Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pada Swalayan Bandi Raya Dengan Metode 360 Derajat

Transkripsi

1 Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pada Swalayan Bandi Raya Dengan Metode 360 Derajat Elvin Almutakin 1) 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, elvinalmutakin@gmail.com Abstract: Performance assessment is very important for the employees and for the company of course. Employees need to receive a fair and objective assessment. It is very important for companies to find the right method. 360-degrees is an approach where employees are rated by many sources. Superiors, subordinates, colleagues and customers. 360-degree also allows employees to assess themselves. With this assessment, the manager could have a broad view in evaluating employees. Combination of information technology and this method makes a 360-degree assessment is to provide feedback to employees fair and objective. Keywords: Employee, Performance Assessment, 360-Degree Salah satu cara untuk mencapai tujuan perusahaan adalah dengan adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal dan bermutu. Ada banyak cara yang bisa digunakan perusahaan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang handal dan bermutu. Salah satunya adalah dengan penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan tugas penting yang dibutuhkan untuk mengetahui sejauh mana seorang karyawan berhasil atau tidak dalam bekerja selama masa kerja yang ditentukan. Kegagalan maupun keberhasilan perusahaan dalam pengelolaan kinerja berkaitan dengan efektivitas sistem penilaian kinerja (Grote, 1996). Bretz dan Milkovitz (Dalam Grote, 1996) menyarankan beberapa alternatif untuk meningkatkan efektivitas penilaian kinerja, salah satu diantaranya yang terpenting adalah menerapkan multisource assessment untuk mengurangi subyektivitas dan kesalahan penilaian. Multisource Assessment tersebut adalah sistem penilaian kinerja 360. Swalayan Bandi Raya adalah salah satu supermarket di kota Sangatta yang memiliki karyawan sebanyak 46 orang. Dalam perjalanannya Swalayan Bandi Raya harus berupaya meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Agar dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan maka Swalayan Bandi Raya melakukan peningkatan kualitas SDM dengan melakukan penilaian kinerja. Saat ini Swalayan Bandi Raya belum memiliki sistem penilaian kinerja yang baik. Dalam melakukan penilaian banyak karyawan yang tidak puas dengan hasil 1

2 penilaian yang didapat. Karyawan merasa penilaian tidak fair karena hasil penilaian kinerja yang baik lebih terjadi karena kedekatan dengan atasan. Peluang mendapatkan hasil penilaian kinerja baik lebih besar jika memiliki kedekatan dengan atasan. Karyawan yang dinilai kurang baik bukan tidak mampu menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan atasan, tetapi lokasi kerja karywan jauh dari lokasi kerja atasan sehingga penilaian yang diterima kurang baik. Selain itu, penyimpanan data penilaian masih dilakukan secara manual. Untuk proses perhitungan hasil penilaiannya dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan proses pengolahan dan pencarian data membutuhkan waktu yang relatif lama. Solusi yang ditawarkan pada tugas akhir ini yakni dengan pembuatan sistem informasi penilaian kinerja dengan metode 360. Dengan adanya sistem informasi penilaian ini maka diharapkan suatu sistem informasi yang akurat dan lebih obyektif. METODE Penilaian Kinerja Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah suatu proses dalam organisasi yang bertujuan mengevaluasi pelaksanaan kerja masing-masing individu dalam organisasi tersebut (Simamora, 1999:415). Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan salah satu bagian dari sistem manajemen kinerja. Werther dan Davis (1996:45), mendefinisikan: penilaian kinerja adalah proses suatu organisasi mengevaluasi kinerja karyawannya, penilaian kinerja menyangkut dua unsur yaitu kinerja dan pertanggungjawaban karyawan. Amstrong (1988:34) dalam buku terjemahan: A Handbook of Human Resources Management, mendefinisikan penilaian kinerja adalah proses yang berkesinambungan yang berisi catatan prestasi dan kemajuan karyawan dalam suatu periode tertentu. Metode 360 Derajat Menurut Edward dan Ewen (1996), penilaian 360 feedback merupakan proses penilaian dengan melibatkan internal dan external customer sebagai sumber informasi. External customer terdiri dari client, supplier, consultant dan community official sedangkan internal customer terdiri dari supervisor, top management, subordinate, coworker, representative department dan self assessment. Dengan menggunakan proses penilaian kinerja 360 feedback, seluruh personel perusahaan bertanggung jawab menilai 2

