BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communication, dan bersumber dari kata communis yang artinya sama. Yang artinya komunikasi terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator (pengirim pesan) dan diterima oleh komunikan (penerima pesan). 2 Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kera sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. 3 Menurut Goyer 4 Komunikasi adalah berbagi pengalaman, dapat diamati sebagai penelitian dimana respon penggerak dan penerima berhubungan secara sistematis untuk referensi stimulus. Dalam pengertian ini komunikasi memberikan ruang pada individu-individu untuk memahami dan merespon apa yang disampaikan, jika penyampaian dipahami dan dimengerti, maka komunikasi berjalan dengan baik dan sehat. 2 Onong Uchjana E., Ilmu Teori Komunikasi dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2009, Hal Onong Uchjana Effendy, Ibid, Hal Soleh Soemirat & Elvinaro Ardianto, Dasar-Dasar Public Relations, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2010, Hal

2 12 Didalam Public Relations, komunikasi merupakan suatu proses yang mencakup pertukaran fakta dan gagasan diantara suatu bisnis atau organisasi tanpa laba dengan publiknya untuk mencapai saling pengertian. 5 Komunikasi adalah proses penyampaian pengertian antar individu. Komunikasi Public Relations merupakan suatu proses yang mencakup suatu pertukaran fakta, pandangan dan gagasan diantara suatu bisnis atau organisasi tanpa laba dengan publik-publiknya untuk mencapai saling pengertian. 6 Menurut Everett M. Rogers 7, komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu peneriman atau lebih, dengan maksud untuk merubah tingkah laku mereka. Berdasarkan paradigma Laswell 8, komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Komunikasi selalu mempunyai efek atau dampak atas satu atau lebih orang yang terlibat dalam tindakan komunikasi. Setiap kita mengirim pesan kepada orang lain agar dia mengerti apa yang kita sampaikan. Sehingga komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan dari pengirim pesan sebagai komunikator kepada penerima atau komunikan disebut komunikasi dengan tujuan mencapai saling pengertian antara kedua belah pihak. 9 5 Ardianto Evinaro, Public Relations, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005, Hal Frazier Moore, Membangun Citra Dengan Komunikasi, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005, Hal Hafid Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2006, Hal Joseph A. Devito, Komunikasi Antarmanusia, Professional Books,, Jakarta, 2005, Hal Rosady Ruslan, Manajemen Humas & Manajemen Komunikasi, PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2005, Hal. 5

3 Komunikasi Organisasi Organisasi adalah sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan tertentu. Jumlah individu sangat beragam antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. 10 Schein (1982) 11, mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu memopunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan yang lain dan tergantung pada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia yang terjadi alam konteks organisasi dimana terjadi jaringan-jaringan pesan satu sama lain yang saling bergantung satu sama lain. 12 Komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan peneriman berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. 13 Komunikasi organisasi dapat didefenisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarki antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam 10 Riswandi, Ilmu Komunikasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2009, Hal Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi, Cetakan Ketujuh, Bumi Aksara, Jakarta, 2005, Hal Burhan Bungin, Metodologi Penelitian Kuantitatif : Komunikasi, Ekonomi, dan Kebijakan Publik serta Ilmu-Ilmu Sosial Lainnya, Kencana Media Group, Jakarta, 2009, Hal Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2004, Hal. 54

4 14 suatu lingkungan. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Karena fokus penelitian ini adalah komunikasi di antara anggotaanggota suatu organisasi, analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaah banyak transaksi yang terjadi secara simultan. 14 Komunikasi organisasi adalah komunikasi antara manusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi. Menurut Goldhaber 15, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationship). Meski beragam persepsi dari para ahli yang mengemukakan pengertian komunikasi organiasi tetapi ada hal umum yang dapat dikemukakan 16 : 1. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal. 2. Komunikasi oragnisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, dan arah media. 3. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya, dan keterampilannya. Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organiasi, baik itu bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam 14 R. Wayne Pace and Don Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Editor Deddy Mulyana, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006, Hal Sasa Djuarsa Senjaya, dkk., Teori Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 2007, Hal Arni Muhammad, Op. Cit, Hal. 67

5 15 jaringan yang lebih besar dari komunikasi kelompok. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi kebawah, komunikasi keatas dan komunikasi horizontal, sedangkan komunikasi informal adalah tidak bergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antar sejawat, juga termasuk gosip Komunikasi Internal Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi didalam perusahaan. Komunikasi ini merupakan komunikasi antara karyawan yang ada diperusahaan, baik sebagai bawahan, sesama rekan maupun atasan. Pola komunikasi internal dibedakan menjadi tiga yaitu vertikal, horizontal dan diagonal. Penyampain komunikasi internal dapat melalui saluran formal maupun informal. 18 Komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas kebawah (downward communication) dan dari bawah keatas (upward communication). Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan tertinggi dengan seluruh karyawan, bisa juga berlangsung secara bertahap melalui eselon-eselon yang banyaknya tergantung pada besar dan kompleksnya organisasi. Sedangkan komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar antara anggota staf dengan anggota staf lainnya, dan sebagainya Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005, Hal C. Hartati Budiman, Komunikasi Bisnis Efektif, Pustaka Mandiri, Jakarta, 2009, Hal Onong Uchjana E., Dinamika Komunikasi, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2009, Hal

