GAMBARAN UMUM ORGANISASI Berdasarkan kondisi riil saat ini yang merupakan potensi dan modal dasar bagi Kantor PPTSP adalah Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 25 Tahun Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu dan Sekretariat Badan Narkotika Kabupaten Garut (Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 40) dan Peraturan Bupati Garut Nomor 435 Tahun 2008 tentang Pendelagisian Wewenang Bupati kepada Kepala Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Garut dalam penandatanganan dan pengadministrasian perijinan, dimana Kantor PPTSP menajdi salah satu Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Garut yang diberi kewenangan didalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan administrative dibidang pelayanan perijinan. RENSTRA Kantor PPTSP Tahun 2009-2014 secara umum memiliki tujuan memberi arah, pedoman yang terencana dalam mengerahkan seluruh potensi yang dimiliki dalam rangka mewujudkan Visi, Misi dan Strategi yang mampu menjawab kemajuan, perkembangan dan tantangan jaman, sedangkan tujuan khusus dirumuskan sebagai berikut : 1. Memberikan gambaran riil potensi yang dimiliki melalui factor kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan (SWOT analysis); 2. Menetapkan program kerja yang terarah, terukur yang akan menjadi pedoman pada masa lima tahun kedepan; 3. Menetapkan sasaran keberhasilan yang ingin dicapai pada kurun waktu lima tahun kedepan; 4. Meprediksi hambatan-hambatan yang dihadapi, sekaligus berupaya mencari jalan keluarnya (solusi);
5. Memberikan arah dalam upaya menjalin hubungan serta kerja sama yang kondusif dengan berbagai pihak dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. A. Tugas Pokok dan Fungsi Sebagaimana tercantum dalam Peraturan Bupati Garut Nomor 429 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Garut, maka tugas pokoknya adalah melaksanakan koordinasi dan menyelenggarakan pelayanan administrasi di bidang perijinan secara terpadu dengan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, simplikasi, keamanan dan kepastian. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan penyusunan program; b. penyelenggaraan pelayanan administrasi perijinan; c. pelaksanaan koordinasi proses pelayanan perijinan; d. pelaksanaan administrasi pelayanan perijinan; dan e. pemantauan dan evaluasi proses pemberian pelayanan perijinan. Tugas Pokok dan Fungsi pegawai dilingkungan Kantor PPTSP dapat digambarkan dalam Tabel 1.8, merupakan penjabaran dari Standar Operasional Prosedur pelayanan perijinan pada Kantor PPTSP. B. Struktur Organisasi Pelaksanaan tugas pokok dan fungsi tersebut diatas dipimpin oleh Kepala Kantor dengan susunan organisasi yang diatur oleh Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 25 Tahun Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu dan Sekretariat Badan Narkotika Kabupaten Garut (Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 40),
Gambar 1.3 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Garut Sumber : Perda Nomor 25 Tahun 2008 KEPALA KANTOR SUBBAGIAN TATA USAHA SEKSI PERIJINAN JASA USAHA SEKSI PERIJINAN TERTENTU SEKSI NON PERIJINAN KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL TIM TEKNIS TIM TEKNIS TIM TEKNIS Susunan Organisasi Kantor PPTSP terdiri dari : a. Kepala Kantor; b. Sub Bagian Tata Usaha; c. Seksi Perijinan Jasa Usaha, membawahkan Tim Teknis; d. Seksi Perijinan Tertentu, membawahkan Tim Teknis; e. Seksi Non Perijinan, membawahkan Tim Teknis; dan f. Kelompok Jabatan Fungsional. Struktur Organisasi Kantor PPTSP Kabupaten Garut dapat digambarkan pada gambar 1.3 sesuai dengan Lampiran Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 25 Tahun Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu dan Sekretariat Badan Narkotika Kabupaten Garut (Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 40).