3 kinerja karyawan. Setiap karyawan berusaha menunjukkan kinerja yang berkualitas dihadapan atasan, bawahan, rekan kerja, konsumen dan pihak eksternal lainnya. Karyawan mendapatkan feedback dari berbagai sumber termasuk dari diri sendiri dalam mengevaluasi kontribusi kepada perusahaan. Melalui feedback karyawan dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sedangkan menurut Waldman, Atwater, dan Antonioni (1998) program penilaian kinerja 360 feedback digunakan untuk meningkatkan target kinerja karyawan atau manajer melalui berbagai sumber informasi yaitu downward dari supervisor, upward dari subordinate, lateral dari coworker atau self assessment. Sumber : Edwards, M. & Ewen, A. (1994) Gambar 1. Sumber Informasi Penilaian 360 feedback Kelebihan Metode 360 feedback Menurut Mesmer (2000:10) 360 feedback lebih efektif digunakan karena: 1. Metode 360 feedback memberikan pemahaman terhadap individu mengenai bagaimana efektifitasnya sebagai karyawan, kolega maupun staff berdasarkan pandangan orang lain. 2. Metode 360 feedback juga memberikan suatu insight skill dan perilaku yang diinginkan oleh organisasi sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang diembannya feedback juga menghemat waktu manajer karena banyak orang yang terlibat dalam proses tersebut feedback juga membantu kerjasama tim supaya lebih efektif. Tim lebih memahami menganai kinerja anggota tim dibandingkan supervisor feedback membuat tanggung jawab individual lebih besar satu sama lain karena mereka saling berbagi dan memberi input. 6. Metode ini juga memberi informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya. Karena karyawan dinilai oleh berbagai sumber, maka ia akan memperoleh pandangan dari berbagai sudut pula. Oleh karena itu, hal ini menjanjikan informasi yang penting baik bagi perkembangan karir dan pribadi. 3

4 7. Proses 360 feedback yang baik akan dapat meningkatkan komunikasi dalam tim. Pada proses penilaian, penilai memberikan nilai untuk masing-masing item penilaian. Nilai setiap item penilaian dijumlahkan, lalu dibagi dengan jumlah item penilaian pada kriteria tersebut untuk mendapatkan nilai rata-rata. Setelah didapatkan nilai rata-rata, nilai kriteria dikalikan dengan prosentase dari tiap kriteria. Hasil dari perkalian untuk tiap-tiap kriteria akan dijumlahkan dan hasilnya digunakan dalam menentukan nilai penilai. Setelah didapatkan nilai penilai nilai penilai dijumlahkan berdasarkan masing-masing penilai, lalu dibagi dengan jumlah kelompok penilai untuk mendapatkan nilai kelompok. Nilai kelompok dijumlahkan dan dicari nilai rata-ratanya. Nilai rata-rata ini yang akan menjadi nilai akhir dari penilaian kinerja karyawan. Rumus perhitungan : Nilai kriteria : (jumlah nilai item penilaian / jumlah item penilaian) x prosentase tiap kriteria Nilai penilai : jumlah nilai kriteria Nilai lelompok : (jumlah nilai penilai / jumlah penilai dalam 1 kelompok penilai) x prosentase tiap penilai Nilai akhir : jumlah nilai kelompok Desain Sistem Gambar 2. Menunjukkan blok diagram dari penilaian kinerja 360 derajat. Input Data penilaian Data Kriteria & Sub Kriteria Data Bobot Kriteria & Bobot Penilai Proses Penilaian dengan 360 degree Output Hasil penilaian Gambar 2. Blok Diagram Sistem Penilaian Kinerja Context Diagram Diagram ini menggambarkan rancangan global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada Lampiran 1. DFD Level 0 Dari context diagram yang ada, sistem yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses, yaitu maintenance master,olah kinerja, pembuatan laporan, feedback karyawan. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada Lampiran 2. HASIL DAN PEMBAHASAN Maintenance Master Karyawan Form maintenance master kayawan merupakan form yang digunakan untuk menambah, mengubah, dan menghapus data karyawan. 4

5 Gambar 5. Form Set Bobot Kriteria Penilaian Kinerja Gambar 3. Form Master Karyawan Set Bobot Penilai Gambar 4. Form Set Bobot Penilai Form Set Bobot Penilai digunakan untuk setting bobot penilaian tiap penilai terhadap jabatan. Set Bobot Kriteria Form digunakan untuk memberikan bobot kriteria setiap penilai. Dapat dilihat pada Gambar 5. Gambar 8. Form Penilaian Kinerja Form transaksi penilaian kinerja digunakan untuk menyimpan data penilaian dan menghitung nilai penilai. Hitung Nilai Akhir Gambar 8. Form Pembelian Form hitung nilai akhir digunakan untuk menghitung nilai akhir dari penilaian kinerja. Nilai akhir berdasarkan bobot penilai. 5

