PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN PHP DAN MySQL

Transkripsi

1 PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN PHP DAN MySQL SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Jenjang Strata Satu (S1 ) Pada Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo NURUL HAMIDAH PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO (2012)

2 HALAMAN PENGESAHAN Nama : Nurul Hamidah NIM : Program Studi : Teknik Informatika Fakultas : Teknik Judul Skripsi : PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN PHP DAN MYSQL Isi dan formatnya telah disetujui dan dinyatakan memenuhi syarat untuk melengkapi persyaratan guna memperoleh Gelar Sarjana pada Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Menyetujui Ponorogo, April 2012 Dosen Pembimbing I, Dosen Pembimbing II, Agus Salman, S. Kom NIS Lutfiyah Dwi S, S. Kom NIS Dekan Fakultas Teknik, Mengetahui, Ketua Program Studi Teknik Informatika Ir. Aliyadi, MM NIS Ir. Andy Triyanto NIS

3 HALAMAN BERITA ACARA UJIAN SKRIPSI Nama NIM Program Studi Fakultas Judul Skripsi : : : : : Nurul Hamidah Teknik Informatika Teknik PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN PHP DAN MYSQL Telah diuji dan dipertahankan dihadapan dosen penguji tugas akhir jenjang Strata Satu (S1) pada : Hari : Tanggal : Nilai : Dosen Penguji I, Dosen Penguji Dosen Penguji II, Aslan Alwi S.Si, M.Cs NIS Munirah.M, S.Kom, M.T NIS Dekan Fakultas Teknik Mengetahui Ketua Program Studi Teknik Informatika Ir. Aliyadi, MM NIS Ir. Andy Triyanto NIS

4 PERSEMBAHAN 1. Allah SWT Yang Maha Pengasih dan Penyayang, Yang senantiasa mencurahkan rahmatnya dan segala nikmat yang tiada terkira, Yang selalu Memberikan apa yang hamba perlukan. 2. Suami saya tercinta yang banyak membantu menyelesaikan skripsi ini, kedua orang tua yang senantiasa mendukung dan mendoakan untuk keberhasilan saya, kedua permata hatiku yang sabar menunggu kehadiran ummi. 3. Teman-teman yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, terutama sahabat seperjuangan dalam skripsi ini, trio 4. Teman teman di BKD Kab. Ponorogo yang membantu meringankan pekerjaan karena ditinggal ngerjakan skripsi.

5 MOTTO: Kewajiban seorang hamba adalah berusaha dan selalu berdoa. Usaha tanpa doa berarti sombong, merasa bisa tanpa Kasih Sayang dan Uluran TanganNYA. Doa tanpa usaha berarti bohong, pemalas dan mengingkari sunnatullah, karena Allah akan mengabulkan doa hamba yang mau berusaha. Selalu berpikir positif adalah kunci untuk maju, tidak banyak berkeluh kesah adalah senjata yang membuat jiwa merasa tenang. Kegagalan seseorang meraih apa yang diinginkan, bukan karena doanya tidak dikabulkan, 100% merupakan kesalahannya sendiri. Allah dengan ke Maha AdilanNya membiarkan siapa yang sungguh-sungguh akan berhasil, dan yang tidak serius akan menemui kegagalan. Tetapi kalau yang bersangkutan ikhlas dan sabar menerima kegagalan itu, Allah akan memberinya kompensasi.

6 ABSTRAK PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN PHP DAN MySQL Nurul Hamidah Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Ponorogo Tujuan penelitian ini adalah merancang sebuah sistem pengelolaan surat pada BKD Kab.Ponorogo untuk membantu proses mengelola surat masuk dan surat keluar yang saat ini sistem yang digunakan masih manual dengan menggunakan buku register. Metode penelitian dilakukan dengan dua metode yakni, metode pengumpulan data dan pengembangan sistem informasi. Metode pengumpulan data dilakukan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan kegiatan studi lapangan dan penelitian kepustakaan. Metode pengembangan sistem informasi digunakan dalam penilaian mengenai masalah dalam pengumpulan data, metode ini berupa survei, analisis, design, perancangan, implementasi. Hasil yang dicapai bahwa BKD Kabupaten Ponorogo membutuhkan sistem pengelolaan surat yang terkomputerisasi, dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah segala pihak yang terkait dengan surat masuk dan surat keluar di BKD Kabupaten Ponorogo sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mampu memberikan pelayanan yang lebih baik. Kata Kunci : register.

