PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI SEKOLAH SEBAGAI MEDIA PROMOSI BERBASIS WEB (Studi Kasus : YPI DAARUL FIKRI)

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI SEKOLAH SEBAGAI MEDIA PROMOSI BERBASIS WEB (Studi Kasus : YPI DAARUL FIKRI) TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Sarjana pada Program Studi Teknik Informatika, FT-UHAMKA, Program Pendidikan Strata-1 (S1) MUHAMMAD ZARKASIH PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF. DR. HAMKA JAKARTA 2011

2 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI SEKOLAH SEBAGAI MEDIA PROMOSI BERBASIS WEB (Studi Kasus : YPI DAARUL FIKRI) TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Sarjana pada Program Studi Teknik Informatika, FT-UHAMKA, Program Pendidikan Strata-1 (S1) MUHAMMAD ZARKASIH PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF. DR. HAMKA JAKARTA 2011

3

4

5

6 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI SEKOLAH SEBAGAI MEDIA PROMOSI BERBASIS WEB (Studi Kasus : YPI DAARUL FIKRI) Muhammad Zarkasih, Nurvelly Rosanti, S.Kom, M.Kom 1, Harun Al Rasyid, S.kom.,M.Kom 2. ABSTRAK Tujuan penulis adalah merancang dan membuat Sistem Informasi sebagai media promosi yang berbasis web sehingga menjadi sebuah aplikasi yang dapat mempermudah pengguna untuk mendapatkan suatu informasi. Perancangan sistem informasi ini metode berbasis object oriented yaitu dengan menggunakan model desain UML (Unified Modelling Language). Tools pemrograman yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database. Dengan demikian hasil yang diharapkan dari perancangan sistem informasi ini dapat lebih mempromosikan lagi Yayasan Pendidikan Islam Daarul Fikri kepada masyarakat agar pengguna lebih mudah lagi dalam memperoleh informasi. Kata Kunci : Sistem Informasi, UML, PHP, MySQL ABSTRACT The author's intent is to design and create Information Systems as a web-based media campaign to become an application that can facilitate the users to get some information. Information system design is based on object-oriented method is by using the design model UML (Unified Modeling Language). Programming tools used in building these information systems using programming languages PHP and MySQL as the database. Thus the expected results from system design to better promote this information again Daarul Fikri Foundation for Islamic Education to the community to let users more easily in obtaining information. Keywords: Information Systems, UML, PHP, MySQL

7 1. PENDAHULUAN Perkembangan sistem informasi yang sangat pesat membuat penggunaan fasilitas teknologi sebagai media untuk menyebarkan informasi semakin canggih, khususnya yang berbasis web. Penggunaan sistem informasi yang berbasis web juga dapat digunakan sebagai fasilitas untuk media promosi bagi lembaga pendidikan. Yayasan Pendidikan Islam Daarul Fikri adalah salah satu Lembaga Pendidikan Islam yang berada dibawah naungan Departemen Pendidikan Nasional. Yayasan ini berdiri sudah 11 tahun, namun belum mempunyai sistem informasi yang berbasis web. Dalam yayasan ini terdapat 3 program yaitu TK, TPQ dan TKQ. Pada setiap tahun ajaran baru jumlah murid yang ingin mendaftar terjadi peningkatan. Pada dasarnya yayasan ini menerapkan pendaftaran secara manual yang berarti setiap wali murid/ calon murid baru harus langsung datang ke yayasan untuk mengambil dan mengembalikan kembali formulir pendaftaran ke yayasan setelah semua syaratnya lengkap, cara seperti itu dinilai kurang efisien karena akan memakan waktu dan tenaga untuk melakukan pendaftaran. Dalam sebuah pelayanan diperlukan kecepatan, karena itu bisa menjadi promosi sendiri bagi yayasan.

8 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Ponco W.Sigit, 1999:1). Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep, proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain-lainnya. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data, data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Dwi Budiarti (1999:8), mendefinisikan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Aji Supriyanto (2005:243) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

9 Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat seperti gambar dibawah berikut ini: Penyimpan Data Data Pengolah Informasi Gambar 1 Transformasi data menjadi informasi Dari gambar 1 dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbol-simbol, yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi) dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersamasama bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktor-faktor dan sifat-sifat tertentu,( H.A. Harding). Informasi adalah pengetahuan dari hasil pengolahan data-data yang berhubungan menjadi sebuah kesimpulan. Beberapa data dapat dinyatakan sebagai informasi bila dari sedikit data tersebut sudah dapat ditarik sebuah kesimpulan. Informasi diartikan sebagai hasil pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan.

