BUPATI KEBUMEN PERATURAN BUPATI KEBUMEN NOMOR 150 TAHUN 2013 TENTANG

Transkripsi

1 SALINAN BUPATI KEBUMEN PERATURAN BUPATI KEBUMEN NOMOR 150 TAHUN 2013 TENTANG URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL DAN JABATAN FUNGSIONAL UMUM PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN KEBUMEN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI KEBUMEN, Menimbang : a. bahwa dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas, fungsi dan pemahaman organisasi di lingkungan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen, perlu menetapkan uraian tugas jabatan struktural, jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Uraian Tugas Jabatan Struktural, Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Tengah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 42); 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia 1

2 Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 3. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438); 4. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tentang Penetapan Mulai Berlakunya Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Tengah; 7. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 10. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 11. Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengesahan, Pengundangan dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan; 2

3 12. Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 2 Tahun 2007 tentang Pokok-pokok Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Tahun 2007 Nomor 2, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 1); 13. Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 11 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Tahun 2008 Nomor 11, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 22); 14. Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 14 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja dan Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu (Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Tahun 2008 Nomor 14, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 25) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 14 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja dan Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu (Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Tahun 2011 Nomor 21, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 62); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL DAN JABATAN FUNGSIONAL UMUM PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN KEBUMEN. Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Kebumen. 2. Bupati adalah Bupati Kebumen. 3. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah adalah Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen. 4. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. 5. Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang PNS dalam suatu satuan kerja organisasi negara. 3

4 6. Jabatan struktural adalah suatu kedudukan ysng menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang PNS dalam rangka memimpin suatu satuan organisasi negara. 7. Jabatan fungsional umum adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang PNS dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau kemampuan untuk mencapai tujuan organisasi. 8. Uraian Tugas adalah suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan oleh pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja. 9. Peta Jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan dan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukannya dalam unit kerja. 10. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan, Kelurahan dan Desa. 11. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan yang selanjutnya disingkat PPTK adalah pejabat pada unit kerja SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya. 12. Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan yang selanjutnya disingkat SPP-UP adalah dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan uang muka kerja yang bersifat pengisian kembali (revolving) yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung. 13. Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang Persediaan yang selanjutnya disingkat SPP-GU adalah dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pengganti uang persediaan yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung. 14. Surat Permintaan Pembayaran Tambahan Uang Persediaan yang selanjutnya disingkat SPP-TU adalah dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan tambahan uang persediaan guna melaksanakan kegiatan SKPD yang bersifat mendesak dan tidak dapat digunakan untuk pembayaran langsung dan uang persediaan. 15. Surat Permintaan Pembayaran Langsung yang selanjutnya disingkat SPP-LS adalah dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pembayaran 4

5 langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainnya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukan, dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh PPTK. Pasal 2 (1) Uraian Tugas Jabatan Struktural, Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagaimana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. (2) Peta jabatan struktural dan jabatan fungsional umum pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagaimana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Pasal 3 Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dan melaksanakan pengaturan, pengendalian dan pengawasan pelaksanaan tugas bawahan yang menjadi tanggung jawabnya, Pejabat Struktural berpedoman pada uraian tugas jabatan struktural. Pasal 4 Pejabat Struktural dalam melaksanakan tugasnya menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi di dalam dan antar SKPD sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan tata kerja. Pasal 5 Pejabat Fungsional Umum dalam melaksanakan tugasnya wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam SKPD sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan tata kerja dan berpedoman pada uraian tugas jabatan fungsional umum. Pasal 6 Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku, Peraturan Bupati Kebumen Nomor 115 Tahun 2010 tentang Uraian Tugas Jabatan Struktural pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen (Berita Daerah Kabupaten Kebumen Tahun 2010 Nomor 115) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. 5

6 Pasal 7 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Kebumen. Ditetapkan di Kebumen pada tanggal 31 Desember 2013 BUPATI KEBUMEN, ttd. Diundangkan di Kebumen pada tanggal 31 Desember 2013 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN KEBUMEN, ttd. ADI PANDOYO BUYAR WINARSO BERITA DAERAH KABUPATEN KEBUMEN TAHUN 2013 NOMOR 150 Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM SETDA KABUPATEN KEBUMEN, ttd. AMIN RAHMANURRASJID, S.H., M.H. Pembina NIP

7 LAMPIRAN I PERATURAN BUPATI KEBUMEN NOMOR 150 TAHUN 2013 TENTANG URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL DAN JABATAN FUNGSIONAL UMUM PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN KEBUMEN URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL DAN JABATAN FUNGSIONAL UMUM PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN KEBUMEN I. KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH Uraian tugas Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. merumuskan dan menetapkan program kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan Bupati dengan memperhatikan hasil evaluasi program, berbagai masukan dan aspirasi masyarakat sebagai pedoman pelaksanaan tugas; b. mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan tugas; c. menjabarkan perintah Bupati secara rinci dan jelas dengan cara memahami isi perintah, konsultasi dan koordinasi serta mencari data pendukung agar perintah tersebut dapat dilaksanakan dengan baik; d. mendistribusikan tugas kepada Kepala Subbagian Tata Usaha dan para Kepala Seksi sesuai tugas dan fungsi masing-masing agar semua tugas dapat terselesaikan dengan baik dan lancar; e. melaksanakan koordinasi dengan SKPD/instansi terkait dengan mengadakan rapat koordinasi dan atau metode lainnya guna tercapainya kesamaan persepsi dan langkah sehingga lebih mendukung keberhasilan pelaksanaan tugas; f. menyelia pelaksanaan tugas bawahan dengan cara mengamati, mencermati dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dipercayakan kepadanya agar dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku; g. mendelegasikan pelaksanaan tugas kepada Kepala Subbagian Tata Usaha dan para Kepala Seksi secara tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas; h. melaksanakan pembinaan kepada seluruh pegawai untuk meningkatkan kinerja; 7

