PERTEMUAN I SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Transkripsi

1 PERTEMUAN I SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1. Definisi Sistem, Prosedur dan Sistem Akuntansi W. Gerald Cole mengemukakan Sistem adalah suatu kerangka dari prosedurprosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan klerikal (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Sedangkan Howard F. Settler: Sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kegiatan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditor, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi 2. Unsur-unsur Sistem akuntansi Unsur suatu sistem akuntansi adalah : 1. Formulir 2. Jurnal 3. Buku besar 4. Buku pembantu 5. Laporan. Elemen-Elemen Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi Utama : Laporan keuangan & lap. Lainnya. Klasifikasi rekening,riel & nominal Buku besar (umum & pembantu) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 1

2 Jurnal Bukti transaksi Sistem Penjualan & Penerimaan Kas Order penjualan, perintah pengiriman & pembuatan faktur (penagihan) Distribusi penjualan Piutang Penerimaan uang dan pengawasan kredit Sistem Pembelian & Pengluaran Kas Order pembelian & lap. Pnrm. brg Distribusi pembelian dan biaya Utang (voucher) Prosedur pengeluaran uang Sistem Pencatatan Waktu & Penggajian : Personalia Pencatatan waktu Penggajian Distribusi gaji dan upah Sistem Produksi dan Be Produksi : Order produksi Pengawasan persediaan Akuntansi biaya Tujuan Sistem Akuntansi Dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada dasarnya harus mengetahui pembangun sistem akuntansi itu sendiri, sistem akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber daya lainnya didalam suatu perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Tujuan sistem akuntansi merupakan suatu tujuan yang berdasarkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 2

3 Dari setiap sistem akuntansi yang terdiri dari berbagai sistem mempunyai tujuan yang sama, sistem akuntansi sendiri dibuat oleh manajemen dalam mengelola perusahaannya, maka dari itu untuk lebih jelasnya, tujuan sistem akuntansi dapat dikemukakan dibawah ini. Tujuan sistem akuntansi yang dikemukakan oleh Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:20) adalah : Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru 2. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi, dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Dari uraian tujuan sistem akuntansi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat menghasilkan informasi akuntansi yang terstruktur dan mengandung arti. 3. Formulir, jurnal, buku besar dan buku pembantu Unsur dari sebuah sistem akuntansi adalah formulir, catatan (yang terdiri jurnal, buku besar dan buku pembantu), serta laporan. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, peristiwa yang terjadi dalam organisasi didokumentasikan ke dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Jurnal ini kemudian di-posting ke STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 3

4 akun yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum. Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakn untuk mengklasifikasi data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Perkiraan-perkiraan dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Buku Pembantu, jika data keuangan diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dan akun-akun pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu nama debitur secara lebih detil, maka dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi data tiap-tiap debitur tersebut. Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca (laporan posisi keuangan), laporan rugi laba (laporan aktivitas), laporan realisasi anggaran, daftar piutang dan hutang, misalnya. Laporan akan berisi informasi yang merupakan keluaran akhir dari sistem akuntansi. 4. Simbol bagan alir dokumen STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 4

5 Pengertian dan Definisi Flowchart Flowchart atau Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada beberapa jenis flowchart diantaranya: 1. Bagan alir sistem (systems flowchart). 2. Bagan alir dokumen (document flowchart). 3. Bagan alir skematik (schematic flowchart). 4. Bagan alir program (program flowchart). 5. Bagan alir proses (process flowchart). System Flowchart System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Document Flowchart Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Schematic Flowchart Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 5

6 Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya. Program Flowchart Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram. Process Flowchart Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Simbol dan Notasi Flowchart Dipakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program. Dan dibagi menjadi tiga kelompok : Flow Direction Symbols dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu dengan symbol lainnya Symbol Off-line Connector ( Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 6

7 Symbol Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam lembar/halaman yang sama) Processing symbols Menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedur komputer) Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh Symbol Manual Operation (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukanoleh komputer) Symbol Decision (Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban/aksi) Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage) Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program)- STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 7

8 Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan) - keyboard) Symbol Manual Input (Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard) Input-output symbols menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output. Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya) Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic) - Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu)- STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 8

9 Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk) Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya) Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas) Pedoman Membuat Flowchart Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti: 1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja 5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. 7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 9

10 PERTEMUAN 2 & 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK PENJUALAN 1. Latar Belakang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya. Dalam hal ini akan membahas siklus pendapatan (daur penjualan) yang merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. 2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir. 3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih yang dilakukan pembayaran secara angsuran. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 10

11 4. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai dan Kredit a. Penjualan Tunai Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut : Faktur penjualan tunai (FPT) Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu: - lembar 1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada kassa, - lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas barang, dan - lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan. Pita Register kas Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas. b. Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:214), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan Kredit adalah : Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut. Tembusan dokumen ini berupa : - Tembusan Kredit (Credit Copy) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 11

12 Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungís kredit. - Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. - Surat Muat (Bill of Lading) Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. - Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. - Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 12

13 Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. Faktur Penjualan dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa : - Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. - Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. - Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. - Tembusan wiraniaga (Sales person Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 13

14 Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 5. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai dan Kredit a. Penjualan Tunai Adapun yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut : Bagian Order Penjualan Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kassa. Bagian Kassa Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur. Bagian Pembungkus Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 14

15 Bagian Akuntansi Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen. b. Penjualan Kredit Adapun yang menjadi fungsi fungsi yang terkait dengan Penjualan Kredit berdasarkan pendapat Hall (2001:265) dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi : Bagian Penjualan Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.) Departemen Kredit Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman. Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan. Departemen Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 15

16 rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut : Mencatatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang. Departemen Penagihan Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang. Departemen Akuntansi Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan Dalam Penjualan Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Mulyadi (2001:232), laporan yang digunakan dalam penjualan kredit adalah laporan order penjualan, laporan pengiriman barang, laporan pencatatan piutang, laporan penagihan, dan laporan pencatatan penjualan. 6. Pencatatan dalam transaksi penjualan Tunai dan Kredit Jurnal pada saat terjadi Penjualan Tunai : Cash Sales xxx xxx STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 16

17 Jurnal pada saat terjadi penjualan kredit : Cash Account Receivable xxx xxx 7. Prosedur dan Kebijakan Penjualan Tunai dan Kredit Prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan.. Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar. Prosedur Penjualan Tunai Adapun prosedur atas transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut : o o o Prosedur order penjualan Dalam proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur. Prosedur penerimaan kas Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus mengoperasikan mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register yang akan ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan diserahkan kembali kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. Prosedur penyerahan barang Proses penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 17

