RANCANG BANGUN APLIKASI KHS DAN BERBASIS WEB DI SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM BUMI SILAMPARI LUBUKLINGGAU (Dosen STMIK MURA Lubuklinggau) ABSTRAK Kemajuan teknologi informasi dewasa ini berkembang dengan sangat pesat. Sehingga hal inilah yang melandasi kemajuan teknologi di segala bidang tak terkecuali di bidang akademik. Pada saat ini banyak sekali permasalahan yang dihadapi di bidang akademik terutama di bidang dan KHS. STAIS Bumi Silampari merupakan salah satu prguruan tinggi di Kota Lubuklinggau yang masih memiliki masalah dengan pengolahan data KHS dan. Permasalahan dalam pengolahan data yang masih manual membuat penulis melakukan inisiatif untuk merancang suatu aplikasi KHS dan berbasis web di STAIS Bumi Silampari Lubuklinggau agar bisa menjadi solusi atas semua permasalahan ini sehingga masalah tersebut dapat dikerjakan dengan cepat, tepat dan akurat. Dalam merancang aplikasi ini penulis membutuhkan waktu enam bulan serta penelitian di STAIS Bumi Silampari Lubuklinggau dengan cara mengumpulkan data, observasi maupun wawancara. Untuk itulah dalam merancang aplikasi ini maka penulis merancang sistem dimulai dari pembuatan diagram konteks, DFD, flowchart, tabel database dan desain halaman. Dalam proses pembuatannya penulis menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL. Dari hasil penelitian tersebut penulis menemukan suatu permasalahan yang dihadapi yaitu pengolahan data dan KHS. Untuk itulah perancangan aplikasi KHS dan berbasis web merupakan solusi yang tepat atas pemasalahan ini. Dari hasil penerapan sistem ini maka apa yang selama ini menjadi masalah di dalam pengolahan data dan KHS menjadi lebih mudah, cepat dan hemat biaya. Penerapan sistem ini nantinya dapat memudahkan civitas akademika dengan cara pelaksanaan penginputan data tersebut melalui aplikasi ini, sehingga, semua permasalahan terjadi dapat teratasi dengan baik. Kata Kunci: PHP, MySQL, DFD, Flowchart, Diagram Konteks, Tabel Database dan Desain Halaman PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini sangat pesat ditandai dengan begitu banyak masyarakat, pemerintah, dunia usaha, lembaga pendidikan dan lainnya menggunakan media teknologi informasi yang ada diantaranya internet. Dimana Internet saat ini telah digunakan oleh hampir semua orang di dunia baik secara pribadi, badan usaha dan lembaga dalam menyebar luaskan informasi yang berupa teks,, diagram, video dan suara malalui website yang dimiliki. Di dalam Lembaga Sekolah Tinggi Agama Islam Bumi Silampari Lubuklinggau masih banyak sekali permasalahan yang perlu dibenahi terutama di bidang akademik. Dalam bidang akademik di Sekolah Tinggi Agama Islam Bumi Silampari Lubuklinggau pengolahan data akademik khususnya di dalam pengerjaan KHS dan masih dilakukan secara manual yaitu hanya menggunakan aplikasi word sebagai aplikasi pengolahan data. LANDASAN TEORI Pengertian KHS Kartu Hasil Studi (KHS) adalah kartu yang memuat nilai-nilai matakuliah, indeks prestasi pada semester berjalan dan perolehan seluruh sks yang telah dikumpulkan serta indeks prestasi kumulatif (Universitas Diponegoro, 2008: 5). Kartu Hasil Studi (KHS) adalah bukti sah yang menunjukan pencapaian prestasi siswa yang diberikan tiap-tiap semester (Tim Penyusun Panduan Akademik, 2012: 60). Dari uraian di atas KHS adalah kartu yang memuat nilai-nilai mata kuliah selama satu semester sebagai bukti yang sah. STMIK-MURA Lubuklinggau 44