8 i. menyelenggarakan pembinaan umum dan teknis bidang perpustakaan dan arsip daerah dengan tujuan tertatanya administrasi perpustakaan dan kearsipan di desa, sekolah dan masyarakat; j. menyelenggarakan pembinaan perpustakaan dan kearsipan terhadap lembaga-lembaga perangkat daerah dalam bentuk lomba perpustakaan desa, umum dan sekolah, serta kearsipan desa, agar tertib administrasi dan tersebarnya informasi; k. menyelenggarakan pelayanan umum dalam bentuk Perpustakaan Keliling, Perpustakaan Umum, serta penyediaan pelayanan online bagi perpustakaan dan kearsipan guna tercapainya program di bidang perpustakaan dan arsip daerah dengan baik; l. menyelia dan mengevaluasi terhadap desa yang mendapat bantuan buku, pembinaan teknis, sosialisasi, bantuan sarana dan prasarana untuk perpustakaan dan kearsipan guna tercapainya sasaran yang tepat bagi tercapainya pelaksanaan program perpustakaan dan arsip daerah; m. mengarahkan pelaksanaan pengelolaan administrasi perencanaan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga dan ketatausahaan di lingkungan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah untuk kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; n. menyelia pelaksanaan evaluasi dan pelaporan meliputi Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, serta mengkoordinasikan penyiapan data Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Bupati, Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan laporan lainnya baik laporan berkala maupun insidentil sesuai dengan ketentuan yang berlaku; o. mengevaluasi hasil kerja para bawahan dengan cara mencermati laporan, masukan atau permasalahan yang ada sebagai bahan kebijakan di masa yang akan datang; p. melaksanaan pembinaan kepada bawahan dengan cara memberikan arahan guna meingkatkan kinerja; q. mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencermati laporan, masukan atau permasalahan yang ada sebagai bahan pengambilan kebijakan di masa yang akan datang; r. memberikan penilaian hasil pekerjaan bawahan dengan cara mengisi nilai pada realisasi Sasaran Kerja Pegawai guna mengetahui kinerja pegawai, serta untuk kepentingan pengembangan karier dan administrasi kepegawaian; s. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Bupati sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan mendapat petunjuk lebih lanjut; t. memberikan saran dan pertimbangan kepada Bupati sebagai bahan masukan untuk menentukan kebijakan lebih lanjut; dan u. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati. 8

9 II. KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA Uraian tugas Kepala Subbagian Tata Usaha pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. menyusun bahan perencanaan dan melaksanakan kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan program kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah serta hasil evaluasi agar pelaksanaan kegiatan tercapai secara efektif dan efisien; b. mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan; c. menjabarkan perintah Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah secara rinci dan jelas dengan cara memahami isi perintah, konsultasi dan koordinasi serta mencari data pendukung agar perintah tersebut dapat dilaksanakan dengan baik; d. mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai tugas dan fungsi masing-masing agar semua tugas dapat terselesaikan dengan baik dan lancar; e. melaksanakan koordinasi dengan para Kepala Seksi pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dan instansi terkait dengan cara rapat koordinasi maupun membuat kesepakatan lintas program guna tercapai kesamaan persepsi dan langkah untuk lebih mendukung keberhasilan pelaksanaan kegiatan; f. melaksanakan pembinaan kepada bawahan dengan cara memberikan arahan guna meningkatkan kinerja pegawai; g. memfasilitasi penyusunan Rencana Strategis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan cara mengumpulkan data dari masingmasing Seksi agar penyusunan Rencana Strategis berjalan lancar; h. memfasilitasi penyusunan Rencana Kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan cara mengumpulkan data dari masing-masing Seksi agar penyusunan Rencana Kerja berjalan lancar; i. melaksanakan tugas penatausahaan keuangan SKPD yang meliputi akuntansi, verifikasi, perbendaharaan dan Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah; j. melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penelitian kelengkapan SPP-LS pengadaan barang/jasa yang disampaikan Bendahara Pengeluaran dan disetujui oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, meneliti kelengkapan SPP-UP, SPP-GU, SPP-TU dan SPP-LS gaji dan tunjangan lain yang diajukan Bendahara Pengeluaran, melakukan verifikasi Surat Permintaan Pembayaran, melakukan verifikasi harian atas penerimaan, melaksanakan akuntansi SKPD, menyiapkan laporan keuangan SKPD yang meliputi Laporan Realisasi Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah, Neraca SKPD dan Catatan atas Laporan Keuangan SKPD; 9

