BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Struktur Organisasi PT FIFGROUP PT Federal International Finance (PT.FIFGROUP) merupakan anak perusahaan Group Astra yang bergerak di bidang usaha pembiayaan ritel khususnya sepeda motor Honda yang diproduksi oleh PT Astra Honda Motor, anak perusahaan PT Astra International Tbk. Sejalan dengan kemajuan usahanya, Perseroan mengembangkan usahanya di bisnis pembiayaan motor bekas Honda (FIF UMC) dan pembiayaan produk elektronik (SPEKTRA). (FIFCLUB, 2011) FIFGROUP memiliki 182 cabang yang tersebar diseluruh Indonesia. Untuk menjangkau daerah terpencil seperti di pedesaan, cabang membangun pos-pos untuk memudahkan konsumen melakukan pembayaran. Namun pos ini tetap dibawahi dan dikontrol oleh cabang tersebut. Setiap cabang dipimpin oleh seorang BM. Cabang dikelompokkan berdasarkan area marketing yang dipimpin oleh seorang MM dan dikelompokkan berdasarkan wilayah daerahnya yang dipimpin oleh seorang KAWIL. Misalnya cabang Jatibarang berada di area marketing Jabar 1_2 dan berada di wilayah Jawa Barat. Pembagian area marketing dan wilayah ini bertujuan agar memudahkan dalam mengatur dan mengontrol operasional cabang yang ada diseluruh Indonesia sehingga dapat meningkatkan keuntungan serta perkembangan bisnis perusahaan. Departemen BOM yang mengatur dan mengelola operasional semua cabang yang ada di FIFGROUP agar berjalan dengan baik. Departemen ini merupakan salah satu departemen yang ada di HO dan langsung dibawahi oleh divisi BM (Branch Management). 18

2 Berikut ini adalah sebagian struktur organisasi FIFGROUP yang ada di HO : Direktur Operasional BM Division AM Division BOM Dept Area Head Dept Credit Dept CR Dept L & R Dept Gambar 3.1 Struktur organisasi HO Berikut ini adalah struktur organisasi FIFGROUP yang ada di cabang : Branch Head Credit SH CR SH 1 CR SH 2 IGSH BSSH Rep Head LIRA SH CPC CPC CRC GA RI Finance HRD Operation RPC Verifier Field Field Pool Field Eksternal (PC) Gambar 3.2 Struktur organisasi cabang 19

3 Deskripsi Pekerjaan Departemen BOM : 1. Mengatur dan mengontrol operasional cabang agar kegiatan operasional berjalan lancar 2. Melakukan penjadwalan training cabang tentang perubahan proses bisnis perusahaan 3. Mengontrol performance setiap cabang 4. Mengontrol kebutuhan operasional cabang 5. Membuat laporan data operasional cabang 6. Mengontrol dan memeriksa laporan yang diberikan cabang Deskripsi Pekerjaan BM : 1. Mengawasi pelaksanaan operasional cabang agar kegiatan operasional berjalan lancar, aman dan terkendali sesuai peraturan yang berlaku 2. Mengawasi dan memastikan pelayanan terhadap konsumen yang datang untuk kepentingan administratif 3. Mengawasi dan memastikan pelayanan terbaik terhadap permintaan informasi layanan dari konsumen yang datang 4. Mengawasi & nitor proses aplikasi transaksi harian kredit 5. Mengawasi dan memeriksa laporan operasional kredit 20