6 16 Komunikasi internal merajuk pada bagaimana membina hubungan baik antara organisasi dengan karyawannya. Tujuan utamanya adalah untuk memfasilitasi perekrutan dan menghasilkan kualitas kinerja karyawan yang lebih baik, yang nantinya akan membawa kontribusi positif bagi organisasi dengan segala aktivitasnya. 20 Komunikasi internal adalah komunikasi antar manajemen dengan komunikasi yang berada di dalam organisasi dan terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan dipimpin, maka dalam manajemen tidak saja terjadi komunikasi antar pegawai yang sama atatus atau pangkatnya, tetapi juga yang memimpin dan dipimpin. 21 Komunikasi internal mununjukan pertukaran informasi antara manajemen organisasi dengan publik internalnya yaitu para karyawan. Karyawan merupakan kunci utama suksesnya program humas modern. Yang berfungsi yaitu mengusahakan agar karyawan mengetahui apa yang sedang difikirkan manajemen dan mengusahakan manajemen mengetahui apa yang difikirkan oleh karyawan Jenis Komunikasi Internal Komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yakni 23 : 20 Ruslan Rosady, Op. Cit, Hal Onong Uchjana E., Op. Cit, Hal Rachmadi F., Public Relations: Dalam Teori dan Praktek, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1992, Hal Onong Uchjana E., Op. Cit, Hal. 125

7 17 1. Komunikasi Personal (Personal Communication) Komunikasi personal merupakan komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan dua cara, yaitu: a. Komunikasi tatap muka (Face to Face Communication) Tatap muka ini berlangsung secara dialogis sambil saling menatap sehingg terjadi kontak pribadi (personal contact). Ini disebut komunikasi antarpersonal (interpersonal communication. b. Komunikasi Bermedia (Mediated Communication) Komunikasi bermedia adalah komunikasi dengan menggunakan alat, umpannya telpon atau media lain. Karena melalui alat maka kedua orang tersebut tidak menjadi kontak pribadi. 2. Komunikasi Kelompok (Group Communication) Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka, komunikasi ini dapat dibedakan antara: a. Kelompok kecil, b. Kelompok besar.

8 Public Relations Pengertian Public Relations Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas Public Relations adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi/perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang terkait. Hasil yang diharapkan adalah terciptanya citra positif (good image), kemauan baik (good will), saling menghargai (mutual appreciation), saling timbul pengertian (mutual understanding), toleransi (tolerance) antara kedua belah pihak. Public Relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. 24 Dari definisi di atas dapat dianalisa bahwa Public Relations merupakan profesi yang sangat penting dalam suatu organisasi, karena Public Relations merupakan penengah antara internal (organisasi) dan eksternal (publik) yang mana jika tidak memahami salah satu aspek dalam internal atau eksternal akan memengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Menurut Wilcox dan Cameron 25, Public relations is a management function, of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or maybe concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive corporation and more efficient fulfillment of their common interests. (Public relations merupakan fungsi 24 Scott M. Cutlip, Allen H. Center, & Glen M. Broom, Effective Public Relations (Edisi Kesembilan), Prenada Media Group, Jakarta, 2009, Hal Wilcox, Cameron, Dasar - dasar Public Relations, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006, Hal. 5

9 19 manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga umum dan swasta untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang mempunyai hubungan atau kaitan, dengan cara mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau lembaga tersebut, dalam rangka mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas) Tujuan Public Relations Dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan Public Relations sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut 26 : a. Untuk mengubah citra umum di mata masyarakat sehubungan dengan adanyakegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan. b. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai. c. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan. d. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pangsa pasar baru. e. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan. f. Untuk memperbaiki hubungan antar perusahaan itu dengan masyarakatnya,sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan masyarakat terhadap niat baik perusahaan. 26 Frank Jefkins, Hubungan Masyarakat, Intermasa, Jakarta, 2003, Hal. 54

10 20 g. Untuk mendidik konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan. h. Untuk meyakinkan masyarakat bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis. i. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambil alihan oleh pihak lain. j. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru. k. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial seharihari. l. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara. m. Untuk memastikan bahwa para politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undangundang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan. n. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal Proses Program Kerja Public Relations Scott M. Cutlip, Allen H. & Glen M. Broom Center menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja melalui proses empat tahapan atau langkah

11 21 langkah pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program keja kehumasan adalah 27 : 1. Penelitian dan Mendengarkan (research - listening). Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu: What s our problem? (Apa yang menjadi problem kita). 2. Perencanaan dan Pengambil Keputusan (planning - decision). Dalam tahap ini sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan: Here what we can do? (apa yang dapat kita kerjakan). 3. Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan (communication - action). Dalam tahap ini informasi yang berkenaan dengan langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan sepenuhnya: Here s what we did and why? (Apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu). 27 Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom, Op. Cit, Hal. 18

12 22 4. Mengevaluasi (Evaluation). Pada tahapan ini, pihak public relations/humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari programprogram kerja atau aktivitas humas yang telah dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan. Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan di atas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu dengan tahapan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Seumpama suatu proses pemintalan benang (wheel spinning) di pabrik mesin tekstil, yaitu jaringan antar perputaran gelondongan benang dengan gelondongan lainnya harus seirama baik dalam hal kecepatan dan maupun ketika menggulung seutas benang, kalau tidak maka benangnya akan putus, berantakan atau kusut. Setiap tahap dari proses kerja Public Relations di atas, sama pentingnya bagi terlaksanannya suatu program Public Relations yang efektif. Sayangnya banyak di antara praktisi Public Relations yang kurang menyadari akan hal tersebut sehingga dalam menentukan dan melaksanakan program mereka seringkali mengabaikan tahap-tahap di atas. Tahap yang paling sering dibaiakan adalah penelitian, perencanaan dan evaluasi. Sebaliknya, banyak di antara mereka yang terlalu banyak memfokuskan pekerjaanya pada publisitas, yang sebenarnya akan secara otomatis muncul apabila program Public Relations dirancang berdasarkan penelitian, perencanaan dan evaluasi yang serius.