10 k. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan secara rutin dan berkala agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan; l. melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi pengelolaan daftar hadir pegawai, buku penjagaan kenaikan gaji berkala, buku penjagaan kenaikan pangkat, buku penjagaan pensiun, daftar untuk mendapatkan tunjangan keluarga, daftar nominatif PNS, daftar urut kepangkatan, data usulan asuransi kesehatan, kartu suami, kartu istri, kartu pegawai, tabungan asuransi pegawai negeri, usulan bebas tugas, usulan pensiun, tabungan perumahan, usulan cuti, pendidikan dan pelatihan serta administrasi kepegawaian lainnya dengan cara mengecek data masing-masing usulan agar usulan dapat diproses lebih lanjut; m. melaksanakan urusan surat menyurat meliputi surat masuk dan surat keluar menggunakan kartu kendali agar surat terkontrol dengan baik; n. melaksanakan pengelolaan kearsipan dan pengelolaan perpustakaan dengan cara menyusun arsip/dokumen sesuai dengan jenisnya untuk mempermudah pencarian arsip sewaktuwaktu dibutuhkan; o. melaksanakan urusan rumah tangga kantor; p. melaksanakan urusan administrasi perlengkapan meliputi barang pakai habis dan barang inventaris; q. menyelia pelaksanaan evaluasi dan pelaporan meliputi Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, serta mengkoordinasikan penyiapan data Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Bupati, Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan laporan lainnya baik laporan berkala maupun insidentil sesuai dengan ketentuan yang berlaku; r. memberikan penilaian pekerjaan kepada bawahan dengan cara mengisi nilai pada realisasi Sasaran Kerja Pegawai guna mengetahui kinerja pegawai serta untuk kepentingan pengembangan karier dan administrasi kepegawaian; s. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan untuk mendapat petunjuk lebih lanjut; t. memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai bahan masukan untuk menentukan kebijakan lebih lanjut; dan u. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan. Kepala Subbagian Tata Usaha pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai 6 (enam) jabatan fungsional umum sebagai berikut: 10

11 1. BENDAHARA PENGELUARAN Uraian tugas Bendahara Pengeluaran pada Subbagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menerima, menyimpan, menyetorkan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam rangka pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah pada SKPD sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; c. memungut Pajak Penghasilan dan pajak lainnya serta menyetorkan seluruh penerimaan potongan dan pajak yang dipungutnya ke rekening Kas Negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. menatausahakan pengeluaran, permintaan pembayaran dengan menggunakan/mengerjakan Buku Kas Umum, Buku Simpanan Bank, Buku Pajak, Buku Panjar, Buku Rekapitulasi Perincian Obyek, Register SPP UP/GU/TU/LS dan dokumen pendukung SPP-LS yang ditutup setiap bulan dengan sepengetahuan dan persetujuan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran; e. mempertanggungjawabkan secara administratif penggunaan Uang Persediaan/Ganti Uang Persediaan/Tambahan Uang Persediaan kepada Kepala SKPD selaku Pengguna Anggaran/ Pengguna Barang paling lambat tanggal 5 (lima) bulan berikutnya dengan melampirkan Buku Kas Umum, Ringkasan Pengeluaran Perincian Obyek yang disetor dengan pengeluaranpengeluaran yang sah dan bukti atas penyetoran Pajak Pertambahan Nilai/Pajak Penghasilan ke Kas Negara; f. menyampaikan laporan pertanggungjawaban fungsional atas pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnya kepada Kepala Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah selaku Bendahara Umum Daerah paling lambat tanggal 5 (lima) bulan berikutnya setelah diterbitkannya Surat Pertanggungjawaban Pengeluaran oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran; g. melakukan verifikasi, evaluasi dan analisis atas laporan pertanggungjawaban pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu; h. melakukan pemeriksaan kas sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan yang dituangkan dalam berita acara pemeriksaan kas dan register penutupan kas; i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan 11

12 j. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan. 2. PENGADMINISTRASI UMUM DAN KEPEGAWAIAN Uraian tugas Pengadministrasi Umum dan Kepegawaian pada Subbagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. melaksanakan proses administrasi surat masuk/keluar dengan cara mempelajari, mencatat dalam buku agenda surat masuk/keluar dan lembar disposisi sebagai sedian pada pimpinan untuk mendapatkan tindak lanjut; c. mendistribusikan surat masuk/keluar sesuai alamat pengiriman/disposisi agar surat masuk/keluar segera mendapat tindak lanjut; d. mencatat agenda kegiatan Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah di Papan Rencana Kegiatan Bulanan agar kegiatan dapat berjalan dengan tertib dan lancar; e. meng-update data pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan menyiapkan berkas/file kepegawaian/surat Keputusan mutasi kepegawaian agar tercapai tertib administrasi kepegawaian; f. menyiapkan bahan usulan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil menjadi PNS ke Badan Kepegawaian Daerah sesuai aturan yang berlaku agar pengangkatan tepat waktu; g. menghimpun dan mengarsip Sasaran Kerja Pegawai pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan cara menyediakan formulir pengisian untuk diisi oleh pegawai yang bersangkutan agar diketahui kinerja pegawai dan pengembangan karier serta administrasi kepegawaian; h. menyiapkan daftar hadir pegawai, meng-update buku penjagaan kenaikan gaji berkala, buku penjagaan kenaikan pangkat, buku penjagaan pensiun, mengusulkan daftar untuk mendapatkan tunjangan keluarga, daftar nominatif PNS, daftar urut kepangkatan, data usulan asuransi kesehatan, kartu suami, kartu istri, kartu pegawai, tabungan asuransi pegawai negeri, usulan bebas tugas, usulan pensiun, tabungan perumahan, usulan cuti, usulan mengikuti pendidikan dan pelatihan, usulan mengikuti tugas belajar dan hak-hak kepegawaian lainnya untuk mendapatkan proses lebih lanjut; i. melaksanakan urusan rumah tangga kantor meliputi kebersihan kantor, mengusulkan kebutuhan rumah tangga kantor, pemeliharaan gedung dan sarana prasarana kantor; 12