Pengertian Kartu Rencana Studi () adalah kartu yang berisi rencana pengambilan mata kuliah pada semester yang akan ditempuh (Universitas Diponegoro, 2008: 5). Kartu Rencana Studi () adalah form yang digunakan oleh mahasiswa dalam merencanakan mata kuliah yang akan diambilnya pada tiap-tiap semester (Tim Penyusun Panduan Akademik, 2012: 59). Dari uraian di atas adalah kartu yang berisi rencana studi mahasiswa pada semester berikutnya. Pengertian KHS Kartu Hasil Studi (KHS) adalah kartu yang memuat nilai-nilai matakuliah, indeks prestasi pada semester berjalan dan perolehan seluruh sks yang telah dikumpulkan serta indeks prestasi kumulatif (Universitas Diponegoro, 2008: 5). Kartu Hasil Studi (KHS) adalah bukti sah yang menunjukan pencapaian prestasi siswa yang diberikan tiap-tiap semester (Tim Penyusun Panduan Akademik, 2012: 60). Dari uraian di atas KHS adalah kartu yang memuat nilai-nilai mata kuliah selama satu semester sebagai bukti yang sah. Pengertian Aplikasi Aplikasi adalah perangkat lunak yang dimana serangkain langkah prosedural (seperti algoritma) telah didefinisikan (pengecualian pengecualian yang dapat dicatat pada aturan ini adalah sistem pakar dan perangkat lunak jaringan syaraf kecerdasan buatan) (Pressman, 2002: 16). Aplikasi adalah program-program yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk para pemakai yang beroperasi dalam bidang umum, seperti pertokoan, penerbitan, komunikasi, penerbangan, perdagangan dan sebagainya (Sutarman, 2009: 147). Pengertian Website Website adalah sebutan bagi sekelompok halaman web (web page) dan umumnya merupakan bagian dari suatu domain (domain name) atau sub domain dalam world wide web (www) di internet (Madcoms, 2011: 1). Website adalah merupakan halaman internet yang menyediakan informasi (Febrian, 2004: 451). Rancangan Hasil Analisis dan Desain Sistem Dengan analisis dan desain sistem yang ada, maka dirancanglah aplikasi khs dan krs berbasis web di Sekolah Tinggi Agama Islam Bumi Silampari Lubuklinggau yang nantinya akan berisikan informasi yang berhubungan dengan krs,khs dan jadwal kuliah sehingga mahasiswa dan civitas akademika bisa mengetahui informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Diagram Konteks Diagram konteks menjelaskan uraian alur data. Pada diagram konteks ini nanti akan terdiri dari dua sistem yaitu sistem lama dan sistem baru. Diagram Konteks sistem lama menjelaskan tentang alur data sebelum dirancangnya aplikasi KHS dan berbasis web. Diagram konteks sistem lama dapat kita lihat pada. Mengisi Ketua Memberikan bukti pembayaran semester MEBERIKAN KHS Dosen PA Pada diagram konteks sistem lama terjadi proses alur data yang sangat rumit. Pada diagram konteks sistem baru ini akan menjelaskan tentang alur data setelah dirancangnya aplikasi KHS dan berbasis web. Diagram konteks sistem baru BAA STMIK-MURA Lubuklinggau 45
BAA Kode_mtkul kelas Id_dosen - Data - Data - Data Admin BAA - Data Dosen -Data Mata Kuliah - Data Nilai kelas NIM Nm_Mhs Jenis_kela min Diterima nilai Nm_MtKul Id_nilai NIM Nm_Mhs Nilai - Data - - KHS - Data Mata Kuliah Aplikasi KHS dan Berbasis Web - Data - Data - Data Nilai - Data Mata Kuliah Menyetujui/tidak - Lap. Data - Lap. Data - Lap. Data Dosen Dosen PA Mengentri Mata Kuliah SKS Nm_MtKul Kd_MtKul Diterima Mengentri Admin Data Dosen Dos_jur Pend_tertinggi status Jenis_kelamin Smt Id_dos Nm_Dos Ketua Thn_Aka SKS Nm_MtKul Kd_MtKul NIM Id_Adm Nm_Adm Psw_Adm Pada diagram konteks sistem baru terlihat jelas alur data secara teratur tanpa proses yang rumit sehingga memudahkan setiap entitas mendapatkan data secara otomatis melalui aplikasi KHS dan berbasis web. Data Flow Diagram Untuk kemudahan user dalam penggunaan sistem yang akan dikerjakan nantinya, maka diperlukan data flow diagram. Data flow diagram yang dirancang dapat kita lihat pada. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap penerapan sistem dan merupakan kegiatan meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan pada STAIS Bumi Silampari Lubuklinggau. Supaya kegiatan implementasi nantinya dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu. Perencanaan implementasi dimaksudkan untuk mengatur waktu dan biaya yang diperlukan dalam implementasi sistem. BAA Data Admin BAA 1.0 Data Admin. Halaman Utama (Home Page) Mata Kuliah - Data -Data Data Dosen Nilai Data - Data Mata Kuliah - KHS 2.0 Mata Kuliah 3.0 Data Dosen 4.0 Nilai 5.0 Data 6.0 Mata Kuliah Data Dosen Nilai Halaman utama (home page) merupakan tampilan yang pertama saat program dibuka. Pada halaman utama dari semua halaman dimana pada halaman ini terdapat login untuk mengakses program ini. Tampilan halaman utama(home page) Setuju/Tidak Dosen PA - Data - Data - Data Nilai - Data Mata Kuliah 7.0 Menyetujui/ tidak 8.0 Proses Laporan Ketua -Laporan Data - Laporan Data - Laporan Data Dosen Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak (Al- Bahra, 2005: 142). ERD merupakan model jaringan data menekankan pada strukturstruktur dan relationship data. Untuk lebih jelasnya kita lihat pada STMIK-MURA Lubuklinggau 46
Halaman Menu Halaman menu mahasiswa adalah halaman yang merupakan menu utama dari halaman mahasiswa. Pada halaman inilah mahasiswa bisa mengolah data mereka sendiri. Pada halaman menu mahasiswa terdapat pilihan menu yang bisa diakses oleh mahasiswa itu sendiri yaitu data mahasiswa, mata kuliah, krs, cetak krs dan khs. Halaman menu mahasiswa Halaman Mata Kuliah Halaman mata kuliah adalah halaman yang berfungsi sebagai tempat tampilan data mata kuliah per semester dimana pada halaman ini mahasiswa dapat melihat datadata mata kuliah per semester. Gambar halaman mata kuliah dapat dilihat pada Halaman Halaman Data Halaman entri data mahasiswa adalah halaman yang berfungsi sebagai tempat melakukan pengolahan data mahasiswa sehingga pada halaman ini mahasiswa dapat mengentri datanya untuk disimpan ke database. Gambar halaman entri data mahasiswa dapat dilihat pada Halaman entri krs adalah halaman yang merupakan tempat pengentrian data krs oleh mahasiswa untuk menyusun data mata kuliah yang akan diambil oleh mahasiswa pada semester berikutnya yang merupakan syarat utama bagi mahasiswa untuk mengikuti perkuliahan. Halaman entri krs STMIK-MURA Lubuklinggau 47
Halaman Cetak Halaman cetak krs mahasiswa adalah halaman dimana terdapat form untuk mencetak krs. Pada halaman ini mahasiswa dapat mencetak krs mereka sendiri yang telah dientri sebelumnya. Halaman cetak krs mahasiswa dapat dilihat pada Halaman Menu Dosen Halaman menu dosen adalah halaman yang menyediakan form-form untuk mengolah data dari dosen tersebut. Pada halaman ini terdapat menu form seperti akun, krs mahasiswa dan tampilan laporan-laporan. Gambar halaman menu dosen Halaman KHS Halaman khs mahasiswa adalah halaman yang berfungsi sebagai halaman data dari khs mahasiswa. KHS berisi data nilai mahasiswa persemester. Pada halaman ini juga mahasiswa dapat mencetak khs mereka sendiri. Gambar halaman cetak KHS dan tampilan KHS Halaman Akun Dosen Halaman akun dosen adalah halaman yang berfungsi sebagai tempat tampilnya data akun dosen yang merupakan data dari setiap dosen yang mengajar. Gambar halaman akun dosen STMIK-MURA Lubuklinggau 48
Halaman Persetujuan Halaman persetujuan krs adalah halaman yang berisi form bagi dosen untuk melihat data krs mahasiswa yang merka bimbing serta memberikan persetujuan terhadap mata kuliah yang diambil mahasiswa. Gambar halaman persetujuan krs Halaman Menu Admin Halaman menu admin adalah halaman utama pada halaman admin dimana terdapat form-form yang berfungsi untuk mengolah dan mengatur aplikasi ini. Pada menu halaman ini terdapat pilhan yaitu entri data admin, entri data dosen, entri mata kuliah, entri nilai mahasiswa dan tampilan laporan-laporan. Gambar halaman menu admin Halaman Tampilan Laporan Halaman tampilan laporan adalah halaman yang berfungsi untuk menampilkan laporan-laporan baik itu data mahasiswa, nilai, ataupun mata kuliah. Halaman ini berfungsi agar akses dosen bisa langsung terinteraksi dengan data-data yang dibutuhkan oleh dosen. Gambar halaman tampilan laporan Halaman Data Admin Halaman entri data admin adalah halaman yang berfungsi sebagai entri data admin dari aplikasi ini. Gambar halaman entri data admin STMIK-MURA Lubuklinggau 49
