RANCANG BANGUN PEMBUATAN APLIKASI AIS (ALUMNI INFORMATION SYSTEM) DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN MySQL

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN PEMBUATAN APLIKASI AIS (ALUMNI INFORMATION SYSTEM) DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN MySQL Mira Widyaningrum ( ) Program Studi System Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama, Surabaya ABSTRAK Hampir Semua Fakultas-fakultas di beberapa universitas pasti memerlukan suatu program yang dapat mem bantu tugasnya dalam mempersiapkan keperluan wisuda dan pembuatan buku kenangan untuk alumni. Fakultas juga pasti memerlukan suatu aplikasi web yang berisi data alumni dan aplikasi lainnya secara online sebagai wadah komunikasi antara pihak fakultas dan para alumni. Sistem yang ada sebelumnya, Fakultas masih menggunakan sistem manual dan mengetikan data satu-persatu sehingga memakan banyak waktu dan rentan akan kesalahan. Metode Penelitian yang digunakan di skripsi ini adalah perancangan Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan alur proses. Selanjutnya Aplikasi dibuat dengan menggunakan Bahasa Pemrograman PHP. Tujuan Tugas Akhir ini adalah Pembuatan program aplikasi yang bisa memenuhi kebutuhan Fakultas tersebut sehingga sistem bisa berubah menjadi terkomputerisasi. Pengujian Program aplikasi ini menunjukan hasil yang cukup baik pada user interface dan mudah untuk digunakan dan berguna bagi pihak fakultas dalam menjalankan tugasnya. Kata kunci : Sistem Informasi untuk Alumni, Web, Sistem Manual, Sistem Komputerisasi I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Pada zaman teknologi modern yang semakin canggih ini, pendidikan sangatlah diperlukan untuk meningkatkan kualitas kehidupan. Berbicara tentang pendidikan maka tidak akan pernah lepas dari hasil dicapai dari kegiatan belajar mengajar yang dilaku kan antara siswa dengan pengajar. Hasil kegiatan belajar mengajar tersebut biasanya ditandai dengan adanya kelulusan dari para siswa yang menempuh studinya masing-masing. Para lulusan akademik itulah yang disebut dengan alumni. Dibeberapa universitas-universitas di Indonesia masih memiliki kendala dalam mengkoordinir data data para alumni-nya. Diantaranya masih memakai system manual dalam pendataan-nya, hal ini sangat merepot kan bagi pihak universitas. Disamping rugi dalam pemanfaatan waktu, universitas juga meng alami kerugian di faktor tenaga kerja, karena dikerja kan dengan manual. Dengan adanya suatu system atau aplikasi, diharapkan dapat mengatasi permasalah an ini. Aplikasi tersebut adalah Alumni Database system. Dalam pemanfaatannya, aplikasi ini dapat membantu pihak universitas dalam mendata semua alumni-nya, mulai dari data pribadi, Judul skripsi beserta abstraknya. Dapat dimungkinkan bahwa dipakainya aplikasi ini dengan system online, maka para alumni dapat saling berkomunikasi. Pada permasalahan Kedua timbul dengan adanya kesulitan mahasiswa dalam mencari alternatif judul skripsi untuk skripsinya. Pada permasalahan ini dapat diatasi dengan sebuah modul yang dimiliki oleh system alumni ini, modul tersebut adalah Pencarian. Dalam pencarian ini, mahasiswa yang belum lulus atau dalam tahap tugas akhir, dapat mendapatkan informasi dari beberapa abstrakabstrak yang telah dikerjakan oleh para alumnus. Dengan membuat suatu aplikasi berupa aplikasi Alumni guna melakukan dan mendapatkan informasi secara offline dan juga dapat dionlinekan pada perkembangan selanjutnya. Dengan media ini mahasiswa dan orang tua mahasiswa dapat melihat informasi nilai dan informasi Data alumni dengan hanya mengakses Aplikasi Tersebut yang telah ada. 2. Perumusan Masalah Pada tugas akhir ini, penulis menitikberat kan permasalahan ter hadap beberapa permasalahan, yaitu; 1. Banyaknya Universitas yang tersebar di berbagai penjuru kota yang masih memakai system manual dalam meng administrasi data alumnus-nya, hal ini memiliki resiko yaitu; admin atau karyawan yang ditugaskan untuk meng elolah dan mengkoordinir data alumnus tersebut akan memiliki kesulit an. 2. Perlu adanya sistem yang dapat mem bantu pihak Universitas dalam pendata an, pengubahan seluruh data alumnus beserta hasil akhir dari akademiknya secara instan. Hal inilah memungkin kan aplikasi ini dapat diakses dari jarak 1