13 j. melaksanakan pencatatan pengelolaan barang pakai habis dan barang inventaris; k. menyimpan arsip yang dikelolanya sesuai tata cara penyimpanan agar mudah ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan; l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan m. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. 3. PENGADMINISTRASI KEUANGAN Uraian tugas Pengadministrasi Keuangan pada Subbagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menyiapkan daftar tambahan penghasilan dengan cara mengkompilasi dan meng-entry data penghitungan rapel dan tambahan penghasilan sebagai daftar usulan rapel dan tambahan penghasilan; c. menyiapkan bahan pengesahan dan mendistribusikan daftar rapel dan tambahan penghasilan kepada yang berhak menerima; d. menyiapkan Surat Pertanggungjawaban beserta data pendukungnya untuk diproses lebih lanjut; e. menyiapkan bahan laporan surat pertanggungjawaban bulanan dan triwulan dengan mencetak laporan fungsional, mencetak laporan administrasi, dan mengajukan tanda tangan kepada Pengguna Anggaran; f. menyiapkan kelengkapan berkas pengajuan SPP dan SPM serta SPP-LS gaji dan Tunjangan serta penghasilan lain sesuai ketentuan peraturan perundangan yang berlaku; g. menyiapkan kelengkapan berkas SPP-LS dalam rangka pengajuan permintaan pembayaran pengadaan barang dan jasa; h. menyiapkan kelengkapan berkas laporan keuangan SKPD dengan cara mengumpulkan berkas laporan agar laporan keuangan berjalan sesuai dengan waktu yang ditentukan; i. menyiapkan bahan laporan semester dan prognosis realisasi anggaran; j. menyimpan arsip yang dikelolanya sesuai tata cara penyimpanan agar mudah ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan; k. melaporkan hasil pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya kepada atasan yang membawahinya; dan l. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. 13

14 4. PENGOLAH DATA PERENCANAAN Uraian tugas Pengolah Data Perencanaan pada Subbagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menerima dan mengumpulkan data dari semua Kepala Seksi di lingkungan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah; c. menyiapkan bahan penyusunan draf rancangan Rencana Strategis dan Rencana Kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah; d. menyiapkan bahan penyusunan draf Standar Operasional Prosedur dan Standar Pelayanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah; e. mencatat perkembangan dan permasalahan data yang terjadi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk memudahkan penyusunan draf Standar Operasional Prosedur dan Standar Pelayanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah; f. menyiapkan dan meng-entry data Rencana Kerja dan Anggaran, Dokumen Pelaksanaan Anggaran, Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran serta anggaran kas sesuai waktu yang ditentukan; g. menyiapkan dan mengolah data laporan evaluasi Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Rencana Strategis, Rencana Kerja SKPD, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan laporan lainnya; h. menyimpan arsip yang dikelolanya sesuai tata cara penyimpanan agar mudah ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan; i. melaporkan hasil pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya kepada atasan yang membawahinya; dan j. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. 5. PENJAGA KANTOR Uraian tugas Penjaga Kantor pada Subbagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menyiapkan sarana dan prasarana dalam rangka penjagaan kantor; c. menjaga, mengawasi, serta mengamati pintu keluar maupun pintu masuk kantor sebagai bentuk kewaspadaan dan 14