13 Media-Media Public Relations Di era globalisasi yang diwarnai pesatnya perkembangan teknologi, meningkatkatnya arus informasi dan komunikasi, meningkatnya pengetahuan dan kesadaran masyarakat, dunia harus mengalami berbagai permasalahan dan persoalan yang dihadapi dan tidak pernah terjadi sebelumnya. Hal ini dapat berpengaruh terhadap citra perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, praktisi Public Relations melakukan komunikasi dengan melalui media-media, diantaranya 28 : 1. Media Massa cetak, yaitu : a. Surat Kabar Surat kabar merupakan media komunikasi dan publikasi yang utama. Dibaca oleh jutaan orang, mendapat kepercayaan, mempengaruhi opini publik, muncul secara teratur dan secara intensif meliputi berita-berita lokal dan regional. b. Majalah Majalah merupakan media penting untuk menghasilkan gagasan future dan publikasi. Berita didalamnya biasanya akan dibaca oleh sejumlah orang dan cenderung akan disimpan untuk bahan referensi masa yang akan datang. 28 M. Linggar Anggoro, Teori & Profesi Kehumasan, Bumi Aksara, Jakarta, 2000, Hal. 146

14 24 2. Media Elektronik, yaitu : a. Radio Radio adalah sebuah media utama informasi, hiburan dan pendidikan masal yang sangat popular. Jaringan siarannya melibatkan pengguna sejumlah statiun secara serempak di suatu daerah. b. Televisi Televisi adalah kombinasi antara suara, gambar, gerak, dan warna yang dapat melengkapi penyajian informasi yang unik dan menarik. Fungsi utama televisi adalah untuk media hiburan. c. Film Film merupakan media massa yang mampu digunakan oleh humas dalam melaksanakan kampanyenya dan digunakan juga untuk menjelaskan profil instansi yang diwakilinya. 3. Media Online, yaitu : a. Internet Internet juga digunakan sebagai media baru (new media) pelaksana fungsi humas dalam mengirim press release, news conference online, dan interview online. Dalam pemilihan media yang akan digunakan Public Relations harus benar-benar cermat sesuai dengan tujuan dan aktivitas publik baik internal maupun eksternal. Dan untuk menjadikan media internal sebagai media komunikasi maka seorang praktisi Public Relations harus mampu memperhatikan nilai yang mengacu kepada media komunikasi yang digunakan.

15 Media Baru (New Media) Proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan kepada komunikator dalam organisasi tertentu tentu dapat dilakukan melalui media sebagai alat yang berfungsi dalam pendistribusian pesan. Menurut Gibson 29, jalur atau medium adalah alat menyampaikan pesan. Sedangkan media adalah bentuk jamak dari medium artinya alat-alat menyampaikan pesan. Dalam ilmu komunikasi, media diartikan sebagai saluran, sarana penghubung, dan alat-alat komunikasi. Organisasi member informasi kepada para anggotanya dengan beraneka ragam cara termasuk tata muka (face to face), telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, penyataan kebijakan, sistem imbalan, jadwal produksi dan ramalan penjualan. Media baru merupakan istilah yang dipergunakan untuk semua bentuk media massa mutakhir berbasiskan teknologi komunikasi dan informasi. Biasanya digunakan untuk media komunikasi elektronik atau digital, khususnya internet. Kehadiran media baru memang mengubah dunia komunikasi manusia. Kita sudah masuk kedalam apa yang disebut hiperkomunikasi, yang medianya memungkinkan terjadinya komunikasi bukan antara segelintir orang saat ini, melainkan juga antara komunikator dengan komunikan, serta komunikator dengan komunikan massa. 30 Media baru merupakan perkembangan baru dari media-media yang telah digunakan sebelumnya. Karakter dari media baru berupa bentuk digital yang memudahkan dalam pertukaran informasi dan berbagai kegiatan lainnya. Namun 29 James L. Gibson, Organisasi dan Manajemen Perilaku, Struktur, Proses, Erlangga, Jakarta, 1984, Hal Yosal Iriantara, Manajemen Strategi Public Relations, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2004, Hal. 118

16 26 dalam perkembangannya media baru memiliki efek positif dan negatif bagi penggunanya. Efek positif dari media baru adalah arus informasi yang dapat dengan mudah dan cepat diakses, media komunikasi yang efisien sehingga dapat berkomunikasi dengan siapapun, dimanapun dan kapanpun tanpa batasan. Sedangkan efek negatif dari media baru adalah rasa ketagihan yang berlebihan dan pornografi. Menurut LaQuey 31, Internet adalah jaringan longgar dari ribuan jaringan komputer yang menjangkau jutaan orang diseluruh dunia. Misi awalnya adalah menyediakan sarana bagi peneliti untuk mengakses data dari sejumlah komputer. Namun, sekarang internet telah berkembang menjadi ajang komunikasi yang sangat cepat dan efektif, sehingga telah menyimpang jauh dari misi awalnya. Dewasa ini, internet telah menjadi sedemikian besar dan berdaya sebagai alat informasi dan komunikasi. Internet adalah jaringan komputer yang jangkauannya mendunia. Perkembangan internet menjadikan dunia tanpa batas. Internet merupakan jaringan informasi yang melibatkan jutaan komputer pribadi (personal computer) yang tersebar di seluruh dunia. Dengan internet, satu komputer dengan komputer lain yang tempatnya saling berjauhan di seluruh muka bumi dapat saling bertukar data dan informasi. Perangkat komputer yang saling dihubungkan tidak harus sama jenis dan ukurannya, demikian juga tidak harus sama sistem operasinya. 31 Soleh Soemirat, Op. Cit, Hal. 188

