahaan mengadakan pemesanan. Terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam stok berkurang terus sehingga harus ditentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan [5]. Untuk menghitung Reorder Point (ROP) dapat menggunakan rumus sebagai berikut : ROP = (lead time x penggunaan rata rata per hari) + safety stock Rumus (II.4) 2.11 Lead Time Lead time adalah waktu tunggu atau waktu yang dibutuhkan antara barang dipesan hingga sampai di perusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya barang yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar barang yang diperlukan selama masa lead time [5]. II-13