18 kuantiítas yang sebenarnya sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman o Prosedur pencatatan kas Pencatatan kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register kas dari bagian pengiriman barang. Prosedur Penjualan Kredit Adapun yang menjadi prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : o Proses penjualan Proses penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang menyatakan jenis dan kuantiítas barang yang ditujukan kepada departemen penjualan dalam bentuk surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian penjualan dan kemudian akan membuat sales order untuk didistribusikan ke departemen lain yang berkaitan dengan masalah penjualan. o Proses Kredit Fungsi dari departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas transaksi yang mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada pelanggan. Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya retur dan potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit dari pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi. o Proses Penagihan Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat persetujuan kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen pengiriman atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan (George H. Bodnar & William S. Hopwood:312). STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 18

19 o Proses Pengeluaran Barang dari Gudang Salinan surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas adanya pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang mengisyaratkan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang diinginkan oleh pelanggan sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang dimaksud. Setelah petugas menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang yang mengindikasikan bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat pengeluaran barang akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan lainnya akan disimpan di gudang sebagai catatan transaksi. o Proses Pengiriman Barang Pengiriman barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah departemen pengiriman menerima surat pengiriman barang dari departemen persediaan (bagian gudang). Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan disiapkan oleh departemen pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran dokumentasi antara pengirim dan pengangkut. o Proses Update Persediaan Dalam hal pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas dokumen pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan oleh Bagian akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar pembantu persediaan, dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen pengeluaran barang akan disimpan. o Proses Piutang Dagang Bagian yang berperan atas pencatatan piutang dagang oleh pelanggan dilakukan oleh departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang dagang akan menyimpan salinan buku besar yang akan merangkum setiap saldo akun menjadi satu dan mengirimkannya ke buku besar umum (general ledger). STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 19

20 o Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger) Pengendalian persediaan dan ikhtisar setiap akun yang berasal dari piutang dagang akan terlaksana pada saat penutupan periode pemrosesan setelah departemen buku besar umum telah menerima voucher jornal dari departemen penagihan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 20

21 STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 21

22 Uraian Prosedur Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing 1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani. 2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order 4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. 5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order. Bagian Kredit 1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order 2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi 4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 22

23 5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal. Bagian Stock & Delivery 1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan 2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang. 3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang. 4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit 5. Membuat surat perintah/permintaan/bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang. 6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier. 7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan 8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice. Bagian Gudang 1. Menerima Perintah/Permintaan Barang 2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 23

24 3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi. 4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan Bagian Transportasi (Sopir) Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier) 1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery 2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo 3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier 4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/po/surat Jalan Supplier 5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya. 6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer 7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. 8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani 9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir) 10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir) Penjualan Barang Dari Stock Gudang 1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order 2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang. 3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang 4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang. 5. Menyerahkan barang kepada customer 6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. 7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani 8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 24

25 9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir) Bagian Invoice/Faktur 1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server 2. Menerbitkan faktur pajak. 3. Menerbitkan listing penjualan harian 4. Mendistribusikan Dokumen 1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit 2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang 3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar 5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy. Bagian Administrasi Keuangan Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah : Bagian Piutang 1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice 2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang 3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal 4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian 5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 25

26 6. Membuat surat penagihan B. Bagian buku besar Bagian Jurnal Penjualan 1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang. 2. Menerima copy Faktur Pajak. 3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan Bagian Jurnal Pembelian 1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian 2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan 3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang Bagian pengolahan IT/Data elektronik Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll. Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 26

27 8. Kegiatan retur penjualan, informasi yang diperlukan dan dokumen-dokumen yang ditangani Sistem Retur Penjualan Retur penjualan adalah pengembalian barang dari customer karena hal tertentu, mungkinkarena rusak dalam perjalanan atau pengiriman barang yang tidak memenuhi spesifikasi yangdiinginkan customer dll.banyak akuntan menyelesaikan masalah retur ini dengan membatalkan atau menghapus ataumerevisi Dokumen penjualan. Hal ini memang merupakan cara termudah namun adainformasi yang mungkin penting yang dihilangkan dengan cara tersebut. Pada laporan penjualan juga akan terlihat nomor urut yang hilang sehingga menimbulkan keragu2an bagi penerima laporan, sehingga timbul tidak percaya sehingga lemah dalam pengawasan.manajemen perusahaan perlu mengetahui dan mengevaluasi kenapa barang tersebutdikembalikan oleh customer untuk menghindari atau meminimalkan hal serupa terjadi dimasayang akan datang, karena bagaimanapun hal tersebut menyebabkan kerugian bagi perusahaan dalam hal waktu, daya dan juga biaya. Ketiga hal tersebut adalah faktor pentingyang terbuang sia-sia yang seharusnya perlu dicatat, diperiksa dan dievaluasi. Sekaligus jugamenhindari peluang terjadinya perilaku tidak sehat dalam usaha anda.mencatat Retur penjualandalam mencatat penerimaan retur sering terdapat persepsi yang berbeda karena seringdibandingkan dengan penjualan sehingga bila terjadi retur akan mengurangi penjualan makaakan dicatat mengurangi Pengeluaran hal ini sama hasilnya dengan menghapus, merevisi ataumembatalkan dokumen penjualan termasuk pembatalan faktur pajak. Dalam persepsi lainkami memandang bahwa retur adalah unsur penerimaan yang akan menambah persediaansejumlah barang retur yang diterima dan menjadi Bukti bagi bagian akuntansi untuk mendebet retur penjualan dan mengkredit piutang sehingga nilai penjualan dan piutang berkurang serta persediaan akan bertambah. Dengan persepsi ini Pengeluaran tidak sebandingdengan penjualan. Cara mana yang akan digunakan keduanya memiliki kelebihan dankekurangan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 27

28 Bila dicatat mengurangi Pengeluaran maka akan terlihat Pengeluaran selalusebanding dengan penjualan sedangkan bila dicatat sebagai penerimaan maka akan terlihat angka Pengeluaran lebih besar dari penjualan dan selisihnya adalah angka yang menunjukan pemborosan yang terjadi. Pemborosan tersebut adalah hal yang perlu mendapat perhatian.bila anda tidak memerlukan ini maka anda dapat lakukan cara yang dilakukan pada persepsiyang pertama tanpa perlu menggunakan form Credit Note sebagai Bukti penerimaan barangretur. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah: a. Fungsi Penjualan fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. b. Fungsi Penerimaan fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. c. Fungsi Gudang fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan d. Fungsi Akuntansi fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah: a. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan c. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli d. Nama dan alamat pembeli STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 28

29 e. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli. g. Otorisasi pejabat berwenang Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah: a. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli. b. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli. Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah: Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal penjualan. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 29

