BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Organisasi Sejarah Organisasi Dinas Pekerjaan Umum adalah suatu kedinasan pemerintahan yang bergerak dibidang pekerjaan umum khususnya didaerah Ibukota Jakarta yang biasa disebut dengan DPU DKI Jakarta, berdasarkan keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 170 Tahun 2002 tentang Organisasi Dan Tata Kerja DPU DKI Jakarta. Dinas Pekerjaan Umum berlokasi di Jalan Taman Jatibaru No. 1 Jakarta telepon (021) DPU memiliki tugas pokok yang meliputi Pembinaan, Pengembangan dan Pengaturan. Pembinaan menangani kegiatan bidang pekerjaan umum meliputi penentuan sasaran dan pewujudan sasaran. Pengembangan menangani kegiatan peningkatan, pengusahaan, dan perluasan kerja sedangkan Pengaturan menangani kegiatan perundang-undangan. Pekerjaan Umum yang dimaksud adalah bidang jalan, bidang tata air, beserta bangunan pelengkapnya dan bidang teknik lingkungan, serta bidang kelengkapan prasarana kota : - Bidang Jalan Yaitu pekerjaan penanganan jalan, jembatan, dan simpang tak sebidang. 56

2 57 - Bidang Air Yaitu pekerjaan pembangunan, pengembangan dan perlindungan tata air, pengendalian banjir dan genangan air, pengaman pantai dan muara, serta konservasi atau pelestarian sumber daya air. - Bidang Teknik Lingkungan Yaitu pekerjaan pembangunan, pengembangan dan perlindungan prasarana dan sarana air limbah dan pemulihan pencemaran air. - Bangunan Pelengkap Jalan Yaitu bangunan yang tidak dapat dipisahkan dari jalan, antara lain tempat parkir, gorong-gorong, talud, tembok penahan tanah, dan saluran tepi jalan. - Bidang Kelengkapan prasarana kota Yaitu bangunan atau tanda-tanda yang melengkapi terpenuhinya atau terwujudnya fungsi prasarana bidang pekerjaan umum, antara lain emplasemen terminal, bangunan menara, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan sarana jaringan utilitas yang berkaitan atau bersinggungan dengan bidang pekerjaan umum Visi dan misi, Tujuan, Strategi dan Kebijakan DPU Visi dan misi yang diemban Dinas Perkerjaan Umum dalam menjalankan tugas dan fungsinya adalah sebagai berikut: Visi DPU DKI Jakarta Mewujudkan prasarana dan sarana bidang perkerjaan umum yang berkualitas internasional. Handal dan bermanfaat bagi masyarakat dalam rangka

3 58 menuju Jakarta bebas banjir dan mendukung penurunan tingkat kemacetan lalu lintas. M isi DPU DKI Jakarta 1. Melakukan pengendalian banjir dan genangan air, peningkatan kualitas air permukaan serta kualitas lingkungan bidang perkerjaan umum 2. Melakukan pengendalian terhadap penggunaan dan pemanfaatan daerah milik jalan, garis sempadan sungai atau kali, waduk, situ atau rawa dan pantai. 3. Memberdayakan masyarakat dalam pembangunan, penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana bidang perkerjaan umum. Tujuan dan sasaran Dinas Perkerjaan Umum dalam pembinaan, pengembangan dan pengaturan prasarana dan sarana bidang perkerjaaan umum adalah: Tujuan Pertama: Berkurangnya lokasi/kawasan banjir diwilayah provinsi DKI Jakarta. Sasaran dari tujuan ini adalah berkurangnya 12 lokasi genangan air/banjir di DKI Jakarta. Tujuan Kedua: Bertambahnya sumber Air Baku(air Permukaan). Sasaran dari tujuan ini adalah terbangunnya situ/waduk retensi dan konservasi air pada 6 lokasi yaitu, waduk Sunter Hulu, waduk Cilangkap,Situ Babakan, Situ Mangga Bolong, Situ Munjul dan situ cimanggis.

