PEDOMAN PERILAKU UPM. Setiap pilihan anda berharga

Transkripsi

1 PEDOMAN PERILAKU UPM Setiap pilihan anda berharga

2 Daftar isi KOMITMEN KITA Prakata CEO 4 1. Komitmen kita terhadap integritas 5 PEGAWAI DAN OPERASI KITA 2. Menghormati pegawai dan hak asasi manusia 6 3. Pastikan keamanan dampak lingkungan dan produk UPM 7 INTEGRITAS BISNIS 4. Nol toleransi terhadap korupsi dan penyuapan 8 5. Kenali dengan siapa Anda berdagang Kepatuhan terhadap undang-undang tentang persaingan 12 ASET KITA 7. Lindungi aset dan informasi UPM 14 RANTAI PASOKAN KITA DAN PEMANGKU KEPENTINGAN LAIN 8. Dapatkan sumber pasokan secara bertanggung jawab Cara kita berhubungan dengan pemangku kepentingan dan masyarakat 17 SAMPAIKAN KEKHAWATIRAN ANDA 10. Kepatuhan merupakan milik semua 18 2 Pedoman Perilaku UPM

3 Setiap pilihan anda berharga Kapan pun Anda ragu atas suatu tindakan Tanya diri sendiri: Apakah hal ini konsisten dengan Pedoman Perilaku UPM? Apakah hal ini legal? Apakah hal ini etis? Apakah saya ingin membaca hal ini di media sosial atau koran? Tanya orang lain: Bantuan Pedoman Perilaku Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai Pedoman Perilaku, jangan ragu untuk menghubungi: Untuk informasi lebih lanjut mengenai integritas dan kebijakan UPM, silakan kunjungi intranet UPM (untuk UPMers): codeofconduct.upm.com atau situs web perusahaan UPM: Jika jawaban dari pertanyaan tersebut adalah Tidak, maka jangan lakukan. Pedoman Perilaku UPM 3

4 KOMITMEN KITA Rekan-rekan yang terhormat, UPM telah mengalami pembaruan besar sejak peluncuran Pedoman Perilaku kita pada tahun Kini UPM telah beroperasi secara global dalam berbagai bidang bisnis. Kami telah merevisi Pedoman Perilaku kita agar kita dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis yang berubah dengan pesat serta dengan kerangka kerja regulasi. Setiap kali kita menghadapi tantangan dalam pekerjaan sehari-hari, kita harus ingat bahwa kepatuhan hukum dan tanggung jawab serta tindakan etis tetap merupakan dasar dari seluruh bisnis UPM. Nilai-nilai luhur UPM dan Pedoman Perilaku ini mencerminkan standar integritas kita. Prinsip utama kita adalah kita tidak akan mengompromikan standar integritas kita dalam kondisi apa pun. Kepatuhan UPM terhadap hukum dan peraturan khususnya, undang-undang tentang persaingan dan antikorupsi memberi kita dasar yang kuat sebagai mitra bisnis tepercaya, selain itu tanggung jawab serta tindakan etis kita menciptakan nilai jangka panjang bagi UPM dan para pemangku kepentingannya. Kita semua berperan penting dalam menjalankan standar integritas tersebut. Tanpa pengecualian, saya mengharap Anda semua membaca Pedoman Perilaku ini dengan cermat dan menerapkannya dalam pekerjaan Anda sehari-hari. Hormat saya, Jussi Pesonen Presiden & CEO 4 Pedoman Perilaku UPM

