PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT PENGAJUAN PEMBUATAN AKTA ONLINE PADA KELURAHAN CIMUNING BEKASI

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2017, pp. 537~ PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT PENGAJUAN PEMBUATAN AKTA ONLINE PADA KELURAHAN CIMUNING BEKASI Johan 1, Wina Yusnaeni 2 1 AMIK BSI Jakarta johan9.f@gmail.com 2 AMIK BSI Jakarta wina.wyi@bsi.ac.id Abstrak Sistem informasi web saat ini sudah semakin maju, kemudahan yang ditawarkan dengan menggunakan sistem informasi sudah banyak digunakan di segala bidang. kususnya dibidang sistem informasi masyarakat dapat mendapatkan informasi secara lengkap melalui internet dan sudah banyak proses administrasi secara online salah satunya dibidang pemerintahan dalam rangka menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Karena seperti yang kita ketahui sistem informasi yang selama ini digunakan masih ada yang sistem manual dimana hal ini menyebabkan antrian daam pengurusan berkas di departemen pemerintahan menjadi sangat lama. Dengan alasan tersebut maka disini penulis akan mencoba membuat perancangan sisten informasi pengajuan akta secara online di kelurahan cimuning bekasi. Dengan perancangan sistem informasi ini bisa diharapkan kemudahan masyarakat dalam mengakses untuk pengajuan pembuatan akata karena masyarakat bisa melakukan pendaftaran tanpa harus datang ke kantor kelurahan.sehingga proses pelayanan masyarakat di tingkat kelurahan menjadi lebih cepat. Kedepannya bisa dikembangkan sistem informasi secara keseluruhan dimana bisa di cetak e- sertifikat. Sehingga memudahkan masyarakat dalam mengakses dan melakukan proses pengajuan dan pencetakan berkas. Keywords: Sistem informasi, web, internet, sisem manual,e-sertifikat 1. Pendahuluan Sistem Informasi berbasis web semakin maju dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin pesat kususnya dibidang sistem informasi masyarakat dapat mendapatkan informasi secara lengkap melalui internet dan sudah banyak proses administrasi secara online salah satunya dibidang pemerintahan. Mulai dari perndataan penduduk, pembuatan paspor secara online dll. Sistem informasi berbasis web mendukung kebutuhan instansi pemerintahan dalam rangka menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan sistem online proses pendataan, penyimpaan serta pelayanan bisa lebih cepat dan efisien. Sistem pelayanan pembuatan akte dikelurahan cimuning masih manggunakan sistem manual dalam penyimpanan dan pelaporan data warga masih menggunakan buku besar tidak mengunakan komputerisasi maka data warga yang disimpan tidak aman. Oleh sebab itu perlunya peningkatan pelayaan dengan cara meningkatkan sistem yang ada menjadi lebih baik salah satunya menjadi sistem berbasis online. 2. Metode Penelitian Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa metode, yaitu: A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini adalah model Waterfall (Mulyarto, 2009:19-20) yang terbagi menjadi lima tahapan, yaitu: 1. Investigasi (Investigation) Membuka website-website dan membuat website yang memiliki kegunaan yang baik. Diterima 16 Februari 2017; Revisi 05 Maret 2017; Disetujui 15 Maret, 2017