30 Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan. Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut: Prosedur pembuatan memo kredit Fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli Prosedur penerimaan barang Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi. Prosedur pencatatan retur penjualan Dalam rosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan kedalam buku pembantu piutang. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 30

31 STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 31

32 KESIMPULAN 1. Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sementara Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (secara berangsur-angsur). 2. Prosedur dalam penjualan tunai antara lain prosedur order penjualan, penerimaan kas, penyerahan barang, dan pencatatan kas. Sementara prosedur dalam penjualan kredit diantaranya Proses penjualan, Proses Kredit, Proses Penagihan, Proses Pengeluaran Barang dari Gudang, Proses Pengiriman Barang, Proses Update Persediaan, Proses Piutang Dagang, dan Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger) 3. Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai diantaranya bagian order penjualan, bagian kassa, bagian pembungkus dan bagian akuntansi, dan dalam penjualan kredit fungsi-fungsi yang terkait tersebut adalah bagian penjualan departemen kredit, fungsi gudang, departemen pengiriman, departemen penagihan, dan departemen Akuntansi. 4. Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah faktur penjualan tunai, dan pita register kas. Sementara dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit diantaranya yaitu faktur penjualan, surat order pengiriman dan tembusannya, rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (HPP), dan bukti memorial. TUGAS Carilah flowchart sistem akuntansi penjualan dalam tempat Anda bekerja atau Instansi lain, lalu analisislah sistem tersebut secara kelompok? STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 32

33 PERTEMUAN 4 & 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK PEMBELIAN Pendahuluan Setiap bentuk perusahaan mempunyai tujuan yang harus dicapai oleh semua pihak yang ada di dalam perusahaan. Proses penetapan tujuan membutuhkan kemampuan manajemen dalam mengelola perusahaan. Pada perusahaan dagang dan industri, persediaan merupakan aktiva lancar yang relatif besar di neraca dan sebagian aktivitas utama perusahaan berhubungan dengan persediaan. Pembelian untuk persediaan barang dagangan yang terlalu besar hanya merupakan pemborosan dalam bentuk biaya dana yang tertanam dalam persediaan. Disamping adanya kemungkinan resiko kerusakan juga mengakibatkan bertambahnya biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan digudang, turunnya kualitas barang dan keusangan. Sebaliknya, pembelian yang relatif kecil dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk tidak terpenuhinya kebutuhan pelanggan, sehingga pelanggan tidak akan percaya pada perusahaan. Keadaan ini dapat menyebabkan pelanggan akan beralih ke perusahaan lain yang melakukan kegiatan sejenis. Agar perencanaan yang dibuat dapat berjalan secara efektif dan efisien perlu dilakukan pengawasan. Pengawasan dapat dilakukan secara pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dengan melihat adanya pemisahan fungsi antara bagian pemesanan, bagian penerimaan, bagian penyimpanan, bagian pengiriman, dan bagian pencatatan. Selain itu, pengawasan juga perlu untuk menjaga agar persediaan berada pada tingkat persediaan sesuai dengan kebutuhan agar kelancaran operasi perusahaan tidak terganggu. Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan adalah modal. Pada umumnya pihak manajemen perusahaan memiliki dua pilihan, yaitu menerbitkan saham baru atau melakukan pinjaman dari pihak luar baik dalam hutang jangka pendek maupun hutang jangka panjang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan modal tersebut dapat STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 33

34 memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut : 1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 34

35 mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. 2. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. 6. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 35

36 Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah : 1. Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian. 2. Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. Prosedur Pembelian Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini : 1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. 4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. 6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. 7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 36

37 8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut. 5. Prosedur pencatatan utang STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 37

38 Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian 1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan. 2. Transaksi Pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah. 3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut : a. Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan lain lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha. b. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut. c. Apabila harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran. Praktik yang Sehat Penggunaan formulir bernomor urut tercetak Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 38

39 Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Sistem Informasi Akuntansi Hutang Hutang sering disebut juga sebagai kewajiban, dalam pengertian sederhana dapat diartikan sebagai kewajiban keuangan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak lain. Untuk menentukan suatu transaksi sebagai hutang atau bukan sangat tergantung pada kemampuan untuk menafsirkan transaksi atau kejadian yang menimbulkannya, seperti yang dikemukakan oleh FASB berikut ini dalam Statement of Financial Accounting Concept No.6 yang terdapat pada buku Chariri dan Ghozali (2005 : 157), yaitu hutang adalah pengorbanan manfaat ekonomi yang mungkin terjadi di masa yang mendatang yang mungkin timbul dari kewajiban sekarang dari suatu entitas untuk menyerahkan aktiva atau memberikan ke entitas lain dimasa mendatang sebagai akibat transaksi di masa lalu. Munawir (2004 : 18) berpendapat bahwa hutang adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana atau modal perusahaan yang berasal dari kreditor, sedangkan dalam hal ini Hongren, et al. (2006 : 505) menyatakan bahwa hutang merupakan suatu kewajiban untuk memindahkan harta atau memberikan jasa di masa yang akan datang. Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa hutang adalah kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar dengan uang, barang, atau jasa pada saat jatuh tempo. Hutang Jangka Pendek Kadang kala perusahaan meminjam uang dalam jangka pendek untuk kegiatan operasi perusahaan yang biasa disebut dengan hutang (kewajiban) jangka pendek atau lancar. Yusuf (2005 : 230) mendefinisikannya sebagai berikut kewajiban lancar adalah hutang yang diharapkan akan dibayar (1) dalam jangka waktu satu tahun atau siklus akuntansi operasi normal perusahaan, (2) dengan menggunakan aktiva STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 39