4 59 Tujuan Ketiga: Berkurangnya Sumber pencemaran Kali, waduk dan situ. Sasaran dari tujuan ini adalah terbangunnya IPAL pada pada lokasi-lokasi yang telah ditentukan (3 lokasi IPAL pada pasar tradisional, 5 lokasi IPAL pada kantor kecamatan, 7 lokasi IPAL kawasan) Tujuan Keempat: Berkembangnya sistem jaringan jalan. Sasaran dari tujuan ini meliputi: 1. Berkembangnya jaringan jalan sesuai dengan fungsi dan hirarki 2. Meningkatnya kapasitas jalan dan persimpangan 3. Terpeliharanya jalan guna pemantapan pelayanan Ada 4 strategi dasar yang digunakan oleh dimas perkerjaan umum dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, antara lain adalah : 1. Memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang 2. Memanfaatkan kekuatan untuk mengatasi tantangan 3. Mengurangi kelemahan untuk mendapatkan peluang 4. Mengurangi kelemahan untuk meminimalkan tantangan

5 Struktur Organisasi Struktur Organisasi DPU Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum

6 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Kepala Dinas : Memimpin dan melaksanakan tugas dan fungsi perusahaan Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh Bagian, Subdinas, Suku Dinas, Unit Pelaksana Teknis Dinas dan Kelompok Jabatan Fungsional 2. Wakil Kepala Dinas : Membantu Kepala Dinas dalam memimpin pelaksanaan tugas dan fungsi Melaksanakan koordinasi dan pengendalian atas pelaksanaan segala kebijakan yang ditetapkan Kepala Dinas Melaksanakan tugas Kepala Dinas apabila Kepala Dinas berhalangan melaksanakan tugasnya Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. 3. Kelompok Jabatan Fungsional : Melakukan kegiatan dalam menunjang tugas dan fungsi Dinas Pekerjaan Umum sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing. 4. Bagian Tata usaha : Melaksanakan kegiatan pengelolaan dukungan : administrasi umum kepegawaian perlengkapan kerumahtanggaan.

7 62 5. Bagian Keuangan : Melaksanakan kegiatan pengelolaan dukungan administrasi keuangan terhadap pelaksanaan tugas pokok dinas serta pemungutan retribusi dan kompensasi bidang pekerjaan umum. 6. Subdinas Bina Program : Menyelenggarakan kegiatan perumusan kebijakan teknik, pengaturan dan penyusunan program kerja bidang pekerjaan umum serta pengelolaan dukungan teknik. 7. Subdinas Bina Teknik Jalan : Melaksanakan kegiatan pembinaan teknik, pelayanan teknik dan pemberian dukungan teknik perizinan/rekomendasi pembangunan prasarana pekerjaan umum bidang jalan dari aspek perencanaan teknik. 8. Subdinas Bina Teknik Sumber Daya Air : Melaksanakan kegiatan pembinaan teknik, pelayanan teknik dan pemberian dukungan teknik perizinan/rekomendasi pembangunan prasarana dan sarana pekerjaan umum bidang air dan bidang teknik lingkungan dari aspek perencanaan teknik. 9. Subdinas Jalan : Melaksanakan kegiatan pelayanan teknik pekerjaan jalan dari aspek pengendalian teknik, serta pengendalian terhadap penggunaan dan pemanfaatan Daerah Milik Jalan guna mencegah terganggunya fungsi jalan.

8 Subdinas Jembatan : Melaksanakan kegiatan pelayanan teknik pekerjan jembatan dan simpang tak sebidang dari aspek pengendalian teknik, serta pengendalian terhadap penggunaan dan pemanfaatan struktur dan ruang jembatan dan simpang tak sebidang guna mencegah terganggunya fungsi jembatan dan simpang tak sebidang. 11. Subdinas Pengembangan Sumber Daya Air dan Pantai : Melaksanakan pelayanan teknik pekerjaan tata air, pengendalian banjir dan genangan air, pengaman pantai dan muara, dan konservasi sumber daya air dari aspek pengendalian teknik, serta pengaturan dan pengendalian terhadap penggunaan dan pemanfaatan ruang antara Garis Sempadan Kali/Sungai, saluran, waduk, situ/rawa, pantai dan muara untuk mencegah terganggunya fungsi sumber daya air. 12. Subdinas Teknik Lingkungan dan Bina Prasarana : Melaksanakan kegiatan pelayanan teknik bidang teknik lingkungan dan kelengkapan prasarana kota dari aspek pengendalian teknik, pengaturan dan pengendalian terhadap penggunaan dan pemanfaatan bangunan teknik lingkungan dan kelengkapan prasarana kota, pelayanan masyarakat serta pemberdayaan masyarakat. 13. Suku Dinas Pekerjaan Umum Jalan : Melaksanakan pembinaan, pengembangan, pengaturan, pemberian izin/rekomendasi teknik dan pengamanan prasarana dan sarana pekerjaan