2 jauh ataupun dekat dengan menggunakan system offline dan online tanpa mem pedulikan sistem operasi (operating system) yang digunakan. 3. Perlu adanya sebuah system yang men jadi solusi bagi para Admin/ karyawan Universitas dalam mengelolah sebuah aplikasi Desktop seperti Alumni Informa tion System. 4. Besar Biaya yang digunakan untuk pem buatan Aplikasi Alumni Information System ini. 3. Batasan Masalah Untuk memberikan penekanan khusus agar tulisan mencapai sasaran maka dilakukan pembatasan pada penulisan dokumen ini. Batasan Masalah Tersebut adalah sebagai berikut: 1. Analisis, perancangan serta implementasi yang dibahas di dalam sistem mencakup informasi skripsi beserta abstrak-nya, informasi event alumnus dan universitas, informasi data alumnus dan masukan data lowongan. 2. Pencarian data alumni dan data abstrak yang tepat dan akurat. Disamping itu terdapat system rating untuk para alumni beserta skripsi-nya. 3. Pada pendataan alumni hanya dibatasi untuk satu fakultas saja, fakultas ilmu computer. Dengan dapat diharapkan dapat dikembangkan dikemudian hari. 4. Tujuan Penelitian Maksud penyusunan skripsi system pengolahan data ini adalah untuk mem-permudah Pihak Universitas dalam mengelolah data dan abstraksi dari alumnus. Tujuan dari Skripsi ini adalah membuat suatu aplikasi atau program yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas proses pendataan alumnus, sehingga nantinya aktivitas pemberian nilai dan data profil siswa dapat tercatat dengan rapi dan efisien, baik yang berhubungan dengan media, waktu maupun tenaga. 5. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari pembuatan aplikasi Alumni Information System ini, antara lain: Manfaat bagi Masyarakat dan Alumni: Memberi kemudahan dalam peng elolahan Data Alumni - alumni, informasi Nilai akhir akademik alumni, beserta info abstraksi yang ada. Manfaat bagi Universitas: System yang akan dibangun bisa digunakan oleh semua pihak yang bersangkutan, dengan aplikasi ini seperti instansi universitas, dapat Memberi kemudahan dalam pengelolahan Data Alumni, informasi event yang terjadi. Manfaat Bagi Penulis : Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mengenai Alur kerja pendataan alumni beserta proses nya dibeberapa instansi - instansi Universitas. II. LANDASAN TEORI 1. SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI a. Konsep Dasar Sistem 1 Menurut Poerwadarminta, sistem adalah sekelompok bagian bagian ( alat dan sebagainya ) yang bekerja bersama sama untuk melakukan suatu (Muhammad Aziz & Slamet Pujiono,2006) maksud. Sistem ( system ) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur prosedur adalah penerimaan kas, peng eluaran kas, penjualan, pembelian, dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat di definisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan stau dengan yang lainnya mem bentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan ter tentu. Contoh sistem yang didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak Pendekatan komponen merupakan pendekatan yang relatif baik digunakan untuk menjelaskan suatu sistem informasi. Akan tetapi penggunaan pendekatan komponen ini mempunyai kelemahan. Kelemahan utama penggunaan ini adalah jika komponen komponen dan sistem tidak dapat diidentifikasi dengan jelas. Satu komponen saja tidak ter identifikasi, maka akan gagal untuk menggambar kan sistem itu dengan baik dan sistem tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya. ( Jogiyanto,HM,2003 ) b. Konsep Sistem Informasi 1.Pengertian dan definisi Sistem Informasi Menurut Poerwadarminta, informasi adalah makna atau pengertian yang dapat diambil dari suatu data dengan menggunakan konversi-konversi yang umum digunakan di dalam representasinya. Sedangkan definisi yang lain, informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Menurut E. Budiharjo dalam pustaka Eddy Prahasta, sistem informasi adalah suatu sistem manusia-mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, Muhammad Aziz & Slamet Pujiono,