5 KOMITMEN KITA 1. Komitmen kita terhadap integritas Nilai-nilai luhur UPM menyediakan titik awal bagi seluruh aktivitas kita. Kita mematuhi seluruh hukum dan peraturan yang berlaku dalam seluruh operasi UPM. Di UPM, kita mengakui Tujuan Pembangunan Berkelanjutan PBB, yang adalah sejalan dengan tujuan kita untuk melaksanakan pembangunan yang berkelanjutan dan peningkatan yang terus-menerus. Sebagai anggota United Nations Global Compact, kita menjunjung tinggi sepuluh prinsipnya, yang berkaitan dengan hak asasi manusia, tenaga kerja, lingkungan, dan antikorupsi. Nilai Luhur UPM Meraih tujuan bersama Memercayai dan dipercayai Berani dalam melakukan pembaruan Informasi selanjutnya dapat dilihat dibawah ini 10 prinsip United Nations Global Compact Target Pembangunan Berkelanjutan PBB Integritas berarti melakukan hal yang benar Pedoman Perilaku UPM 5

6 PEGAWAI DAN OPERASI KITA 2. Menghormati pegawai dan hak asasi manusia UPM berkomitmen terhadap Deklarasi Universal Hak Asasi Manusia oleh PBB. Hal ini termasuk hak asasi universal manusia seperti kebebasan berpikir, berpendapat, berekspresi, beragama, dan hak untuk berorganisasi secara damai, serta kebebasan dari diskriminasi dalam bentuk apa pun berdasarkan ras, usia, kebangsaan, jenis kelamin, atau orientasi seksual. UPM mendorong kesejahteraan dan kesehatan pegawainya. UPM bermaksud untuk memberdayakan dan melibatkan pegawai dari semua tingkatan melalui kepemimpinan yang bertanggung jawab. Setiap orang harus menghormati hak asasi manusia seperti yang ditetapkan oleh PBB dalam operasi UPM sendiri dan berusaha mempromosikan penerapannya dalam lingkup pengaruh UPM. Oleh karena itu, Anda tidak dapat menoleransi penggunaan tenaga kerja paksa atau tenaga kerja anak dalam kondisi apa pun. Adalah kesempatan bagi setiap orang untuk membuat tempat kerja menjadi tempat yang menginspirasi, beragam, dan inklusif. Anda diwajibkan untuk melakukan yang terbaik untuk menciptakan tempat kerja yang aman dan sehat bagi setiap orang yang bekerja di UPM. Karyawan didorong untuk mengambil bagian dalam pengembangan dan pertumbuhan pribadi serta profesional mereka sendiri guna memastikan keberhasilan bisnis. Berkontribusilah dan libatkan yang lain Apakah hal benar yang harus dilakukan? Lakukan usaha terbaik untuk mendorong keragaman kompetensi, pengalaman, dan latar belakang serta jangan mendiskriminasi siapa pun berdasarkan ras, usia, kebangsaan, jenis kelamin, atau orientasi seksual. Bangun dan giatkan budaya yang memungkinkan pandangan berbeda dan setiap orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi. Pertimbangkan bagaimana Anda dapat meningkatkan suasana di tempat kerja dan menginspirasi yang lain. Jaga kesejahteraan Anda di tempat kerja dan kesehatan diri Anda serta memimpinlah dengan memberi teladan. Pastikan Anda memahami persyaratan keselamatan di tempat kerja, bertindaklah sesuai dengan hal tersebut, dan memimpinlah dengan memberi teladan. Keselamatan bermula dari saya! Bertanggungjawablah atas perkembangan pribadi dan profesional Anda. 6 Pedoman Perilaku UPM Informasi selanjutnya dapat dilihat dibawah ini Deklarasi Universal Hak Asasi Manusia oleh PBB