9 64 umum bidang jalan berdasarkan kebijakan teknik dari Kepala Dinas dan kebijakan operasional dari Walikotamadya yang bersangkutan. 14. Suku Dinas Pekerjaan Umum Tata Air : Melaksanakan pembinaan, pengembangan, pengaturan, pemberian izin/rekomendasi teknik dan pengamanan prasarana dan sarana pekerjaan umum bidang air dan bidang teknik lingkungan berdasarkan kebijakan teknik dari Kepala Dinas dan kebijakan operasional dari Walikotamadya yang bersangkutan. 15. Seksi Dinas Pekerjaan Umum Jalan Kecamatan : Melaksanakan kegiatan pengajuan usulan program pekerjaan umum bidang jalan, pemantauan dan pelaporan kondisi jalan dan jembatan kecamatan masing-masing, pemeliharaan terhadap jalan dan jembatan, pengawasan teknik terhadap pelaksanaan pembangunan, peningkatan dan pemeliharaan jalan dan jembatan, membantu camat dalam segala kegiatan serta melaksanakan kebijaksanaan dan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Suku Dinas Pekerjaan Umum Jalan. 16. Seksi Dinas Pekerjaan Umum Tata Air Kecamatan : Melaksanakan kegiatan pengajuan usulan program pekerjaan umum bidang air dan bidang teknik lingkungan, pemantauan dan pelaporan kondisi sarana dan prasarana sumber daya air kecamatan masing-masing, pemeliharaan drainase dan bangunan teknik lingkungan, pengawasan teknik terhadap pelaksanaan pembangunan, peningkatan dan pemeliharaan drainase dan bangunan teknik lingkungan, membantu camat dalam segala kegiatan serta melaksanakan

10 65 kebijaksanaan dan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Suku Dinas Pekerjaan Umum Tata Air. 17. Unit Pelaksanaan Teknik Dinas Memberikan dukungan teknis terhadap pelaksanaan tugas pokok, fungsi dinas, dan berperan serta dalam pengembangan asset-asset bidang pekerjaan umum. 18. Seksi Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia): Menyusun rencana dan sistem pengembangan sumber daya manusia berdasarkan rencana pembinaan dan pengembangan program kerja DPU dan SDPU Jalan serta SDPU Tata Air. Melaksanakan analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan pegawai. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan teknik substantif pegawai sesuai dengan kebutuhan rencana pengembangan sumber daya manusia termasuk pengusulan kegiatan tugas dan izin belajar. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia. 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan Skripsi yang kami buat berdasarkan pada struktur organisasi yang ada yaitu pada Subdin Bina Program, Seksi PSDM dan Subbagian Kepegawaian. Secara umum sebenarnya kami hanya membahas Subbagian Kepegawaian, tetapi karena adanya rencana penyempitan atau akan ada susunan organisasi baru pada tahun ini yaitu disatukannya Subbagian Kepegawaian dengan Seksi PSDM maka untuk mengantisipasi hal ini, kami memutuskan untuk membahas Pelatihan pegawai yang diurus oleh Seksi PSDM. Prosedur yang berjalan pada Subbagian