C. Pelayanan Perijinan Berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 435 Tahun 2008 tentang Pendelegasian Wewenang Bupati kepada Kepala Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Garut dalam Penandatanganan dan Pengadministrasian Perijinan, Kantor PPTSP menyelenggarakan pelayanan perijinan sebanyak 17 jenis perijinan dan non perijinan, yaitu 14 perijinan dan 3 non perijinan, dengan rincian sebagai berikut : NO IJIN NO NON-IJIN 1 Ijin Prinsip / Persetujuan Pemanfaatan 1 Tanda Daftar Perusahaan Ruang (PPR) 2 Ijin Lokasi (IL) 2 Tanda Daftar Gudang 3 Ijin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT) 3 Tanda Daftar Industri 4 Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) 5 Ijin Gangguan / HO 6 Ijin Usaha Industri (IUI) 7 Ijin Perluasan Industri (IPI) 8 Ijin Reklame (IR) 9 Ijin Usaha Kepariwisatan (IUK) 10 Ijin Penyelenggaraan Pameran Dagang Nasional/Lokal (IPPDNL) 11 Ijin Pemakaian Kios / Lapak 12 Surat Ijin Tempat Usaha (SITU) 13 Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) 14 Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
D. Sumber Daya Manusia Untuk menyelenggarakan pelayanan perijinan, pada tahun 2009 Kantor PPTSP Kabupaten Garut memiliki Sumber Daya Manusia seluruhnya 28 orang, dengan rincian sebagai berikut : Status No Unit Kerja Jumlah PNS TKK 1 Kepala Kantor PPTSP 1-1 2 Kepala Subbagian Tata Usaha 1-1 3 Kepala Seksi Perijinan Tertentu 1-1 4 Kepala Seksi Perijinan Jasa Usaha 1-1 5 Kepala Seksi Non Perijinan 1-1 6 Staf Subbagian Tata Usaha 9 6 15 7 Staf Seksi Perijinan Tertentu 4-4 8 Staf Seksi Perijinan Jasa Usaha 4-4 9 Staf Seksi Non Perijinan - - - JUMLAH 22 6 28
Tabel 1.8 Pemetaan dan Tugas Pokok Pegawai Dilingkungan Kantor PPTSP NO BIDANG TUGAS UNIT KERJA TUGAS POKOK SASARAN TUGAS 1 PENANGGUNG JAWAB KANTOR PPTSP 2 PENGAWAS PELAYANAN PERIJINAN TERTENTU 3 PENGAWAS PELAYANAN PERIJINAN JASA USAHA KEPALA KANTOR - - KEPALA SEKSI PERIJINAN TERTENTU KEPALA SEKSI PERIJINAN JASA USAHA KEPALA SEKSI NON PERIJINAN KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA 4 PENGAWAS PELAYANAN PENGADUAN 5 PENANGGUNG JAWAB PELAYANAN APARATUR DILINGKUNGAN KANTOR PPTSP 6 INFORMATION DESK SUBBAGIAN TATA USAHA 7 FRONT OFFICE 1 SEKSI PERIJINAN TERTENTU - - - - - - - - Memberikan informasi perijinan kepada masyarakat / pemerintah secara langsung Memberikan informasi dan pelayanan permohonan perijinan tertentu kepada masyarakat / pemerintah secara langsung. 1) Menerima tamu/pemohon 2) Penyampaian informasi pelayanan perijinan yang menjadi kewenangan Kantor PPTSP 3) Menerima berkas permohonan. 4) Verifikasi dan pemeriksaan berkas permohonan. 5) Pembuatan dan penyampaian tanda terima berkas yang telah ditandatangani Kepala Seksi 6) Memberikan informasi biaya berdasarkan Nota Hitung
NO BIDANG TUGAS UNIT KERJA TUGAS POKOK SASARAN TUGAS 8 PEMROSESAN PERIJINAN TERTENTU Menyelenggarakan pemrosesan perijinan tertentu 1) Menyerahkan berkas yang sudah lengkap dan benar kepada Tim 2) Teknis untuk diadakan Pemeriksaaan dan Peninjauan Lapangan dengan persetujuan Kepala Seksi dan Kepala Kantor PPTSP 3) Pebuatan BAP 4) Menyelenggarakan Rapat Pembahasan Tim Teknis 5) Melakukan pencatatan dalam buku register perijinan