3 manajemen, dan pengambilan keputusan dalam ( Eddy Prahasta,2005 ) organisasi. 2. Tujuan Sistem Informasi Menurut E. Budiharjo dalam pustaka Eddy Prahasta, tujuan sistem informasi adalah menyedia kan dan mensistematikkan informasi yang merefleksi kan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi operasi organisasi. Sedangkan kegiatannya adalah mengambil, meng olah, menyimpan, dan menyampaikan informasi yang diperlukan untuk mengoperasikan seluruh aktivitas di ( Eddy Prahasta,2005 ) dalam organisasi. 3. Komponen Sistem Informasi Menurut Muhammad Aziz dan Slamet Pujiono, terdapat beberapa komponen sistem informasi, yaitu : a. Input Input adalah semua data yang diambil dan dikumpulkan untuk diproses di dalam sistem informasi. Data yang diinputkan bisa dalam bentuk data analog maupun data digital. b. Proses Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam basis data dan selanjut nya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh end user. Manusia, perangkat komputer, prosedur dan pe nyimpan data adalah 4 sumber utama dalam proses sistem informasi. c. Output Merupakan semua keluaran dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai oleh penerima. d. Teknologi Teknologi berfungsi untuk memasukkan, mengolah dan menghasilkan keluaran. e. Basis Data Basis data merupakan kumpulan data data yang berupa file yang saling berhubungan yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan diolah menggunakan perangkat lunak. f. Kontrol Kontrol merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem berjalan menuju tujuannya. 2. Hypertext Markup Language (HTML) Bahasa penulisan Web yang umum di pergunakan adalah HTML. (Hyper Text Markup Language) adalah simbol-simbol atau tag-tag yang dituliskan dalam sebuah file yang dimaksudkan untuk menampilkan halaman pada web browser. Tag-tag HTML selalu diawali dengan <x> dan diakhiri dengan </x> dimana x tag HTML seperti b, i, u dan sebagainya. Namun ada juga tag yang tidak diakhiri dengan tanda </x> seperti tag <br>, <input> dan lainnya 3. Internet Internet adalah kumpulan network yang terdiri dari ribuan sistem komputer yang saling berhubungan satu dengan lainnya termasuk jaringan -jaringan lokal dan mempunyai kapasitas transmisi yang tinggi. 4. Perangkat Lunak Yan digunakan a. System Operasi Dalam Ilmu komputer, Sistem Operasi (SO, atau dalam bahasa Inggris: Operating System atau OS) adalah suatu software sistem yang bertugas untuk melakukan kontrol dan manajemen hardware serta operasi-operasi dasar sistem, termasuk men jalankan software aplikasi seperti program-program pengolah kata dan browser web. b. Structured Query Language (SQL) Structured Query Language (SQL) adalah bahasa non prosedural yang maksudnya menjelas kan bagaimana data ditampilkan, dihapus atau dimasukkan dan bukan menjalankan prosedur pemrograman untuk menampilkan data. Structured Query Language merupakan bahasa standar yang meliputi perintah-perintah untuk menyimpan, menerima, memelihara dan mengatur akses- akses ke basis data serta digunakan untuk memanipulasi dan menampilkan data. c. PHP PHP adalah script untuk pemrograman web, PHP dapat digunakan bersama sama dengan kode HTML ( embedded ). Sehingga hampir mirip dengan javascript, bedanya dengan javascript adalah javascript akan diterjemahkan oleh internet client (browser), sedangkan script PHP diterjemah kan di pihak server. Karenanya PHP juga dikenal sebagai server side script. Halaman hasil proses di server, diterima oleh client internet sebagai HTML biasa, dan kode kode PHP tidak akan bisa terbaca oleh client. Hal ini juga yang membedakan PHP dengan javascript. d. Apache Apache adalah sebuah HTTP server. Apache dibangun pertama kalinya berdasarkan pada kode kode dan ide ide yang terdapat pada HTTP server yang terkenal pada saat itu, yaitu NCSA httpd 1.3, pada awal Pada saat ini Apache termasuk web server yang paling banyak digunakan, hal ini terjadi bukan semata mata karena Apache diedarkan secara gratis. Namun juga karena kemampuannya, secara fungsional, tingkat efisiensinya dan kecepatannya yang dapat dibandingkan dengan server p server HTTP UNIX lainnya. Selain diedarkan secara gratis dan open source, pengembangan Apache juga dilakukan oleh banyak programmer secara sukarela. 3

