URAIAN TUGAS SEKRETARIS

Transkripsi

1 URAIAN TUGAS SEKRETARIS : H. M. AYUB, SE N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pembina / IV - a : Sekretaris 1. Menyelenggarakan perencanaan operasional pelaksanaan kegiatan program kerja pada Sekretaris ; 2. Menyelenggarakan pembagian tugas kepada Kepala Sub Bagian Umum, Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepala Sub Bagian Program, sesuai dengan bidang tugas masing-masing; 3. Menyelenggarakan pengarahan pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai dengan prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan; 4. Menyelenggarakan kegiatan dibidang kerumahtanggaan/umum., pembinaan administrasi kepegawaian, keuangan dan penataan organisasi ketatalaksanaan, hukum dan penyusunan program, monitoring dan evaluasi; 5. Menyelenggarakan penyiapan bahan/data untuk menyusun dan menyempurnakan kebijakan di bidang kerumah tanggaan/ umum, surat menyurat, pembinaan administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan, ketatalaksanaan dan produkproduk hukum; 6. Menyelenggarakan koordinasi penyusunan program jangka menengah, tahunan Dinas sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan; 7. Menyelenggarakan koordinasi Penyusunan bahan dan penyiapan anggaran dinas; 8. Menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan penatausahaan keuangan; 9. Menyelenggarakan koordinasi pelayanan dan penyiapan bahan atas pegawasan; 10. Menyelenggarakan administrasi keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar yang ditetapkan; 11. Menyelenggarakan peningkatan mutu dan profesionalisme sumber daya manusia bidang komunikasi dan informatika, sesuai ketentuan peraturan perundangundangan dan standar yang ditetapkan; 12. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika sesuai standar yang ditetapkan.

2 URAIAN TUGAS SEKRETARIS PADA PPID PEMBANTU PADA DINAS KOMINFO PROVSU : - Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu dan / atau Pejabat Fungsional.

3 URAIAN TUGAS KEPALA SUB BAGIAN UMUM : LILY MAULINA LUBIS, SS N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Tk. I / III - d : Kasubbag. Umum Dinas Komunikasi dan Informatika Provsu 1. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referansi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat; 2. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum; 3. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian; 4. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan, serta tugas/ijin belajar, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan/struktur, fungsional dan teknis; 5. Melaksanakan penyusunan/penyiapan bahan pembinaan disiplin pegawai, pengembangan karier dan mutasi serta pemberhentian pegawai; 6. Melaksanakan pengusulan gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai dan jabatan dilingkungan dinas; 7. Melaksanakan pembinaan tenaga fungsional; 8. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan dinas; 9. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan; 10. Melaksanakan administrasi/penataanusahaan, penerimaan, pendistribusian, suratsurat, naskah dinas dan arsip; 11. Melaksanakan penggandaan naskah dinas; 12. Melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat-rapat; 13. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum,pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak; 14. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan keamanan dan layanan kantor;

4 15. Melaksanaan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian Umum; 16. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; 17. Melaksanakan penyerasian ketikan naskah Dinas; 18. Melaksanaan pengelolaan kepegawaian pada Unit Pelaksana Teknis Dinas; 19. Melaksanakan pembinaan kearsipan dinas dan Unit Pelaksana Teknis Dinas; 20. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; 21. Melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya. URAIAN TUGAS KASUBBAG. UMUM PADA PPID PEMBANTU PADA DINAS KOMINFO PROVSU : a. Mempersiapkan tempat pelayanan informasi publik serta berbagai sarana dan fasilitas penyelenggaraan pelayanan informasi b. Membuat Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik c. Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan informasi publik d. Mencatat permohonan informasi publik dalam register permohonan.

5 : ARDIYANSYAH N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur Muda Tk. I / II - b 1. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian surat-surat, naskah dinas dan arsip. 2. Melakukan koordinasi dengan unit kerja / instansi terkait untuk kelancaran jadwal kegiatan pimpinan. 3. Melayani Pimpinan dan memberikan informasi kepada tamu - tamu pimpinan 4. Mengoperasionalkan Aipon 5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

6 : INDRIA SARI, S.Sos N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda / III - a 1. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian surat-surat, naskah dinas dan arsip. 2. Melakukan koordinasi dengan unit kerja / instansi terkait untuk kelancaran jadwal kegiatan pimpinan. 3. Melayani Pimpinan dan memberikan informasi kepada tamu-tamu pimpinan 4. Membuat resume berita dari surat kabar harian 5. Mengoperasionalkan Aiphon 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 7. Membantu mempersiapkan Urusan ke protokolan dan menyiapkan rapat.