10 2.4 Website Secara terminologi, website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang biasanya terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di Internet. Sebuah halaman web adalah dokumen yang ditulis dalam format HTML (Hyper Text Markup Language), yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP(Hyper Text Transfer Protocol), yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari website-website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar. (Asep Herman Suyanto, 2007) 2.5 PHP Menurut Bimo Sunarfrihantono dalam buku PHP dan MySQL untuk WEB hal 23. Ketika seorang pengguna internet akan membuka suatu situs yang menggunakan fasilitas server-side scripting PHP, maka terlebih dahulu server yang bersangkutan akan memproses semua printah PHP di server lalu mengirimkan hasilnya dalam bentuk HTML ke web browser pengguna internet tadi. Dengan demikian seorang pengguna internet tidak dapat melihat kode program yang di tulis dalam PHP sehingga keamanan dari halaman web menjadi lebih terjamin.

11 2.6 MySQL MySQL adalah Multiuser database yang menggunakan bahasa Structured Query Language (SQL). MySQL dalam operasi client-server melibatkan server daemon MySQL di sisi server dan berbagai macam program serta library yang berjalan di sisi client. MySQL mampu menangani data yang cukup besar. Perusahaan yang mengembangkan MySQL yaitu TcX, mengaku mampu menyimpan data lebih dari 40 database, tabel dan sekitar 7 juta baris, totalnya kurang lebih 100 Gigabyte data (Menurut Bimo Sunarfrihantono, 2002). 2.7 SDLC SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem) atau Systems Life Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap: rencana(planning),analisa (analysis), desain (design), implementasi (implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance). 3. ANALISA PERANCANGAN SISTEM 3.1 Perumusan Masalah Pada saat ini Yayasan Pendidikan Islam Daarul Fikri masih secara manual dalam mempromosikan yayasan dan pendaftaran. Dalam mempromosikan

12 menggunakan spanduk dan brosur, serta pendaftaran seperti murid baru yang ingin daftar harus datang langsung untuk mengambil formulir pendaftaran. Mempromosikan yayasan kepada masyarakat secara luas dengan menggunakan spanduk dan brosur belum cukup, karena spanduk dan brosur hanya bisa dipasang beberapa titik tempat yang tidak begitu jauh dari lokasi Yayasan. Oleh karena itu media promosi harus diperhatikan, dengan membuat spanduk dan brosur lebih banyak lagi apabila ingin mempromosikan yayasan secara luas kepada masyarakat karena itu tidak efisien. Untuk memberikan kemudahan dalam mempromosikan dan pendaftaran, maka dibuatlah sebuah program aplikasi sistem informasi pelayanan administrasi pada Yayasan Pendidikan Islam Daarul Fikri yang berbasis web agar dapat memberikan kemudahan dan percepatan dalam pelayanan pada masyarakat. 3.2 Analisa Masalah Tahap analisis masalah adalah tahap untuk menentukan masalah apa yang akan diselesaikan dengan membuat sistem informasi sebagai media promosi dan pengoptimalan pelayanan. Masalah yang didapat pada riset yang dilakukan di Yayasan Pendidikan Islam Daarul Fikri adalah : 1. Untuk lebih mempromosikan lagi tentang Yayasan Pendidikan Islam Daarul Fikri kepada user. 2. Belum adanya sistem informasi untuk melakukan pendaftaran secara online.

13 3.3 Perancangan Sistem Tahap perancangan terdiri dari perancangan fungsional, perancangan basis data, dan perancangan interface Perancangan Fungsional Perancangan fungisonal pada sistem ini menggunakan UML (Unified Modelling Language), yakni dengan membuat Use Case Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram Use Case Diagram Use case adalah aktivitas utama yang dilakukan Yayasan dalam perancangan sistemnya. Disini dapat diidentifikasi dua Use Case yaitu: mengelola menu halaman utama dan mengelola menu halaman admin. Gambar 2 Use Case Diagram Perancangan Fungsional

14 Activity Diagram Pada diagram akitivitas ini menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi dan memodelkan hasil dari action tersebut. 1. Diagram Akitivitas Mengelola Halaman Menu Utama Pada diagram aktivitas mengelola halaman menu utama ini, admin akan mengatur halaman menu utama seperti menu profil yayasan, guru, siswa, fitur dan pendaftaran. Untuk lebih jelas, lihat pada Gambar 3. Gambar 3 Diagram Aktivitas Mengelola Halaman Menu Utama

15 2. Diagram Akitivitas Mengelola Menu Halaman Admin Pada diagram aktivitas mengelola menu halaman admin ini, admin akan mengatur menu admin seperti menu personal, menu fitur, setting admin, data guru dan data siswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4 Diagram Aktivitas Mengelola Menu Halaman Admin Use Case Diagram Perancangan Interface Perancangan interface menjelaskan apa yang dilakukan oleh pelaku dalam berinteraksi dengan sistem. Pada perancangan interface, use case diagram dapat dilihat pada Gambar 5.