6 KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari Rancang Bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan Pada Swalayan Bandi Raya Dengan Metode 360 Derajat adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi penilaian kinerja karyawan di Swalayan Bandi Raya mampu menginterpretasikan proses penilaian kinerja secara otomatis dan objektif. Hasil rancangan sistem dapat didesain dengan multi user sesuai akses yang diberikan. Penilaian kinerja karyawan dilakukan dengan berbagai sudut pandang pada setiap transaksi penilaian. 2. Metode 360 Derajat dapat menghasilkan umpan balik terhadap kinerja karyawan baik dari atasan, bawahan, rekan kerja dan rekan bisnis berdasarkan kriteria penilaian dan item kriteria penilaian yang dinilai. 3. Sistem informasi penilaian kinerja karyawan ini dapat pembobotan pada kriteria penilaian dan pembobotan pada tiap penilai. Sehingga bisa memberikan hasil penilaian yang maksimal. SARAN Adapun saran yang bisa diberikan untuk tugas akhir ini: 1. Desain aplikasi yang saat ini berbasis desktop dapat dikembangkan menjadi berbasis web. Mengingat perkembangan swalayan yang semakin besar dan keinginan pemilik untuk membuka cabang di kota lain maka penggunaan aplikasi penilaian kinerja berbasis web diperlukan. 2. Penambahan metode pendukung keputusan seperti rekomendasi kenaikan jabatan, rekomendasi kenaikan gaji, rekomendasi pelatihan karyawan dan juga rekomendasi untuk pemecatan karyawan. DAFTAR RUJUKAN Antonioni, D, Designing an Effective 360 Degree Appraisal Feedback Process, Organizational Dynamics, New York. Arikunto, Suharsimi, Prosedur Penelitian Suatu Praktek. Jakarta : Rajawali Press Cascio, Wayne F, Managing Human Resources: Productivity, quality of Work Life, Profits, 6 th edition, McGraw-Hill Companies Inc., New York. Dosy, Anna M D, Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pelaksanaan Penilaian Kinerja Dengan Menggunakan Metode 360 Feedback, 2 April 2011, 19:35 WIB, < es/libri2/> 6

7 Edward, M. R., & Ewen, A. J., Providing 360-Degree Feedback : An approach to Enchaning Individual and organizational Performance, American compensation Association, New York. Edward, M. R., & Ewen, A. J., Degree Feedbcak : The Powerfull New Model For Employee Assesment and Performance Management, American compensation Association, New York. Herlambang, Soendoro dan Haryanto Tanuwijaya Edisi Pertama. Sistem Informasi Konsep, Teknologi dan Manajemen, Graha Ilmu, Surabaya. Ilyas, Yaslis, 2002, Kinerja. Teori, Penilaian dan penelitian. Jakarta: Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan FKM Universitas Indonesia. Irianty, Neny K, 2010, Penerapan Metode Graphic Rating Scales Dan Metode 360 Degree Dalam Sistem Informasi 7

8 Lampiran 1 > data pekerjaan data hukuman data pelang g aran karyawan data diri karyawan data g roup kerja data level data kota data item penilaian H data departemen data kriteria 0 data pelang g aran kerja feedback penilaian data periode Sistem Informasi Penilaian Kinerja data penilai data penilaian + laporan penilai feeback pimpinan target kinerja 8

9 Lampiran 2 ta rge t kiner ja pimp ina n pe nilai 2 11 pe lan gg ara n_ ke rja pe lan gg ara n_ ke rja data penilaian data pelanggaran kerja record penilaian kriteria re co rd p en ilai 12 pe nilaia n_item_ pe nilaia n nilai item kr iter ia olah kinerja re co rd p er iod e re co rd n ila i pe nila i re co rd h uk uman nilai p en ilai re co rd p ela ng ga ran re co rd item pe nila ian 13 nilai_ pe nila i nilai a kh ir + re co rd k rite ria ka ry aw an da ta diri ka rya wa n data periode laporan pelanggaran k erja laporan item k riteria ta rge t kiner ja k ar yaw an 17 pe rio de 19 pe nilai data pek erjaan data huk uman data pelanggaran H H H H H laporan penilaian kriteria 1 master p en ilai data item penilaian laporan penilaian ak hir 14 pe nilaia n a khir master p er iod e data kriteria laporan target 15 ta rge t record group kerja re co rd leve l main ten anc e data kota data departemen re co rd d ep artemen data lev el 4 re co rd k ota re co rd p ek erjaan + data group kerja data penilai pembuatan laporan 6 ko ta 1 pe ke rja an master p ek erjaan master k ota 7 de pa rte me n master d ep artemen 18 fe edb ac k 8 ja batan master leve l la por an 9 gr ou p k erja master group kerja re co rd feed ba ck 2 hu ku ma n master h uk uman 5 3 pe lan gg ara n master p ela ng ga ran ka ry aw an feedbac k penilaian fe edb ac k k ine rja ka ry aaw an feeback pimp ina n 4 ite m p en ilaian 5 kr iter ia master item pe nila ian master k rite ria re co rd k ar yaa wa n record k aryaw an pelanggaran 10 ka ry aw an record k aryaw an penentuan target master k ar yaw an laporan karyawan 9

10 10