Perancangan Sistem Informasi Kelulusan Berdasarkan Tahun Akademik di Yayasan SMP Makna Bakti

Transkripsi

1 IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 Jatisi, Vol. 3 No. 2 Maret Perancangan Sistem Informasi Kelulusan Berdasarkan Tahun Akademik di Yayasan SMP Makna Bakti Achmad Irfan* 1, Budi Arifitama 2 1,2 Program Studi Teknik Informatika Universitas Trilogi;Jl.TMP Kalibata No.1 Kampus Trilogi * 1 acmdirfn03@gmail.com, 2 budiarif@trilogi.ac.id Abstrak Dalam perkembangan teknologi informasi pendataan kelulusan saat ini tidak terlalu diperhatikan oleh pihak sekolah maupun pemerintah terutama sekolah swasta yang berakreditasi cukup baik. Penggunaan data serta penyimpanan arsip yang digunakan saat ini masih bersifat manual di Yayasan SMP Makna Bakti yang artinya penyimpanan arsip informasi kelulusan akademik masih melibatkan manusia sebagai alat penyampaian secara langsung. Berdasarkan permasalahan tersebut, dibangunlah perancangan sistem akademik serta penyimpanan arsip menggunakan metode SDLC Waterfall (air terjun) untuk memperbaiki sistem yang masih bersifat manual menjadi lebih terstruktur. Dalam membangun perancangan sistem tersebut sangat bermanfaat untuk pihak sekolah maupun pemerintah sekali pun jika membutuhkan arsip data kelulusan siswa sewaktu-waktu dibutuhkan, menjaga kestabilan sistem yang sudah ada di Yayasan SMP Makna Bakti serta memberikan sebuah informasi kelulusan siswa dengan akurat dan efisien. Kata kunci: Perancangan Sistem Informasi, Sistem Informasi Sekolah, Sekolah. Abstract The development of data collection graduation based on information technology are very less considered by the school and the government, especially accredited rivate schools. The use of data and archival storage in use today is still manual in SmpYayasan Bakti Which means archival storage academic graduation information still involves people as a means of delivering it directly. Based on these problems, this research will developan academic system design built archive storage using Waterfall SDLC (waterfall) to improve the system which still manual to be more structured. The building of the system design would benefit the school and the government for data archiving when needed, to maintain the stability of the existing system at Yayasan Bakti SMP as well as providing a graduation information accurately and efficiently. Keywords: Information System Design, School Information System, School. P 1. PENDAHULUAN erkembangan teknologi informasi sungguh memiliki kemajuan yang sangat pesat dalam dunia pendidikan. Dalam sebuah pendataan kelulusan tahun akademik saat ini tidak terlalu diperhatikan oleh pihak sekolah. Maka dari itu penerapannya sudah hampir menjadi dominan di semua kegiatan yang melibatkan teknologi informasi. Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat dinyatakan spesifikasi peralatan yang digunakan [1]. Untuk saat ini penggunaan diterapkan untuk mendata dan menyimpan arsip kelulusan tahun akademik yayasan SMP Makna Bakti, dimana masih bersifat manual yang artinya penyediaan serta penyimpanan Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 86 ISSN: arsip informasi kelulusan akademik masih melibatkan manusia sebagai alat penyampaian secara langsung. Pengembangan sistem idealnya dilaksanakan dalam suatu kerangka rancangan induk sistem yang mengkoordinasikan proyek pengembangan sistem kedalam rancangan strategis perusahaan [2]. Penelitian yang dilakukan disini adalah untuk merancang serta mengimplementasikan sistem perancangan data kelulusan berdasarkan tahun akademik di SMP Yayasan Makna Bakti oleh pihak tatausaha dengan menggunakan metodologi pengembangan SDLC Waterfall. Metode SDLC Waterfall adalah suatu proses pengembangan perangkat lunak berurutan, dimana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir kebawah seperti air terjun melewati fasefase perencanaan, analisis, implementasi dan pengujian. Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun perangkat lunak [3]. Tahapan utama dari waterfall model langsung mencerminkan aktifitas pengembangan dasar. Terdapat 5 tahapan pada waterfall model, yaitu requirement analysis and definition, system and software design, implementation and unit testing, integration and system testing, dan operation and maintenance [4]. Model SDLC Waterfall (air terjun) juga biasa sering disebut model sekuensial atau alur hidup klasik (classic life cycle). Adapun kegunaan utama dari SDLC adalah mengakomodasikan beberapa kebutuhan, biasanya berasal dari kebutuhan pengguna akhir dan juga pengadaan perbaikan sejumlah masalah yang terkait dengan pengembangan perangkat lunak tersebut. Adapun keunggulan model pendekatan pengembangan perangkat lunak dengan model waterfall adalah pencerminan kepraktisan rekayasa, yang membuat kualitas software tetap terjaga karena pengembangannya yang terstruktur dan terawasi. Didalam perancangan sistem hanya memaparkan data informasi kelulusan akademik di Yayasan SMP Makna Bakti yang masih bersifat manual maka dari itu dikembangkan suatu perancangan sistem untuk memberikan sebuah informasi kelulusan dengan efisien dan akurat. Pada pengembangan perancangan sistem informasi sangat mempermudah pengelolaan kelulusan siswa sehingga semua data yang sudah ada mudah disimpan dengan terstruktur yang disajikan dalam bentuk informasi yang cukup akurat. Sehingga semua informasi ini akan sangat bermanfaat untuk guru, staf tatausaha, siswa, orang tua, hingga pemerintah sekalipun dengan meningkatkan kualitas pendidikan khususnya di Yayasan SMP Makna Bakti. Adapun perancangan secara keseluruhan dari sistem informasi menggunakan flowchart dan Data Flow Diagram (DFD). Pengertian Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ketujuan yang lain, yang ada pada objek lain [5]. Diharapkan dengan adanya penelitian yang sudah dilakukan, proses pencarian dan pengolahan data kelulusan siswa berdasarkan tahun akademik di Yayasan SMP Makna Bakti, akan memberikan kemudahan bagi guru maupun staf tatausaha untuk mencari data kelulusan siswa yang sudah terlampau dapat diproses lebih efisien dan akurat. Berdasarkan informasi diatas yang sudah di telaah maka penulis merumuskan judul perancangan sistem informasi kelulusan siswa berdasarkan tahun akademik di Yayasan SMP Makna Bakti. 2. METODE PENELITIAN Sebagai upaya dalam penyelesaian permasalahan dari penelitian, metode yang akan digunakan untuk perancangan sistem informasi akademik di SMP Makna Bakti yaitu metode SDLC Waterfall dimana sebuah model yang melakukan pendekatan pada perkembangan perangkat lunak secara sistematik dan sekuensial terbagi-bagi menjadi beberapa fase/tahapan, IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

