Pengukuran Tingkat Kematangan ULP dan Persiapan Lelang Dini TA di Lingkungan Kementerian PUPR Solo, 15 September 2017

Transkripsi

1 Pengukuran Tingkat Kematangan ULP dan Persiapan Lelang Dini TA di Lingkungan Kementerian PUPR Solo, 15 September 2017 Biro PBMN dan Layanan Pengadaan Sekretariat Jenderal KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

2 Outline PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN ULP Latar Belakang Tujuan Variabel Manfaat yang Diharapkan Hasil Pengukuran LELANG DINI Profil PBJ Kementerian PUPR Percepatan PBJ Rencana Aksi Capaian Lelang Dini 2017 KELEMBAGAAN PBJ Kondisi saat ini Harapan ke depan PENDUKUNG ULP Alokasi Dana ULP Kegiatan ULP JABATAN FUNGSIONAL PENGELOLA PBJ SISTEM PBJ TERINTEGRASI PENUTUP

3 1 PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN ULP

4 LATAR BELAKANG

5 Tujuan Memperoleh gambaran terkait level kematangan organisasi ULP Kementerian PUPR Memetakan level organisasi ULP Meningkatkan level kematangan organisasi ULP Memberikan layanan terstandar di seluruh ULP Pelaksanaan PBJ yang optimal

6 Bagaimana caranya? Form Self Assessment dari LKPP Verifikasi bukti fisik Penyiapan roadmap peningkatan kematangan target 2019 minimal level? Monev pelaksanaan roadmap

7 Dasar Form Assessment Capability Maturity Model Integration (CMMI) is a process level improvement training and appraisal program. Administered by the CMMI Institute, a subsidiary of ISACA, it was developed at Carnegie Mellon University (CMU).

8 CMMI Maturity Level

9 Fokus 4 Variabel Organisasi Tata Laksana SDM Manajemen

10

11 Contoh Pengukuran Tingkat Kematangan ULP Variabel : Organisasi Sub Variabel : Struktur

12 Manfaat yang diharapkan Setiap ULP mulai menyadari apa yang seharusnya dilakukan/dimiliki oleh organisasi ULP agar proses PBJ dapat berjalan dengan optimal Setiap ULP melakukan langkah untuk perbaikan dengan guideline yang seragam dan diharapkan roadmapnya tidak terlalu berbeda Proses monev terkait peningkatan level organisasi ULP dapat menjadi lebih efektif dan efisien karena variabel sudah terdefinisi dan disepakati bersama Terjadi proses sharing antar ULP terkait best practices yang dilakukan di organisasi ULP

13 Hasil Pengukuran Tingkat Kematangan ULP Di Lingkungan Kementerian PUPR ULP Kementerian PUPR berada pada level kematangan yang beragam namun beberapa sub variabel masih berada pada level kematangan 1 (satu) sehingga secara keseluruhan level kematangan ULP Kementerian PUPR berada pada level 1 (satu) Rencana Aksi yang akan dilakukan pada tahun ini adalah meningkatkan tingkat kematangan organasasi ULP yang semula berada pada level 1 menjadi level 2

14

15

16

17

18

19

20

21

22 2 LELANG DINI

23

24 Profil PBJ Kementerian PUPR Hampir 75% anggaran Kementerian PUPR kontraktual 2017: Lebih dari 12,670 paket Sekitar 75 Triliun Rupiah Proses Pemilihan internal 35 Unit Layanan Pengadaan (1 Kantor Pusat + 34 provinsi) 860 Kelompok Kerja (Pokja) ULP 2,925 anggota Pokja ULP external Penyedia Jasa 25,000 Spread Indonesian Wide Tahunan Rp 46 T paket *MYC=Multiyears Contract MYC baru Rp 7 T 353 paket MYC Lanjutan Rp 20 T 538 paket Tersebar seluruh Indonesia Tersebar seluruh Indonesia