7 3. Pastikan keamanan dampak lingkungan dan produk UPM UPM mematuhi undang-undang tentang lingkungan yang berlaku dan menyadari dampak yang ditimbulkannya terhadap udara, air, tanah, dan keanekaragaman hayati. UPM berusaha untuk meminimalkan dampak negatif dari operasinya. Beban dan dampak lingkungan langsung maupun tidak langsung dari operasi UPM harus diukur serta dievaluasi secara terus-menerus. Setiap pegawai diminta untuk memperhatikan masalah lingkungan dan menjadikannya bagian dari pekerjaan sehari-hari. Untuk mencapainya, setiap pegawai diharapkan untuk bertindak dengan penuh tanggung jawab, membagikan praktik-praktik terbaik serta mempromosikan penggunaan teknologi mutakhir. Segala tindakan yang dapat memberi dampak negatif terhadap manusia dan alam harus dipertimbangkan dengan sangat hati-hati. Pegawai harus mengelola beban lingkungan UPM secara sistematis sesuai dengan prinsip peningkatan berkelanjutan yang ditunjukkan dalam sistem pengelolaan lingkungan yang diakui secara internasional. UPM bekerja keras dalam mengelola dan mengawasi produk secara menyeluruh (product stewardship), yang mencakup keseluruhan daur hidup produk. Adalah tanggung jawab setiap pegawai untuk secara sungguhsungguh memastikan keamanan produk. Kurangi, gunakan kembali, daur ulang! PEGAWAI DAN OPERASI KITA Apakah hal benar yang harus dilakukan? Pahami dampak lingkungan dan persyaratan hukum dari pekerjaan dan tempat kerja Anda. Hindari risiko yang tidak perlu dan bertindak sebelum masalah terjadi. Bagikan praktik-praktik terbaik Anda dengan yang lain. Lakukan semua pengukuran dan analisis dengan benar dan akurat. Jangan memboroskan sumber daya (air, energi, bahan mentah) dan gunakan secara efisien. Tangani semua bahan kimia dan limbah dengan hati-hati dan sesuai dengan petunjuk. Laporkan aktivitas apa pun yang mungkin berisiko bagi lingkungan. Pastikan produk memenuhi persyaratan yang ditargetkan (misalnya kriteria ekolabel). Pedoman Perilaku UPM 7

8 INTEGRITAS BISNIS 4. Nol toleransi terhadap korupsi dan penyuapan Prinsip panduan kami sangat jelas: nol toleransi terhadap segala bentuk korupsi dan penyuapan. Kami tidak pernah menawarkan atau membayar suap kepada pejabat pemerintah atau perorangan. Kami juga tidak pernah meminta atau menerima suap. Secara spesifik, Anda tidak diizinkan secara langsung maupun tidak langsung melalui pihak ketiga yang bertindak atas nama UPM memberi, menawarkan, meminta, atau menerima apa saja yang bernilai demi memengaruhi secara tidak benar suatu keputusan bisnis atau sebaliknya menawarkan atau mendapatkan keuntungan bisnis yang tidak benar. Apa saja yang bernilai harus dipahami secara luas dan termasuk pembayaran apa pun, pinjaman, diskon, kontribusi politik atau dana sosial, penggantian biaya, hadiah, kartu hadiah, makanan, hiburan, pemberian pekerjaan atau magang, peluang bisnis, layanan, atau keuntungan lainnya. Apakah hal benar yang harus dilakukan? Interaksi dengan pemerintah Jangan memberi, menawarkan, atau menerima apa saja yang bernilai kepada atau dari pejabat pemerintah tanpa terlebih dahulu berkonsultasi dengan Bagian Legal. Pahami bahwa istilah pejabat pemerintah merupakan istilah yang bermakna luas menurut berbagai hukum antikorupsi dan umumnya termasuk pejabat apa pun, pegawai, perwakilan, atau kandidat departemen pemerintah apa pun, dinas, perusahaan milik negara, atau perusahaan yang dikontrol negara; pemerintah kota; kabupaten; partai politik; atau organisasi umum internasional. Tidak ada kompromi, tidak ada alasan, tidak ada pengecualian! 8 Pedoman Perilaku UPM