3 Jatisi, Vol. 3 No. 2 Maret dimulai dari tahapan user requirement, yang berfungsi sebagai proses pengambilan data awal dari aplikasi, kemudian diteruskan dengan fase analisis design dimana dalam proses ini dilakukan permodelan analisis berdasarkan data yang dihasilkan pada tahapan user requirement, dimana pemodelan ditransformasikan pada beberapa model desain seperti yang pertama kedalam sebuah flowchart, kedua Desain Flow Diagram (DFD). Desain Flow Diagram (DFD) adalah model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan data yang akan keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses yang akan dihasilkan oleh data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan hingga proses yang dikenakan data tersebut. Desain ketiga adalah Entity Relationship Diagram (ERD). Dalam rekayasa perangkat lunak sebuah ERD merupakan suatu abstrak dan konseptual representasi data, juga sebuah metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual dari sebuah sistem. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Untuk lebih mendalam menjelaskan proses yang dijelaskan satu per satu dari proses yang masing-masing secara rinci. Perancangan sistem informasi membutuhkan komponen data valid dari penelitian yang sudah dilakukan, adapun perancangan data kelulusan siswa dari implementasi flowchart, Desain Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan dijabarkan berdasarkan gambar dari masing-masing metode yang dilakukan dengan cara mengambil langsung data kelulusan siswa di Yayasan SMP Makna Bakti berdasarkan data yang valid. Adapun data yang sudah dapat dalam penelitian ini terdapat dua kategori nilai yaitu nilai yang paling tertinggi sampai nilai yang paling terendah. Berikut gambar tabel kategori nilai. Tabel 1. Kategori Nilai Siswa Jumlah NilaiTertin NilaiTere No Nama Nilai ggi ndah x1 Ade Irma 222, ,5 2 Genta 210,0 3 Chiko 203,5 4 Yesieka 202,5 5 NurAulia 200,5 6 Dindyasria 200,5 7 Akbar 200,5 8 9 Ade Maulana Muhammad Havit 199,0 198,5 3.1 Perancangan Sistem dengan Basic Flowchart Perancangan sistem penyimpanan kelulusan akademik pada penelitian ini sangat sederhana, dimana perancangan menggunakan flowchart. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

4 88 ISSN: Gambar 1. Flowchart Guru Pada flowchart ini hanya digunakan untuk memudahkan proses berjalannya sistem yang dirancang untuk Guru, Siswa, serta Staf TU dalam pemrosesan pencarian data kelulusan siswa dari seluruh aspek yang berkaitan didalam sistem. Pada gambar 1 terdapat flowchart guru, dimana pengecekan dan penginputan nilai siswa harus sesuai dengan perencanaan awal yang sudah dirancang dan juga guru memiliki user ID masing masing untuk login setelah itu proses dapat berjalan sehingga penginputan nilai siswa kedalam sistem tidak ada kesalahan untuk seterusnya. Masing-masing siswa memiliki user ID untuk dapat melihat nilai ujian yang sudah keluar dalam sistem, selanjutnya siswa dapat mengeprint nilai jika nilai sudah keluar yang ada dalam sistem seperti pada gambar 2. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

