TINJAUAN KEBIJAKAN DAN PERAN PETUGAS REKAM MEDIS DALAM PENYIMPANAN DRM RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA SEMARANG TAHUN 2017

Transkripsi

1 LEMBAR PENGESAHAN ARTIKEL ILMIAH TINJAUAN KEBIJAKAN DAN PERAN PETUGAS REKAM MEDIS DALAM PENYIMPANAN DRM RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA SEMARANG TAHUN 2017 Disusun Oleh : Diah Fatmawati D Telah diperiksa dan disetujui dipublikasikan di Sistem Informasi Tugas Akhir (SIADIN) Pembimbing Maryani Setyowati, M.Kes

2 TINJAUAN KEBIJAKAN DAN PERAN PETUGAS REKAM MEDIS DALAM PENYIMPANAN DRM RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA SEMARANG TAHUN 2017 Diah Fatmawati *), Maryani Setyowati **) *) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro **) Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro diahfatma2602@gmail.com setyowati.maryani@gmail.com ABSTRACT Alignment system of in-patient filing in Bhayangkara Hospital Semarang used Terminal Digit Filing method. But there still had medical records that did not neatly arranged according to its alignment and medical records year had not been arranged into filing shelves although there was an empty space to store medical records. This study aimed to find out how the policy and officers role on inpatient medical records storage. This study was a descriptive study, with observation and interview method. Subjects of this study were head of medical record and 4 medical record officers. Object of this study was the policy and of officers role on inpatient medical records storage. Results showed that storage procedures had not been implemented according to SOPs, Medical records still stored in cardboard so that alignment system was not done according to hospital rules. Medical records storage policy had not been well implemented, storage systems used centralized but in fact decentralized storage systems. Retention constraints, no inpatient filing officer, filing shelves and storage room was less extensive. Officers had performed their task in accordance with its role. Suggestions, Officers should be briefed to know medical record unit policies. Storage system implemeted by centralize with TDF alignment system and announces SOPs of storage and alignment steps. Keywords: Policies, Officer Roles, Filing Literature: 19 ( ) A. Latar Belakang Pelayanan kesehatan yaitu pelayanan yang diberikan untuk memajukan kesehatan masyarakat serta dapat digunakan sebagai penelitian untuk perkembangan ilmu pengetahuan. Salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan tersebut yaitu rumah sakit, yang merupakan instalasi kesehatan yang mengadakan pelayanan kesehatan seperti pelayanan rawat inap, rawat jalan, gawat darurat dan pemeriksan penunjang. Pelaksanaan pelayanan kesehatan rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis, karena rekam medis sangat berperan penting dalam melayani pasien mulai dari awal pasien mendaftar hingga akhir penyimpanan dokumen rekam medis pasien. [1] Penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit sangat penting, karena untuk mengetahui mutu pelayanan yang diberikan serta pengolahan informasi data pasien, adapun pengertian rekam medis merupakan dokumen yang isinya tentang catatan identitas pasien,