25 Kunci : Komitmen Pimpinan Fokus: Regulasi, TIK, Monev Strategi Percepatan Pengadaan Arahan Langsung Setiap Raker Di Bulan Agustus TA-1 Terkontrol dengan online progres ke Menteri efek psikologis termonitor setiap saat SEPANJANG TA Surat Edaran Menteri Memulai Pelaksanaan Lelang Dini W4,08-TA-1 : W3, 09-TA-1 Surat Edaran Menteri Persiapan Pelelangan Dini 1. Tujuan Surat Edaran: - Dasar hukum untuk pelaksanaan lelang dini - Panduan apa yang harus dilakukan dalam lelang dini terdapat rencana aksi 2. Reminder penting: - Memasukkan kondisi dalam dokumen lelang bahwa JIKA DANA TIDAK TERSEDIA DI DIPA LELANG GAGAL DAN PENYEDIA TIDAK MENDAPAT GANTI RUGI APAPUN - Tanda tangan kontrak di bulan 1 W3,07-TA- Implementasi Integrasi Sistem Pengadaan Barang dan Jasa 1. Memulai eprcurement sejak Implementasi eprocurement bertahap - Level transaksi elektronik - Wilayah cakupan (tergantung kondisi SDM) 3. Solusi TIK terintegrasi dari perencanaan, tender dan monev. 1. Januari Regulasi TA Berjalan 2. TIK SEPANJANG TA 1. Laporan rutin (mingguan) ke Pak Menteri dan Sekjen 2. Mendeteksi permasalahan 3. Online Monev PBJ yang efektif dan efisien Teknologi Informasi dan Komunikasi

26 Percepatan Pengadaan

27 Percepatan Pengadaan 2017 Arahan Langsung Menteri PUPR di Raker Satker tgl 30 Agustus 2016

28 Arahan Langsung Menteri PUPR di Raker Satker tgl 29 Agustus 2017

29 Percepatan Pengadaan

30 Hal-hal lain yang diatur dalam Surat Sekjen No. KU 0301-Sj/600 Dalam menyusun dokumen pemilihan penyedia barang/jasa agar dicantumkan ketentuan bahwa apabila alokasi dalam dokumen anggaran (DIPA TA. 2018) yang disahkan tidak tersedia dan/atau tidak mencukupi, maka Pengadaan Barang/Jasa dapat dibatalkan dan Penyedia Barang/Jasa tidak dapat menuntut ganti rugi dalam bentuk apapun; SPPBJ dan penandatanganan kontrak PBJ dilakukan setelah DIPA TA disahkan; Untuk lebih meningkatkan kualitas proses pemilihan penyedia barang/jasa, agar terus dipantau dan diawasi proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa, sehingga tetap memegang prinsip pengadaan barang dan jasa seperti efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel, serta memegang teguh etika pengadaan; Kepala ULP agar menyiapkan alokasi anggaran dan sarana prasarana sesuai dengan Keputusan Menteri Nomor 602/KPTS/M/2016; Kendala yang dihadapi selama lelang dini TA agar dapat diantisipasi sehingga tidak terjadi lagi dalam pelaksanaan lelang dini TA. 2018

31 Kendala Selama Pelaksanaan Lelang Dini TA Umum Pembahasan anggaran baru dapat diselesaikan di Bulan Oktober; Belum ada target lelang dini di Satuan Kerja; Pola kerja Pengadaan yang relatif masih sama. Teknis Kesiapan Dokumen Standar Teknis yang menjadi acuan untuk pelelangan terlambat; Kebijakan teknis terkait pengadaan muncul di bulan November 2016, seperti kebijakan penggunaan metode konstruksi/material tertentu yang berakibat harus dilakukan perhitungan ulang HPS; Desain dan EE dari Satker Perencanaan (P2JN) belum siap; Mekanisme penyerahan desain/prototype dari Pusat kepada Satker wilayah tidak formal (hanya pemberian softcopy desain/prototype) mengakibatkan keragu-raguan untuk menggunakan desain tersebut; Readiness kesiapan lokasi dan persyaratan lokasi dari Pemda terlambat; SBU/SIUJK penyedia jasa sudah habis masa berlakunya.

