GARIS PANDUAN PERMOHONAN GERAN KONTRAK UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Bil. 3/2018 1
GARIS PANDUAN PERMOHONAN GERAN KONTRAK PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA 1.0 TUJUAN Garis Panduan Permohonan Geran Kontrak ini bertujuan untuk menjadi rujukan semua staf universiti dalam pengurusan dan pelaksanaan skim geran ini. Geran Kontrak diwujudkan umumnya untuk memberi kemudahan penyelidikan dan pendedahan serta tujahan kepada staf akademik untuk meneroka peluang di dalam dan luar UTHM dengan menghasilkan cadangan penyelidikan yang kompetetif dan berdaya saing. 2.0 SYARAT-SYARAT PERMOHONAN 2.1 Projek yang dicadangkan mestilah membawa impak kepada Universiti melalui jalinan kerjasama industri / agensi / institusi / komuniti sama ada di peringkat kebangsaaan atau antarabangsa. 2.2 Permohonan adalah terbahagi kepada EMPAT (4) kategori berdasarkan sumber dana pembiayaan iaitu: 2.2.1 Dalaman Sumber dana UTHM 2.2.2 Agensi / Industri Sumber dana agensi atau industri dalam negara 2.2.3 Antarabangsa Sumber dana agensi, industri, atau institusi antarabangsa. 2
2.2.4 Kolaborasi Sumber dana kolaborasi antara UTHM dan agensi / industri / komuniti yang berkaitan. 2.3 Terbuka kepada staf akademik Gred DS45 dan ke atas. Staf akademik adalah bertaraf tetap atau kontrak sahaja. Staf dalam status cuti belajar / sementara tidak layak memohon sebagai Ketua Projek. Untuk staf akademik kontrak, tempoh lantikan hendaklah selaras dengan tempoh projek yang akan dijalankan. Staf bukan akademik boleh memohon dengan syarat projek penyelidikan tersebut diketuai oleh staf akademik. 2.4 Pemohon hendaklah mengisi Borang Permohonan Geran Kontrak. 2.5 Penilaian setiap permohonan adalah secara pembentangan bersemuka di peringkat RMC. 2.6 Bagi pembiayaan dana luar, dokumen sokongan kerjasama dari pihak pembiaya perlu dikemukakan sebagai bukti kerjasama. 2.7 Bagi pembiayaan dana kolaborasi, dokumen perjanjian antara UTHM dan agensi / industri / komuniti perlu dikemukakan sebagai dokumen pelaksanaan projek. 2.8 Ahli geran tidak boleh dilantik dari kalangan collaborator atau fabricator. 2.9 Carta Alir Proses Permohonan Geran Kontrak boleh dirujuk dalam Lampiran 1 Garis Panduan. 3
3.0 TEMPOH PENYELIDIKAN 3.1 Tempoh menjalankan penyelidikan adalah tertakluk kepada persetujuan pembiaya sama ada luar atau dalam iaitu UTHM. 3.2 Perlanjutan tempoh geran ini adalah tidak dibenarkan melainkan dengan kelulusan bertulis pihak pembiaya. 3.3 Bagi staf akademik kontrak, tempoh projek penyelidikan mestilah tidak melebihi tempoh kontrak perkhidmatan. 4.0 MEKANISMA PEMBIAYAAN 4.1 Siling peruntukan bagi menjalankan penyelidikan di bawah dana ini adalah tertakluk kepada penawaran pihak pembiaya. 4.2 Walau bagaimanapun bagi dana kolaborasi, pihak industri perlu menyumbang 10% daripada nilai keseluruhan kos projek yang dipersetujui bersama berbentuk TUNAI. UTHM akan membiayai kos projek sehingga nilai maksimum RM30,000.00 sahaja dan tertakluk kepada kecukupan peruntukan kewangan semasa. 4.3 Pihak industri boleh memberi sumbangan dalam bentuk in-kind walau bagaimanapun sumbangan tersebut tidak termasuk di dalam 10% sumbangan daripada nilai keseluruhan kos projek seperti yang telah ditetapkan. 4
5.0 PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI) 5.1 KPI adalah tertakluk kepada persetujuan di antara Ketua Projek dan pembiaya serta mestilah diminitkan dengan jelas di dalam surat tawaran geran. 5.2 Bentuk KPI terbahagi kepada DUA (2) kategori bergantung kepada jenis projek yang dijalankan iaitu research-based atau project-based (persetujuan bersama). Bil. Jenis Projek KPI 1 Research-Based 2 Project-Based (Persetujuan Bersama) Satu (1) Jurnal berindeks Scopus bagi setiap RM20,000 pembiayaan. Bagi Geran Kontrak Dalaman (Sumber dana UTHM) Laporan Teknikal / Produk / Harta Intelek (IP) 5.3 Penghargaan kepada Universiti dan pembiaya mestilah dinyatakan dengan jelas dalam setiap penerbitan. 5