7 KATA PENGANTAR Dengan segala rasa syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Taufiq serta HidayahNya, sehingga saya dapat menyusun dan menyelesaikan skripsi dengan judul PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN PHP DAN MYSQL. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak akan terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ir. Aliyadi, MM selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo. 2. Andy Triyanto, S.T selaku Ketua Program Studi Tenik Informatika Universitas Muhammadiyah Ponorogo. 3. Bapak Agus Salman, S.Kom selaku Dosen Pembimbing I dan Ibu Lutfiyah Dwi S, S. Kom selaku Dosen Pembimbing II yang dengan penuh kesabaran serta ketulusan hati telah memberikan bimbingan dan petunjuk hingga laporan ini terselesaikan. 4. Bapak Aslan Alwi dan Ibu Munirah.M, S.Kom, M.T selaku dosen penguji skripsi. 5. Dosen-dosen Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Ponorogo. 6. Ayah dan Ibu tercinta, terima kasih untuk semua cinta dan kasihmu, dukungan, nasehat dan do'a.

8 7. Suamiku tercinta, terimakasih atas segala dukungan dan pengorbanan. 8. Teman-teman informatika yang banyak membantu, terutama kepada trio seperjuangan. 9. Semua teman di BKD Kab. Ponorogo. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu sehingga terselesaikannya skripsi ini. Semoga Allah SWT membalas kebaikan dan memberikan rahmat dan hidayahnya. Terima kasih atas sumbangsih fikiran baik dari dosen pembimbing, maupun rekan-rekan seprofesi diucapkan terima kasih. Akhir kata semoga skripsi yang sederhana ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Ponorogo, April 2012 Penulis

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... ii HALAMAN BERITA ACARA SKRIPSI... iii HALAMAN PERSEMBAHAN... iv HALAMAN MOTTO... v ABSTRAK... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR TABEL... xi BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 2 C. Batasan Masalah... 3 D. Tujuan Penelitian... 3 E. Manfaat Penelitian... 3 F. Metode Perancangan... 4 G. Sistematika penulisan... 5 BAB II. LANDASAN TEORI A. Konsep Sistem Informasi Pengertian sistem Karakteristik sistem Pengertian informasi... 9 a. Kualitas informasi b. Metode pengumpulan data atau informasi Pengertian sistem informasi a. Komponen-komponen sistem informasi Pengembangan sistem Analisa sistem Perancangan sistem a. Pengertian perancangan sistem b. Peralatan pendukung ) Bagan alir sistem (sistem flowchart) ) Diagram alir data (DAD) a) Diagram Konteks b) Diagram Nol c) Diagram rinci ) Diagram hubungan entitas (ERD) ) Kardinalisasi a) One to one (1:1) b) One to many (1:M) c) Many to many (M:N) B. PHP Pengertian PHP C. MySQL... 22

10 D. Dreamweaver E. XAMPP Pengenalan XAMPP F. Konsep Arsip Pengertian arsip a. Arsip dinamis b. Arsip statis Perbedaan arsip dengan sumber informasi lainnya Karakteristik arsip Fungsi dan nilai guna arsip G. Manajemen Arsip Aktif Konsep dan pengertian Keputusan yang harus diambil Pengertian tentang manajemen arsip aktif BAB III. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM A. Analisa Sistem B. Perancangan Sistem Diagram Arus Data (DAD) a. Diagram konteks b. DFD Level c. DFD Level 2 proses login d. DFD Level 2 proses surat masuk e. DFD Level 2 proses bidang f. DFD Level 2 proses surat keluar Flowchart sistem C. Perancangan Database ERD (Entity Relationship Diagram) Relasi antar tabel Struktur Tabel a. Tabel bidang b. Tabel surat masuk c. Tabel surat keluar d. Tabel pengguna BAB IV. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN A. Implementasi Sistem B. Perangkat Pendukung Sistem Perangkat keras (Hardware) Sistem Perangkat lunak (Software) C. Tampilan Program Tampilan login Tampilan beranda Tampilan profil Tampilan entri surat masuk Tampilan daftar surat masuk Tampilan surat masuk hasil pencarian berdasar tanggal... 52

11 7. Tampilan lembar disposisi Tampilan koleksi surat Tampilan galeri surat masuk Tampilan entri surat keluar Tampilan daftar surat keluar Tampilan daftar bidang Tampilan edit bidang Tampilan kontak kami Tampilan logout BAB V. PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

