EVALUASI SISTEM INFORMASI INVENTORY MENGGUNAKAN METODE COBIT 4.1 PADA PT. POINT BREAK INDONESIA

Transkripsi

1 EVALUASI SISTEM INFORMASI INVENTORY MENGGUNAKAN METODE COBIT 4.1 PADA PT. POINT BREAK INDONESIA Irvan Christian Drajad Wiryawan Jurusan Komputerisasi Akuntansi, School of Information System, Universitas Bina Nusantara, Jln. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat nomer telp Abstract The purpose of this research are to identify the problems, the limitations associated with the inventory process in the PT. Point Break Indonesia, measuring the maturity level on inventory process, and to measuring the performance of on going with the procedures in the set, as well as to provide recommendation or solution to reduce the risk that may occurred in the inventory process. The research methodology which have used to measuring the maturity level on inventory process by formulating a research object, the method of data collection by observation, interview, and questionnaires, as well as the study of literature. The framework used in this study is Cobit 4.1. The outcomes of the measurement maturity level inventory process at the PT. Point Break Indonesia has reached level 2 namely repeatable but intuitive. The conclusion of inventory process at the PT. Point Break Indonesia is good enough. Because already have IT strategic planning although the implementation still requires supervision. Keywords: Evaluation, maturity level, inventory, COBIT 4.1

2 Abstrak Tujuan penelitian ialah untuk mengidentifikasikan masalah, kekurangan yang berkaitan dengan proses persediaan (Inventory) pada PT. Point Break Indonesia, mengukur maturity level pada proses persediaan (Inventory), dan melakukan pengukuran kinerja teknologi informasi yang sedang berjalan dengan prosedur yang telah ditetapkan, serta memberikan rekomendasi atau solusi untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada proses persediaan (Inventory). Metodologi penelitian yang digunakan untuk mengukur maturity level pada proses persediaan (Inventory) yaitu dengan merumuskan objek penelitian, metode pengumpulan data dengan observasi, wawancara, dan kuesioner, serta studi kepustakaan. Kerangka kerja yang digunakan dalam penelitian adalah Cobit 4.1. hasil yang dicapai dari pengukuran maturity level proses persediaan (Inventory) pada PT. Point Break Indonesia sudah mencapai level 2 yaitu repeatable but intuitive. Simpulan dari proses persediaan (Inventory) pada PT. Point Break Indoensia sudah cukup baik karena sudah mempunyai rencana strategi TI (teknologi informasi) meski pada pelaksanaannya masih membutuhkan pengawasan. Kata Kunci: Evaluasi, maturity level, Persediaan (Inventory), COBIT 4.1 PENDAHULUAN Perkembangan sistem informasi yang didukung oleh Teknologi Informasi, telah membawa perubahan dan pengaruh di dalam dunia bisnis. Salah satunya pada proses bisnis perusahaan yang bergerak di bidang penyaluran produk kepada pelanggan (Distribution). Distribusi mempunyai peran penting yaitu memastikan barang bisa sampai kepelanggan. Selain itu juga, bertanggung jawab dalam pengadaan pasokan bahan baku dari penyedia (supplier). dan menjaga komunikasi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. Persediaan (Inventory) adalah barang yang diperoleh dan tersedia dengan maksud untuk dijual atau dipakai dalam produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus kegiatan yang normal.menurut Nafarin (2007). Pengertian persediaan (Inventory) adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, ataupun suku