40 lancar atau hasil pembentukan kewajiban lancar yang lain. Lebih jelas lagi Niswonger, et al. (2000 : 441) berpendapat bahwa kewajiban lancar adalah kewajiban yang harus dibayar dengan aktiva lancar serta jatuh tempo dalam jangka pendek, biasanya satu tahun. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa hutang jangka pendek adalah kewajiban yang akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau siklus operasi normal perusahaan dan harus dilunasi dengan menggunakan aktiva lancar, serta kewajiban tersebut berdasarkan transaksi yang telah terjadi. Hutang Jangka Panjang Hutang jangka panjang menurut Kieso (2002 : 242) terdiri dari pengorbanan manfaat ekonomi yang sangat mungkin di masa depan akibat kewajiban sekarang yang tidak dibayarkan dalam satu tahun atau siklus operasi perusahaaan, mana yang lebih lama. Pengertian hutang jangka panjang oleh Dyckman, et al. (2000 : 218) adalah kewajiban dengan jangka waktu yang melebihi satu tahun dari tanggal neraca atau siklus operasi, mana yang lebih lama. Baridwan (2000 : 365) mengatakan bahwa hutang jangka panjang digunakan untuk menunjukkan hutang-hutang yang pelunasannya akan dilakukan dalam waktu lebih dari satu tahun atau akan dilunasi dari sumber-sumber yang bukan dari kelompok aktiva lancar. Senada dengan pendapat yang dikemukakan oleh Gunadi (2005 : 83) bahwa kewajiban jangka panjang merupakan hutang yang tidak akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau yang pengeluarannya tidak menggunakan sumber aktiva lancar. Berdasarkan definisi dan penjelasan para ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa hutang jangka panjang merupakan pinjaman yang diperoleh perusahaan dari pihak ketiga atau kreditor, yang jatuh temponya lebih dari satu tahun, dan dilunasi dengan sumber-sumber yang bukan dari aktiva lancar, serta jumlah hutang jangka panjang tersebut tidak boleh melebihi jumlah modal sendiri. Laba Usaha Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya bertujuan untuk memperoleh laba semaksimal mungkin. Informasi mengenai laba sebuah perusahaan dapat STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 40

41 diperoleh dalam laporan keuangan yaitu, laporan laba/rugi. Informasi tersebut digunakan oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan untuk membuat keputusan. Suatu perusahaan dikatakan akan berhasil apabila dalam kegiatan operasionalnya memperoleh laba. Pengertian laba secara konsep yang terdapat di dalam buku Harnanto (2002 : 91), laba adalah suatu pengembalian dari dan dalam jumlah di atas investasinya. Secara umum laba diperoleh setelah pendapatan dikurangi biaya, seperti yang dikemukakan oleh Soemarso (2005 : 230), laba adalah selisih lebih pendapatan atas beban sehubungan dengan kegiatan usaha. Menurut Gade dan Wasif (2000 : 11), laba yang diperoleh perusahaan adalah selisih antara pendapatan dan biaya, apabila pendapatan melebihi biaya yang dikeluarkan berarti perusahaan mendapatkan laba dan sebaliknya jika biaya melebihi pendapatan berarti perusahaan menderita rugi. Oleh karena itu, laba adalah hasil pengurangan antara pendapatan dengan biaya, maka manajemen perusahaan harus dapat menentukan jumlah pendapatan yang akan dihasilkan dan jumlah biaya yang akan terjadi dalam periode yang bersangkutan. Semua perusahaan membutuhkan modal pada saat pendiriannya dan juga memerlukan dana setelah perusahaan itu berdiri untuk pengoperasiannya serta untuk mengembangkan usahanya. Dana tersebut ada yang berasal dari pemilik atau modal sendiri ataupun yang berasal dari pihak luar atau modal asing yang disebut dengan hutang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya. Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan adalah modal. Modal bagi perusahaan merupakan sumber dana yang mendukung dan menjamin kelangsungan kegiatan perusahaan, dengan tersedianya modal yang cukup, diharapkan dapat menjamin kelancaran aktivitas perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan kegiatan usahanya dan meningkatkan jumlah pendapatan yang akhirnya akan meningkatkan laba. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 41

42 Prosedur yang diterapkan untuk kegiatan pembelian di dalam sebuah perusahaan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tergantung dari jenis perusahaan serta volume kegiatan pembelian. Misalnya dalam toko eceran kecil, mungkin pemilik toko tersebut yang mengerjakan seluruh kegiatan pembelian. Tetapi untuk perusahaan besar, semua prosedur yang berhubungan dengan pesanan pembelian dipisatkan pada satu atau beberapa bagian yang khusus menangani masalah ini. Misalnya bagian pembelian yang bertugas menyimpan catalog dan data lain mengenai kualitas, harga barang, perkembangan harga dan informasi-informasi lain yang akan menambah efisiensi kerja di bagian pembelian. Untuk mencegah terjadinya salah pengertian, semua pesanan untuk pembelian barang dagangan, peralatan, perlengkapan, serta aktiva-aktiva lainnya, maka pesanan tersebut sebaik-baiknya dilakukan secara tertulis sebagai bukti. Sebuah pesanan mungkin ditulis dalam formulir khusus yang telah disediakan dan dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan : o o Keaslian sebagai tanda bukti pemesanan Tembusan dari surat pesanan tersebut ditahan sebagai bukti telah melakukan pemesanan Yang paling penting tercantum di dalam faktur antara lain: o Nama dan alamat, baik penjual maupun pembeli o Tanggal terjadinya transaksi o Syarat-syarat pembayaran o Cara pengiriman dan keterangan lainnya mengenai harga dan jumlah barang. Berbagai aktivitas terkait dalam sistem pemrosesan pembelian : Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 42

43 Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemsaik, dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirim ke pemasok dan proses utang usaha. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hanya terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan. Buku besar menerimas informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat kea kun utang usaha serta akun pengendali persddiaan. Dokumen, Laporan dan Catatan Akuntansi yang diusulkan: 1. Dokumen-dokumen yang dibuat dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari: a. Surat Permintaan Pembelian (SPP) b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) c. Purchase Order (PO) d. Bukti Perubahan Pemesanan (BPP) e. Bukti Barang Masuk (BBM) f. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) g. Bukti Barang Keluar (BBK) h. Surat Retur Pembelian (SRP) i. Bukti Pembayaran (BP) j. Bukti Penyesuaian Pwrhitungan Fisik (BPPF) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 43

44 2. Dokumen-dokumen pendukung dari luar dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari: a. Faktur Pemasok b. Bukti Pengiriman Pemasok (Surat Jalan) c. Bukti pengeluaran kas (Bukti Transfer, Cek, dsb) Keterangan Siklus Pembelian Tunai: 1. Bagian Gudang Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah diproses, Gudang akan menerima LPB beserta Barang dari Bagian Penerimaan. 2. Bagian Pembelian Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 44

45 barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Surat Pesanan Pembelian Barang (SPPB) yang diberikan ke Pemasok. 3. Bagian Pemasok Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima SPPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Nota Pembelian (lembar pertama sebagai arsip) ke Bagian Penerimaan. 4. Bagian Penerimaan Barang dan Nota Pembelian yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang dirangkap 2, lembar pertama diberikan ke Bagian Keuangan sedangkan lembar kedua beserta barang diberikan ke Bagian Gudang, 5. Bagian Keuangan LPB tersebut oleh Bagian Keuangan dibuat Kwitansi sebagai Bukti Pembayaran yang di rangkap 2. Satu untuk Slip disimpan Bagian Keuangan sebagai dasar pembuatan Laporan Pembelian Barang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke Pimpinan. Sedangkan Kwitansi satunya diberikan ke Pemasok beserta uang. 6. Pimpinan Menerima Laporan Pembelian Barang dari Bagian Keuangan, lalu dijadikan arsip. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 45

