SISTEM PENGOLAHAN DAN PEMBUATAN IZIN PADA KANTOR PELAYANAN DAN PERIZINAN KOTA LUBUKLINGGAU (Dosen STMIK-MURA Lubuklinggau) ABSTRAK Sistem Informasi Pengolahan Data pada masa sekarang sudah bukan hal yang baru lagi bagi masyarakat pada umumnya maupun pemerintah pada khususnya, pengolahan data yang banyak dan penyajian informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat dibutuhkan. Penelitian ini membuat rancangan Sistem Pengolahan Data Pembuat Izin Pada Kantor Pelayanan Perizinan Kota Lubuklinggau.Dari sistem yang lama dalam pembuatan laporan masih manual atau belum terkomputerisasi dengan baik, diharapkan dengan program dengan menggunakan Microsoft Visual Basic vesi 6.0 dalam membuat laporan bulanan akan lebih cepat, tepat dan akurat, serta mudah untuk mengetahui izin apa saja yang sudah habis masa berlakunya dan nama pengusaha serta alamat usahanya dimana akan lebih mudah untuk diketahui. Penelitian ini bertujuan merancang sistem pengolahan data pembuat izin agar dapat membantu pekerjaan pegawai yang lebih efektif dan efisien. Kata Kunci : Sistem Pengolahan Data Pembuat Izin Latar Belakang Pada masa sekarang ini kebutuhan akan informasi semakin meningkat dikarenakan sangat bermanfaat bagi perkembangan atau pembinaan Sumber Daya Manusia. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka data yang diproses dapat dikerjakan dengan cepat, tepat dan akurat sehingga mendapatkan informasi yang diinginkan sesuai dengan tujuan. Salah satu fasilitas penunjang tersebut diantaranya adalah Komputer. Lubuklinggau mengalamai kendala dalam hal pengolahan data Pembuat Izin, dimana dalam pembuatan laporan bulanan pembuat izin, Kantor Pelyanan Perizinan masih menggunakan Microsoft Office Excel, sedangkan izin yang dikeluarkan perbulannya cukup banyak seperti jumlah pembuat izin pada tahun 2009 sebanyak 2.987 izin dengan rata-rata 249 izin perbulan. Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka untuk mengatasi kendala yang berhubungan dengan data pembuat izin di Lubuklinggau, maka penulis tertarik membahasnya dalam bentuk Penelitian dengan Judul Sistem Pengolahan Data Pembuat Izin Pada Kantor Pelayanan Perizinan Kota Lubuklinggau. Identifikasi Masalah Bertitik tolak dari latar belakang diatas, data identifikasi yang penulis dapatkan di Kantor Pelayanan Perizinan Kota Lubuklinggau terdapat beberapa permasalahan sebagai berikut : a. Dalam membuat laporan bulanan, Staf Kantor Pelayanan Perizinan masih menggunakan Aplikasi Microsoft Office Excel, sedangkan laporan yang dibuat cukup banyak (ada 12 macam jenis izin), b. Untuk mengetahui Izin yang sudah habis masa berlaku cara mencarinya masih sistem manual. STMIK-MURA Lubuklinggau 12
Perumusan Masalah Adapun permasalahan yang dapat diangkat dalam penelitian ini adalah Bagaimana membuat sistem pengolahan data dalam membuat laporan bulanan dengan menggunakan aplikasi pemograman Ms. Visual Basic 6.0? sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Landasan Teori Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan (Eti, 2006:2). Sistem merupakan bagian-bagian yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan (Pontjorini, 2006:3). Pengertian Informasi Informasi adalah sebuah pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa (suatu objek atau konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yang lainnya (Eti,2006:4). Informasi yaitu data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambikan keputusan saat ini maupun saat mendatang (Pontjorini,2006:4). Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto,2005:11). Istilah sistem informasi mengarah pada penggunaan teknologi komputer didalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai. Sistem informasi berbasis komputer adalah sekumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. (George,2005:5). Pengertian Pengolahan Pengolahan adalah proses, cara, perbuatan mengolah (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2007 : 796). Pengolahan adalah cara yang dilakukan untuk menghasilkan sesuatu. (www.pengolahan.com). Pengertian Data Data adalah keterangan atau bahan yang nyata yang dapat dijadikan dasar kajian, analisis atau kesimpulan (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2007 : 239). Data adalah Kumpulan dari angkaangka atau karakter-karakter yang tidak memiliki arti. Data dapat diolah sedemikian rupa sehingga menjadi informasi (www.kamus_komputer.com). Pengertian