6.0 PERATURAN KEWANGAN Peraturan kewangan adalah tertakluk kepada kelulusan pembiaya sama ada daripada industri / agensi / institusi / komuniti dalam atau luar Negara, serta peraturan kewangan UTHM yang berkuatkuasa. Hanya perolehan yang tersenarai di dalam kertas cadangan akan dipertimbangkan. 6.1 Vot 11000 Upah dan Elaun Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) 6.1.1 Upah dan elaun adalah untuk membiayai Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA). Siling upah dan elaun tidak melebihi RM1,300 untuk pelajar Sarjana atau RM1,500 untuk pelajar PhD. 6.1.2 Pelantikan Pembantu Kerja Lapangan atau Skim Pelajar Bekerja juga dibenarkan mengikut peraturan pelantikan yang sedang berkuatkuasa. 6.1.3 Kesemua pelantikan adalah tertakluk kepada kecukupan peruntukan yang sedia ada. 6.2 Vot 21000 Perjalanan dan Pengangkutan 6.2.1 Perbelanjaan merangkumi semua perjalanan dan pengangkutan domestik yang berkaitan dengan projek. 6.2.2 Perjalanan ke Luar Negara perlu memenuhi kriteria berikut: a) Perjalanan ke luar negara dibenarkan tertakluk kepada kecukupan geran yang telah dipohon. Hanya ahli 6
kumpulan penyelidikan sahaja yang dibenarkan bagi tujuan tersebut. Pembantu Penyelidik hanya dibenarkan untuk mengikuti persidangan, seminar atau bengkel yang berkaitan dengan penyelidikan mereka di dalam negara sahaja. b) Perjalanan ke luar negara yang dibenarkan ialah yang bertujuan untuk menghadiri persidangan / seminar / bengkel / kolokium untuk membentangkan hasil penyelidikan dan diterbitkan di dalam jurnal yang diindeks Scopus. c) Destinasi perjalanan tersebut mestilah merupakan tempat yang paling sesuai dan ekonomikal dari segi kemudahan, kepakaran dan pemindahan teknologi. d) Untuk menghadiri persidangan dan lain-lain aktiviti selain kerja lapangan, sebanyak 15% dari jumlah peruntukan projek dibenarkan. e) Perjalanan untuk menghadiri persidangan dibenarkan mulai tahun ke dua (2) sahaja. 6.2.3 Jumlah perbelanjaan untuk perjalanan tidak boleh melebihi 30% daripada jumlah keseluruhan projek. 7
6.3 Vot 24000 Sewaan Sewaan hanya dibenarkan untuk bangunan, peralatan, pengangkutan dan barangan lain yang terlibat secara langsung dengan penyelidikan. 6.4 Vot 27000 Bekalan dan Bahan Penyelidikan 6.4.1 Hanya perbelanjaan yang berkaitan dengan projek sahaja dibenarkan. 6.4.2 Bagi pembelian menggunakan sumber dana UTHM (merujuk kepada 2.2.1 dan 2.2.4), semua perolehan seperti komputer riba, external hard disk dan sebagainya perlu dinyatakan dalam kertas cadangan penyelidikan (research proposal) dan dibarkod. 6.4.3 Bagi dana kolaborasi, pembelian produk siap atau sistem perisian sedia ada di pasaran adalah tidak dibenarkan. 6.5 Vot 28000 Baik Pulih Kecil dan Ubahsuai 6.5.1 Hanya perbelanjaan untuk baik pulih dan pengubahsuaian yang kecil terhadap bangunan, makmal, peralatan atau lain-lain barang yang berkaitan dengan penyelidikan dibenarkan. 6.5.2 Kos penyelenggaraan peralatan sedia ada semasa projek dilaksanakan adalah dibenarkan. Selepas projek selesai kos penyelenggaraan ini tidak akan ditanggung lagi oleh geran ini. 8
6.6 Vote 29000 Perkhidmatan Ikhtisas Vot ini meliputi lain-lain perkhidmatan termasuk percetakan, hospitaliti, honorarium, perkhidmatan profesional, konsultansi, penggunaan komputer, pemprosesan data dan lain-lain perkhidmatan yang berkaitan dengan projek penyelidikan. 6.6.1 Perkhidmatan Khas / Belanja Pakai Habis: Perbelanjaan perkhidmatan khas merangkumi kos menghadiri kursus, program sangkutan jangka pendek (sekali (1) sahaja) untuk mempelajari teknik - teknik khusus yang berkaitan dengan projek penyelidikan. Tempoh yang dibenarkan adalah tidak melebihi tiga (3) bulan. 6.6.2 Jumlah keseluruhan perbelanjaan pula tidak melebihi 10% dari peruntukan Geran ATAU tertakluk kepada persetujuan pembiaya. 6.7 Vote 35000 - Aksesori dan Peralatan 6.7.1 Hanya pembelian peralatan khas dan aksesori (termasuk meningkatkan keupayaan peralatan sedia ada) yang berkaitan dengan projek penyelidikan dibenarkan berserta justifikasi alat yang dipohon. 6.7.2 Jumlah yang dipohon pula tidak melebihi 40% dari peruntukan geran. 9
