BAB I PENDAHULUAN. Banyak permasalahan yang dihadapi dalam pengarsipan file

Transkripsi

1 1.1. Latar Belakang BAB I PENDAHULUAN Banyak permasalahan yang dihadapi dalam pengarsipan file kepegawaian yang bersifat konvensional atau data berbasis kertas (manual) pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar. Permasalahan-permasalahan tersebut banyak dilihat terutama pada tahapan penyimpanan data, pencarian kembali dan penyajian informasi data. Penyimpanan data secara fisik memiliki kerawanan dalam segi keamanan dan keutuhan dokumen. Perawatan data fisik yang kurang baik akan menyebabkan kerusakan dokumen, baik oleh faktor biologis maupun faktor fisik. Beberapa contoh kerusakan dokumen karena faktor biologis maupun faktor fisik adalah rayap, ngengat, dan pelapukan. Selain itu adalah tingginya biaya untuk mencetak dokumen agar bisa disimpan dalam lemari file. Tingginya biaya disebabkan untuk pengadaan map dan lemari penyimpanan berkas fisik. Pendistribusian dokumen, dan menyediakan tempat data pegawai yang ada serta besarnya biaya pemeliharaannya. Disamping itu permasalahan lainya adalah kesulitan untuk mencari kembali data pegawai yang dibutuhkan. Terutama dalam pencarian riwayat data pegawai yang telah banyak memiliki masa kerja. Selain permasalahan tersebut dibutuhkan juga sumber daya manusia yang bertugas untuk melakukan pengelolaan pengarsipan file. Pengelolaan tata naskah (takah) kepegawaian sangat vital, dengan volume takah yang selalu meningkat. Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar sebagai lembaga teknis yang bertugas memberikan pelayanan kepegawaian perlu memperhatikan permasalahan-permasalahan yang dihadapi terkait dengan data kepegawaian. 1

2 2 Proses digitalisasi data pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar sesuai dengan Undang-Undang Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pada Pasal 4 point c yaitu tentang Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik yang dilaksanakan dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian. Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut. Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:

3 3 1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer yang akan dibangun. 2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan. 3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data, maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data. 4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun. 5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan

4 4 terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Pada penelitian ini perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio, video, text atau file biner. Pada penelitian ini teknik yang akan digunakan atau disisipkan pada file sumber adalah steganografi dengan menggunakan teknik watermarking. Dengan teknik watermarking ini data digital yang disisipkan informasi sebagai bahan tambahan tidak akan merubah tampilan data digital. Steganografi dengan teknik watermarking diharapkan menjadi verifikasi keaslian suatu dokumen digital. Data yang disisipkan bersifat tersembunyi dan keberadaannya tidak disadari oleh indera manusia. Untuk membuktikan data yang sah/asli, pemilik data tersebut dapat melakukan ekstraksi tanda watermark yang telah disisipkan ke dalam data digital. Terdapat banyak metode watermarking yang dapat dikelompokkan secara berbeda. Pada umumnya algoritma watermarking pada citra digital dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok utama menurut domain cara kerjanya. Teknik domain spasial menanamkan data langsung dengan cara memodifikasi nilai intensitas atau warna dari pixel-pixel tertentu dari citra, sedangkan teknik

5 5 domain frekuensi memodifikasi nilai koefisien transformasinya (Ohnishi and Matsui, 1996; O'Ruanaidh et.al., 1996; Tang and Aoki, 1997; Hsu and Wu, 1998). Di dalam satu byte informasi yang diwakili oleh delapan bit ada penggolonganpenggolongan bit berdasarkan urutan dan pengaruhnya di dalam byte tersebut. Bit yang paling berpengaruh terhadap informasi yang dikandungnya biasanya adalah angka 1 yang terletak di paling depan. Bit ini sering disebut dengan istilah Most Significant Bit (MSB). Semakin ke kanan, bit-bit tersebut semakin kecil pengaruhnya terhadap keutuhan data yang dikandung. Bit inilah yang dinamakan Least Significant Bit (LSB). Alasan menggunakan steganografi dengan teknik watermarking dengan memanfaatkan Least Significant Bit (LSB) pada penelitian ini adalah mengingat data digital yang akan dipergunakan dalam proses administrasi kepegawaian harus sesuai dengan data fisiknya, karena penyisipan informasi pada Least Significant Bit (LSB) tidak berpengaruh besar terhadap data digital yang disisipkan. Adapun tujuan penyisipan informasi didalam data digital tersebut adalah sebagai fungsi verifikasi autentikasi dari data digital dengan data aslinya. Dengan penelitian ini diharapkan menghasilkan suatu sistem digitalisasi data kepegawaian dengan data yang autentikasi. Terkait uraian tersebut saat ini pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar masih mengelola file yang bersifat konvensional dalam melakukan proses administrasi kepegawaian. Berlatar belakang dari permasalahan tersebut maka penulis tertarik mengangkat materi ini dengan judul Rancang Bangun Sistem Digitalisasi Data Pegawai Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar.