9 FRONT OFFICE 2 10 PEMROSESAN PERIJINAN JASA USAHA SEKSI PERIJINAN JASA USAHA Memberikan informasi dan pelayanan permohonan perijinan jasa usaha kepada masyarakat / pemerintah secara langsung. 1) Menerima berkas permohonan. 2) Verifikasi dan pemeriksaan berkas permohonan. 3) Pembuatan dan penyampaian tanda terima berkas yang telah ditandatangani Kepala Seksi 4) Memberikan informasi biaya berdasarkan Nota Hitung Menyelenggarakan pemrosesan perijinan jasa usaha 1) Menyerahkan berkas yang sudah lengkap dan benar kepada Tim 2) Teknis untuk diadakan Pemeriksaaan dan Peninjauan Lapangan dengan persetujuan Kepala Seksi dan Kepala Kantor PPTSP 3) Pembuatan BAP 4) Menyelenggarakan Rapat Pembahasan Tim Teknis apabiladiperlukan 5) Melakukan pencatatan dalam buku register perijinan
NO BIDANG TUGAS UNIT KERJA TUGAS POKOK SASARAN TUGAS 11 PENYERAHAN IJIN DAN SKRD 12 PELAYANAN APARATUR KANTOR PPTSP SUBBAGIAN TATA USAHA SUBBAGIAN TATA USAHA Memberikan pelayanan penyerahan dokumen perijinan kepada masyarakat / pemerintah serta tugas fungsional sebagai Pembantu Bendahara Penerimaan Kantor PPTSP Memberikan pelayanan kepada aparatur dilingkungan Kantor PPTSP 1) Melaksanakan mekanisme penyerahan ijin dan SKRD. 2) Melaksanakan pembukuan penerimaan harian. 3) Menerima dan Menghimpun tanda setoran, SKRD dan STS sebagai ahalan laporan. 1) Keuangan 2) Perlengkapan 3) Kepegawaian 4) Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan 5) Operator 6) Arsip
E. Sarana dan Prasarana Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, bahwa Kantor PPTSP dibentuk pada tanggal 12 November 2009, ditindaklanjuti dengan pelantikan Kepala Kantor PPTSP pada tanggal 24 Desember 2008 dan Pelantikan Eselon IV dilaksanakan seminggu sesudahnya. Sehingga pada saat dibentuknya Kantor PPTSP, Aset yang dimiliki pada awal tahun 2009 hanya berupa Tanah seluas 1.430 m 2 dan bangunan seluas 563,2 m 2. Sarana dan prasarana penunjang lain yang dimiliki Kantor PPTSP diperoleh melalui Mutasi Barang dan Belanja Modal pada Tahun Anggaran 2009 secara bertahap. 1.1 Permasalahan Yang Dihadapi Secara teoritik, perumusan kebijakan umum anggaran harus didahului oleh proses analisis mendalam terhadap persoalan yang muncul atau diperkirakan ada dalam dinamika pencapaian visi dan misi. Oleh karenanya perumusan masalah yang telah, sedang maupun akan dihadapi menjadi sebuah hal yang tidak boleh dihindari, agar senantiasa dapat terjaga korelasi yang positif antara visi, misi, serta kebijakan yang tepat untuk mencapainya. Berdasarkan gambaran umum Kabupaten Garut, permasalahan yang dihadapi dapat diidentifikasi sebagai berikut : 1. Rendahnya Pencapaian IPM; 2. Belum Optimalnya Mutu Pelayanan Pendidikan; 3. Belum Optimalnya Mutu Pelayanan Kesehatan; 4. Lambatnya Pertumbuhan Ekonomi; 5. Rendahnya nilai tambah produktivitas pertanian ; 6. Rendahnya Kemampuan Keuangan Lokal; 7. Lambatnya Pertumbuhan Sektor Pariwisata; 8. Belum Optimalnya Kinerja Pelayanan Publik
9. Belum Optimalnya pelaksanaan fungsi pengawasan. 10. Rendahnya Upaya Pengembangan Iptek; 11. Kepadatan dan Persebaran Penduduk yang Tidak Merata; 12. Tingginya Angka Pengangguran; 13. Luasnya Lahan kritis dan Rawan Bencana Alam; 14. Rendahnya Pemanfaatan Sumber Daya Alam dan Meningkatnya Kerusakan Lingkungan; 15. Penetapan Kawasan Lindung dan Budi Daya yang Kurang Proporsional; 16. Rendahnya Ketersediaan Sarana dan Prasarana Daerah; 17. Lambatnya Akselerasi Pembangunan Antar Wilayah; 18. Rendahnya apresiasi terhadap nilai-nilai luhur Budaya Daerah; 19. Rendahnya Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Remaja; 20. Rendahnya Pemberdayaan Pemuda dan Pengembangan Olahraga; 21. Tingginya Angka Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan rendahnya Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS); Permasalahan yang dapat diidentifikasi relatif tidak berubah dan diperkirakan akan tetap sama hingga tahun 2014, khususnya terkait