3 cadang dimana bisa dikatakan bahwa persediaan hanyalah suatu sumber dana menganggur, karena sebelum persediaan digunakan berarti data terikat didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lain. menurut Herjanto (2008). Persediaan (Inventory) adalah barang-barang persediaan berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang di mana dapat diperoleh dari sumber-sumber ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan yang menggunakannya.menurut Assauri (2009). Dukungan sistem informasi yang berbasis pada Teknologi Informasi akan mempermudah dan mempercepat proses bisnis tersebut diatas. Salah satu perusahaan yang menggunakan Teknologi Informasi dimaksud adalah PT. Point Break Indonesia. PT. Point Break Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang penyaluran pakaian (garment) dan aksesoris dengan berbasis pada Teknologi Informasi yang tepat, akurat dan lengkap. Selain dalam percepatan proses penyaluran produk PT. Point Break Indonesia juga sangat mempertimbangkan sisi persediaan (Inventory) di dalamnya. Dalam implementasinya, PT Point Break Indonesia masih memiliki beberapa kekurangan di dalam sistem informasinya, seperti kurangnya sistem infrastruktur yang terintegrasi antara proses pembelian yang di lakukan dengan sistem informasi persediaan (Inventory) pada perusahaan. Hal tersebut berakibat pada efisiensi dan efektivitas perusahaan, yaitu kesalahan dalam dokumentasi, kesalahan dalam pengamanan aset perusahaan dan ketepatan di dalam pengiriman maupun penyediaan. Oleh karena hal tersebut di atas maka perlu di lakukan suatu evaluasi terhadap implementasi sistem informasi, yaitu sistem persediaan (Inventory) pada PT.Point Break Indonesia, Hal itu di lakukan agar proses persediaan yang berjalan dapat di ketahui kelebihan maupun kekurangannya, Sehingga kinerja sistem informasi persediaan (Inventory) dan pemanfaatannya dapat meminimalisir terjadinya fraud di kemudian hari, baik itu pada penerimaan barang dan pengembalian barang.

4 Dalam melaksanakan evaluasi sistem persediaan (Inventory), kami menggunakan COBIT (Control Objective for Information and Related Technology). Penentuan pilihan dalam menggunakan COBIT adalah merupakan kerangka kerja audit yang paling lengkap dalam melihat dan mengevaluasi proses-proses yang ada dalam pengelolaan Teknologi Informasi. Dalam penulisan ini, kami akan mengevaluasi sistem persediaan (inventory) pada bagian gudang (warehouse) khususnya proses pembelian barang, penerimaan barang dan pengembalian barang dengan menggunakan standar COBIT 4.1, dimana di harapkan hal tersebut dapat memberikan masukan untuk peningkatan kinerja proses-proses yang terkait dengan sistem persediaan (Inventory) PT. Point Break Indonesia. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan COBIT 4.1, penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data dengan melakukan obeservasi, wawancara dan kuesioner serta studi kepustakaan sesuai dengan pemabahasan yang ada dalam penelitian ini. Pada penelitian ini akan dilakukan pengukuran Maturity level pada proses persediaan (Inventory). PEMBAHASAN Persediaan (Inventory) adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang dimana bisa dikatakan bahwa persediaan hanyalah suatu sumber dana menganggur, karena sebelum persediaan digunakan berarti data terikat didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lain. menurut Herjanto (2008). COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) merupakan kerangka kerja tata kelola TI dan set alat pendukung yang memungkinkan manajer untuk menjembatani kesenjangan/celah diantara kebutuhan control, masalah teknis dan risiko bisnis. COBIT memungkinkan

