Menurut informasi yang dianalisa secara langsung di Dragon Store, terdapat beberapa elemen yang terkait diantaranya.

Transkripsi

1 C. Pembahasan 1. Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil analisa wawancara yang dilakukan pada Dragon Store, ternyata terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi diperusahaan tersebut, seperti seringnya terjadi selisih data stock dikomputer dengan stock asli. Sehingga perbedaan stock tersebut dianggap kehilangan. Padahal bisa saja terjadi kekeliruan saat menghitung stock atau dari sebuah sistem. Selain itu, ketika petugas membutuhkan yang ada di gudang, stocker hanya mengambil digudang dan mencatat dengan kertas yang kemungkinan bisa membuat keliru seperti lupa mencatat ulang. 2. Analisis Sistem i. Elemen Menurut informasi yang dianalisa secara langsung di Dragon Store, terdapat beberapa elemen yang terkait diantaranya. 1. Supervisor Supervisor adalah seorang manajer yang bertanggung jawab kepada manajer yang lebih tinggi dan tugas utamanya memimpin pekerja pada taraf operasional. Supervisor harus bertanggung jawab dalam memastikan semua pekerjaan dilaksanakan dengan baik sehingga tidak ada keamanan, keselamatan atau kesehatan yang terancam. 2. Stocker Bagian ini bertugas memantau setiap yang ada apakah sudah habis atau belum dari lemari display(pajangan), memantau keluar masuk di gudang dan mencatat setiap yang sudah habis dan memberikan laporan kepada Supervisor. 3. SPG/SPB Bagian ini bertugas untuk melayani, menyapa customer dengan baik yang datang dan melayani customer yang akan membayar belajaannya

2 serta apabila ada keluhan customer agar disampaikan keatasan guna memperbaiki cara kerja perusahaan kedepan. 4. Customer Seseorang yang datang pada toko tertentu secara berkala, yang menjadikan kebiasaan kegiatan membeli pada suatu toko tertentu walaupun masih ada toko yang lain, orang yang didekati oleh pemilik toko dengan tujuan agar berbelanja di tokonya lagi di masa mendatang. ii. Interaksi Dari hasil informasi yang didapatkan dengan cara mewancarai petugas yang bekerja di Dragon Store, didapatkan beberapa informasi bagaimana cara kerja perusahaan yang sedang berlaku saat ini. Cara kerjanya dimulai dari Customer datang lalu memilih yang ada, jika ada yang diminati dan tersebut ada di display, Customer akan melakukan pemesanan ke SPG/SPB, kemudian SPG/SPB akan mencatat sebagai data penjualan yang kemungkinan dipergunakan sebagai laporan penjualan. Customer akan melakukan ke SPG/SPB, kemudian diberikan ke Customer serta struk sebagai tanda bukti penjualan dan proses kerja selesai. Apabila tidak ada, Customer bisa bertanya kepada SPG/SPB yang ada disana sehingga SPG/SPB bisa melaporkan ke Supervisor dan Supervisor akan meminta Stocker untuk mengecek digudang jika ada, Stocker akan mencatat dan menyerahkan ke Supervisor, lalu Supervisor akan menyerahkan ke SPG/SPB, kemudian SPG/SPB memberikannya ke Customer. Jika diminati oleh Customer, maka Customer akan melakukan pemesanan ke SPG/SPB, kemudian SPG/SPB akan mencatat sehingga muncul data penjualan. Customer akan melakukan ke SPG/SPB, kemudian diberikan ke Customer serta struk sebagai tanda bukti penjualan Jika tidak ada digudang, stocker akan menginformasikan ke supervisor dan supervisor akan memberitahu ke SPG/SPB, serta SPG/SPB juga akan merberitahu customer bahwa yang diinginkan digudang tidak tersedia atau kosong dan proses selesai.

3 iii. Document Flow Diagram Merupakan bagan yang menunjukkan aliran/arus dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem secara logika. Dapat menggambarkan tiaptiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan dokumen di dalam prosesproses yang dikerjakan sistem. Simbol-Simbol Utama Document Flow Diagram: 1. Simbol titik terminal, menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses. 2. Simbol dokumen, menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer. 3. Simbol proses manual, menunjukkan pekerjaan manual. 4. Simbol keputusan/ decision, menunjukkan kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, yaitu ya atau tidak. 5. Simbol penghubung, menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau penghubung ke halaman lain. 6. Simbol simpanan offline, File non-komputer yang diarsip urut angka (numerical), huruf(alphabetical), atau tanggal(chronological). Berikut adalah simbol yang sering digunakan dalam Document atau System Flow Diagram Terdapat beberapa aturan yang digunakan dalam Document Flow Diagram, yaitu: 1. Dimulai dan diakhiri dengan terminator MULAI dan SELESAI.