4 e. Macromedia Dreamweaver Macromedia Dreamweaver MX 2004 me rupakan editor HTML yang dikembangkan oleh Macromedia. Versi Macromedia Dreamweaver MX 2004 ini diluncurkan bersamasama dengan produk Macromedia MX 2004 lainnyaseperti Macromedia Flash MX 2004 dan Macromedia Firework MX 2004 [ANO-04]. Salah satu kelebihan dari Macromedia Dreamweaver MX 2004 ini adalah kemampuannya mendukung pemprograman script server side seperti ASP (Active Server Page). ASP.Net, ColdFusion, JSP (Java Server Pages) dan PHP (PHP Hypertext Preprocessor). 5. Perancangan Basis Data a. Basis Data Basis Data (Database) sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti: * Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. * Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansasi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. c. DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output (Pressman R., 2002). III. ANALISA DAN PERANCANGAN SYSTEM 1. Perancangan alur Proses untuk program Alumni Berdasarkan pada beberapa teori-teori yang telah dijelaskan secara lengkap pada bab-bab sebelum nya, dalam bab ini akan menjelaskan secara rinci perencanaan dan pembuatan sistem. A. User Flowchart b. Teknik Entity Relationship (ER) Entity relationship diagram adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan (Pohan H.I., dkk., 1997). c. Kamus Data Menurut Martin (1990, p356) Kamus data adalah sebuah katalog dari semua type data, dengan memberikan nama dan struktur pada data tersebut, dan informasi tentang kegunaan data itu. Kamus data (Data Dictionary) merupakan keterangan lebih lanjut tentang struktur data yang terdapat dalam DFD. 6. Perancangan Sistem model a. Flowchart Bagan alir dokumen ( flow of document ) atau juga disebut bagan alir formulir ( From Flochart ) merupakan bagian alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan tembusan nya. b. Context Diagram Diagram konteks merupakan suatu alat dalam analisis yang digunakan untuk memodelkan sistem dan untuk menunjukkan ruang lingkup serta batasan sistem. Pada diagram konteks terdapat suatu lingkaran yang merepresentasikan proses dari sistem yang dimodelkan, beberapa entitas yang terkait dan aliran data yang menunjukkan adanya interaksi yang sedang berlangsung (Pohan H.I., dkk., 1997). Gambar 3.1 Flowchart User 4

5 B. Alumni Flowchart C. Admin Flowchart Gambar 3.3 Flowchart Admin 2. Perancangan Desain Sistem model dan database a. Perancangan sistem Model Diagram Berjenjang Gambar 3.2 Flowchart Alumni Gambar 3.4 Diagram Berjenjang 5

6 Context Diagram DFD Level 0 Gambar 3.5 Context Diagram Gambar 3.6 DFD Level 0 DFD Level 1 Sub proses administrator Gambar 3.7 DFD Level 1 6

7 b. Perancangan sistem Basis Data ERD Physical Model Kamus Data Pada system alumni ini dibutuhkan be berapa table-tabel yang akan menunjang kelancar an aplikasi ini, tabel-tabel tersebut adalah: agenda alumni berita info_wisuda jenis_kelamin jurusan komentar lowongan security status tahun umur 3. Kebutuhan System Sebelum menjalankan program ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu kebutuh an system dan perancangan system. Tujuannya yaitu agar nantinya system aplikasi dapat berjalan dengan baik dan hal itu ditunjang oleh elemen-elemen yang mendukung elemen dari system tersebut antara lain adalah Hardware dan Software. Gambar 3.8 ERD Physical Model ERD Conceptual Model A. Kebutuhan Perangkat perangkat Keras (Hardware) Hardware merupakan komponenkomponen fisik peralatan yang membentuk suatu system komputer. Sifat yang umum dari hardware adalah dapat dilihat dan dipegang bentuk fisiknya. Adapun hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi sistem alumni untuk fasilkom ini adalah: 1.Komputer yang memiliki beberapa spekulasi spekulasi proccessor pentium pro atau lebih dari (diatas 100 MHZ). 2. Memori RAM 64 MB. 3. VGA Card 4 MB. 4. Keyboard. 5. Mouse. 6. Harddisk 4 GB. 7. Monitor CD-ROM 32X. Gambar 3.9 ERD Conceptual Model B. Kebutuhan Perangkat perangkat Lunak (Software) Hardware (perangkat lunak) merupakan komponen-komponen fisik peralatan yang mem bentuk suatu system komputer. Sifat yang umum dari hardware adalah dapat dilihat dan dipegang bentuk fisiknya. Adapun beberapa hardware yang dibutuhkan adalah: 1. Microsoft Windows 98/Me/NT/2000/XP sebagai OS. 2. Browser (Mozilla Firefox,Opera, IE). 3. AppServ (PHP, MySQL, Apache) offline. 4. Internet (Online). 7