2 2. Analisis (Analysis) Bertanya pada orang-orang sekitar mengenai apa saja yang mereka ingin adakan di website ini. Dalam penulisan ilmiah ini penulis menggunakan beberapa metode, yaitu: B. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini adalah model Waterfall (Mulyarto, 2009:19-20) yang terbagi menjadi lima tahapan, yaitu: 1. Investigasi (Investigation) Membuka website-website dan membuat website yang memiliki kegunaan yang baik. 2. Analisis (Analysis) Bertanya pada orang-orang sekitar mengenai apa saja yang mereka ingin adakan di website ini. 3. Disain (Desain) Menyiapkan hardware berupa laptop, software untuk merancang web dan sebagainya. 4. Implementasi (Implementation) Website mulai dilakukan pengkodean dan pengujian langsung ketika web selesai. 5. Perawatan (Maintenance) Perawatan atau maintenance dilakukan setiap minimal sebulan sekali setelah website dioperasikan. B.Tek Pengumpulan Data Tek pengumpulan data yang digunakan penulis dalam melakukan pengumpulan data untuk membuat penulisan ilmiah adalah : 1.Metode Observasi (Method Observation) Melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis. Penulis menggunakan tek observasi di dalam pengumpulan data yaitu agar dapat melihat proses atau prosedur kerja secara langsung dan juga untuk dapat mengetahui secara pasti segala sesuatu yang diperlukan pada saat terjadinya proses. 2.Wawancara (Interview) Tujuan penulis menggunakan tek wawancara adalah untuk mencari dan memeriksa kebenaran suatu informasi juga mendapat informasi yang spesifik dan jelas dari orang yang memiliki pengetahuan yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini. 3.Metode Studi Pustaka ( Method Library Research) Penyusunan tugas akhir ini disusun dan ditunjang dengan membaca buku-buku dan berbagai sumber informasi lainnya yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dalam penyusunan penulisan ini. Landasan Teori A. Website Menurut Arief (2011), Situs web atau sering di sebut dengan website merupakan kumpulan dari halaman web yang sudah dipublikasikan di jaringan internet dan memiliki domain atau Uniform Resource Locator (URL) yang dapat diakses semua pengguna internet dengan cara mengetikan alamatnya. Konsep website yang di gunakan sebagai berikut: 1.Internet Menurut Irawan (2011), Internet merupakan kependekan dari kata internetwork, yang berarti rangkaian komputer yang berhubung dari beberapa rangkaian jaringan. 2.Web Browser Menurut Irawan (2011), Web browser adalah aplikasi yang digunakan untuk menampilkan halaman web berserta kontennya. Saat ini telah terdapat banyak program web browser, antara lain Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera. 3.Xampp Menurut Sukarno (2006), Xampp dikembanglan oleh Apache Friends yang merupakan sebuah website non-komersial yang bertujuan untuk mempromosikan web server Apache. Xampp ditemukan pada musim semi tahun 2002 oleh Kai Oswald Seidler dan Kay Vogelgesang. B.Bahasa Pemrograman Konsep Bahasa Pemograman yang di gunakan dalam penulisan Tugas Akhir sebagai berikut: 1.PHP Menurut Sukarno (2006), PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun Jika dilihat dari versi pertamanya bahwa PHP terdiri dari sekumpulan script PERL yang digunakan untuk mengolah data form dari web. Kemungkinan bahwa PHP singkatan dari Perl Hypertext Prepcessor.. C.Basis Data Menurut Sukamto dan M.Shalahuddin (2013), sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi yang tersedia saat dibutuhkan. KNiST, 30 Maret

3 Konsep Basis Data yang di gunakan dalam penulisan Tugas Akhir sebagai berikut: 1.MySQL Menurut Sukarno (2006), MySQL adalah merupakan perangkat lunak untuk sistem manajemen database (Database Management System). Karena sifatnya yang open source dan memiliki kemampuan menampung kapasitas yang sangat besar, maka MySql menjadi database yang sangat popular di kalangan programmer web. 2.Php MyAdmin Menurut Sadeli (2011), PhpMyAdmin merupakan halaman yang terdapat pada web server. Fungsi dari halaman ini adalah sebagai pengendali database MySql menggunakan web server. D.Model Pengembangan Perangkat Lunak Konsep Model Pengembangan Perangkat Lunak yang di gunakan dalam penulisan Tugas Akhir sebagai berikut: Menurut Sukamto dan M. Shalahudin (2013), Perangkat lunak (Software) adalah program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuhan, model desain, dan cara penggunaan (user manual). Menurut Sukamto dan M.Shalahuddin (2013), Model software development life cycle (SDLC) air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensi linier (sequential linier) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). Tahapan-tahapan dalam The Waterfall Model secara ringkas adalah sebagai berikut: 1.Analisa kebutuhan perangkat lunak Analisa pengumpulan dan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh User. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini diperlukan untuk didokumentasikan 2.Desain Desain perangkat lunak adalah proses multistep yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan prangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplamentasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. 3.Pembantu kode program Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. 4.Pengujian Desain fokus perangkat lunak secara dari segi logika dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan unuk meminilisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5.Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance) Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terditeksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi degan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan mengulang proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru. 3. Pembahasan 1. Analisa Kebutuhan A.Kebutuhan Pengguna Pada web pembuatan akte ini terdapat pengguna yang saling berintegrasi dalam lingkungan sistem yaitu front-end untuk kebutuhan masyarakat dan untuk kebutuhan back-end untuk kebutuhan admin. Setiap pengguna mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda, yaitu: 1.Skenario kebutuhan admin a) Memverifikasi data warga. b) Memberikan pengumuman syarata dan ketentuan bembuatan akte. c) Membuat akte secara online. d) Menupdate program web kelurahan. 2.Skenario kebutuhan warga a) Melihat pengumuman dan syarat pembuatan akte secara online. b) Memasukan data warga yang ingin didaftarkan. c) Mendownload surat pengajuan pembuatan akte secara online d) Mengeprint surat yang telah jadi. KNiST, 30 Maret