32 RENCANA AKSI LELANG DINI TA 2018

33 Capaian Lelang Dini TA paket 32 T

34 Pengumuman Okt-Des paket (43%) 32 T (66%) *PERSENTASE DARI PAKET LELANG TAHUNAN + MYC BARU

35

36 Selesai Lelang Des-Jan paket (60%)* 18 T (56%)* *PERSENTASE DARI PAKET LELANG DINI

37 Kontrak 26% dari Total Pagu Paket Tahunan + MYC BARU *PERSENTASE DARI PAKET LELANG DINI Jan paket (40%)* 13 T (40%)* 8,4 T 2016

38 PERCEPATAN PENYERAPAN ANGGARAN Percepatan Penyerapan Anggaran Pengumuman Lelang

39

40 Paket Rencana Lelang Dini Kementerian PUPR TA Per Paket 3,000 Status Data : emonitoring tanggal 13 September ,500 2,561 2,000 1,500 1,581 1,000 1, Oktober 2017 November 2017 Desember 2017 Januari 2018 Februari 2018 Maret 2018 Bulan TOTAL PAKET = 5.806

41 Pagu Millions 16,000 14,751 Rencana Lelang Dini Kementerian PUPR TA Per Pagu Anggaran Status Data : emonitoring tanggal 13 September ,000 12,000 10,000 10,327 8,000 6,000 6,488 4,000 2,069 2, Oktober 2017 November 2017 Desember 2017 Januari 2018 Februari 2018 Maret 2018 Bulan TOTAL PAGU ANGGARAN =

42 3 Kelembagaan PBJ

43 Organisasi PBJ Saat Ini Pusdatin

44 Organisasi ULP Saat Ini Keputusan Menteri PUPR No. 602/KPTS/M/2016 Tentang Penetapan Unit Layanan Pengadaan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Total 35 ULP STRUKTUR ULP Kepala Biro/Balai 1 ULP Kantor Pusat oleh Biro PBMN dan LP 34 ULP Wilayah Per Provinsi oleh 6 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional (Ditjen Bina Marga) dan 26 Balai Wilayah Sungai (Ditjen Sumber Daya Air) Kepala Bag/Sub TU

45 Hubungan Kerja ULP Kementerian PUPR

46 ARAH KEBIJAKAN SDM PBJ Sebelumnya/Saat Ini Yang Diperlukan Panitia/ Ad-hoc Anggota Pokja dari Satker Sampingan & rawan intervensi Pokja merangkap pegawai Satker (pekerjaan sampingan), potensi konflik kepentingan Tidak focus Pekerjaan utama di Satker selain pekerjaan sambilan di Pokja Tidak ada pengakuan kompetensi Anggota Pokja bisa diisi oleh pejabat maupun pelaksana manapun di Satker Tidak ada karier Keanggotaan Pokja tugas tambahan, sewaktu-waktu bisa dicopot Permanen/ Berkelanjutan Anggota Pokja dari unit PBJ Profesional & mandiri Pokja pegawai unit PBJ, full time, tidak ada kepentingan Fokus Pekerjaan utama fokus di unit PBJ Ada pengakuan kompetensi Anggota Pokja JFT PBJ yang dibekali kompetensi profesi, sertifikasi, dan diakui keahliannya Jenjang karir JFT PBJ memiliki jenjang dan kepastian karier dengan Angka Kredit

47 ARAH KEBIJAKAN KELEMBAGAAN PBJ 1 2 Menjadi lembaga yang mandiri, permanen dan struktural Memiliki anggaran yang memadai 3 4 Sebagian besar atau seluruh anggota kelompok kerja telah diangkat sebagai Pejabat Fungsional PPBJ dan/atau memiliki kompetensi PBJ Perluasan peran : tidak saja terbatas sebagai penyelenggara proses pemilihan penyedia, namun mampu menjadi pembina stakeholder dan sebagai pusat informasi pengadaan barang/jasa pemerintah KELEMBAGAAN IDEAL Center Of Exellence PBJP

