BAB 4 EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI. kepada pihak manajemen dan pihak lainnya yang terkait dengan sistem informasi

Transkripsi

1 69 BAB 4 EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI 4.1 Perencanaan Evaluasi Tujuan atas tahap perencanaan evaluasi yaitu memperoleh bahan bukti yang memadai dan cukup. Untuk mengetahui bagaimana tingkat kesesuaian implementasi antara sistem informasi dan prosedur pembelian agar sesuai, efektif, efisien dan ekonomis, maka kami melakukan survey ke kantor PT. Inticitra Alda Mandiri guna meminta keterangan kepada pihak manajemen dan pihak lainnya yang terkait dengan sistem informasi pembelian. Dalam pelaksanaannya kami mengumpulkan prosedur, mengumpulkan buktibukti, dan mengevaluasi terhadap bukti-bukti serta laporan yang dilakukan pada PT. Inticitra Alda Mandiri dengan cara menentukan ruang lingkup evaluasi, tujuan, dan pelakasanaan evaluasi serta persiapan penelitian lapangan a. Menentukan Ruang Lingkup Operasi Ruang lingkup dari evaluasi sistem informasi pembelian pada PT. Inticitra Alda Mandiri adalah pengendalian internal yang meliputi pengontrolan informasi seperti: 1. Sistem keamanan yang ada pada perusahaan 2. Pembackupan data 3. Mencari informasi mengenai aliran permanent file yang berupa latar belakang perusahaan dan current file berupa visi, misi, struktur organisasi perusahaan 4. Mencari informasi tentang aliran data pada sistem informasi pembelian pada PT. Inticitra Alda Mandiri

2 70 5. Mencari informasi mengenai tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan 6. Menyiapkan checklist yang akan diserahkan pada bagian pembelian 7. Membuat pertanyaan-pertanyaan untuk wawancara 8. Menarik kesimpulan dari checklist, hasil wawancara, observasi dan study pustaka b. Tujuan Evaluasi 1. Untuk mengetahui apakah sistem informasi pembelian yang ada telah dilengkapi dengan pengendalian-pengendalian yang dapat menekan resiko-resiko seminimal mungkin yang telah dijalankan secara efektif 2. Untuk mendeteksi kelemahan dan kekurangan pada sistem informasi pembelian 3. Untuk menganalisa apakah sistem pembelian telah sesuai dengan standar yang ada pada perusahaan

3 71 c. Persiapan penelitian lapangan Adapun instrument penelitian yang digunakan terdiri dari observasi, wawancara, dan checklist. Sebelum memulai proses evaluasi, dilakukan survey dan observasi kekantor PT. Inticitra Alda Mandiri dengan tujuan mendapatkan informasi tentang prosedur sistem informasi pembelian yang sedang berjalan dan informasi penting lainnya pada PT. Inticitra Alda Mandiri. Selain survey, dilakukan study pustaka dan menggunakan instrumen penelitian yang berupa checklist, wawancara dan study dokumentasi guna mendukung informasi yang lebih akurat. 4.2 Pengumpulan Bukti Evaluasi Bukti-bukti evaluasi adalah segala informasi yang diperlukan untuk mendapatkan fakta yang sesungguhnya. Pengumpulan bukti evaluasi diperoleh dari pihak yang berkaitan dengan materi evaliasi seperti dari bagian mangement information system (MIS) dan bagian pembelian. Beberapa pendekatan teknik yang dilakukan untuk mengumpulkan bukti-bukti evaluasi adalah sebagai berikut: 1. Observasi Obeservasi dilakukan untuk mengumpulkan data dengan cara survey ke PT. Inticitra Alda Mandiri secara langsung guna melihat aktifitas yang terjadi sehingga didapatkangambaran umum mengenai bidang usaha, struktur organisasi, dan proses bisnis yang ada diperusahaan. 2. Checklist Pengumpulan data yang dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak yang terkai untuk dijawab.

4 72 3. Wawancara Meminta keterangan secara lisan untuk mendapatkan informasi kepada bagian pembelian dan pihak-pihak yang terkait dengan sistem informasi pembelian. Wawancara dilakukan jika informasi dan bukti yang didapatkan belum cukup lengkap atas jawaban yang diberikan responden pada setiap pertanyaan yang ada pada checklist. Dengan demikian dilakukan wawancara dengan pihak yang terkait guna mendapatkan jawaban yang lebih jelas. Kami melakukan wawancara kepad divisi pembelian pada PT. Inticitra Alda Mandiri 4. Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik yang dilakukan dengan memeriksa atau mengevaluasi tehadap dokumen yang dimiliki oleh perusahaan. Pemeriksaan dokumen dilakukan dengan mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti pada dokumen yang ada. 5. Quisioner Quisioner merupakan teknik yang dilakukan dengan membuat daftar pertanyaan yang ditujukan kepada pihak manajemen perusahaan untuk mengetahui kondisi sistem yang ada pada perusahaan. Kami menyerahkan kuesioner kepada bapak christian Mark V, selaku manajer pembelian di PT. Inticitra Alda Mandiri.