4 B.Kebutuhan Sistem Pada aplikasi pembuatan akte terdapat sistem informasi yang digunakan untuk mengendalikan program. Setiap sistem operasi mempunyai kegunaan masingmasing, yaitu: 1. Pengunjung sebelum melakukan download, harus melakukan mengupload data terlebih dahulu. 2. Admin melakukan login untuk masuk ke menu admin dan logout untuk keluar. 3. Sistem harus dapat mengubah, mengedit dan menambah data yang terdapat pada menu admin. 2. Rancangan Perangkat Lunak Berikut adalah tampilan rancangan antar muka (interface) yang terdapat pada pembuatan akte secara online yang telah dibuat oleh penulis: A. Rancangan antar muka Tampilan Awal C. Rancangan Antar Muka input Data kematian Gambar 3. Rancangan antar muka inout data kematian D. Rancangan antar muka data pindah Gambar 1 Rancangan Antar Muka Halaman Awal B. Rancangan Antar muka Inout data kelahiran & Upload Gambar 4. Rancangan Antar Muka Input data pindah Gambar 2. Rancangan antar muka input data kelahiran dan upload KNiST, 30 Maret

5 Rancangan Basis Data A. ERD Struktur Navigasi Halaman Admin Admin Tgl_pindah Tempat_lrhpdh Alamat_baru Alamat_lama Pekerjaan_pdh Jenis_kelpdh Nm_pindah tanggal Index Kelengkapan_p indah Beranda Verifikasi Data Pemantauan Ket_pdh spindah Status_pindah logout Ganti Pass Admin Home Verifikasi data Kelahiran Verifikasi Data Verifikasi Data Pindah Pemantauan Penduduk Edit Hari_lahir Note_pindah Agama_lahir pekerjaan Tambah Edit edit Tambah Cari Tempat_lahir Tgl_lahir Nm_lahir Membuat rw Id_pemantauan nama edit edit Nama_bapak Nama_ibu skelahiran Membuat pemantauan Tempat_lahir rt Gambar 7. Struktur Navigasi Halaman Admin Alamat_lhr Tanggal_lahir warga Membuat alamat ket Status_lahir Alamat_mati Index Kelengkapan_l ahir Nm_ibu skematian Tempat_lahir Jenis_kelamin Note_lahir Nm_bapak Hari_lhrmati agama ket Kelahiran Pindah/ Keluar Jenis_meningg al Nm_meninggal Keengkapan_m ati Note_mati status Gambar 5. ERD Persyaratan Input data Terakhir Print Surat Persyaratan Input Data Print Surat Persyaratan Inout data Pindah/ keluar Print Surat Submit Submit Submit Gambar 8. Struktur Navigasi Halaman warga Implementasi 1. Halaman Login Gambar 9 Halaman login Admin Gambar 6 LRS Gambar 10 Halaman home admin KNiST, 30 Maret

6 Awam. Palembang: Penerbit Maxikom. Sukamto, Rosa A., dan M. Shalahudin Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika. Sukarno, Mohamad Membangun Website Dinamis Interaktif dengan PHP-MySql (Windows dan Linux). Jakarta : Eska Media. Gambar 11 Implementasi Verifikasi Data Kelahiran Gambar 12 Implementasi Verifikasi Data 4. Simpulan Dengan menggunakan sistem secara online dapat meringankan dan mempercepat proses kerja dalam menggunakan data mengakses data yang diperoleh petugas kelurahan dan pengarsipan data, Dalam memberikan persyaratan petugas kelurahan dapat memberikan informasi yang akurat dengan kemungkinan kesalahan sekecil mungkin, Dapat menghemat waktu dan tenaga dalam menghasilkan suatu laporan yang baik, akurat dan tepat waktu sehingga dapat digunakan dalam mengambil keputusan dalam waktu tertentu. Referensi Arief, Rudyanto M Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySql. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET. Irawan Panduan Berinternet untuk Orang Awam. Palembang: Penerbit Maxikom. Sadeli, Muhammad Membuat Toko Online Dengan PHP Untuk Orang KNiST, 30 Maret