PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS WEB TUGAS AKHIR FADLY TOMMY

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS WEB TUGAS AKHIR FADLY TOMMY PROGRAM STUDI D-3 TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2014

2 ii PERSETUJUAN Judul : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS WEB (STUDI KASUS : DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KOTA MEDAN) Kategori : TUGAS AKHIR Nama : FADLY TOMMY Nim : Program Studi : D3 TEKNIK INFORMATIKA Departemen Fakultas : MATEMATIKA : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Disetujui di Medan, Disetujui Oleh Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU Ketua, Pembimbing, Dr. Elly Rosmaini, M.Si Prof. Dr. Tulus, M.Si

3 iii PERNYATAAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS WEB (STUDI KASUS : DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KOTA MEDAN) TUGAS AKHIR Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya. Medan, 2014 FADLY TOMMY

4 iv PENGHARGAAN Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan serta panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, berkah serta hidayah-nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web pada Dinas KOMINFO Medan. Terimakasih penulis sampaikan kepada Bapak Prof. Dr. Tulus M.Si, selaku Pembimbing serta Ketua Departemen Matematika FMIPA USU yang telah meluangkan waktunya selama penyusunan tugas akhir ini. Terimakasih kepada Ibu Dr. Elly Rosmaini, M.Si dan Bapak Syahriol Sitorus, S.Si. M.IT selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi D3 Teknik Informatika FMIPA USU Medan, Bapak Dr. Sutarman, M.Sc selaku Dekan FMIPA USU Medan, sseluruh staff dan Dosen Program Studi Teknik Informatika FMIPA USU, pegawai FMIPA dan kepada Bapak Muliono, Ibunda A. Purba dan Keluarga yang selaama ini memberikan bantuan dan dorongan kepada penulis. Akhirnya tidak terlupakan kepada sahabat penulis Adila, Lela, Ersa, Fira, Khusna, Wilda, Fadly, Bang Wahyu, Bang Abdi, seluruh teman-teman angkatan 2011 yang selama ini telah menjadi keluarga dan sahabat penuli, terutama untuk mahasiswa Kom D Semoga Allah akan membalas semua kebaikannya.

5 v ABSTRAK Tugas ini bertujuan untuk memberikan kemudahan bagi petugas tata usaha untuk mengolah data surat masuk dan surat keluar sehingga dengan adanya sistem ini diharapkan dapat membantu dalam penanganan surat yang baik. Hal ini tentu diperlukan untuk meningkatkan kinerja Diskominfo dalam bidang informasi. Sistem pengarsipan ini disusun dengan menggunakan PHP MySQL, Aplikasi XAMPP XAMPP Version yang merangkum Web Server Apache 2.2.3, Web scripting PHP (PHP 5.2.4) dan MySQL Dan juga HTML(Hypertext Markup Language), CSS (Cascading Style Sheet), Java Script serta menggunakan website editor Macromedia Dreamweaver 8, Sublime Text serta Adobe Photoshop sebagai aplikasi perancangan layout.

6 vi DAFTAR ISI Halaman Persetujuan Pernyataan Penghargaan Abstrak Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar ii iii iv v vi ix x BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Manfaat Sistematika Penulisan 7 BAB 2 LANDASAN TEORI Pengarsipan Jenis-Jenis Surat Peranan Arsip Sistem WWW(World Wide Web) Perangkat Lunak Pendukung Sublime Text Dream Weaver PHP(PHP Hypertext Preprocessor) MYSQL(My Structured Query Language) 19 BAB 3 GAMBARAN UMUM DISKOMINFO Sejarah Singkat DISKOMINFO Visi dan Misi Visi Misi Rincian Tugas dan Fungsi DISKOMINFO Tugas pokok DISKOMINFO Fungsi DISKOMINFO Ruang Lingkup Dinas Kegiatan DISKOMINFO Kinerja Usaha Terkini 29

7 vii 3.7 Rencana Kegiatan Struktur Organisasi Pembagian Tugas Jabatan Struktural Dinas Kepala Dinas Jabatan Fungsional Sekretariat Sub Bagian Umum Sub Bagian Umum Sub Bagian Penyusun Program Bidang Komunikasi Media Cetak dan Elektronik Seksi Penyiaran Komunikasi Sosial Seksi Media Luar Ruang dan Mobil Unit Bidang Pos dan Telekomunikasi Seksi Pos Seksi Telekomunikasi Seksi Spectrum Frekuensi Radio dan Standarisasi Bidang Teknologi Informasi Seksi Pengembang Teknologi Informasi Seksi Perawatan Teknologi Informasi Seksi Operasional Kerja Sama Sistem Informasi Bidang Data Seksi Pengumpulan dan Pengolahan Data Seksi Monitoring dan Evaluasi Seksi Data Keluaran 58 BAB 4 PERANCANGAN ANALISIS SISTEM Perancangan Sistem Data Flow Diagram (DFD) Manfaat DFD Diagram Konteks Rancangan Struktur Data Flowchart Rancangan Algoritma Program Perancangan Antarmuka (interface) Rancangan Input Rancangan Input Login Rancangan Input Surat Masuk Rancangan Input Surat Keluar Rancangan Input Kategori Surat Rancangan Output Rancangan Output Surat Masuk Rancangan Output Surat Keluar Rancangan Output Laporan Surat Masuk Rancangan Output Laporan Surat Keluar Rancangan Template 81

8 viii BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM Pengertian Implementasi Sistem Tujuan Implementasi Sistem Komponen Implementasi Sistem Hardware Software Brainware Tampilan Akhir Sistem Halaman index.php Halaman lihatsurat.php Halaman TambahSurat.php Halaman Laporan.php 89 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran 92 Daftar Pustaka 93 Lampiran

9 ix DAFTAR TABEL Nomor Judul Halaman Tabel 4.1 Simbol-simbol DFD Login Admin Galeri Surat Masuk Surat Keluar Kategori Surat Masuk Kategori Surat Keluar Login User Simbol-Simbol Flowchart 65

10 x DAFTAR GAMBAR Nomor Judul Halaman Gambar 4.1 DFD Level konteks Sistem Informasi Pengarsipan Flowchart Algoritma Login Admin Flowchart Algoritma Tambah Data Flowchart Algoritma Pencarian Data Flowchart Algoritma Ubah Data Flowchart Algoritma Hapus Data Flowchart Algoritma Login User Perancangan input login Perancangan input surat masuk Perancangan input surat keluar Perancangan Input Kategori Surat Perancangan output surat masuk Perancangan output surat keluar Perancangan output laporan surat masuk Perancangan output laporan surat keluar Perancangan Template Halaman index.php User Halaman login.php Admin Halaman index.php Admin Halaman lihatsurat.php User Halaman lihatsurat.php Admin Halaman tambahsurat.php Halaman Laporan Surat 90