48 PERBANDINGAN UMUM ASPEK BIRO PUSAT DIREKTORAT Alokasi Fungsi Ideal Terdiri dari maksimal 4 (empat) bagian Terdiri dari maksimal 1 (satu) bagian dan 2 (dua) bidang, sehingga untuk mensupport kekurangan fungsi bidang maka ditambah dengan 1 (satu) Balai di Pusat. Terdiri dari maksimal 4 (empat) Subdit dan satu Subbagian Tata Usaha SDM Kebutuhan hanya utk mengisi formasi Biro (tidak perlu perekrutan SDM ULP di Provinsi karena ULP bersifat ad hoc) Pada tahap awal, kebutuhan hanya utk mengisi formasi Pusat dan Balai Selanjutnya dibutuhkan penambahan SDM mengikuti penambahan UPT /ULP Mandiri Kebutuhan hanya utk mengisi formasi Direktorat (tidak perlu perekrutan SDM ULP di Provinsi karena ULP bersifat ad hoc) Sarana Prasarana Hanya untuk di Biro Selain utk Pusat dan 1 Balai pada tahap awal, selanjutnya dibutuhkan penambahan sarana dan prasarana di daerah mengikuti penambahan UPT Hanya untuk di Direktorat Independensi & Kemandirian Penguatan Struktur Organisasi Pengelolaan karier dan kompetensi Kurang independen dan mandiri Tidak dapat menambah UPT Lebih independen dan mandiri (struktur tidak berada di bawah Es 1, jabatan tdk dirangkap) Dapat menambah UPT Tersebar Fokus Tersebar Kurang independen dan mandiri Dapat menambah UPT

49 PERBANDINGAN JENIS ULP Biro Direktorat Organisasi Jenis ULP ULP Adhoc (Eksisting) Pusat ULP Mandiri (Independen) ULP ADHOC (Eksisting) Struktur menempel pada Balai/Balai Besar Keanggotaan Pokja dari orang Satker yang merangkap Seluruh tahapan pengadaan punya potensi dilakukan oleh orang yang sama karena rangkap keanggotaan Implementasi fungsi ULP sangat terbatas Kinerja kurang optimal karena pegawainya merangkap Potensi konflik kepentingan karena rngkap anggota cukup besar ULP MANDIRI (Independen) Struktur berdiri sendiri Keanggotaan Pokja independen diluar struktur Satker Ada pembagian wewenang dengan Satker dalam masing-masing tahapan pengadaan Implementasi fungsi ULP secara ideal Kinerja lebih optimal karena pegawainya fokus Potensi konflik kepentingan dapat diperkecil karena bukan rangkap anggota

50 SUMMARY (1) ALT BENTUK ORGNSS KELEBIHAN KEKURANGAN I BIRO o o Penyesuaian bentuk kelembagaannya lebih mudah karena format Biro adalah format yang baku. ULP Ad Hoc, sehingga tidak memerlukan tambahan sumber daya di daerah. o o o o o Fungsi layanan PBJ sebagai technostructure tidak dapat dijalankan oleh Biro (supporting). Saat ini jumlah Biro sudah maksimal (7 Biro sesuai Perpres No.7 Tahun 2015 Pasal 12 Ayat 1), sehingga pembentukan Biro PBJ akan mengeliminasi eksistensi Biro eksisting. Berada di bawah struktur Eselon I, sehingga kurang independen. Tidak ada peluang untuk menambah struktur operasional. Bentuk ULP Adhoc secara struktur tidak mandiri/independen.