5 pengembangan kebijakan yang jelas dan praktek yang baik untuk mengontrol TI di seluruh organisasi. COBIT menekankan kepatuhan terhadap peraturan, membantu organisasi untuk meningkatkan nilai diperoleh dari IT, memungkinkan keselarasan dan menyederhanakan pelaksanaan kerangka COBIT. Menurut ISACA (2013) Maturity model adalah suatu cara untuk mengukur bagaimana suatu proses manajemen telah dilakukan. Secara umum, maturity model berguna untuk memampukan perusahaan melakukan branch marking dan identifikasi pembaharuan yang dilakukan. No. Tabel 4.26 Hasil Rekapitulasi Maturity Level Type Hasil Perhitungan Nilai Rata-rata Maturity Level Domain 1. PO 2,45 2. AI 2,16 3. DS 2,70 4. ME 2,60 Total 9,91 Total rata-rata 2,47 Berdasarkan hasil evaluasi pada sistem informasi persediaan (Inventory) yang telah dilakukan dengan metode maturity level pada domain Planning and Organize, Acquire and Implement, Delivery and Support, dan Monitor and Evaluate, telah diperoleh nilai sebagai berikut : 1. Domain PO memiliki nilai maturity level sebesar 2,45, yaitu pada level Repeatable but intuitive. 2. Domain AI memiliki nilai maturity level sebesar 2,16, yaitu pada level Repeatable but intuitive 3. Domain DS memiliki nilai maturity level sebesar 2,70, yaitu pada level defined process. 4. Domain ME memiliki nilai maturity level sebesar 2,60, yaitu pada level defined process.

6 Dengan nilai rata-rata 2,47 untuk keempat domain tersebut, maka perusahaan berada pada level 2, yakni Repeatable But Intuitive dimana perusahaan sudah memiliki tahap di mana manajemen telah memiliki pola untuk mengelola proses terkait pada sistem informasi persediaan (Inventory) yang dijalankan, akan tetapi sebaiknya perusahaan melakukan proses perencanaan sistem informasi yang terstandarisasi untuk membantu proses bisnis. Dimana perusahaan perlu menciptakan dan mengkomunikasikan standar pengelolaan proses terkait dengan proses bisnis perusahaan ke level 3, yaitu Defined process. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan dari pengumpulan data, mengevaluasi dan analisa yang telah dilakukan terhadap sistem informasi persediaan (Inventory) pada PT.Point Break Indonesia yang dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak terkait, observasi lapangan, kuesioner, maka dapat kami simpulkan bahwa : 1. Perusahaan belum memiliki perencanaan infrastruktur teknologi terkait dengan proses bisnis pembelian pada perusahaan. 2. Perusahaan belum membuat rekomendasi jika terjadi kesalahan dalam penginputan data dalam proses bisnis perusahaan. 3. Perusahaan belum memiliki keamanan pengelolaan pada sistem persediaan (Inventory). 4. Berdasarkan hasil evaluasi pada sistem informasi persediaan (Inventory) yang telah dilakukan dengan metode maturity level menunjukan bahwa PT.Point Break Indonesia sudah bisa mengelola proses yang terkait pada sistem persediaan (Inventory). 5. Dengan nilai rata-rata 2,47 untuk keempat domain tersebut, maka perusahaan berada pada level 2, yaitu repeatable but intuitive, dimana perusahaan sudah

7 cukup baik karena sudah mempunyai rencana strategi TI (teknologi informasi) meski pada pelaksanaannya masih membutuhkan pengawasan. Saran Berdasarkan simpulan-simpulan diatas maka kami bermaksud untuk memberikan saran-saran yang berguna untuk meningkatkan atau mengoptimalkan kinerja dan proses persediaan (Inventory) yang berjalan pada PT.Point Break Indonesia antara lain sebagai berikut : 1. Perusahaan perlu membuat perancangan infrastruktur teknologi sesuai dengan proses bisnis pembelian sehingga dapat terintergrasi dengan sistem persediaan (Inventory). 2. Perusahaan perlu membuat rekomendasi untuk menyelesaikan kesalahan (bila terjadi) saat penginputan data dalam proses bisnis perusahaan. 3. Perusahaan harus memiliki pengelolaan kinerja, kapasitas kinerja dan menentukan standard yang ingin di capai perusahaan serta memiliki antisipasi untuk mendukung kinerja dan kapasitas pada masa mendatang. Sebaiknya perusahaan perlu melakukan proses perencanaan sistem informasi yang terstandarisasi untuk membantu proses bisnis, dimana perusahaan bisa menciptakan dan mengkomunikasikan standar pengelolaan proses terkait dengan proses bisnis perusahaan ke level 3, yaitu defined process REFERENSI Acquilano, N.J., Jacobs, F., & Chase, R. B. (2006). Operations Management for Competitive Advantage. Jakarta : McGraw_Hill. Arikunto, Suharsimi dan Cepi Safruddin AJ. (2008). Evaluasi Program Pendidikan. Jakarta : Bumi Aksara. Assauri, S. (2009). Manajemen Pemasaran : Konsep, Dasar, dan Strategi, 1 st edition. Jakarta : Raja Grafindo Persada. Basalamah, A. S. (2011). Auditing PDE Dengan Standar IAI Edisi 5. Depok : Usaha