11 66 Kepegawaian meliputi proses Mutasi, Kenaikan pangkat, Kedisiplinan, Cuti, Pesiun, Penghargaan serta Pelatihan. Berikut ini adalah penjelasan dari prosedur yang sedang berjalan pada Subbagian Kepegawaian DPU DKI Jakarta : Mutasi Pegawai Mutasi di DPU disebabkan karena adanya permintaan pegawai dan permintaan Kepala Suku Dinas. Mutasi permintaan pegawai dilakukan karena permintaan dari pegawai itu sendiri sedangkan Mutasi permintaan Kepala Suku Dinas dilakukan hanya sewaktu-waktu jika ada tempat yang kosong atau kinerja pegawai menurun, tujuannya agar pegawai tersebut tidak jenuh atau biasa disebut penyegaran. Prosedur yang berlaku terjadinya mutasi adalah : 1. Adanya usulan dari Kepala Unit/ Kepala Bagian/ Kepala Suku dinas/ Kepala UPT. 2. Keluar disposisi/ catatan persetujuan mutasi dari Kepala Dinas ke Kepala Bagian Tata Usaha. 3. Masuk ke Kepala Bagian Kepegawaian. 4. Masuk ke pegawai yang bertugas di mutasi untuk dibuatkan berkas-berkas seperti : membuat verbal mutasi, persetujuan orang yang melepas dan menerima mutasi, tanda tangan persetujuan dan terakhir tanda tangan Kepala Dinas. 5. Berkas tersebut diberikan pada pegawai yang akan dimutasi.

12 Gambar 3.2 Flowchart Mutasi Pegawai 67

13 Kenaikan Pangkat (Golongan dan Jabatan) Turunnya Surat Keputusan (SK) di DPU terjadi dua periode dalam setahun, yaitu dibulan april dan oktober. Kenaikan pangkat dibedakan menjadi dua jenis yaitu kenaikan golongan dan kenaikan jabatan pilihan. Kenaikan golongan terjadi dalam kurun waktu 4 tahun sekali sedangkan kenaikan jabatan pilihan hanya dilakukan khusus untuk pejabat. Prosedur kenaikan pangkat di atur sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 tahun 2002 yaitu : 1. Inventarisasi pegawai yang akan diusulkan. 2. Membuat surat edaran dari Kepala Unit/ Kepala Bagian/ Kepala Suku dinas/ Kepala UPT. 3. Menerima berkas-berkas yang dikirim pegawai yang akan dinaikan pangkatnya. 4. Memeriksa kelengkapan berkas kenaikan pangkat pegawai dan melegalisirnya. 5. Membuat dan mengirim surat usulan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) tentang pegawai-pegawai yang akan naik pangkat. 6. Menerima SK kenaikan pegawai yang telah diproses oleh BKD. 7. Registrasi kenaikan pangkat. 8. Pegawai menerima kenaikan pangkat.

14 Gambar 3.3 Flowchart Kenaikan Pangkat 69

15 Kedisiplinan Pegawai Kedisiplinan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yaitu tentang kewajiban dan larangan pegawai di atur sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun 1998 tujuannya adalah melakukan pembinaan terhadap pegawai yang melakukan pelanggaran disiplin. Sanksi-sanksi yang terdapat pada Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun 1998 dibedakan menjadi tiga kategori yaitu : 1. Hukuman pelanggaran ringan Berupa teguran lisan dan teguran tertulis. Hukuman ini berlaku apabila pegawai tidak masuk selama 6 hari tanpa alasan. Jika dalam kurun waktu 2 bulan berturut-turut pegawai tersebut belum masuk kerja juga maka pada bulan ke 3 berikutnya gaji pegawai akan dihentikan kemudian, apabila selama 3 bulan berturut-turut belum masuk juga maka pegawai tersebut akan diperiksa dalam berita acara. 2. Hukuman pelanggaran sedang Berupa penundaan kenaikan pangkat, penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji selama setahun dan penundaan kenaikan pangkat paling lama setahun. 3. Hukuman pelanggaran berat Berupa penurunan pangkat ke pangkat terendah selama setahun, pembebasan dari jabatan, pemberhentian secara tidak hormat dan pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri. Pemberhentian pegawai di atur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1979.

16 71 Setiap tahun diakhir bulan desember pegawai mendapatkan rapor penilaian kinerja pegawai yang akan digunakan untuk pertimbangan kenaikan pangkat dan pemberian tunjangan diluar gaji. Isi rapor kinerja pegawai yaitu : Kesetiaan, Prestasi Kerja, Tanggung Jawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerja Sama, Prakarsa (kreativitas), Kepemimpinan (khusus untuk pegawai yang eselon). Standar nilai dari rapor yaitu : 1. < 56 = Kurang Baik = Cukup Baik = Baik 4. > 90 = Amat Baik Pangkat pegawai dapat naik apabila nilai kinerja kerjanya semua dalam kategori baik. Penilaian dilakukan langsung oleh atasan masing-masing. Prosedur penilaian kedisplinan pegawai : 1. Memeriksa daftar absensi. 2. Apabila ada alfa maka akan masuk ke berita acara. 3. Kemudian berita acara dilaporkan ke Kepala Dinas. 4. Pengkriteriaan pelanggaran. 5. Hukuman sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun 1998.

