BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem

Transkripsi

1 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem Sesuai dengan perancangan sistem yang ada dalam metodologi penulisan, maka sistem yang diusulkan akan digunakan sebagai media untuk melakukan transaksi, baik itu transaksi pembelian maupun transaksi penjualan, dalam prosesnya sebelum bisa melakukan transaksi kita diharuskan terlebih dahulu mengisikan data, hal serupa juga diterapkan dalam sistem POS ( Point Of Sale ) ini, dimana sistem memerlukan data pegawai, data obat, data supplier, dan data lainnya agar dapat digunakan secara lengkap. Dalam penerapan atau pembuatan sistem tentunya tidak lepas dari komponenkomponen pendukung proses pembuatan sistem ini, komponen ini dapat dibagi menjadi 2 komponen yaitu Komponen perangkat keras CPU AMD Phenom X4 Monitor Standar 16 Juta Warna Mouse dan Keyboard Prolink RAM 2 Gb HDD 80 GB Komponen Software Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai media perancangan dan media pembangunan sistem, Menggunakan Microsoft Access sebagai penyedia database untuk melakukan manipulasi data. Menggunakan komponen-komponen ADODB sebagai media untuk melakukan proses koneksi dan manipulasi data-data 54

2 55 Menggunakan Operating sistem Windows XP SP3 4.2 Penjelasan Sistem Secara singkat mempunyai beberapa fungsi umum, fungsi-fungsi ini terkait dengan proses transaksi yang ada pada APOTEK HERBA GIANYAR. Proses transaksi yang dimaksudkan adalah proses transaksi penjualan dan proses transaksi pembelian obat yang dilakukan oleh apotek secara tunai, selain itu proses penjualan obat juga dikhusukan untuk obat non racikan. Proses transaksi secara umum memerlukan beberapa data inputan lain yang mendukung, seperti misalnya data obat, dan data supplier tempat obat dibeli, oleh karena itulah sistem mendukung proses pengolahan data data obat, dan data-data supplier yang nantinya akan digunakan dalam proses transaksi. Sistem berjalan dengan pertama kali memeriksa data pegawai, yang mana pegawai itu harus login terlebih dahulu, dan kemudian apabila pegawai atau user telah berhasil masuk dan memenuhi kriteria untuk menggunakan program maka beberapa menu akan terbuka dan dapat digunakan, proses akan berulang dan pada akhirnya akan berhenti ketika pengguna aktif melakukan proses logout. beberapa menu yang ada pada sistem akan dijelaskan lebih lanjut pada sub bab berikut ini Penjelasan Form Login Form login berisikan form yang digunakan sebagai fasilitator untuk melakukan login kedalam sistem, tanpa menggunakan fasilitas ini maka sistem tidak akan mengetahui user yang sedang aktif, akibatnya menu-menu yang ada pada sistem tidak bisa digunakan dan mengakibatkan sistem secara keseluruhan tidak dapat digunakan.

3 56 Gambar 4.1 Form Login Pada gambar dapat dijelaskan bahwa user diharuskan untuk melakukan inputan nama user atau id user, user disini artinya adala pegawai apotek yang datanya telah dimasukan kedalam database user, proses akan berlanjut ketika user melakukan proses atau me klik tombol login, ketika tombol login di klik maka sistem akan melakukan proses verivikasi data, apakah data yang dimasukan user adalah data nama atau data id user, dan kemudian akan dilanjutkan dengan memeriksa apakah data dengan inputan-inputan tersebut ada atau tidak dalam database, jika data ada maka user akan mendapatkan hak sesuai dengan jabatan yang ada, apabila dia adalah seorang manager, maka seluruh menu akan dapat diakses, secara umum untuk setiap jabatan hak akses akan berbeda. Jika user salah dalam melakukan proses input data, atau data yang dinputkan tidak ada, maka sistem akan memberikan konfirmasi bahwa data yang dimaksudkan tidak ada, dan form login akan menghilang.