9 INTEGRITAS BISNIS Apakah hal benar yang harus dilakukan? Pihak ketiga Jangan lupa bahwa Anda dan UPM dapat digugat atas tindakan tidak pantas yang dilakukan pihak ketiga, misalnya oleh agen, konsultan, penasihat, mitra usaha patungan (joint venture), mitra lokal, distributor, atau pemasok yang bertindak atas nama UPM. Laksanakan uji tuntas yang sesuai dan termasuk ketentuan-ketentuan dalam kontrak seperti yang dijelaskan dalam kebijakan UPM sebelum membuat atau memperbarui kontrak dengan pihak ketiga mana pun yang disebutkan di atas. Bayarkan komisi dan upah hanya kepada perantara dengan jumlah wajar dan dapat dibenarkan. Biaya hadiah, keramah-tamahan, perjalanan, dan hiburan Jangan menawarkan, memberikan, atau menerima hadiah, atau keramah-tamahan, makanan, perjalanan, atau hiburan yang berlebihan, yang digunakan untuk memengaruhi keputusan bisnis, atau untuk mendapatkan perlakuan khusus, atau yang dapat menimbulkan bahkan sekadar kesan adanya penyimpangan. Buat catatan pengeluaran yang berkaitan dengan semua hadiah, atau keramahtamahan, makanan, perjalanan, atau hiburan, termasuk nama dan gelar yang hadir, tanggal, dan jumlah pengeluaran demikian. UPM akan membayar biaya terkait pekerjaan dan yang wajar dikeluarkan pegawai, dan pembayaran untuk menutup biaya mitra bisnis dilakukan sesuai dengan prosedur internal. Kontribusi politik, pemberian sponsor, dan donasi sosial Ikuti kebijakan UPM untuk pemberian sponsor dan donasi. Pastikan bahwa setiap perjanjian pemberian sponsor memiliki tujuan yang ditetapkan secara spesifik dan dipenuhi. Donasi apa pun yang dibayarkan oleh UPM harus mematuhi ketentuan hukum perusahaan dan hukum antipenyuapan. Jangan memberikan kontribusi politik, atau mendukung kandidat politik, partai, atau kelompok atas nama UPM. Kontrol finansial Jangan memalsukan pembukuan, catatan, atau akun apa pun milik perusahaan. Jangan mencatat pengeluaran tanpa dokumentasi pendukung atau justifikasi yang diperlukan untuk prosedur internal UPM. Laporkan transaksi mencurigakan, pembayaran, atau pengeluaran kepada perwakilan Audit Internal UPM atau Bagian Legal UPM. Korupsi atau penipuan bentuk lain Ingat bahwa memberikan, menawarkan, atau menerima suap, kickback (komisi dari penjual agar bersedia melakukan pembelian), atau pembayaran lain dari pihak swasta yang dimaksudkan untuk memengaruhi keputusan bisnis, atau mendapatkan perlakuan khusus merupakan perbuatan yang melanggar berbagai hukum dan kebijakan perusahaan. Hindari situasi yang memungkinkan kepentingan pribadi bertentangan dengan kepentingan UPM. Jangan mengambil keuntungan pribadi dari peluang yang dimiliki oleh UPM atau membuat bisnis tandingan. Pedoman Perilaku UPM 9