46 Keterangan Siklus Pembelian Kredit: 1. Bagian Gudang Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah proses, Bagian Gudang mendapatkan Laporan penerimaan barang beserta barang dari Bagian Penerimaan. 2. Bagian Pembelian Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Daftar Barang yang akan dibeli, lalu membuat Pesanan Pembelian Barang (PPB) yang diberikan ke Pemasok. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 46

47 3. Pemasok Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima PPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Faktur Pembelian ke Bagian Penerimaan. Faktur dibuat karena pembelian bersifat kredit. Setelah proses yang panjang, pemasok mendapatkan surat pembayaran utang dari Bagian keuangan, lalu membuat faktur lunas 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke bagian keuangan. 4. Bagian Penerimaan Faktur Pembelian beserta barang yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). LPB dan Barang lalu diberikan ke Bagian Gudang, sedangkan Faktur Pembelian diberikan ke Bagian Keuangan. 5. Bagian Keuangan LPB yang diterima dari bagian penerimaan digunakan untuk mencatat utang. Lalu bagian keuangan membat surat pembayaran utang 2 rangkap, lembar pertama diberikan ke pemasok, lembar kedua untuk pimpinan. Faktur lunas yang diterima dari pemasok karena telah membayar, dibuatkan laporan pengurangan utang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua untuk pimpinan. 6. Pimpinan Menerima surat pembayaran utang dan laporan pengurangan utang dari bagian keuangan Retur Pembelian Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 47

48 Contoh Memo Debit atau Nota Debit Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kreditu yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit Flowchart Retur Pembelian STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 48

49 Prosedur retur pembelian suatu perusahaan: Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan. Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang. Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di retur. 1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit. Prosedur retur pembelian adalah rangkaian aktivitas yang ada pada perusahaan, dimana perusahaan melakukan pengembalian atas barang yang telah dibeli kepada pemasok/supplier dikarenakan barang tersebut rusak atau tidak sesuai pesanan. A. Prosedur Retur Pembelian: 1. Bagian departemen persediaan melakukan pengecekan persediaan lalu mengumpulkan persediaan yang rusak, mencatat persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2, lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan, lembar kedua disimpan sebagai arsip. 2. Manajer persediaan menerima persediaan yangrusak dan daftar persediaan yang rusak, manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak. 3. Departemen pembelian menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 49

50 pembelian rangkap 2, lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan dan lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. 4. Departemen penerimaan menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian. 5. Bagian supplier menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2, lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 6. Departemen pembelian menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan. 7. Departemen penerimaan meneriman surat penerimaan retur dari departemen pembelian. 8. Supplier menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. 9. Departemen penerimaan menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti. Lalu berdasarkan hal tersebut ditambah dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar. Lembar ke dua dikirim ke supplier dan lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan. 10. Supplier menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 11. Departemen persediaan menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan. departemen persediaan melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang rangkap 2, lembar pertama beserta bukti penggantian barang retur dikirim ke manajer persediaan, lembar kedua disimpan sebagai arsip. 12. Manajer persediaan menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. Lalu mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 50

51 13. Bagian akuntansi menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan 14. Pimpinan menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya. Job decs dari masing-masing entitas : 1. Departemen persediaan: Melakukan pengecekan persediaan, mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu: lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan lembar kedua disimpan sebagai arsip. Menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan. Departemen persediaan melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang rangkap 2, yaitu: lembar pertama beserta bukti penggantian barang retur dikirim ke manajer persediaan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 2. Manajer persediaan: Menerima persediaan yangrusak dan daftar persediaan yang rusak. Manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu : lembar pertama disimpan sebagai arsip Lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. Mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 51

52 3. Departemen pembelian: Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap 2, yaitu: lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan. Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan. 4. Supplier: Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu: lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian lembar kedua disimpan sebagai arsip. Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 5. Departemen penerimaan: Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian. Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian. Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti. Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu: Lembar ke dua dikirim ke supplier Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan. 6. Bagian Akuntansi : Menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, yaitu: lembar pertama disimpan sebagai arsip lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan 7. Pimpinan: STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 52

53 Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan Utama dalam Siklus Pengluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Pihak manajemen diharapkan mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pengeluaran, yang membutuhkan kemudahan akses ke data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. 3 Fungsi Dasar SIA dalam Siklus Pengeluaran : 1. Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis 2. Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan 3. Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi. Berikut merupakan Prosedur dari Pengeluaran Kas : 1. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 2. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 3. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas. 4. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 53

54 5. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier. 6. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 8. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. Berikut merupakan Flowchart dari Pengeluaran Kas : STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 54

55 PERTEMUAN 6 & 7 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK PRODUKSI DAN GUDANG Diagram Conteks Siklus Produksi Penjelasan : Siklus pendapatan, yang memberikan informasi tentang produk apa yang dipesan dan ramalan penjualan (kuantitas), yang akan digunakan oleh bagian produksi untuk menyusun rencana produksi dan jumlah persediaan. Sebaliknya siklus produksi memberikan informasi kepada siklus pendapatan tentang produk apa saja yang telah selesai dibuat dan jumlah produk yang tersedia untuk dijual. Informasi tentang bahan baku dikirim ke siklus pembelian dalam bentuk surat permintaan pembelian, sebaliknya siklus pembelian juga memberikan informasi tentang bahan baku yang dibeli dan pengeluaran lain yang terhasuk dalam overhead pabrik. Informasi tentang kebutuhan tenaga kerja dikirimkan ke system manajemen sumber daya manusia/penggajian yang nantinya akan memberikan data tentang tersedianya tenaga kerja dan biayanya.informasi tentang harga pokok produksi dikirimkan ke siklus buku besar dan pelaporan STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 55

56 Pengertian Siklus Produksi Siklus Produksi adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus-menerus. Keberadaan system informasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi, dengan system informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi pembuat keputusan dalam perancanaan produk atau jasa yang dihasilkan, berapa harga produk tersebut, dan bagaimana perencanaan penyerapan dan alokasi sumber daya yang diperlukan, dan yang sangat penting adalah bagaimana merencanakan dan mengendalikan biaya produksiserta evaluasi kinerja terhadap produktifitas yang dihasikan. Kegiatan Siklus produksi Peranan akuntan perusahaan dalam kegiatan siklus produksi umumnya berada pada siklus akuntansi biaya, namun peranan lain tetap dituntut kepada mereka untuk saling berkoordinasi dengan siklus lain. Arus informasi yang yang masuk ke siklus produksi dari siklus lain, yaitu: Siklus pendapatan menyediakan informasi mengenai order customer dan perkiraan penjualanuntuk digunakan dalam perencanaan produksi dan persediaan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 56