51 ALT BENTUK ORGANISASI KELEBIHAN KEKURANGAN II PUSAT o o o o o SUMMARY (2) hasil kesepakatan di Jakarta Forum I oleh MCA-Indonesia bahwa PBJ adlh fungsi technostructure, bentuk Pusat sesuai. Pusat secara struktur langsung dibawah Menteri. Hal ini sejalan dengan arah pengembangan LKPP dan MCAI yang menginginkan unit organisasi PBJ bersifat mandiri. Dapat menambah struktur operasional dalam bentuk UPT. Fleksibel, karena dapat dibentuk dan dibubarkan sesuai kebutuhan. ULP lebih Independen dengan struktur yang mandiri. o o Jumlah unit eselon III Pusat hanya 3 (tiga) unit, lebih sedikit jika dibanding bentuk Biro dan Direktorat. Masih diperlukan penambahan sumber daya ke depan untuk pembentukan ULP mandiri. III DIREKTORAT o o Struktur telah tersedia karena merupakan restrukturisasi tugas fungsi dari Direktorat Jenderal Pembiayaan Perumahan. Sama seperti Pusat, terdapat peluang untuk menambah struktur operasional. o Fungi technostructure yang diamanatkan kepada struktur yang menjalanan fungsi operating core (Direktorat), akan menurunkan kapasitas fungsi pelayanan eksternal yang dimiliki. o Berada di bawah struktur Eselon I, sehingga kurang independen.

52 4 PENDUKUNG ULP

53 Alokasi Dana ULP KEPMEN PUPR NOMOR 602/KPTS/M/2016 TENTANG PENETAPAN UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PUPR Semua Biaya yang timbul sebagai akibat dikeluarkannya Keputusan ini dibebankan pada Unit Kerja dan Satuan Kerja yang bersangkutan. Unit Kerja Biro/Balai Besar/Balai yang ditugaskan sebagai ULP wajib menyediakan alokasi dana yang memadai untuk operasional dan pengembangan ULP. SURAT SEKJEND NO KU 0301-Sj/600 TENTANG PERSIAPAN PELAKSANAAN PELELANGAN DINI TA Kepala ULP agar menyiapkan alokasi anggaran dan sarana prasarana sesuai dengan Keputusan Menteri Nomor 602/KPTS/M/2016 tentang Penetapan Unit Layanan Pengadaan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

54

55 5 JABFUNG PENGELOLA PBJ

56 Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa JF Pengelola PBJ merupakan JFT Keahlian yang terdiri dari: 1. JF PPBJ Tk. Pertama 2. JF PPBJ Tk. Muda 3. JF PPBJ Tk. Madya Ruang lingkup tugas, meliputi: 1. Perencanaan Pengadaan 2. Pemilihan Penyedia 3. Manajemen Kontrak 4. Manajemen Informasi Aset? Pejabat Fungsional Pengelola PBJ dapat bertugas sebagai Pokja ULP, Pejabat Pengadaan, PPK/Staf PPK, Staf PA/KPA Untuk menjamin kompetensinya, JF PPBJ akan mendapatkan Pendidikan dan Pelatihan dengan Kurikulum yang mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Pengadaan Barang/Jasa (SKKNI PBJ) serta harus mengikuti dan lulus Uji Kompetensi

57 Jenjang Jabatan (Pangkat & Golongan Ruang) JF PPBJ Madya Pembina Utama Muda (IV/c) Pembina Tk.1 (Iv/b) Muda Penata Tk.1 (III/d) Pembina (IV/a) Penata (III/c) Pertama Penata Muda Tk.1 (III/b) Penata Muda (III/a) Penetapan Jenjang Jabatan dan Pangkat mengacu pada Lampiran II PermenPAN-RB 26/2016 tentang Pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional melalui Penyesuaian/Inpassing

58 Unit Kompetensi JF PPBJ Unit Kompetensi JF PPBJ JF PPBJ Pertama JF PPBJ Muda JF PPBJ Madya 1. Mengkaji Ulang Paket Pengadaan Barang/Jasa 2. Memilih penyedia Barang/Jasa 3. Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa 4. Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa 5. Melakukan Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa 6. Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa 7. Mengevaluasi Dokumen Penawaran 8. Mengelola Sanggahan 9. Melakukan Negosiasi 1. Menyusun Spesifikasi Teknis 2. Menyusun Harga Perkiraan 3. Melakukan Evaluasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa 4. Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa 5. Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa 6. Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/ Jasa 7. Melakukan Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa 8. Mengelola Risiko 1. Menelaah Lingkungan Pengadaan Barang/Jasa 2. Melakukan Penyelarasan Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa 3. Merumuskan Organisasi Pengadaan Barang/Jasa 4. Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan Barang/Jasa 5. Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa 6. Mengelola Kinerja