6 Rumusan Masalah Dengan memperhatikan latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana merancang digitalisasi data pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar? 2. Bagaimana melakukan autentikasi terhadap data digital pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar? 1.3. Batasan Masalah Mengingat banyaknya data kepegawaian yang ada dan proses administrasi kepegawaian maka pada penelitian ini akan dibatasi pada data yang akan diproses digital yaitu: 1. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SK. KP), 2. Kartu Pegawai (KARPEG), 3. Kartu Taspen, 4. Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil /Pegawai Negeri Sipil (SK. CPNS/PNS), 5. Ijasah sesuai pengangkatan sebagai CPNS Batasan pada proses administrasi kepegawaian berdasarkan data yang digunakan pada penelitian ini yaitu: 1. Proses administrasi kenaikan pangkat, 2. Proses pengusulan penghargaan satya lencana, 3. Proses administrasi pensiun pegawai.

7 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah dibangunnya suatu sistem digitalisasi data pegawai dengan penyisipan data informasi yang berfungsi sebagai verifikasi autentikasi suatu dokumen digital. Data digital diharapkan dapat dipergunakan sebagai tahap awal pengembangan seluruh proses administrasi kepegawaian selanjutnya Keaslian Penelitian Karya ini asli tentang: 1. Proses Digitalisasi Data Pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar. Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar semula hanya mengelola data berbasis kertas (manual). Sampai saat ini belum ada yang melakukan proses digitalisasi data pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar. 2. Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar saat ini proses verifikasi pada file manual yang menunjukan dokumen asli yaitu dengan tanda tangan asli dan cap basah yang tercantum pada file pegawai. Sedangkan pada file digital nantinya sebagai verifikasi keaslian suatu dokumen digital ditandai dengan watermark yang disisipkan pada data digital. 3. Implementasi digitalisasi data pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar, akan dipergunakan sebagai langkah awal dalam proses administrasi kepegawaian kedepan nantinya.

8 8 4. Kelebihan dari rancang bangun sistem digitalisasi data pegawai pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar pada penelitian ini adalah pada sistem pengelolaan file. Pada Perancangan sistem ini nantinya mempergunakan manajemen folder dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali tanpa mempergunakan link dengan data base. Selain manajemn folder juga memanfaatkan Watermark sebagai salah satu alat bantu dalam penyajian informasi data digital pegawai serta merupakan unsur autentikasi data digital Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pegawai yang memiliki tugas dalam pengelolaan data Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar terutama : 1. Dengan dibangunnya sistem digitalisasi data kepegawain diharapkan dapat memberikan berbagai kemudahan dalam proses pencarian, penyimpanan dan penyajian informasi data kepegawaian bagi petugas pengelola administrasi kepegawaian. Kemudahan tersebut karena sistem digitalisasi dalam melakukan proses penyimpanan, pencarian dan penyajian informasi tersebut dilakukan oleh sistem komputer. 2. Bagi pemegang kebijaksanaan diharapkan dengan terbangunnya sistem digitalisasi data kepegawaian dari informasi yang dihasilkan diharapkan dapat dipergunakan sebagai salah satu alat bantu pendukung dalam pengambil kebijaksanaan. 3. Terbangunnya sistem digitalisasi data kepegawaian diharapkan dapat di-integrasikan dengan data lain yang terkait dengan administtrasi

9 9 kepegawaian (seperti dengan bagian keuangan untuk proses penggajian, berintegrasi dengan bidang-bidang lain yang terkait dengan administrasi kepegawaian). 4. Dengan terbangunnya sistem ini diharapkan menjadi cikal bakal terbangunnya gudang data digital kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Denpasar.