12 DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Simbol Bagan Alir Sistem Tabel 2.2. Simbol Diagram Alir Data Tabel 2.3. Simbol Entity Relationship Diagram Tabel 3.1. Tabel Bidang Tabel 3.2. Tabel Surat Masuk Tabel 3.3. Tabel Surat Keluar Tabel 3.4. Tabel Pengguna... 36

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Bagan Relasi Satu ke Satu Gambar 2. Bagan Relasi Satu Ke Banyak Gambar 3. Bagan Relasi Banyak Ke Banyak Gambar 4. Diagram Konteks Gambar 5. DFD Level Gambar 6. DFD Level 2 Proses Login Gambar 7. DFD Level 2 Proses Surat Masuk Gambar 8. DFD Level 2 Proses Bidang Gambar 9. DFD Level 2 Proses Surat Keluar Gambar 10. Flowchart Sistem Gambar 11. Entity Relationship Diagram Gambar 12. Relasi antar Tabel Gambar 13. Tampilan Halaman Login Gambar 14. Tampilan Halaman Beranda Gambar 15. Tampilan Halaman Profil Gambar 16. Tampilan Halaman Entri Surat Masuk Gambar 17. Tampilan Halaman Daftar Surat Masuk Gambar 18. Tampilan Halaman Hasil Pencarian Berdasar Tanggal Gambar 19. Tampilan Halaman Lembar Disposisi Gambar 20. Tampilan Halaman Koleksi Surat Masuk Gambar 21. Tampilan Halaman Galeri Surat Masuk Gambar 22. Tampilan Halaman Entri Surat Keluar Gambar 23. Tampilan Halaman Daftar Surat Keluar Gambar 24. Tampilan Halaman Daftar Bidang Gambar 25. Tampilan Halaman Edit Bidang Gambar 26. Tampilan Halaman Kontak Kami Gambar 27. Tampilan Halaman Logout... 60

14 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada era persaingan bebas seperti saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, terutama instansi yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki banyak data yang harus diolah. Banyaknya data maupun informasi yang harus diolah tentu tidak memungkinkan dilakukan semua dengan menggunakan cara manual. Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak memerlukan suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi. Alat bantu tersebut berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perkembangan teknologi dan ilmu informatika yang sangat pesat mendorong masyarakat baik kelompok maupun perorangan, instansi pemerintah maupun swasta, untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan ilmu informatika tersebut. Keunggulan komputer dalam memproses data akan meningkatkan efektifitas, produktifitas, serta efisiensi suatu aplikasi. Demikian halnya dengan pemerintah kabupaten Ponorogo yang terus melakukan perubahan dan terobosan menyesuaikan dengan kemajuan teknologi untuk memenuhi tugas tugas yang ada, agar dapat memberikan pelayanan yang lebih memadai bagi masyarakat. Selama ini, di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo, dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan prosedur prosedur kerja manual yang cukup memakan banyak waktu dan tenaga. Dengan

15 cara manual itu masih sering timbul permasalahan permasalahan yang membuat data sulit untuk dikelola dengan baik. Salah satu permasalahan yang terjadi adalah surat tidak mudah untuk diketahui keberadaannya. Seringkali terjadi ketika ada pihak yang membutuhkan informasi tentang surat yang masuk, petugas kesulitan atau memerlukan waktu yang cukup lama untuk memberikan informasi yang dibutuhkan, misalnya apakah surat tertentu sudah diterima oleh kantor BKD ataukah belum. Kesulitan lain misalnya pada suatu saat ada banyak surat yang masuk sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencatat ke dalam buku register dan juga lembar disposisi. Oleh karena itu untuk memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar diperlukan suatu sistem komputerisasi yang efektif untuk mendukung pekerjaan petugas pengelola surat. Sehingga dalam hal ini penulis mengangkat topik tersebut dengan judul PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN PHP DAN MySQL B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang ada maka perumusan masalah adalah sebagai berikut : 1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar yang masih manual. 2. Pencatatan secara manual berakibat pada kesulitan saat pencarian data. 3. Keterlambatan dalam penyelesaian atau tindak lanjut dari surat yang masuk. 4. Terjadi kesalahan penomoran surat.