4 Penjelasan Logout Sistem mendukung fungsi logout, fungsi ini digunakan untuk melakukan pengesetan kembali user aktif dan melakukan kembali proses pengaturan form utama, secara umum fungsi logout digunakan untuk melakukan pengaturan ulang sama seperti ketika tidak ada user yang aktif, hal ini digunakan agar user baru atau pemakai sistem baru harus menginputkan nama atau harus melewati proses verifikasi terlebih dahulu pada form login Penjelasan Form Maintenance Jenis jenis disini yang dimaksukan adalah proses penambahan data data jenis obat, jenis dapat berupa sirup, tablet, ampul, atau yang lainnya. Gambar 4.2 Form Maintenance Jenis Obat Proses maintenance memerlukan inputan berupa kode jenis, dan inputan lainnya berupa keterangan atau nama jenis, pada implementasinya proses inputan kode jenis akan dilakukan secara

5 58 otomatis oleh sistem, hal ini dimungkinkan karena sistem terlebih dahulu melakukan proses cek pada tabel jenis obat yang ada dan mencari nilai record atau data terakhir untuk diambil atau dilihat kode jenisnya, sehingga untuk kode jenis baru kode jenis dapat dinputkan secara otomatis, proses otomatis ini dilakukan dengan me klik tombol tambah pada form, sedangkan untuk tombol simpan, sistem akan melakukan proses verifikasi terhadap ketersediaan data, apabila data ada maka proses akan melakukan update data atau memperbaruhi data ketimbang melakukan proses input data baru pada tabel atau pada database, sedangkan untuk proses hapus, sistem akan memberikan proses konfirmasi pada user aktif dan penghapusan data akan dilakukan, sedangakan tombol keluar digunakan untuk melakukan proses unload data-data yang digunakan dalam form dan akan mengakibatkan form maintenance jenis obat akan menghilang Penjelasan Form Maintenance Satuan Gambar 4.3 Form Maintenance Data Satuan

6 59 Proses maintenance data satuan dimasukan untuk melakukan pengolongan obat dan digunakan juga sebagai atribut atau data pelengkap obat, satuan didalam obat bisa berupa satu ampul, satu box, satu botol, dll. Sama seperti proses maintenance data jenis obat, pada proses maintenance data satuan user aktif diminta untuk melakukan proses pengisian 2 data textbox, data pertama adalah kode satuan yang digunakan sebagai no urut untuk penyimpanan data satuan, dan data kedua adalah data nama satuan yang digunakan untuk mengindentifikasi keterangan dari data satuan, pada prosesnya pengisian no atau kode satuan ini mutlak dilakukan oleh sistem, user hanya perlu melakukan proses klik tombol tambah, dan sistem akan otomatis menentukan nomor yang akan digunakan sebagai kode satuan obat, tombol simpan baru akan akfif apabila user aktif telah melakukan proses klik tombol tambah, pada tombol simpan ini sistem akan melakukan proses verifikasi data, apakah data yang akan dimasukan ada, atau data yang akan dimasukan adalah data baru, data dapat saja merupakan sebuah data yang telah ada dalam sistem apabila user akfif melakukan proses klik datagrid atau tabel, sehingga sistem secara otomatis akan mengeset data-data textbox menjadi sesuai dengan data tabel, hal ini memang dimaksudkan sebagai cara yang lebih mudah apabila user aktif ingin melakukan perubahan data. Apabila data ada maka sistem akan memperbaharui data yang ada, apabila data belum ada maka sistem akan memasukan data baru kedalam database, sedangnkan tombol keluar digunakan untuk mengakhiri penggunaan form maintenance data satuan. Penggunaan form ini akan berhakhir ketika user aktif me klik tombol keluar.

7 Penjelasan Form Maintenance Obat Form ini digunakan sebagai media untuk melakukan proses input data obat,editing data obat, dan proses hapus data obat. Pada sistem juga disediakan otomasi pemilihan dan pengisian jenis dan satuan yang akan digunakan dalam obat baru atau obat yang sudah ada, sehingga user aktif tidak perlu lagi memikirkan nama satuan atau nama jenis obat agar sesuai satu dengan yang lainnya. Proses maintenance juga sama dengan form form lainnya dimana pada awalnya user hanya perlu menigisikan data setelah melakukan klik pad perintah atau tombol tambah. Gambar 4.4 Form Maintenance Data Obat Sistem juga mendukung proses inputan tanggal dengan dibantu oleh control box calendar dari bawaan Microsoft Visual Basic sehingga inputan tanggal menjadi lebih mudah. Pada proses simpan sistem akan melakukan proses verifikasi otomatis, apakah sebenarnya user ingin memperbaharui data atau user aktif ingin menambahkan