57 Siklus pengeluaran menyediakan informasi untuk memperoleh bahan mentah dan mengontrol pengeluaran lain yang termasuk overhead pabrik. Siklus penggajian menyediakan informasi tentang biaya karyawan dan ketersediaannya, Arus informasi yang datang dari siklus pengeluaran adalah Siklus pendapatan menerima informasi dari siklus produksi tentang barang jadi yang tersedia untuk dijual. Siklus pengeluaran menerima informasi tentang kebutuhan akan bahan mentah. Siklus penggajian menerima informasi tentang tersedianya tenaga kerja. Buku besar dan sistem pelaporan menerima informasi tentang harga pokok produksi. Peran SIA dalam Siklus Produksi Bauran produk Produk apa yang ingin diproduksi Penetapan harga produk Berapa HPP sampai produk selesai dibuat Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli) Apakah jita akan membeli produk lalu dijual / membuat / memproduksi sendiri lalu dijual Manajemen Biaya Merencanakan / mengalokasikan biaya - biaya yang timbul. Prosedur Siklus Produksi Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan. Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal. Kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 57

58 Pengendalian Siklus Produksi Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi : 1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik. 2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya. 3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat. Aktivitas Siklus Produksi Terdapat empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu : 1. Desain Produk Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desainproduk, tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.aktivitas desain produk menciptakan dua dokumen utama, yaitu pertama, daftar bahan baku yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, serta jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu unit produk jadi. Kedua, daftar operasi yang menyebutkan kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut. Peran akuntan harus terlibat dalam desain produk karena 65 hingga 80 persen biaya produk ditentukan pada tahap proses produksi ini. Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi suatu lini produk-produk yang berkaitan dengan meningkatkan jumlah komponen bersama yang digunakan dalam masing-masing produk. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik. 2. Perencanaan dan Penjadwalan Langkah kedua dalam siklus produksi adalahperencanaan dan penjadwalan, tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 58

59 pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.terdapat dua metode perencanaan produksi yang umum digunakan adalah Perencanaan sumber daya produksi (manufacturing resource planning = MRP-II) dan Sistem produksi Just-in-time (JIT). MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MRP-II sering disebut sebagai push manufacturing, karena barang diproduksi sebagai ekspetasi atas permintaan pelanggan. Sedangkan Justin-time (JIT)memperluas prinsip sistem pengendalian persediaan untuk seluruh proses produksi. Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. JIT sering kali disebut sebagai pull manufacturing, karena barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Jadi hanya berproduksi sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan. Jadwal Induk Produksi (master production schedule - MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi nomor perintah produksi, tanggal pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku, nomor baarang serta jumlah semua bahan baku yang dibutuhkan. Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalam dalam kartu perpindahan, yang mengidentifikasikan bagian bagian yang di pindahkan, lokasi perpindahannya serta waktu perpindahan.peran akuntan dalam aktivitas ini memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan. Para akuntan juga membantu perusahaan memilih antara MRP-II atau JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan. 3. Operasi Produksi Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk. Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan, STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 59

60 perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Penggunaan berbagai bentuk Teknologi Informasi dalam proses produksi, seperti mesin yang dikendalikan oleh komputer, disebut sebagai computer-intergrated manufacturing (CIM) untuk mengurangi biaya produksi.para akuntan tidak diminta untuk menjadi ahli dalam setiap segi CIM, tetapi mereka harus memahami bagaimana hal tersebut mempengaruhi SIA. Salah satu pengaruh CIM adalah pergeseran dari produksi massal ke produksi sesuai pesanan. Walau sifat proses produksi dan keluasan CIM dapat berbeda diberbagai perusahaan, namun setiap perusahaan membutuhkan data mengenai empat segi berikut yaitu bahan baku yang digunakan, jam tenaga kerja yang digunakan, operasi mesin yang dilakukan serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi. 4. Akuntansi Biaya Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Terdapat tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya yaitu : Memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi. SIA didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat waktu. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk. SIA mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya tersebut ke produk & unit organisasi tertentu. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan. Sebagaian besar perusahaan menggunakan perhitungan biaya pesanan dan proses untuk membebankan biaya produksi. Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu dan digunakan ketika produk atau jasa yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat di identifikasikan secara terpisah. Sebaliknya, Perhitungan biaya STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 60

61 prosesmembebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi. Digunakan ketika produk atau jasa yang hampir sama diproduksi dalam jumlah massal dan unit terpisah tidak dapat dengan mudah diidentifikasi. Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data. Kedua sistem tersebut membutuhkan akumulasi dan mengenai empat jenis biaya : a. Bahan Baku Ketika produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim ke bagian produksi. b. Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor) Kartu waktu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja. Dokumen ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu. Para pekerja memasukkan data ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja pabrik. c. Mesin dan Peralatan Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut. d. Overhead Pabrik Yaitu semua biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses tertentu. Untuk Aktiva tetap SIA juga dapat mengumpulkan informasi mengenai gedung, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam siklus produksi. Aktiva tetap harus diberi kode garis untuk memungkinkan pembaruan yang cepat dan periodik atas database aktiva tetap. Informasi minimum yang seharusnya dijaga mengenai aktiva tetapnya yaitu Nomor identifikasi, Nomor seri, Lokasi,Biaya, Tanggal perolehan, Nama dan alamat pemasok,umur yg diharapkan, Nilai sisa yang diharapkan,metode STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 61

62 penyusutan, Beban penyusutan ke tanggal,perbaikan dan Kinerja service pemeliharaan. Tujuan Siklus Produksi Adapun tujuan siklus produksi : Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat. Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat. Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan. Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif. Ancaman dan Prosedur Pengendalian yang dilakukan dalam setiap aktivitas produksi Proses / Aktifitas Ancaman Prosedur Yang Dapat di Terapkan Dalam Desain Produk Perencanaan dan penjadwalan Desain produk yang kurang baik Kelebihan produksi atau kekurangan produksi Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya. Data terinci mengenai biaya jaminan dan produk. Sistem perencanaan produksi yang lebih baik Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran Operasi produksi Pencurian dan perusakkan persediaan dan aktiva tetap Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi Identifikasi semua aktiva tetap STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 62