17 Gambar 3.4 Flowchart Kedisplinan Pegawai 72

18 Cuti Pegawai Cuti merupakan salah satu hak pegawai, yang dimaksud dengan cuti adalah pegawai yang tidak masuk dengan alasan tertentu yang telah ditetapkan dalam peraturan. Peraturan cuti di DPU DKI Jakarta diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun Jenis-jenis cuti yang ada di DPU DKI Jakarta adalah : 1. Cuti Tahunan Cuti yang diberikan setiap tahun ke pegawai. Cuti tahunan yang diberikan DPU adalah 12 hari pertahun. 2. Cuti Sakit Cuti sakit diberikan sesuai dengan surat keterangan dari dokter. Cuti diberikan paling lama selama setahun. 3. Cuti Bersalin Untuk kelahiran anak ke 1,2,3 berhak mendapatkan cuti selama 1 bulan sebelum persalinan dan 2 bulan setelah persalinan. Sedangkan untuk anak ke 4 dan seterusnya diberikan cuti tetapi diluar tanggungan negara. Pegawai tetap mendapatkan penghasilan penuh selama masa cuti. 4. Cuti Besar Cuti besar diberikan apabila pegawai ingin menunaikan ibadah haji, diberikan cuti selama 2 bulan tetapi berlaku pada pegawai yang telah menunaikan masa kerja selama minimal 6 tahun.

19 74 5. Cuti karena alasan penting Adalah cuti apabila ada keluarga yaitu bapak, ibu, adik, kakak, mertua, suami/ istri, anak yang sakit keras atau meninggal dunia. Selain itu, diberikan jika pegawai yang bersangkutan menikah tetapi hanya berlaku untuk pernikahan pertama selama 2 bulan. 6. Cuti di Luar Tanggungan Negara Yaitu cuti apabila suami/ istri harus ikut suami/ istri ke luar negeri. Masa cuti selama 3 tahun tetapi tidak mendapatkan gaji selama cuti. Setelah cuti selesai pegawai dapat melanjutkan pekerjaan dengan posisi yang berbeda dari sebelumnya sesuai dengan SK dan gaji disesuaikan dengan posisi yang baru. Prosedur pengambilan cuti di DPU DKI Jakarta adalah : 1. Mengajukan permintaan secara tertulis 1 bulan sebelum cuti kepada Kepala Unit/ Kepala Bagian/ Kepala Suku dinas/ Kepala UPT. 2. Izin disetujui dengan tanda tangan Kepala Dinas. 3. Pegawai mendapatkan surat izin cuti.

20 Gambar 3.5 Flowchart Cuti Pegawai 75

21 Pensiun Pegawai Pensiun juga merupakan salah satu dari hak pegawai. PNS dipensiunkan apabila telah berumur 56 tahun. Selain itu ada pula jenis pensiun dini dan pensiun tidak hormat. Pensiun dini terjadi dari permintaan pegawai, pegawai yang berhak pensiun dini adalah pegawai yang telah bekerja minimal 20 tahun masa kerja atau usianya telah mencapai 50 tahun. Pensiun tidak hormat terjadi apabila pegawai tersebut melanggar/ melawan hukum. Prosedur pensiun di DPU DKI Jakarta : 1. Mengikuti penyuluhan pensiun untuk pegawai yang masa kerjanya kurang 2 tahun lagi dari masa pensiun. 2. Selama 1 tahun 8 bulan pegawai diberikan kesempatan untuk melengkapi berkas-berkas persyaratan pensiun. Persyaratannya yaitu : Surat Pengantar Unit, fotokopi SK calon, fotokopi SK terakhir, fotokopi kartu pegawai, fotokopi surat nikah, akte anak dalam tunjanagn negara, Data Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) terakhir, Surat keterangan tidak kena hukuman disiplin, SK jabatan dan pelantikan bagi pejabat, dan Data Peserta Calaon Pensiun (DPCP). 3. Berkas tersebut dibawa ke BKD untuk diproses, lamanya setahun. 4. Menunggu SK dari Badan Kepegawaian Negara (BKN) selama 2 bulan sebelum masa pensiun. 5. Setelah SK keluar maka gaji akan dihentikan.

