SAMBUTAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PADA ACARA EKSPOSE DRAF INVENTARIS ARSIP SEKRETARIAT NEGARA RI TAHUN

Transkripsi

1 SAMBUTAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PADA ACARA EKSPOSE DRAF INVENTARIS ARSIP SEKRETARIAT NEGARA RI TAHUN JAKARTA, 25 NOVEMBER 2015 Yang saya hormati Para Pejabat Eselon I dan II di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; Yang saya hormati Kepala Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara RI, Ibu Sari Harjanti, S.IP., M.Si selaku narasumber; Yang saya cintai dan banggakan para Pejabat Fungsional Arsiparis di lingkungan ANRI; Serta para hadirin dan tamu undangan yang berbahagia. Assalamu alaikum Wr. Wb. Selamat pagi, salam sejahtera bagi kita semua. Suatu kebahagiaan bagi kita bersama pada hari ini, Selasa, tanggal 25 November 2015, kita semua dapat berkumpul bersama Arsip Nasional Republik Indonesia 1

2 di Ruangan ini untuk mengikuti acara Ekspose Inventaris Arsip Sekretariat Negara RI Tahun Atas nama pimpinan ANRI saya mengucapkan terima kasih atas kehadiran bapak/ibu sekalian, semoga kehadiran kita ini hari ini akan menambah pengetahuan melalui kegiatan berbagi ilmu (knowledge sharing) dengan mendiskusikan banyak aspek dari khazanah arsip yang akan kita bahas hari ini. Bapak/Ibu serta hadirin yang saya banggakan, Sebagai lembaga kearsipan ANRI bertanggungjawab dalam pelaksanaan kearsipan di tingkat nasional. Salah satunya adalah pengelolaan arsip statis yang berskala nasional untuk menjamin keselamatan arsip, menjaga otentisitas maupun integritas arsip statis yang dihasilkan oleh lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun personal sebagal pertanggungjawaban nasional atas pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip statis yang dikelola oleh ANRI pada dasarnya terbuka untuk umum. Karena itu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan kepada ANRI untuk menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, serta didasarkan pada sifat Arsip Nasional Republik Indonesia 2

3 keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam kerangka record kontinuum, arsip sejatinya memberi kerangka pembentukan memori sosial (societal memory) sejarah dan budaya kolektif bangsa dengan merekam aktivitas/peran lembaga negara, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, dan perseorangan. Oleh karena itu pengolahan arsip statis sangat penting dilakukan dalam rangka memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundangundangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa. Bapak/Ibu serta hadirin yang saya banggakan, Dalam rangka menjamin ketersediaan arsip statis untuk kepentingan pemerintahan dan layanan publik di ANRI, perlu dilakukan penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids) berupa daftar arsip statis, inventaris arsip dan guide arsip statis. Pelaksanaan pengelolaan arsip statis (archive management) yang dilaksanakan di ANRI meliputi fungsi akuisisi (appraisal, selection), pengolahan (arrangement Arsip Nasional Republik Indonesia 3

4 and description), preservasi (preservation) dan pemanfaatan (access and uses). Secara umum, prinsip, metode, dan prosedur kerja pengolahan arsip statis di ANRI, adalah penataan fisik arsip dan informasi melalui penyusunan sarana temu balik kembali arsip (finding aids) khazanah arsip hasil akuisisi maupun warisan dari organisasi pendahulu ANRI, Landsarchief. Kegiatan pengolahan yang dilaksanakan menyandarkan diri pada dua prinsip penting yang berlaku universal di dunia kearsipan yakni prinsip respects des fonds yang terdisi atas ketaatan pada asas asal usul (provenance) dan aturan asli (original order), dan ketaatan untuk mengikuti standar deskripsi arsip statis yang berkembang di dunia internasional maupun peraturan-peraturan yang telah diberlakukan secara nasional Bagian pertama Prinsip respects des fonds mensyaratkan bahwa material arsip dari satu sumber atau pencipta tidak boleh dicampur dengan bahan yang dari yang lain (provenance). Prinsip kedua (original order) mempertahankan konteks bagaimana arsip tercipta, memahami bagaimana arsip tersebut digunakan dan bagaimana arsip-arsip tersebut berhubungan satu sama lain. Prinsip kedua mengenai kepatuhan akan standar yang kita ikuti tidak lain untuk menjamin kita tahu arsip apa yang kita simpan, Kita tahu Arsip Nasional Republik Indonesia 4