8 61 data, hal ini dilakukan dengan cara melakukan cek pada kode obat. Pada tombol delete perintah untuk melakukan hapus data obat terletak, namun perintah-perintah tersebut akan berhubungan dengan relasi database, sehingga apabila data obat masih terpakai, baik itu dalam transaksi pembelian atau penjualan maka data tidak akan dapat dihapus, apabila dalam proses baik simpan ataupun hapus sistem mengalami kegagalan atau runtime error, maka sistem akan menghentikan perintah dan akan mengeluarkan pesan error berserta alasan megapa error terjadi, hal ini ditujukan agar user aktif paling tidak mengetahui masalah yang terjadi Penjelasan Form Maintenance Supplier Data supplier diperlukan ketika kita ingin melakukan proses transaksi pembelian, sehingga user aktif bisa lebih mudah dalam menentukan dari supplier mana user aktif melakukan proses pembelian, pada maintenance data supplier, terdapat beberapa opsi seperti beberapa form maintenance yang lainnya, yang pertama adalah opsi tambah data, tambah data disini sebenarnya sistem belum secara fisik melakukan prose insert ataupun modifikasi terhadap database, namun sistem hanya melakukan pengesetan otomatis kode supplier baru yang dimaksud.setelah melakukan proses tambah data maka barulah, tombol simpan dan menjadi aktif, tombol simpan mempunyai fungsi utama sebagai tombol yang melakukan proses modifikasi terhadap data fisik, sehingga secara singkat, proses inilah yang sebenarnya melaukan perubahan terhadap data, sama seperti form maintenance yang lainnya, sistem pertama akan melakukan pencarian atau verifikasi data, data yang diinpukan sudah ada atau belum, apabila data sudah ada, maka opsi sistem adalah dengan melakukan proses pengupdatean data dan tidak melakukan proses penambahan

9 62 data, sedangkan jika data yang akan dimasukan tidak ada maka sistem barulah memasukan data baru. Gambar 4.5 Form Maintenance Data Supplier Form ini juga memiliki tabel berupa data grid yang digunakan untuk menampilkan data, namun opsi modifikasi yang ditawarkan oleh data grid telah sistem matikan, oleh karena itu proses modifikasi data hanya dapat dimungkinkan melalui tombol simpan, atau tombol hapus saja, kegunaan lain dari data grid adalah untuk melakukan proses setting segala text dan kombo box agar sesuai dengan data yang ditunjukan oleh data grid, sehingga user aktif dapat lebih mudah dalam melakukan proses update data, dan mempercepat kerja user aktif dalam input data. Tombol terakhir adalah tombol keluar yang digunakan untuk mengakhiri penggunaan form maintenance ini dan berfungsi untuk menutup form maintenance ini.

10 Penjelasan Form Maintenance Pegawai Proses maintenance data pegawai dapat dilakukan melalui form ini, proses penambahan data pegawai, pengeditian, dan penghapusan data dapat dilakukan melalui form ini. Form pegawai memiliki tampilan seperti gambar dibawah ini. Gambar 4.6 Form Maintenance Data Pegawai Dimana terdapat 4 tombol utama sebagai menu untuk melakukan proses maintenance, menu pertama yaitu menu tambah data, digunakan untuk mengaktifkan menu yang lain dan digunakan untuk melakukan proses otomatisasi penomoroan textbok yang akan digunakan sebagai no karyawan atau pegawai baru, penginputan jabatan dan penginputan tanggal lahir menjadi lebih mudah dengan digunakannya combo box dan digunakannya toolbox calendar dalam form, pada form terdapat menu tabel atau data grid yang digunakan sebagai media navigasi terhadap keseluruhan data pegawai, sehingga proses update atau pembaharuan data menjadi lebih mudah, karena

11 64 dengan proses navigasi melalui data grid ini pengisian textbox menjadi otomatis sesuai dengan data di dalam data grid. Proses update dan proses penyimpanan data baru dilakukan melalui tombol simpan, secara singkat ketika user meneka tombol simpan sistem akan melakukan proses verifikasi data dan melanjutkan proses apakah data akan diperbaharui atau data akan ditambahkan, sendangkan untuk proses penghapsan data user aktif dapat melakukannya dengan menggunakan fasilitas dari tombol hapus. Tombol keluar digunkan untuk mengakhiri penggunaan form maintenance data pegawai ini Penjelasan Form Transaksi Penjualan Transaksi penjualan dilakukan dengan menggunakan form transaksi penjualan, untuk form ini, maka proses maintenance tidak dapat dilakukan karena proses maintenance akan berada pada form lainnya, pada form ini user aktif hanya mempunyai kemampuan melakukan editing data yang akan dimasukan, proses editing data yang akan dimasukan ini menggunakan prinsip tabel flex grid, sehingga data untuk sementara akan ditampung terlebih dahulu untuk kemudian setelah fix akan disimpan.