3 pengobatan, tindakan serta pelayanan lain yang diberikan pada pasien. [2] Rekam medis terbagi menjadi beberapa unit, salah satunya yaitu bagian filing yang merupakan bagian paling berpengaruh terhadap penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit. Filing berguna untuk penyimpanan berkas atau data pasien, menjaga kerahasiaan isi DRM pasien, dengan kegiatannya berupamenyimpan dokumen rekam medis yang telah selesai dikoding sesuai dengan sistem penjajaran, mencarikan dokumen rekam medis bila ada permintaan peminjaman DRM dengan menuliskan nomor rekam medis pada tracer dan menyelipkan tracer apabila DRM diambil dan ditulis pada buku bon pinjam DRM. [3] Undang Undang Praktik Kedokteran Nomor 29 Tahun 2004 menyatakan bahwa rekam medis sangat penting diadakan di pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan apa yang diharapkan petugas rekam medis harus memiliki kinerja yang baik berdasarkan karakteristik petugas, umur, lama bekerja serta pendidikan ataupun pelatihan karena dalam memberikan pelayanan kepada pasien karakteristik petugas juga diperlukan. [4] Berdasarkan survei awal di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang terdapat 11 petugas rekam medis yang terdiri dari 1 orang sebagai karu SIMRM, 1 orang sebagai kepala rekam medis, 1 orang bertugas di bagian assembling, 2 orang di pendaftaran rawat jalan, 2 orang lainnya di bagian filing rawat jalan, 4 orang di pendaftaran rawat inap dan gawat darurat yang terbagi menjadi 3 shift, yaitu shift pagi, shift siang dan shift malam. Petugas yang berhubungan dengan filing rawat inap yaitu petugas pendaftaran rawat inap dengan tupoksinya yaitu mencatat semua hasil pendaftaran pasien rawat inap seperti hasil negoisasi ruang dan kelas perawatan, meyediakan kelengkapan formulir rawat inap. Petugas Assembling tupoksinya mengambil SHRI, SHRJ, SHGD beserta DRM setiap hari, meneliti kelengkapan serta merakit DRM, mencatat dan mengendalikan DRM yang belum lengkap, menyerahkan DRM yang sudah lengkap ke bagian koding. Petugas Koding/Indeksing tupoksinya mencatat indek penyakit, indek operasi, indek dokter dan indek kematian di kartu indek masing-masing, mengkode jenis penyakit, menyimpan indek pada penyimpanan indek, menyerahkan DRM ke bagian filing. Sistem penjajaran berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang menggunakan metode Terminal Digit Filing (TDF). Metode ini dilakukan dengan mengurutkan 2 angka terakhir dari nomor rekam medis. Sedangkan pada rawat jalan menggunakan sistem penjajaran Straight Numerical Filing (SNF). Kekurangan menggunakan metode SNF yaitu petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angkaangka sehingga menyebabkan dugaan masalah yang terjadi adalah misfile, dengan begitu petugas sibuk untuk melakukan pengawasan dan merapikan DRM agar tidak terjadi missfile. Sistem penjajaran angka akhir digunakan untuk mempermudah petugas dalam mengambil DRM dan sering digunakan dalam penjajaran DRM pada umumnya. Namun yang terjadi dilapangan ditemukan DRM tahun 2014 yang tidak tersusun rapi sesuai dengan sistem penjajarannya dan DRM tahun masih menumpuk belum diberi map folder dan belum tertata kedalam rak filing sesuai sistem penjajaran padahal rak filing masih ada space atau ruang kosong untuk menyimpan DRM dikarenakan pekerjaan yang dilakukan petugas belum maksimal. Dari masalah diatas peneliti tertarik untuk meneliti dan mengetahui tentang Tinjauan Kebijakan dan Peran Petugas Rekam Medis Dalam Penyimpanan DRM Rawat Inap di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang Tahun B. Metode Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan metode obesrvasi dan wawancara. Pengumpulan data dibagi menjadi dua jenis yaitu data primer dan data sekunder. Pengolahan data yang digunakan adalah editing dan penyajian data, dengan Analisa data untuk mengolah data atau hasil penelitian terhadap obyek agar dapat menggambarkan keadaan berdasarkan fakta di lokasi penelitian kemudian dibandingkan dengan teori. Subyek dalam penelitian yaitu 1 petugas kepala rekam medis dan 4 orang petugas rekam medis. Sedangkan objek penelitian