10 INTEGRITAS BISNIS 10 Pedoman Perilaku UPM

11 5. Kenali dengan siapa Anda berdagang INTEGRITAS BISNIS Dengan mengenali pelanggan kita dan mitra bisnis lain, kita dapat mengurangi risiko keterlibatan dalam aktivitas bisnis ilegal. Oleh karena itu, Anda harus memilih mitra bisnis dengan hati-hati dan mengharapkan mereka dapat melakukan bisnis sesuai dengan hukum yang berlaku. Sepenuhnya patuhi semua undang-undang anti-pencucian uang dan sanksi perdagangan yang berlaku untuk bisnis kita. Dalam praktiknya, ini berarti pelanggan kita dan mitra bisnis lain harus dimonitor untuk menghindari transaksi apa pun dengan pihak yang terkena sanksi dan pengujian tuntas tambahan dilakukan untuk mengidentifikasi dan menangani risiko kepatuhan lainnya. Apakah hal benar yang harus dilakukan? Kenali lawan transaksi Anda Kenali pelanggan dan mitra bisnis Anda. Oleh karena itu, dapatkan dan simpan informasi yang relevan dan terkini tentang mereka dengan melakukan uji tuntas, pemeriksaan kredit atau finansial lainnya, dan memilih mitra bisnis dengan penyaringan berdasarkan daftar sanksi yang berlaku. Transaksi Buat catatan yang lengkap dan akurat dari semua transaksi bisnis. Jangan menerima pembayaran tunai atau yang setara dengan tunai tanpa mengikuti prosedur internal yang berlaku. Apakah Anda mengenal mitra bisnis Anda? Jangan mengabaikan tanda-tanda peringatan yang mencurigakan seperti struktur pembayaran yang kompleks atau tidak biasa, pembayaran multi dari berbagai pihak, permintaan pembayaran dari akun yang tidak terkait, atau pihak ketiga, atau peningkatan besar dalam volume order yang tidak konsisten dengan pola order normal pelanggan, dan hal tersebut tidak memiliki alasan bisnis yang tampak jelas. Berkonsultasilah dengan Bagian Legal jika Anda memiliki pertanyaan mengenai transaksi tertentu. Pedoman Perilaku UPM 11

12 INTEGRITAS BISNIS 6. Kepatuhan terhadap undang-undang tentang persaingan Persaingan yang efektif dilindungi dan didukung oleh undang-undang tentang persaingan. Undang-undang tentang persaingan melarang perjanjian atau praktik lain yang membatasi persaingan. Undang-undang semacam itu juga mengatur perilaku perusahaan yang dominan. Oleh karena itu, tindakan kita harus selalu sejalan dengan seluruh undangundang tentang persaingan yang berlaku. Dalam praktiknya, ini berarti: Kita tidak boleh terlibat dalam penentuan harga tetap, alokasi pasar dan pelanggan, rekayasa tender, pemboikotan, atau pembatasan produksi dengan kompetitor. Kita tidak boleh mendiskusikan atau bertukar informasi sensitif dengan kompetitor, yang merupakan pelanggaran terhadap undang-undang persaingan yang berlaku. Kontak atau perjanjian komersial apa pun dengan kompetitor serta partisipasi dalam asosiasi perdagangan dan profesional harus mengikuti panduan internal UPM. Kita tidak boleh menyetujui atau terlibat dalam perjanjian atau praktik perdagangan yang melarang persaingan dengan pelanggan, distributor, pemasok, atau mitra bisnis kita lainnya. Apakah hal benar yang harus dilakukan? Berurusan dengan kompetitor Hindari semua kontak yang tidak perlu dengan kompetitor. Semua kontak dengan kompetitor harus memiliki tujuan yang jelas dan sah. Jangan memberikan informasi, jangan berdiskusi, jangan bernegosiasi, atau jangan mengadakan perjanjian dengan kompetitor yang berkaitan dengan subjek komersial apa pun seperti penentuan harga, biaya, volume produksi, diskon, tingkat operasi, alokasi pasar, penutupan pabrik, dsb. Larangan ini berlaku untuk diskusi dengan semua kompetitor UPM pada segala kesempatan, termasuk acara informal (sosial), pertemuan tidak sengaja, dsb. Jika kompetitor memulai diskusi tentang subjek sensitif apa pun yang disebutkan di atas, segera tolak untuk memberikan jawaban atau komentar, dan informasikan kepada Bagian Legal. Jika kita memiliki posisi pasar yang dominan, kita tidak menyalahgunakannya. 12 Pedoman Perilaku UPM Keberhasilan bisnis dibangun di atas kepatuhan