15 pengamanan; d. mencatat tamu yang datang dan menanyakan maksud kedatangannya agar dapat diketahui dengan jelas kepentingannya; e. mengarahkan dan menunjukkan tamu yang datang sesuai dengan tujuan yang dikehendaki; f. memeriksa keadaan kantor dan lingkungannya dengan cara meneliti, memantau, dan mengamati sekeliling kantor agar terhindar dari kejadian yang tidak diinginkan; g. mencatat ke dalam buku penjagaan segala kejadian yang ada di lingkungan kantor untuk dilaporkan kepada atasan; h. membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas kedinasan berupa penerimaan telepon ataupun surat-surat dinas yang terkirim di luar jam kerja agar proses kerja kedinasan berjalan lancar dan efektif; i. menjaga kebersihan lingkungan kantor secara rutin agar situasi kerja yang kondusif dan nyaman selalu terjaga; j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan k. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan. 6. CARAKA Uraian tugas Caraka pada Subbagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menerima dan mencatat surat ke dalam kartu kendali surat masuk untuk dapat diproses lebih lanjut; c. menyortir surat sesuai dengan jenis dan ketentuan yang akan dikirim untuk mempermudah pengiriman ke alamat yang dituju; d. menghitung dan menyesuaikan alamat surat yang tercantum dalam buku ekspedisi untuk dikirim ke alamat yang dituju; e. membuat rencana perjalanan dinas untuk mengirim surat dinas sesuai surat perintah untuk kelancaran pelaksanaan tugas; f. menyampaikan surat ke alamat yang dituju sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku serta meminta tanda bukti penerimaan sebagai bahan laporan kepada pimpinan; g. melaporkan hasil pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya kepada atasan yang membawahinya; dan h. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. 7. PENGEMUDI Uraian tugas Pengemudi pada Subbagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : 15

16 a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. memeriksa kelengkapan kendaraan dengan cara mengecek rem, oli, lampu di mesin, air radiator, air aki, tekanan udara ban dan kelengkapan lainnya agar kendaraan dapat dikendarai dengan baik; c. memanaskan mesin kendaraan guna mengetahui kelainan mesin; d. merawat kendaraan dengan cara membersihkan mesin, ruangan dalam dan luar kendaraan agar kendaraan bersih serta mengembalikan kembali pada tempatnya setelah dipakai; e. mengemudikan kendaraan berdasarkan tujuan dan ketentuan lalu lintas yang berlaku agar kendaraan dapat tiba di tujuan dengan selamat; f. memperbaiki kerusakan kecil agar kendaraan dapat beroperasional secara layak; g. menyiapkan bahan bakar minyak pertamax dan kelengkapan administrasi lainnya (surat perintah perjalanan dinas) untuk kelancaran perjalanan dinas; h. melaporkan hasil pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya kepada atasan yang membawahinya; dan i. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. III. KEPALA SEKSI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN Uraian tugas Kepala Seksi Manajemen Perpustakaan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. menyusun bahan perencanaan dan melaksanakan kegiatan Seksi Manajemen Perpustakaan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah berdasarkan program kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah serta hasil evaluasi agar pelaksanaan kegiatan tercapai secara efektif dan efisien; b. mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan tugas; c. menjabarkan perintah Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah secara rinci dan jelas dengan cara memahami isi perintah, konsultasi dan koordinasi serta mencari data pendukung agar perintah tersebut dapat dilaksanakan dengan baik; d. mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai tugas dan fungsi masing-masing agar semua tugas dapat terselesaikan dengan baik dan lancar; e. melaksanakan koordinasi dengan Kepala Subbagian Tata Usaha pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dan para Kepala Seksi pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan cara saling 16

17 memberikan informasi guna menyamakan persepsi dan langkah dalam pelaksanaan tugas; f. mengawasi dan meneliti pelaksanaan tugas bawahan agar hasil pekerjaan sesuai dengan ketentuan; g. mengonsep rencana dan program kerja di bidang perpustakaan dan arsip daerah dengan cara mempelajari peraturan perundangundangan agar terwujud dokumen rencana kerja dan program kerja yang efektif dan efisien; h. melaksanakan kegiatan pengembangan, pengadaan dan pengumpulan bahan pustaka melalui pengembangan koleksi perpustakaan dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, pengembangan layanan dengan pemanfaatan sumberdaya perpustakaan serta pengadaan buku baik melalui pengadaan maupun sumbangan agar terwujud bahan pustaka yang selalu berkembang dan pelayanaan perpustakaan yang optimal; i. melaksanakan kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan menggunakan alat bantu buku Dewey Decimal Classification, Daftar Tajuk Subyek edisi ringkas, Daftar Tajuk Subyek Perpustakaan Nasional edisi revisi; j. melaksanakan kegiatan penyimpanan, perawatan dan penyajian bahan pustaka, karya cetak dan karya rekam melalui pengelolaan pengecapan, inventarisasi, klasifikasi, perlengkapan buku (label, kantong buku, kartu buku, kartu kembali), katalog sementara (deskriptif), penyimpanan buku ke rak/lemari buku, pembuatan katalog jadi dan penyimpanan katalog siap layanan penjilidan, sampul, pemberian kamper, fumigasi serta pengecekan ulang koleksi agar bahan pustaka, karya cetak dan karya rekam terpelihara dengan baik; k. melaksanakan kerja sama pengelolaan perpustakaan dengan SKPD terkait maupun lembaga lain di dalam maupun di luar daerah melalui kerjasama peminjaman koleksi buku dengan perpustakaan lain/instansi lain dengan pengajuan surat kerja sama agar terlaksana kerja sama yang baik; l. melaksanakan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat melalui Perpustakaan Keliling dengan cara layanan perpustakaan keliling dengan menggunakan mobil serta kelengkapannya ke wilayah yang jauh dari jangkauan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah agar layanan perpustakaan sampai kepada masyarakat di wilayah Kecamatan dan Desa; m. memberikan penilaian pekerjaan kepada bawahan dengan cara mengisi nilai pada realisasi Sasaran Kerja Pegawai guna mengetahui kinerja pegawai serta untuk kepentingan pengembangan karier dan administrasi kepegawaian; 17