8 Kami. Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Salemba Empat, Jakarta. Gelinas, Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, 7 th edition. South Western Cengage Learning. Gondodiyoto, Sanyoto. (2009). Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi + contoh Audit charter. Jakarta. Mitra Wacana Media. Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi & Pendekatan Cobit. Jakarta : Mitra Wacana Media. Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi & Pendekatan Cobit, Edisi Revisi. Jakarta : Mitra Wacana Media. Herjanto, E. (2008). Manajemen Operasi. Jakarta : Grasindo. ISACA (2013). COBIT Self-assesment Guide : Using COBIT 5. ISACA 3701 Algonquin Road, Suite 1010, Rolling Meadows, IL IT Governance Institute. (2007). COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines and Maturity Model. USA : ITGI. Indrajit, R. E. (2004). Kajian Strategis Cost Benefit Teknologi Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. James A. Hall. (2011). Information Technology Auditing and Assurance Third Edition. South Western, Cengage Learning. McMillan JH dan Schumacer, S. (2010). Research In Education : Evidence Based

9 Inquiry. New Jersey : Pearson Education Inc. Nafarin, M. (2007). Penganggaran Perusahaan, 3 rd Edition. Jakarta : Salemba Empat. O Brien dan Marakas : O Brien, James A., Marakas, George M. (2008). Management Information System. 8 th Edition. McGraw Hill, New York. Putra, I N. B. (2009). Audit Sistem Informasi Perpustakaan Menggunakan Standar COBIT 4.1 Domain Acquire and Implement (Studi Kasus: STIKOM Surabaya), Tugas Akhir, Program Sarjana, Program Studi Sistem Informasi. Retrieved ( ) from Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Surabaya. Rama. Dasartha V & Jones, Frederick L. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Wibowo., Salemba Empat, Jakarta. Rainer, R.Kelly & Turban, Efraim. (2009). Introduction to Information Systems. Second Edition International Systems Control Journal, Volume 3. USA. Rai, I Gusti Agung. (2008) Audit Kinerja pada Sektor Publik. Salemba Empat, Jakarta. Randal J. Elder, Marrk S. Beasley, and Alvin A. Arens. (2010). Auditing and Assurance Services. Upper Saddle River, New Jersey : Pearson Education, Inc. Restianto, Yanuar E. & Bawono, Icuk Rangga. (2011). Audit Sistem Informasi Menggunakan Active Data for Excel. Yogyakarta : ANDI. Suryanto, Sanyoto Gondodiyoto, Ristianto, Herny, Devi Nathalia (2009). Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sumber Mandiri. CommIT, Journal Vol. 3 No. 1 :

10 Sarno, R. (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi, Surabaya : ITS Press. Sarno, R. (2009). Strategi Sukses Bisnis dengan Teknologi Informasi Berbasis Balanced Scorecard & COBIT. Surabaya : ITS Press. Surendro, K. (2004). Audit Sistem Informasi Rumah Sakit dengan Menggunakan Acuan COBIT. Gematika Jurnal Manajemen Informatika, 6(1), 1 9. The Institute of Internal Auditors (2009) Position Paper : The Role of Internal Auditing in Resourcing the Internal Audit Activity. RIWAYAT PENULIS Irvan Christian lahir di kota Bandung pada 15 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi, School of Information System pada 2015