5 Pengevaluasian Terhadap Bukti Audit Hasil Temuan dan Rekomendasi Temuan Hasil temuan 1. Tidak ada berita acara kapan dan siapa yang membackup data ( Berdasarkan DS11) 2. Tidak ada pembackupan data secara rutin ( Berdasarkan DS11) 3. Tidak ada server cadangan ( Berdasarkan DS11, DS12) 4. Perusahaan tidak melakukan perawatan hardware secara periodik kecuali jika terjadi error atau kerusakan pada hardware tersebut ( Berdasarkan AI02, AI06, DS03, DS04, ME01, ME04) 5. Tidak terdapat perkembangan TI secara berkala ( Berdasarkan PO07, AI04, DS05,DS07) 6. Tidak ada pelatihan dan pengajaran terhadap pengguna TI ( Berdasarkan DS12, ME02) Rekomendasi 1. Harus terdapat laporan siapa yang membackup data dan kapan dilakukan pembackupan data tersebut 2. Terdapat pembackupan data secara rutin 3. Membuat server cadangan 4. Harus dilakukan perawatan hardware secara periodic 5. Manajemen harus membuat perkembangan TI secara berkala untuk meningkatkan kualitas perusahaan 6. Manajemen harus mengadakan pelatihan guna meningkatkan pengetahuan para karyawan perusahaan

6 Analisis Dampak Resiko Tabel 4.3 Analisis Dampak Resiko NO Temuan Dampak Rekomendasi Tidak ada berita acara Data yang ada bisa Harus terdapat laporan kapan dan siapa yang saja hilang atau dicuri siapa yang membackup membackup data orang yang tidak data dan kapan dilakukan (berdasarkan DS11) bertanggung jawab pembackupan data tersebut 2. Tidak ada pembackupan data secara rutin (berdasarkan DS11) 3. tidak ada server cadangan (Berdasarkan DS12) DS11, 4. perusahaan tidak melakukan perawatan hardware secara periodik kecuali jika terjadi error atau kerusakan pada hardware (Berdasarkan AI02, AI06, DS03, DS04, ME01, ME04) 5. Tidak terdapat perkembangan TI secara berkala (berdasarkan PO07, AI04, DS05, DS07 Jika terjadi kerusakan atau kehilangan data, maka perusahaan akan mengalami kerugian financial Jika server pusat mengalami gangguan atau kerusakan maka sistem yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan perusahaan akan mengalami kerugian financial diakibatkan hardware yang rusak yang secara langsung dapat mempengaruhi kegiatan operasi yang ada diperusahaan Perusahaan tidak dapat bersaing dengan perusahaan lain Perusahaan harus melakukan pembackupan data secara rutin Membuat server cadangan Harus dilakukan perawatan hardware secara periodic Manajemen harus membuat perkembangan TI secara berkala untuk meningkatkan kualitas perusahaan

7 75 6. Tidak ada pelatihan dan pengajaran terhadap pengguna TI (Berdasarkan DS12, ME02) karyawan tidak bekerja secara efektif dalam perusahaan sehingga mengakibatkan kerugian terhadap perusahaan Manajemen harus mengadakan pelatihan guna meningkatkan pengetahuan para karyawan perusahaan

8 La poran Hasil Evaluasi Kepada Perihal : PT. Inticitra Alda Mandiri : Laporan Hasil Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Pembelian PT. Inticitra Alda Mandiri Periode : 15 September 2009 sampai dengan 30 Desember 2009 LAPORAN HASIL EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT. INTICITRA ALDA MANDIRI Oleh : Mareana ( ) Serli ( ) Vivi Djohandy ( ) Januari 2010

9 77 I. Tujuan Tujuan dari evaluasi pengendalian sistem informasi pembelian PT. Inticitra Alda Mandiri yaitu : 1. Untuk melihat pengendalian yang ada di dalam sistem informasi pembelian pada PT. Inticitra Alda Mandiri 2. Untuk mengetahui ada tidaknya prosedur yang terkait dengan pengendalian sistem informasi pembelian. 3. Untuk mengetahui kesesuaian penerapan prosedur dengan prosedur berlaku yang tertulis. 4. Untuk membuat laporan evaluasi pengendalian sistem informasi pembelian. II. Ruang lingkup Ruang lingkup dari evaluasi pengendalian sistem informasi pembelian yaitu : 1. Evaluasi terhadap pengendalian yang berhubungan dengan pendefinisian proses teknologi informasi, organisasi dan kerjasamanya. 2. Evaluasi terhadap pengendalian yang berhubungan dengan perolehan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi informasi. 3. Evaluasi terhadap pengendalian yang berhubungan dengan pengelolaan perubahan sistem. 4. Evaluasi terhadap pengendalian yang berhubungan dengan pengawasan dan pengevaluasian kinerja teknologi informasi. 5. Evaluasi terhadap pengendalian yang berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan pengguna.