8 IV. IMPLEMENTASI 1 Perancangan Struktur Menu a. Perancangan Struktur Menu User 2 Implementasi System a. Implementasi antarmuka User Halaman Depan Gambar 4.1 Struktur Menu Alumni Pada Struktur Diatas terdapat tiga menu yang di lingkari dengan warna merah, hal ini dapat dijelas kan bahwa, tiga menu tersebut merupakan menu khusus yang dapat diakses oleh kelompok alumni saja, dan user biasa tidak dapat mengaksesnya. Direktori Alumni Gambar 4.3 Halaman depan b. Perancangan Struktur Menu Alumni Gambar 4.2 Struktur Menu Admin Gambar 4.5 Direktori Alumni 8

9 b. Implementasi antarmuka Admin Halaman Depan Admin Form Tambah Alumni Gambar 4.13 Halaman Depan Admin Daftar Alumni Gambar 4.15 Form Tambah Alumni Gambar 4.14 Daftar Alumni 9

10 Form ubah Data Admin operasi WINDOWS. Dan masih belum dicoba kebeberapa system operasi yang lain, seperti: LINUX, MACintosh, dll. Dalam pembuatan aplikasi alumni ini hanya dibuat hanya untuk fakultas ilmu computer, sehingga dapat dimungkinkan bahwa dikedepan nya dapat diperbesar dengan men cakup semua fakultas yang ada di universitas Narotama. Dalam pengimplementasian aplikasi ini, penulis hanya menggunakan system offline, sehingga dapat dikembangkan dengan peluncuran aplikasi ini di mode On-Line. DAFTAR PUSTAKA Gambar 4.27 Form Ubah Data Admin V. PENUTUP 1 Kesimpulan Setelah menjalankan program dari aplikasi Alumni ini dan melakukan analisa pada bab sebelum nya dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. Dengan adanya sistem aplikasi alumni ini dapat disimpulkan bahwa admin atau karyawan dari universitas tidak lagi mengel olah dan mengkoordinir alumni nya dengan menggunakan sistem manual tetapi dengan ter komputerisasi. 2. Dengan aplikasi ini dapat juga membantu pihak Universitas dalam pendataan, peng ubahan seluruh data alumnus beserta hasil akhir dari akademik nya secara instan. 3. Dalam pemakaian aplikasi alumni ini tidak menelan banyak harga dalam pembuatan nya, karena dalam pembuata nya, aplikasi alumni meng gunakan software - software yang freeware atau gratis. Jadi bisa diketahui besarkecilnya biaya yang dipakai. 1. Aziz, Muhammad, S.T dan Pujiono, Slamet, S.T Sistem Informasi Geografis Berbasis Desktop dan Web. Yogyakarta: Gaya Media. Cetakan I. 2. HM, Jogiyanto, MBA, Akt., Ph.D Sistem Tekhnologi Informasi. Yogyakarta: ANDI. 3. Prahasta, Eddy Sistem Informasi Geografis. Bandung: Informatika. Cetakan II. 4. sugenk@dragonchicken.com, System Operasi (Operation System), Sutarman, S.Kom Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MYSQL. Graha Ilmu. 6. Wankyu Choi, Allan Kent, Chris Lea, Ganesh Prasad, Chris Ullman, with Jon Blank and Sean Cazzell,, 2000, Beginning PHP4, Wrox Press. 7. Onno W Purbo, Dodi Maryanto, Widjil Widodo, Syahrial Hubbany, 2000, Membangun Server internet dengan FreeBSD, Elexmedia Komputindo. 8. Paul Dubois, 1999, MySQL, New Riders. 2. Saran Agar program aplikasi ini dapat diakses dari semua unit kampus dan pelanggannya merupakan masyarakat kampus, maka perlu diadakan beberapa perbaikan dan pengembangan, yang untuk saat ini belum dapat dilaksanakan oleh penulis karena sangat terbatasnya waktu yang tersedia. Perbaikan dan pengembangan itu diantaranya : Mengintegrasikan aplikasi ini kedalam beberapa webserver, karena didalam produksinya, penulis hanya memakai webserver Appserv dan penulis belum men coba mengaplikasikannya ke webserver lain. Dalam pengimplementasian di Aplikasi alumni, penulis hanya memakai system 10