59 Penetapan Kebutuhan JF PPBJ Penetapan Kebutuhan JF PPBJ Instansi Pemerintah melakukan Penyusunan Kebutuhan JF PPBJ per jenjang jabatan melalui E-FORMASI LKPP mengakses data kebutuhan JF PPBJ per jenjang pada E-FORMASI untuk divalidasi LKPP menyampaikan hasil validasi kebutuhan JF PPBJ kepada Menteri PAN-RB dengan tembusan Kepala BKN Menteri PAN-RB menetapkan kebutuhan JF PPBJ per jenjang pada setiap Instansi Pemerintah berdasarkan pertimbangan Kepala BKN dan memperhatikan pendapat Menteri Keuangan Menteri PAN-RB menyampaikan hasil penetapan kebutuhan JF PPBJ per jenjang kepada PPK dengan tembusan Kepala BKN dan LKPP

60 Kebutuhan JF Pengelola PBJ di Lingkungan Kemen PUPR JF PPBJ Pertama Min = 301 Max = 321 JF PPBJ Muda Min = 233 Max = 256 JF PPBJ Madya Min = 134 Max = 151 Kebutuhan JF Pengelola PBJ Min = 668 Max = 728

61 Kebutuhan JF Pengelola PBJ per ULP (1/2)

62 Kebutuhan JF Pengelola PBJ per ULP (2/2)

63 6 SISTEM PBJ TERINTEGRASI

64 Para Pihak Terkait Dengan Proses PBJ

65 KERJA, KERJA, dan KERJA Percepatan Pembangunan Infrastruktur Permasalahan Percepatan Proses PBJ TERTIB ADMINISTRASI, MUTU, WAKTU Pemanfaatan Teknologi Informasi Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu UU Jakons No. 2 Tahun 2017 Sistem Informasi Jasa Konstruksi Terintegrasi PENGADAAN BARANG DAN JASA eprocurement (PBJ elektronik) PENUGASAN SK POKJA 1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan Manual Manual Akses data KAJI ULANG RUP KAJI ULANG RPP BLACKLIST ETENDERING EPURCHASING KONTRAK ADDENDUM BLACKLIST DAN SANKSI SERAH TERIMA PRODUK DATA NON ELEKTRONIK TERSEBAR DATA ELEKTRONIK TERPUSAT DATA NON ELEKTRONIK TERSEBAR KAK, RAB, HPS (BILLING RATE, HARGA SATUAN) RANCANGAN KONTRAK, SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG Akses data Akses data MONEV PBJ TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMA REFERENSI PEKERJAAN, SANKSI, BLACKLIST, BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK Pihak yang terlibat : KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

66 Analisa Kesenjangan KONDISI SAAT INI GAP DAN SOLUSI KONDISI HARAPAN 1. Pelaksanaan Proses Manual di Persiapan dan Pelaksanaan Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil antar pihak, Pelaksanaan Kaji Ulang,Pengajuan Blacklist/Daftar Hitam, Pencarian Data Pendukung Masalah : Kurang Tertib Administrasi, Inefektifitas dan Inefisiensi 2. Data PBJ Tersebar (Waktu,Biaya) dan Tidak Terdatabase Data Tenaga Ahli/Personil Inti, Peralatan Utama, Referensi Pekerjaan, Sanksi Penyedia, Putus Kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Blacklist/Daftar Hitam, Harga Satuan, Billing Rate, Produk Masalah : Kesulitan Akses data dan Monev 3. Backup Dokumen PBJ elektronik belum terpusat Hilang jika terjadi bencana Masalah : Data Dokumen PBJ Kurang Aman GAP Adanya keterbatasan dalam rangkaian proses dan akses data PBJ karena proses dilakukan manual yang mengakibatkan masalah PBJ SOLUSI Pengembangan Sistem PBJ Terintegrasi Berbasis Teknologi Informasi RUANG LINGKUP Tranformasi proses dari manual ke elektronik yang didukung dengan aplikasi, regulasi dan SDM TUJUAN Peningkatan efektifitas dan efisiensi 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik Manfaat : PBJ yang lebih tertib, efektif dan efisien 2. Data PBJ Terpusat dan Terdatabase Manfaat : Kemudahan Akses Data dan Monev 3.Backup Dokumen PBJ Elektronik Terpusat Manfaat: Peningkatan Keamanan Data