10 78 III. Metodologi Metodologi penelitian yang digunakan dalam proses evaluasi ini yaitu : 1. Wawancara dengan pimpinan perusahaan dan karyawan yang terkait dengan sistem pembelian untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 2. Observasi atau pengamatan langsung ke back fice dilakukan untuk mengetahui proses bisnis yang dilakukan sehari-hari serta distribusi dokumen pembelian pada PT. Inticitra Alda Mandiri. 3. Documentation dilakukan untuk mempelajari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem persediaan pada PT. Inticitra Alda Mandiri. 4. Checklist sebagai media untuk mengetahui masalah yang ada di perusahaan dengan jawaban ya atau tidak. 5. Kuesioner sebagai media untuk mengetahui lebih rinci mengenai masalah yang dihadapi nantinya. IV. Hasil temuan, dampak resiko, dan rekomendasi Hasil temuan 1. Tidak ada berita acara kapan dan siapa yang membackup data 2. Tidak ada pembackupan data secara rutin 3. Tidak ada server cadangan 4. Perusahaan tidak melakukan perawatan hardware secara periodik kecuali jika terjadi error atau kerusakan pada hardware tersebut 5. Tidak terdapat perkembangan TI secara berkala 6. Tidak ada pelatihan dan pengajaran terhadap pengguna TI

11 79 Dampak resiko 1. Data yang ada bisa saja hilang atau dicuri orang yang tidak bertanggung jawab 2. Jika terjadi kerusakan atau kehilangan data maka perusahaan akan mengalami kerugian financial 3. Jika server pusat mengalami gangguan atau kerusakan maka sistem yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan 4. Perusahaan akan mengalami kerugian financial diakibatkan hardware yang rusak yang secara langsung dapat mempengaruhi kegiatan operasi yang ada di perusahaan 5. Perusahaan tidak dapat bersaing dengan perusahaan lain 6. Karyawan tidak bekerja secara efektif dalam perusahaan sehingga mengakibatkan kerugian terhadap perusahaan Rekomendasi 1. Harus terdapat laporan siapa yang membackup data dan kapan dilakukan pembackupan data tersebut 2. Terdapat pembackupan data secara rutin 3. Membuat server cadangan 4. Harus dilakukan perawatan hardware secara periodic 5. Manajemen harus membuat perkembangan TI secara berkala untuk meningkatkan kualitas perusahaan 6. Manajemen harus mengadakan pelatihan guna meningkatkan pengetahuan para karyawan perusahaan

12 80 V. Simpulan Simpulan yang dihasilkan adalah masih terdapat beberapa sistem yang belum memenuhi standar karena dari hasil evaluasi masih terdapat temuan yang merugikan perusahaan.

13 Perhitungan Tabel 4.4 Perhitungan PO01 contribution PO02 contribution PO contribution

14 82 PO04 contribution PO05 contribution PO06 contribution

15 83 PO07 contribution PO10 contribution AI01 contribution

16 84 AI02 AI03 contribution contribution AI04 contribution

17 85 AI05 contribution AI06 contribution AI07 contribution

18 86 DS01 contribution DS03 contribution DS04 contribution

19 87 DS contribution DS06 contribution DS contribution

20 88 DS08 contribution DS09 DS11 contribution contribution

21 89 DS12 contribution DS13 contribution ME contribution

22 90 ME02 contribution ME 3 contribution ME04 contribution

23 Perhitungan Rata-rata Tabel 4.5 Perhitungan Rata-rata Domain PO (Plan and Organize) Ratarata proses domain Rata-rata tiap domain Ratarata domain PO01 PO02 PO03 PO04 PO05 PO06 PO07 PO total AI (Acquire and Implement) AI01 AI02 AI03 AI04 AI05 AI06 AI Total DS (Deliver and Support) 2.83 DS01 DS03 DS04 DS05 DS06 DS07 DS08 DS

24 92 DS11 DS12 DS Total ME (Monitoring and Evaluate) ME01 ME02 ME03 ME Total Pada hasil Perhitungan rata-rata berdasarkan menggambarkan pengelolaan TI pada sistem informasi pembelian perusahaan saat ini adalah 2,83. Hal ini, berarti bahwa pengelolaan TI perusahaan sudah cukup baik.