4 adalah kebijakan dan peran petugas dalam penyimpanan DRM rawat inap. C. Hasil dan Pembahasan 1. Hasil penelitian a. Karakteristik Petugas Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada 1 orang kepala rekam medis dan petugas rekam medis di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang yang berjumlah 4 orang petugas mengenai karakteristik petugas, didapatkan hasil sebagai berikut : Tabel 1 Karakteristik Petugas No. Petu gas Umu r (th) 1 A 38 2 B 21 3 C 23 4 D 23 5 E 24 Tingkat Pendidikan D-III Rekam Medis SMK- Multimedia D-III Rekam Medis D-III Rekam Medis D-III Rekam Medis Lama kerja (th) b. Kebijakan Rumah Sakit Dalam Penyimpanan DRM Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang sudah memiliki kebijakan dalam penyimpanan DRM rawat inap, yaitu : a. Dokumen rekam medis disimpan secara sentralisasi. b. Dokumen rekam medis disusun sejajar dengan terminal digit filing (TDF). c. Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan (filing) harus sudah lengkap isi datanya, bila selama 14 hari sejak pasien keluar rumah sakit masih belum lengkap dokumen rekam medis harus didimpan di rak penyimpanan (filing). d. Setiap peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan apaapun yang diijinkan atau sesuai peraturan harus dicatat pada formulir tracer dan buku peminjaman dokumen rekam medis yang ditandatangani penerima dokumen rekam medis. e. Penggunaan dokumen rekam medis untuk untuk penelitian harus dikerjakan dikantor penyimpanan (filing) rekam medis. Pelaksanaan kebijakan di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang : a. Petugas melakukan penyimpanan DRM secara desentralisasi. b. Dokumen rekam medis disusun berdasarkan bangsal perawatan. c. Petugas tidak menggunakan tracer pada saat peminjaman dokumen. c. Peran Petugas Filing Tabel 2 Hasil Observasi dan Wawancara Peran Petugas Filing Petugas Peran Bagian A Melakukan pengawasan, mencatat indek penyakit, indek tindakan, indek B C dokter, indek kematian, mengkode jenis penyakit, menyimpan dan mendistribusika n DRM rawat inap. Melayani pasien mulai awal pelayanan pendaftaran hingga akhir pelayanan Melayani pasien dari Kepala Rekam Medis, Koding/In deksing, Filing rawat inap Pendafta ran rawat inap, gawat darurat shift 1 ( ) Pendafta ran rawat

5 Petugas Peran Bagian awal hingga inap, akhir pelayanan gawat darurat shift pagi shift 2 ( ) D Melayani Pendafta pasien dari ran rawat awal pasien inap, medaftar gawat hingga selesai darurat pelayanan shift 3 ( ) E Mengambil dan menyimpan Assembli ng DRM rawat jalan, mengecek kelengkapan, merakit DRM d. Alur Penyimpanan DRM Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, alur penyimpanan DRM rawat inap di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang yaitu : Pas ien Ra wat Jala n Ra wat Ina p Polik linik Ban gsal Filin g RJ URM Assem bling,k oding/ Indeks ing Filin g RI Alur penyimpanan berdasarkan SOP : a. Menerima buku bantu dan DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode dari fungsi pengkode (koding) / indeksing. b. Menyimpan DRM yang sudah lengkap kedalam rak penyimpanan sesuai dengan metode Terminal Digit Filing dan sesuai dengan nomor rekam medisnya. c. Menyediakan DRM dengan langkah langkah : 1) Menyediakan tracer yang sudah tercatat terisi dari unit pengguna untuk pelayanan pasien atau pengguna yang lain untuk mkeperluan tertentu. 2) Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer tersebut. 3) Menyelipkan tracer pada DRM yang sudah ditemukan. 4) Mengambil DRM yang sudah ditemukan. 5) Mencatat penggunaan DRM pada buku catatan penggunaan SRM (bon pinjam DRM) 6) Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima DRM pada buku catatan penggunaan DRM. d. Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak dengan langkah-langkah : 1) Melihat kode warna pada kelompok atau section pada rak penyimpanan (filing). 2) Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, DRM diambil kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai. Alur penyimpanan belum sepenuhnya terlaksana dengan baik karena dokumen rekam medis setelah di kode tidak disimpan ke dalam rak filing. Gambar 1 Alur Penyimpanan

6 e. Kendala Petugas A B C D E Tabel 3 Kendala Permasalahan atau kendala dalam penyimpanan DRM rawat Inap Susah mencari DRM, mencari DRM menjadi lama, rak filing kurang, ruang arsip kurang luas Tidak ada Ruangan kurang luas Ruangan kurang luas, penyimpanan masih di kardus Ruang kurang luas, rak filing kurang Berdasarkan hasil penelitian didapatkan bahwa kebijakan dan peran petugas rekam medis di dalam melakukan penyimpanan DRM yaitu terdapat kebijakan untuk penyimpanan dan petugas sudah melakukan tugasnya sesuai perannya. 2. Pembahasan a. Karakteristik Petugas Pekerja dengan usia tahun relative memiliki motivasi kerja yang lebih rendah dibandingkan dengan pekerja yang usianya lebih tua. Semakin lanjut usia seseorang maka akan meningkatkan kebijakan seseorang dalam mengambil keputusan, berpikir rasional dan mengendalikan emosi mengambil keputusan. [5] Mayoritas petugas memiliki umur antara tahun. Hal ini umur petugas dapat dikatakan masih muda dan dalam memberikan pelayanan masih mempunyai motivasi yang rendah karena pekerja pada usia muda belum berpijak pada realitas sehingga dalam melakukan pekerjaan sering mengalami kekecewaan yang akan berdampak pada pelayanan yang kurang baik dan kinerja mereka. Tingkat pendidikan petugas rekam medis di Rumah Sakit Bhanyangkara Semarang yaitu semua petugas rekam medis mayoritas lulusan D III rekam medis, dimana petugas lulusan D III RMIK mempunyai pengetahuan yang cukup tentang ilmu rekam medis dan satu petugas dengan pendidikan terakhir SMK sehingga petugas tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang ilmu rekam medis. Bahkan beberapa petugas belum pernah mendapatkan pelatihan tentang rekam medis terutama di bagian filing. Untuk pengalaman kerja, mayoritas petugas memiliki lama kerja 3 tahun, petugas tidak mempunyai pengalaman kerja di bagian filing rawat inap. Hal tersebut dapat menyebabkan tingkat penguasaan dan pengetahuan petugas tentang kebijakan penyimpanan menjadi kurang. Semakin lama seseorang bekerja didalam suatu instansi maka akan mempengaruhi tingginya motivasi dalam bekerja. [5] b. Kebijakan Penyimpanan DRM Kebijakan merupakan aturan yang menyangkut sistem penyimpanan. Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang sudah terdapat kebijakan dalam penyimpanan DRM. Dalam kebijakan dinyatakan bahwa dokumen rekam medis disimpan secara sentralisasi dan berkas rekam medis ditata pada rak penyimpanan dengan metode TDF. Kebijakan tersebut belum sepenuhnya dilakukan dengan baik. Dilihat dari kebijakan dan SOP sistem penyimpanan secara sentralisasi namun pelaksanaan penyimpanannya secara desentralisasi. Hal ini tidak sesuai dengan teori kebijakan yang telah ditetapkan oleh pihak rumah sakit. [20] Keadaan ruang filing Rumah Sakit Bhayangkara Semarang yang belum rapi, dokumen masih disimpan didalam beberapa kardus dan belum dikembalikan ke rak filing serta tidak menggunakan tracer sehingga rawan terjadi kerusakan terhadap DRM serta kehilangan DRM. Dan belum ada aturan pelaksanaan penyimpanan secara khusus.

7 Kelebihan sistem penyimpanan sentralisasi yaitu mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis, mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standarisasikan, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record. Sedangkan kelemahannya petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap, tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam. [21] Sistem penyimpanan desentralisasi kelebihannya adalah efisiensi waktu,sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangannya terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruang lebih banyak. [8] Solusi pelaksanaan penyimpanan seharusnya menyesuaikan dengan prosedur yang telah ada di rumah sakit. Penyimpanan dibuat sentralisasi untuk mengurangi duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. Pimpinan belum melakukan evaluasi untuk menilai pekerjaan khususnya di filing rawat inap kepada petugas rekam medis agar kebijakan penyimpanan DRM dapat dilakukan sepenuhnya dengan baik. c. Peran Petugas Seorang perekam medis memiliki tanggungjawab atas pengelolaan data pasien, seperti yang tercantum pada Permenkes Nomor 55 Tahun 2013 pasal 18 tentang kewajiban perekam medis, yaitu : menghormati hak pasien, menyimpan rahasia pasien sesuai dengan peraturan perundang undangan, memberikan data dan informasi kesehatan berdasarkan peraturan perundang-undangan, mematuhi standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional. [6] Beban kerja adalah sebuah proses yang dilakukan oleh seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas suatu pekerjaan atau kelompok jabatan yang dilaksanakan dalam keadaan normal dalam suatu jangka waktu tertentu. [22] Berdasarkan hasil penelitian peran petugas sudah sesuai teori permenkes nomor 55 tahun Namun, Petugas A harus melakukan pekerjaan dari pukul dengan beban kerja yang berat karena petugas selain melakukan pengawasan terhadap staff nya, petugas juga harus melakukan kegiatan membuat daftar indeks yang terdiri dari indek penyakit, indek tindakan, indek dokter serta indek kematian dan menyimpan indek tersebut. Selain itu, petugas juga melakukan pelayanan mengambilkan DRM pasien jika ada permintaan DRM dari pihak dokter dan mengembalikan DRM tersebut ke tempat semula. Petugas B shift 1 pukul , petugas C shift 2 pukul , Petugas D shift 3pukul dengan pekerjaan yang dilakukan yaitu melayani pendaftaran rawat inap dan gawat darurat. Untuk pasien rawat inap, petugas juga harus memberikan informasi tentang ruang bangsal yang kosong serta fasilitas yang ada, setelah adanya kesepakatan dengan keluarga pasien petugas melakukan konfirmasi ke perawat ruangan. Namun, untuk pasien rawat inap di RS. Bhayangkara Semarang masih terbilang sedikit sehingga beban kerja petugas masih ringan. Petugas E melakukan pekerjaan pukul pekerjaan yang dilakukan petugas yaitu merakit dan mengecek kelengkapan DRM yang telah kembali ke URM. Jika terdapat berkas yang belum lengkap seperti diagnosa dan tanda tangan dokter, petugas harus menemui dokter yang bersangkutan untuk melengkapi DRM tersebut. Beban kerja petugas terbilang tinggi, karena

8 DRM harus segera disimpan maksimal 2x24 jam terhitung dari pasien pulang. d. Alur Penyimpanan Standar Operasional Prosedur adalah suatu instruksi atau langkahlangkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja, dimana SOP memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi. [7] Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang alur penyimpanan belum sepenuhnya dilaksanakan sesuai SOP yang ada. Petugas tidak menyimpan DRM sesuai metode terminal digit filing yang telah ditentukan melainkan disimpan sesuai bangsal. Jika seorang pasien rawat inap datang lebih dari satu kali dan dirawat pada bangsal yang berbeda maka DRM akan disimpan secara terpisah sesuai dengan bangsal perawatannya. Hal ini akan menjadikan penumpukan DRM lebih banyak lagi serta kesinambungan informasi terhadap isi dari DRM pasien tersebut dan juga tidak menggunakan tracer dalam melakukan kegiatan di filing rawat inap. Penyimpanan DRM didalam kardus menjadi tidak efektif karena petugas membutuhkan waktu yang lama untuk mencarikan DRM, jika DRM disimpan pada kardus bagian bawah maka petugas harus membongkar kardus tersebut kemudian ditata kembali seperti semula. Filing rawat jalan di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang menggunakan sistem penjajaran Straight Numerical Filing (SNF). Kekurangan menggunakan metode SNF yaitu petugas harus memperhatikan seluruh angka no.rm untuk menghindari tertukarnya angkaangka sehingga menyebabkan dugaan masalah yang terjadi adalah missfile, dengan begitu petugas sibuk untuk melakukan pengawasan dan merapikan DRM agar tidak terjadi missfile sehingga petugas lebih tertuju pada filing rawat jalan. e. Kendala Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang, kendala saat ini yang menjadi permasalahan penyimpanan DRM rawat inap adalah belum adanya petugas khusus rawat inap untuk mengelola filing rawat inap serta melakukan retensi untuk menimimalisir penumpukan DRM. Menurut Hariandja (2007), sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan di samping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu, SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi, sebagai salah satu fungsi dalam perubahan yang dikenal dengan sumber daya manusia. [23] Menurut Penelitian Nurul Ardhillah dan Durinta Puspasari terkait dengan metode retensi arsip dalam upaya memperlancar pelayanan, bahwa Rumah Sakit Islam Siti Hajar Sidoarjo menerapkan metode retensi dalam proses penyusutan arsipnya, namun penerapan metode retensi arsip ini tidak secara berkala dikarenakan faktor sumber daya manusia. Sistem penyimpanan arsip aktif 5 tahun dan arsip in aktif 2 tahun kemudian dimusnahkan dengan menggunakan metode pencacahan, namun ada beberapa arsip pasien yang mengidap penyakit tertentu bisa disimpan lebih dari 5 tahun bahkan dapat disimpan selamanya. Serta retensi arsip memiliki hubungan yang erat dengan pelayanan karena dengan adanya retensi arsip maka Rumah Sakit Islam Siti Hajar Sidoarjo mampu menyimpan arsip dengan baik sehingga dapat memberikan informasi kepada pasien dengan jelas. Dalam pelayanan arsip RSI Siti Hajar Sidoarjo memiliki standar pelayanan yakni tidak kurang dari 10 menit untuk arsip rekam medis rawat jalan dan tidak kurang dari 15 menit untuk arsip rekam medis rawat inap. Hal ini dipengaruhi oleh tempat penyimpanannya yang desentralisasi

9 sehingga berdampak pada waktu pemberian pelayanan arsip namun hal ini juga sudah diatur dalam peraturan pemerintah mengenai standar waktu pelayanan arsip rekam medis. Tujuan jadwal retensi arsip adalah untuk mempermudah proses penyusutan arsip secara teratur dan terus menerus, mempermudah penyelamatan arsip yang masih memiliki nilai guna permanen, dan meningkatkan efisiensi administrasi dan biaya pemeliharaan arsip, sehingga pada akhirnya dapat mewujudkan tertib arsip di lingkungan kerja atau organisasi. [9] D. Simpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada bulan Juli 2017 maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang terdapat 5 orang petugas yang berhubungan dengan filing rawat inap. Terdapat 4 petugas lulusan D III RMIK sedangkan 1 petugas lulusan SMK yang belum cukup mengetahui tentang ilmu rekam medis sedangkan lama kerja petugas mayoritas <3 tahun. Hal tersebut yang menjadikan tingkat penguasaan pengetahuan serta keterampilan seseorang dalam pekerjaan yang kurang maksimal serta kurangnya pengetahuan petugas tentang kebijakan penyimpanan DRM. 2. Di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang sudah terdapat kebijakan tentang penyimpanan DRM namun kebijakan tersebut belum sepenuhnya berjalan dengan baik. Sistem penyimpanan yang seharusnya sentralisasi namun dilakukan secara desentralisasi. 