12 65 Gambar 4.7 Form Transaksi Penjualan Untuk proses otomatisasi user aktif hanya perlu melakukan input pemilihan obat yang dijual, dan berapa unit atau quantitynya, proses penghitungan grandtotal dan subtotal sepenuhnya dilakukan oleh sistem, seperti mekanisme form lainnya user aktif terlebih dahulu harus melakukan eksekusi tombol tambah data, sehingga opsi opsi lainnya bisa terbuka, apabila user tidak ingin, proses tambah kan barang dan hapus barang hanyalah merupakan mekanisme sistem dalam mengatur daftar belanjaan, jadi belum merupakan proses penyimapan data secara fisik terhadap database, ketika user aktif telah selesai dengan daftar belanjaan maka dengan melakukan klik pada tombol proses transaksilah penyimpanan baru akan dilakukan, namun sebelum melakukan proses sistem akan terlebih dahulu menanyakan pada user aktif apakah data yang akan diinputkan adalah data yang sudah benar, hal ini dikarenakan data yang sudah dinputkan tidak bisa di manipulasi dengan menggunakan form ini. Ketika proses penyimpanan selesai mana user aktif akan mendapatkan konfirmasi

13 66 bahwa data telah disimpan. Tombol keluar digunakan untuk mengakhiri penggunaan dari form transaksi penjualan ini Penjelasan Form Maintenance Transaksi Penjualan Proses maintenance data transaksi penjualan yang telah diinputkan melalaui form transaksi hanya dapat dilakukan melalaui form ini, form ini terdiri dari 2 tab yang digunakan untuk melakukan proses editing terhadap 2 tabel yang terkait dengan transaksi penjualan, baik itu tabel detail yang menyangkut data-data penjualan berdasarkan no nota tertentu, dalam prosesnya perhitungan akan sama seperti form transaksi penjualan, dimana proses penghitungan grandtotal dan perhitungan subtotal akan dilakukan secara otomatis oleh sistem, user aktif hanya perlu menambahkan dan menganti barang yang dijual berdasarkan no nota tertentu. Proses maintenance juga terjadi pada data transaksi, namun proses hanya berkait dengan perubahan data transaksi dan penghapusan data transaksi, sehingga proses penambahan data transaksi hanya dapat dilakukan dengan melalui form transaksi penjualan. Gambar 4.8 Form Maintenance Data Transaksi Penjualan

14 Penjelasan Form Transaksi Pembelian Proses pencatatan pembelian barang dilakukan dengan menggunakan form transaksi pembelian, sama seperti form transaksi penjualan, dimana user aktif terlebih dahulu harus melakukan proses penambahan data dengan melakukan klik tombol tambah data, proses tambah data merupakan proses untuk mengubah atau mengatur no transaksi agar sesuai dengan no transaksi yang telah ada, pada tombol tambah kan data barang sistem hanya akan menambahkan daftar barng kedalam sistem daftar belanja dan belum melakukan proses eksekusi penyimpanan fisik. Proses serupa juga terjadi dalam tombol hapus dimana program hanya melakukan manipulasi daftar antrian pada tabel yang ada pada form transaksi pembelian, proses manipulasi data hanya akan terjadi apabila user melakukan klik pada tombol proses, tombol ini akan melakukan proses penyimpanan berulang terhadap semua data yang ada dalam daftar belanjaan. Gambar 4.9 Form Transaksi Pembelian

15 68 Tombol terahkhir adalah tombol keluar yang digunakan untuk mengakhiri penggunaan form transaksi pembelian ini Penjelasan Form Maintenance Transaksi Pembelian Proses maintenance data transaksi pembelian hanya dapat dilakukan dengan melalui form ini, form ini memungkinkan untuk melakukan penambahan detail transaksi pembelian, dan melakukan penghapusan terhadap transaksi pembelian, namun penambahan transaksi pembelian hanya dapat dilakukan melalui form transaksi pembelian. Secara singkat form terdiri dari 2 tab utama yang digunakan untuk melakukan proses manipulasi data yang berbeda, pada tab pertama proses manipulasi data transaksi pembelian dilakukan, proses simpan hanya bisa melakukan update data saja, data yang diupdate tentunya data transaksi pembeian, tapi bukan diskon dan grandtotal, karena data ini akan selalu berkait dengan subtotal milik detail penjualan, apabila user aktif melakukan penghapusan data maka seluruh data di tabel detail juga akan dihapus.