dengan belum optimalnya kinerja pelayanan publik dibidang pelayanan perijinan. Oleh karenanya, selain mendasarkan diri pada evaluasi kinerja pembangunan daerah pada tahun-tahun sebelumnya dan tahun berjalan, juga perlu diperhatikan beberapa hal yang harus mendapatkan fokus dan dikategorikan sebagai permasalahan/ hambatan mendesak yang dihadapi dalam mewujudkan Visi, sehingga penetapan kebijakan itu dapat tepat sasaran serta mampu menjawab permasalahan yang nyata. Secara khusus, permasalahan, hambatan dan tantangan yang perlu mendapat perhatian besar terkait dengan belum optimalnya kinerja pelayanan perijinan, dapat diidentifikasi sebagai berikut : a. Terjadinya inefisiensi : waktu, biaya, tenaga, sarana dan prasarana;
b. Munculnya jasa informal (percaloan, tambahan biaya tinggi, dan lainlain); c. Citra pelayanan pemerintah tidak memuaskan masyarakat. Walaupun telah teridentifikasi permasalahan dalam kinerja pelayanan publik, bukan berarti semuanya mudah untuk ditangani. Disamping keterbatasan kualitas Sumber Daya Manusia dan kondisi geografis Kabupaten Garut yang cukup luas, terdapat pula kendala lainnya, diantaranya : 1. Keengganan sebagian penyelenggara perijinan untuk berkomitmen melakukan perubahan, baik pihak internal maupun eksternal. Perbaikan system justru ditanggapi dengan resistensi tinggi karena dianggap akan menjadi ancaman dan gangguan bagi dirinya yang telah berada di zona nyaman. 2. Jikapun telah berkomitmen untuk melakukan perbaikan system, ternyata pada tataran teori. Masih banyak dijumpai pihak-pihak yang telah menyatakan diri untuk melakukan perbaikan dan perubahan, enggan untuk melaksanakannya dalam bentuk konkret. 3. Belum didukung sepenuhnya dengan Peraturan Daerah maupun Peratruran Bupati yang mengatur secara teknis untuk masing-masing jenis perijinan untuk disesuaikan dengan paradigma baru dengan dibentuknya Kantor PPTSP. 4. Selain itu dengan dibentuknya Kantor PPTSP, resistensi yang tinggi juga muncul dengan membangkitkan segelintir orang untuk berupaya mempreteli kewenangan Kantor PPTSP, bahkan cenderung untuk menimbulkan kesan timbulnya banyak permasalahan setelah dibentuknya Kantor PPTSP. 5. Belum tersosialisasikannya paradigma baru pelayanan perijinan yang transparan, mudah dan tepat waktu kepada masyarakat sehingga memberikan peluang - peluang bagi penyelenggara pelayanan perijinan
untuk melakukan penyimpangan dan enggan untuk mengajukan permohonan ijin langsung ke Kantor PPTSP. Menghadapi semua kendala dan tantangan tersebut, Kantor PPTSP sebagai pelaksana undang-undang diharapkan memiliki kebijakan, program dan kegiatan yang dapat memastikan bahwa Kantor PPTSP tetap konsisten dan focus pada jalur yang telah ditetapkan, melayani masyarakat dengan professional. Sangat disadari bahwa mengubah perilaku dan paradigm lama yang mengakar tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Diperlukan kebijakan, strategi, sasaran dan tujuan yang jelas serta kesungguhan dari segenap unsur Pemerintah Daerah, khususnya unsur Kantor PPTSP, niscaya perubahan kearah yang lebih baik dapat diraih. 1.2 SOPD TERKAIT SECARA LANGSUNG DALAM PELAYANAN PERIJINAN KANTOR PPTSP. Satuan Organisasi Perangkat daerah yang terkait secara langsung dengan Pelayanan Perijinan pada Kantor PPTSP (Tim Teknis Tetap) adalah sebagai berikut : 1. DINAS PERUMAHAN TATA RUANG DAN CIPTAKARYA 2. DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN, KOPERASI DAN UMKM 3. DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA 4. DINAS PENDAPATAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET