ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI CLINICAL PATHWAY PADA RUMAH SAKIT PHC SURABAYA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI CLINICAL PATHWAY PADA RUMAH SAKIT PHC SURABAYA Boby Boy Wally 1)* dan Joko Lianto Buliali 2) 1) Program Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Pasca Sarjana Institut Teknologi Sepuluh November 2) Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh November ABSTRAK Untuk menyambut era SJSN (Sistem Jaminan Sosial Nasional) dan mengendalikan mutu serta anggaran kesehatan, pemerintah telah menerapkan kebijakan paket sistem pembayaran per diagnosa kepada operator penyedia layanan kesehatan (rumah sakit). Dalam melakukan hal ini, rumah sakit harus menerapkan jalur klinis (clinical pathway) yang terintegrasi dengan rencana pelayanan kesehatan dan berisi semua langkah yang dilakukan oleh pasien dari masuk rumah sakit sampai keluar dari rumah sakit, dan pihak rumah sakit mulai berlombalomba untuk memperbanyak data clinical pathway. Data dari Rumah Sakit PHC Surabaya menunjukkan bahwa rata-rata diagnosa DHF (demam berdarah) lebih lama dari rata-rata dari paket INA-CBG. Ini bisa menjadi kerugian untuk rumah sakit. Berdasarkan informasi tersebut, maka aplikasi dapat menjadi solusi untuk mengakomodasi permasalahan tersebut dan dapat menjadi pembanding antara clinical pathway yang akan diterapkan di RS. PHC Surabaya dengan INA-CBG yang diterapkan pemerintah. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa dan membuat perancangan aplikasi clinical pathway berdasarkan sistem INA-CBG, dengan menggunakan pendekatan sistem pada RS. PHC Surabaya. Hasil penelitian adalah berupa rancangan aplikasi yang diterapkan ke dalam 3 skenario penggunaan aplikasi yaitu skenario tidak terjadi varian, skenario ketika terjadi varian dan skenario proses analisis varian. Kata kunci: Clinical Pathway, INA-CBG, DHF. Sistem Jaminan Sosial Nasional, Rumah Sakit, PENDAHULUAN RS. PHC Surabaya adalah anak perusahaan dari PT. Pelabuhan Indonesia III yang pada mulanya hanya melayani pegawai dan keluarga pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III, namun kemudian berkembang melayani masyarakat umum serta telah terakreditasi 16 pelayanan dan mendapatkan sertifikat ISO-9001 pada bulan Desember Semakin berkembangnya layanan kesehatan menjadikan RS. PHC terus belajar untuk memperbaiki diri dan terus belajar, terutama dalam menghadapi era pelaksanaan SJSN (Sistem Jaminan Sosial Nasional) yang akan mulai diberlakukan per tahun Untuk mengendalikan mutu dan anggaran kesehatan, pemerintah menerapkan kebijakan telah menerapkan paket sistem pembayaran per diagnosa kepada operator penyedia layanan kesehatan (rumah sakit). Dalam melakukan hal ini, rumah sakit harus menerapkan clinical pathway yang terintegrasi dengan rencana pelayanan kesehatan dan berisi semua langkah yang dilakukan oleh pasien dari masuk rumah sakit sampai keluar dari rumah sakit. Dan pihak rumah sakit mulai berlomba-lomba untuk memperbanyak data clinical pathway, C-5-1

2 agar mempermudah untuk melakukannya maka diperlukan sebuah aplikasi untuk mengakomodasi keperluan tersebut. Data dari Rumah Sakit PHC Surabaya menunjukkan bahwa rata-rata diagnosa DHF (demam berdarah) lebih lama dari rata-rata dari paket INA-CBG. Ini bisa menjadi kerugian untuk rumah sakit, oleh karena itu maka DHF akan dijadikan sebagai sampel dalam penelitian ini. Clinical pathway di RS. PHC Surabaya masih dibuat secara manual dengan mengumpulkan data rekam medis yang sudah dipilih, kemudian menuliskan tindakan tindakan hasil rangkuman dari rekam medis ke dalam format clinical pathway. Apabila diketahui ada varian yang terjadi maka akan dituliskan ke kolom isian varian pada clinical pathway dan ini akan menyusahkan apabila ingin menganalisa varian varian lain yang terjadi pada lebih dari 1 pasien terhadap suatu diagnosa yang sama dengan rentang waktu yang jauh antara 1 pasien dengan pasien yang lain, sebab harus mencari dan mengumpulkan kembali clinical pathway-clinical pathway tersebut untuk kemudian dianalisa lebih lanjut lagi dan mencari cara yang terbaik untuk meningkatkan mutu pelayanan penanganan diagnosa tersebut. Hambatan lain yang dihadapi dengan membuat clinical pathway dan menuliskan ke dalam format clinical pathway secara manual adalah membutuhkan waktu yang lama untuk menghargai suatu tindakan, jasa dokter maupun obat obatan yang sudah disusun karena harus melihat ke buku tarif RS. PHC Surabaya yang berlaku untuk memberikan harga yang sesuai, sehingga akan lama pula untuk menetapkan total paket biaya perawatan yang harus dikeluarkan pasien jika mengalami diagnosa tersebut. Berdasarkan informasi tersebut, maka aplikasi dapat menjadi solusi untuk mengakomodasi permasalahan tersebut dan dapat menjadi pembanding antara clinical pathway yang akan diterapkan di RS. PHC Surabaya dengan INA-CBG yang diterapkan pemerintah. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa dan membuat perancangan aplikasi clinical pathway berdasarkan sistem INA-CBG, dengan menggunakan pendekatan sistem pada RS. PHC Surabaya. METODE Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian akan terbagi dalam beberapa tahapan, yaitu identifikasi permasalahan, studi literatur, identifikasi dan analisis kebutuhan aplikasi, verifikasi kebutuhan aplikasi, perancangan aplikasi, evaluasi rancangan. Proses penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data yang telah disusun oleh tim clinical pathway RS. PHC Surabaya yang disesuaikan dengan standarisasi pemeriksaan yang berlaku, menyusunnya ke dalam format clinical pathway yang telah disetujui oleh manajemen RS. PHC Surabaya, kemudian mentransformasikannya ke dalam spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Rancangan aplikasi yang akan dibangun meliputi rancangan yang menggunakan analisis model dalam bentuk rancangan basis data, rancangan proses dan rancangan user interface yang dapat merepresentasikan aplikasi sesuai kebutuhan. Pendekatan yang digunakan dalam rancangan basis data dan rancangan proses adalah pendekatan terstruktur dalam bentuk data flow diagram (DFD) dan entity relationship diagram (ERD) dimana metode ini menggunakan notasi untuk menggambarkan isi informasi dan alirannya, yakni dengan membagi sistem secara fungsional dan perilakunya, kemudian menggambarkan apa yang harus dibangun. Berdasarkan analisis dan masukkan saat wawancara, aplikasi clinical pathway yang dibangun harus mempunyai kemampuan sebagai berikut: Dapat digunakan dengan mudah serta tidak membutuhkan waktu training yang lama untuk bisa menggunakan aplikasi tersebut. Dapat memberikan informasi langkah-langkah perawatan, biaya perawatan dan lama hari perawatan terhadap suatu diagnosa. Dapat memberikan pelaporan varian-varian yang terjadi terhadap suatu diagnosa kepada manajemen yang selanjutnya akan dilakukan audit medis. Dapat menjadi acuan untuk evaluasi kebijakan dan sistem layanan kesehatan. C-5-2

3 Setelah rancangan aplikasi clinical pathway terbentuk, maka rancangan ini diverifikasi kembali ke manajemen RS. PHC Surabaya. Jika masih terdapat ketidaksesuaian antara kebutuhan dengan perancangan maka akan kembali menuju tahap pengembangan aplikasi. Namun jika dalam tahap evaluasi konsep dianggap relevan dan diputuskan dapat diadopsi oleh tim rumah sakit, maka studi kasus selesai. HASIL DAN PEMBAHASAN Agar dalam pembuatan clinical pathway terarah dan mencapai sasaran serta efisiensi waktu, maka diperlukan kerjasama dan koordinasi antar anggota tim clinical pathway yang telah dibentuk oleh manajemen RS. PHC Surabaya. Profesi medis : mempersiapkan Standar Pelayanan Medis atau Panduan Praktik Klinis dan Standar Prosedur Operasional. Profesi perawat : mempersiapkan asuhan keperawatan Profesi farmasi : mempersiapkan daftar formularium obat obatan. Profesi gizi : mempersiapkan daftar asupan gizi pasien. Profesi front office : mempersiapkan daftar tarif rumah sakit. Profesi IT : mempersiapkan data tindakan yang telah dimasukkan ke register rawat inap pasien. Semua materi yang dipersiapkan oleh anggota tim akan dibandingkan dengan rekam medis yang dijadikan sebagai sampel dalam penelitian untuk dirangkum dan dianalisa lebih lanjut untuk pembuatan clinical pathway. Dari hasil analisis 49 rekam medis, didapatkan 37 rekam medis sesuai dengan panduan klinis dan asuhan-asuhan keperawatan yang berlaku di RS. PHC Surabaya dengan rata- rata total biaya yang dikeluarkan adalah Rp , namun ada 12 rekam medis yang membuat rata-rata hari rawat menjadi lebih dari 5 hari sehingga total biaya dapat membengkak 3 kali lipat sampai dengan Rp Setelah dianalisis, tenyata hal tersebut berkaitan dengan terjadinya infeksi sekunder yang dialami oleh pasien, yang berarti bahwa pasien sebelumnya pernah terkena DHF sebelum di rawat di RS. PHC Surabaya yang memperparah kondisi pasien sehingga menjadi lebih sulit untuk penanganannya. Pasien seharusnya dilakukan pemeriksaan IgG terlebih dahulu untuk mendeteksi kemungkinan terjangkitnya infeksi sekunder yang dialami pasien, lalu kemudian apabila dinyatakan positif di dalam pemeriksaan IgG maka diberikan penanganan pertama terhadap infeksi sekunder tersebut dengan memberikan antibiotik kepada pasien. Dalam memudahkan pembuatan dan analisa varian dalam suatu clinical pathway yang dibuat secara manual sebelumnya, maka diusulkan untuk membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu untuk mengakomodasi kebutuhan kebutuhan tim clinical pathway RS. PHC Surabaya, dengan fitur-fitur sebagai berikut: Input tindakan tindakan yang sesuai dengan buku tarif RS. PHC Surabaya dan ketika dipilih maka akan langsung muncul biaya tindakan tersebut. Pemberian informasi biaya dan lama hari rawat serta rencana perawatan sesuai diagnosa oleh front office kepada pasien. Pengumpulan data varian dapat dilihat dalam satu tampilan untuk memudahkan analisa. Informasi rencana pemberian tindakan yang akan dilakukan oleh petugas yang terkait (dokter, perawat, apoteker, ahli gizi). Validasi pemberian tindakan oleh petugas terkait sesuai dengan rencana pemberian tindakan yang sudah ditetapkan oleh tim clinical pathway. Input data varian apabila terdapat kejadian diluar standard yang ditetapkan oleh tim clinical pathway. C-5-3

4 Input rekomendasi penanggulangan varian terhadap varian yang terjadi. Laporan varian dan rekomendasi penanggulangannya. Flowchart proses bisnis clinical pathway yang dibagi ke dalam 2 proses bisnis yaitu proses bisnis harian dan proses bisnis analisis varian. Proses bisnis harian dapat dilihat pada Gambar 1. DOKTER PERAWAT APOTEKER AHLI GIZI FRONT OFFICE Mulai Database Clinical Pathway Melihat Data Rencana Perawatan Validasi Tindakan Medis dan Hasil Perawatan Melihat Data Rencana Tindakan Keperawatan Validasi Tindakan Keperawatan Melihat Data Rencana Pengobatan Validasi Pengobatan Melihat Data Rencana Asupan Gizi Validasi Asupan Gizi Melihat Total Biaya, Lama Hari Rawat dan Rencana Perawatan Ada Varian? TIDAK ADA Input Data Varian Database Rawat Inap Selesai Gambar 1. Flowchart Proses Bisnis Harian Seperti tampak pada gambar flowchart proses bisnis harian, bahwa proses bisnis dimulai dari database clinical pathway yang berisi data standarisasi penanganan suatu diagnosa dan dijadikan acuan oleh dokter, perawat, apoteker, ahli gizi dan front office untuk dapat melihat informasi sesuai dengan otorisasi masing-masing dan melakukan validasi terhadap tindakan yang telah dilakukan terhadap pasien. Flowchart untuk proses bisnis analisis varian dapat dilihat pada Gambar 2. C-5-4

5 TIM DOKTER Mulai Analisis Varian Database Rawat Inap Revisi Clinical Pathway? YA TIDAK Update Data Clinical Pathway Selesai Database Clinical Pathway Gambar 2. Flowchart Proses Bisnis Analisis Varian Proses bisnis analisis varian dimulai dengan analisis varian yang dilakukan oleh tim dokter menggunakan acuan dari database rawat inap. Tim dokter akan menganalisa mengapa varian tersebut bisa terjadi dan hal apa yang harus dilakukan untuk mencegah varian tersebut muncul kembali. Apabila suatu cara sudah ditemukan untuk mencegah terjadinya varian tersebut dan harus merevisi susunan clinical pathway yang sudah dibuat, maka dokter ketua tim clinical pathway akan meng-update data clinical pathway tersebut, apabila tidak ada revisi maka proses selesai. Dalam context diagram dapat dilihat ada 5 entitas utama yang berhubungan langsung dengan aplikasi clinical pathway, yaitu Dokter, Front Office, Perawat, Apoteker, Ahli Gizi seperti tampak pada Gambar 3. Perawat Informasi Keperawatan Informasi Medis Dokter Data Varian Validasi Keperawatan 0 Apoteker Validasi Pengobatan Informasi Pengobatan Clinical Pathway Validasi Medis Validasi Asupan Gizi + Informasi Paket Perawatan Front Office Ahli Gizi Informasi Gizi Gambar 3. Context Diagram C-5-5

6 Perancangan form validasi tindakan medis akan tampak seperti pada Gambar 4. Dalam form ini berisi panduan terhadap dokter untuk melakukan tindakan sesuai clinical pathway yang telah disusun kemudian memvalidasi setelah sesuai tindakan yang telah dilakukan terhadap pasien. Di dalam form ini juga terdapat tombol untuk menampilkan yang dapat memasukkan tindakan di luar clinical pathway yang telah ditetapkan dan tombol untuk menampilkan form yang dapat memasukkan varian yang terjadi terhadap suatu diagnosa. Gambar 4. Form Validasi Tindakan Medis Perancangan form input varian akan tampak seperti pada Gambar 5. Ketika form ini pertama kali muncul maka inputan tanggal akan muncul sesuai tanggal sistem serta inputan nomor register dan diagnosa akan mereferen data dari form sebelumnya yaitu pada form validasi medis. Gambar 5. Form Varian Clinical Pathway C-5-6