22 77 6. Lalu mengajukan Tabungan Pensiun (TASPEN) dengan persyaratan berikut : SK pensiun, KTP, SK calon pensiun, Kartu Pegawai, Kartu Pensiun, Blangko Isian (SP4A dan SP3R). 7. Berkas dibawa ke kantor TASPEN untuk dicairkan. Hak-hak pensiun adalah : 1. Penghargaan Gubernur masa kerja pensiun sebesar 500 kali masa kerja. 2. Penghargaan Jabatan. 3. Tabungan Perumahan (TaPerum). 4. Asuransi Jiwa Sraya.

23 Gambar 3.6 Flowchart Pensiun Pegawai 78

24 Pelatihan Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah dan proses pelatihan sesuai dengan kebutuhan agar proses ini berjalan dengan teratur, rapi serta menciptakan system kerja yang baik sesuai dengan tujuan DPU. Pelatihan pada DPU DKI Jakarta dibagi menjadi beberapa diklat yaitu : Pelatihan Pengawasan Teknis Struktur Jembatan, Jalan, Pemeliharaan Konstruksi Bangunan Air, Pencemaran Air, Diklat Sosialisasi Bidang Jalan, dan Sosialisasi bidang PU. Prosedur pendidikan dan pelatihan di DPU adalah : 1. Usulan peserta pelatihan dari Kepala Unit/ Bagian/ Subdin/ UPT. 2. Keluar surat usulan yang akan di tanda tangani oleh Tata Usaha. 3. Tanda tangan Kepala Suku Dinas dan Kepala Dinas. 4. Mulai Diklat Pelatihan. 5. Diklat dikirim ke peserta. 6. Peserta melengkapi persyaratan. 7. Peserta mendapatkan sertifikat STTPP (Surat Tanda Tamat Pelatihan). Pelatihan berlangsung selama 13 hari sebanyak 25 peserta. Kegiatan ini diselenggarakan setiap 2 tahun sekali.

25 Gambar 3.7 Flowchart Pelatihan Pegawai 80

26 Penghargaan Penghargaan diberikan pemerintah sebagai tanda pengabdian pegawai oleh pegawai. dalam setahun ada dua waktu penyerahan penghargaan, untuk laki-laki penghargaan diserahkan pada saat ulang tahun kota DKI Jakarta, dan untuk perempuan diserahkan pada saat hari Ibu. Pemberian penghargaan dalam dua bentuk, yaitu piagam dan uang. Untuk piagam dibagi menjadi tiga, yaitu perak, perunggu, emas. Berikut adalah beberapa penghargaan yang ada di DPU DKI Jakarta : 1. Penghargaan Pensiun Penghargaan ini diberikan saat pegawai telah pensiun. Pegawai mendapat penghargaan berupa uang yang dikalikan masa kerja. 2. Penghargaan Masa Kerja Penghargaan ini berupa uang dan piagam. Untuk masa kerja 15 tahun diberikan piagam penghargaan perak, untuk masa kerja 20 tahun diberikan piagam penghargaan perunggu, untuk masa kerja 30 tahun diberikan piagam penghargaan emas. 3. Penghargaan Presiden Penghargaan ini berupa piagam. Untuk masa kerja 10 tahun diberikan piagam penghargaan perak, untuk masa kerja 20 tahun diberikan piagam penghargaan perunggu, untuk masa kerja 30 tahun diberikan piagam penghargaan emas.