63 Akuntansi Biaya Ancaman umum Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat. Hilangnya data, Kinerja yang kurang baik Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap Pengendalian edit entri data; penggunaan pemindai kode garis jika memungkinkan; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodik Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana; batasi akses ke data biaya. Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu. Keterkaitan siklus produksi dengan siklus lainnya dalam proses bisnis (dengan siklus pendapatan,pengeluaran,siklus SDM,dan sistem buku besar dan pelaporan) Sistem informasi siklus pendapatan memberikaninformasi(pesanan pelanggan dan prediksi penjualan) yang digunakan untuk merencanakan produksi serta tingkat persediaan. Sebaliknya sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual.informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran dalam bentuk formulir permintaan pembelian. Sebagai gantinya sistem informasi siklus pengeluaran memberikan informasi mengenai perolehan bahan baku dan informasi pengeluaran lain yang dimasukan kedalam overhead pabrik. Informasi mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan akan dikirim ke siklus sumber daya manusia,yang selanjutnya akan memberikan data mengenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir mengenai informasi mengenai harga pokok penjualan akan dikirim ke sistem informasi buku besar dan pelaporan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 63

64 Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi property/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan- perusahaan manufaktur. Hanya sediklit kemungkinan adanya siklus produksi sebagai suatusiklus yang terpisah, dalam sebuah perusahaan non-manufaktur, tetapi hamper sebagian besar perusahaan mempunyai persediaan dan mengelola beberapa bentuk aktivitas produktif,seperti menjual barang dan jasa. Jadi, prinsipprinsip pengendalian produksi relevan untuksebagian besar organisasi. Pengendalian Produksi System akuntansi biaya berfokus pada pengelolaan persediaan manufacturing: bahanbaku, barang dalam proses, dan produk selesai. Job costing merupakan prose dur dimana biayadidistribusikan ke pekerjaan atau order produksi tertentu. Ini membutuhkan system pengendalian order produksi.dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi (process costing), biaya dikumpulkandalam proses atau departemen berdasarkan periode (hari, minggu, atau bulan). Pada setiapakhir periode, biaya setiap proses dibagi berdasarkan unit yang diproduksi untuk mencari biaya rata-rata per unit. Process costing digunakan jika tidak mungkin atau tidak memuaskanuntuk mengidentifikasikan banyak pekerjaan atau perkumpulan produksi. Klasifikasi prosesatau departemen dapat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuantujuan akuntansi biaya proses dan pengendalianproduksi dengan order berulan g. Biaya baik dalam job maupun process costing dapatberupa biaya actual a tau biaya yang ditetapkan terlebih dahulu (contoh:biaya standar).system akuntansi biaya meliputi baik pengendalian produksi maupun persediaan; keduanyasangat berkaitan dengan masukan order, penagihan, penggajian, pengiriman, dan prosedurprosedur pembelian. Pengendalian intern atas persediaan dan produksi didasar kan padafungsi-fungsi terpisah dan catatan-catatan dasar dan dokumentasi, seperti order produksi,formulir-formulir permohona bahan, dan kartu jam kerja. Perlindungan terhadap persediaandari pencurian fisik meliputi pengamanan STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 64

65 terhadap persediaan seperti juga dilakukannya perhitungan fisik periodic dan pengujian terhadap catatan secara independen. Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporanlaporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan pers ediaan, saldo persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harusditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan ordertambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penju alan atau penggunaan fasilitasfasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tuju an pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, ke putusan penting yang harus di buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian; yang disebut economicorder quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering cost. Produksi Just In Time (JIT) Produksi just in time (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan system produksidimana barang-barang hanya diproduksi hanya sesuai dengan kebutuhan operasi mendatang.system JIT berbeda dengan system produksi konvensional dimana persediaan barang dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dielimin asisecara total.persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan produk jadiditunjukkan dengan kotak-kotak terputus putus. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasisecara seksama untuk mebuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dankeluaran untuk setiap setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Karena persediaan diminimalkan, produksi yan g cacat haruss segeradikoreksi agar alur produksi alur produksi yang konstan tetap terjaga. Para pemasok STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 65

66 menjamin pengiriman barang tanpa cacat secara tepat waktu sehingga dapat segera dimasukkandalam produksi, tidak harus ditempatkan terlebih didalam p ersediaan bahan baku.manfaat keuangan dari produksi JIT secara umum berasal dari pengurangan tingkat persediaan secara keseluruhan. Ini mengurangi total investasi perusahaa n dalam persediaan.biaya-biaya penyimpanan dan penanganan persediaan, keuangan, ruang penyimpanan dan beban keuangan terhadap total biaya persediaan turun, mungkin sangad mencolok. Manfaatlain dalam meliputi biaya tenaga kerja yang turun karena rancang ulang alur produksi yangkonstan, diskon kuantitas dari pemasok yang sebaliknya menerima kontrak jangka panjangdari perusahaan, dan peningkatan kualitas produksi dan pengurangan biaya limbah dan barang rusak yang berkaitan. Siklus Produksi dan Persediaan Definisi Siklus Produksi dan Persediaan Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk, sedamgkan siklus persediaan adalah rangkaian aktivitas bisnis yang berkaitan dengan pengendalian persediaan produk suatu perusahaan. 3 Fungsi SIA dalam Siklus Produksi : Menjelaskan aktivitas siklus produksi serta membahas data mengenai pengumpulan dan proses biaya aktivitasnya. Membahas tujuan pengendalian utama dalam siklus produksi serta mampu mendesain dalam hal mencapai tujuan Mampu secara efektif dan efisien dalam menyimpan serta mengatur informasi yang dibutuhkan dalam membuat keputusan. Dalam Pembahasan ini Siklus Produksi dan Persediaan terdiri atas : Prosedur pencatatan barang/produk jadi Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 66

67 Prosedur pencatatan harga pokok persediaan Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang Berikut merupakan prosedur pencatatan barang/produk jadi: 1. Bagian produksi membuat Bukti Pengiriman Barang Jadi rangkap 3. Lembar 1 dikirimkan bersama barang ke Bagian Gudang. Lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi. Lembar 3 disimpan sebagai arsip. 2. Bagian Akuntansi menerima Bukti Pengiriman BJ lembar 2 dari Bagian Produksi, kemudian di arsip untuk dijadikan bukti bahwa Bagian Produksi telah menyelesaikan produk jadi dan sudah melakukan pengiriman ke Bagian Akuntansi 3. Bagian gudang menerima barang jadi dan Bukti Pengiriman Barang Jadi lembar 1 dari Bagian Produksi. Berdasarkan Bukti Pengiriman BJ tersebut, Bagian Gudang mengisi Kartu Gudang yang menyatakan bahwa bagian gudang menerima barang jadi sejumlah unit barang jadi yang telah ditransfer oleh bagian produksi. 4. Setelah mengisi kartu gudang, Bagian Gudang meminta tanda tangan (untuk mengetahui produk jadi yang masuk ke Bagian Gudang) ke Bagian Akuntansi. 5. Bagian Akuntansi menerima Kartu Gudang untuk ditanda tangani sebagai bukti penerimaan barang jadi. Setelah itu mengirimkan Kartu gudang yang telah ditanda tangani ke Bagian Gudang. 6. Berdasarkan kartu gudang yang telah ditanda tangani, Bagian Gudang membuat Surat Penerimaan Barang Jadi (SPBJ) rangkap 3. Lembar pertama dikirimkan ke Bagian Akuntansi, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Produksi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Akuntansi menerima SPBJ lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 1 tersebut, Bagian Akuntansi mengisi Kartu persediaan yang digunakan untuk mengetahui persediaan barang jadi yang telah masuk. 8. Setelah mengisi Kartu Persediaan, Bagian Akuntansi mencatat di Jurnal tentang persediaan barang jadi yang masuk. Setelah itu, memposting ke buku besar, dan dibuatkan neraca saldo dan neraca lajur, jurnal penyesuaian dan Laporan Keuangan. Berdasarkan Laporan Keuangan tersebut, Bagian Akuntansi membuat Laporan Penerimaan Barang Jadi (LPBJ) yang dikirimkan ke Manajer. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 67