13 INTEGRITAS BISNIS Apakah hal benar yang harus dilakukan? Pertukaran informasi eksternal Jangan membagikan informasi eksternal dengan pihak ketiga (mis. RISI) tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan Bagian Legal. Pertukaran informasi internal Jika Anda bekerja di unit/area bisnis UPM yang berurusan dengan kompetitor sebagai pelanggan, jangan membagikan informasi dengan kompetitor tentang bisnis UPM bagian lain atau harga produk lain selain produk yang ditampilkan untuk transaksi. Pengumuman harga Jangan mengumumkan/menerbitkan secara publik kenaikan harga sebelum berkonsultasi dengan Bagian Legal. Partisipasi dalam asosiasi perdagangan Jangan berpartisipasi dalam pertemuan tanpa agenda. Ulas kembali agenda pertemuan sebelum menghadirinya untuk memastikan bahwa topiknya sah. Jika terdapat keraguan, konsultasikan dengan Bagian Legal. Segera ajukan keberatan saat topik apa pun yang dilarang oleh undang-undang persaingan muncul dan jika tidak berpengaruh segera tinggalkan pertemuan dan sampaikan ke Bagian Legal tanpa penundaan. Jika mungkin, pastikan Anda mendokumentasikan pengajuan keberatan dan/atau walk out Anda tersebut dalam berita acara rapat. Periksa apakah berita acara menggambarkan dengan sebenarnya isi diskusi dalam pertemuan. Jika perlu minta dilakukan modifikasi atau perubahan. Jangan membagikan informasi sensitif apa pun terkait persaingan di pertemuan asosiasi perdagangan tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan Bagian Legal. Ingat bahwa undang-undang persaingan berlaku untuk pertemuan sampingan/ informal serta pertemuan formal. Hubungan dengan distributor, pelanggan, dan pemasok Jangan membatasi kebebasan pelanggan dalam menentukan harga penjualan kembalinya. Konsultasikan terlebih dahulu dengan Bagian Legal sebelum mengadakan perjanjian pembatasan apa pun (mis. eksklusivitas atau nonkompetisi) dengan pemasok atau pelanggan. Penyalahgunaan posisi pasar yang dominan Hubungi Bagian Legal jika menurut Anda pangsa pasar UPM melebihi 40% untuk suatu produk dan wilayah geografis yang relevan, untuk menentukan apakah terdapat risiko bahwa UPM berada dalam posisi pasar dominan dan apakah hal ini memiliki implikasi terhadap perilaku UPM. Pedoman Perilaku UPM 13

14 ASET KITA 14 Pedoman Perilaku UPM

15 7. Lindungi aset dan informasi UPM ASET KITA Dalam pekerjaan kita sehari-hari, kita dipercaya untuk mengelola aset dan informasi rahasia UPM dan mitra bisnis kita, serta diharapkan untuk dapat menanganinya dengan baik. Oleh karena itu, Anda tidak boleh menggunakan aset atau jasa pegawai lain UPM untuk keuntungan pribadi yang bertentangan dengan kepentingan UPM. Anda juga harus mengambil tindakan yang sesuai untuk melindungi kerahasiaan dan keamanan data dan informasi, dan menangani serta mengelola data pribadi sesuai dengan hukum yang berlaku. Sebagai perusahaan publik/terbuka, seluruh pengungkapan informasi UPM harus dilakukan sejalan dengan hukum yang berlaku dan peraturan bursa efek. Kita mencegah penyalahgunaan pasar dengan menetapkan pembatasan perdagangan, pengungkapan, dan penggunaan lain dari informasi dalam. Keputusan kita harus dibuat dengan mempertimbangkan kepentingan terbaik UPM dan berdasarkan pada evaluasi risiko yang tepat. Prosedur penerimaan telah diimplementasikan di seluruh bagian organisasi kita, termasuk untuk investasi dan disinvestasi. Prosedur tersebut termasuk praktik mitigasi risiko, seperti ketentuan mengenai penerima kuasa, pembatasan moneter, dan pemisahan tugas. Semua transaksi harus dicatat dengan akurat dan baik dalam pembukuan dan akun kita. Cegah, lindungi, perhatikan! Apakah hal benar yang harus dilakukan? Lindungi kekayaan intelektual UPM seperti temuan, paten, merek dagang, dan nama domain dengan memberikan perlindungan hukum atau kerahasiaan yang memadai. Pertimbangkan apakah Anda memiliki informasi dalam dan ikuti pembatasan apa pun dalam perdagangan dan pengungkapan. Jangan mendiskusikan hal-hal yang bersifat rahasia di tempat umum atau media sosial. Gunakan perangkat TI yang layak dan ikuti kebijakan UPM tentang keamanan informasi untuk melindungi kerahasiaan informasi dan untuk melindungi data dari risiko siber. Ikuti prosedur penerimaan UPM dan kerangka kerja penatakelolaan anak perusahaan saat mengambil keputusan dalam perusahaan-perusahaan grup UPM. Jangan mengambil keuntungan pribadi dari peluang yang dimiliki oleh UPM atau membuat bisnis tandingan. Pedoman Perilaku UPM 15