5 Jatisi, Vol. 3 No. 2 Maret Gambar 2. Flowchart Siswa Staf TU adalah pusat dari seluruh aspek dalam sistem yang dirancang. Seluruh pengolahan data kelulusan oleh pihak Staf TU sangat bepengaruh terhadap guru maupun siswa dikarenakan informasi akan keluar dengan baik bergantung terhadap sistem kerja dari pihak Staf TU yang mengolah dan memasukan data nilai kelulusan siswa oleh tahapan paling terakhir. Secara bertahap proses penginputan nilai siswa kedalam sistem pihak Staf TU harus melakukan monitoring rekapitulasi nilai siswa sebelum dimasukan kedalam sistem bertujuan untuk menghasilkan sebuah informasi kelulusan siswa dengan efisien dan akurat. Tahapan perancangan berikutnya adalah perancangan dengan context diagram. Untuk ilustrasi flowchart dapat dilihat pada gambar 3 pada contoh dibawah ini. Gambar 3. Flowchart Staf TU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

6 90 ISSN: Perancangan Menggunakan Context Diagram Context diagram digunakan sebagai model untuk memudahkan pembuatan siklus/alur tahapan proses dari perkembangan sistem yang dikembangkan dari basic flowchart dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context diagram juga merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan keseluruhan input ke dalam sistem atau output dari sistem, yang dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 4. DFD Level 0 Ilustrasi dari diagram level 0 bertujuan untuk pendetailan dari masing masing proses entitas yang menghubungkan dari entitas satu ke satu (one to one) yang lainnya. Tahapan ini memang harus sedetail mungkin dari penjabaran hingga penggambaran alur proses masing masing entitas jelas serta perancangan memenuhi sesuai dengan tujuan perancangan awal. Pada tahapan ini juga merupakan pemecahan dari context diagram menuju diagram 0, didalam diagram ini memuat penyimpanan data. Pembuatan model ini sering digunakan, khususnya bila perancangan sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada yang dimanipulasikan oleh sistem itu sendiri. Dengan kata lain, diagram level 0 ini adalah pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. Penjabaran pada tahapan ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi terhadap alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

7 Jatisi, Vol. 3 No. 2 Maret Gambar 5. Diagram DFD Level 0 Gambar 6. ERD 3.3 Perancangan User Interface Perancangan antarmuka merupakan perancangan halaman aplikasi yang berinteraksi langsung dengan pengguna baik admin maupun pengunjung. User interface juga merupakan bagian sistem komputer yang memungkinkan manusia berinteraksi langsung atau tidak bergantung kepada sistem yang akan dibuat sesuai dengan perancangan maupun perencanaan awal. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

8 92 ISSN: Gambar 7. Rancangan Input Login Siswa Gambar 8. Rancangan Input Login Guru IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

9 Jatisi, Vol. 3 No. 2 Maret Gambar 9. Rancangan Staf TU Gambar 10. Rancangan Input Menu Utama 4. KESIMPULAN Setelah semua tahap penelitian dilakukan, dapat dikembangkan proses perkembangan teknologi informasi pendataan kelulusan saat ini menggunakan aplikasi sistem agar lebih terstruktur dalam penyimpanan maupun pendataan nilai siswa. Perancangan sistem yang akan dibangun untuk memudahkan pihak sekolah khususnya dalam penyimpanan nilai serta memperbaiki perancangan sistem bersifat manual menjadi lebih terstruktur sehingga menghasilkan sebuah informasi yang efisien dan akurat. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

10 94 ISSN: SARAN Pengembangan yang dapat dilakukan untuk penelitian ini lebih lanjut yaitu mengukur kualitas pengembangan sistem yang sudah ada dalam pihak internal dengan hasil penyeteraan perkembangan dalam dunia pendidikan. Pemerintah pun juga harus memperhatikan lebih dalam untuk pengembangan sistem mengenai media penyimpanan yang masih bersifat manual ini untuk di tindak lanjuti. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak SMP Makna Bakti yang telah member dukungan terhadap penelitian ini. DAFTAR PUSTAKA [1] Mc. Leod, R., & Schell, G. P., 2007, Management Information Systems, 10th ed, Pearson Education, New Jersey. [2] Mardi, 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia, Bogor. [3] Pressman, R.S., 2010, Software Engineering: A Practitioner s Approach, McGraw-Hill, New York. [4] Sommerville, Ian, 2011, Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak), Erlangga, Jakarta. [5] Wijaya, A. 2007, Penggunaan DFD dan ERD pada Analisis dan Perancang Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang dan Pelayanan Service pada PT. Mitra Maju Mobilindo, Jurnal Teknik Industri: Media Keilmuan dan Kaitan Aplikasi Bidang Teknik Industri. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page