3. Peran petugas rekam medis di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang melayani pasien dari awal pelayanan hingga selesai pelayanan. Sedangkan peran dibagian filing menyimpan serta mengambilkan DRM untuk kepentingan pasien. Tugas filing rawat inap di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang di lakukan oleh kepala rekam medis dan kaur SIMRM karena tidak adanya petugas khusus untuk filing rawat inap. 4. Di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang sudah terdapat SOP tentang penyimpanan DRM namun dalam alur penyimpanan DRM belum sepenuhnya dilakukan sesuai SOP yang ada. DRM tidak disimpan sesuai metode terminal digit filing dan pasien rawat inap selalu dibuatkan formulir baru sehingga mengakibatkan terjadinya penumpukan dokumen serta belum menggunakan tracer. 5. Kendala yang ada di filing Rumah Sakit Bhayangkara Semarang tidak adanya petugas khusus untuk mengelola ruang filing rawat inap dan mengelola DRM, ruang arsip/peyimpanan yang kurang luas, sarana yang kurang memadai seperti rak filing dan tidak terdapat tracer sehingga mengakibatkan kesulitan pencarian DRM dan membutuhkan waktu yang lama. E. Saran 1. Mengadakan pelatihan rekam medis untuk petugas serta melakukan monitoring untuk menambah motivasi kinerja petugas atau melakukan breefing kepada petugas agar petugas mengetahui kebijakan kebijakan yang ada di unit rekam medis. 2. Sebaiknya sistem penyimpanan desentralisasi diganti dengan sentralisasi karena ruang filing rawat jalan dan rawat inap sudah jadi satu yaitu dengan menyimpan DRM pada rak baru dan membunyikan SOP langkah-langkah mengenai penyimpanan DRM agar filing dapat dikelola oleh petugas dengan baik 3. Seharusnya untuk filing rawat jalan sistem penjajaran SNF di ubah menjadi TDF dengan cara pasien baru ataupun lama yang datang berobat kembali, DRM langsung disimpan secara TDF dengan menyediakan 100 subrak baru. Untuk menjalankan SOP seharusnya membunyikan langkahlangkah untuk menjajarkan DRM. 4. Mengajukan surat permohonan kepada direktur rumah sakit agar sarana prasarana seperti rak filing dan ruang arsip/penyimpanan yang masih

10 kurang dapat segera terpenuhi sehingga menimimalisir terjadinya penumpukan maupun kerusakan DRM. F. Daftar Pustaka 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 340/Menkes/PER/III/ 2010 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit. ( menkes/pmk pdf, diakses tanggal 29 Mei 2017 Jam 23.55) 2. Permenkes No. 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. ( tanggal 8 April 2017, pukul WIB) 3. Anggraeni, Ria. Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis di Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Bhayangkara Semarang. Udinus. ( pdf diakses tanggal 26 Maret 2017, pukul WIB) 4. Undang Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran. oad/penelitian-apikes/jipik1.1-feb- 2016_03.pdf diakses tanggal 24 Maret 2017 pukul WIB) 5. Sukaesih, Fitri. Hubungan Karakteristik Petugas Dengan Kinerja Petugas Rekam Medik di Rumah Sakit Umum Daerah Rokan Hulu. ( /6775/1/09E00787.pdf, diakses tanggal 24 Maret 2017 jam WIB) 6. Oriordan, Tiffani carina dan Savitri Citra Budi. Peran Perekam Medis dalam Menjaga Kerahasiaan Data Genetic Screening Pasien. (jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/articl e/viewfile/28/14 diakses tanggal 20 juli 2017 pukul WIB) 7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran. 8. Penyimpanan Sentralisasi dan Desentralisasi Rekam Medis. ( yimpanan-berkas-rekam-medis.html, diakses tanggal 10 Agustus 2017 jam 10.00) 9. Ardhilah, Nurul dan durinta Puspasari. Analisis Metode Retensi Arsip Dalam Upaya Memperlancar Pelayanan di Rumah Sakit Islam Siti Hajar Sidoarjo. (jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/article/20 613/55/article.doc,diakses tanggal 10 Agustus 2017 jam 13.00)