16 RANTAI PASOKAN KITA DAN PEMANGKU KEPENTINGAN LAIN 8. Dapatkan sumber pasokan secara bertanggung jawab UPM berkomitmen untuk melaksanakan praktik pencarian sumber pasokan yang bertanggung jawab dan mengharapkan para pemasoknya mematuhi hukum yang berlaku dan turut menjunjung tinggi prinsip-prinsip yang diuraikan dalam Pedoman Perilaku ini. UPM menetapkan persyaratan dan mengharapkan para pemasoknya mempromosikan hal tersebut secara lebih jauh dalam rantai pasokan mereka. Persyaratan ini terkait dengan, misalnya, asal bahan mentah, kondisi kerja yang adil dan pelarangan penggunaan tenaga kerja paksa dan di bawah umur. Setiap pegawai harus mengedepankan kepentingan terbaik UPM saat memilih dan menggunakan pemasok. Pemasok harus dievaluasi secara sistematis dan rutin dari segi ekonomi, sosial, dan lingkungan. Apakah hal benar yang harus dilakukan? Pertimbangkan apakah Anda memiliki informasi yang cukup tentang pemasok. Sampaikan persyaratan UPM secara jelas kepada pemasok. Pilih pemasok hanya berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Jangan membuat komitmen tetap apa pun jika Anda memiliki kekhawatiran mengenai etika pemasok. Beri perhatian terhadap kerahasiaan informasi dan bagikan informasi tentang kinerja atau harga produk sesuai dengan yang perlu diketahui saja. Monitor kinerja pemasok dan ambil tindakan jika terjadi penyimpangan. Setiap pilihan membuat perbedaan! 16 Pedoman Perilaku UPM

17 RANTAI PASOKAN KITA DAN PEMANGKU KEPENTINGAN LAIN 9. Cara kita berhubungan dengan pemangku kepentingan dan masyarakat Apakah hal benar yang harus dilakukan? Target kita adalah untuk menjadi mitra tepercaya bagi para pemangku kepentingan utama kita. Kita bertujuan untuk memahami harapan spesifik para pemangku kepentingan dan terlibat dalam dialog dengan berbagai pemangku kepentingan untuk mendiskusikan target, prinsip operasi, dan tantangan yang dihadapi UPM. Kita menghormati hak untuk berbeda pendapat guna memupuk kelangsungan dialog dengan para pemangku kepentingan serta masyarakat. Kita berpartisipasi dalam pengembangan komunitas lokal melalui berbagai proyek dan inisiatif yang berbeda. Saat UPM bermitra dengan pemerintah lokal dalam proyek atau inisiatif semacam itu, kita memastikan integritas dari tindakan kita dan sepenuhnya mematuhi undang-undang antikorupsi serta kebijakan perusahaan. Konsultasikan ke Bagian Legal sebelum memulai kerja sama dengan pemerintah lokal mana pun dalam sebuah investasi atau proyek pembangunan yang sesuai dengan komunitas lokal. Pastikan bahwa pemberian sponsor telah disetujui dan sesuai dengan kebijakan UPM tentang pemberian sponsor dan donasi. Bersikaplah terbuka terhadap dialog konstruktif dengan seluruh pemangku kepentingan sesuai dengan kebijakan UPM tentang pengungkapan. Dialog pemangku kepentingan dimulai dengan kepercayaan Pedoman Perilaku UPM 17