4 2. Sebuah proses memerlukan dokumen inputan dan menghasilkan dokumen keluaran. 3. Perpindahan lane/jalur ditandai dengan berpindahnya dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain. 4. Dokumen yang dikirimkan atau diterima dari pihak lain diberi keterangan dengan annotation. Berdasarkan penjelasan interaksi diatas, sehingga dapat digambar document flow diagramnya seperti dibawah ini : Customer SPG/SPB Supervisor Stocker Mulai Menanyakan digudang Menyuruh Stocker untuk mengecek Memilih Mencatat pembelian Mengecek Ya Ada diinginkan Tidak Data penjualan Ada Ya Menanyakkan Tidak Memberitahu kosong Melakukan order dari gudang & memberikan & mencatat struk Memberitahu kosong Mengambil & mencatat Data Barang Data Barang Struk penjualan Struk penjualan DB Melakukan SP Struk struk bukti Struk pembelian Memberitahu kosong info. Selesai

5 3. Analisis Kebutuhan i. Elemen 1. Stocker Bagian ini bertugas memantau setiap yang ada apakah sudah habis atau belum dari lemari display(pajangan), juga memantau keluar masuk di gudang dan mencatat setiap yang sudah habis dan memberikan laporan kepada Supervisor. 2. SPG/SPB Bagian ini bertugas untuk melayani, menyapa customer dengan baik yang datang dan melayani customer yang akan membayar belajaannya serta apabila ada keluhan customer agar disampaikan keatasan guna memperbaiki cara kerja perusahaan kedepan. 3. Customer Seseorang yang datang pada toko tertentu secara berkala, yang menjadikan kebiasaan kegiatan membeli pada suatu toko tertentu walaupun masih ada toko yang lain, orang yang didekati oleh pemilik toko dengan tujuan agar berbelanja di tokonya lagi di masa mendatang. ii. Interaksi Dari hasil analisa yang dilakukan didapatkan beberapa perubahan sistem yang berhasil diperbaiki. Cara kerja dimulai dari customer datang ke Dragon Store dan memilih. Jika ada yang diminati oleh customer dan tersebut tersedia di display, customer akan melakukan order ke SPG/SPB. Kemudian SPG/SPB akan mencatat data yang dibeli ke dalam sebuah sistem komputer dan menyerahkan ke customer. Lalu customer membayar ke SPG/SPB, SPG/SPB menerima dan mencetak struk serta struk diberikan ke customer sebagai tanda bukti. Jika tidak ada di display, customer menanyakan stock ke SPG/SPB, dan dilanjutkan SPG/SPB akan mengecek stock melalui suatu sistem pengecekkan stock di komputer. Jika tersedia digudang SPG/SPB meminta stocker untuk mengambilnya. Kemudian stocker mengambil dan

6 mencatat stok pengeluaran dari gudang disebuah sistem stock dan memberikan ke SPG/SPB. Dilanjutkan SPG/SPB memberikan ke customer kemudian kembali seperti langkah-langkah mulai dari customer order diatas. Jika yang dicek oleh SPG/SPB tidak tersedia digudang maka SPG/SPB akan memberitahu ke SPG/SPB bahwa yang diminta customer tidak tersedia atau kosong kemudian proses selesai.

7 iii. Sistem Flow Diagram Dari interaksi diatas, gambar Sistem Flow Diagramnya adalah sebagai berikut : Customer SPG/SPB Stocker Mulai Mengecek Memilih Ada Ya Menagmbil Tidak Mencatat menacatat Ada dinginkan Tidak Ya Data penjualan Data stock Menanyakan Melakukan order Mencetak data stock Data stock dari gudang & memberikan Melakukan mencatat Struk bukti Data penjualan Mencetak struk Struk pembelian Struk penjualan info. struk bukti Selesai Memberitahu digudang kosong

8 4. Kebutuhan Fungsional i. Tujuan Sistem 1. Membangun sebuah aplikasi sistem penjualan yang saling berhubungan dengan sistem transaksi lain di Dragon Store. Dengan menggunakan sebuah sistem, maka pengolahan data akan lebih cepat, efisien, akurat, dan mengurangi kekeliruan atau kesalahan karena sistem yang bersagkutan sudah saling berhubungan satu sama lain. 2. Melengkapi sistem tersebut dengan keamanan, mengingat pengguna yang bersangkutan memiliki kewenangan yang berbeda-beda. 3. Membangun sebuah sistem yang dapat memudahkan pengguna untuk membuat laporan penjualan sesuai dengan kriteria dari perusahaan dan mengelola laporan yang ada saat dibutuhkan. ii. Fungsi Sistem iii. Data Flow Diagram D. Lampiran