Resources Sharing Perpustakaan melalui konsorsium: manfaat dan tantangan

Transkripsi

1 Resources Sharing Perpustakaan melalui konsorsium: manfaat dan tantangan

2 Latar belakang Situasi yang selalu berubah yang dihadapi pustakawan: pergantian pimpinan, perubahan peraturan, lingkungan pemustaka, alokasi anggaran, fasilitas TIK Cara pikir berbagai komponen yang memiliki kepentingan pada perpustakaan (pemustaka, pustakawan, manajemen, lembaga donor) Metode pengadaan: lelang, penunjukan langsung, pembelian langsung Resources sharing merupakan solusi tepat mengatasi masalah bersama

3 Sumberdaya Perpustakaan Sumberdaya informasi/koleksi Sumber dana Sumber daya manusia Sumber daya fasilitas Makna Resources sharing: berbagi pakai seluruh jenis sumber daya yang dimiliki perpustakaan Resources sharing dapat dilaksanakan jka ada ikatan formal (konsorsium)

4 Definisi A library consortium is any local, regional, or national cooperative association of libraries that provides for the systematic and effective coordination of the resources of schools, public, academic, and special libraries and information centers, for improving services to the clientele of such libraries. A cooperative association of Libraries of different types. Its purpose is to share human and information resources so that the collective strengths of the institutions facilitate the research and learning of the member s constituents. A consortium supports resource sharing and provides services to users through programs in cooperative acquisition, access to electronic resources, access to physical collections, enhanced interlibrary loan and document delivery.

5 Ciri Konsorsium di Perpustakaan Cakupan: lokal, regional, nasional Tujuan: meningkatkan kualitas layanan Sumber daya yang dipakai bersama: koleksi, informasi, manusia Kegiatan: pengadaan, pengolahan dan layanan Konsorsium mendukung kerjasama antar perpustakaan dengan menyediakan jasa kepada pengguna melalui program kerjasama pengadaan, akses sumber informasi elektronik dan mendorong pinjam antar perpustakaan dan document delivery.

6 Pembentukan konsorsium Dengan SK institusi/lembaga pemerintah; Dibangun dengan dasar hukum yang kuat, Merupakan organisasi nir-laba resmi

7 Struktur konsorsium sentralisasi / desentralisasi Mengikat / lunak

8 Apa yang dilakukan oleh konsorsium perpustakaan Terutama berbagi pakai sumberdaya (resources sharing) secara efektif Mengantisipasi perkembangan informasi masa depan membahas isu-isu nasional dan internasional seperti penentuan biaya dan lisensi Melakukan negosiasi dengan provider mengenai struktur pembiayaan

9 Konsorsium dan pengadaan sumber daya informasi Memungkinkan kerjasama langganan Tawar-menawar biaya langganan Mempengaruhi provider Menarik donatur/pemberi dana Mengelola lisensi

10 Program kegiatan konsorsium Kerjasama pengadaan Pinjam antar perpustakaan Mengatur akses fisik bagi pengguna anggota konsorsium Pengiriman dokumen melalui jaringan elektronik, melalui kurir atau pos Pelestarian bersama untuk materi tercetak maupun digital dan dokumentasi kegiatan Melakukan digitalisasi secara bersama Mengembangkan koleksi lokal penting dan koleksi yang memiliki nilai sejarah Membangun katalog induk

11 Manfaat Mengurangi biaya Menghemat waktu resource sharing better terms and conditions of licences Layanan kepada pengguna yang lebih profesional Kerjasama antar perpustakaan memungkinkan akumulasi kekuatan besar: kekuatan ekonomi dan bargaining position yang lebih baik

12 Hambatan Dana Mengatasi penolakan yang bersifat politis Ego individu dan institusi Masalah hukum dan struktur

13 Solusi Perencanaan matang Pengelolaan yang efektif Penghargaan pada orang lain Cara kerja yang sesuai dengan kebiasaan lingkungan

14 Salah satu contoh konsorsium yang tersentralisasi Dibiayai sepenuhnya oleh pihak luar Sponsor terpusat Memiliki keuntungan yang besar Ada agenda yang berlaku untuk semua perpustakan anggota Organisasinya formal Peraturan dan kebijakan yang rinci

15 Salah satu contoh konsorsium yang desentralisasi Dana sangat sedikit atau bahkan tanpa dana sama sekali Tidak ada sponsor Biasanya tidak menguntungkan Tidak ada aturan yang berlaku umum bagi anggota Peraturan dan kebijakan sangat sedikit

16 Syarat keberhasilan Kulaitas program dan layanan Sponsor dan kepemilikan yang jelas Misi yang relevan dan tujuan yang jelas Kesungguhan anggota Pemimpin yang kuat Komite yang efektif Komunikasi berkesinambungan Organisasi yang mapan Staf yang memadai dan bukan relawan/suka rela

17 Tantangan Menyediakan layanan terbaik bagi pengguna Membangun konsensus diantara anggota Menciptakan integritas and niat baik dengan information providers Menemukan cara terbaik untuk mengukur keberhasilan dan meningkatkan layanan Memublikasikan keberhasilan Be highly cost effective

18 Tantangan (1) Dana yang dikeluarkan menghemat pengeluaran mis untuk staf, legal advice, sistem perpustakaan, waktu yang digunakan oleh pengguna, dll. Memerlukan waktu lebih lama untuk pembuatan keputusan dan peraturan karena menunggu sampai seluruh anggota memiliki pemahaman yang sama dan mencapai kesepakatan

19 Tantangan (2) Pada tahap pembentukan dan kesepakatan hasilnya tidak seefektif yang diharapkan Anggota harus saling belajar bekerja sama, komunikasi dan saling mempercayai. Kewajiban melaporkan KEBERHASILAN kepada penyandang dana Harus ambisius dan fokus pada tujuan jika ingin terus berkembang.

20 Tantangan konsorsium (3) Menjadi anggota konsorsium nampaknya menambah pekerjaan Kehilangan otoritas untuk membuat keputusan ketika berada dalam kelompok besar Pengambilan keputusan kemungkinan akan menjadi lamban karena menunggu sampai seluruh anggota memiliki pemahaman yang sama dan mencapai kesepakatan Tidak seluruh anggota dapat bekerjasama dan memberikan kontribusi dalam jumlah yang sama

21 Pertanyaan dasar dalam mengelola konsorsium (1) Siapa yang akan mengatur dan mengelola? Anggota konsorsium Komite khusus Organisasi atau unit baru yang berbadan hukum? Lembaga ekternal (bukan untuk tujuan mencari keuntungan maupun komersial)? Bentuk kerjasama Nota kesepakatan? Legal and official incorporation

22 Pertanyaan dasar dalam mengelola konsorsium (2) Apakah tujuan konsorsium, mengapa dibentuk konsorsium? Siapa anggota konsorsium? Perpustakaan, perguruan tinggi? Tata pamong: Siapa yang akan memimpin? Bagaimana anggota berpartisipasi dalam diskusi dan pengambilan keputusan? Bagaimana pendanaannya? (SDM dan program) Bagaimana mengatasi hal-hal tak terduga : baik dan buruk

23 Cited Sites eifl.net, Electronic Information for Libraries Hirshon, Arnold Collection Management of Electronic Resources in a Consortial Environment: an eifl Workshop. (Istanbul, May-June 2003) International Coalition of Library Consortia (ICOLC) Okerson, Ann. Consortium Building for Libraries. An eifl sponsored workshop. Sloan, Bernie. Library Consortia Documents Online