18 n. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan untuk mendapat petunjuk lebih lanjut; o. memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik sebagai bahan masukan untuk menentukan kebijakan lebih lanjut; dan p. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan. Kepala Seksi Manajemen Perpustakaan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai 2 (dua) jabatan fungsional umum sebagai berikut : 1. PRAMU PUSTAKA Uraian tugas Pramu Pustaka pada Seksi Manajemen Perpustakaan sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menerima dan memeriksa buku maupun bahan pustaka baru yang datang dari Penerbit untuk mengetahui kelengkapan buku; c. mengecap buku maupun bahan pustaka dengan cara memberi cap pada lembar atau halaman yang sudah ditentukan untuk mengetahui kepemilikan bahan pustaka; d. mengiventarisasi bahan pustaka (tercetak dan terekam) dengan memberikan nomor urut induk dan tanggal penulisan untuk mengetahui nomor urut induk dan mengetahui tanggal pencatatan; e. mengklasifikasi bahan pustaka dengan cara memberi nomor klasifikasi yang sesuai dengan subyeknya agar bahan pustaka sesuai dengan klasifikasinya; f. mengkatalog bahan pustaka dengan cara mengetik dan mencatat data fisik bahan pustaka sebagai alat bantu mencari bahan pustaka dan mengetahui kepemilikan bahan pustaka; g. menata bahan pustaka yang terdiri dari buku, majalah, surat kabar, compact disk, kaset dengan menata pada rak atau almari untuk memudahkan pencarían; h. menyusun kartu katalog di almari katalog untuk memudahkan pengunjung, mencari bahan pustaka melalui katalog; i. melayani peminjaman dan pengembalian buku pada layanan sirkulasi; j. melayani pengunjung dalam hal membaca dan penggandaan pada layanan referensi untuk mendapatkan informasi sebagai bahan referensi dalam pembuatan makalah, tugas akhir dan skripsi; k. melayani masyarakat pada wilayah yang jauh dari jangkauan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah melalui Perpustakaan 18

19 Keliling agar pelayanan perpustakaan keliling dapat berjalan lancar; l. melakukan perawatan bahan pustaka dengan cara memberi sampul, menjilid dan memperbaiki buku atau bahan pustaka yang rusak supaya bahan pustaka awet, tidak mudah rusak dan dapat dipakai secara terus menerus; m. mendata dan mengecek ulang koleksi bahan pustaka, karya cetak maupun karya rekam untuk mengetahui data bahan pustaka yang akurat dan kelengkapan bahan pustaka; n. memberikan layanan bercerita kepada siswa Taman Kanakkanak yang datang mengunjungi perpustakaan daerah untuk mengenalkan buku supaya gemar membaca sejak dini; o. memberikan layanan perpustakaan keliling ke Sekolah Dasar dan Taman Kanak-kanak sesuai jadwal dengan memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian sebagai sarana mengenalkan perpustakaan dan meningkatkan minat anak-anak supaya gemar membaca; p. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai evaluasi dan pertanggungjawaban; dan q. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. 2. PENGOLAH DATA PERPUSTAKAAN Uraian tugas Pengolah Data Perpustakaan pada Seksi Manajemen Perpustakaan sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. membuat dan menyusun daftar pesanan pengadaan bahan pustaka untuk mendapatkan tindakan lebih lanjut; c. mengolah bahan rekapitulasi bulanan terkait dengan buku atau bahan pustaka yang dipinjam anggota perpustakaan dengan cermat dan teliti agar administrasi perpustakaan lengkap; d. mengolah bahan laporan dan grafik secara bulanan tentang jumlah pengunjung dan peminjam perpustakaan berdasarkan prosedur yang berlaku agar data pengunjung dan peminjam dapat diketahui; e. membuat dan mencetak draft kartu anggota perpustakaan sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk mengetahui keanggotaan perpustakaan yang valid; f. meng-entry data buku ke Sistem Informasi Perpustakaan berdasarkan data yang ada dengan cermat dan teliti; g. mempersiapkan otomasi perpustakaan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan agar otomasi dapat dijalankan; h. mengecek komputer beserta perangkatnya yang rusak sesuai prosedur yang berlaku agar pekerjaan dapat berjalan lancar; 19