16 Gambar 5 Use Case Diagram Perancangan Interface Activity Diagram Admin dan User Pada activity diagram ini menggambarkan rangkaian dari aliran aktivitas baik proses maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi tereksekusi, dan memodelkan hasil dari action. 1. Diagram Aktivitas Admin Diagram aktivitas admin, admin memulai login dengan mengisi username dan password, selanjutnya diproses oleh sistem jika login berhasil maka langsung akan masuk ke menu utama admin dan jika login tidak berhasil maka akan menampilkan form menu login lagi. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 6.

17 Gambar 6 Activity Diagram Admin 2. Diagram Aktivitas User Pada diagram aktivitas user, user bisa mengakses menu halaman utama mulai dari menu profil yayasan, guru, siswa, fitur dan pendaftaran. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 7.

18 Gambar 7 Activity Diagram User 3.4 Class Diagram Class Diagram ini digunakan untuk menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukkan kelas objek yang menyusun sistem dan hubungan antara kelas-kelas objek tersebut. Class Diagram sistem ini dapat dilihat pada Gambar 8.

19 Gambar 8 Class Diagram 3.5 Perancangan Tampilan Aplikasi Perancangan tampilan aplikasi bertujuan untuk memberikan gambaran tentang aplikasi yang akan dibangun. Sehingga dapat mempermudah mengimplementasikan pada aplikasi sistem informasi pelayanan administrasi sekolah sebagai media promosi.

20 3.5.1 Perancangan Antarmuka Admin 1. Login Admin Gambar 9 Tampilan Antarmuka Login Admin 2. Menu Utama Admin Gambar 10 Menu Utama Admin

21 3.5.2 Perancangan Antarmuka User 1. Tampilan Perancangan Antarmuka Pada Menu Home Gambar 11 Tampilan Menu Home 2. Tampilan Perancangan Antarmuka Pada Menu Profil Yayasan Gambar 12 Tampilan Menu Profil Yayasan

22 3. Tampilan Perancangan Antarmuka Pada Menu Guru Gambar 13 Tampilan Menu Guru 4. Tampilan Perancangan Antarmuka Pada Menu Siswa Gambar 14 Tampilan Menu Siswa

23 5. Tampilan Perancangan Antarmuka Pada Menu Fitur Gambar 15 Tampilan Menu Fitur 6. Tampilan Perancangan Antarmuka Pada Menu Pendaftaran Gambar 16 Tampilan Rancangan Form Pendaftaran

24 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi Sistem Program aplikasi sistem informasi ini dirancang dan dibuat untuk memfasilitasi user untuk mendapatkan informasi dan pelayanan yang diperlukan. Dalam mengoperasikan sistem informasi pelayanan admnistrasi sekolah sebagai media promosi ini, user harus mengerti bagaimana cara mengoperasikannya. Hal ini juga tidak terlepas dari hardware dan software serta langkah-langkah yang harus dilakukan agar user dengan mudah menggunakannya Perangkat Keras (Hardware) Analisa kebutuhan sistem digunakan untuk mendukung dalam implementasi. Kebutuhan sistem yang digunakan dalam pembuatan sistem adalah sebagai berikut : Menggunakan suatu unit Laptop yang digunakan untuk merancang dan mendesain sistem. Spesifikasinya yaitu sebagai berikut : 1. Processor : Intel Core 2 Duo CPU 2.20 GHz (2 CPUs) 2. RAM : DDR3 2 GB 3. Harddisk : 250 GB 4. VGA : 256 MB Intel Mobile 4 Series Expres Chipset Family Perangkat Lunak (Software) Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam implementasi pada aplikasi ini dibagi menjadi dua, yaitu spesifikasi perangkat lunak untuk server dan juga spesifikasi perangkat lunak untuk klien adalah sebagai berikut :

25 1. Spesifikasi Perangkat Lunak untuk Server : a. PhpMyAdmin dengan MySQL versi , digunakan untuk membuat basis data. b. Apache sebagai web server. 2. Spesifikasi Perangkat Lunak untuk Klien : a. Mozilla Firefox 4.0, sebagai program browser internet. b. Sistem operasi yang digunakan untuk mendukung perangkat lunak tersebut adalah Microsoft Windows XP Professional. 4.2 Implementasi Tampilan Antarmuka Pada tahap implementasi tampilan antarmuka sistem informasi pelayanan administrasi sebagai media promosi ini memaparkan hasil analisa dan rancangan yang dilakukan dalam bentuk tampilan interface Tampilan Layar Menu Utama a. Dari Windows, dijalankan Mozilla Firefox. Setelah Mozilla Firefox terbuka, lalu arahkan kursor ke kotak address bar dan kemudian ketiklah alamat address berikut ini : b. Setelah alamat address selesai diketik dan di Enter, maka akan muncul tampilan index sebagai tampilan awal dan juga sebagai menu utama yang didalamnya terdapat menu profil yayasan, menu guru, menu siswa, menu