67 KERJA, KERJA, dan KERJA Percepatan Pembangunan Infrastruktur Harapan Percepatan Proses PBJ TERTIB ADMINISTRASI, MUTU, WAKTU Pemanfaatan Teknologi Informasi Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu UU Jakons No. 2 Tahun 2017 Sistem Informasi Jasa Konstruksi Terintegrasi PENGADAAN BARANG DAN JASA eprocurement (PBJ elektronik) 1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan PENUGASAN SK POKJA KAJI ULANG RUP KAJI ULANG RPP BLACKLIST ETENDERING EPURCHASING KONTRAK ADDENDUM BLACKLIST DAN SANKSI SERAH TERIMA PRODUK Akses data DATA ELEKTRONIK TERPUSAT DATA ELEKTRONIK TERPUSAT DATA ELEKTRONIK TERPUSAT KAK, RAB, HPS (BILLING RATE, HARGA SATUAN) RANCANGAN KONTRAK, SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG Akses data Akses data MONEV PBJ TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMA REFERENSI PEKERJAAN, SANKSI, BLACKLIST, BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK Pihak yang terlibat : KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

68 Rencana Milestones Fokus: Aplikasi, Regulasi, SDM Tersedianya Aplikasi Tersedianya SE Sekjen 1. Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. W4, W2, : W4, SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem Terselenggaranya TOT W1, TOT : 35 Admin SIULP 2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP Terselenggaranya Sistem Final Terselenggaranya Pelatihan User 1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait W3, : W1, W2, : W1, Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan kebutuhan PBJ di Kementerian 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik 2. Data Terpusat dan Terdatabase 3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat Agustus September Oktober

69 Rencana Milestones Target 25 Agustus 2018-siap pakai Fokus: Aplikasi, Regulasi, SDM Tersedianya Aplikasi Tersedianya SE Sekjen W2, : W4, Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. W4, SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem Terselenggaranya TOT W1, TOT : 35 Admin SIULP 2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP Fitur Aplikasi Terselenggaranya Sistem Final 1. Pengajuan SK Penugasan, W3, : W1, Penyerahan Dokumen terkait persiapan Terselenggaranya Pelatihan User Pengadaan : KAK, RAB, HPS, W2, : W1, Spesifikasi, Rancangan Kontrak 3. Pelaksanaan Kaji Ulang RUP dan RPP 4. Penyerahan hasil pemilihan dari Pokja ke PPK 5. Penyerahan hasil pekerjaan dari PPHP ke PPK 6. Proses Blacklist 7. Input dan Pencarian Data Pendukung : 1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan kebutuhan PBJ di Kementerian 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik 2. Data Terpusat dan Terdatabase 3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Daftar hitam, Sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. Agustus September Oktober

70 Rencana Milestones Fokus: Aplikasi, Regulasi, SDM Tersedianya Aplikasi Tersedianya SE Sekjen 1. Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. W4, W2, : W4, SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem Terselenggaranya TOT 1. TOT : 35 Admin SIULP PROGRES SE 1. Sudah Tersedia Draft (koreksi Karo PBMN dan LP) W1, Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP Terselenggaranya Sistem Final 2. Di dalam SE terdapat alur proses W3, dan : W1, juknis Penggunaan sistem Terselenggaranya Pelatihan User 1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait Agustus September Oktober W2, : W1, Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan kebutuhan PBJ di Kementerian 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik 2. Data Terpusat dan Terdatabase 3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat

71 Rencana Milestones Fokus: Aplikasi, Regulasi, SDM Tersedianya Aplikasi Tersedianya SE Sekjen 1. Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. W4, W2, : W4, SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem Terselenggaranya TOT 1. TOT : 35 Admin SIULP TOT 1. Akan diselenggarakan tanggal 4-5 September 2017 Di Semarang W1, Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP Terselenggaranya Sistem Final 2. TOT untuk Admin SIULP di 35 ULP PUPR Terselenggaranya Pelatihan User 1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait Agustus September Oktober W3, : W1, W2, : W1, Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan kebutuhan PBJ di Kementerian 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik 2. Data Terpusat dan Terdatabase 3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat

72 Rencana Milestones Fokus: Aplikasi, Regulasi, SDM Tersedianya Aplikasi 1. Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Tersedianya SE Sekjen Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Di Referensi Bintaro pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. W4, W2, : W4, SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem Terselenggaranya TOT W1, TOT : 35 Admin SIULP Pelatihan Pengguna ULP Kantor Pusat 2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP 1. Akan diselenggarakan tanggal September 2017 Terselenggaranya Sistem Final Terselenggaranya Pelatihan User 2. TOT untuk 100 orang anggota Pokja ULP Kantor Pusat 3. Diharapkan ada sosialisasi di masing-masing ULP 4. Diharapkan ada sosialisasi di masing-masing UNOR 1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait Agustus September Oktober W3, : W1, W2, : W1, Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan kebutuhan PBJ di Kementerian 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik 2. Data Terpusat dan Terdatabase 3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat

73 Rencana Milestones Fokus: Aplikasi, Regulasi, SDM Tersedianya Aplikasi Tersedianya SE Sekjen W2, : W4, Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. W4, SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem Regulasi SE Sekjen Terselenggaranya TOT W1, TOT : 35 Admin SIULP 2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP Terselenggaranya Sistem Final 1. Status terakhir di Biro Hukum 2.Target Mid September 2017 di ttd Terselenggaranya 3. Lampiran alur dan juknis Pelatihan User 1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait Agustus September Oktober W3, : W1, W2, : W1, Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan kebutuhan PBJ di Kementerian 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik 2. Data Terpusat dan Terdatabase 3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat

74 Rencana Milestones Fokus: Aplikasi, Regulasi, SDM Tersedianya Aplikasi 1. Fitur Aplikasi : Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil Tersedianya SE Sekjen Pelaksanaan Kaji Ulang, Input dan Pencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan. Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk. W4, W2, : W4, Terselenggaranya TOT W1, TOT : 35 Admin SIULP Penggunaan Sistem PBJ Terintegrasi 2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP 1. Untuk penugasan Pokja September Untuk proses lelang Oktober 2017 Terselenggaranya Sistem Final Terselenggaranya Pelatihan User 1. Sistem sudah digunakan oleh Pihak terkait W3, : W1, W2, : W1, Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan kebutuhan PBJ di Kementerian 1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik 2. Data Terpusat dan Terdatabase 3. Backup Dokumen Elektronik Terpusat 2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem Agustus September Oktober

75 Identifikasi Potensi Kendala dan Strategi Penyelesaian POTENSI KENDALA STRATEGI PENYELESAIAN 1. Pengguna kesulitan mengoperasikan aplikasi karena merupakan sistem yang baru dan terbatasnya waktu pelayanan kantor 2. Rentang kendali Bagian Layanan Pengadaan terbatas 1. Peningkatan Layanan Pengguna: a. Layanan ehelpdesk melalui WA dan Handphone: 20 jam x 6 hari (Senin-Sabtu) b. Layanan pelatihan/konsultasi rutin setiap hari kerja Jam WIB c. Penyediaan materi pelatihan melalui website ULP 2. Optimalisasi peran ULP dan perangkatnya (TOT) yang tersebar di seluruh provinsi untuk sosialisasi dan pelatihan 3. Resistensi karena perubahan sistem dari manual ke elektronik 3. Pemantauan rutin melalui rapat mingguan terkait progres dan lapor ke atasan (Sekretaris Jenderal)

76 SOP ULP Unduh di menu SOP dan Standar Dokumen

77