4 3.2 Sistem Berjalan Pengajuan dan persetujuan BOM pada PT FIFGROUP yang saat ini masih menggunakan kertas membuat proses pengajuan menjadi cukup lama. Memo yang diajukan tersebut berupa login aplikasi, reset password, instalasi software, Akses Folder, Akses Toad, Akses Internet, Penambahan/Pemutusan/Pergantian jaringan, perbaikan/pengecekan hardware. Jika data pada kurang lengkap atau terdapat kesalahan, harus diperbaiki kembali. Selain itu, user harus menginput manual nomor dan harus mengetahui bagaimana format penulisan untuk setiap pengajuan. Memo ini diperiksa oleh seorang BM, namun jika BM tidak ada dapat diwakilkan oleh MM dan jika MM tidak ada, dapat diwakilkan oleh seorang Kawil. Setelah diperiksa dan mendapat tanda tangan persetujuan, dilampirkan saat membuat tiket helpdesk ITSM. Sebelum diterima oleh tim service desk, tiket harus diperiksa dan mendapat persetujuan dari departemen BOM. Jika data tidak sesuai atau kurang lengkap, tiket dikembalikan ke pembuat tiket ITSM untuk dilengkapi. Proses yang sedang berjalan saat ini membuat sistem berbasis web sangat dibutuhkan dan dapat membantu memudahkan proses pengajuan. Dengan adanya sistem ini, proses pengisian data pengajuan, persetujuan dari BM/MM/Kawil, persetujuan dari departemen BOM yang otomatis ter-generate menjadi tiket ITSM dapat dilakukan melalui sistem ini. Sehingga dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan dapat menerapkan paperless karena dapat menghemat penggunaan kertas. 21

5 Pengajuan dan Persetujuan MEMO BOM User BM/MM/Kawil BOM Service Desk Mulai Input kelengkapan Perbaiki kelengkapan Memproses inputan Tidak Tidak Memo.doc Memo Pengajuan Mencetak Memo Pengajuan Memo Pengajuan + TTD BM/MM/ Kawil Disetujui? Ya Memo Pengajuan + TTD BM/MM/ Kawil Tiket ITSM Disetujui? Ya Input Data di ITSM dan melampirkan Tiket dikirim ke service desk Tiket diterima Memproses Inputan Selesai ITSM.db Tiket ITSM Gambar 3.3 Flowmap sistem yang sedang berjalan 22

6 3.3 Rancangan Sistem Usulan Proses pengajuan dan persetujuan BOM yang masih menggunakan kertas membuat sistem ini dibutuhkan. Karena dengan adanya sistem ini, proses pengisian data, persetujuan dari BM/MM/Kawil, persetujun dari departemen BOM yang otomatis ter-generate menjadi tiket ITSM dapat dilakukan melalui sistem ini. Sehingga dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan dapat menerapkan paperless karena menghemat penggunaan kertas. Pengajuan dan Persetujuan MEMO BOM User BM/MM/Kawil BOM Service Desk Mulai Input kelengkapan Tidak Memproses Inputan Memo.db Tidak Menampilkan data Memo Memo + approval BM/MM/ Kawil Memo Disetujui? Disetujui? Ya Memo + approval BM/MM/ Kawil Ya Otomatis tergenerate tiket ITSM ITSM.db Tiket ITSM Tiket ITSM Selesai Gambar 3.4 Flowmap rancangan sistem usulan 23

7 3.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Wilayah 1 Id_wilayah Wilayah kawil Approve Berada di * Id_approve Note Approve_date * * Cabang 1 * 1 * Bekerja di User Membuat Memo * 1 Mengkategorikan Jenis Memo * Berada di area 1 Marketing Id_Cabang Cabang Alamat Kota No_telp Id_marketing Area_marketing mm * mempunyai NPK Nama Password * Memiliki 1 Status Memo Memo_no Created_date Current_position Ticket_no Note M_Nama M_NPK/NPO M_Jabatan M_Aplikasi M_IPAddress M_Cabang_pos M_TipeJaringan M_SerialNo M_AssetCode M_Keterangan Id_J Jenis_ Kolom_yang_diisi Akses Mendapat 1 Jabatan Id_status status 1 * Id_akses Akses Id_jabatan Jabatan Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram 3.5 Normalisasi Bentuk Tidak Normal Tabel 3.1. Normalisasi bentuk tidak normal Bentuk Normal Pertama (1NF) Tabel 3.2. Normalisasi bentuk normal pertama (1NF) 24