7 Perancangan form rekomendasi clinical pathway akan tampak seperti pada Gambar 6. Ketika form rekomendasi tampil pertama kali, maka pada grid varian akan muncul varian varian yang terjadi dalam periode 6 bulan terakhir, pada pilihan varian, inputan tanggal, diagnosa, dan grid rekomendasi akan langsung terisi dengan data yang berkaitan dengan data yang disorot pada grid varian. Setelah varian dipilih maka dilanjutkan dengan memilih rekomendasi, jika rekomendasi sudah terdaftar pada database maka bisa langsung dipilih lalu menekan tombol + untuk memasukkan data rekomendasi ke dalam grid rekomendasi, jika data rekomendasi belum terdaftar di database maka harus memasukkan data rekomendasi baru dengan menekan tombol rekomendasi baru. Jika data yang dimasukkan sudah benar maka tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Gambar 6. Form Rekomendasi Varian Clinical Pathway Hasil perancangan aplikasi kemudian diterapkan ke dalam 3 skenario, yaitu: Skenario 1 - Tidak Terjadi Varian, skenario ini dikembangkan untuk menjelaskan bahwa dengan rancangan aplikasi yang diusulkan dapat membantu langkah-langkah penerapan clinical pathway yang telah disusun sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan dan dapat dilihat dengan sembuhnya pasien pada hari ke 4 atau dibawah ratarata lama hari perawatan yaitu 5 hari. Skenario 2 - Terjadi Varian, skenario ini dikembangkan untuk menjelaskan bahwa dengan rancangan aplikasi yang diusulkan dapat membantu langkah-langkah penerapan clinical pathway dan dapat menyimpan varian yang terjadi pada saat perawatan pasien serta mengakomodasi pemberian tindakan di luar clinical pathway sehingga perawatan pasien sampai sembuh tidak terlalu lama dari standard hari rawat yang ditetapkan. Skenario 3 Analisis Varian, skenario ini dikembangkan untuk menjelaskan bahwa dengan rancangan aplikasi yang diusulkan dapat membantu tim audit medis dalam memberikan rekomendasi terhadap penanganan suatu varian yang terjadi dan dapat mengubah standard clinical pathway dengan menambahkan tindakan dan obat-obatan yang diperlukan untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan terhadap pasien. C-5-7

8 KESIMPULAN DAN SARAN Dari penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan, bahwa dengan diterapkannya clinical pathway yang diusulkan oleh penulis dapat memberikan beberapa keuntungan, diantaranya: Dapat menyimpan data harian perawatan pasien inap (tindakan, obat-obatan, asupan gizi dan hasil perawatan) di rumah sakit sesuai dengan clinical pathway yang telah disusun serta dapat merekam varian-varian yang terjadi dalam penerapan clinical pathway, sehingga memudahkan tim audit medis dalam pengambilan keputusan untuk memberikan rekomendasi terkait langkah penanggulangan yang harus dilakukan guna mencegah terjadinya kembali suatu varian pada suatu diagnosa. Rancangan aplikasi yang dibuat dapat diterapkan ke dalam 3 skenario penggunaan aplikasi yaitu skenario tidak terjadi varian, skenario ketika terjadi varian dan skenario proses analisis varian sehingga clinical pathway dapat terus dikembangkan untuk meningkatkan kualitas mutu pelayanan. Berdasarkan beberapa kesimpulan yang telah disebutkan, ada beberapa saran dalam mengembangkan penelitian ini, yaitu: Untuk penelitian selanjutnya dapat dikembangakan dengan membuat clinical pathway dengan penyakit penyerta maupun penyulit. Akan lebih bagus bila hasil perancangan dalam penelitian ini dapat dibuatkan ke dalam aplikasi untuk mendukung pengimplementasian clinical pathway. DAFTAR PUSTAKA Firmanda. Dody (2012), Penyusunan Clinical Pathway sebagai Dasar Penentuan Tarif Pelayanan Kesehatan dalam Menyongsong Pelaksanaan SJSN dan Akreditasi Rumah Sakit Versi Baru, FKM UNAIR, Surabaya. Mutamakin, Agus. (2011), Integrasi Sistem Informasi Manjemen Rumah Sakit dengan Software INA-CBG, Departemen Kesehatan Indonesia, Jakarta. Kasim, Felix. (2010), Pengembangan Model Manajer Kasus dan Dampaknya Terhadap Kepuasan dan Mutu Pelayanan Klinik di Rumah Sakit, FK Universitas Padjajaran, Bandung. C-5-8