Pengolahan Data Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan (www.pengolahan_data.com). Pengolahan data berarti juga proses, cara, perbuatan mengolah data (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2007 : 796). Diagram Flow Data (DFD) Diagram Flow Data (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantaranya komponen-komponen tersebut dan penyimpanan dari data tersbeut. (Sidarta,2005:65). Entity Relationship Diagram (ERD) Merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa real world terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan atau relasi antar objek-objek tersebut. (Marlinda,2006:17). STMIK-MURA Lubuklinggau 13
Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windows yang berbasis grafis GUI (Graphical User Interface). Visual Basic pertama kali diperkenalkan tahun 1991 yaitu untuk Dos dan Windows kemudian Visual Basic 3.0 diperkenalkan pada tahun 1993, dan pada akhir tahun 1995 diperkenalkan Visual Basic 4.0 serta mendapat dukungan untuk aplikasi 32 bit. Visual Basic 6.0 dirilis pada akhir tahun 1998 yang terdiri dari tiga edisi Visual Basic yaitu : Standard Edition, merupakan produk dasar, Professional Edition, berisi tambahan Microsoft Jet Data Acces Engine (data base) dan pembuatan server OLE automation, Enterprise Edition adalah Client Server. Visual Basic merupakan event drivent programming (program terkendali) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol di klik, menu dipilih dan lain-lain). Analisis Sistem Sistem yang lama Pegolahan Data Pembuat Izin pada Lubuklinggau pada saat ini masih menggunakan pencatatan yang sederhana, yaitu masih dicatat dan direkap merupakan sebuah masalah yang sering terjadi pada Lubuklinggau khususnya pada saat membuat laporan bulanan data pembuat izin dan jumlah izin yang sudah dikeluarkan setiap bulannya. Sistem yang baru Untuk mengatasi masalah pada sistem yang lama perlu adanya sistem baru yang menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic yang terhubung kedalam database, sehingga datanya dapat diakses oleh pemakai secara langsung dengan cepat, tepat dan akurat. Desain Sistem Sistem pengolahan data pembuat izin merupakan sistem yang didukung dengan perangkat komputer dan program aplikasi sehingga proses yang terjadi tidak membutuhkan waktu yang lama, dimana pada sistem ini menggunakan Microsoft Visual Basic yang merupakan aplikasi pemrograman yang menggunakan konsep pemrograman Visual. Konsep Visual menawarkan begitu banyak kemudahan dalam merancang suatu program. Data Flow Diagram (DFD) a. Diagram Konteks Diagram konteks (level 0) menjelaskan uraian tentang alur data Sistem pengolahan data pembuat izin pada Kantor Pelayanan Perizinan Kota Lubuklinggau dimana melibatkan staf pengelola Izin, Kasubbag Tata Usaha, dan kepala kantor yang saling berinteraksi dengan prosedur kerja. Diagram konteksnya dapat dilihat pada gambar. Bukti Registrasi Pemohon Sistem Pengolahan Data Pembuat Izin Kepala Kantor Data Pomohon Izin Data Pemohon Izin Lap. Data Pembuat Izin Perbulan Laporan Data Rekapitulasi Izini b. Data Flow Diagram Level 1 Pegawai Diagram konteks (level 1) menjelaskan uraian tentang alur data Sistem Informasi pengolahan data pembuat izin pada Lubuklinggau dimana melibatkan staf Tata STMIK-MURA Lubuklinggau 14
Usaha sebagai entity yang berperan untuk membuat laporan bulanan dan perekapan jumlah pembuat izin perbulan, kemudian staf tata usaha memasukkan data pemegang izin untuk dilakukan perekapan data jumlah pemegang izin, setelah data diolah dan menjadi sebuah laporan, lalu laporan tersebut ditujukan kepada Kepala Kantor. Entity tersebut saling berinteraksi dengan prosedur kerja untuk menghasilkan suatu informasi yang bermanfaat, dan akurat. Diagram Context (Level 1) dapat dilihat pada Gambar. Desain Tabel Data Pada desain File menjelaskan fieldfield yang digunakan dalam pembuatan program, antara lain : a. Tabel Desain File Data Pemohon Izin Pemohon 1.0 Pengolahan Data Pemohon Izin Data Pemohon Izin Staf Pengelola Izin 1.1 Pengolahan Data Jenis Izin & Perekapan Izin Data Jenis Izin Izin Data Perekapan Izin b. Tabel Desain File Data Pegawai 1.2 Pembuatan Laporan - Lap. Pembuat Izin Perbulan - Lap. Pembuat Izin Keseluruhan - Lap. Rekapitulasi Jumlah Pembuat Izin Kepala Kantor c. Tabel Desain File Data Jenis Izin Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram digunakan untuk merancang database. ERD menggambarkan hubungan antara field-field yang ada. Adapun gambar Entity Relationship Diagram (ERD) sistem informasi pengolahan data pembuat izin pada Lubuklinggau. 3.5.4 Relasi Tabel Data Relasi Tabel Data menghubungkan bagian-bagian yang terkait yang saling berhubungan untuk digunakan dalam merancang suatu tabel database seperti kita lihat pada gambar. STMIK-MURA Lubuklinggau 15