8 3.5.3 Bentuk Normal Kedua (2NF) Tabel 3.3. Normalisasi bentuk normal kedua (2NF) Bentuk Normal Ketiga (3NF) Tabel 3.4. Normalisasi bentuk normal ketiga (3NF) Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF) Tabel 3.5. Normalisasi bentuk normal Boyce-Codd (BCNF) 25

9 3.6 DFD (Data Flow Diagram) Diagram Konteks User Requestor Data Memo Informasi Memo Revisi Memo Sistem Informasi Pengajuan dan Persetujuan Memo BOM Memo menunggu Approval Action Memo Laporan Memo User Approval Gambar 3.6 Diagram Konteks DFD Level 1 Data Memo Memo Menunggu Approval Id_akses 1.0 Pengajuan Memo Id_Jabatan Data Memo Id_Cabang Memo Akses Jabatan Memo_no Id_Jabatan Id_Cabang akses Cabang User Requestor Informasi Memo Revisi Memo 2.0 Persetujuan Memo Action Memo User Approval Memo_no Id_Approve Data Approval Approval 3.0 Laporan Memo Laporan Memo Gambar 3.7 DFD Level 1 26

10 3.7 Struktur Basis Data Struktur Basis Data User Tabel 3.6. Struktur basis data user 1 NPK PRIMARY KEY int 5 Nomor pegawai kantor 2 Nama varchar 50 Nama karyawan 3 Password varchar 50 Password karyawan 4 Cabang FOREIGN KEY char 4 Kode cabang karyawan 5 Jabatan FOREIGN KEY char 3 Kode jabatan karyawan Struktur Basis Data Cabang Tabel 3.7. Struktur basis data cabang 1 Id_Cabang PRIMARY KEY char 4 Kode cabang 2 Cabang varchar 25 Nama cabang 3 Alamat Text Alamat cabang 4 Kota varchar 25 Kota cabang 5 No_Telp varchar 50 No telepon cabang 6 Id_marketing FOREIGN KEY char 4 Kode area marketing 7 Id_wilayah FOREIGN KEY char 4 Kode wilayah 27

11 3.7.3 Struktur Basis Data Jabatan Tabel 3.8. Struktur basis data jabatan 1 Id_Jabatan PRIMARY KEY char 3 Kode jabatan karyawan 2 Jabatan varchar 50 Jabatan karyawan 3 Akses FOREIGN KEY char 2 Akses jabatan Struktur Basis Data Status Tabel 3.9. Struktur basis data status 1 Id_Status PRIMARY KEY char 2 Kode status 2 Status varchar 50 Status Struktur Basis Data Jenis Memo Tabel Struktur basis data jenis 1 Id_J PRIMARY KEY char 3 Kode jenis 2 Jenis Memo varchar 100 Jenis 3 Kolom_yang_diisi varchar 100 Kolom yang harus diisi Struktur Basis Data Approve Tabel Struktur basis data approve 1 Id_Approve PRIMARY KEY varchar 30 Kode History Approval 2 Memo_no FOREIGN KEY varchar 30 Nomor 3 Approve_by FOREIGN KEY char 5 Nomor pegawai kantor 4 Note varchar 255 Catatan approval 5 Approve_Date date Tanggal approve 28