16 C. Batasan Masalah Berkaitan dengan perumusan masalah di atas, maka ruang lingkup permasalahan dibatasi : 1. Bagaimana merancang sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang bersifat umum di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta MySQL sebagai database. 2. Tidak menjelaskan dan membahas program pendukung lainnya. 3. Untuk menguji hasil pembuatan menggunakan web server XAMPP for Windows. D. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari merancang sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo dengan PHP dan MySQL ini antara lain: 1. Agar dapat mengelola surat masuk dan surat keluar dengan terkomputerisasi. 2. Agar kesulitan cara manual yang selama ini sering terjadi dapat diminimalkan. E. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi kepentingan berbagai pihak, antara lain : 1. Bagi mahasiswa penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk mengembangkan ilmu pengetahuan sesuai dengan bidang yang dipelajari. 2. Laporan penelitian ini diharapkan dapat memberikan inspirasi baru bagi pihak lain untuk pengembangan yang lebih baik.

17 3. Penelitian ini bermanfaat untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja pada bagian pengelolaan surat masuk dan surat keluar Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo. 4. Menggali solusi dengan mengembangkan sistem dan sumber daya yang ada. F. Metode Perancangan Pembangunan sistem ini dilakukan secara bertahap yaitu, pengumpulan data, analisis permasalahan, perancangan basis data dan diakhiri dengan penerapan sistem aplikasi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan yaitu : 1. Metode Observasi Metode ini dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung terhadap objek lapangan atau tempat penelitian. Objek yang diamati adalah bagian pengelolaan surat masuk dan surat keluar Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo. 2. Metode Kearsipan Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan mempelajari arsip-arsip dan dokumen yang telah ada. Arsip dan dokumen yang diperoleh berupa Buku Register Surat Masuk, Buku Register Surat Keluar, Lembar Disposisi. 3. Metode Kepustakaan Metode dimana informasi diperoleh dari buku buku maupun literatur yang berkaitan dengan permasalahan.

18 G. Sistematika Penulisan Dalam penulisan penelitian ini diharapkan agar pembaca dan pihak-pihak yang berkepentingan dapat dengan mudah memahami isi penelitian. Masing masing bab merupakan rangkaian sistematis dalam pengkajian materi berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan pada BAB I. Adapun sistematika penulisan penelitian sebagai berikut : 1. BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang membangun sistem informasi Pengelolaan surat Masuk dan Surat Keluar di BKD Kabupaten Ponorogo, perumusan dari masalah yang ditemukan pada penelitian, ruang lingkup yang membatasi penelitian, tujuan yang hendak dicapai pada penelitian, manfaat yang diharapkan dari penelitian, metode perancangan aplikasi dan sistematika penulisan yang digunakan pada penulisan skripsi. 2. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan tentang dasar dasar teori yang dipakai dalam mendukung penelitian ini yang dapat dijadikan dasar untuk memecahkan masalah dan dilakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian. 3. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang sistem pembelajaran yang sedang berjalan saat ini, analisis permasalahan, usulan pemecahan masalah, perancangan piranti lunak, rancangan basis data dan spesifikasi proses.

19 4. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi penjelasan tentang alur dan implementasi sistem yang dibuat, sarana yang dibutuhkan, juga contoh pengoperasian perangkat lunak yang dirancang. 5. BAB V PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan, dan saran - saran yang diusulkan untuk perbaikan dari sistem yang sedang berjalan menjadi sistem yang dirancang. Juga tambahan usul untuk pengembangan lebih lanjut, agar didapat hasil yang lebih baik.

20 Daftar Pustaka 1. ANRI (2009). Modul Pengantar Kearsipan, ANRI, Jakarta. 2. ANRI (2009). Modul Manajemen Arsip Aktif, ANRI, Jakarta. 3. ANRI (2009). Modul Tata Naskah Dinas, ANRI, Jakarta. 4. HM, Jogiyanto.(1995). Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :ANDI tentang PHP, diunduh tanggal 15 Maret tentang MySQL, diunduh tanggal 17 Maret Kadir, Abdul (2002). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: ANDI. 8. MADCOMS (2009). Menguasai XHTML, CSS, PHP & MySQL Melalui Dreamweaver; Andi Offset;Yogyakarta. 9. Roqib, Mubaini.(2011). Perancangan Distro Online Dengan PHP dan MySQL Pada Markus Distro Ponorogo. Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah. Ponorogo. 10. Syafii, M (2005). Panduan Membuat Aplikasi Database dengan PHP 5 MySQL Postgre SQL Oracle,. Andi Offset, Yogyakarta. 11. Wahana Komputer (2003). Pembuatan Program Sistem Informasi Akademik Berbasis ASP, Salemba Infotek, Jakarta.