20 i. mengatur pemeliharaan komputer beserta perangkatnya sesuai sesuai dengan prosedur yang berlaku j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai evaluasi dan pertanggungjawaban; dan k. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. IV. KEPALA SEKSI MANAJEMEN ARSIP Uraian tugas Kepala Seksi Manajemen Arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. menyusun bahan perencanaan dan melaksanakan kegiatan Seksi Manajemen Arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah berdasarkan program kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah serta hasil evaluasi agar pelaksanaan kegiatan tercapai secara efektif dan efisien; b. mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan tugas; c. menjabarkan perintah Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah secara rinci dan jelas dengan cara memahami isi perintah, konsultasi dan koordinasi serta mencari data pendukung agar perintah tersebut dapat dilaksanakan dengan baik; d. mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai tugas dan fungsi masing-masing agar semua tugas dapat terselesaikan dengan baik dan lancar; e. melaksanakan koordinasi dengan Kepala Subbagian Tata Usaha pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dan para Kepala Seksi pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan cara saling memberikan informasi guna menyamakan persepsi dan langkah dalam pelaksanaan tugas; f. mengawasi dan meneliti pelaksanaan tugas bawahan agar hasil pekerjaan sesuai dengan ketentuan; g. melaksanakan pengelolaan arsip daerah yang meliputi penerimaan, pengumpulan dan perawatan arsip daerah melalui penataan administrasi kearsipan guna terwujudnya pengelolaan arsip daerah yang efektif dan efesien; h. melaksanakan pemberian pelayanan jasa kearsipan melalui pengelolaan jasa kearsipan guna terciptanya layanan kearsipan yang cepat dan tepat; i. melaksanakan pemindahan, penyerahan arsip serta penyusutan arsip inaktif dan arsip statis, bagi SKPD yang membutuhkan dalam pemindahan, penyerahan dan penyusutan arsip agar tercipta efisiensi tempat penyimpanan arsip; j. melaksanakan kerjasama teknik kearsipan dengan Lembaga Pengabdian Masyarakat Perguruan Tinggi dalam pengelolaan penyimpanan arsip yang tidak terpakai tetapi tidak boleh dimusnahkan; 20

21 k. memberikan penilaian pekerjaan kepada bawahan dengan cara mengisi nilai pada realisasi Sasaran Kerja Pegawai guna mengetahui kinerja pegawai serta untuk kepentingan pengembangan karier dan administrasi kepegawaian; l. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan untuk mendapat petunjuk lebih lanjut; m. memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai bahan masukan untuk menentukan kebijakan lebih lanjut; dan n. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan. Kepala Seksi Manajemen Arsip mempunyai 2 (dua) jabatan fungsional umum sebagai berikut : 1. PENGELOLA ARSIP Uraian tugas Pengelola Arsip pada Seksi Manajemen Arsip sebagai berikut: a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menerima arsip dari SKPD sesuai prosedur yang berlaku untuk dilakukan penyortiran maupun penilaian; c. memilah, menginventarisir, dan menata arsip inaktif dengan cara menyortir arsip agar arsip tertata rapi dan tersimpan dengan baik; d. mengelola arsip inaktif hasil akuisisi dari SKPD lain dalam bentuk tertata maupun tidak untuk dikelola lebih lanjut; e. melaksanakan penataan arsip Satuan Kerja Perangkat Daearah sesuai dengan masalah/ klasifikasi agar data dan arsip daerah tercatat, tertata dengan baik dan mudah dalam proses penemuan kembali; f. menyimpan fisik arsip dinamis ke dalam filling sesuai kode untuk menjaga kerahasiaan data; g. merawat arsip dengan membersihkan dari debu/memberi kamper agar arsip tidak rusak dan terhindar dari serangga; h. melakukan pelayanan kearsipan berdasarkan prosedur yang berlaku agar tercipta pelayanan yang efektif dan efisien; i. memberikan bimbingan, supervisi dan pembenahan kearsipan ke desa sesuai dengan prosedur/klasifikasi yang ditetapkan; j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai evaluasi dan pertanggungjawaban; dan k. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. 2. PENGADMINISTRASI MANAJEMEN ARSIP 21

22 Uraian tugas Pengadministrasi Manajemen Arsip pada Seksi Manajemen Arsip sebagai berikut: a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. mengolah surat masuk dan keluar yang berkaitan dengan kearsipan dengan memberi nomor kendali, lembar disposisi, dan mengklasifikasikan sesuai kode masalah untuk mendapatkan tindakan lebih lanjut; c. melaksanakan ketatalaksanaan kearsipan berdasarkan prosedur yang berlaku agar mudah dalam pencarian; d. menyiapkan bahan publikasi kearsipan berdasarkan prosedur yang berlaku agar informasi dapat tersampaikan kepada masyarakat; e. mengadministrasi data arsip SKPD sesuai dengan prosedur/klasifikasi yang ditetapkan agar data dan arsip daerah tercatat dan tertata dengan baik; f. menyiapkan bahan sosialisasi/workshop kearsipan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan agar pelaksanaan sosialisasi/workshop berjalan dengan lancar; g. mengadministrasi bantuan sarana prasarana kearsipan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan agar kegiatan berjalan lancar; h. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai evaluasi dan pertanggungjawaban; dan i. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. V. KEPALA SEKSI PEMBINAAN DAN PENYULUHAN Uraian tugas Kepala Seksi Pembinaan dan Penyuluhan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai berikut : a. menyusun bahan perencanaan dan melaksanakan kegiatan Seksi Pembinaan dan Penyuluhan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah serta hasil evaluasi agar pelaksanaan kegiatan tercapai secara efektif dan efisien; b. mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan, Keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan tugas; c. menjabarkan perintah Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah secara rinci dan jelas dengan cara memahami isi perintah, konsultasi dan koordinasi serta mencari data pendukung agar perintah tersebut dapat dilaksanakan dengan baik; d. mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai tugas dan fungsi masing-masing agar semua tugas dapat terselesaikan dengan baik dan lancar; e. melaksanakan koordinasi dengan Kepala Subbagian Tata Usaha pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dan para Kepala Seksi pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan cara saling 22