18 SAMPAIKAN KEKHAWATIRAN ANDA 18 Pedoman Perilaku UPM

19 10. Kepatuhan merupakan milik semua SAMPAIKAN KEKHAWATIRAN ANDA Kita semua bertanggung jawab untuk menjunjung tinggi integritas dan standar etika UPM. Kita terus menyampaikan pentingnya tindakan kepatuhan bagi seluruh pegawai dan yang merepresentasikan UPM lainnya. Jika kita mencurigai adanya penyimpangan, kita segera menyampaikan masalah tersebut. Dengan bertindak seperti ini, kita memiliki peluang untuk menangani masalah dan meluruskannya secara tepat waktu. Pedoman Perilaku ini membentuk sebuah platform bagi berbagai program kepatuhan kita yang membahas dengan lebih detail topik-topik yang didiskusikan di sini. Sebagai bagian dari Pedoman Perilaku, kami mengimplementasikan sebuah sistem yang menetapkan cara mendeteksi risiko kepatuhan; cara merespons risiko tersebut; dan cara mengontrol serta memonitornya. Semua pegawai harus melaporkan dugaan atau pelanggaran terhadap hukum, Pedoman Perilaku ini, atau kebijakan UPM lainnya yang teramati kepada manajer mereka, atau kepada representatif Bagian Legal UPM, atau kepada Audit Internal, atau menggunakan saluran Pelaporan Penyimpangan UPM. Laporan penyimpangan akan ditinjau dengan saksama, dan kerahasiaan yang terkait akan dijaga sebaik mungkin. Siapa pun, yang dengan niat baik melaporkan adanya penyimpangan, tidak akan menerima pembalasan karena telah melaporkan hal tersebut. Pelanggaran apa pun terhadap hukum yang berlaku, Pedoman Perilaku ini, atau kebijakan perusahaan dapat dikenai tindakan disipliner, mulai dari teguran hingga pemutusan hubungan kerja. Melaporkan penyimpangan Anda dapat melaporkan keluhan atau kekhawatiran yang berkaitan dengan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku UPM: Web: Surat: UPM-Kymmene Corporation Head of Internal Audit/Complaint PO Box 380 FI Helsinki, Finland Konsekuensi dari penyimpangan Pegawai yang melanggar kebijakan UPM dapat dikenai tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Tindakan disipliner lain termasuk teguran, peringatan, dan pemotongan insentif. Contoh penyimpangan yang dapat dikenai sanksi: Melanggar kebijakan UPM Meminta pegawai lain untuk melanggar kebijakan UPM Tidak segera menyampaikan kecurigaan atau telah mengetahui pelanggaran kebijakan UPM namun tidak menyampaikannya Tidak bekerja sama dalam penyelidikan UPM atas kemungkinan terjadinya pelanggaran kebijakan Membalas dendam kepada pegawai lain karena telah melaporkan kekhawatiran atas pelanggaran integritas Konsekuensi lain yang mungkin diterima sebagai akibat penyimpangan termasuk sanksi sipil (misalnya ganti rugi, pemutusan kontrak) dan sanksi pidana (misalnya denda, penahanan). Pedoman Perilaku UPM 19

20 Printed Copyright: UPM-Kymmene Corporation. The Code of Conduct is available in several languages. In case of a conflict between the language versions, the English language version prevails.