17 27 Pengguna dapat saling berhubungan dan berkomunikasi dengan bahasa yang sama untuk saling tukar informasi. 32 World Wide Web atau www atau juga dikenal dengan web adalah salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet. Web menyediakan informasi bagi pemakai komputer dari sekedar informasi kecil atau informasi yang tidak berguna sama sekali sampai informasi yang serius, dari informasi yang gratisan sampai informasi yang komersial. Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, dan suara. Website adalah situs yang dapat diakses dan dilihat oleh para pengguna internet di seluruh dunia. 33 Banyak organisasi, konsultan kehumasan, bahkan individu memiliki home page atau situs web yang memuat informasi tentang mereka. Sehingga komunikasi melalui internet dianggap sangat penting untuk memperoleh dan memberikan informasi terutama bagi praktisi Public Relations. Praktisi Public Relations harus mampu mengelola website sebagai sarana informasi bagi internal ataupun eksternal. Adapun pengelolaan website yang dilakukan oleh praktisi Public Relations mengacu pada format website pada umumnya. Format website menurut Digs, Brown dan Glou adalah 34 : 32 Purwanto, Manajemen Sistem Informasi : Perkembangan Teknologi Baru, Dani Jaya Abadi, Jakarta, 2009, Hal Dudi Misky, Kamus Informasi & Teknologi, Dani Jaya Abadi, Jakarta, 2005, Hal Adhi Prasetio, Cara Mudah Membuat Desain Web Untuk Pemula, Transmedia, Jakarta, 2010, Hal. 4

18 28 1. Halaman Utama (Home Page) Sebagai halaman pertama dari situs web, home page adalah identitas utama dari perusahaan berbentuk pernyataan tentang tujuan, logo, informasi kunci perusahaan, dan pendahuluan kepada sistem navigasi website. 2. Halaman Internal (Internal Page) Halaman ini harus dirancang menjadi manfaat terbaik bagi tujuan perusahaan. Halaman internal seperti jadwal kegiatan, newsroom, dan informasi umum, latar belakang pada perusahaan atau permasalahan, atau dokumen. Daftar tersebut bisa terdapat pada halaman ini. Halaman ini juga bisa mencapai khalayak yang berbeda didalam website. 3. Headers Pada bagian atas pada halaman internal sebaiknya terdapat kolom kecil mengidentifikasi dan menyimpulkan dari tujuan halaman tersebut. 4. Navigational Bar Sebuah garis navigasi sebaiknya mudah dilihat dari setiap halaman jadi pengunjung bisa pindah pada website tanpa perlu kembali kehalaman utama. 5. Logo Logo perusahaan sebaiknya ditampilkan pada setiap halaman situs. Saluran yang digunakan yang digunakan dalam penelitian ini adalah website. Website adalah media yang sangat penting dalam memasarkan atau mempublikasikan produk dan layanan perusahaan. Sebuah website

19 29 mencerminkan perusahaan yang diperkenalkan. Aswandi menyatakan ada beberapa syarat-syarat website efektif 35 : a. Informasi Detail Dibandingkan dengan iklan dimedia lain, informasi yang disajikan pada website lebih detail dan tuntas dari produk dan jasa yang dipublikasikan. b. Tampilan yang baik Pada saat mengunjungi, calon pelanggan akan menangkap image tentang perusahaan. Situs yang baik dengan isi menarik, desain, dan warna yang menarik pasti akan menarin calon pelanggan untuk menghubungi langsung. c. Isi yang selalu up to date Pengunjung akan selalu berhadapan dengan informasi terkini dari produk dan jasa, selama ini website selalu mengupdate informasi tersebut. Menurut Horton 36, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam mengkomunikasikan informasi dalam website, yaitu : 1. Simplicity Pesan dalam website harus difokuskan pada tema-tema yang mendukung keberhasilan perusahaan yang menyebarluaskan informasi. 2. Timeliness Memberikan informasi bila diperlukan. Meningkatnya komunikasi online menekankan perusahaan menyampaikan informasi dengan cepat. 35 Adhi Prasetio, Ibid. Hal Alison Theaker, The Public Relations Handbook, The Taylor & Francis Group, London and Newyork, 2004, Hal. 259

20 30 3. Openness Terbuka dalam memberikan informasi. 4. Definition Memastikan bahwa publik yang menjadi kunci yang menerima informasi. 5. Flexibility Menggunakan media yang relevan untuk pesan. 6. Individuality Membujuk satu orang dalam satu waktu. Komunikasi online memungkinkan para penggunanya untuk meminta bagaimana mereka ingin menerima informasi. 7. Meaningful Memastikan bahwa pesan yang disampaikan jelas untuk penerimanya. 8. Measurable Memastikan pesan yang akan disampaikan jelas untuk penerimanya.

21 Fungsi Situs Web Website mempunyai fungsi yang bermacam-macam, tergantung dari tujuan dan jenis website yang dibangun, tetapi secara garis besar dapat berfungsi sebagai 37 : a. Media Promosi: Sebagai media promosi dapat dibedakan menjadi media promosi utama, misalnya website yang berfungsi sebagai search engine atau toko online, atau sebagai penunjang promosi utama, namun website dapat berisi informasi yang lebih lengkap daripada media promosi offline seperti koran atau majalah. b. Media Pemasaran: Pada toko online atau sistem afiliasi, website merupakan media pemasaran yang cukup baik, karena dibandingkan dengan toko sebagaimana di dunia nyata, untuk membangun toko online diperlukan modal yang relatif lebih kecil, dan dapat beroperasi 24 jam walaupun pemilik website tersebut sedang istirahat atau sedang tidak ditempat, serta dapat diakses darimana saja. c. Media Informasi: Website portal dan radio atau televisi online menyediakan informasi yang bersifat global karena dapat diakses dari mana saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga dapat menjangkau lebih luas daripada media informasi konvensional seperti koran, majalah, radio atau televisi yang bersifat lokal. 37 Fungsi situs web (2014, 03 Desember). Kompas [online]. Diakses oleh Meilani Cantika, tanggal 03 Desember 2014, pukul WIB dari