16 69 Gambar 4.10 Form Maintenance Transksi Pembelian Pada tab kedua proses maintenance data terhadap detail transaksi dapat dilakukan, pengeditan data di dalam data detail juga akan mengubah data diskon dan grand total pada data transaksi pembelian, secara garis besar proses otomasi terjadi dalam penghitungan grandtotal dan perhitngan subtotal, selain itu proses otomasi juga terjadi dalam proses supply input data dengan menggunakan fasilitas koneksi text box dengan data pada data grid atau tabel Penjelasan Form Laporan Form laporan hanya menyangkut proses pelaporan semua data yang ada tanpa menggunakan filter apa apa, data yang dilaporkan ada lah data-data barang, pegawai, supplier, transaksi

17 70 Gambar 4.11 Contoh Laporan Data Pembelian 4.3 Distribusi Sistem Sistem dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, karena itulah banyak hal yang perlu dipertimbangkan agar sistem bisa berjalan pada platform operating system windows yang ada, oleh karena itulah sistem di distribusikan dalam bentuk file setup yang mengincludekan semua file yang diperlukan sistem agar bisa berjalan baik. File setup ini juga memiliki kemampuan untuk mempermudah pemasangan sistem pada komputer-komputer lain. Berikut adalah tampilan file setup ketika dalam proses intallasi.

18 Gambar 4.12 Tampilan File Setup 71

19 BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Sistem point of sale merupakan sistem yang mengatasi masalah yang berkaitan dengan transaksi, baik itu adalah transaksi penjualan maupun transaksi pembelian, dalam prakteknya proses penyimpanan data pada transaksi akan mempengaruhi banyak data, baik itu data pegawai ataupun data barang yang terlibat dalam transaksi, keterlibatan banyak data inilah yang membuat program point of sale banyak dibutuhkan untuk membantu proses kerja sebuah perusahaan ataupun sebuah unit usaha, baik itu kecil maupun besar. Sedangkan hubugan dengan sistem POS untuk apotek HERBA GIANYAR ini adalah 1 Sistem mempunyai kemampuan untuk melakukan proses transaksi baik itu penjualan ataupun pembelian yang dilakukan secara tunai. 2 Sistem menyertakan operasi operasi untuk mengolah data pendukung yang digunakan dalam proses transaksi misalnya data pegawai, data obat, dan sata supplier. 3 Sistem hanya ditujukan untuk keperluan transaksi dan tidak menyangkut masalah lain terkait dengan bidang usaha apotek. 4 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah media developer tools yang mendukung proses pembuatan aplikasi pengolah database. 5 Microsoft Access mampu digunakan sebagai DBMS yang mendukung proses pembuatan sistem. 5.2 Saran Dalam pembuatan sistem, banyak saran yang diharapkan berguna bagi Apotek Herba Gianyar dalam pengembangan sistem yang lebih lanjut. Beberapa saran itu antara lain adalah 1 Sistem yang telah dibuat ini, diharapkan dapat dikembangkan oleh intansi terkait ( Apotek Herba Gianyar ) sehingga menjadi sistem yang lebih kompleks lagi sesuai dengan kebutuhan yang akan datang 72

20 73 2 Perlunya diadakan pelatihan khusus bagi para karyawan agar paling tidak dapat mengoperasikan sistem, sehingga sistem manual yang ada dapat ditinggalkan. 3 Dengan adanya sistem, diharapkan infrastruktur pendukung sistem seperti perangkat komputer harus tersedia dalam instansi terkait.

21 DAFTAR PUSTAKA HM, Jogiyanto Analisis Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Publishing Offset HM, Jogiyanto Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Publishing Offset Simarmata, Janner & Paryudi, Iman. Publishing Offset 2006, Basis Data. Yogyakarta : Andi Subari & Yuswanto Panduan Lengkap Pemprograman Visual Basic 6.0. Jakarta : Cerdas Pustaka Publisher KBBI//