7 : SRI SAFARIANI, SE N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Tk. I/ III - d 1. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor. 2. Mendokumentasikan surat barang tidak bergerak dan bergerak. 3. Membuat buku laporan inventaris barang dan aset 4. Membuat daftar inventaris ruangan guna mengetahui barang apa yang ada diruangan pada masing-masing ruangan. 5. Membuat daftar inventaris barang guna mengetahui jumlah dan kondisi barang yang dimiliki dinas 6. Mendata aset milik Dinas dengan melihat kondisi riel yang ada sebagai acuan penyusunan rencana perbaikan dan pemeliharaan serta penghapusan 7. Menghimpun dan meneliti kendaraan dinas baik roda dua maupun roda empat untuk mengetahui kondisinya 8. Memberi kode penomoran barang sesuai data, KIR dan KIB guna memudahkan pengecekan dan penginventarisasian 9. Membukukan surat - surat masuk dari instansi / mitra kerja. 10. Membukukan surat - surat keluar yang akan di kirim ke instansi lain. 11. Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

8 : M. ZULFI RUSDIANSYAH NASUTION, SE N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I / III - b 1. Membantu menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor / ATK. 2. Menerima, menyimpan dan menyalurkan barang 3. Mendokumentasikan surat barang tidak bergerak dan bergerak 4. Meneliti jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengadaan 5. Mencatat barang milik daerah yang diterima kedalam buku/ kartu barang 6. Membuat laporan penerimaan, penyaluran dan stock/persediaan barang 7. Melakukan pencatatan dan pelaporan. 8. Mempersiapkan sound system di Aula Transparansi 9. Mempersiapkan Aula untuk kegiatan. 10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

9 : ASPRIANTO N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur / II - c 1. Membantu menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor. 2. Mendokumentasi surat barang tidak bergerak dan bergerak. 3. Membuat buku laporan inventaris barang dan aset 4. Membuat daftar inventaris ruangan guna mengetahui barang apa yang ada diruangan tersebut 5. Membuat daftar inventaris barang guna mengetahui jumlah dan kondisi barang yang dimiliki dinas 6. Mendata aset milik Dinas dengan melihat kondisi riel yang ada sebagai acuan penyusunan rencana perbaikan dan pemeliharaan serta penghapusan 7. Menghimpun dan meneliti kendaraan dinas baik roda dua maupun roda empat untuk mengetahui kondisinya 8. Memberi kode penomoran barang sesuai data, Kartu Inventaris Ruangan (KIR) dan Kartu Inventaris Barang ( KIB ) guna memudahkan pengecekan dan penginventarisasian 9. Koordinator persiapan Sound System 10. Koordinator kebersihan bidang Aptel 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 12. Mengetik SPPD.

10 : NEDLI NASUTION, SH N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Tk.I / III - d 1. Menghimpun, menyiapkan dan meneliti berkas lampiran untuk proses Kenaikan pangkat pegawai 2. Melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat 3. Membantu penyusunan/penyiapan bahan pembinaan disiplin pegawai, pengembangan karier dan mutasi serta pemberhentian pegawai 4. Membantu menyiapkan administrasi Tenaga Fungsional 5. Melaksanakan persiapan dan pengusulan pemberian penghargaan Satyalancana 6. Membantu penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian perundang undangan. 7. Mengetik SPPD 8. Koordinator kebersihan Bidang Postel 9. Mempersiapkan pelaksanaan Apel Pagi dan Upacara 10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

11 : SUTIO HERMADI N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda Tk.I / III - b 1. Pendistribusian surat surat kedinasan 2. Melaksanakan pendistribusian pidato ke SKPD Pemprovsu 3. Mengurus perpanjangan pajak dan perpanjangan STNK guna tertib pajak. 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 5. Urusan pemeliharaan.