68 9. Bagian Produksi menerima SPBJ lembar 2 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 2, Bagian Produksi membuat Laporan Penyelesaian Barang Jadi yang dikirimkan ke Manajer. Berikut merupakan Flowchart dari pencatatan barang/produk jadi: STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 68

69 Berikut merupakan prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual: 1. Bagian produksi membuat surat permintaan bahan baku rangkap 2, lembar 1 diberikan kepada bagian gudang sedangkan lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. 2. Bagian gudang menerima surat permintaan barang baku lalu mempersiapkan bahan baku yang diminta, membuat surat pengiriman barang rangkap 2. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 69

70 Lembar 1 disimpan sebagai arsip sedangkan lembar ke 2 dikirim ke bagian produksi beserta bahan baku. 3. Bagian produksi menerima surat pengiriman dan barang, lalu melakukan produksi. Setelah itu membuat laporan DM,DL,FOH rangkap 2. Lembar 1 disimpan sebagai arsip, lembar ke 2 dikirim ke bagian akuntansi. 4. Bagian akuntansi menerima laporan DM,DL,FOH. Berdasarkan laoran tersebut bagian akuntansi menghitung DMC,DLC,FOH. Lalu membuat laporan harga pokok produksi rangkap 2. Lembar 1 disimpan sebagai arsip. Lembar ke 2 dikirim ke manajer. 5. Bagian manajer menerima laporan harga pokok produksi,. Berdasarkan laporan harga pokok produksi bagian manajer menentukan margin laba lalu membuat laporan harga penjualan barang. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 70

71 Berikut merupakan Flowchart dari pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual : Berikut merupakan prosedur dari pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli: 1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 71

72 2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. 3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Manager untuk mendapat persetujuan. 4. Jika Manager menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ketransaksi awal. 5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. 6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. 8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. 9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang. 10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke- 2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian LP rangkap 2. LembarpertamadiserahkankeManagerdanlembarkeduadisimpansebagaiarsip. 11. Berdasarkan laporan pembelian kredit bagian keuangan membuat laporan harga pokok persediaan rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke manager, lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 72

73 Berikut merupakan Flowchart dari pencatatan harga pokok persediaan: STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 73

74 Berikut merupakan Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang: 1. Bagian Produksi membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 2. Bagian Gudang menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 74

75 3. Berdasarkan Surat Permintaan Bahan Baku, Bagian Gudang membuat Surat Pengiriman Bahan Baku rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Produksi beserta bahan baku yang diminta dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 4. Berdasarkan Surat Pengiriman Bahan Baku, Bagian Gudang membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 5. Berdasarkan bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku, Bagian Gudang membuat laporan persediaan bahan baku rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip. 6. Bagian Produksi menerima Surat Pengiriman Bahan Baku beserta bahan baku dari Bagian Gudang. 7. Bagian Produksi memproduksi bahan baku menjadi barang jadi, kemudian mengirim barang jadi ke Bagian Gudang. 8. Berdasarkan barang jadi, Bagian Gudang membuat laporan barang jadi rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 9. Berdasarkan laporan persediaan bahan baku, bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang dan laporan barang jadi, Bagian Akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 75

76 Berikut merupakan Flowchart permintaan dan pengeluaran barang gudang: Prosedur Produk Selesai Order produksi yang telah selesai dikerjakan, perlu diserahkan dari bagianproduksi ke bagian gudang. Prosedur produk selesai merupakan prosedurpenyerahan produk selesai dari bagian produksi ke bagian gudang. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 76

77 Dokumen Yang digunakan Dalam Kegiatan Produksi 1. Surat Order Produksi Merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh bagian produksi, yangditunjukan pada bagian-bagian terkait dengan proses pengolahan, produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitasproduksi dan jangka waktu seperti yang tercantum dalam surat order produksitersebut. 2. Daftar Kebutuhan Bahan Merupakan Daftar Jenis dan kuantitas kegiatan dan fasilitas mesin yangdiperlukan untuk memproduksi barang seperti yang tercantum dalam surat orderproduksi. 3. Daftar Kegiatan Produksi Merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukanuntuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi. 4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Merupakan formulir yang digunakan oleh bagian produksi untuk meminta bahanbaku dan bahan penolong untuk memproduksi barang yang tercantum dalamsurat order produksi. Dokumen ini sekaligus juga berfungsi sebagai buktipengeluaran barang dari gudang. 5. Bukti Pengembalian Barang Gudang Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke bagian gudang. Pengembalian bahan ini umumnya disebebkan karena adanya sisa bahan bakudan bahan penolong yang tidak dipakai dalam proses produksi. 6. Kartu Jam Kerja Merupakan kartu untuk mencatat jam kerja langsung yang dikonsumsi untuk memproduksi yang tercantum dalam surat order produksi. 7. Laporan Produk Selesai Laporan Produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukanselesainya produksi pesanan tertentu pada bagian STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 77

78 perencanaan dan pengawasanproduksi, bagian gudang, bagian penjualan, danbagian akuntansi. 8. Kartu Persediaan Setiap Masuknya atau keluarnya barang harus dicatat dalam bentuk kartupersediaan dimana kartu persediaan ini dicatat berdasarkan jenis barang. Adapunconth dari akrtu persediaan, adalah : Contoh KartuPersediaan Barang Operasional dalam Gudang Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan sertamemasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satucritical point, Berikut beberapa alasan yaitu: 1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri. 2. Cek kesesuaian barang dengan Surat Order dan Expired date barang dilakukanoleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : ) Page 78