mengentri data nilai mahasiswa. Gambar halaman entri data nilai mahasiswa dapat dilihat pada Halaman Data Mata Kuliah Halaman Data Dosen Halaman entri data dosen adalah halaman yang berfungsi sebagai tempat melakukan pengolahan data dosen yang merupakan data dari setiap dosen yang mengajar. Gambar halaman entri data dosen Halaman entri data mata kuliah adalah halaman yang berfungsi untuk menginput data mata kuliah yang dimana mata kuliah tersebut berguna untuk data mata kuliah per semester. Gambar halaman entri data mata kuliah dapat dilihat pada Tampilan Output Halaman Data Nilai Halaman entri data nilai mahasiswa adalah halaman yang berfungsi untuk Data Data adalah output yang dihasilkan aplikasi ini dimana data mahasiswa merupakan data-data dari STMIK-MURA Lubuklinggau 50
mahasiswa. Gambar laporan data mahasiswa jumlah krs yang akan diambil pada semester berikutnya. Gambar KHS dapat dilihat pada Data Dosen Data dosen merupakan output dari data-data dosen. Pada data dosen ini terdapat data-data dari dosen yang nantinya bisa menjadi sebuah laporan data dosen. Gambar Data dosen dapat dilihat pada Kesimpulan c. Kartu Rencana Studi () merupakan ouput yang menampilkan data mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester berikutnya. Gambar tampilan dapat dilihat pada Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari uraian sebelumnya adalah : 1) Dapat mengurangi pemborosan waktu, tempat, biaya, dan tenaga. 2) Dapat menghasilkan suatu sistem yang dapat mengolah data menjadi cepat dan akurat. 3) Proses kerja yang dilakukan menjadi lebih cepat dan tepat Saran dengan tingkat kesalahan yang minim. Adapun saran-saran yang dianggap perlu yaitu 1) Dengan adanya sistem yang baru maka diperlukan waktu dan penyesuaian, sehingga sistem yang baru dapat diterima oleh pennguna dari aplikasi ini d. Kartu Hasil Studi (KHS) KHS adalah output dari datadata nilai mahasiswa selama satu semester dimana pada khs ini juga menentukan 2) Sistem yang dibangun ini terkoneksi dengan banyak pengguna, sehingga perlu adanya security sistem pada aplikasi ini agar sistem ini dapat terjaga dengan baik STMIK-MURA Lubuklinggau 51
sehingga data-data yang disimpan dapat terjaga dan dijamin kerahasian datanya dari setiap pengguna. 3) Perlu dilakukan pelatihan dan pengenalan pada karyawan, mahasiswa dan dosen dengan sistem yang diterapkan minimal mengetahui tentang aplikasi yang digunakan. Universitas Diponegoro, 2008. Peraturan Akademik Bidabg Pendidikan Program Sarjana dan Program Diploma (iii-iv) Universitas Diponegoro. DAFTAR PUSTAKA Febrian, Jack, 2004. Pengetahuan Komputer dan teknologi Informasi. Bandung : Informatika Bandung Hariyanto, Bambang, 2004. Sistem Manajemen Basis Data. Bandung: Informatika Madcoms, 2011. Aplikasi Web Database dengan Dreamweaver dan PHP MySQL. Yogyakarta: Andi Nadjamudin, Al-Bahra, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu Nugroho, Bunafit, 2008. Latihan membuat aplikasi PHP dan MySQL dengan Dreamweaver, Yogyakarta : Gava Media Pressman, Roger.S, 2002. Rekayasa Perangkat Lunak (terj.). Yogyakarta: Andi Sahid, 2006. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Yogyakarta : Yudistira Sibero, Alexander, F.K, 2011. Kitab Suci Web Programming. Yogyakarta: Mediakom Sutarman, 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: PT Bumi Aksara Tim Prima Pena, 2011. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Gitamedia Press STMIK-MURA Lubuklinggau 52