22 32 d. Media Pendidikan: Ada komunitas yang membangun website khusus berisi informasi atau artikel yang sarat dengan informasi ilmiah misalnya wikipedia. e. Media Komunikasi: Sekarang banyak terdapat website yang dibangun khusus untuk berkomunikasi seperti forum yang dapat memberikan fasilitas bagi para anggotanya untuk saling berbagi informasi atau membantu pemecahan masalah tertentu Manfaat Website Perusahaan Manfaat dari website bagi perusahaan adalah 38 : 1. Meningkatkan visibilitas/kehadiran perusahaan Dengan membuat website perusahaan berarti menambah visibilitas/kehadiran perusahaan. Bisa diibaratkan perusahaan membuka showroom (ruang pamer) yang baru. 2. Menyediakan informasi profil perusahaan secara detail Pada saat suatu perusahaan berhubungan dengan perusahaan lain yang baru dikenalnya (misal baru saja menerima penawaran), mungkin dia akan mencari tahu lebih mengenai profil perusahaan yang baru saja memberikan penawaran. Perusahaan ini harus mengetahui profil dari perusahaan lain yang mungkin akan menjadi rekanan perusahaan tersebut. Perusahaan tersebut dapat mencari informasi lebih dalam dalam website perusahaan rekanan. 38 Manfaat website perusahaan (2014, 07 Desember). Proweb [online]. Diakses oleh Meilani Cantika, tanggal 07 Desember 2014, pukul WIB dari

23 33 3. Mengkomunikasikan produk dan jasa perusahaan secara mendetail Dalam proses pemasaran, website dengan mudah menambah informasi yang lebih mendetail dari produk-produk atau jasa-jasa yang kita tawarkan. Jika perusahaan kita memiliki website maka kita hanya perlu meninggalkan alamat website/situs kita di dalam koran/majalah, papan reklame atau brosur untuk memudahkan orang atau perusahaan mendapatkan informasi lebih detail mengenai produk atau jasa yang kita ditawarkan. 4. Mengingatkan calon pelanggan yang lupa Dalam proses pemasaran, calon pelanggan menerima informasi mengenai perusahaan dan jasa kita yang mungkin didapat melalui presentasi, melihat brosure, browsing atau melihat iklan. Calon pelanggan mungkin kehilangan kartu nama perusahaan kita dan saat membutuhkan jasa kita dia akan mencari di internet (search engine) dan melakukan pencarian dengan keyword nama perusahaan kita. Jika kita sudah memiliki perusahaan, maka calon pelanggan akan dengan mudah menemukan website kita dan kemudian menghubungi kita dan kita dapat menjual jasa/produk kita. 5. Memudahkan pelanggan menghubungi kita Seperti kasus sebelumnya, pelanggan mungkin kehilangan kartu nama atau nomor telepon perusahaan kita. Pelanggan tentu mengingat nama perusahaan kita, kemudian melakukan pencarian di internet, mencari perusahaan kita, menemukan dan menghubungi kita kembali.

24 34 6. Meningkatkan kualitas layanan pelanggan Dalam website kita dengan mudah menambahkan informasiinformasi yang terkait dengan produk atau jasa kita. Kita dapat menambahkan informasi mengenai hal-hal yang memecahkan persoalan yang mungkin dihadapi pelanggan. Informasi ini dapat langsung dibaca pelanggan atau sebagai pedoman bagi bagian support. Dengan demikian pelanggan mudah mendapatkan informasi mengenai keluhannya dan bagian support juga dipermudah dalam melayani pelanggannya. Pelanggan dapat mencari sendiri mengenai jawaban atas keluhannya atau mengisi form support jika gagal menemukan. Setelah form support lengkap diisi, team support akan menerima keluhan pelanggan dan menindaklanjuti. Pelanggan dapat masuk ke website kita siang ataupun malam. Dengan cara ini pelanggan dapat dilayani 24x7 atau 24 jam sehari. Dengan adanya website kita mempunyai peluang meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas akan terus menggunakan produk atau jasa kita, merekomendasikan perusahaan kita kepada orang lain dan meningkatkan pendapatan perusahaan. 7. Meningkatkan kredibilitas perusahaan Perusahaan yang memiliki website akan terkesan maju dan modern. Dengan demikian maka kredibilitas perusahaan akan meningkat.

25 Uses and Gratification Theory Teori ini memusatkan perhatian pada penggunaan (uses) media untuk mendapatkan kepuasan (gratifications) atas kebutuhan seseorang. Penilaian tentang arti kultural dari media massa harus ditangguhkan sebelum diteliti lebih dahulu orientasi khalayak. 39 Teori Uses and Gratifications lebih menekankan pada pendekatan manusiawi dalam melihat media massa. Artinya manusia mempunyai otonomi, wewenang untuk memperlakukan media. Menurut pendapat teori ini, konsumen media mempunyai kebebasan untuk memutuskan bagaimana (lewat media mana) mereka menggunakan media dan bagaimana media itu akan berdampak pada dirinya. 40 Katz, Blumer & Gurevitch menjelaskan mengenai asumsi dasar dari teori Uses and Gratifications yaitu 41 : 1. Khalayak dianggapa aktif, artinya khalayak sebagai bagian penting dari penggunaan media masa diasumsikan mempunyai tujuan. 2. Dalam proses komunikasi massa, inisiatif untuk mengaitkan pemuasan kebutuhan dengan pemilihan media terletak pada khalayak. 3. Media massa harus bersaing dengan sumber-sumber lain untuk memuaskan kebutuhannya. Kebutuhan yang dipenuhi media lebih luas. 39 Elvinaro Ardianto, Lukiati Komala E., Komunikasi Massa Suatu Pengantar, Sembiosa Rakatama Media, Bandung, 2007, Hal Nurudin, Pengantar Komunikasi Massa, PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2007, Hal Elvinaro Ardianto, Lukiati Komala E., Op. Cit, Hal. 70