12 : JENNY MARLINA PURBA, S.Sos N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda Tk.I / III - b 1. Mengumpulkan dan mengolah data seluruh PNS yang akan memperoleh Kenaikan Gaji Berkala 2. Melakukan menyiapkan dengan unit kerja terkait tentang peyelesaian KGB PNS 3. Mendistribusikan dan mengarsipkan SK Kenaikan Gaji Berkala yang telah selesai 4. Melakukan pembukuan dan mereviw PNS yang telah menerima KGB 5. Menyiapkan dan merekap daftar hadir pegawai untuk mengetahui kehadiran setiap pegawai 6. Mengerjakan administrasi Surat ijin penelitian / survey Mahasiswa dan PKL di Dinas Kominfo 7. Melaksanakan persiapan dan pengusulan pemberian penghargaan Satyalancana 8. Mengkoordinir anak PKL 9. Membantu menyiapkan administrasi Tenaga Fungsional 10. Membuat Surat Tugas bagi pegawai 11. Melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

13 : ELITA OKTAVIA DAMANIK N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I / III - b 1. Menyusunan dan mengola data kepegawaian 2. Meneliti dan mencatat dalam buku penjagaan data pegawai yang akan pensiun 3. Menghimpun, menyiapkan dan meneliti berkas lampiran untuk proses Pensiun. 4. Membuat usulan pemrosesan Pensiun yang ditujukan ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara sebagai pengantar dalam pengiriman berkas. 5. Memproses dan mengadministrasikan surat ijin cuti pegawai sebagai hak para pegawai 6. Melaksanakan persiapan dan pengusulan pemberian penghargaan Satyalancana 7. Menggandaan Naskah Dinas 8. Membantu Pembinaan Tenaga Fungsional 9. Membantu urusan keprotokolan dan penyiapan rapat 10. Membuat surat tugas bagi pegawai. 11. Mengetik SPPD. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

14 : ELFRIDA HUTAGALUNG, A.Md N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur / II - c : Pranata Komputer Pelaksana 1. Menyusun dan mengola data kepegawaian 2. Menghimpun, menyiapkan dan meneliti berkas lampiran untuk proses Kenaikan pangkat pegawai 3. Membuat usulan pemrosesan Kenaikan Pangkat yang ditujukan ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara sebagai pengantar dalam pengiriman berkas 4. Meneliti, mencatat dan mendistribusikan SK Kenaikan Pangkat ke pegawai yang bersangkutan sebagai pemberitahuan 5. Menyiapkan berkas untuk proses Pengurusan Surat Izin Belajar 6. Menyiapkan dan pengusulan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai 7. Menyiapkan berkas untuk proses Pengurusan Karpeg, Karsu, Karis, TASPEN pegawai 8. Membantu pengoperasian dan penggunaan perangkat komputer pegawai 9. Membuat Surat Tugas bagi pegawai 10. Penggandaan Naskah Dinas 11. Membuat Daftar Urut Kepangkatan. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

15 : NURMA SIMARMATA N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I / III - b : Arsiparis Pelaksana Lanjutan 1. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian suratsurat, naskah dinas dan arsip. 2. Membukukan surat-surat masuk dari instansi atau mitra kerja 3. Membukukan surat-surat keluar yang akan dikirim ke instansi lain 4. Mensortir seluruh surat-surat yang akan dibagikan ke bidang-bidang dan keseksiseksi dilingkungan dinas kominfo provsu 5. Membagikan buku baik berupa majalah atau koran yang dikirin dari mitra kerja seperti kementerian kominfo RI dan dari kantor harian atau instansinya 6. Menata arsip surat masuk dan keluar 7. Membantu kegiatan sekretaris Dinas Kominfo Provsu dan yang lainnya 8. Membina anak PKL 9. Menerima tamu- tamu Sekretaris Dinas Kominfo Provsu 10. Koordinator Kebersihan Bagian Sekretariat. 11. Mengarsipkan surat surat PPID Utama dan PPID Pembantu. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

16 : H. M. JONI N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I / III - b 1. Memantau kebersihan ruangan, halaman beserta sarana prasarana kantor agar tercipta lingkungan yang asri dan segar. 2. Menyiapkan sarana prasarana apel dan upacara bendera agar berjalan tertib dan lancar. 3. Mengecek instalasi / saluran air, saluran telepon dan penerangan serta ac dalam rangka menunjang kelancaran tugas. 4. Membuat laporan atas pemakaian sound system 5. Mengontrol pemakaian sound system kantor 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

17 : YEN HERI N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur / II - c 1. Menyiapkan sound sistem 2. Menghidupkan bel untuk Apel Pagi dan Apel Sore. 3. Mempersiapkan sound system dan papan nama nama Bidang pada pelaksanaan Acara Apel Pagi dan Upacara Bendera 4. Koordinator Kebersihan Bidang SKDI 5. Menyiapkan tugas lain yang diberikan atasan.