12 3.7.7 Struktur Basis Data Memo Tabel Struktur basis data 1 Memo_no PRIMARY KEY varchar 50 Nomor 2 NPK FOREIGN KEY char 5 Nomor pegawai kantor 3 Id_Status FOREIGN KEY char 2 Kode status 4 Id_J FOREIGN KEY char 3 Kode jenis 5 Id_cabang FOREIGN KEY char 4 Kode cabang 6 Create_date Date Tanggal pembutan 7 Current_Position char 5 Pegawai yang melakukan approval 8 Ticket_no varchar 25 No tiket itsm 9 Note text Catatan keseluruhan 10 M_Nama varchar 50 Pengisian nama di form 11 M_NPK/NPO char 5 Pengisian NPK/NPO diform 12 M_Jabatan varchar 50 Pengisian jabatan diform 13 M_Aplikasi varchar 50 Pengisian aplikasi diform 14 M_IPAddress varchar 50 Pengisian IP address diform 15 M_Cabang/Pos varchar 50 Pengisian nama cabang /POS diform 16 M_TipeJaringan varchar 50 Pengisian jenis jaringan diform 17 M_SerialNo varchar 50 Pengisian serial no Hardware diform 18 M_AssetCode varchar 50 Pengisian Asset Code diform 19 M_Keterangan Text Pengisian keterangan diform 29

13 3.7.8 Struktur Basis Data Akses Tabel Struktur basis data akses 1 Id_akses PRIMARY KEY char 2 Kode akses sistem 2 Akses varchar 25 Akses sistem user Struktur Basis Data Wilayah Tabel Struktur basis data wilayah 1 Id_wilayah PRIMARY KEY char 4 Kode Wilayah Cabang 2 Wilayah varchar 50 Nama wilayah cabang 3 Kawil char 5 NPK sebagai kepala wilayah Struktur Basis Data Marketing Tabel Struktur basis data akses 1 Id_marketing PRIMARY KEY char 4 Kode marketing cabang 2 Area_marketing varchar 50 Area marketing 3 MM Char 5 NPK sebagai marketing manager 30

14 3.8 Rancangan Layar Rancangan Layar Halaman Utama Header Login Gambar Penjelasan fungsi web Footer Gambar 3.8 Rancangan Layar Halaman Utama Rancangan Layar Halaman Setelah Login Gambar 3.9 Rancangan Layar Halaman Setelah login 31

15 3.8.3 Rancangan Layar Halaman Pengajuan Memo Header Menu Form Pengajuan Memo Memo no : generate otomatis IP Address : Jenis Memo : --Pilih-- Cabang/POS* : harus diisi Nama* : harus diisi Tipe/Jaringan : NPK/NPO* : harus diisi Serial No : Jabatan * : harus diisi Asset Code : Aplikasi : Note : Simpan :: Batal Keterangan : *Keterangan Pengisian Memo Footer Gambar 3.10 Rancangan Layar Halaman Pengajuan Memo 32

16 3.8.4 Rancangan Layar Halaman Persetujuan Memo Header Menu Memo Persetujuan Detail Memo Deskripsi Memo Approve Revise Note approve Footer Reject Gambar 3.11 Rancangan Layar Halaman Persetujuan Memo Keterangan : Tombol Approve : berfungsi untuk menyetujui Tombol Revise Tombol Reject Detail Memo : berfungsi untuk mengembalikan untuk di perbaiki : berfungsi untuk menolak menyetujui : sebagai informasi umum yang diajukan Deskripsi Memo : sebagai informasi isi dari yang diajukan 33

17 3.9 Rancangan Menu Sistem Hak akses pengguna sistem ini adalah Admin (karyawan departemen BOM), BM/MM/Kawil dan User (karyawan cabang). 1. Hak Akses Admin/BOM Tabel 3.16 Menu Akses Admin/BOM No Menu Approve Lihat Input Ubah Hapus Cari 1 Memo User - 3 Jenis Memo Cabang - 5 Jabatan - 6 Akses Status Memo Laporan Marketing - 10 Wilayah - 11 Ubah Password

18 2. Hak Akses BM/MM/Kawil Tabel 3.17 Menu Akses BM/MM/Kawil No Menu Approve Lihat Input Ubah Hapus Cari 1 Persetujuan Memo User Jenis Memo Cabang Status Memo Ubah Password Hak Akses Requestor Tabel 3.18 Menu Akses Requestor No Menu Approve Lihat Input Ubah Hapus Cari 1 Monitoring Memo Pengajuan Memo User Jenis Memo Cabang Status Memo Ubah Password