26 36 4. Bagaimana kebutuhan ini terpenuhi melalui konsumsi media amat bergantung kepada perilaku khalayak yang bersangkutan. 5. Tujuan pemilih media massa disimpulkan dari data yang diberikan anggota khalayak. Artinya, orang dianggap cukup mengerti untuk melaporkan kepentingan dan motif pada situasi-situasi tertentu. 6. Penilaian tentang arti kultural dari media massa harus ditangguhkan sebelum diteliti lebih dahulu orientasi khalayak. Dengan kata lain, pengguna media itu adalah pihak yang aktif dalam proses komunikasi. Pengguna media berusaha untuk mencari sumber media yang paling baik dalam usaha memenuhi kebutuhannya. Artinya Teori Uses And Gratifications mengasumsikan bahwa pengguna mempunyai pilihan alternatif untuk memenuhi kebutuhannya. Teori ini lebih menekankan pada pendekatan manusiawi didalam melihat media. Artinya, manusia itu punya otonomi dan wewenang untuk memperlakukan media. 42 McQuail, dkk (1972), mengusulkan kategori-kategori berikut 43 : 1. Pengalihan pelarian dari rutinitas dan masalah; pelepasan emosi. 2. Hubungan Personal manfaat sosial informasi dalam percakapan; pengganti media untuk kepentingan perkawanan. 3. Identitas Pribadi atau psikologi individu penguatan nilai atau penambah keyakinan; pemahaman diri; eksplorasi realitas; dan sebagainya. 42 Nurudin, Op. Cit, Hal W. J. Severin, dan J.W Tankard, Teori Komunikasi: Sejarah, Metode, dan terapan di dalam Media Massa, PT. Kencana, Jakarta, 2007, Hal. 356

27 37 4. Pengawasan informasi mengenai hal-hal yang mungkin memengaruhi seseorang atau akan membantu seseorang melakukan atau menuntaskan sesuatu. Teori Uses and Gratifications dimulai di lingkungan sosial, dimana yang dilihat adalah kebutuhan khalayak. Lingkungan sosial meliputi ciri-ciri afiliasi kelompok dan ciri-ciri kepribadian. Kebutuhan individual dikategorisasikan sebagai berikut 44 : 1. Cognitive needs (Kebutuhan Kognitif) Adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan informasi, pengetahuan dan pemahaman mengenai lingkungan. Kebutuhan ini didasarkan pada hasrat untuk memahami dan menguasai lingkungan, juga memuaskan rasa penasaran dan dorongan untuk penyelidikan. 2. Affective needs (Kebutuhan Afektif) Adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan pengalamanpengalaman yang estetis, menyenangkan dan emosional. 3. Personal intergrative needs (Kebutuhan pribadi secara integratif) Adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan kredibilitas, kepercayaan, stabilitas, dan status individual. Hal-hal tersebut diperoleh dari hasrat akan harga diri. 44 Onong Uchjana E., Op. Cit, Hal. 294

28 38 4. Social integrative needs (kebutuhan sosial secara integratif) Adalah kebutuhan yang berkaitan dengan peneguhan kontak dengan keluarga, teman, dan dunia. Hal-hal tersebut didasarkan pada hasrat untuk berafiliasi. 5. Escapist needs (kebutuhan Pelepasan) Adalah kebutuhan yang berkaitan dengan hasrat ingin melarikan diri dari kenyataan, kelepasan emosi, ketegangan dan kebutuhan akan hiburan. 2.6 Pemanfaatan Teknologi Informasi Pemanfaatan media web untuk kepentingan humas merupakan penghematan besar atas biaya kertas, cetak dan pengirimannya. Hemat merupakan salah satu manfaat dari penggunaan cyber-pr, Public Relations dalam dunia fisik dianggap lebih dapat mempengaruhi tanggapan dan respon pasar. Pengeluarannya pun lebih hemat dibandingkn pengeluaran iklan. E-PR (cyber-pr) dapat membuat organisasi lebih hemat mengingat E-PR tidak membutuhkan stationery atau biaya cetak. Semakin murah biaya internet akan membuat biaya E-PR menjadi semakin terjangkau. 45 Romney 46 menyatakan bahwa pemanfaatan teknologi informasi didalam organisasi akan mempengaruhi aktivitas-aktivitas/proses bisnis yang terdapat dalam organisasi tersebut. Adapun pengaruh pemanfaatan teknologi informasi 45 Elvinaro Ardianto, Op. Cit, Hal Mulyadi, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Bagian penerbitan Salemba Empat, Jakarta, 2006, Hal. 131

29 39 dalam organisasi dapat dilihat dari dampak pemanfaatan teknologi informasi pada rantai nilai organisasi (value chain). Bahwa pemanfaaatan teknologi informasi didalam organisasi bukan merupakan strategi dasar dari organisasi tersebut, implementasi teknologi informasi digunakan untuk membantu dalam pencapaian strategi organisasi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, akses terhadap proses bisnis perusahaan dapat dilakukan dengan cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih cepat dan akurat dan pada akhirnya tujuan organisasi dapat tercapai. 47 Berikut adalah beberapa kelebihan information, communication and technology yang dapat membantu operasional di perusahaan 48 : a. Layanan yang lebih baik Memudahkan bagi setiap orang untuk berkomunikasi dengan baik dengan menggunakan , telepon, situs web, dan sebagainya. b. Akses informasi yang lebih baik Membantu mengumpulkan, mengolah dan melaporkan informasi kinerja untuk membantu menjalankan organisasi dengan baik. c. Manajemen keuangan yang lebih baik Perangkat lunak akuntansi dapat mencatat pendapatan dan pengeluaran; serta membantu menangani pajak. Hal ini sangat membantu terutama bagi perusahaan raksasa yang akan kesulitan 47 Mulyadi, Ibid, Hal Krismiaji, Sistem Teknologi Informasi, Edisi Kedua, Akademi Manajemen, Perusahaan YKPN, Yogyakarta, 2005, Hal. 313