5 dimana arsip tersebut disimpan, kita mampu menyediakan akses terhadap arsip tersebut; dan mampu menjelaskan bagaimana arsip tersebut muncul/diciptakan, dan mengetahui bagaimana arsip tersebut telah digunakan. Kegiatan deskripsi arsip dan penataan fisik arsip dilakukan untuk mendapatkan representasi akurat antara informasi dan susunan fisik arsip menuntut riset penelusuran riwayat arsip, arsip yang berkaitan, sejarah organisasi, dan sistem penataan pada masa dinamis-nya menjadi basis pengetahuan tentang arsip yang diolah. Oleh karena itu, melalui kegiatan ekspose ini segala masukan dan saran saudara-saudara sangat kami harapkan demi perbaikan bagi penyempurnaan inventaris yang sedang disusun. Bapak/Ibu serta hadirin yang saya banggakan, Salah satu khazanah arsip yang dimiliki oleh ANRI yang akan kita bedah kali ini adalah adalah arsip Sekretariat Negara Tahun Kementerian Sekertariat Negara RI secara rutin sudah menyerahkan arsip statisnya ke ANRI dan sudah diolah dengan baik oleh ANRI, seperti Sekretariat Negara RI , Sekretariat Negara RI Yogyakarta , Kabinet Presiden RIS , Kabinet Presiden , Arsip Nasional Republik Indonesia 5

6 Kabinet Perdana Menteri , dan Pidato Presiden Soeharto Arsip statis Setneg tersebut sudah dibuat finding aids dan sudah dimanfaatkan oleh masyarakat. Pada tahun 2015 salah satu hasil pengolahan arsip statis yang telah diselesaikan Direktorat Pengolahan adalah Inventaris Arsip Sekretariat Negara RI Tahun Inventaris arsip ini menggambarkan kegiatan pelaksanaan fungsi dan tugas Sekretariat Negara RI pada kurun waktu baik yang bersifat fasilitatif maupun substantif. Informasi yang terkandung di dalam arsip Sekretariat Negara RI , antara lain terkait dengan kebijakan di dalam negeri seperti pelaksanaan Manipol-Usdek, retooling di berbagai bidang, Deklarasi Ekonomi dan Pembangunan Semesta Berencana. Selain itu juga terdapat informasi terkait dengan politik luar negeri seperti pelaksanaan kerja sama bidang ekonomi dan kebudayaan dengan berbagai negara, Asian Games 1962, usaha merebut Irian Barat serta konfrontasi dengan Malaysia. Ini merupakan modal yang sangat berharga di tengah-tengah upaya ANRI dalam membangun Arsip Kepresidenan sebagai pusat pengetahuan dan informasi terkait kepemimpinan presiden kitaari masa ke masa. Arsip Nasional Republik Indonesia 6

7 Bapak/Ibu serta hadirin yang saya banggakan, Akhirnya, atas nama segenap pimpinan ANRI, saya mengucapkan selamat mengikuti ekspose, semoga ikhtiar bersama kita bisa menjadikan arsip sebagai bahan informasi, pengetahuan, dan ujungnya memajukan kehidupan keilmuan kita untuk kemaslahatan bersama. Dengan mengucapkan bismillahirrahmanirrahiim, kegiatan Inventaris Arsip Sekretariat Negara RI Tahun secara resmi saya buka Sekian dan terima kasih. Wassalaamualai kum Warohmatullaahi Wabarakaatuh. Jakarta, 25 November 2015 Kepala, Dr. Mustari Irawan, MPA Arsip Nasional Republik Indonesia 7