rekapitulasi jumlah pembuat Izin perbulan. Tampilan menu utama dapat dilihat pada gambar. Kelayakan Operasional. Penelitian terhadap kelayakan operasi yang digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di Kantor Pelayanan Perizinan Kota Lubuklinggau. Form Input Data a. Form Data Pegawai Form Data pegawai berguna untuk mencatat data, memperbaiki, menyimpan dan menghapus data barang. Dapat dilihat pada gambar. Kelayakan Ekonomi Kelayakan ini digunakan untuk mengetahui apakah sistem yang akan dibuat dapat dibiayai dan menguntungkan. Untuk itu yang terpenting dan harus diperhatikan adalah seberapa dana yang akan digunakan dalam pembuatan sistemnya, sementara dana yang akan dikeluarkan nantinya hanya untuk instal software dalam hal ini Visual Basic Versi 6.0 yang akan digunakan pada sistem nantinya. Implementasi Sistem Form Menu Utama Menu Utama adalah form utama pada program. Form menu utama berguna untuk mengolah form lain. Pada form menu utama dapat memanggil form lain misalnya form input Data Jenis Izin, input pemegang Izin, laporan pembuat izin perbulan, laporan b. Form Data Pemohon Izin Form data Pemohon Izin berguna untuk penginputan data pemohon izin, menyimpan dan menghapus data pemegang Izin. Dapat dilihat pada gambar. STMIK-MURA Lubuklinggau 16
c. Form Input Jenis Izin Form Input Jenis Izin berguna untuk mencatat, memperbaiki, menyimpan dan menghapus Jenis Izin. Dapat dilihat pada gambar. Form Output Jika ingin menampilkan form laporan Data Pembuat Izin perbulan, maka klick menu laporan lalu pilih Jenis Izin dan pilih Bulan, dan sebelum melihat laporan bulanan maka kita akan mengisi data jenis Izin dan pada bulan apa, baru kita dapat melihat atau mencetak laporan bulanan pemegang izin perbulan. Seperti kita lihat pada gambar dibawah ini : KESIMPULAN Dari analisa dan pembahasanpembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, maka sistem pengolahan data pembuat izin pada Kantor Pelayanan Perizinan Kota Lubuklinggau dirancang sistem baru yang lebih efektif dan efisien dengan menggunakan pemograman Visual Basic Versi 6.0 agar dapat memanfaatkan sistem terkomputerisasi yang menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. SARAN Dari kesimpulan diatas, dan setelah dilihat dari hasil penelitian yang dilakukan maka dapat dikemukakan beberapa saran yang diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan lebih lanjut dalam upaya peningkatan pengolahan data inventaris barang. Adapun saran-saran yang dianggap perlu yakni : 1. Penggantian sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru butuh waktu penyesuaian. Untuk penggantian sistem tersebut dapat dilakukan secara bertahap disamping itu sistem yang lama dan sistem yang baru dapat dipakai secara bersama atau bergandengan. Hal ini tidak akan mengganggu aktifitas, sampai dengan sistem yang baru dapat diterima oleh pemakai sistem. STMIK-MURA Lubuklinggau 17
2. Dalam penerapan sistem yang baru ini maka terlebih dahulu harus dilakukan penyesuaian dengan sistem yang ada atau sistem yang sedang berjalan, sehingga sistem yang baru tersebut terasa keunggulan dan kelebihannya dibandingkan dengan sistem yang sedang berjalan saat ini. Perlu dilakukan pelatihan dan pengenalan kepada pegawai yang terkait dengan sistem yang akan diterapkan, minimal pegawai tersebut mengetahui dan mengerti sedikit tentang aplikasi yang diterapkan. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta Muhammad, 2007. Perancangan Sistem Informasi. Andi Yogyakarta Gulo W. 2002. Metodelogi Penelitian. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain. Andi. Yogyakarta. Kurniadi, 1999. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. PT. Elek Media Kompotindo Jakarta. Kantor Pelayanan Perizinan, 2009. Profil Kantor Pelayanan Peizinan. Lubuklinggau Leni Sidharta, 2003. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. PT. Elek Media Kompotindo. Marlinda, 2006. Sistem Basis Data. Andi Yogyakarta Pontjorini, 2006. Sistem Informasi Manajemen. PT. Elek Media Kompotindo Jakarta. STMIK-MURA Lubuklinggau 18