6.7.3 Walaubagaimanapun bagi dana kolaborasi, pembelian aksesori dan peralatan tidak dibenarkan. Sekiranya terdapat keperluan ini, ia hendaklah ditanggung sepenuhnya oleh pihak industri, agensi kerajaan atau komuniti. 6.8 Pemilikan Aset dan Inventori 6.8.1 Aset dan inventori penyelidikan yang dibeli menggunakan sumber dalaman UTHM (merujuk perkara 2.2.1) hendaklah dikembalikan kepada Pusat Pengurusan (RMC) setelah tempoh projek tamat. Semua aset dan inventori akan dibarkod dan menjadi Hak Milik UTHM. 6.8.2 Aset dan inventori penyelidikan yang dibeli menggunakan sumber dana yang disumbangkan oleh agensi swasta/industri dalam atau luar Negara (merujuk perkara 2.2.2 dan 2.2.3) akan dibarkod sepertimana dalam Perkara 6.8.1, melainkan persetujuan/perjanjian antara penyelidik dan pihak pembiaya menyatakan sebaliknya. 6.8.3 Manakala, bagi dana kolaborasi (merujuk perkara 2.2.4), pembelian peralatan projek yang dibeli menggunakan sumber dana agensi / industri / komuniti sahaja tidak akan direkodkan sebagai aset dan inventori UTHM, sebaliknya direkodkan sebagai bahan guna habis. Setelah tempoh projek tamat, semua aset dan inventori adalah menjadi hakmilik agensi / industri / komuniti. 10
7.0 PEMILIKAN HARTA INTELEK Sekiranya projek ini menghasilkan produk yang perlu dilindungi di bawah Harta Intelek atau Intellectual Property (IP), persetujuan bersama antara pihak-pihak yang terlibat perlu dicapai dan dinyatakan secara bertulis dalam dokumen/perjanjian. 8.0 PEMANTAUAN Geran ini adalah tertakluk kepada dasar dan peraturan pemantauan geran yang berkuat kuasa di UTHM tanpa mengambilkira sumber dana. Terdapat tiga skop pemantauan yang dikuatkuasakan iaitu prestasi belanja, laporan kemajuan dan laporan akhir. 8.1 Laporan Kemajuan 8.1.1 Laporan kemajuan penyelidikan hendaklah dimajukan kepada Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) setiap ENAM (6) bulan atau tempoh yang ditetapkan. 8.1.2 Perbelanjaan dana adalah tertakluk kepada Jadual Anggaran Prestasi Perbelanjaan Geran Penyelidikan yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengajian Penyelidikan (JKPI) Bil. 2/2013. 8.1.3 Pencapaian KPI mesti dilaporkan dalam setiap pelaporan. 11
8.2 Laporan Akhir 8.2.1 Laporan akhir hendaklah dikemukakan kepada Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) selewat-lewatnya TIGA (3) bulan selepas tarikh tamat tempoh tamat penyelidikan juga secara atas talian. 8.2.2 Bukti pencapaian KPI mesti disertakan bersama-sama laporan akhir. 9.0 TANGGUNGJAWAB KETUA PENYELIDIK 9.1 Ketua Penyelidik adalah bertanggungjawab dalam memastikan penyelidikan dijalankan secara efektif berdasarkan objektif, jangkamasa, peruntukan dan KPI yang termeterai dalam surat tawaran geran yang diberikan. 9.2 Kegagalan Ketua Penyelidik mematuhi peraturan/garis panduan/pemantauan boleh menyebabkan pihak Universiti mengenakan tindakan berdasarkan kepentingan Universiti. 12
LAMPIRAN 1 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN GERAN KONTRAK Mula TINDAKAN Melengkapkan Borang Permohonan Pemohon Mengemukakan Borang Permohonan Kepada RMC Pemohon Fakulti / Pusat Tidak Penilaian oleh Panel RMC Pemohon / RMC Ya Mesyuarat Penilaian Permohonan oleh Panel Jawatankuasa Teknikal Penyelidikan dan Pembangunan (JTPP) RMC Memaklumkan Keputusan Permohonan Kepada Pemohon dan Fakulti RMC Selesai 13