30 40 melakukan pembukuan jika tidak ada ada information, communication and technology terutama perangkat lunak akuntansi. d. Komunikasi yang lebih baik dengan masyarakat Komputer dan internet dapat membantu untuk mengumpulkan, mengelola dan mempublikasikan informasi menggunanakan sarana telepon, web, dan sebagainya. e. Adminitrasi yang lebih terkontrol Mengelola informasi dapat dilakukan dengan menggunakan file server. Adminitrasi yang lebih baik juga dapat dilakukan dengan cara menggunakan mail merge untuk menghemat waktu saat mengirim sejumlah dokumen serta antar pegawai bisa menghemat kertas, tinta printer, dan sebagainya untuk mentransfer informasi. Dapat dikatakan bahwa banyak keuntungan yang diperoleh dengan memanfaatkan teknologi informasi pada perusahaan, antara lain 49 : 1. Mudah dan cepat memperoleh informasi mengenai kebutuhan pasar yang cepat berubah. 2. Mempermudah komunikasi antar elemen elemen perusahaan. 3. Mempercepat pelayanan kepada konsumen. 4. Cepat merespon kebutuhan konsumen sehingga cepat pula melakukan inovasi. 5. Mempercepat pengambilan keputusan dan penentuan strategi perusahaan. 49 Mulyadi, Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen : Sistem Pelipatganda Kinerja Perusahaan, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 2009, Hal. 115

31 41 Pemanfaatan teknologi informasi yang tepat dan sesuai dengan strategi perusahaan akan memudahkan perusahaan mencapai tujuan dan mampu bersaing di tengah persaingan industri yang ketat. Kesesuaian antara strategi bisnis dengan strategi teknologi informasi sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk menciptakan dan menambah efisiensi, mengurangi biaya-biaya, menciptakan barriers to entry, meningkatkan hubungan dengan konsumen dan buyers/suppliers, menciptakan produk baru dan penyelesaian masalah-masalah bisnis Pemanfaatan Website Public Relations melalui internet memiliki peranan yang lebih besar dan luas dibandingkan dengan Public Relations di dunia fisik. Jika Public Relations offline, Anda akan bergantung seorang perantara yang disebut reporter atau wartawan atau editor dalam menyampaikan pesan-pesan corporate untuk ditayangkan di media cetak demi membangun citra perusahaan. Dalam hal ini mau tidak mau kami dihadapkan oleh dua kemunkinan yang sering terjadi, yaitu: a. Anda harus mengirim bahan press release atau sejenisnya kepada wartawan, dengan harapan mereka berminat pada tulisan Anda. b. Terkadang Anda terpaksa mengeluarkan uang untuk itu. Dengan internet seorang Public Relations dapat memanfaatkan potensipotensi besar seperti 50 : 50 Bob Julius Onggo, Cyber Public Relations, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2004, Hal. 5

32 42 a. Komunikasi Konstan Internet bagaikan satpam atau sekretaris yang tidak pernah tidur selama 24/7 (24X7hari) dengan potensi target publik seluruh dunia. b. Respon yang cepat Internet memungkinkan kita untuk merespons secara cepat dan serta merta semua permasalahan dan pertanyaan dari para prospek dan pelanggan (pihak sponsorship dan publik yang selalu ingin mengetahui informasi dalam situs tersebut). c. Pasar Global Internet telah menutup jurang pemisah geografis setelah terhubung kedunia online. Kita dapat berkomunikasi dengan orang berbagai belahan negara lainnya. Karena tidak dibatasi oleh batas-batas geografis dan waktu, maka suatu perusahaan dapat membentangkan sayapnya selebar mungkin untuk menjangkau konsumen di seluruh penjuru dunia. d. Interaktif Sangat interaktifnya internet membuat kita dapat memperoleh feedback dari pelanggan atau pengunjung situs web kita. Dengan demikian, kita bisa tahu keinginan mereka sehingga tidak perlu lagi menebak-nebak. e. Komunikasi Dua Arah Komunikasi antara organisasi kita dan publik merupakan tujuan utama aktifitas cyber Public Relations karena aktivitas ini akan

33 43 membantu kita dalam membangun hubungan yang kuat dan saling bermanfaat yang tidak dapat dilakukan langsung oleh media offline. f. Hemat Public Relations dalam dunia fisik dianggap lebih dapat mempengaruhi tanggapan dan respon pasar. Pengeluarannya pun lebih hemat mengingat cyber Public Relations tidak membutuhkan stationery (biaya cetak). Semakin murahnya biaya internet akan membuat biaya cyber Public Relations menjadi semakin terjangkau. 2.7 Kebutuhan Informasi Pada dasarnya manusia cenderung mempunyai kebutuhan informasi berbeda yang merupakan tuntutan dari kehidupannya dan penunjang kegiatan. Rasa ingin tahu seseorang timbul karena ingin selalu berusaha menambah pengetahuannya. Krech, Cruthfield, dan Ballachey 51 lebih jauh menjelaskan karena adanya kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah sosial, seseorang termotivasi untuk mencari pengetahuan, bagaimana caranya gara dapat memecahkan masalah tersebut. Salah satunya adalah mencari tambahan pengetahuan melalui membaca berbagai media bahan bacaan yang sebagian besar tesedia dari buku-buku diperpustakaan. Pengertian kebutuhan menurut Philip Kotler 52 adalah kebutuhan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan 51 Pawit M. Yusuf, Perspektif Manajemen Pengetahuan Informasi, Komunikasi, Pendidikan, dan Kepustakaan, PT. Rajawali Pers, Jakarta, 2012, Hal Philip Kotler, Manajemen Pemasaran, Salemba Empat, Jakarta, 1995, Hal. 304