27 82 Proses Penghargaan Pegawai Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah Mulai Usulan Penghargaan Persyaratan Berkas Penghargaan Persetujuan Penghargaan Ditolak Data Daftar Pegawai Penerima Penghargaan Diterima Sertifikat Selesai Gambar 3.8 Flowchart Penghargaan Pegawai

28 Permasalahan Yang Dihadapi Untuk mengetahui permasalahan yang ada di DPU, kami menggunakan metode kuesioner. Sebagaimana pertanyaan dan berikut jawabannya seperti dibawah ini : 1. Menurut Anda, bagaimana proses pencarian data-data pegawai saat ini? Sangat cepat Cepat Kuran g cepat Lambat Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat cepat 1 10 % B. Cepat 2 20 % C. Kurang cepat 3 30 % D. Lambat 4 40 % 2. Menurut Anda, apakah database dapat membantu dalam pelaksanaan sistem kepegawaian?

29 84 Sangat membantu Membantu Ku rang membantu Tidak membantu Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat membantu 2 20 % B. Membantu 4 40 % C. Kurang membantu 2 20 % D. Tidak membantu 2 20 % 3. Menurut Anda, apakah Anda kesulitan dalam mengelola data-data pegawai? Sangat mudah Mudah Sedang Sulit Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat mudah 2 20 % B. Mudah 2 20 % C. Sedang 3 30 %

30 85 D. Sulit 3 30 % 4. Menurut Anda, apakah database dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan data kepegawaian? Sangat butuh Butuh Kurang butuh Tidak butuh Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat butuh 3 30 % B. Butuh 3 30 % C. Kurang butuh 2 20 % D. Tidak butuh 2 20 % 5. Menurut Anda, apakah database yang digunakan sekarang memudahkan Anda dalam mengelola data pegawai?

31 86 Sangat mudah Mudah Sedang Sulit Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat mudah 1 10 % B. Mudah 2 20 % C. Sedang 4 40 % D. Sulit 3 30 % 6. Menurut Anda, bagaiamana proses input data-data pegawai saat ini? Sangat cepat Cepat Kurang cepat Lambat Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat cepat 1 10 % B. Cepat 3 30 % C. Kurang cepat 2 20 %

32 87 D. Lambat 4 40 % 7. Menurut Anda, apakah Anda membutuhkan database baru untuk mengelola data-data pegawai yang ada sekarang? Sangat butuh Butuh Kurang butuh Tidak butuh Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat butuh 4 40 % B. Butuh 2 20 % C. Kurang butuh 3 30 % D. Tidak butuh 1 10 % 8. Menurut Anda, apakah Anda setuju apabila kami buatkan database baru untuk mempermudah Anda mengelola data-data pegawai?

33 88 Sangat setuju Setuju Kurang setuju Tidak setuju Pilihan Jawaban Banyak Pemilih Persentase A. Sangat setuju 4 40 % B. Setuju 4 40 % C. Kurang setuju 1 10 % D. Tidak setuju 1 10 % Berdasarkan hasil analisis dari prosedur kepegawaian yang sedang berjalan saat ini pada DPU DKI Jakarta, maka ditemukan beberapa masalah, yaitu : 1. Penyimpanan data masih secara manual dalam bentuk file-file arsip sehingga data tidak tersimpan dengan baik dan sulit mendapatkan informasi yang tepat tentang pegawai karena data dicatat dan disimpan dalam file-file terpisah. 2. Pembuatan laporan akhir menjadi lebih sulit dan membutuhkan waktu yang agak lama karena sumber-sumber data pegawai yang masih disimpan dalam Microsoft Excel.

34 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh sistem kepegawaian pada DPU DKI Jakarta, maka diusulkan beberapa pemecahan masalah, yaitu : 1. Merancang suatu sistem basis data kepegawaian. Dengan adanya basis data yang berfungsi untuk menyimpan dan mengelola data-data pegawai maka pencarian dan perubahan (update) data akan menjadi lebih mudah karena sumber data pegawai sudah tersimpan dalam basis data. 2. Memindahkan data ke database dengan cara memasukkan data-data dari file arsip kedalam database. Sehingga data tersebut dapat digunakan secara cepat dan tepat, seperti proses pembuatan laporan akhir akan menjadi lebih cepat dan mudah karena sumber data pegawai sudah tersimpan dalam basis data yang terintegrasi. Sistem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk mutasi, cuti, kinerja pegawai dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pegawai, sehingga tujuan dari organisasi pada umumnya dan subbagian kepegawaian pada khususnya dapat tercapai secara maksimal.