26 fitur dan menu pendaftaran. Berikut bentuk tampilannya bisa dilihat pada Gambar 17. Gambar 17 Tampilan Layar Menu Utama Tampilan Login Admin a. Dari Windows, dijalankan Mozilla Firefox. Setelah Mozilla Firefox terbuka, lalu arahkan kursor ke kotak address bar dan kemudian ketiklah alamat address berikut ini :

27 b. Setelah alamat address selesai diketik dan di Enter, maka akan muncul tampilan index login untuk admin. Admin dapat mengakses dengan memasukan Username dan Password. Bentuk tampilannya dapat di lihat pada Gambar 18. Gambar 18 Tampilan Layar Login Admin Tampilan Layar Menu Utama Halaman Admin Tampilan pada layar ini merupakan tampilan awal pada saat sudah masuk pada halaman admin yang memiliki beberapa menu seperti home, logout, tampilkan web, personal, fitur, setting admin, data guru dan data siswa. Berikut tampilan dapat dilihat pada Gambar 19.

28 Gambar 19 Tampilan Layar Menu Utama Halaman Admin 4.3 Pengujian Sistem Pengujian yang dilakukan pada sistem ini menggunakan metode black box testing. Black box testing digunakan untuk memasukkan sistem yang dibangun sudah melakukan semua fungsi yang diminta, menerima input secara benar dan menghasilkan outuput. yang sesuai. Adapun rincian hasil pengujian yang disajikan dalam bentuk tabel dan dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1 Pengujian Aplikasi No Menu yang diuji Hasil yang diharapkan Hasil yang diperoleh 1 Menu Profil Yayasan Sistem akan menampilkan beberapa sub menu seperti visi dan misi, sejarah singkat, struktur yayasan, kepala Berhasil

29 yayasan dan program kerja. 2 Menu Guru Sistem akan menampilkan beberapa sub menu seperti Berhasil daftar guru, materi pelajaran dan kalender akademik. 3 Menu Siswa Sistem akan menampilkan Berhasil beberapa sub menu seperti daftar siswa, jumlah murid, ekstrakurikuler dan prestasi murid. 4 Menu Fitur Sistem akan menampilkan beberapa sub menu seperti Berhasil agenda, artikel, berita, buku tamu, galeri photo dan kontak yayasan. 5 Menu Pendaftaran Sistem akan menampilkan form pendafataran jika user Berhasil ingin melakukan pendaftaran. Hasil pendaftaran bisa langsung dicetak kemudian disimpan didalam database. 6 Menu Login Admin Sistem akan menampilkan form login dan akan Berhasil memvalidasi username dan password yang sesuai dengan database MySQL.

30 7 Menu Tampilkan Web Sistem akan menampilkan web Berhasil yang sudah dibuat. 8 Menu Personal Sistem akan menampilkan sub menu password dan yang Berhasil berfungsi untuk mengganti password admin jika ingin diganti. 9 Menu Fitur Admin Sistem akan menampilkan sub Berhasil menu seperti agenda, artikel, banner, berita, buku tamu, galeri photo dan info sekolah. 10 Menu Setting Admin Sistem akan menampilkan sub Berhasil menu seperti tambah admin, lihat admin, gambar atas, posisi menu modul, menu dan profil, jurusan/program, dan template menu. 11 Menu Data Guru Sistem akan sub menu yaitu Berhasil direktori guru dan data mengajar. 12 Menu Data Siswa Sistem akan sub menu yaitu Berhasil direktori guru dan data mengajar.

31 5. KESIMPULAN DAN SARAN Setelah menganalisa permasalahan, merancang dan mengimplementasikan sistem informasi pelayanan administrasi sekolah sebagai media promosi berbasis web pada Yayasan Pendidikan Islam Daarul Fikri dapat ditarik kesimpulan dan saran yang diperlukan untuk pengembangan sistem ini selanjutnya dikemudian hari. 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian yang telah penulis lakukan dapat diambil kesimpulan: 1. Dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) sebagai tools perancangan sistem, perancangan aplikasi menggunakan storyboard, bahasa pemrograman PHP sebagai web scripting, serta MySQL sebagai basis data, Macromedia Dreamweaver MX 2004 dan Adobe Photoshop CS3 sehingga dapat menghasilkan aplikasi sistem informasi ini. 2. Dengan Sistem informasi berbasis web akan memberikan kemudahan dan percepatan pelayanan kepada masyarakat atau wali murid pada saat ingin melakukan pendaftaran. 5.2 Saran Saran yang diajukan untuk menyempurnakan sistem ini di waktu yang akan datang adalah: Dalam sistem yang dirancang ini perlu ditambahkan adanya sistem login dan aplikasi bagi user yang akan melakukan akses.