34 44 tertentu. Dengan demikian kebutuhan merupakan perasaan kurang didalam diri organisme, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri. Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules 53, informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukkan informasi dan sering digunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis dan data. Pengertian informasi adalah pesan atau keterangan berupa suara, isyarat, atau cahaya, yang dengan cara tertentu dapat diterima oleh sasaran, yakni pihak penerima yang dapat berupa makhluk hidup atau mesin. 54 Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. 55 Pawit M. Yusup 56 mendefinisikan kebutuhan informasi sebagai berikut: Kebutuhan informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran ketidakpastian seseorang mengenai obyek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin dicapai. 53 R. Wayne Pace and Don Faules, Op. Cit, Hal Ensiklopedi Nasional Indonesia Buku Ketujuh (Cetakan Ketiga), Jakarta: PT. Delta Pamungkas, 1997, Hal Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, ANDI, Yogyakarta, 2005, Hal Pawit M. Yusup, Op. Cit, Hal. 53

35 45 Menurut Onong, informasi yang diperlukan haruslah memuat nilai-nilai antara lain sebagai berikut 57 : a. Nilai Normatif Berfungsi informatif apabila materi tulisan menambah pengetahuan bagi para pengguna atau pembaca. b. Nilai Edukatif Berfungsi edukatif apabila materi tulisan memperkenalkan kepada pembaca tentang cara baru untuk melakukan suatu kegiatan dan menyelesaikan suatu masalah. c. Nilai Rekreatif Berfungsi menghibur apabila memberikan hiburan bagi para penggunanya. Menurut Ference, informasi adalah setiap masukan bagi seseorang dalam suatu sistem komunikasi. Dalam suatu organisasi, penyebaran informasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu 58 : a. Secara Serentak Penyebaran informasi dengan cara serentak dilakukan apabila semua anggota/pihak-pihak berkepentingan menerima informasi dalam waktu bersamaan. Teknik penyebaran informasi ini dipilih dengan pertimbangan apakah informasi dapat didistribusikan secara bersamaan. Sejalan dengan berkembangnya media telekomunikasi, penyebaran informasi secara serentak menjadi lebih sederhana dan dapat dengan 57 Onong Uchjana E., Op. Cit, Hal Ference, T.P Organizational Communication System and The Decision Process, Management Science, 1970, Hal. 83

36 46 mudah dilakukan, misalkan media televisi, radio, surat elektronik, intranet, sehingga proses penyebaran informasi menjadi lebih efektif dan efesien. b. Secara Berurutan Penyebaran informasi dengan cara berurutan dilakukan melalui beberapa pihak dengan waktu yang tidak bersamaan, misalnya suatu informasi disampaikan oleh A kepada B dan kemudian disampaikan kembali kepada C, sehingga proses penyebaran informasi cara ini membutuhkan waktu yang berbeda dan dirasakan. Perilaku komunikasi merupakan keseluruhan pola laku manusia terkait dengan keterlibatan informasi. Sepanjang tindakan manusia, memerlukan, memikirkan, memperlakukan, mencari dan memanfaatkan informasi dari berbagai macam media. Adapun beberapa batasan tentang perilaku informasi yang dimaksudkan adalah sebagai berikut 59 : 1. Perilaku informasi (information behavior) merupakan keseluruhan perilaku manusia berkaitan dengan sumber dan saluran informasi, termasuk perilaku pencarian dan penggunaan informasi, baik secara aktif maupun secara pasif. 2. Perilaku konsumen informasi (information seeking behavior) merupakan upaya menemukan dengan tujuan tertentu sebagai akibat dari adanya kebutuhan untuk memenuhi tujuan tertentu. Dalam upaya ini, seseorang bisa saja berinteraksi dengan sistem informasi hastawi atau manual. 59 Pawit M. Yusuf, Op. Cit, Hal. 152

37 47 3. Perilaku pencari informasi (information searching behavior) merupakan perilaku ditingkat mikro, berupa perilaku mencari yang ditunjukkan seseorang ketika berinteraksi dengan sistem, baik ditingkat interaksi dengan komputer, amupun ditingkat intelektual dan mental atau keputusan memilih buku yang paling relevan. 4. Perilaku penggunaan informasi (information user behavior) yakni terdiri atas tindakan-tindakan fisik maupun mental yang dilakukan seseorang ketika seseorang menggabungkan informasi yang ditemukannya dengan pengetahuan dasar yang telah dimiliki sebelumnya. Kebutuhan informasi seseorang selalu berubah seiring dengan waktu dan memiliki jenis kebutuhan informasi yang berbeda. Ada empat jenis kebutuhan terhadap informasi yaitu 60 : 1. Current need approach, yaitu pendekatan kepada kebutuhan pengguna informasi yang sifatnya mutakhir. Pengguna berinteraksi dengan sistem informasi dengan cara yang sangat umum untuk meningkatkan pengetahuannya. Jenis pendekatan ini perlu ada interaksi yang sifatnya konstan antara pengguna dan sistem informasi. 2. Everyday need approach, yaitu pendekatan terhadap kebutuhan pengguna yang spesifik dan cepat. Informasi yang dibutuhkan pengguna merupakan informasi yang rutin dihadapi oleh pengguna. 60 Budi Prawati, Keterpakaian Koleksi Majalah Ilmiah Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian oleh Peneliti Badan Balitbang Pertanian edisi ke-12, Jurnal Perpustakaan Pertanian, Bogor, 2009, Hal. 1