23 memberikan informasi guna menyamakan persepsi dan langkah dalam pelaksanaan tugas; f. mengawasi dan meneliti pelaksanaan tugas bawahan agar hasil pekerjaan sesuai dengan ketentuan; g. melaksanakan pembinaan dan penyuluhan dengan cara mempelajari data dan mengunjungi/memonitor serta menyuluh ke desadesa/sekolah tentang pelaksanaan pengembangan perpustakaan dan kearsipan agar pengelolaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; h. menerima dan mengevaluasi laporan pengelolaan perpustakaan dan kearsipan baik perpustakaan desa, taman bacaan masyarakat, maupun perpustakaan sekolah untuk mengetahui perkembangannya; i. melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan SKPD dan Badan Usaha Milik Daerah agar pengelolaan kearsipan dilaksanakan dengan tertib dan sesuai dengan pedoman yang ada; j. melaksanakan pendataan penyelenggaraan taman bacaan masyarakat, perpustakaan desa/kelurahan sebagai bahan inventarisasi, maupun mengetahui perkembangan koleksi bahan pustaka dan minat baca masyarakat; k. melaksanakan sosialisasi kearsipan baik melalui bimbingan teknik maupun pembinaan ke wilayah, melaksanakan koordinasi dengan SKPD maupun dengan mengundang narasumber dari Pemerintah Provinsi Jawa Tengah untuk memberikan pengetahuan pada Petugas Pengelola Kearsipan; l. melaksanakan pembinaan perpustakaan di Desa/Kelurahan, Taman Bacaan Masyarakat, Sekolah, Perpustakaan milik Pembinaan Kesejahteraan Keluarga, Pondok Baca agar pengelolaan perpustakaan sesuai pedoman; m. melaksanakan pengembangan promosi minat baca dengan membuat leaflet maupun poster, memberikan bimbingan membaca yang baik, membaca untuk belajar, teknik membaca cepat, teknik menemukan informasi fokus, memperkenalkan bentuk fisik buku, mengadakan lomba bercerita dan membuat sinopsis pada anak dan remaja; n. memberikan penilaian pekerjaan kepada bawahan dengan cara mengisi nilai pada realisasi Sasaran Kerja Pegawai guna mengetahui kinerja pegawai serta untuk kepentingan pengembangan karier dan administrasi kepegawaian; o. melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan untuk mendapat petunjuk lebih lanjut; p. memberikan saran dan pertimbangan kepada Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai bahan masukan untuk menentukan kebijakan lebih lanjut; dan q. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan. 23

24 Kepala Seksi Pembinaan dan Penyuluhan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai 2 (dua) jabatan fungsional umum sebagai berikut : 1. PETUGAS TEKNIS PEMBINAAN DAN PENYULUHAN Uraian tugas Petugas Teknis Pembinaan dan Penyuluhan pada Seksi Pembinaan dan Penyuluhan sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. melakukan bimbingan dan penyuluhan kepada SKPD, Badan Usaha Milik Daerah, Perpustakaan Desa, Perpustakaan Sekolah maupun Taman Bacaan Masyarakat dengan metode ceramah, praktek dan tanya jawab agar dapat mengelola perpustakaan dan kearsipan secara baik dan benar sesuai aturan yang berlaku; c. melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap perpustakaan yang telah dilakukan bimbingan dan penyuluhan dengan cara memonitor untuk mengetahui pengelolaan perpustakaan dan kearsipan; d. membuat laporan pengelolaan perpustakaan dan kearsipan pada SKPD, Badan Usaha Milik Daerah, Perpustakaan Desa, Perpustakaan Sekolah maupun Taman Bacaan Masyarakat yang telah dilakukan bimbingan dan penyuluhan untuk mendapatkan evaluasi lebih lanjut; e. memberikan bimbingan membaca yang baik (membaca untuk belajar, teknik membaca cepat, teknik menemukan informasi fokus) dan memperkenalkan bentuk fisik buku kepada anak maupun remaja untuk membangkitkan minat baca; f. melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai evaluasi dan pertanggungjawaban; dan g. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan. 2. PENYIAP BAHAN PEMBINAAN DAN PENYULUHAN Uraian tugas Penyiap Bahan Pembinaan dan Penyuluhan pada Seksi Pembinaan dan Penyuluhan sebagai berikut : a. mempelajari standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas pokoknya agar pekerjaan dapat dikerjakan sesuai petunjuk; b. menerima dan meneliti kebenaran data penyelenggaraan dari Taman Bacaan Masyarakat, Perpustakaan Desa /Kelurahan untuk mendapatkan tindakan lebih lanjut; c. merekap dan menyajikan data penyelenggaraan dari Taman Bacaan Masyarakat, Perpustakaan Desa/Kelurahan untuk mengetahui perkembangan koleksi bahan pustaka dan minat baca masyarakat; 24