18 : ZAINAL ARIFIN N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I / III b 1. Menyiapkan sarana prasarana apel dan upacara bendera agar berjalan tertib dan lancar. 2. Mengecek instalasi / saluran air, saluran telepon dan penerangan serta ac dalam rangka menunjang kelancaran tugas. 3. Membuat laporan atas pemakaian sound system 4. Mengontrol pemakaian sound system kantor 5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung 6. Koordinator kebersihan Bidang PUHK

19 : DEDET N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Juru Tk. I / I - d 1. Menyiapkan sarana prasarana keamanan sebelum melakukan tugas pengamanan untuk kesiapan bekerja. 2. Melaksanakan kegiatan pengamanan kantor sesuai dengan jadwal 3. Mencatat dan meminta identitas tamu yang hendak memasuki lingkungan kantor dalam menjaga keamanan 4. Melakukan pengontrolan dilingkungan gedung/kantor secara berkala untuk menghindari hal yang tidak di inginkan 5. Menghubungi pihak berwenang apabila ada hal yang tidak bisa ditangani sendiri 6. Membukukan kegiatan pengamanan sesuai jadwal 7. Membuat laporan atas pelaksanaan tugas pengamanan 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 9. Menutup Pintu Pagar ketika pelaksanaan Apel Pagi dan Upacara Bendera 10. Menghidupkan dan mematikan Finger Frint pada waktu Apel Pagi dan Apel Sore.

20 : SAKUANSYAH PUTRA N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur Muda Tk. I / II - b 1. Menyiapkan sarana prasarana keamanan sebelum melakukan tugas pengamanan untuk kesiapan bekerja. 2. Melaksanakan kegiatan pengamanan kantor sesuai dengan jadwal 3. Mencatat dan meminta identitas tamu yang hendak memasuki lingkungan kantor dalam menjaga keamanan 4. Melakukan pengontrolan dilingkungan gedung/kantor secara berkala untuk menghindari hal yang tidak di inginkan. 5. Menghubungi pihak berwenang apabila ada hal yang tidak bisa ditangani sendiri. 6. Membukukan kegiatan pengamanan sesuai jadwal. 7. Membuat laporan atas pelaksanaan tugas pengamanan. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 9. Menutup Pintu Pagar ketika pelaksanaan Apel Pagi dan Upacara Bendera 10. Menghidupkan dan mematikan Finger Frint pada waktu Apel Pagi dan Apel Sore.

21 : SYAFRIZAL N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur Muda Tk. I / II b 1. Menyiapkan sarana prasarana keamanan sebelum melakukan tugas pengamanan untuk kesiapan bekerja. 2. Melaksanakan kegiatan pengamanan kantor sesuai dengan jadwal 3. Mencatat dan meminta identitas tamu yang hendak memasuki lingkungan kantor dalam menjaga keamanan 4. Melakukan pengontrolan dilingkungan gedung/kantor secara berkala untuk menghindari hal yang tidak di inginkan 5. Menghubungi pihak berwenang apabila ada hal yang tidak bisa ditangani sendiri 6. Membukukan kegiatan pengamanan sesuai jadwal 7. Membuat laporan atas pelaksanaan tugas pengamanan 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 9. Menutup Pintu Pagar ketika pelaksanaan Apel Pagi dan Upacara Bendera 10. Menghidupkan dan mematikan Finger Frint pada waktu Apel Pagi dan Apel Sore.

22 : ARDIYANSYAH N I P : Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur Muda Tk. I / II - b 1. Menyiapkan sarana prasarana keamanan sebelum melakukan tugas pengamanan untuk kesiapan bekerja. 2. Melaksanakan kegiatan pengamanan kantor sesuai dengan jadwal 3. Mencatat dan meminta identitas tamu yang hendak memasuki lingkungan kantor dalam menjaga keamanan 4. Melakukan pengontrolan dilingkungan gedung/kantor secara berkala untuk menghindari hal yang tidak di inginkan 5. Menghubungi pihak berwenang apabila ada hal yang tidak bisa ditangani sendiri 6. Membukukan kegiatan pengamanan sesuai jadwal 7. Membuat laporan atas pelaksanaan tugas pengamanan 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 9. Menutup Pintu Pagar ketika pelaksanaan Apel Pagi dan Upacara Bendera 10. Menghidupkan dan mematikan Finger Frint pada waktu Apel Pagi dan Apel Sore.